Oma Yritys-Suomen verkostotyökalu Koulutusmateriaali 18.12.2015
Sisältö 1 2 3 4 5 6 Verkostotyökalun esittely Verkostotyökalun käyttötapaukset Verkostotyökalun hyödyt Esimerkki työskentelystä verkostotyökalun avulla Usein kysytyt kysymykset Liitteet 1
Oma Yritys-Suomen verkostotyökalu on tehokas, maksuton ja yhteistyötä tukeva ratkaisu kaikille yritystoiminnan kanssa tekemisissä oleville Mitä: Helppo ja tehokas virtuaalinen työskentelytapa verkostolle/ projektille Miksi: Ilmainen (käyttäjille) Tietoturvallinen (sähköpostiin on helppo murtautua halutessa) Nopea ottaa käyttöön ilman ulkopuolista tukea, tarvitsee vain sähköpostiosoitteen ja pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen Jatkossa myös mobiiliversio 2 Kenelle: Kaikille yritystoimintaan liittyville tahoille sisältäen yritykset, järjestöt, valtionhallinnon toimijat 2 Katso verkostotyökalun esittelyvideo täältä
Verkoston jäsenillä on erilaisia rooleja sekä niihin liittyviä vastuita ja oikeuksia Verkoston omistaja Verkoston omistaja on vastuussa verkoston asetuksista, sisällöstä ja kutsuttavista jäsenistä Omistajalla on mahdollisuus muokata verkoston nimeä, kuvausta ja verkostoon liitettäviä tagejä sekä tarvittaessa poistamaan verkoston Mikäli verkoston omistaja haluaa poistua verkostosta, tulee hänen siirtää omistajuus jollekin toiselle jäsenelle 3 Verkoston moderaattori Verkoston moderaattorilla on yhtäläiset oikeudet muokata verkostoa, lukuunottamatta oikeutta poistaa verkostoa Moderaattorin roolina on toimia verkoston omistajan tukena ja valvoa verkoston toiminnan seuraavan sovittuja periaatteita Moderaattorilla on tärkeä rooli verkoston aktivoimisessa oman esimerkin kautta Verkoston jäsen Kaikki verkoston jäsenet voivat lukea ja muokata verkostoon lisättyä materiaalia sekä lisätä uutta materiaalia Jäsenet eivät voi muokata verkoston asetuksia tai lisätä uusia jäseniä verkostoon Verkoston jokaisella jäsenellä on velvollisuus työskennellä verkoston yhdessä sovittujen periaatteiden mukaisesti
Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta on koostettu kirjalliset toiminnalliset ohjeet sekä opasvideoita Aihe Kirjautuminen Verkostojen selaaminen ja luominen Toiminnalliset ohjeet Opasvideot Toiminnallisuus Tapahtumavirta Kalenteri Keskustelut Chat Dokumentit Jäsenet Selitys Verkostotyökalun käyttöä varten tulee kirjautua Oma Yritys-Suomi palveluun (oma.yrityssuomi.fi). Oma Yritys-Suomi on tietoturvallinen palvelu, joten siihen kirjaudutaan pankkitunnuksella, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla Oma Yritys-Suomi palvelun verkostojen etusivulla käyttäjä voi etsiä olemassa olevia verkostoja klikkaamalla kohtaa Selaa verkostoja. Uuden verkoston pääsee luomaan kohdasta Luo uusi verkosto. Verkoston toiminnallisuuksien ohjeet on kirjattu jokaisen verkoston etusivulle ja lisäksi toiminnallisuuksien yhteyteen. Toiminnallisuudet ja niiden selitykset on listattu tähän taulukkoon. Verkostotyökalusta ja sen eri toiminnallisuuksista on koostettu opasvideot. Videoita pääsee tarkastelemaan jokaisen verkoston etusivulla ja toiminnallisuuksien yhteydessä sijaitsevien linkkien kautta. Videoita pääset katsomaan myös täältä. Selitys Tapahtumavirrassa käyttäjä näkee kaikki verkostoon lisätyt keskustelut, kalenterimerkinnät ja dokumentit niiden lisäämisjärjestyksessä. Tapahtumia ja dokumentteja voidaan kommentoida suoraan tapahtumavirrassa. Verkoston pääkäyttäjät voivat lisätä tapahtumavirran yläpuolelle tiedotteen, joka pysyy käyttäjän näkymässä, kunnes se on merkattu luetuksi. Verkoston kalenterissa ovat näkyvissä kaikki verkoston yhteiset tapahtumat. Käyttäjä voi itse valita kalenterille joko päivä-, viikko- tai kuukausinäkymän. Vaihtoehtoisesti tapahtumia voi selata myös listamuodossa. Keskusteluista löytyvät kaikki verkostossa avatut keskusteluketjut. Keskusteluja pääsee tarkastelemaan klikkaamalla ketjun aihetta. Käyttäjät voivat lisätä kommenttinsa jo avattuun keskusteluun tai avata uuden keskusteluketjun. Chat-toiminnon avulla käyttäjät voivat keskustella reaaliaikaisesti kahden tai useamman käyttäjän välillä. Käyttäjä voi valita tilanteen mukaan tavoitettavuustilansa. Tilavaihtoehtoja ovat Paikalla, Varattu ja Ei saatavilla. Chat-toiminto voidaan sulkea Sammuta-painikkeella. Dokumenttikirjastossa käyttäjät pääsevät tarkastelemaan verkostoon lisättyjä asiakirjoja ja muita dokumentteja. Käyttäjät voiva tarkastella kirjastoon jo lisättyjä dokumentteja, tehdä niihin muokkauksia ja lisätä kirjastoon uusia dokumentteja. Jäsenet-kohdasta käyttäjät voivat tarkastella aakkosjärjestyksessä olevaa listaa kyseisen verkoston jäsenistä. 4 Ylläpito Moderaattorit pääsevät tarkastelemaan käyttäjien oikeuksia, verkoston asetuksia ja jäsenyyspyyntöjä Ylläpito-kohdasta.
Sisältö 1 2 3 4 5 6 Verkostotyökalun esittely Verkostotyökalun käyttötapaukset Verkostotyökalun hyödyt Esimerkki työskentelystä verkostotyökalun avulla Usein kysytyt kysymykset Liitteet 5
Verkoston perustaminen 6 Käyttäjä kirjautuu verkostotyökaluun Oma Yritys-Suomi palvelun kautta ja luo uuden verkoston. Verkoston omistaja lisää verkostoon pohjamateriaalia kuten työskentelyn ohjaavat periaatteet. Verkoston omistaja kutsuu muut käyttäjät verkostoon heidän sähköpostiosoitteillaan. Käyttäjät hyväksyvät kutsun verkostoon sähköpostin kautta ja kirjautuvat verkostoon. Käyttäjät käyvät läpi verkostossa olevan ohjeistuksen ja aloittavat työskentelemään verkostossa.
Verkoston perustaminen Haaste perinteisillä työkaluilla Verkoston aikaa kuluu liikaa sähköpostinvaihdon ja dokumenttien tai niiden oikeiden versioiden etsimiseen. Osa jäsenistä saattaa myös jäädä keskusteluiden ulkopuolelle Verkostotyökalun hyödyt Verkostolla on yksi yhteinen, avoin ja tietoturvallinen paikka kaikelle keskustelulle, dokumenteille ja muilla aktiviteeteille. 7 1 2 3 4 5 Käyttäjä kirjautuu verkostotyökaluun ja luo uuden verkoston. Verkostoon kirjaudutaan Oma Yritys-Suomi palvelun kautta (oma.yrityssuomi.fi). Käyttäjällä ei kuitenkaan tarvitse välttämättä olla työtilaa OYS:ssä. Verkoston omistaja valmistelee verkoston käyttäjien kutsua varten. Tähän kuuluu esimerkiksi tarvittavan kansiorakenteen luominen, verkoston sääntöjen ja käyttöohjeiden sekä muun pohjamateriaalin lisääminen verkostoon. Omistaja kutsuu muut käyttäjät verkostoon. Mikäli käyttäjät ovat luoneet työtilan Oma Yritys-Suomi palveluun, heidät voidaan kutsua suoraan nimen perusteella. Muussa tapauksessa käyttäjät kutsutaan verkostoon sähköpostiosoitteen kautta. Käyttäjät hyväksyvät kutsun verkostoon sähköpostin linkin tai Oma Yritys-Suomi palvelun kautta ja kirjautuvat verkostoon Käyttäjät käyvät ensin läpi moderaattorin verkoston käyttöohjeet, säännöt ja muun verkostoon lisätyn pohjamateriaalin. Tämän jälkeen käyttäjät aloittavat työskentelyn verkostossa sovitulla tavalla. 22.12.2015
Keskusteleminen verkostossa 8 Käyttäjä avaa uuden keskustelun verkostolle tärkeästä aiheesta ja luo kansion aiheelle. Keskustelu on kaikkien verkoston jäsenien nähtävillä. Toinen käyttäjä antaa oman panoksensa keskusteluun ja kommentoi keskustelun avausta Kolmas käyttäjä viittaa keskustelussa dokumenttikirjastossa olevaan asiakirjaan ja lisää linkin, josta muut käyttäjät pääsevät sitä tarkastelemaan. Verkosto jatkaa keskustelua aiheen ympärillä. Moderaattorin aktivoiva rooli on tärkeä verkostossa.
Keskusteleminen verkostossa Haaste perinteisillä työkaluilla Sähköpostia käytetään nykyajan työelämässä hyvin laajasti miltei kaikkeen kommunikointiin. Verkostojen keskusteluihin se ei kuitenkaan sovellu ja tuloksena on usein sähköpostitulva ja keskustelun ulkopuolelle jääneitä jäseniä. Verkostotyökalun hyödyt Verkostotyökalussa keskustelut ovat avoimia jolloin varmistetaan jokaisen jäsenen pysyvän ajan tasalla ja mukana keskusteluissa. Lisäksi keskusteluaiheille voidaan rakentaa omat kansiorakenteensa, jolloin keskustelu säilyy jäsenneltynä. 9 1 2 3 4 Käyttäjä avaa uuden keskustelun verkostolle tärkeästä aiheesta. Käyttäjä valitsee keskustelulle sopivan kansion moderaattorin luomasta kansiorakenteesta. Keskustelu on lähtökohtaisesti kaikkien verkoston jäsenien nähtävillä. 22.12.2015 Toinen käyttäjä vierailee verkostossa säännöllisesti ja huomioi uuden keskustelun avauksen. Käyttäjä antaa oman panoksensa keskusteluun ja kommentoi keskustelun avausta. Kolmas käyttäjä huomaa keskustelun liittyvän asiaan, jota on käsitelty verkoston dokumenttikirjastossa olevassa asiakirjassa. Käyttäjä viittaa keskustelussa asiakirjaan ja lisää linkin, josta muut käyttäjät pääsevät sitä tarkastelemaan. Muut käyttäjät kommentoivat keskustelua. Moderaattorilla on verkostossa keskeinen rooli ja hänen tulee aktivoida ja moderoida työskentelyä. Mikäli keskustelua ei muuten synny tulee moderaattorin pyytää käyttäjiltä kommenttia.
Dokumentin jakaminen ja muokkaaminen 2.0 2.0 10 Käyttäjä lisää uuden dokumentin verkostoon. Toinen käyttäjä kommentoi dokumenttia. Kolmas käyttäjä lataa dokumentin, tekee lisäyksiä ja tallentaa uuden version verkostoon. Muut käyttäjät kommentoivat uutta versiota dokumentista.
Dokumentin jakaminen ja muokkaaminen Haaste perinteisillä työkaluilla Usein dokumentteja jaetaan ja muokataan sähköpostin välityksellä. Tällöin dokumenttien ja niiden ajantasaisten versioiden etsimiseen kuluu paljon aikaa. Lisäksi sähköpostin välityksellä jaetut tiedot altistavat verkoston tietoturvariskille. Verkostotyökalun hyödyt Verkostolla on yksi yhteinen, avoin ja tietoturvallinen paikka dokumenteille. Lisäksi käyttäjät voivat työstää dokumentteja yhdessä verkostossa. 11 1 2 Käyttäjä lisää uuden Toinen käyttäjä vierailee dokumentin verkostoon. verkostossa säännöllisesti ja Käyttäjä valitsee sopivan huomioi uuden dokumentin kansion keskustelulle verkostossa. Käyttäjä lataa moderaattorin luomasta dokumentin verkostosta, käy kansiorakenteesta. dokumentin läpi ja kommentoi dokumenttia. 22.12.2015 3 4 Kolmas käyttäjä huomaa Keskustelu dokumentin uuden dokumentin sekä sen ympärillä jatkuu aktiivisena ja yhteyteen tehdyt kommentit. dokumenttia muokataan sen Käyttäjä lataa dokumentin mukaan kuin se nähdään verkostosta, käy sen ja tarpeellisena. Verkoston kommentit läpi. Käyttäjä moderaattorin rooli on tärkeä tekee muutoksia dokumenttiin ja hänen tulee varmistaa, että ja tallentaa uuden version verkostossa työskennellään verkostoon. sen sääntöjen mukaan. Mikäli keskustelua dokumentin ympärillä ei muuten synny, tulee moderaattorin kysyä kommentteja käyttäjiltä.
Uuden jäsenen perehdyttäminen KUTSU OYS 100% 12 Verkoston omistaja kutsuu uuden käyttäjän verkostoon. Uusi käyttäjä hyväksyy kutsun ja liittyy verkostoon. Verkoston omistaja antaa uudelle käyttäjälle perehdytystehtävän. Uusi käyttäjä perehtyy verkostossa olevaan materiaaliin, keskusteluihin, tapahtumiin ja dokumentteihin. 22.12.2015
Uuden jäsenen perehdyttäminen Haaste perinteisillä työkaluilla Usein organisaatiossa pitkään työskennellyt henkilö vie poistuessaan sähköpostilaatikkonsa mukana paljon arvokasta tietoa. Lisäksi uuden henkilön perehdyttäminen vie paljon aikaa, koska tietoa joudutaan kaivamaan monesta paikasta. Verkostotyökalun hyödyt Verkostotyökalulla viestittäessä organisaatiosta poistuva henkilö ei vie esimerkiksi keskustelutietoja mukanaan vaan hänen tuottamansa sisältö pysyy verkostossa. Lisäksi uuden henkilön perehdyttäminen tapahtuu nopeasti tiedon ollessa keskitettynä yhdessä paikassa 13 1 2 Jo pitkään yhdessä Käyttäjä hyväksyy kutsun työskennelleen verkoston sähköpostistaan ja kirjautuu jäsen on vaihtanut työpaikkaa verkostoon Oma Yritys-Suomi ja poistuu verkostosta. Hänen palvelun kautta. Käyttäjä tilalleen on valittu uusi jäsen, aloittaa käymällä läpi jonka verkoston omistaja verkoston säännöt ja kutsuu verkostoon keskustelujen ja sähköpostiosoitteen avulla. dokumenttikirjaston kansiorakenteet. 3 4 Käyttäjä ohjataan Käyttäjä perehtyy tutustumaan perehdytystä perehdytyskansiossa oleviin varten kasattuun dokumentteihin ja perehdytyskansioon, johon keskusteluihin sekä verkoston kuuluu verkoston keskeiset tapahtumakalenteriin. Tällä dokumentit ja tärkeimmät tavalla käyttäjä pääsee keskustelut. nopeasti ajan tasalle verkoston ajankohtaisista asioista ilman tiedon etsimistä useista eri lähteistä. 22.12.2015
Tapahtuman hallinta 12! 14? 14! 14 Käyttäjä A luo tapahtuman johon kutsuu muut verkoston käyttäjät. Tapahtumaa on aikaisemmin suunniteltu verkostossa ja sen päivämäärä on sovittu yhdessä verkoston jäsenien kanssa. Eräs käyttäjä kommentoi tapahtumaan, että joutuukin osallistumaan tärkeään asiakaspalaveriin eikä pääse osallistumaan tapahtumaan sovittuna ajankohtana. Käyttäjät keskustelevat mahdollisesta uudesta päivämäärästä ja tapahtuman siirtämisestä. Lopulta käyttäjät päättävät siirtää tapahtuman uudelle päivälle. Jotta verkoston kaikki käyttäjät varmasti pysyisivät ajan tasalla, moderaattori julkaisee tiedotteen verkoston etusivulla, jonka käyttäjät näkevät sisään kirjautuessaan.
Tapahtuman hallinta Haaste perinteisillä työkaluilla Etenkin verkostoissa ja virtuaaliryhmissä, joissa on jäseniä monesta organisaatiosta, voi olla hankaluuksia pitää yllä yhteistä kalenteria. Verkostotyökalun hyödyt Verkostolla on yksi yhteinen, avoin ja tietoturvallinen kalenteri. Kaikki käyttäjät pysyvät ajan tasalla verkostoon liittyvistä tapahtumista eivätkä ryhmän tapahtumat sekoitu käyttäjien henkilökohtaisten kalenterien kanssa. 15 1 2 3 Käyttäjä A luo tapahtuman johon kutsuu muut verkoston käyttäjät. Tapahtumaa on aikaisemmin suunniteltu verkostossa ja sen päivämäärä on sovittu yhdessä verkoston jäsenien kanssa. Eräs käyttäjä kommentoi tapahtumaan, että joutuukin osallistumaan tärkeään asiakaspalaveriin eikä pääse osalliistumaan tapahtumaan sovittuna ajankohtana. Käyttäjät keskustelevat mahdollisesta uudesta päivämäärästä ja tapahtuman siirtämisestä. Lopulta käyttäjät päättävät siirtää tapahtuman uudelle päivälle. Jotta verkoston kaikki käyttäjät varmasti pysyisivät ajan tasalla, moderaattori julkaisee tiedotteen verkoston etusivulla, jonka käyttäjät näkevät sisään kirjautuessaan.
Sisältö 1 2 3 4 5 6 Verkostotyökalun esittely Verkostotyökalun käyttötapaukset Verkostotyökalun hyödyt Esimerkki työskentelystä verkostotyökalun avulla Usein kysytyt kysymykset Liitteet 16
Verkostotyökalu on ketterä väline nykyaikaiseen yhteistyöhön? 18 2 Perinteinen projektityöskentely Hallitsematon sähköpostitulva ja tiedon siiloutuminen Dokumenttien ja asiakirjojen versiointi ei ole selkeää Henkilökohtaiset sähköpostit ja kovalevyt toimivat arkistoina Tieto ei saavuta kaikkia jäseniä tasapuolisesti Matkustaminen ja kokoustaminen syö projektiryhmän aikaa ja tehokkuutta Projektityöskentely verkostotyökalun avulla Dokumentit ja keskustelut keskitetty yhteiseen paikkaan Työtila nopea perustaa ja käyttäjien hallinnoima Tieto on saatavilla samanaikaisesti kaikilla jäsenillä Virtuaalityöskentely vähentää matkustamisen tarvetta ja kokoukset sujuvat tehokkaasti
Verkostotyökalun käyttäjät kokevat verkostotyökalun tukevan hyvin organisaatioiden välistä yhteistyötä Verkosto tarvitsee yhteisen työskentelyalustan ollakseen olemassa. Verkostotyökalun avulla voimme määritellä yhdessä tarkoituksemme. Verkostot tarjoavat ketterän vaihtoehdon organisaatioiden väliseen tietoturvalliseen yhteistyöhön. 18 Verkostoitumisen merkitys korostuu entisestään tulevaisuudessa. Oma Yritys-Suomen verkostot tarjoaa yhteistyöhön toimivan työkalun. Verkostotyökalun suurin hyöty on toimintatavan muutoksessa. Siirrymme aidosti avoimeen työskentelyyn. Tämän työkalun avulla näen suuren mahdollisuuden julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyön mahdollistamisessa. * Hyödyt perustuvat Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun syksyn 2015 käyttöönottopilottien käyttäjien palautteisiin.
Verkostotyökalu vähentää tarvetta verkoston väliseen sähköpostin käyttöön ja tukee verkoston toimintaa tiedonvälittäjänä Verkostomme vuorovaikutteisuus on lisääntynyt Verkoston jäsenet pysyvät helposti ajan tasalla verkoston toiminnassa Verkostotyökalu tukee hyvin yhteistyötä ja viestintää toimijoiden kesken 19 Turha sähköpostiviestittely on vähentynyt Ajantasaiset dokumentit ja tiedot ovat kaikkien saatavilla Verkostotyökalu helpottaa tarpeellisen tiedon siirtämistä muiden käyttöön Verkostotyökalu tukee uuden oppimisessa Verkostotyökalun avulla tarvittavat materiaalit ja tiedot ovat kaikkien saatavilla ja hallittavissa yhdessä paikassa Verkostotyökalun avulla verkoston johtaminen helpottuu * Hyödyt perustuvat Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun syksyn 2015 käyttöönottopilottien käyttäjien palautteisiin.
Sisältö 1 2 3 4 5 6 Verkostotyökalun esittely Verkostotyökalun käyttötapaukset Verkostotyökalun hyödyt Esimerkki työskentelystä verkostotyökalun avulla Usein kysytyt kysymykset Liitteet 20
Esimerkki verkoston työskentelystä verkostotyökalun avulla Verkoston omistaja 1 2 3 4 5 Käyttäjä kirjautuu verkostotyökaluun Oma Yritys-Suomi palvelun kautta ja luo uuden verkoston. Verkoston omistaja lisää verkostoon pohjamateriaalia kuten työskentelyn ohjaavat periaatteet. Verkoston vetäjä tekee yhteenvedon keskustelun pohjalta ja täyttää tarkoitukseen valmistellun pohjan. Käyttäjä avaa uuden keskustelun verkostolle tärkeästä aiheesta ja luo kansion aiheelle. Keskustelu on kaikkien verkoston jäsenien nähtävillä. Verkoston vetäjä kokoaa keskustelun pohjalta uuden version. 2.0 2.0 Kaikki käyttäjät Käyttäjät kirjautuvat ryhmään, käyvät läpi verkostossa olevan ohjeistuksen ja aloittavat työskentelemään verkostossa.. Käyttäjät osallistuvat keskusteluun aktiivisesti ja alkuvaiheessa seuraavat verkoston tapahtumia vähintään kaksi kertaa viikossa. Käyttäjät kommentoivat täytettyä pohjaa ja jatkavat keskustelua samassa keskusteluketjussa.
Verkostomaisen työskentelyn onnistuminen vaatii suunnitelmallisuutta ja sitoutumista Jokainen jäsen sitoutuu verkoston yhteistyöhön 22 Keskitä verkostoon liittyvä keskustelu, dokumentit ja kalenterikutsut työkaluun Pyri verkostossa aina avoimeen viestintään Osallistu keskusteluihin ja työskentelyyn aktiivisesti vähintään viikottain Verkostotyöskentely on jokaisen jäsenen vastuunkantoa yhteisen tavoitteen eteen Onnistuneen verkostomaisen työskentelyn edellytykset * Esimerkki on peräisin Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun käyttöönottopilottiin syksyllä 2015 osallistuneiden ryhmien verkostomaisen työskentelyn ohjaavista periaatteista
Sisältö 1 2 3 4 5 6 Verkostotyökalun esittely Verkostotyökalun käyttötapaukset Verkostotyökalun hyödyt Esimerkki työskentelystä verkostotyökalun avulla Usein kysytyt kysymykset Liitteet 23
Usein kysytyt kysymykset Kysymys Kuinka perustelen yhteisölleni verkostotyökalun käyttöönottoa? Verkostollani on yhteinen kalenteri verkostotyökalussa. Enkö nyt tarvitse enää henkilökohtaista kalenteriani? Miksi joudun kirjautumaan työkaluun pankkitunnuksillani? Yhteisiä dokumentteja muokatessa joudun tallentamaan asiakirjan omalle koneelleni. Miksi? Kohtasin teknisen ongelman verkostotyökalun kanssa. Mitä teen? Olen verkostoni moderaattori ja sain tiedon jäsenyyspyynnöstä. Mistä tiedän, että pyyntö on hyväksytty? Sain sähköpostiini tiedon jäsenyyspyynnöstä. Mitä tämä tarkoittaa? Vastaus Perinteisesti verkostot ja yhteisöt ovat työskennelleet sähköpostitse ja kasvotusten tapahtuvien kokousten avulla. Näille on oma paikkansa ja tarpeensa, mutta verkosto tarvitsee yhteisen paikan keskusteluilleen, asiakirjoilleen ja verkostoitumista varten. Verkostotyökalu on tehokas, maksuton ja tietoturvallinen yhteistyöalusta organisaatioiden väliseen verkostomaiseen työskentelyyn. Verkostotyökalun kalenteri on tarkoitettu pääasiassa verkoston yhteisille tapahtumille. Kalenterin kautta jokainen verkoston jäsen näkee tärkeät virstanpylväät ja esimerkiksi yhteiset kokoukset. Kalenterin tarkoitus ei siis ole jäsenien henkilökohtaisten tapahtumien ylläpitäminen. Käyttäjät voivat lähettää verkostotyökalun kalenteritapahtumat omaan kalenteriinsa, mutta kalenterikutsujen lähettäminen usealle henkilölle ei ole mahdollista Oma Yritys-Suomen yksi periaatteista on tarjota yrityksille ja yritystoimintaan liittyville tietoturvallinen yhteistyöalusta. Vahvan tunnistautumisen saavuttamiseksi palvelu vaatii kirjautumisen joko pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tunnistautumistapaa tullaan arvioimaan uudestaan julkishallinnon tunnistautumisratkaisujen kehittyessä. Jotta verkoston jäsenet voisivat muokata dokumentteja samanaikaisesti suoraan palvelussa tulisi verkostotyökalun olla niin sanottu pilvipalvelu. Markkinoilla olevat pilvipalvelut ovat julkishallinnon toimesta toistaiseksi arvioitu tietoturvariskiksi. Pilvipalveluiden tietoturvan kehittyessä aihetta tullaan uudelleen arvioimaan. Ongelmatilanteissa Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun käyttäjät voivat ottaa yhteyttä Yritys- Suomen tekniseen tukeen osoitteessa palaute@yrityssuomi.fi Mikäli verkostoon pääsy on rajattu, jäsenet tarvitsevat moderaattorin tai omistajan hyväksynnän verkostoon pääsemiseksi. Jokainen verkoston moderaattori saa tiedon jäsenyyspyynnöstä ja jokainen moderaattori voi pyynnön myös hyväksyä. Kutsuja ja pyyntöjä hallitaan Verkoston ylläpito kohdasta, josta pyyntö voidaan hylätä tai hyväksyä. Jokainen verkoston moderaattori saa tiedon jäsenyyspyynnöstä sähköpostiinsa ja jokainen moderaattori voi pyynnön myös hyväksyä. Kutsuja ja pyyntöjä hallitaan Verkoston ylläpito kohdasta, josta pyyntö voidaan hylätä tai hyväksyä. 24
Sisältö 1 2 3 4 5 6 Verkostotyökalun esittely Verkostotyökalun käyttötapaukset Verkostotyökalun hyödyt Esimerkki työskentelystä verkostotyökalun avulla Usein kysytyt kysymykset Liitteet 25
K u va Koulutusmateriaalin liitteisiin on koottu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun hyötyjä eri näkökulmista esitteleviä kalvoja. Liitekalvoja voidaan yhdistellä varsinaisen koulutusmateriaalin kanssa tai käyttää yksittäisinä kalvoina markkinointimateriaalina tarpeen mukaan. Lisäksi liitteisiin on lisätty Oma Yritys-Suomen käyttöohjeet, joissa on opastettu työkalun eri toiminnallisuuksia kuvakaappauksien avulla.
Verkostotyökalu tehostaa verkoston toimintaa sekä helpottaa yhteisten tavoitteiden saavuttamista 27 * Hyödyt perustuvat Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun syksyn 2015 käyttöönottopilottien käyttäjien palautteisiin.
Verkostotyökalu tukee tietyn teeman ympärille koottujen henkilöiden yhteistyötä Koetaan tarpeelliseksi Turha sähköpostiviestittely on vähentynyt ja ajantasaiset dokumentit ja tiedot ovat kaikkien saatavilla. Pitää verkoston ajantasalla On hyvä, että työkalun etusivulla näkyy ilmoitus verkostoon tehdyistä päivityksistä 28 Tukee verkostojen toimintaa Verkostotyökalu on erinomainen väline tukemaan jonkin teeman ympärille koottujen henkilöiden yhteistyötä On helppokäyttöinen Tapahtuman lisääminen omaan kalenteriin sujui helposti * Hyödyt perustuvat Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun syksyn 2015 käyttöönottopilottien käyttäjien palautteisiin.
Verkostojen käyttäjien palautteen mukaan tietojen saatavuus ja hallittavuus yhdessä paikassa on työkalun suurin hyöty Hyödyt verkostotyökalusta a. Verkostotyökalun avulla verkoston työskentely ketteröityy ja tehostuu b. Verkostotyökalun avulla verkoston johtaminen helpottuu 3,4 3,8 29 c. Verkostotyökalu helpottaa yhteisten tavoitteiden asettamista ja saavuttamista d. Verkostotyökalu tukee uuden oppimisessa e. Verkostotyökalu helpottaa tarpeellisen tiedon siirtämistä muiden käyttöön f. Verkostotyökalu tukee hyvin yhteistyötä ja viestintää toimijoiden kesken g. Verkostotyökalun käyttö vähentää matkustamisen tarvetta h. Verkostotyökalun käyttö vähentää tarvetta sähköpostiviestittelyyn ja puheluihin 3,4 3,4 3,7 3,6 3,1 3,3 Myös verkoston johtaminen ja tiedon siirtäminen muiden käyttöön nähtiin merkittävänä hyötynä i. Verkostotyökalun avulla tarvittavat materiaalit ja tiedot ovat kaikkien saatavilla ja hallittavissa yhdessä paikassa j. Verkoston jäsenet pysyvät helposti ajan tasalla verkoston toiminnassa 1 Ei toteudu lainkaan 5 Toteutuu erinomaisesti 3,4 4,0 1 2 3 4 5 * Hyödyt perustuvat Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun syksyn 2015 käyttöönottopilottien käyttäjien palautteisiin.
Verkostojen käyttäjät pitävät työkalua helppokäyttöisenä ja helpottavan tiedon löytämistä Käyttökokemukset a. Verkostotyökalu toimii teknisesti hyvällä tasolla b. Verkostotyökalu on helppokäyttöinen c. Löydän tarvitsemani tiedon nopeasti 3,5 3,7 3,6 30 d. Työskentely verkostotyökalun avulla on tehokasta ja nopeaa e. Navigoiminen verkostotyökalun ja työtilan välillä on sujuvaa f. Verkostotyökalussa on kaikki tarpeelliset toiminnallisuudet g. Verkostotyökalun visuaalinen ilme on toimiva h. Verkostoni käyttää mielellään sähköisiä työkaluja toimintansa tukena i. Uskon verkostotyökalun kysynnän kasvavan tulevaisuudessa j. Suosittelisin verkostotyökalun käyttöä kollegalleni 1 Ei toteudu lainkaan 5 Toteutuu erinomaisesti 3,2 3,3 3,1 3,3 2,9 3,4 3,6 1 2 3 4 5 Verkostotyökalun käyttöä suositeltaisiin myös muille * Hyödyt perustuvat Oma Yritys-Suomen verkostotyökalun syksyn 2015 käyttöönottopilottien käyttäjien palautteisiin.
Verkostotyökalu vs. sähköposti Keskiverto tietotyöläinen käyttää jopa kolmanneksen* työajastaan sähköpostien läpikäyntiin ja näistä viesteistä kolmannes* on työn kannalta turhaa. Verkostotyökalun avulla tieto helposti hallittavassa muodossa Sähköpostiviestintä on hidasta ja suunniteltu ylhäältä alas viestintään (one-toone tai one-to-many). Verkostotyökalu mahdollistaa kaikki kaikille viestinnän, jolloin tieto on läpinäkyvää ja kaikki jäsenet pysyvät ajan tasalla Tiedostojen ja asiakirjojen lähettäminen sähköpostilla johtaa tiedon siiloutumiseen, eikä ole tietoturvallista. Verkostotyökalun avulla kaikki asiakirjat ja keskustelut ovat yhdessä paikassa vahvan tunnistautumisen takana Sähköpostin käyttö vapaa-ajalla on vähentynyt etenkin nuoremman sukupolven keskuudessa. Verkostotyökalu tarjoaa samat modernit toiminnallisuudet ja mahdollisuudet, johon ihmiset ovat jo tottuneet omalla ajallaan. * McKinsey 2010, The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
Esimerkki verkostotyökalun kustannushyödyistä julkishallinnon yrityspalveluiden näkökulmasta Toimijoiden hyödyt Aineistojen painatuskustannukset vähenevät Suoritekustannukset vähenevät Puhelukustannukset vähenevät Neuvojien matkakulut vähenevät Neuvonnassa tarvittava tieto helpommin neuvojien saataville Verkostotyökalun taloudelliset hyödyt Verkoston kautta tietoa on saatavilla nopeasti Työtilan ansiosta aineistojen tuottaminen tehostuu Dokumentit ja esitykset neuvojien saataville nopeammin Asiakkaiden hyödyt Asiakkaiden matkakulut vähenevät Asiakkaiden tilanneselvitykset vähenevät
Oma Yritys-Suomi verkostot Käyttöohjeet
Verkostoon liittyminen
Voit etsiä olemassa olevia verkostoja Omat verkostot -kohdasta klikkaamalla Selaa verkostoja. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 11.11.2015
Avautuvan pop-up ikkunan hakukenttään kirjoitetaan sana, jolla hakua halutaan rajoittaa. Hakua vastaavat verkostot ilmestyvät näkymään. Verkostoon liitytään verkoston nimen edessä olevasta painikkeesta. Mikäli verkostoon pääsyä on rajattu, tulee moderaattorin hyväksyä pyyntösi. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 11.11.2015
Keskustelut
Verkoston keskusteluja pääsee seuraamaan etusivun vasemmalla puolella olevan navigointipaneelin Keskustelut -kohdasta. Verkoston uusimmat keskustelut tulevat näkymään tapahtumavirrassa kronologisessa järjestyksessä. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Keskustelunäkymässä uuden keskusteluketjun pääsee luomaan kohdasta Luo uusi keskusteluketju. Aikaisempia keskusteluja pääsee seuraamaan klikkaamalla keskustelun aiheen nimeä. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Keskusteluihin voi antaa oman kommenttinsa Vastaa painikkeesta. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Viesti kirjoitetaan sille varattuun kenttään. Viestiä voidaan muokata tekstieditorin avulla. Halutessaan käyttäjä voi liittää tiedoston kommenttinsa yhteyteen. Kommenttiin voidaan myös linkittää verkostoon jo lisättyä sisältöä, kuten aikaisempi keskusteluketju, asiakirja tai tapahtuma. Viesti julkaistaan Julkaise -painikkeesta. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Kalenteri
Verkoston yhteistä kalenteria pääsee tarkastelemaan Kalenteri kohdasta. Verkoston uusimmat tapahtumat tulevat näkymään tapahtumavirrassa kronologisessa järjestyksessä. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Käyttäjä voi valita henkilökohtaiseksi kalenterinäkymäkseen päivä-, viikko- tai kuukausinäkymän. Tapahtumat saa näkyviin myös listamuodossa. Uusi tapahtuma lisätään joko Lisää tapahtuma -painikkeesta tai klikkaamalla suoraan haluttua ajankohtaa kalenterinäkymässä. Tarkempaan kuvaukseen tapahtumasta pääsee klikkaamalla tapahtuman nimeä kalenterinäkymässä Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 11.11.2015
Tapahtumalle voidaan antaa aihe ja asettaa sopiva ajankohta. Tarkempi kuvaus tapahtumasta voidaan lisätä sille varattuun kenttään. Tapahtumaan voidaan myös linkittää verkostoon jo lisättyä sisältöä, kuten aikaisempi keskusteluketju, asiakirja tai tapahtuma. Tapahtuma julkaistaan Tallenna -painikkeesta. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 11.11.2015
Dokumentit
Dokumenttikirjastoon luotujen kansioiden kautta käyttäjä pääsee tarkastelemaan verkostoon lisättyjä dokumentteja. Käyttäjät voivat lisätä kansioita kansiorakenteeseen Lisää kansio -kohdasta ja lisätä dokumentteja kansioihin Lisää dokumentti kohdasta. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 11.11.2015
Dokumentin lisääminen onnistuu Browse painiketta (tai Selain painiketta, riippuen käyttäjän kieliasetuksista), jolloin haluttu dokumentti valitaan käyttäjän kovalevyltä. Dokumentille voidaan antaa kuvaus ja sille voidaan lisätä asiasanoja tai tagejä, jotka helpottavat dokumentin löytymistä hakutuloksissa. Dokumentti julkaistaan Tallenna painikkeella. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 11.11.2015
Verkostossa olevia dokumentteja voidaan tarkastella painamalla dokumentin nimeä. Tällöin dokumentti avautuu käyttäjän omalle koneelle. Dokumentin lisääjän ja viimeisen muokkaajan tiedot löytyvät täältä. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Dokumenttien muokkaaminen
Verkostossa olevia dokumentteja voidaan muokata painamalla oikealla olevaa nuolta ja valitsemalla alasvetovalikosta kohdan Päivitä dokumenttia. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Verkostotyökalussa dokumentin muokkaus edellyttää lukitsemista käyttäjälle. Tällöin muut käyttäjät eivät voi muokata lukittua dokumenttia. Dokumentin muokkaamiseksi painetaan kohtaa Lukitse ja avaa muokattavaksi. Tällöin muokattava dokumentti avautuu käyttäjän koneelle. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015
Avautuvaan dokumenttiin tehdään halutut muutokset ja käyttäjä tallentaa uuden version omalle kovalevylleen. Version tallentamisen jälkeen käyttäjä klikkaa kohtaa Browse (tai Selaa ) ja valitsee omalta kovalevyltään dokumentin version, jota muokkasi hetki sitten. Tämän jälkeen valitaan kohta Tallenna ja vapauta, jolloin käyttäjän muokkaama versio ilmestyy dokumenttikirjastoon. Kuvakaappaus on otettu Oma Yritys-Suomen verkostotyökalusta 17.12.2015