H2: Tehtävänanto Lue harjoitukseen liittyvä taustamateriaali! Harjoituksen tavoitteet Tarkoitus on oppia käyttämään sähköpostiohjelmia monipuolisesti. Harjoitukset ovat hyödyllisiä vaikka vakituisena sähköpostiohjelmanasi käyttäisitkin jotain muuta sähköpostia. Sähköpostiohjelmat ovat nykyisin monipuolisia; nämä harjoitukset tehtyäsi osaat etsiä vastaavia ominaisuuksia myös omasta sähköpostiohjelmastasi. Harjoituksen jälkeen olet tutustunut Moodle-opetusalustaan ja käyttänyt siellä toteutettua keskustelufoorumia Tämän lisäksi osaat yliopiston Office365-palvelussa kirjoittaa, lähettää ja lukea sähköpostia, korostaa tärkeitä viestejä, tallentaa lähettäjän tiedot osoitekirjaan, käyttää tallentamiasi osoitetietoja, sekä osaat luoda osoitekirjasi käyttäjistä postituslistoja, luoda kansioita ja tallentaa niihin viestejä (automaattisesti suodattimen avulla tai manuaalisesti yksittäisiä viestejä toiseen postilaatikkoon vieden), lähettää liitetiedostoja ja myös tallentaa saamasi liitetiedoston omalle tietokoneelle, käyttää OneDrive-pilvilevyä. Tehtävät T1 (1p) Moodlen keskustelufoorumin käyttö T2 (2p): Inbox T3 (1p): Viestien merkkaus T4 (2p): Osoitekirjan käyttö T5 (2p): Kansioiden luonti, suodattimet (filters) T6 (2p): Tiedoston tallentaminen OneDrive -pilveen Harjoituksen tehtävänanto Aukaise Word tekstinkäsittelyohjelma, ja kerää yhteen dokumenttiin vastaukset seuraaviin tehtäviin 1-6 (tekstiä ja/tai kuvia). Dokumentin alkuun joudut selvittämään oman koneesi käyttöjärjestelmän, esim. Tämä harjoitus on tehty kotona MacBookilla käyttäen MacOS 10.7 ( Lion ) käyttöjärjestelmää. Leikkaa pyydetyt ruudunkaappauskuvat siten, että ne sisältävät vain ratkaisulle olennaiset osat. Kirjoita dokumentti Word 2013-ohjelmalla ja tallenna se nimellä H2.docx. - 1 -
Tehtävä 1 (1p) Moodlen keskustelufoorumin käyttö Käy kokeilemassa viestin kirjoitusta harjoittelualueella (Leikkikentällä). Kirjoita ainakin kaksi viestiä, niin että kokeilet uuden keskustelusäikeen aloittamista (Lisää uusi keskustelu) ja johonkin aiemmin kirjoitettuun viestiin vastaamista, jotta näet miten vastauksesi kirjautuu valitsemaasi keskustelusäikeeseen. Moodle kerää erilaista tietoa opiskelijoiden aktiivisuudesta kurssialueella. Etsi omista tiedoistasi ns. Rakenneraportti. Ota tuosta raportista mallikuvan (Kuva 1) kaltainen kuva kohdasta, jossa näet montako viestiä jätit Leikkikentälle ja milloin ne jätit. Jätä kuvan yläreunaan nimesi näkyviin. Vaikka ratkaisut jätetään anonyymeinä, ratkaisujen sisällöstä silloin tällöin paljastuu (ja saakin paljastua) tekijän henkilöllisyys. Kurssilla arvioinnissa on tärkeämpää se, että työt arvotaan satunnaisesti arviojille, ja toisaalta se, että arvioitava ei tule tietämään arvioijaa, jotta arvioijalle ei tule paineita arviointinsa tekemisessä. Kuva 1 Rakenneraportin tiedot lähetyistä viesteistä. Vastauksena tähän tehtävään ota yllä olevan mallin mukainen kuva omasta rakenneraportistasi Vihje: Löydät rakenneraportin Omat profiiliasetukset -kohdan kautta Jos muokkaan tehtäviä julkaisun jälkeen, merkitsen muutetut Tehtävä 2 (2p): Inbox (useimmiten sanamuotojen selvennyksiä) punaisella, niin että korjaukset on helppo nopealla Inbox (Saapuneet)-kansio on kansio, joka on kaikilla automaattisesi olemassa. Kaikki selailulla löytää. ahsähköpostisi tulevat sinne, jos et siirrä niitä joko käsin tai automaattisesti luomiesi filttereiden avulla muihin kansioihin. Aukaise Inbox (Saapuneet)-kansiosi ja vastaa seuraaviin kysymyksiin. Vihje1 a) Aukaise viestinäkymään otsikolla T3: Viesti liittyen harjoitukseen H2 saamasi sähköpostiviesti ja lue sieltä ohjeet tähän kohtaan. Vihje2 b) Inbox-ikkunan yläreunassa on pudotusvalikko, jossa alun perin alun perin näkyvissä valinta Kaikki. Mitä tapahtuu jos napsautat Lähettäjä -vaihtoehtoa? Entä jos napsautat sitä toisen kerran? Liitetiedostot saattavat viedä paljon tilaa sähköpostistasi. Kun postilaatikkosi alkaa täyttyä, haluat päästä eroon paljon tilaa vievistä viesteistä. Miten saat kaikkein eniten tilaa vievän viestin lajiteltua alimmaiseksi? - 2 -
c) Millä tavalla saat luotua viesteihisi automaattisen allekirjoituksen (kirjoittamatta allekirjoitusta joka kerta erikseen)? d) Muista, että sinun tulee tarkkailla postikiintiösi täyttymistä. Kun postilaatikkosi täyttyy, jäävät postisi saapumatta, etkä ehkä vähään aikaan huomaa mitään! Kuinka suuren osan postilaatikkosi tilasta olet kuluttanut? Liitä tämän kohdan vastaukseksi oheisen mallikuvan mukainen kuva, josta näkyy oma postikiintiösi. Leikkaa kuva siten, että se sisältää vain postikiintiön oheisen mallin mukaisesti. Vastaukseksi kohtiin (a), (b) ja (c) tekstiä, ja kohtaan (d) mallin mukainen pieni kuva. Vihje 1. Jos inbox-kansiosi on tyhjä koska olet uudelleenohjannut viestisi muualle, poista uudelleenohjaus näiden harjoitusten tekemisen ajaksi, ja lähetä Inboxiin itsellesi muutama viesti jotta saat tehtävät tehdyksi. Vihje 2. Kaikkiin kohtiin (a)-(d) löytyy ohjeet taustamateriaalista kohdista 2.2 2.3. Tehtävä 3 (1p): Viestien merkkaus. Tee itsellesi punaisella värillä luokittelu TÄRKEÄ. Vihje3 Merkitse jokin postilaatikkosi viesteistä sen avulla tärkeäksi ja ota postilaatikostasi oheisen mallin (toinen Kuvan 2 malleista riittää) mukainen. Viestin otsikko on alemman mallin mukainen, jos olet piilottanut lukuruudun. Kuva 2 Tärkeäksi omalla lipulla merkitty viesti Tämä on vain yksi tapa nostaa esille joitakin tärkeitä viestejä postilaatikossasi. Miten viestin perässä olevia lippu- ja nasta-kuvakkeita käytetään. Vastauksena: Malllin mukainen kuva liputetusta viestistä.ja selitys lippu- ja nastakuvakkeista. Vihje 3. Luokitteluja saat luotua painamalla hiiren kakkosnapilla viestin päällä ja valitsemalla Luokittele/Luokkien hallinta/lisää uusi luokka (Categories/All Categories/New..). Kun luot uuden luokan, se lisätään Luokittele valikon listaan. Tehtävä 4 (2p): Osoitekirjan käyttö Vie osoitekirjaan ainakin neljä nimeä ja sähköpostiosoitetta. Vihje4 Tee nimistä yhteystietoluettelojolle annat sille jokin nimi (esimerkissä MeidänTiimi). Vihje5 Tee siis yhteystietoluettelo, älä tee ryhmää! Ryhmät tulevat näkyviin kaikille yliopistolaisille. Ota tilanteesta kuva, jossa olet avannut osoitekirjasta TeamWork yhteystietoluettelo ja kuvassa näkyy sinne lisätyt osoitteet (Kuva 3). - 3 -
Käyttöliittymä oli muuttunut hiukan taas, kuva muutettu sen mukaiseksi Kuva 3: MeidänTiimi-yhteystietoluettelo ja sen sisältämät sähköpostiosoitteet. Vastauksena: mallin mukainen kuva luomastasi yhteystietoluettelosta Vihje 4: Yhteystiedot löytyvät Henkilöt - välilehdeltä. Napsauta yläkulman ruudukkoa ja valitse Henkilöt (kuva oikealla). Sen jälkeen paina Uusi ja valitse Luo yhteystieto. Vihje 5: Yhteystietoluettelon luonti: Uusi / Luo yhteystietoluettelo, anna luettelolle nimi (esimerkissä MeidänTiimi), lisää siihen yhteystietoja (ala kirjoittaa yhteystiedon nimeä Lisää jäseniä -kenttään). Huom. Vaikka tehtävässä ei harjoitellakaan osoitekirjan käyttämistä viestien lähettämisessä, huomaa kuinka helppoa se on: viestinkirjoitusikkunassa voit avata Vastaanottaja-linkistä osoitekirjan tai aloittaa vastaanottajan (esim. MeidänTiimi) kirjoituksen, jolloin voit pääset valitsemaan haluamasi listan tai nimen pudotusvalikosta. Tehtävä 5 (2p): Kansioiden luonti, suodattimet (filters) Voit luoda kansion, johon suodattuvat automaattisesti esimerkiksi kaikki tietyiltä ihmisiltä tai joltain postituslitalta tulleet viestit. Tee suodatin, joka vie kaikki sellaiset viestit, joissa lähettäjänä olet sinä itse ja aiheena on Arkistoi uuteen kansioon nimeltä Oma arkisto. Tällaisella kuvitteellisella harjoituksella voisit pitää sähköpostikansiotasi muistikirjana, johon voisit lähettää itsellesi muistettavia asioita ilman, että ne näkyvät Saapuneet kansiossa uusina viesteinä. Vihje6 Tee suodatin viesteille, joissa lähettäjänä on oma sähköpostiosoitteesi ja aihe sisältää sanan Arkistoi. Sääntö siirtää sellaiset viestit kansioon Oma arkisto. Sääntö siirtää sellaiset viestit kansioon Arkisto. Ota suodatinsäännön luomisesta kuva. Sinun ei tarvitse tallentaa tätä sääntöä, tärkeintä on tutustua uusien sääntöjen luomiseen. - 4 - Kuva 4: Suodatinsäännön luominen
Vastauksena tähän tehtävään, ota mallin kaltainen kuva suodatinsäännön luonnista. Vihje 6: Suodatinsääntöjä pääset luomaan seuraavasta kohdasta: Ratas kuvake / Asetukset / Saapuneet-kansion säännöt / plusmerkki Tehtävä 6 (2p): Tiedoston tallentaminen OneDrive -pilveen Taustamateriaalista opit jo, että Office365-tiliisi kuuluu OneDrive-pilvilevy. Sinne voit tallentaa tiedostoja, joihin pääset käsiksi mistä tahansa selaimen O365-palveluun kirjauduttuasi. OneDrivelle viedyt tiedostot voi halutessaan jakaa muille yliopiston O365- palvelun käyttäjille. Harjoitellaan OneDriven käyttöä hakemalla ensin kolme pdf-tiedostoa, jonka joku jakanut saataville ja viedään itse sen jälkeen tiedosto OneDrive-levylle (minkä voisit myös jakaa muille saataville, vaikka sitä ei tässä tehdäkään). (a) Hae ensin itsellesi kolme tiedostoa kansiosta Office-Pikaoppaat, jotka Aulikki on jakanut organisaation sisällä kaikille. Vihje 7 Luo omalle koneellesi (omaan kotihakemistoosi) kansio Word-Excel-PowerPoint-Pikaoppaat ja nouda pdf-tiedostot tuohon kansioon. Vihje 8 Ota kuva kansiosta niin että ainakin kansion nimi ja muokkauspäivämäärät ovat näkyvissä (vrt mallikuva alla). Kuva 5: Kuva OneDrivesta haetut tiedostot sisältävästä kansiosta (b) Luo pilvilevyllesi uusi kansio nimeltään H2. Vihje 9 Aukaise kansio, ja vie sinne jokin paikallisella koneellasi oleva tiedosto. Ota tästä tilanteesta mallin mukainen kuva (Kuva 4). Kuvassa tulee olla näkyvissä yläreunan Asiakirjat / H2 -polku ja tiedoston muokkausaika (Muokattu) ja tekijän nimi (ainakin osittain). Kuva 6 Pilvilevylle luotu H2-kansio ja sinne viety tiedosto (Huom! opiskelioilla OneDrive otsikkona ei ole Asiakirjat, vaan Tiedostot) Pystyt mm. poistamaan, siirtelemään, tai uudelleen nimeämään tiedostoja pilvilevylläsi. Vaikka tätä ei tarvitse ratkaisuun kirjoittaakaan, selvitä itsellesi, miten antaisit selaimen kautta uuden nimen äsken pilvilevylle viemällesi tiedostolle (hiiren kakkospainike). - 5 -
Vastauksena tähän tehtävään mallin mukaiset kuvat (Kuva 5 ja Kuva 6) Vihje 7. Hae ensin Henkilöt- välilehdeltä jakajan profiili (hakukenttään ylhäällä vasemmalla Aulikki Hyrskykari ) ja aukaise hänen Profiilikorttinsa (Yhteystiedot / Profiilit: http.//utafi-mysharepoint ) Profiilikortti. Tämän linkin kautta näet ne kohteet jotka tämä henkilö on jakanut (joko kaikille tai sinulle henkilökohtaisesti). Vihje 8. OneDrivesta ei pysty tuomaan koo kansiota kerralla, joudut tuomaan tiedostot yksittäin. Tiedoston tuonti omalle koneelle tapahtuu hiiren kakkopainikkeen (osoitin tiedoston päällä painettuna) kautta valinnalla Lataa (Download), jolloin tiedostot saa joko avatuksi sovellusohjelmaan (josta ne voit tallentaa omaan kansioosi) tai tuoduksi selaimen latauskansioon. Latauskansiosta voit käydä noutamassa tiedostot omaan kansioosi, jolle annoit nimeksi Word-Excel- PowerPoint-Pikaoppaat ). Vihje 9. Saat kansion luoduksi yläreunan uusi -> Uusi Kansio-painikkeesta Tallenna aina ratkaisudokumenttisi lopuksi myös pdf-tiedostoksi (H2.pdf). Vie lopuksi molemmat tiedostot WETOon. Muista, että molemmat (docx- ja pdf-tiedostot) lähetetään samalla palautuskerralla (2 x Upload + 1 x Submit). - 6 -