Henkilöstöhallinnon tarkennettu toimintamalli Viestintäpaketti: Esimiehet Viestintäpaketti
Kiekun palvelussuhteen hallinnan toimintamallia tarkennetaan Palvelussuhteen hallinta Kieku-toimintamallissa yksinkertaistuu. Tavoitteena on, että virastot voivat jatkossa keskittyä varsinaiseen henkilöstöhallintoon, kuten henkilöstön kehittämiseen, resurssisuunnitteluun ja esimiesten tukeen. Toimintamallin tarkennuksella on tarkoitus varmistaa tiedon eheys palvelussuhteen hallinnan prosessin alusta loppuun. Virastojen käyttöön tarjotaan helpommin omaksuttavia ja hallittavia työvälineitä. 2
Kiekun palvelussuhteen hallinnan toimintamallia tarkennetaan Julkishallinnon on osallistuttava uskottavasti Suomen kilpailukykytalkoisiin parantamalla toimintansa vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta. - Se merkitsee yhtälailla rakenteiden uudistamista kuin palvelutoiminnan uudelleen miettimistä. - Myös asetetut tuottavuustavoitteet on mahdollista saavuttaa palveluita ja palveluprosesseja yhtenäistämällä ja automatisoimalla 3
Uusi palvelumalli tuottavuustavoitteiden saavuttamisen tukena Uusi palvelumalli edellyttää toimintatavan muutosta virastoissa. Tarkoituksena on saada riittävät tiedot järjestelmään kerralla oikein. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että esimerkiksi uutta palvelussuhdetta perustettaessa palkattavalta henkilöltä on heti aluksi kysyttävä kaikki tarvittavat pakolliset tiedot (ml. pankkitilin numero ja osoite). - Uudet lomakkeet eivät siirry Kiekussa eteenpäin ellei pakollisia tietoja ole täytetty. - Esimiehen aloittaessa lomakeprosessin, voi lomakkeen seuraava käsittelijä (henkilöstöasiantuntija) täydentää lomakkeelle ei pakollisia tietoja. 4
Uudet lomakkeet helpommin omaksuttava työväline Uudet sähköiset lomakkeet näkyvät kaikilla ammattikäyttäjillä ja esimiehillä heti, kun ne julkaistaan Kieku-tietojärjestelmässä maalis-, touko-, syys- ja lokakuussa. Virastot saavat käyttää uusia lomakkeita kun ne on julkaistu. Uuteen palvelun toimintamalliin virastot siirtyvät erillisen siirtymisaikataulun mukaisesti, josta on sovittu viraston ja palvelukeskuksen välillä. Palvelun uudessa toimintamallissa viraston SAP HCM - käyttöoikeuksia muutetaan siten, että virastoille jää SAP HCM:n katselu- ja raportointioikeudet ja sähköisten lomakkeiden ulkopuolelle jäävä tallennus palvelussuhdeasioissa keskitetään Palkeisiin. 5
Asiaohjaus 2 Lomakkeiden käytettävyyttä lisäävä toiminnallisuus Syyskuussa julkaistaan Kiekuun asianohjaus 2, jolla laajennetaan lomakkeiden käytettävyyttä myös sellaisille virastoille, joille asianohjaus 1 ei ole riittävä. Samalla tehostetaan tehtävälistan käyttöä asianohjaus 2 käyttävissä virastoissa. - Viraston esitettävä riittävät perustelut asiaohjaus 2:n käyttöönotolle - Asianohjaus 2 käyttöönotto ei aiheuta toimenpiteitä asiaohjaus 1 - virastoille - Asianohjaus 2 ei noudata organisaation rakennetta, vaan henkilöstöasiantuntija ohjaa henkilöstöasian esittelijälle, päättäjälle ja mahdollisille puoltajille manuaalisesti. - Sähköpostimuistutukset, asianohjaus 2 Kaikista toimenpiteitä odottavista tehtävistä lähetetään sähköposti-ilmoitus esimiehelle sekä virkamiehelle. Lisäksi tehtävälistalla yli 7 vuorokautta toimenpiteitä odottaneesta tehtävästä lähetetään sähköpostimuistutus. - Sähköposti-ilmoitukset, asianohjaus 2 Tulevat jatkossa kaikista hyväksytyistä lomaketoimenpiteistä sekä aloittajalle että esimiehelle. Portaalin poissaolojen päätöksestä lähetään myös sähköposti-ilmoitus. 6
Uudet lomakkeet neljässä erässä 21.3.2014 julkaistiin lomakkeet: - budjetoidun toimen perustaminen -lomake, (ei näy esimiehillä) - palvelussuhteen luonti -lomake, jota täydennetään ja samalla yksinkertaistetaan määräaikaisten palvelusuhteiden jatkamista, - henkilökohtaisen palkanosan muutos -lomake, - palkkioiden maksamiseen liittyvä lomake Toukokuussa julkaistiin - uusi versio irtisanoutumislomakkeesta (passiivisesta aktiiviseksi) - ruotsinkieliset portaalilomakkeet (lukuunottamatta irtisanoutumislomaketta - uudet toiminnallisuudet tehtäväkohtaiseen palkan muutoslomakkeeseen - täydennykset ensimmäisen vaiheen lomakkeisiin 7
Uudet lomakkeet neljässä erässä Syyskuussa julkaistaan - Irtisanoutumislomake ruotsiksi - Asiaohjaus 2 Lokakuussa tavoitteenamme on julkaista - Harkinnanvarainen virkavapaus lomake, asianohjaus 2 - kaksi lomaketta, joilla päivitetään organisaation ja palvelussuhteen tietoja. Nämä lomakkeet vähentävät palvelupyynnöillä tehtäviä toimenpiteitä. 8
Esimiehen sähköiset lomakkeet Esimiehen käytössä ovat seuraavat sähköiset lomakkeet: - Palvelussuhteen aloitus - Tehtäväkohtaisen palkan muutos - Henkilökohtaisen palkanosan muutos - Palkanlisien muutos - Muu palkan muutos - Palkkion maksu - Lokakuun julkaisussa: Harkinnanvarainen virkavapaus lomake, vain asianohjaus 2 (Asianohjaus 1 käyttää portaalin poissaolotoimintoa) Lomakeprosessin käynnistää viraston valitseman toimintatavan mukaisesti esimies tai henkilöstöasiantuntija. 9
Uuteen palvelumalliin siirtymisen aikataulu vuoden 2014 aikana Aikataulu Virastot Lisäkommentti 1.4.2014 Palkeet, Puolustusministeriö, Puolustushallinnon rakennuslaitos, Ympäristöministeriö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 1.4.2014 Rajavartiolaitos Käyttöönotto 1.5.2014 Väestörekisterikeskus, Valtion Eläkerahasto, Valtion taloudellinen tutkimuskeskus, Valtori, 1.9.2014 Hallinnon tietotekniikkakeskus, Hätäkeskuslaitos, Maahanmuuttovirasto ja vastaanottokeskukset, Palosuojelurahasto, Sisäasiainministeriö, Tilastokeskus, Valtion vakuusrahasto 1.10.2014 Tulli Käyttöönotto Valtiokonttori 1.11.2014 Aluehallintovirastot, Maistraatit, Pelastusopisto, Suomen Akatemia, Valtiovarainministeriö 31.12. 2014 Verohallinto Vuoden 2014 loppuun mennessä Kiekun käyttöönottavat virastot siirtyvät toimintamalliin käyttöönottoaikataulun mukaisesti. 10