Grundtvig-ohjelman valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakuohje 2012 Tämän hakuohjeen tarkoituksena on auttaa hakijoita hakulomakkeen täyttämisessä. Nämä ohjeet on tarkoitettu käytettäväksi Elinikäisen oppimisen ohjelman (LLP) hakuoppaan ja ehdotuspyynnön 2012 kanssa. Hakuopas ja ehdotuspyyntö löytyvät Euroopan komission www-palvelusta osoitteesta http://ec.europa.eu/education/llp/doc848_en.htm Tutustu ensin Grundtvig-ohjelman tavoitteisiin ja kohderyhmiin CIMOn sivuilla www.cimo.fi/grundtvig ja varmistu hakukelpoisuudestasi ja vierailun sopivuudesta Grundtvig-ohjelmaan! Valmistelevan vierailun apurahaa voi hakea hankkeen suunnittelukokoukseen tai kontaktiseminaariin osallistumiseen. Suunniteltava hanke voi olla oppimiskumppanuus, senioreiden vapaaehtoistyöprojekti, monenvälinen hanke, verkosto tai täydentävä toimenpide. I Hakuajat Hakuajat itse suunniteltuihin vierailuihin ovat: 15.5.2012 15.9.2012 15.11.2012 Suunniteltu vierailu voi alkaa aikaisintaan 1 kuukauden kuluttua hakuajan päättymisen jälkeen. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään. Jotta hakemus katsotaan hakuajan puitteissa saapuneeksi, tulee siinä olla viimeistään kyseisen hakuajan päättymispäivän postileima. Koska kaikkia lähetyksiä ei nykyään leimata, varmista postista, että hakemuskuoreen tulee postileima kun olet lähettämässä hakemusta juuri ennen hakuajan päättymistä. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään. Kansallisten toimistojen järjestämistä kontaktiseminaareista ja näiden hakuajoista ilmoitetaan erikseen CIMOn verkkopalvelussa www.cimo.fi/grundtvig Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit sekä CIMOn aikuiskoulutuksen Aili-sähköpostilistalla. II Hakulomake Vuonna 2012 on käytössä sähköinen hakulomake, joka on yhteinen Comenius- ja Leonardo da Vinci -ohjelmien kanssa. Hakulomake vaatii toimiakseen Adobe Reader ohjelman version 8.2 tai uudemman. Hakulomake on englanninkielinen. Lomakkeen voi täyttää suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Kun avaat hakulomakkeen CIMOn verkkopalvelussa, ilmestyy näytölle teksti, joka pyytää sinua TALLENTAMAAN LOMAKKEEN ensin omalle koneellesi. Hakulomake tallennetaan tavalliseen tapaan File/Save as...
2(9) Lomakkeen saa näkyviin vasta, kun sen avaa omalta koneelta paikasta, johon se on tallennettu. Lomaketta ei tarvitse täyttää yhdellä kertaa, vaan voit palata tallentamaasi lomakkeeseen myöhemminkin. Hakulomaketta voi täyttää off-line-tilassa, mutta sen sähköinen lähettäminen vaatii internetyhteyden. Aloita lomakkeen täyttäminen sen alusta ja etene järjestyksessä. Hakulomake on dynaaminen lomake, jonka kysymykset muotoutuvat sen mukaan, mitä vastausvaihtoehtoja olet valinnut edellisissä kysymyksissä. Vastaa hakulomakkeen kaikkiin kysymyksiin, jotka koskevat hakemaasi vierailua. Huomioi, että avoimissa kysymyksissä on eri vaihtoehtoja riippuen siitä, koskeeko hakemus valmistelevaa vierailua vai kontaktiseminaaria. Hakulomakkeessa on pakollisia kenttiä, jotka tulee aina täyttää. Pakolliset kentät on merkitty punaisella reunuksella. Lomakkeen lähettäminen ei onnistu, jos joku pakollisista kentistä on täyttämättä. Jos kyseistä tietoa ei ole saatavilla, kirjoita kenttään N/A (not applicable) tai tietoa ei saatavilla. Harmaisiin kenttiin ei ole mahdollista kirjoittaa, vaan tiedot siirtyvät niihin automaattisesti lomakkeen muista kohdista. Sähköisen hakulomakkeen täyttämiseen ja lähettämiseen on lisäksi erillinen englanninkielinen (tekninen) ohje (LLP Application eforms 2012: Applicant s Guide), joka löytyy CIMOn verkkopalvelusta osoitteesta www.cimo.fi/grundtvig Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakijalle. III Hakemuksen täyttäminen kohta kohdalta B. Submission B.1. Context: - Sub-programme: Valitse Grundtvig Type of visit: Valitse vierailun tyyppi joko preparatory visit tai contact seminar. Tämän kohdan valinta vaikuttaa budjettitaulukon (kohta H. Budget) riveihin. - Target action: Valitse hanketyyppi, jota olet valmistelemassa. Jos olet valmistelemassa samalla vierailulla useampaa hanketyyppiä, niin valitse tähän se hanketyyppi, johon on tarkoitus käyttää eniten aikaa vierailun aikana. B.2. Project identifiers: Organisaation nimi kopioituu tähän automaattisesti C.1.1.-kohdan täyttämisen jälkeen. B.3. National Agency: - Identification: valitse FI1 CIMO C. Actors identification C.1. Applicant organisation Organisation: Tässä kohdassa kysytään tietoja erilaisia tilastoja varten. Valitse riippuvalikosta koodi, joka kuvaa lähinnä omaa organisaatiotasi.
3(9) - Full legal name (national language): Käytä tässä kohdassa organisaation suomen- tai ruotsinkielistä nimeä ja laita halutessasi sulkujen sisään englanninkielinen nimi - Full legal name (latin characters): Organisaation suomenkielinen nimi sellaisessa muodossa, että siinä että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. - Erasmus ID code/national ID: kenttä jätetään tyhjäksi - Commercial orientation: For profit/not for profit: Voittoa tuottava/voittoa tuottamaton organisaatio - Legal status: public/private: Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 %:a tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. - Economic sector: Oppilaitostasot löytyvät valikosta kohdasta P lähtien Contact person: yleensä henkilö, joka on vierailun (pää)osallistuja - Is the contact person also the main participant (participant 1)? Jos vastaat YES, tiedot kopioituvat automaattisesti Participant 1 kohtaan. Person authorised to sign the grant agreement: tarkoittaa organisaation johtajaa, rehtoria tai muuta vastaavaa henkilöä, joka toimii hakemuksen ja mahdollisen hankesopimuksen allekirjoittajana. Background/experience - Syötä tähän kohtaan organisaationne EU-rahoitteiset (esim. Grundtvig, Comenius, Leonardo da Vinci, ESR, jne.) hankkeet, jotka ovat olleet käynnissä viimeisen viiden vuoden aikana. Jos organisaatioillanne on paljon EU-hankkeita, mainitse tässä kohdassa 4-5 tärkeimmän hankkeen tiedot ja laita täydellisempi hankelista postitse lähetettävän hakemuksen liitteeksi. - Kenttien pituuksissa on rajoituksia, joten syötä kenttiin oleellisimmat tiedot hankkeen nimestä tai numerosta. - rivejä saa lisättyä/poistettua painamalla +/- C.2. Host organisation Organisation: - Full legal name (national language): Vastaanottavan organisaation nimi englanniksi ja/tai paikallisella kielellä - Full legal name (latin characters): Vastaanottavan organisaation nimi sellaisessa muodossa, että siinä että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. - Huom! Kontaktiseminaareissa vastaanottavaksi organisaatioksi laitetaan kyseisen maan kansallinen toimisto. Jos täydellisiä yhteystietoja ei ole saatavilla, täytä pakollisiin kenttiin n/a. - Jos tarkoituksena on vierailla kahdessa eri kohteessa samalla matkalla, voi toisen partnerin tiedot lisätä painamalla Add host. Tällöin lomake lisää G.1.-kohtaan rivit kummallekin kohdemaalle erikseen. - C.3. Participants Participant 1: täytetään pääosallistujan tiedot - jos osallistuja on sama kuin contact person, kopioituvat tiedot automaattisesti - jos tukea haetaan kahdelle henkilölle, pääsee toisen henkilön tiedot lisäämään Add participant painikkeella - Huom! Kontaktiseminaareihin ei myönnetä tukea useammalle kuin yhdelle henkilölle samasta organisaatiosta.
4(9) Participant 2: Description - Jos organisaatiostasi haetaan tukea kahdelle henkilölle, hakemuksessa on oleellista kertoa, mikä on molempien henkilöiden rooli ja/tai työnjako valmistelevalla vierailulla ja/tai hanketta suunniteltaessa. Background/experience of participant no. 1/no.2: Tässä kohdassa tulee kertoa lyhyesti vierailulle lähtevien työkokemuksesta, taustasta ja nykyisistä tehtävistä. CV:n liittäminen hakemukseen ei ole pakollista, eikä sen puuttuminen vaikuta oleellisesti hakemuksen arviointiin. Valmistelevien vierailujen avulla halutaan kannustaa myös uusia toimijoita mukaan ohjelmaan. D. Project description - Kysymyksiin vastataan sen mukaan, haetaanko tukea valmistelevaan vierailuun vai kontaktiseminaariin. - Project objectives and strategy: Kerro vierailun aikana suunniteltavasta hankkeesta tai hankeideasta ja siitä, miten se liittyy oman organisaation tavoitteisiin. Hakemukseen voi halutessaan liittää tarkemman hankeideakuvauksen. - Jos haet kontaktiseminaariin, kerro tavoitteistasi seminaarin suhteen ja mahdollisesta hankeideasta, johon organisaatiosi etsii kumppaneita. Tuo esiin myös sitä, miten hanke liittyy oman organisaatiosi toimintaan. F. Project implementation - Workplan and tasks: Kuvaile vierailun sisältö ja tavoitteet sekä laita hakemuksen liitteeksi vierailun alustava ohjelma/aikataulu. Ota myös matkustusaikataulu huomioon. Kerro myös, osallistuuko vierailulle muita partneriorganisaatioita omasi ja vastaanottavan organisaation lisäksi. - Kontaktiseminaarien osalta riittää seminaarin nimi ja ohjelma. D. Project description ja F. Project implementation ovat hakemuksen tärkeimmät osat ja niihin on syytä paneutua huolella. Hakemusten arvioinnissa kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että vierailulla on selkeät tavoitteet ja ohjelma, ja että se liittyy Grundtvig-ohjelman uusien hankkeiden suunnitteluun ja valmisteluun. Hakijaorganisaation tulee olla aikuiskoulutusta tarjoava organisaatio (tai senioreiden vapaaehtoistyöhankkeissa vapaaehtoistyötä järjestävä organisaatio) ja suunnitellun hankkeen tulee sijoittua aikuiskoulutuskentälle. Ole mahdollisimman täsmällinen vastauksissasi. Vain hakulomakkeessa annetut tiedot voidaan huomioida, joten älä pidä mitään tietoa itsestäänselvyytenä. G. Participants and activity tables - Mobilities: taulukkoon täytetään kohdemaa, kaupunki, matkan alkamispäivä ja kesto. - Duration tarkoittaa päivien (ei yöpymisten) määrää matkustuspäivät mukaan lukien. Maksimikesto on 5 päivää. H. Budget Tukikelpoisia kuluja ovat:
5(9) - edestakaiset matkakustannukset hakijan kotipaikkakunnalta vierailupaikkakunnalle halvimman matkustusvaihtoehdon mukaan. Maksimikorvaus on 500 euroa. - majoitus- ja elinkustannukset itse suunnitelluilla vierailuilla (ks. maakohtaisen oleskelukorvauksen määrä tämän hakuohjeen lopussa olevasta liitteestä) - kontaktiseminaarimaksu (kattaa majoitus- ja elinkustannukset, joihin ei tällöin myönnetä erillistä subsistence-tukea). - Erityistukea tarvitseville voidaan myöntää keskimääräistä korkeampi apuraha perustellusta syystä. Budjetti kannattaa laatia realistisesti. Apurahaa myönnetään enintään anottu määrä, eikä sitä voida myöntää jälkikäteen lisää. Tukisumman siirrot eri kululajien välillä eivät ole myöhemmin mahdollisia. Huomaa, että apuraha ei välttämättä kata 100 % kustannuksista. Travel (matkustuskustannukset): - Arvioi matkustuksesta aiheutuvat kustannukset kotoa/työpaikalta kohdemaan majoituspaikkaan ja takaisin edullisimman matkustusvaihtoehdon mukaan. Oman auton käyttö korvataan julkisten kulkuneuvojen taksan mukaan. Vierailupäivien aikana kohdemaassa syntyvät paikalliset matkakustannukset ovat ylläpitokustannuksia (subsistence). - Matkakustannuksiin tehtävä myöntö tehdään harkinnan perusteella, siten että anottu summa on enimmäismäärä. Maksimikorvaus on 500 euroa. - Matkakulut raportoidaan todellisten kustannusten pohjalta, joten niistä on säilytettävä tositteet. Subsistence (ylläpito): - Subsistence-kulu pitää sisällään majoitus-, ruokailu- ja vakuutuskulut sekä paikallismatkat kohdemaassa. - Subsistence-korvauksen maakohtaiset enimmäismäärät löytyvät tämän ohjeen liitteenä olevasta apurahataulukosta. Hakulomake laskee summan automaattisesti calculatepainikkeella. - Kesto ilmoitetaan päivien (ei yöpymisten) määränä. Varsinaisten vierailupäivien lisäksi huomioidaan yksi matkustuspäivä ennen ja jälkeen. - Subsistence-kulu on ns. lump sum eli vakiosumma joka raportoidaan toteutuneiden vierailupäivien mukaisesti suoraan apurahataulukon summilla. Subsistence-kuluista ei tarvitse raportoida todellisia toteutuneita majoitus- tai muita kuluja. - Jos kyseessä on kontaktiseminaari, jonka osallistumismaksu kattaa majoituksen ja ruokailut, ei ylläpitokuluja myönnetä erikseen. Tällöin subsistence-kohtaan täytetään vain kontaktiseminaarimaksu. Contact Seminar fee (kontaktiseminaarimaksu): - Jos kyseessä on kansallisten toimistojen järjestämä kontaktiseminaari, apurahaa voi anoa seminaarimaksua varten. - Kontaktiseminaarin osallistumismaksu sisältää majoituksen ja ateriat, tällöin apurahaa ei myönnetä erikseen ylläpitokuluja (subsistence) varten. - Tarkista kontaktiseminaarin kutsukirjeestä tai ilmoittautumislomakkeesta seminaarimaksun suuruus sekä mitä se sisältää. - Kontaktiseminaarimaksu myönnetään pääsääntöisesti 100 %:n mukaan.
6(9) - Osallistuja maksaa kontaktiseminaarimaksun myönnetystä apurahasta, ellei ole sovittu erikseen muusta järjestelystä. - Kontaktiseminaarimaksu raportoidaan siten, että loppuraportin liitteeksi tulee kuittikopio/pankkitosite maksetusta osallistumismaksusta sekä seminaarin järjestäjiltä saatava osallistumistodistus. - Huom! Jos olet hakemassa apurahaa kontaktiseminaaria varten ja budjettitaulukossa ei näy riviä Contact seminar fee, sen saa näkyviin vaihtamalla hakulomakkeen ensimmäisellä sivulla Type of visit kohtaan Contact seminar. I. Checklist: - Tarkista, että kaikki listassa mainitut kriteerit täyttyvät. Muussa tapauksessa hakemus ei täytä kelpoisuusehtoja (eligibility criteria), eikä sitä arvioida. L. Submission Hakulomake tulee jättää CIMOon sekä sähköisesti että paperiversiona liitteineen. 1. Kun hakemus on valmis, tallenna se vielä kertaalleen ja hyväksy hakemus painamalla Validate -painiketta. Validate-toiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Jos hakemuksessa on puutteita, on ne korjattava tässä vaiheessa, sillä muutoin sähköinen lähetys ei onnistu. 2. Lähetä lomake sähköisesti painamalla Submit online -painiketta. Varmista tässä vaiheessa, että koneeltasi on pääsy internetiin. Paina submit-nappulaa VAIN KERRAN. 3. Kun lomake on jätetty sähköisesti, ilmestyy hakulomakkeen kohtaan L.2. Submission summary järjestelmän antama Submission ID tunnus. Tulosta tämän jälkeen hakemuksen lopullinen versio Print form painikkeella. Sähköisesti jätetyn ja paperiversion tulee olla identtiset, joten älä tee hakemukseen enää mitään muutoksia! 4. Säilytä tallentamasi hakemus omalla koneellasi mahdollista myöhempää käyttöä varten. Älä lähetä hakemusta sähköpostin liitetiedostona! Liitetiedosto on tarkoitettu vain sellaisia tilanteita varten, joissa sähköinen lähetys ei onnistu teknisen ongelman takia. K. Declaration of Honour + M. Signature: - Tulostetussa hakemuksessa tulee olla organisaation allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan, rehtorin) allekirjoitus. - Tarkista, että allekirjoittaja on sama kuin kohdassa Person authorised to sign the grant agreement mainittu tai hänen virallinen sijainensa. Jos sijainen allekirjoittaa, allekirjoituksen yhteydessä on mainittava, että kyseessä on sijainen. - Kannattaa huomioida, että allekirjoitus on hakemuksen kelpoisuusehto. Allekirjoitettu hakulomake liitteineen lähetetään osoitteeseen: CIMO, Grundtvig/valmistelevat vierailut, PL 343, 00531 HELSINKI.
7(9) Sähköisen hakemuksen mukana ei voi lähettää liitteitä, vaan ne tulee toimittaa postitse hakulomakkeen kanssa. Postitse lähetettävän hakulomakkeen liitteitä ovat: - vierailun alustava ohjelma IV Valintaprosessi - alustava hankesuunnitelma (ei ole pakollinen) - osallistujan CV (ei ole pakollinen) Hakemuksen saavuttua CIMOon sille tehdään kelpoisuustarkastus (eligibility check). Hakemuksen tulee täyttää kaikki muodolliset kriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään (postileiman päivämäärä). Muodollisesti kelpoiset hakemukset arvioidaan tietyin laadullisin kriteerein. Laadullisen arvioinnin lomakkeeseen, arviointikriteereihin ja pisteytykseen voi tutustua osoitteessa: www.cimo.fi/grundtvig Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakijalle. Tieto apurahapäätöksestä lähetetään hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen aikaisintaan noin 2 viikon kuluttua hakuajan päättymisen jälkeen. Lisätietoja Katariina Vinblad, puh. 0295 338 584 Päivi Korkea-aho, puh. 0295 338 578 etunimi.sukunimi(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi www.cimo.fi/grundtvig Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Liite: Subsistence-kulutaulukko
8(9) LIITE: SUBSISTENCE-KULUTAULUKKO/Grundtvig valmistelevat vierailut 2012 SUBSISTENCE RATES PER DESTINATION COUNTRY (in ) Excluding travel and visa costs Duration in days 1 2 3 4 5 AT Itävalta 108 216 324 432 540 BE Belgia 102 204 306 408 510 BG Bulgaria 66 132 198 264 330 CH Sveitsi 156 312 468 624 780 CY Kypros 90 180 270 360 450 CZ Tšekki 90 180 270 360 450 DE Saksa 96 192 288 384 480 DK Tanska 138 276 414 552 690 EE Viro 78 156 234 312 390 ES Espanja 102 204 306 408 510 FR Ranska 120 240 360 480 600 GB Iso-Britannia 138 276 414 552 690 GR Kreikka 96 192 288 384 480 HR Kroatia 96 192 288 384 480 HU Unkari 84 168 252 336 420 IE Irlanti 114 228 342 456 570 IS Islanti 108 216 324 432 540 IT Italia 114 228 342 456 570 LI Liechtenstein 156 312 468 624 780 LT Liettua 78 156 234 312 390 LU Luxemburg 102 204 306 408 510 LV Latvia 78 156 234 312 390 MT Malta 84 168 252 336 420 NL Alankomaat 108 216 324 432 540 NO Norja 156 312 468 624 780 PL Puola 78 156 234 312 390 PT Portugali 90 180 270 360 450 RO Romania 72 144 216 288 360 SE Ruotsi 126 252 378 504 630 SI Slovenia 96 192 288 384 480 SK Slovakia 84 168 252 336 420 TR Turkki 84 168 252 336 420
9(9)