DOMACARE LASKUTUS 1
LYHYESTI 1 DomaCaren laskutusosion ajatuksena on automatisoida laskutus mahdollisimman pitkälle. Automatisointi tapahtuu perustamalla tuotteet, sopimukset, karenssisäännöt laskutusosioon tässä ohjeessa määritellyllä logiikalla. Laskutusosiossa voidaan perustaa kahdenlaisia tuotteita, kunnan maksamia sopimustuotteita ja asiakkaan maksamia yksikkötuotteita. Sopimustuotteet kytketään sopimuksiin ja hinnoitellaan sopimuksittain. Esimerkiksi tuote Hoiva vrk 1 voidaan liittää vaikkapa 100 eri kuntasopimukseen ja asettaa jokaiselle oma hinta sen sijaan että perustetaan 100 eri tuotetta. Tämä helpottaa laskutuksen hallittavuutta. Terminologiaa: Sopimus = kunnan kanssa tehty ostopalvelusopimus, jossa on määritelty hinnat ja laskutussäännöt tuotettaville palveluille. Sopimusmaksajalle lähetetään lasku yleensä kuukausittain. Mikäli yritys lähettää esimerkiksi 100 kuntalaskua kuukaudessa, on sopimuksia yleensä saman verran. Palveluseteli = asiakkaalle kunnan myöntämä maksusitoumus, jolla asiakas voi maksaa osan palvelun hinnasta. Esimerkiksi 1500 /kk hoivan osuudesta tai vaikkapa kotihoidossa 20 /tunti arkisin tapahtuvasta kotisairaanhoidosta. Tuote ja hinnasto = Tuote perustetaan Tuotteet osiossa ja se liitetään joko sopimuksiin tai yksiköihin. Tämän jälkeen hinnat voidaan asettaa hinnastossa ja sopimusten takana. Tuotteelle asetetut tiedot ovat oletuksena käytössä kaikilla sopimuksilla/ yksiköillä joihin se on liitetty. Tästä syystä esimerkiksi hinta kannattaa jättää asettamatta, ellei kyseessä ole ns. eurotuote, joka voidaan asettaa jokaiselle asiakkaalle erihintaiseksi ja on 1 euron hintainen kaikilla. 2
LYHYESTI 2 Asiakkaille määritellään oikea sopimus, jonka jälkeen kyseiseen sopimukseen kytkettyjä tuotteita on mahdollista määritellä asiakkaalle palvelupaketin kautta. Palvelupaketti asettaa halutun toistuvuuden palveluille, eli tuotteille. Esimerkiksi Hoiva vrk 1 laitetaan toistumaan päivittäin. Asiakkaan saamat sopimustuotteet ohjautuvat sopimuslaskulle. Sopimuslaskut muodostetaan koontilaskuina, huomioiden poissaolojen aiheuttamat vähennykset ja laskulle vaadittavat lisätiedot, kuten viitteet ja asiakkaiden maksusitoumusnumerot tms. Palvelusetelitapauksissa voidaan asiakaskohtaisesti tehdä poikkeuksia, joilla osa palvelun hinnasta ohjataan eri maksajalle. Yksikkötuotteet kytketään asumisyksiköihin(esim. hoitokoteihin) ja hinnoitellaan yksiköittäin. Ne laskutetaan asiakkaalta. Asiakkaan taakse voidaan asettaa maksajaksi myös esimerkiksi edunvalvoja. Terminologiaa: Palvelupaketti = DomaCaren termi toistuvaislaskutukselle. Esimerkiksi tuote Vuokra kk asetetaan palvelupaketilla asiakkaalle toistumaan kuukausittain ja Hoiva vrk 1 päivittäin. Samaan pakettiin voi kuulua monta eri tuotetta, kunhan toistuvuus on sama. Esim. Vuokra kk, Vesi kk ja Sähkö kk voitaisiin asettaa yhdellä paketilla. Paketit asetetaan asiakkaittain, mutta yhdellä kertaa saman paketin voi kytkeä usealle asiakkaalle. Palvelupaketille asetetaan aina alku ja loppupäivä. Paketteja voidaan jatkaa massana ja loppupäiväksi on hyvä asettaa esim. seuraavan vuoden loppu. Maksusääntö = asiakkaalle voidaan asettaa yksikkö - ja sopimus -tuotteista poikkeavia laskunmuodostussääntöjä, kuten palvelusetelitapauksissa on tarpeen. Voidaan määritellä esimerkiksi: Maksaja Kunta X maksaa tuotteesta Hoiva vrk 1 kuukausittain ensimmäiset 1500, loput ohjataan edunvalvojalle. Karenssi = sopimuksissa määritelty laskutusta pienentävä tekijä, joka perustuu asiakkaan poissaoloihin, kuten sairaalajaksoihin ja henkilökohtaisiin lomiin. Karenssi voi olla esimerkiksi seuraavanlainen: Hoivan osuus laskutetaan sairaalapoissaolojen tapauksessa lähtö- ja tulopäiviltä, mutta ei kokonaisilta poissaolopäiviltä. Henkilökohtaisissa lomissa voidaan laskuttaa 5 ensimmäistä poissaolopäivää, sitä pidemmissä poissaoloissa päivähinta on 0 euroa. 3
ESIMERKKITAPAUS Hoitokodilla Superhoivala on sopimus kunnan kanssa Oulu ja Helsinki. Sopimuksessa on määritetty seuraavaa: Oulun Tehostettu palveluasuminen 100 /vrk Oulun Tehostettu vaativa palveluasuminen 120 /vrk Sairaalapoissaoloissa saa laskuttaa 3 ensimmäistä poissaolopäivää mukaanlukien lähtöpäivä. Tulopäivän saa laskuttaa. Henkilökohtaiset poissaolot saa laskuttaa aina. Näin toimitaan: Luodaan 2 sopimusta: Superhoivala - Oulu ja Superhoivala - Helsinki. Määritellään 2 tuotetta Hoiva vrk 1 ja Hoiva vrk 2. Liitetään kumpikin tuote molempiin sopimuksiin ja asetetaan hinnat sopimuksittain. Määritellään karenssit Sopimuskohtaiset tuotenimikkeet voidaan määritellä laskuille seliteriveinä hinnaston kautta. Asetetaan sopimukset oikeille asiakkaille ja sen jälkeen lisätään asiakkaille palvelupaketit halutuilla tuotteilla toistumaan joka päivä Helsingin vastaavat hinnat: Hoiva - palveluluokka 1 110 /vrk ja Hoiva - palveluluokka 2 130 /vrk. Karenssisääntö kuuluu näin: Sairaalapoissaoloissa ei saa laskuttaa tulopäivää eikä kokonaisia poissaolopäiviä. Henkilökohtaiset poissaolot saa laskuttaa aina. 4
OSTOPALVELUSOPIMUKSET Ensimmäisenä perustetaan kuntien kanssa tehdyt ostopalvelusopimukset. Ostopalvelusopimuksiin kytketään tarvittavat tuotteet sovituilla hinnoilla, karenssit sekä laskutusosoite ja laskun asetukset. 5
UUSI SOPIMUS Uusi sopimus luodaan laskutus - sopimukset osiossa Luo uusi palvelusopimus -napista. Sopimukselle asetetaan maksajan tiedot, laskun yksityiskohtaisuus ja lisätiedot. Lopuksi tallennetaan ja liitetään yksiköihin. Tuotteet liitetään ja hinnoitellaan tämän jälkeen. 6
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Täytä asiakkaan oma laskutusosoite jos tarpeen, sekä aseta tulosyksikkö ja lisätiedot, esimerkiksi palvelusetelinumero. 7
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Ostopalvelusopimuksen asettaminen. Aseta sopimus maksajatahon mukaan. 8
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Ostopalvelusopimuksen asettaminen. Aseta sopimus maksajatahon mukaan. 9
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Mikäli asiakkaalle on asetettava palveluseteli tai muu poikkeava laskun ositussääntö, valitse Maksajien tiedot. 10
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Lisää uusi sääntöketju ja anna säännölle nimi. Mikäli kyseessä on normaali palveluseteli, valitse ketjun viimeiseksi maksajaksi asiakas itse. 11
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Valitse sääntöketjuun halutut tuotteet ja klikkaa ne oikealle nuolen avulla. 12
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Valitse kuntamaksaja tms. klikkaamalla Lisää. 13
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Valitse maksaja. Voit hakea järjestelmään jo syötetyistä maksajatiedoista. 14
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Aseta halutut summat alaosasta, minkä valittu maksaja maksaa valittujen tuotteiden osalta. Esimerkiksi palvelusetelin ollessa 1500 euroa, valitse määräksi 1500 ja yksiköksi. 15
ASIAKKAAN LASKUTUSTIEDOT Maksusääntö on nyt valmis. Yo. esimerkissä Valtiokonttori maksaa ensimmäiset 1500 per laskutusjakso ja loppuosa laskusta lähetetään asiakkaalle itselleen. 16
LASKUTUS - PALVELUPAKETIT Asiakkaalle voi asettaa toistuvaislaskutusta palvelupakettien kautta. Se löytyy ohjelman laskutusosiosta Laskutus->Palvelupaketit. 17
LASKUTUS - PALVELUPAKETIT Voit valita olemassaolevista pohjista tai luoda asiakkaalle oman paketin. 18
LASKUTUS - PALVELUPAKETIT Paketin aikaväli on laskutuksen alkamisajasta seuraavan vuoden loppuun. Tarvittaessa paketteja voi jatkaa helposti eteenpäin kun päättymispäivä lähestyy. 19
LASKUTUS - PALVELUPAKETIT Pakettiin valittaan halutut tuotteet. Pakettipohja sisältää tuotteet valmiiksi asetettuina. 20
LASKUTUS - PALVELUPAKETIT Pakettiin valittaan halutut tuotteet. Pakettipohja sisältää tuotteet valmiiksi asetettuina. 21
LASKUTUS - PALVELUPAKETIT Yhteenveto paketin sisällöstä. 22
LASKUTUS - PALVELUPAKETIT Lisätty paketti näkyy asiakkaan kohdalla. 23
ASIAKKAAN LISÄLASKUTUS Asiakkaan sivun Lisää laskutettavaa -napista avautuu ikkuna, jonka kautta on mahdollista lisätä asiakkaalle laskutettavaa. 24
ASIAKKAAN LISÄLASKUTUS Laskutuksen yhteydessä voidaan kirjoittaa myös asiaa selventävä raportti, joka menee asiakkaan päivittäiskertomukseen. 25
ASIAKKAAN LISÄLASKUTUS Lisätty laskutus näkyy asiakkaan raporteissa. 26
ASIAKAS -LASKUTUSKOOSTE Asiakkaalle merkityt laskutettavat näkyvät Lisää laskutettavaa -napin oikealla puolella olevasta ikonista avautuvassa ikkunassa. 27
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutus->Palvelukooste -sivulla nähdään haluttujen asiakasryhmien ja tuotteiden laskutuskooste, jota kautta voidaan vielä tutkia tarkemmin laskutukseen meneviä merkintöjä ja tehdä niihin korjauksia. 28
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Klikkaamalla haluttua summaa voidaan tutkia tarkemmin laskutukseen meneviä merkintöjä ja tehdä niihin korjauksia. 29
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutuksen yksityiskohdat -valinnan kautta avautuu listaus esimerkiksi asiakkaalle menevistä laskutettavista. 30
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutuksen yksityiskohdat -valinnan kautta avautuu listaus esimerkiksi asiakkaalle menevistä laskutettavista. Yllä olevan tuotteen laskutus on normaalia pienempi poissaoloon liittyvän karenssisäännön takia. 31
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutuskoosteen kautta voidaan hyväksyä asiakasryhmän laskutettavat valitsemalla näkyvästä koosteesta kokonaissumma ja klikkaamalla hyväksy. 32
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutuskoosteen kautta voidaan hyväksyä asiakasryhmän laskutettavat valitsemalla näkyvästä koosteesta kokonaissumma ja klikkaamalla hyväksy. 33
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutuskoosteen kautta voidaan hyväksyä asiakasryhmän laskutettavat valitsemalla näkyvästä koosteesta kokonaissumma ja klikkaamalla hyväksy. 34
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Valitsemalla kokonaissumma ja klikkaamalla Vie laskuiksi -painiketta, ohjelma muodostaa laskut hyväksyttyjen summien pohjalta. Jo laskutettuja tai vielä hyväksymättömiä summia ei viedä laskuille. 35
YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutuskoosteen kautta voidaan hyväksyä asiakasryhmän laskutettavat, jonka jälkeen ne voidaan viedä laskuiksi. 36
Vienti laskutusjärjestelmään 1 Laskun tarkistelu Vienti laskutusjärjestelmään/kirjanpitoon 2 YLEINEN LASKUTUSKOOSTE Laskutuskoosteen kautta voidaan hyväksyä asiakasryhmän laskutettavat, jonka jälkeen ne voidaan viedä laskuiksi ja kirjanpitoon. 37
LASKUJEN TARKISTELU Laskuja voidaan selailla ennen niiden vientiä talousjärjestelmään. 38
Ne asiakkaat, joilla ei ole NetBaron-järjestelmää, siirtykää sivulle LASKUJEN VIENTI 1 NetBaron vienti tapahtuu klikkaamalla yläosan Vie laskuiksi -nappia. Avautuvasta valikosta klikataan Vie laskut e-laskuiksi. 39
LASKUJEN VIENTI Vie laskut e-laskuiksi painamisen jälkeen merkitään laskut laskutetuiksi. 40
LASKUJEN VIENTI Tallennetaan tapahtuma laskutushistoriaan, josta vietyjä laskuja voidaan myöhemmin tarkastella. 41
LASKUJEN VIENTI Tallennetaan tapahtuma laskutushistoriaan, josta vietyjä laskuja voidaan myöhemmin tarkastella. 42
NETBARON NetBaronissa voidaan katsella vietyjä laskuja Kesken -linkin kautta. 43
NETBARON Laskut lähetetään NetBaronista joko postituspalveluun, sähköisinä laskuina tai tulostetaan paikallisesti. 44
NETBARON Laskujen ulkoasua on mahdollista muokata NetBaronissa. NetBaron generoi laskujen numerot ja viitteet automaattisesti, minkä perusteella DomaCare muodostaa kirjanpidon ainestot esimerkiksi Wintime-ohjelmaan. 45
LASKUTUSHISTORIA Laskutushistoriassa voidaan tarkastella tehtyjä laskutuksia ja muodostaa jälkikäteen ainestoja kirjanpidon järjestelmiin. 46
LASKUTUSHISTORIA NetBaroniin vietyjen laskujen kohdalla näkyy automaattisesti viitteet, eräpäivät, laskun numerot ja laskun tilat. 47
SIIRTOAINEISTO Halutut laskutustapahtumat ruksimalla voidaan muodostaa aineisto valittuun talousjärjestelmään. 48
SIIRTOAINEISTO Ainesto tallennetaan haluttuun paikkaan josta se voidaan hakea talousjärjestelmään. 49
SIIRTOAINEISTO Yllä oleva esimerkki on Wintime-järjestelmään vietävistä tiedostoista. 50
SIIRTOAINEISTO Yllä oleva esimerkki on Wintime-järjestelmään vietävistä tiedostoista. Esimerkki sisältää aiemmilla sivuilla käsiteltävän laskun tiedot. 51
LASKUTUSKOOSTE Laskutuksen jälkeen laskutuskooste näyttää laskutetut vihreällä täpällä varustettuna. Laskutettuja tapahtumia ei viedä uudelleen laskuiksi, vaikka ne valitsisi. Ainoastaan Hyväksytty tilassa olevat tapahtumat menevät laskuille. 52
HINNANMUUTOKSET Tuotteiden hinnanmuutokset tehdään hinnaston kautta. Laskutus->Hinnasto->Valitse kategoria->valitse tuote TAI Laskutus->Tuotteet->Valitse tuote->siirry hinnastoon 53
HINNANMUUTOKSET Voit muuttaa hinnan usealle yksikölle/sopimukselle kerrallaan. Valitse muutettavat ja aseta muutospäivä sekä hinta. 54
HINNANMUUTOKSET Siirtymällä tuotteen yksittäisen sopimuksen/yksikön tietoihin voidaan muuttaa hinta eritellysti. 55
HINNANMUUTOKSET Valitse Lisää hinnanmuutos 56
HINNANMUUTOKSET Valitse hinnan voimaantulopäivä ja hinta. 57
HINNANMUUTOKSET Uusi hinta on nyt asetettu. 58