Inspire- 1 (7) Tämä strategiaprosessin kuvaus on tarkoitettu verkoston strategiatyön ohjeeksi; kuvaus on tarkistettu verkoston ohjausryhmän kokouksessa 24.6.2009. 1. Strategiaprosessin lähtökohdat Kansallinen paikkatietostrategia vuosille 2005-2010 on laadittu maa- ja metsätalousministeriön johdolla vuonna 2004. Strategian päivitys on ajankohtaista. Käytäntö laatia strategia viideksi vuodeksi lienee edelleen hyvä aikahorisontti, mutta viiden vuoden välein tapahtuvasta strategian päivityksestä tulisi siirtyä jatkuvaan, käytännössä vuotuiseen strategiaprosessiin. Tämä on tarpeen yhtäältä siksi, että paikkatieto on nyt suurten globaalien brändien kiinnostuksen kohteena aiheuttaen jatkuvasti muutoksia markkinoilla, ja toisaalta siksi, että jatkuvan strategiaohjauksen keinoin voidaan saavuttaa kansallista kilpailuetua Inspire-direktiivin toimeenpanon kautta syntyvillä eurooppalaisilla paikkatietomarkkinoilla. Tavoitteena on ylläpitää kansallista paikkatietostrategiaa, jota eri osapuolet hyödyntävät oman strategiatyönsä osana sekä toiminnan ohjauksen tukena. Inspire-direktiivin toimeenpanon näkökulmasta ja valtionhallinnon tulosohjauksen kannalta maa- ja metsätalousministeriö on keskeinen osapuoli ja Paikkatietoasiain neuvottelukunta keskeinen foorumi. Inspire-verkoston ja neuvottelukunnan tulee tehdä strategiatyötä yhdessä ja maa- ja metsätalousministeriö on luonnollinen osapuoli työn tilaajaksi ja tulosten julkaisijaksi.. 1.1. Inspire-verkoston toimintasuunnitelma Inspire-verkoston toimintasuunnitelmassa todetaan: Verkosto ylläpitää strategiaprosessia kansallisen paikkatietostrategian laatimiseksi ja ylläpitämiseksi sekä seuraa strategian toimeenpanoa. Työryhmät osallistuvat strategiatyöhön oman aihealueensa osalta ja ohjausryhmä ohjaa osallistumista kokonaisuutena. Tavoitteena tulee olla jatkuva, vuotuinen strategiaprosessi, jossa tavoitteiden, päämäärien ja roadmapin määrittelyn ohella keskeistä on toimintaympäristön ja sen muutoksen analyysi. Strategiaan tulee kirjata yhtäältä kansallisen paikkatietoinfrastruktuurin ja sen hyödyntämisen tavoitetila ja toisaalta tulevien vuosien tavoitteiden roadmap ja paikkatietoinfrastruktuurin toteuttamisen ja hyödyntämisen vuosistrategia. 1.2. Strategiaprosessin tavoite Strategiaprosessin tavoitteena on tukea paikkatietoinfrastruktuurin toteuttamista ja infrastruktuurin hyödyntämistä. Hallittu, nopea paikkatietoinfrastruktuurin toteutus saa investoinnit paikkatietovarantoihin tuottamaan nopeammin ja laajemmin hyötyjä niin viranomaistoiminnassa ja julkisissa palveluissa kuin yksityissektorillakin. Teknisten palvelurajapintojen toteuttamisen ja paikkatiedon tuotteiden määrittelyn ohella paikkatietojen laajaa hyödyntämistä edistävät pelisäännöt ovat keskeinen osa toimivaa infrastruktuuria. Inspire-arkkitehtuurin mukaisen paikkatietoinfrastruktuurin synnyttäminen nopeasti tuo yrityksille mahdollisuuden kehittää sovelluksia ja ratkaisuja, joille on avautumassa harmonisoidut eurooppalaiset markkinat. Tämän kansallisen kilpailuedun saavuttaminen on eräs keskeinen tavoite, jonka saavuttamiseksi ja ylläpitämiseksi tarvitaan jatkuva strategiaprosessi.
Inspire- 2 (7) 2. Strategiaprosessin kuvaus Strategiaprosessi tarkoittaa jatkuvaa strategian tarkistamista ja seurantaa. Prosessi on luonteeltaan syklinen, jolloin nykytilan analyysi, tulevaisuuden skenaariot ja strategian tarkistaminen sekä sen toimeenpanon seuranta seuraavat toisiaan valitulla aikajänteellä, esimerkiksi vuosittain. Strategiaprosessissa eräs keskeisimpiä asioita on aikahorisontista sopiminen eli kuinka monen vuoden kuluessa kuvattu tavoitetila halutaan saavuttaa. Maailma muuttuu, joten kovin kauas ei ole tarpeen yrittää kurkottaa. Käytännössä noin viiden vuoden aikahorisontti lienee optimaalinen, koska sen puitteissa suuretkin muutokset ovat mahdollisia. 2.1 Strategian sisältö ja rakenne Strategiaprosessin keskeisin tuotos on strategia, joka voi koostua useammasta toisiinsa kytkeytyvästä osasta: - toimintaympäristön kuvaus - skenaariot - visio, strategiset päämäärät ja arvot - välitavoitteet ja mittarit - strategiset toimenpiteet - aikataulutettu ja vastuutettu roadmap Strategiassa tiivistetään olennaisin paikkatietoalan nykytilasta ja vallitsevista trendeistä sekä heikoista signaaleista. Näkemyksenä tulevaisuudesta kuvataan vaihtoehtoisia, todennäköisiä kehitysskenaarioita. Paikkatietoinfrastruktuuria ja sen hyödyntämistä koskeva tavoitetila kuvataan valittuun skenaarioon perustuvana visiona ja strategisina päämäärinä. Arvovalinnoilla perustellaan, miksi päämääriin pyritään. Strategia on suunnitelma visioon ja strategisiin päämääriin pyrkimisestä. Päämääriin etenemistä tuetaan välitavoitteilla ja seurataan mittareilla. Päämäärien ja välitavoitteiden saavuttaminen edellyttää strategisia toimenpiteitä. Päämääristä, välitavoitteista ja strategisista toimenpiteistä rakentuu roadmap eli tiekartta, jossa oleellista on ajoitus ja vastuuorganisaatioiden tunnistaminen. Seuraavaa vuotta varten laaditaan vuosisuunnitelma tehtävineen ja osapuolineen. Välitavoitteita Strategisia toimenpiteitä Tavoitetila Visio ja strategiset päämäärät Nykytila
Inspire- 3 (7) 2.2 Strategiaprosessin vaiheet Vuotuinen strategiatyö jaetaan osavaiheisiin, joiden tulokset kootaan ja tiivistetään vuosittain julkaistavaan, tarkistettuun strategiaan. Prosessi koostuu seuraavista vaiheista: - toimintaympäristön analyysi - tulevaisuuden skenaariot - visio ja strategiset päämäärät - välitavoitteet ja mittarit - strategiset toimenpiteet - roadmap ja vuosisuunnitelma - strategian julkaisu - tavoitteiden viestiminen - päätöksenteon tuki - toteutumisen seuranta Vuotuinen strategiaprosessi sidotaan kalenteriin siten, että tarkistettu strategia on käytettävissä julkishallinnon ja muiden organisaatioiden rakentaessa keväällä seuraavan vuoden budjettiaan ja ministeriöiden käydessä tulosneuvottelujaan laitosten kanssa. Paikkatietoinfrastruktuurin toteutumisen seuranta tukeutuu raportointiin, joka Inspiren toimeenpanon osalta säädöksiin perustuen pitää tuottaa vuosittain helmikuussa maa- ja metsätalousministeriölle. strategiset toimenpiteet roadmap ja vuosisuunnitelma välitavoitteet ja mittarit visio ja strategiset päämäärät tulevaisuuden skenaariot toimintaympäristön analyysi budjetin vahvistaminen organisaatioiden sisäiset tulosneuvottelut seurantaraportti MMM:lle budjettikehykset ministeriöiden ja laitosten tulosneuvottelut raportointi komissiolle ministeriöiden ym. budjetit strategian julkaisu toteutumisen seuranta tavoitteiden viestiminen päätöksenteon tuki Strategiaprosessi tai sen eri vaiheet voivat painottua eri vuosina eri tavoin. Näkökulmina voivat vaihdella kotimaa ja Eurooppa sekä globaalit markkinat taikka julkinen sektori ja yksityinen sektori sekä yhteisöllisyys. Erityisesti toimintaympäristön analyysi ja tulevaisuuden skenaariot voivat painottua vuosittain eri tavoin.
Inspire- 4 (7) 2.2.1 Toimintaympäristö analyysi Toimintaympäristön analyysissä oleellista on nykytilan ja vallitsevien trendien kuvaaminen sekä heikkojen signaalien tunnistaminen. Toimintaympäristön analyysi koostuu seuraavista osista: - teknologisen toimintaympäristön muutokset - taloudellisen toimintaympäristön muutokset - sosiaalisen toimintaympäristön muutokset - poliittisen toimintaympäristön muutokset Teknologinen toimintaympäristö kehittyy nopeasti. Prosessoinnin, muistikapasiteetin ja tietoliikenteen kehitys muuttaa jatkuvasti mahdollisuuksia hyödyntää tieto- ja viestintätekniikkaa. Tekninen kehitys tuo uusia mahdollisuuksia paikkatietoinfrastruktuurin palvelujen toteuttamiseen sekä paikkatiedon hyödyntämiseen. Eräitä esimerkkejä teknologiatrendeistä ovat verkkopalvelujen kehittyminen, avoimen lähdekoodin tarjonta sekä ontologiateknologiat. Taloudellisen toimintaympäristön muutos vaikuttaa oleellisesti paikkatietoinfrastruktuurin asemaan ja merkitykseen. Ympäristö on paikkatietojen alueella muuttunut viime vuosina merkittävästi kun suuret kansainväliset brändit kuten Google, Microsoft ja Nokia ovat tuoneet palveluitaan markkinoille. Taloudelliset suhdanteet vaikuttavat myös julkisen hallinnon kykyyn toteuttaa uusia palveluja ja huolehtia paikkatiedon laadusta. Sosiaalinen toimintaympäristö muuttuu, kun tietoisuus paikkatiedosta ja sen hyödyntämisen välineistä leviää. Alan osaaminen kehittyy ja ihmisten valmiudet käyttää ja myös tuottaa paikkatietoa paranevat. Esimerkkinä sosiaalisen toimintaympäristön trendeistä ovat autonavigoinnin levittäytyminen henkilökohtaiseksi navigoinniksi, globaali Openstreetmap-ilmiö.ja valokuvien paikantaminen erilaisissa karttapalveluissa. Poliittisen toimintaympäristön muutosvoimana paine julkisen hallinnon toiminnan tehokkuuden lisäämiseen kasvaa ja ympäristökysymykset korostuvat ilmastomuutoksen torjumisen hallitessa tulevaisuusajattelua. Tietoisuus paikkatiedon mahdollisuuksista leviää ja tahtotila paikkatiedon hyödyntämisen esteiden poistamiseksi voimistuu. Tietoyhteiskunnan toimintaedellytysten kehittämisessä yleiset tietopolitiikan ja samalla paikkatiedon kysymykset odottavat linjaamista. 2.2.2 Tulevaisuuden skenaariot Skenaariot jatkavat tulevaisuuteen toimintaympäristön analyysiä, jonka painopiste on nykytilassa. Paikkatietoalan tulevaisuuden skenaarioita voidaan kuvata eri näkökulmia painottaen. Toimintaympäristön muutoksista voidaan valita todennäköisiä vahvistuvia trendejä, joiden vaikutuksia voidaan analysoida ja konkretisoida esimerkein. Heikoista signaaleista voidaan valita niitä, joiden perustellusti uskotaan vahvistuvan trendeiksi. 2.2.3 Visio ja strategiset päämäärät Visio kuvaa tavoitetilaa ja rakentuu todentuntuisimmalle skenaariolle. Tavoitetila konkretisoidaan strategisten päämäärien avulla ja pyritään saavuttamaan päämäärien kautta. Visio ja päämäärät perustuvat arvovalintoihin. Visio on kyettävä perustelemaan yhteisten arvojen ja toimintaperiaatteiden pohjalta. Paikkatietoinfrastruktuurin toteuttamisessa ja hyödyntämisessä päämääriä voivat olla paikkatietoaineistojen kattavuus ja laatu, aineistojen saatavuus palvelurajapintojen kautta, hyödyntämisen esteiden poistaminen, paikkatietojen korkea käyttöaste jne.
Inspire- 5 (7) 2.2.4 Välitavoitteet ja mittarit Strategiset päämäärät voivat olla haasteellisia ja niihin pyrkiminen kannattaa jakaa välitavoitteisiin, joiden kautta kuljetaan. Tavoitteet voivat olla sekä peräkkäisiä että rinnakkaisia, jolloin päämäärä saattaa tulla myös sisällöllisesti selvemmin rajatuksi. Esimerkkinä päämäärään liittyvistä tavoitteista voisi olla lukumääräiset tavoitteet paikkatietoaineistojen liittämisestä infrastruktuurin palvelujen piiriin taikka jonkin lisensointikäytännön yksinkertaistaminen. Välitavoitteet voivat olla mitattavia, jolloin edistymistä voidaan seurata asetettujen mittareiden avulla. Inspire-direktiivin toimeenpanoon liittyy mittareina yhtäältä metatiedon ja paikkatiedon saattaminen palveluun ja toisaalta tarjotun tiedon käytön määrä. 2.2.5 Strategiset toimenpiteet Strategiset toimenpiteet ovat valittuja keinoja päämäärien saavuttamiseksi. Toimenpiteet voivat olla peräkkäisiä yltäen välitavoitteelta toiselle tai pitkävaikutteisia kantaen aina päämäärään saakka. Eri päämääriin pyritään yleensä erilaisilla keinoilla, mutta osin toimenpiteet voivat tukea myös usean päämäärän saavuttamista. Paikkatietoinfrastruktuurin toimeenpanossa ja hyödyntämisessä toimenpiteet perustuvat osin Inspire-direktiiviin, mutta myös selkeästi kansallisille toimenpiteille on tilaus etenkin hyödyntämisen saralla. 2.2.6 Roadmap ja vuosisuunnitelma Päämäärien ja niihin tähtäävien välitavoitteiden saavuttaminen tulee ajoittaa ja vastuuttaa. Roadmapissa välitavoitteet ja strategiset toimenpiteet asetetaan aikajanalle ja pyritään tunnistamaan mikä osapuoli tai joukko organisaatioita on avainasemassa välitavoitteen saavuttamisessa eli kuka tai ketkä ensisijaisesti huolehtivat toimenpanosta. Paikkatietoinfrastruktuurin toteuttamisessa ja hyödyntämisessä juuri etupainotteinen roadmap saattaa olla keskeinen kilpailukyvyn tuoja. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 tavoite 1.1 tavoite 1.2 tavoite 1.3 tavoite 1.4 tavoite 2.1 tavoite 2.2 tavoite 3.1 tavoite 3.4 tavoite 3.2 tavoite 3.3 tavoite 4.1 tavoite 4.2 tavoite 4.3 tavoite 5.1 tavoite 5.2 tavoite 5.3 päämäärä 1 päämäärä 2 päämäärä 3 päämäärä 4 päämäärä 5 Seuraavan vuoden osalta roadmappia tarkennetaan vuosisuunnitelmaksi, jossa välitavoitteita ja toimenpiteitä entisestään tarkennetaan ja konkretisoidaan. Lopulta kunkin toimenpiteen osalta tulisi olla oma toteutussuunnitelma.
Inspire- 6 (7) 2.2.7 Strategian julkaisu Strategiaprosessin eri vaiheet tuottavat materiaalia, joka tiivistetään yhdeksi strategiajulkaisuksi. Prosessin aikana kirjatut tarkistukset ja täydennykset viedään päivityksinä strategia-asiakirjaan, joka julkaistaan ja julkistetaan. Toimintaympäristön analyysissä arvioidaan strategian toteutumista. Visiota ja strategisia päämääriä on tarkistettu tarpeen mukaan. Mittarit näyttävät tilanteen ja tavoitteita kirjataan saavutetuiksi. Strategiset toimenpiteet ja roadmap päivittyvät edistymisen myötä. Seuraavan vuoden vuosisuunnitelma sisältyy strategia-asiakirjaan. 2.2.8 Strategisten päämäärien ja toimenpiteiden viestiminen Strategian julkaisu jatkuu strategisten päämäärien ja toimenpiteiden viestimisellä. Paikkatietoinfrastruktuurin toteuttamisessa päämäärät ja niihin tähtäävät strategiset toimenpiteet koskevat monin osin ministeriöitä, virastoja ja laitoksia, jotka käyvät keskinäiset seuraavaa vuotta koskevat tulosneuvottelunsa jo keväällä, ja yrityksiä tai muita organisaatioita, joiden oma strategiaprosessi saa aineksia verkoston strategiaprosessista ja sen tuloksista. Strategian viestittäminen osapuolille on tärkeää toimeenpanon varmistamiseksi mm. tulosohjauksen keinoin. Strategia sisältää arvattavasti myös päämääriä ja toimenpiteitä, jotka kohdistuvat poliittisiin päättäjiin tai elinkeinoelämän vaikuttajiin. Strategian tarkistuksen yhteydessä on syytä tarkistaa myös verkoston viestintäsuunnitelma eri kohderyhmien ja keskeisten viestien osalta. 2.2.9 Päätöksenteon tuki Verkoston ja n asiantuntijoiden tulee olla käytettävissä sekä strategian viestimisessä että tukemassa päätöksentekijöitä heidän pyrkiessä viemään toimenpiteitä käytäntöön. On varauduttava ja aktiivisesti tarjouduttava esittelemään ja keskustelemaan strategisista toimenpiteistä sekä siitä, miten ne tulisi kirjata tulossopimuksiin tai muuhun toiminnanohjaukseen. 2.2.10 Toteutumisen seuranta Strategian toteutumisen seuranta on jatkuvaa. Inspire-prosessi edellyttää vuotuista seurantaa ja raportointia, jota varten seurantatiedot tulee koota helmikuun aikana maa- ja metsätalousministeriölle. Ministeriö raportoi komissiolle vuosittain toukokuussa. Tämä seurantaprosessi antaa varsin hyvän lähtökohdan paikkatietoinfrastruktuurin toteutuksen seurantaan. Strategia sisältää luultavasti monia strategisia päämääriä ja välitavoitteita, joiden toteutumisen seuranta on järjestettävä erikseen. Inspire-prosessissa sovellettavien mittarien ohella saatetaan strategiatyössä asettaa lisää mittareita, jotka tukevat seurantaa. Uudet mittarit saattavat edellyttää tiedonkeruu esimerkiksi kyselyn muodossa. Seurannan tulokset kootaan toimintaympäristön analyysiin uuden strategiakierroksen alussa. 3. Strategiaprosessin organisointi Strategiaprosessin osapuolia ovat Inspire-verkosto kaikkine jäsenineen, Paikkatietoasiain neuvottelukunta sekä maa- ja metsätalousministeriö Inspire-direktiivin toimeenpanon kansallisena koordinaattorina. Verkosto edustaa hyvin laajasti eri näkökulmia ja erityyppisiä organisaatioita, kun taas neuvottelukunnan ydinjoukkona ovat eri ministeriöiden edustajat. Strategiaprosessin ylläpitämä kansallinen paikkatietostrategia on erityisesti valtionhallinnossa keskeinen tulosohjauksen apuväline. Julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyön kannalta strategia linjaa kehitystä ja eri sektorien roolia paikkatietoinfrastruktuurin toteuttamisessa. Strategiaprosessin tu-
Inspire- 7 (7) loksen vaikuttavuuden kannalta on tärkeää, että eri osapuolet ja erityisesti ministeriöt ovat sitoutuneita prosessiin. Roolit voisivat olla seuraavat: - Inspire-verkosto ja sen työryhmät valmistelevat ehdotuksen strategiaksi - Paikkatietoasiain neuvottelukunta seuraa prosessia, käsittelee ja kommentoi eri vaiheiden tuloksia ja osallistuu strategian viimesitelyyn - maa- ja metsätalousministeriö toimii strategiaprosessin tilaajana ja julkaisee tulokset kansallisena paikkatietostrategiana Inspire-verkosto työskentelee työryhminä, jotka osallistuvat strategiaprosessiin. Verkoston ohjausryhmä ohjaa osallistumista kokonaisuutena. Työskentelyyn kuuluu seminaareja, työpajoja ja verkkokyselyjä sekä asiakirjojen valmistelua ja kommentointia. Käytettävissä ovat sekä paikkatietoportaalin tarjoamat verkkotyöskentelyn välineet että Webropol-verkkokyselytyökalu. Muita välineitä otetaan käyttöön tarpeen mukaan. Verkoston jäsenet osallistuvat prosessiin yksilöinä, organisaatioidensa edustajina ja työryhmien jäseninä. Neuvottelukunnan jäsenet voivat osallistua työskentelyyn samaan tapaan. Verkoston työryhmät osallistuvat strategiatyöhön omasta näkökulmastaan käsin. Kukin ryhmä tuottaa ehdotukset omaan aihepiiriinsä liittyviksi päämääriksi ja välitavoitteiksi sekä strategisiksi toimenpiteiksi. Ohjausryhmä sovittaa näkemyksiä yhteen. Inspire-n roolina on valmistella kyselyt ja asiakirjat työryhmissä ja ohjausryhmässä käsiteltäviksi, laatia muistiot käsittelystä sekä tuottaa uudet versiot asiakirjoista keskustelujen ja muun palautteen sekä materiaalin pohjalta. Seuraava taulukko kuvaa strategiaprosessin vaiheiden organisointia: Strategiaprosessin vaihe toimintaympäristön analyysi tulevaisuuden skenaariot visio ja strategiset päämäärät välitavoitteet ja mittarit strategiset toimenpiteet roadmap ja vuosisuunnitelma strategian julkaisu tavoitteiden viestiminen päätöksenteon tuki toteutumisen seuranta Valmistelija strategiaseminaari työryhmät työryhmät ohjausryhmä viestintäsuunnitelma, ohjausryhmä