Tarkastuslautakunta 21.10.2014 LIITE 2 ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ HANKETOIMINTAOHJE Laukkanen Veli-Pekka 27.3.2013 Hallitus X.X.2013
2 HANKESANASTOA... 4 1 OHJEISTUKSEN TAVOITTEET... 7 2 HANKETOIMINNAN MÄÄRITTELY... 7 2.1 Keskeiset käsitteet... 7 2.2 RKK:n hanketoiminta... 8 2.3 Hanketiimi... 11 3 HANKKEEN DOKUMENTOINTI... 12 4 HANKETYÖN VAIHEET... 13 4.1 Tasa-arvonäkökulman huomioiminen hankkeissa... 13 4.2 Tunnistusvaihe (hankeidea, esiselvitys)... 14 4.3 Muotoiluvaihe (hankkeen suunnittelu- ja hakemusvaihe)... 16 4.4 Toteutusvaihe (hankkeen käynnistäminen, toteuttaminen, päättäminen)... 18 5 HANKEORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT... 21 5.1 Hankkeiden omistajuus ja organisaatio... 21 5.2 Projektipäällikkö ja muu projektihenkilöstö... 22 5.3 Projektiryhmä, projektisihteeri ja talousvastaava... 23 5.4 Ohjausryhmä... 24 5.5 Henkilöstön palkkaus hankkeeseen... 25 6 SOPIMUKSET... 26 7 TEKIJÄNOIKEUDET JA MUUT IMMATERIAALIOIKEUDET... 27 8 VAHINGONKORVAUKSET JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN... 28 9 ALLEKIRJOITUSOHJEISTUS... 29 10 TALOUSHALLINTO... 29 10.1 Kustannuspaikan avaaminen... 30 10.2 Menot ja niiden tukikelpoisuus... 30 10.3 Arvonlisäveron käsittely kuntayhtymässä... 33 10.4 Valuuttamääräinen rahaliikenne... 34 10.5 Valuutan käsittely matkalaskuissa... 34 10.6 Valuuttamääräiset laskut... 34 10.7 Valuuttamääräiset käteissuoritukset (siirrot ulkomaalaisille hankekumppaneille)... 35 10.8 Ulkomaan valuutta kirjanpidossa... 35 10.9 Osto- ja myyntilaskut, perintä... 35 10.10 Tulot... 36
3 10.11 Poistot... 36 10.12 Rahoitus (mm. kuntarahoitus)... 37 10.13 De minimis-sääntö... 37 10.14 Takaisinperintä... 38 10.15 Kuntayhtymän ja hankkeen tilinpäätös... 38 11 HENKILÖSTÖN TYÖAJAN SEURANTA... 39 11.1 Hanketyön työajan seurannan yleisiä ohjeita... 39 11.2 Vuosiloma-ajan työaikaraportointi... 39 11.3 Sairasloma-ajan työaikaraportointi... 39 11.4 Virkavapaa tai muun vastaavan ajan työaikaraportointi... 40 12 HANKINNAT... 40 13 RAPORTOINTI... 44 13.1 Maksatushakemus... 44 13.2 Muu raportointi rahoittajille ja kuntayhtymän ulkopuolisille toimijoille... 45 13.3 Kuntayhtymän ja hankkeen sisäinen raportointi... 46 14 VIESTINTÄ... 46 15 SEURANTA JA ARVIOINTI... 48 16 HANKKEEN JATKOTOIMENPITEET... 51 17 HANKETOIMINNAN LAADUNVARMISTUS... 52 18 HANKKEEN KESKEYTTÄMINEN... 52 19 LUETTELO VOIMASSA OLEVISTA KUNTAYHTYMÄN OHJEISTA JA LINKEISTÄ... 53 20 LIITTEET... 53 20.1 PROJEKTIKANSION SISÄLTÖ... 53 20.2 SUUNNITTELUMATRIISI... 53 20.3 HANKE-EHDOTUS... 53 20.4 ASETTAMISPÄÄTÖS... 53 20.5 OHJAUSRYHMÄN ESITYSLISTA... 53 20.6 MUISTILISTA YHTEISTYÖSOPIMUKSISTA... 53 20.7 MUISTALISTA ALIHANKINTASOPIMUKSISTA (HANKKIJANA L. TILAAJANA)... 53
4 HANKESANASTOA Alihankkija De minimis sääntö Flat rate Hakijataho Hanke Hankkeen varsinainen kohderyhmä Hankkeen välillinen kohderyhmä Tuottaa hankkeelle palveluja kilpailuttamisen jälkeen, kuten esimerkiksi koulutuskokonaisuuden, esitteen tai julkaisun. Kustannukset ovat katteellisia ostopalvelukuluja. Vähämerkityksellinen julkinen tuki, jonka ei katsota vääristävän EU:n maiden jäsenvaltioiden kilpailua ja kaupankäyntiä. Mukaan lasketaan kaikki julkinen tuki (valtio, kunta EU), joka voi olla enintään 200 000 euroa kolmen verovuoden aikana kohdistettuna minkä tahansa yrityksen kustannuksiin. Kiinteä prosenttiosuus, jolla korvataan välilliset kustannukset tiettyjen määriteltyjen hankkeen todellisten välillisten kustannusten (palkkakustannukset) osuutena Tuen hakija, joka vastaa juridisesti hankkeesta eli hankkeen tavoitteiden saavuttamisesta, rahojen käytöstä, seurannasta ja raportoinnista. Kestoltaan rajoitettu, jolla on tavoitteet, budjetti, määritellyt vastuut ja seurantajärjestelmä. Henkilöt ja organisaatiot, joihin hankkeen toimenpiteet kohdistuvat, joiden osaamista lisätään ja jotka työllistyvät suoraan hankkeen toimenpiteiden kautta. Varsinaisen kohderyhmän koulutukseen käyttämä aika voi olla hankkeen laskennallisia kustannuksia. Henkilöt ja organisaatiot, jotka hyötyvät hankkeesta. Hyödyt tulevat vasta yleensä hankkeen päättymisen jälkeen esimerkiksi työllistymisenä. Kaksoisstrategia sukupuolten tasa-arvon edistämisessä Kuntaraha EU:n rakennerahasto-ohjelmissa toteutetaan sukupuolten tasa-arvon edistämiseksi kaksoisstrategiaa. Tasa-arvoa edistetään erityisillä tasa-arvoprojekteilla sekä valtavirtaistamalla (integroimalla) sukupuolinäkökulma projektien toimintaan kaikissa vaiheissa. Osa julkista rahoitusta, jonka yksi tai useampi kunta on myöntänyt hankkeen toteuttamiseksi.
5 Kynnysarvo Lump sum Osallistuvat yritykset Osatoteuttaja Ostopalvelut Kilpailutussäädöksissä käytössä oleva euromääräinen raha. Kertakorvausmenettely, jossa tukea maksetaan päätösten mukaisesti tulosten todentamisen perusteella. Maksettavan tuen määrää ei suhteuteta tulokseen, vaan tuki maksetaan kyllä/ei periaatteella, joko täysimääräisenä tai ei ollenkaan. Yritykset, joiden henkilöstöä on hankkeen kohderyhmänä tai joihin yrityksinä kohdistuu toimenpiteitä. Organisaatio, joka yhteistyössä rahoituksen saajan kanssa toteuttaa hanketta, esimerkiksi jotakin tiettyä osakokonaisuutta. Osatoteuttajalla on oma vastuualue ja kustannusarvio. Osatoteuttaja noudattaa samoja rahoituspäätöksen ehtoja kuin päätoteuttajakin (rahoituksen saaja). Hankkeen kilpailutuksen kautta ostamia palveluita. Mikäli yhteistyökumppanin tai osatoteuttajan kuluja esitetään ostopalveluissa, ne ovat katteettomia. Sukupuolinäkökulman valtavirtaistaminen. Sukupuolten tasa-arvon edistämisen strategiaa, jolla sukupuolinäkökulma ja tasa-arvon edistäminen sisällytetään kaikkeen toimintaa eli viedään toiminnan valtavirtaan. Sukupuolinäkökulma on otettava huomioon kaikkien projektien toiminnassa niiden koko elinkaaren ajan. Talkootyö Tasa-arvoprojekti Hankkeen hyväksi tehty vastikkeeton työ.. Talkootyö hyväksytään yksityiseksi rahoitukseksi yleishyödyllisissä investoinneissa ja kehittämishankkeissa. Projekti, jonka pääasiallisena tavoitteena on edistää sukupuoleten välistä tasa-arvoa. Välilliset kustannukset Kustannukset, jotka hyväksytään ja korvataan flat rate mallissa prosenttimääräisinä. Kustannuksia ei tarvitse yksilöidä hankesuunnitelmassa eikä maksatushakemuksissa, eikä myöskään todentaa laskujen tai kirjanpitotositteiden avulla. Välittömät kustannukset Kustannukset, jotka todennetaan hankkeen kirjanpidosta maksettujen laskujen ja muiden vastaavien kirjanpitotositteiden avulla. Kustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle.
Yhteistyökumppani Organisaatio, joka on mukana hankkeen toiminnassa esimerkiksi tuomalla mukaan asiantuntijuuttaan ohjausryhmässä, kehittämisryhmässä, tulosten levittäjän jne. Yhteistyökumppani hyötyy mukanaolosta ainakin välillisesti ja vastaa yleensä kokonaan kustannuksistaan tai kustannukset ovat katteettomia todellisia kustannuksia. 6
7 1 OHJEISTUKSEN TAVOITTEET Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ensimmäinen hanketoimintaohje hyväksyttiin 28.8.2008. Nyt päivitetty hanketoimintaohje on pääpiirteissään samansisältöinen ja muotoinen, sisältäen päivitettyä tietoja ja käytännön hanketoiminnan tueksi tarkoitettua lisäohjeistusta ja välineitä sekä hyviksi todennettuja käytäntöjä. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hanketoimintaohjeen tarkoitus on ohja, tukea ja edistää käytännön hanketoimintaa. Tavoitteena on, että hankkeiden valmistelu, toteutus, seuranta ja tiedonkulku sujuvat hallitusti ja koordinoidusti ja eri osapuolten välinen työn- ja vastuunjakso ovat selkeät. Erityistä huomiota tulee kiinnittää eri hankkeiden välisiin riippuvuuksiin, jotta vältetään päällekkäisyydet hankkeiden käytännön toteutuksessa. Ohjeistuksen laatimisesta ja päivittämisestä vastaa Rovaniemen koulutuskuntayhtymän (jatkossa RKK) hallintopalvelut, yhteistyössä Lapin ammattiopiston (jatkossa LAO) sekä Lapin matkailuopiston projektinhallinnan suunnittelijoiden kanssa. Hanketoimintaohje löytyy sähköisesti osoitteesta https://intra.roiakk.fi/?deptid=10862 Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä hankkeiden hallinnoinnin työkaluna on internetpohjainen Reportronic -projektinhallintajärjestelmä (Rekku). 2 HANKETOIMINNAN MÄÄRITTELY 2.1 Keskeiset käsitteet Käsitteet 1 kuten ohjelma, hanke, projekti, projektisalkku ja investointi ovat käsitteitä, joita käytetään tänä päivänä varsin yleisesti. Näistä käsitteistä kaikille muille paitsi hanke termille löytyy yksiselitteinen englanninkielinen vastine ja melko yksinkertaiset määritelmät eri standardeissa. Suomessa erityisesti julkinen hallinto omaksunut laajalti hanke termin käyttöönoton. Tässä yhteydessä on paikallaan avata hieman näitä termejä. Projekti voidaan tiivistettynä määritellä kertaluontoiseksi työkokonaisuudeksi, jolla on: 1) selkeät tavoitteet ja lopputulos, 2) suunnitelma johon nojaudutaan sekä 3)selvästi rajatut resurssit ja rajattu kesto. Projekti eroaa prosessista siinä, että projektilla on aina oltava päätepiste, jolloin tavoite on saavutettu. Projekti on myös tyypillisesti osa isompaa kokonaisuutta, hanketta tai ohjelmaa. Ohjelman käsitteellä voidaan ymmärtää useammasta projektista koostuvaa ainutkertaista kokonaisuutta, jossa projektien tavoitteet ovat yhdenmukaisia ohjelman tavoitteiden kanssa. Hankkeen määrittely on selvästi vaikeampaa. Hanke voi olla aie, aikomus, tuuma, yritys, suunnitelma tai aloite, jolla ei täysin yksiselitteitä tavoitetta eikä aikajanaa. Käytännössä hankkeella tarkoitetaan suurempaa kokonaisuutta, johon voi kuulua useampia yksittäisiä projekteja. 1 Ks. esimerkiksi http://www.projekti-instituutti.fi/files/78/ohjelmajohtaminen.pdf.
8 PMIn (Project management Institute) mukaan projektisalkku edustaa organisaation ohjelmia, projekteja ja alisalkkuja tiettynä ajan hetkenä. Projektisalkun 2 sisällön osalta myös lähitulevaisuus on merkityksellistä. Tämän näkemyksen mukaan organisaation projektisalkun hallinnan oleellinen tehtävä on projektien valinta ja priorisointi. Eli tosin sanoen, projektisalkkuun kuuluu myös ideoita ja aihioita, jotka ovat vielä valmisteluvaiheessa, eikä niiden osalta ole vielä tehty organisaatiossa lopullisia päätöksiä. Organisaation kokonaiskuvan kannalta projektisalkussa projektien erilliset omistajat on ensisijaisessa vastuussa (liike)-toimintahyötyjen saavuttamisesta. Kuitenkin organisaation ylimmällä johdolla on viime kädessä vastuu siitä, että salkunhallinnassa saavutetaan tasapaino eri näkökulmista. Hanke termin käyttö RKKssa on kuitenkin niin vakiintunutta, että selkeyden vuoksi tässä ohjeistuksessa käytetään jatkossa kaikista hankkeista ja projekteista ainoastaan käsitettä hanke. 2.2 RKK:n hanketoiminta RKKn hanketoiminnan suunnittelun lähtökohtana ovat kuntayhtymän strategiassa määritellyt kriittiset menestystekijät eli: Toiminta-alueettaan palveleva oppimis- ja kehittäjäverkosto o saavutettavuus o uudistaminen o uskottavuus Osaamista uudistava oppimis- ja kehittäjäverkosto o systemaattinen ennakointityö o kilpailukyinen henkilöstötyö o elinikäiset oppimispolut o innovaatio- ja oppimisympäristöt Hyvinvointia edistävä oppimis- ja kehittäjäverkosto o inhimillinen hyvinvointi o ekologinen hyvinvointi Kansainvälinen oppimis- ja kehittäjäverkosto o aidosti kansainvälinen o laadukas ja vetovoimainen o monikulttuurinen o kansainvälisesti verkostoitunut Koulutuskuntayhtymän hanketoiminnan kantavana periaatteena on, että toteutettavat hankkeet tukevat organisaation perustehtävää. Koulutuskuntayhtymän hanketoiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa on myös tärkeää huomioida aluekehitystehtävään vastaaminen. Lapin 2 Organisaation projektisalkun kehittämisen ja johtamisen tueksi on olemassa käyttökelpoisia työkaluja ja malleja, kuten esimerkiksi ICT Standard Forumin sivuilta löytyvät. https://www.tietohallintomalli.fi/
9 maakuntasuunnitelma 2030 toimii eräänlaisena hanketoimintastrategiana Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle. 3 Koulutuskuntayhtymässä toteutettavat hankkeet voidaan karkeasti jakaa kahteen alueeseen: 1. Opetuksen ja osaamisen kehittäminen 2. Aluevaikuttaminen ja innovaatiotoiminta Koulutuskuntayhtymän tulosalueiden tavoitteiden ja ydinprosessien tukemisessa opetuksen ja osaamisen kehittäminen ovat keskeisessä asemassa. Hankkeet mahdollistavat henkilöstön osaamisen kehittämisen, KV-vaihdon ja työelämäjaksot sekä oppimisympäristöjen kehittämisen. Opetuksen ja osaamisen kehittämisen hankkeiden rahoitus saadaan pääsosin kansallisena ulkopuolisen rahoituksena Opetushallitukselta ja Opetus- ja kulttuuriministeriöltä sekä EUrahoituksena ESR- ja EAKR -ohjelmista. Aluevaikuttamisen ja innovaatiotoiminnan hankkeiden tavoitteena on kehittää alueelle uutta, aluetta palvelevaa tutkimusta, kehittämis- ja palvelutoimintaan, koulutusta ja luoda yrityksille ja muille organisaatioille kilpailuetua kehittämällä alueen toiminta- ja innovaatioympäristöjä ja verkostoja. Rahoituslähteinä ovat pääasiassa ELY keskukselta saatava ESR, EAKR ja Maaseuturahastosta (ESFRD) sekä Tekes teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskukselta saatavat rahoitukset. Kansainvälisiin hankkeisiin rahoitusta haetaan lisäksi Interreg- ja ENPI ohjelmista sekä CIMO:n kautta haettavat rahoitukset (Erasmus, Sokrates, Leonardo ). RKK:ssa toteuttavat hankkeet voidaan jaotella myös toimintaympäristön mukaisesti: 1. Kansallinen toimintaympäristö 2. Kansainvälinen toimintaympäristö 3. Sisäinen toimintaympäristö Kansallisen toimintaympäristön hankkeita toteutetaan nimensäkin mukaisesti kansallisella tasolla, hankkeet voivat olla kunnallisia, seutukunnallisia, maakunnallisia, ylimaakunnallisia sekä koko Suomen alueella toteutettavia. Kansainvälisessä toimintaympäristössä toteutetuissa hankkeissa on aika mukana kansainvälinen kumppani tai useita kumppaneita. Kansainvälisestä hankkeesta esimerkkinä voi olla esimerkiksi opiskelijavaihtoon liittyvä hanke, jossa Suomesta lähtee vaihtoon opiskelijoita kohdemaahan, josta puolestaan saapuu opiskelijoita tänne. Tämänkaltaisissa hankkeissa toimintatapana on yleensä vastavuoroisuuden periaate. Käytännössä tällä tarkoitetaan sitä, että vastaanottavat maat huolehtivat kukin vastavuoroisesti esimerkiksi opiskelijoiden työharjoitteluun liittyvistä käytännön järjestelyistä. Sisäisessä toimintaympäristössä toteutettava hanke voi olla esimerkiksi Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä tapahtuva laatujärjestelmän kehittämishanke. Hankkeen päättymisen jälkeen laadun parantaminen jatkuu laatujärjestelmän raameissa jatkuvana prosessina organisaatiossa. 3 http://www.lapinliitto.fi/c/document_library/get_file?folderid=26224&name=dlfe-1054.pdf
10 Eri toimintaympäristöissä toteutettavia hankkeita voidaan tyypitellä esimerkiksi seuraavasti: esiselvityshankkeet, tutkimushankkeet, kehittämishankkeet, koulutushankkeet, tiedonvälityshankkeet ja oman tuotannon hankkeet. Oman rahoituksen turvin toteutetuissa hankkeissa ei käytetä ulkopuolista rahaa, vaan organisaatiossa voidaan toteuttaa esimerkiksi laatujärjestelmän kehittäminen. Käytännössä tämä tapahtuu siten, että koulutuskuntayhtymään perustetaan tilapäinen hankeorganisaatio, jonka työskentelyyn osallistuu organisaatiossa työsuhteissa olevia henkilöitä joiden toimenkuvaa laajennetaan halutun kehittämistavoitteen saavuttamiseksi. Hankkeen lähtökohtana olevan tarpeen tai ongelman lisäksi tulisi selvittää voitaisiinko kyseessä olevaan ongelmaan löytää ratkaisu muulla tavoin. Lisäksi on perusteltava, miksi tarvitaan nimenomaan hankemuotoista toimintatapaa myös muista kuin rahoituksen saannin näkökulmista. Kuviossa 1 on selkeytetty hankkeen rajauksia ja tehtäviä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän näkökulmasta. Ongelma Idea? Idea? Idea? Hankejohtaminen on keino organisoida, tukea organisaation perustehtävän toteutumista ja saada aikaan merkittäviä muutoksia Kriittiset menestystekijät, Lapin maakuntasuunnitelma 2030 Rovaniemen koulutuskuntayhtymän suorituskyky, toiminnan tukeminen ja tavoiteltavat hyödyt sekä vaikutukset Oman perustehtävän tukeminen Hanke Hanke Hanke Hanke Hanke Hanke Hanke Hanke Mukana maakunnan kehittämistoiminnassa Tukea vision saavuttamista Saada aikaan pysyviä positiivisia vaikutuksia Pysyvät vaikutukset Visio 2020 Rovaniemen koulutuskuntayhtymä on toiminta-alueettaan palveleva, osaamista uudistava, hyvinvointia edistävä, arvostettu ja kansainvälinen oppimis- ja kehittäjäverkosto. Toimintaja taloussuunnitelma Lähtötila Ilman hanketta Aika Kuvio 1. Hankkeen rajaukset ja tehtävät Hanketoiminnalla tarkoitetaan tässä yhteydessä RKK:n julkista tukea sisältäviä hankkeita. Ohjetta sovelletaan sellaisiin hankkeisiin, joissa RKK on vastuullinen toteuttaja, koordinoija, kumppani tai alihankkija. Maksullista palvelutoimintaa ei lueta hanketoimintaan.
11 Hankkeiden toteuttaminen on tärkeä osa RKKn toimintaa. Kaikissa hankkeiden toteutuksen vaiheissa on noudatettava kuntayhtymää ja tulosaluetta koskeva lakeja, asetuksia sekä sisäisiä ohjeita, sopimuksia ja päätöksiä. Lisäksi ulkopuolisten rahoittamissa hankkeissa on noudatettava rahoitusta myöntävän tahon säännöksiä (esim. EU:n rakennerahastoja koskevia säännöksiä jne.). 2.3 Hanketiimi Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hankesalkun hallinnoija ja koordinaatiovastuussa oleva toimija on hanketiimi. Hanketiimin kokoonpanon muodostavat kehitysjohtaja (hanketiimin vetäjä), projektinhallinnan suunnittelija, rahoituslähteiden ja rahoituksen asiantuntija. Lisäksi tiimiin kuuluu 2-4 substanssialan asiantuntijaa sekä kv-tiimin puheenjohtaja, jotka tuovat tiimiin oman asiantuntemuksensa kautta ne RKK:n alat, joiden kehittämistarpeisiin hankkeen toteuttaminen tuottaa ratkaisun (=hankkeen omistajat). Hanketiimi laatii vuositasolla 3 vuotisen toiminta- ja taloussuunnitelman, jonka toteutumista arvioidaan vuositasolle. Kuviossa 1 on kuvattu hankeideoiden tai aihioiden syntylähteet. Läpäisyvaiheen läpikäynyt idea tai aihio voi olla lähtöisin organisaation sisäpuolelta tai ulkopuolelta. Hanketiimi valmistelee toiminta- ja taloussuunnitelman yhteistyössä koulutuskuntayhtymän koulutussuunnittelijoiden, ennakoinnin ja muiden asiantuntijoiden kanssa keväisin kuluvan vuoden koulutussuunnittelun painopisteiden ja sisältöjen laatimisen yhteydessä. Organisaation on myös hyvä seurata toimintaympäristössään tapahtuvia muutoksia ja kyetä kuuntelemaan ympäristönsä heikkoja signaaleja. Pääpiirteissään heikot signaalit voivat olla: 4 uhkia tai mahdollisuuksia organisaatiolle uusia ideoita tai trendejä jotka vaikuttava organisaatioon tai sen toimintaympäristöön edustavat mahdollisuutta oppia, kasvaa ja kehittyä uusia ja yllättäviä signaalin vastaanottajan näkökulmasta vaikeasti havaittavia kohina ja muiden signaalien keskeltä omaavat viiveajan ennen kypsymistään ja valtavirraksi muuttumistaan Hanketiimin muut tehtävät ovat seuraavat: 5 idea tai aihio kirjataan hanketiimin ylläpitämään hankesalkkuun tiimi tekee ensiarvioinnin eli tarkistaa idean kytkennän kuntayhtymän strategian kanssa, myönteisen tulkinnan pohjalta käynnistetään ideavaiheen suunnitelman työstäminen käynnissä olevien hankkeiden tukielin ideointia tukeva elin vuoropuhelun synnyttäminen organisaation eri tasojen, toimijoiden ja hankkeiden välille 4 Ks. esimerkiksi: http://www.mgtaylor.com/mgtaylor/jotm/winter97/wsrintro.htm 5 Ks esimerkiksi: Keskipohjanmaan projektitoiminnan suunnitelma 2007-2013. Saatavilla osoitteesta: http://www.kpedu.fi/data/liitteet/69be06dfc3d141de9d13424b2c0c819a.pdf. Myös Salon seudun koulutuskuntayhtymän hankintatoimen ohje on tutustumisen arvoinen. Saatavilla osoitteesta: http://www.sskky.fi/attachements/2012-08-01t09-29-29123.pdf
12 koulutuskuntayhtymän projektihallinnon kehittäminen yksiköiden ja muiden sidosryhmien yhteistyön lisääminen yhteisten pelisääntöjen ja toimintamallien luominen sekä henkilöstön kouluttaminen niiden käyttöönottoon uusien ja vaihtoehtoisten rahoituskanavien aktiivinen etsiminen ja niistä tiedottaminen sekä koulutuskuntayhtymän ja alueen strategisten linjausten konkretisoiminen kehittämishankkeiksi ja -ohjelmiksi Organisaation hankesalkun hallinnoinnin tarkoitus on vastata hankesalkun ajantasaisuudesta, hankkeiden riippuvuuksien hallinnasta ja uusien hanke-ehdotusten arvioinnista. Koulutuskuntayhtymän työvaliokunnan tehtävä on hanketiimin esityksestä päättää uusien hankkeiden käynnistämisestä, keskeyttämisestä sekä hankesalkun painopisteistä. Hankesalkun sisällön säännöllinen ja systemaattinen tarkoituksenmukaisuuden arviointi on olennainen osa salkun hallintaa. Kaikilla salkussa olevilla hankkeilla on oltava organisaation perustehtävän tukemista oleva olemassaolon oikeutus. Hankkeiden väliset riippuvuudet on tunnistettava. Koska hankesalkuissa olevilla hankkeilla on yleensä eri projektipäälliköt, riippuvuuksien tunnistaminen ja muutoksista tiedottaminen korostuvat. 3 HANKKEEN DOKUMENTOINTI Hankkeen asiakirjahallinnossa noudatetaan kuntayhtymän arkistotoimen ohjeita ja rahoittajan rahoituspäätöksessä antamia määräyksiä. Hankkeeseen liittyvät asiat tulee dokumentoida siten, että hankkeen suunnittelun ja toteutuksen kaikki vaiheet (niin sanottu audit trail eli katkeamaton jäljitysketju) voidaan vaikeuksitta selvittää sekä hankkeen aikana että sen päättymisen jälkeen. Dokumentoinnin tärkeys kostuu erityisesti tilanteissa, joissa hankkeen avainhenkilöissä on tapahtunut vaihtumisia hankkeen aikana. Riittävän hyvin järjestetty dokumentointi helpottaa myös hankkeen väli- ja loppuraporttien laadintaa sekä mahdollisten epäselvyyksien esiintyessä helpottaa tapahtumien, sovittujen tehtävien ja vastuiden selvittämistä myöhemmin. Esimerkiksi EU rahoitteisten hankkeiden järjestämissä tilaisuuksissa ja koulutuksissa tulee aina pitää nimilistaa. Pääpiirteissään hankkeen toiminnan aikaa tulee dokumentoida: vaiheet ja tehtävät, aikataulut, kustannukset, resurssit (henkilöt, työvälineet ja tilat) ja hankkeen aikana tapahtuneet muutokset. Hankkeen dokumentoinnin tukena voidaan pitää hankepäiväkirjaa. Projektit tai hankkeet ovat keskenään hyvinkin erilaisia ja toimintatapoja on yhtä paljon kuin on hankkeita. Mitään yleispätevää kaikille sopivaa mallia hankepäiväkirjan pitämiseksi ei ole, vaan hankepäiväkirjaan voidaan kirjata ylös hankkeen eri tapahtumia. Kuten esimerkiksi neuvottelut ja koulutustilaisuudet, ajankohdat, osallistujat, sisällöt, tulokset, palautteet. Hankepäiväkirja ei voi korvata ohjausryhmien ja muiden ryhmien kokousten päiväkirjoja ja muistioita, vaan se toimii ennen kaikkea muistin tukena ja palvelee hankkeiden raportointia ja arvioimista., unohtamatta hyviksi havaittujen käytäntöjen toistamista ja levittämistä.
13 Toimipisteessä ylläpidetään hankekohtaista hankekansiota, jonka sisältö jäsennetään liitteen X mukaisesti. Hankkeen aineosto säilytetään sähköisessä muodossa Reportronic projektinhallintajärjestelmässä. Mikäli hankkeessa on salassa pidettävää aineistoa, hanke määritellään järjestelmässä ei julkiseksi. Hankkeen alkuperäiset hakemukset, päätökset ja maksatushakemukset jne. säilytetään toimipisteen toimesta. Projektipäällikkö ja projektinhallinnan suunnittelijat vastaavat siitä, että hankkeen aikana syntyneet asiakirjat (esimerkiksi raportit, kirjanpito ja tositteet) ovat helposti saatavilla mahdollisessa tarkastustilanteessa. Hankkeiden aloitusvaiheissa tulee todeta hankkeisiin osallistuvien organisaatioiden nimenkirjoitusoikeudet ja allekirjoitusnäytteet dokumentoidaan hankearkistoon heti, kun ne ovat tiedossa. 4 HANKETYÖN VAIHEET Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä noudatetaan hanketoiminnassa soveltuvin osin Project Cycle Management (PCM) mallia, joka on myös useiden sekä kansallisen että kansainvälisen hanketoimintaa rahoittavien viranomaistahojen rahoituksen myöntämisen kriteerinä. Hankesyklin johtamisen tavoitteena on yhdistää suunnittelu -, päätöksenteko-, toteutus- ja arviointivaiheet oppivaksi prosessiksi. Hanketyön vaiheet: 1. Tunnistusvaihe 2. Muotoiluvaihe 3. Toteutusvaihe Kappaleissa 4.2-4.4 on esitetty kunkin vaiheen prosessikuvaukset. Arviointi ja asettaminen kuuluvat kuhunkin vaiheeseen. 4.1 Tasa-arvonäkökulman huomioiminen hankkeissa Yksi keskeinen osa-alue laadukasta hankehallinnointia on tasa-arvonäkökulman huomioiminen hankesuunnittelussa ja hankehallinnossa 6. Sukupuolten välisen tasa-arvon edistäminen on nostettu korostetusti esille EU:n ohjelmakehyksissä. EU:n toteuttama kaksoisstrategia sisältää vaateen, että sukupuolinäkökulma on erillisten toimien lisäksi valtavirtaistettava niin kehittämistoiminnan suunnittelussa, valmistelussa, toteutuksessa, ohjauksessa kuin arvioinnissakin. Tämän strategian mukaisesti sukupuolistrategiaa edistetään sekä erityisillä tasa-arvoprojekteilla, että huomioimalla 6 Ks esimerkiksi: http://www.tem.fi/files/31747/opas_tasaarvon_valtavirtaistaminen_kehittamisohjelmissa_ja_projekteissa.pdf ja http://www.rakennerahastot.fi/rakennerahastot/tiedostot/ohjeet_suunnittelijoille/ohjeita_naisten_ja_mieste n_vaelisen_tasa-arvon_huomioimiseksi_hankesuunnittelussa.pdf
14 sukupuolinäkökulma kaikissa projekteissa. Sukupuolinäkökulma pitää integroida kaikkeen rakennerahastojen ohjelmatyöhön ja projekteihin niiden toiminnan kaikissa vaiheissa. Sukupuolinäkökulman valtavirtaistaistaminen on sekä tapa edistää sukupuolten tasa-arvopa että myös tapa tehdä parempaa ohjelmatyötä ja vaikuttavimpia hankkeita. Ohjelmatyön ja projektien laatu ja vaikuttavuus parantuvat sukupuolinäkökulman huomioonottamisella. Sukupuolinäkökulman valtavirtaistaminen merkitsee tarvelähtöisyyden ja asiakasnäkökulman syventämistä projektien toiminnassa. Hyvä muistilista tasa-arvonäkökulman huomioimisille hankesuunnitteluun ja käytännön toteutukseen on seuraavanlainen: Suunnitellaan tavoitteet ja toimenpiteet siten, että hanke edistää naisten ja miesten välistä tasa-arvoa. Sidos- ja kohderyhmien, naisia ja miehiä, konsultoidaan hankesuunnitelmaa tehtäessä. Huolehditaan että tarpeellinen asiantuntemus tasa-arvokysymyksissä on käytettävissä hankkeeseen liittyen. Hankkeen talousarvion laadinnassa huomioidaan tasa-arvon edistämisen aiheuttamat mahdolliset lisäkustannukset. Sukupuolten tasa-arvon toteutuminen huomioidaan hankkeen seuranta- ja arviointijärjestelmässä (määrälliset ja laadulliset indikaattorit). Sukupuolten tasa-arvon näkökulma huomioidaan myös hankkeen vaikutusten arvioinnissa. Hyviä käytäntöjä levitettäessä myös tasa-arvoa edistävät hyvät käytännöt otetaan levitykseen. Kaikkien hanketyön vaiheiden ajan näkökulman tulisi olla, asiakkaan eli miehen ja naisen huomioiminen. Hanketoiminnassa puhutaan sukupuolivaikutusten arvioinnista 7, lyhennettynä suvaus, jolla tarkoitetaan sitä, että hankkeen tarvetta, tavoitteita, kohderyhmiä, toimintoja, tiedottamista ja hyviä käytäntöjä arvioidaan molempien sukupuolten aseman, elämäntilanteiden, tarpeiden ja odotusten kannalta. Sukupuolivaikutusten arviointia tulee tehdä hankkeen suunnittelu-, toteutus- ja arviointivaiheissa. Hankkeen toiminnan suvauksessa sukupuoli tehdään näkyväksi hankesuunnittelussa ja pyritään selvittämään mitä eroja sukupuolten välillä on hankkeen toiminnan kohteena olevassa kysymyksessä. Sukupuolivaikutusten arvioinnin tarkoituksena on selvittä ja arvioida tavoitteiden ja toimenpiteiden vaikutuksia eri sukupuolten ja sukutasa-arvon kannalta. Koulutuskuntayhtymän hallinnoima Lapin Letka hanke on valmistelemassa hankkeiden käyttöön suvaus-työkalua. 4.2 Tunnistusvaihe (hankeidea, esiselvitys) Hankeidean tulee perustua toimintaympäristössä ilmeneviin konkreettisiin ongelmiin tai tarpeisiin. Lisäksi hankkeiden tulee edistää kuntayhtymän ja sen tulosalueen tavoitteita ja strategioita sekä tukea aluekehitystyötä. 7 http://www.stm.fi/tasa-arvo/sukupuolisilmalasit/valtavirtaistaminen/arviointi
15 Hyvän idean löytymisen myötä yksi tapa arvioida sen käyttökelpoisuutta ja tarvetta on peilata idea maakunnan tulevaisuuden näkymien näkökulmasta. Lapin luotsi ennakointiportaalia kehitetään Lapin maakunnallisen ennakointityön tueksi. Ennakointiportaali löytyy osoitteesta: http://luotsi.lappi.fi/1 Tunnistusvaiheessa eri valintakriteerien (ks. luku 15)pohjalta arvioidaan hankeidean toteutuskelpoisuus. Tunnistusvaiheen keskeisenä arviointiselkänojana on koulutuskuntayhtymän talous- ja toimintasuunnitelma, jossa on määritelty ja yksilöity hanketoiminnan painopisteet, sekä strategiassa asetetut kriittiset menestystekijät. Kuviossa 2 on esitetty hankkeen tunnistusvaiheen prosessikuvaus. Hanketyön prosessikaavio: vaihe 1 Tarve Toiminta- ja taloussuunnitelma 1.Hankeidea 2. Hanketiimi arvioi idean (kytkentä strategian kanssa) Ei, hankeidea jää hankesalkkuun Tunnistusvaihe 3.Hanke on toteuttamiskelpoinen (Reportronic) Kriittiset menestystekijät Lapin maakuntasuunnitelma Arviointi 4 A: Toimipiste asettaa tunnistusvaiheessa resurssit suunnitelman teolle 4 B: Tiedoksi työvaliokunnalle Kuvio 2. Tunnistusvaiheen prosessikaavio. Hanketiimin arvioinnin pohjalta toteuttamiskelpoinen hankeidea voidaan vielä Reportronic järjestelmään, jossa voidaan vielä varmistaa ettei ideaa jo valmistella tai toteutetaan jossain muussa kuntayhtymän hankkeessa. Tunnistusvaiheessa syötetään järjestelmään hankeidean perustiedot: 1. Lisää hanke perustiedot sisältö välisivuille I. hankkeen nimi II. suunniteltu aikataulu III. hankekuvaus (ideavaiheessa tieto budjetin loppusummasta) IV. hankkeen tausta ja tarve
16 V. kohderyhmät VI. tavoitteet, mittarit VII. hankkeessa tarvittavat henkilöstöresurssit 2. Sisältö kohtaan 9 tai kustannus välisivulle -kustannusarvio Vaiheessa 4 A toimipisteen johtaja asettaa resurssit tunnistusvaiheessa tarvittavat resurssit, joilla idean laadinta hankesuunnitelmaksi käynnistyy. Hyväksytty hankeidea annetaan myös työvaliokunnalle tiedoksi. 4.3 Muotoiluvaihe (hankkeen suunnittelu- ja hakemusvaihe) Hankesuunnitelman ja rahoitushakemuksen tekeminen ovat hankkeen tärkeimmät vaiheet. Toimipiste nimittää hankesuunnitelman tekijän ja osoittaa tarvittavat resurssit suunnitelman teolle. Hankesuunnitelman laadinnassa noudatetaan ns. tavoiteorientoitunutta hankesuunnittelua (liite X, suunnittelumatriisi) ja kuvataan mm. hankkeen tausta ja tarve, tavoitteet, toimenpiteet, panokset, tuotokset, tulokset, tarvittavat resurssit, kustannukset sekä mittarit, riskit ja vaikuttavuus. Hankesuunnitelman rakenne vastaa projektinhallintajärjestelmän Sisältökenttiä ja hankesuunnitelma on tehtävissä ja tulostettavissa järjestelmässä. Alla on kuvattu muotoiluvaiheen prosessit.
17 Hanketyön prosessikaavio: vaihe 2 4. Hankesuunnitelman työstäminen käynnistyy 5A. Rahoittajien kartoitus, ja alustavat neuvottelut Muotoiluvaihe 6. Hanke- ja rahoitussuunnitelma valmiit 5B. Konkretisoidaan ja asetetaan: tavoitteet, toimenpiteet, riskien kartoitus, aikataulut, budjetti, hankkeen riippuvuudet, tarvittavat resurssit, yhteistyökumppanit, mittarit, toivotut vaikutukset Arviointi 7. Työvaliokunta tekee muotoiluvaiheen asettamispäätöksen 8. Tiedoksi johtoryhmälle 9. Kuntayhtymän johtaja allekirjoittaa hakemuksen 10. Valmis hakemus rahoittajille Kuvio 3. Muotoiluvaiheen prosessikaavio. Muotoiluvaiheessa tarkennetaan hankkeen yhteistyökumppanit, kohderyhmä ja selvitetään mahdolliset rinnakkaishankkeet ja verkottumisyhteydet. Samalla kartoitetaan hankkeelle sopivin rahoituslähde ja aloitetaan rahoitusneuvottelut. 8 Hankkeen sidosryhmäanalyysi on yksi keino sitouttaa toimijoita mukaan hankkeeseen. Useissa tapauksissa kritiikkiä hanketta kohtaan tulee jälkeenpäin siitä, että hankkeen vastustajat on sivuutettu toiminnasta ja tiedottamisesta ulkopuolelle. Hyvän sidosryhmäanalyysin tuloksena on kartoitettu ne yksilöt, ryhmät ja organisaatiot: joilla on projektin toteuttamisen kannalta keskeistä tietoa tai ammattitaitoa, jotka tulevat tekemään projektia koskevia päätöksiä, joiden tuki projektille on edellytys onnistumiselle, joihin projektilla on myönteisiä tai kielteisiä vaikutuksia, joilla on projektiin myönteisiä tai kielteisiä vaikutuksia. 8 Ks. esimerkiksi: http://projektori.turkuamk.fi/info/projektiohjeistus/projektityokalut/pcmprojektiajattelu.pdf
18 Hankkeilla on sekä sisäisiä että ulkoisia sidosryhmiä. Organisaation johto, toisten hankkeiden edustajat ja muu henkilöstö kuuluvat sisäisiin sidosryhmiin. Yhteistyökumppanit, asiakkaat, ulkopuoliset asiantuntijat, kilpailijat jne. ovat ulkoisen sidosryhmien edustajia. Hankkeen käytännön toteutuksen kannalta, projektipäällikölle sidosryhmien sitouttaminen, motivoiminen ja haastaminen toimintaan osallistumiselle on merkittävä resurssi, joka kannattaa huomioida hankkeen toteutusvaiheessa. Hankkeen eri toimijoilta odotetaan jo muotoiluvaiheessa vahvaa sitoutumista hankkeeseen. Osallistujien ja rahoittajien kanssa tehdään yhteistyösopimus (ks. luku 6 sopimukset). Hanketta valmistellaan kokonaisuudessaan kunkin rahoittajan edellyttämällä tavalla yhteistyössä rahoittajan kanssa. Hankkeessa tarvittavien resurssien arviointia ei voi ylikorostaa, aikataulujen ohella suurimmat riskit liittyvät ennen kaikkea resursseihin. Hankkeiden epäonnistumiset johtuvat yleensä henkilöstöresurssien (henkilöstön vaihtuvuus, epäpätevyydet, alimitoitus) ja taloudellisten resurssien (alimitoitus)aliarvioimisesta. Kolmas keskeinen tekijä epäonnistumisiin on väärin arvioitu hankkeen aikataulutus, eli hankkeille on laadittu liian tiukat aikataulut. Suunnitteluvaiheessa on myös hyvä kartoittaa hankkeen riippuvuudet organisaation muihin hankkeisiin, näissä tapahtuviin toimenpiteisiin ja päätöksiin. Hankkeen suunnitteluvaiheessa korostuu myös aktiivisen sisäinen tiedottamisen tärkeys. Opastusta hankehakemuksen tueksi tarjoaa myös hanketoimijan käsikirja: 9 Rakennerahastoissa hakemus tehdään seuraavassa osoitteessa: https://www.eura2007.fi/hakija/login.jsp Kaikki hankkeet haetaan Rovaniemen koulutuskuntayhtymän nimissä ja hakemukset allekirjoittaa koulutuskuntayhtymän johtaja (tai muu organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö). Hakemuksessa on tarvittaessa oltava yhteistyökumppaneiden nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden alkuperäiset allekirjoitukset. 4.4 Toteutusvaihe (hankkeen käynnistäminen, toteuttaminen, päättäminen) Hankkeen toteuttamisesta ja siihen osallistumisesta päätetään kuntayhtymässä kulloinkin voimassa olevien päätösvaltuuksien mukaan. Vastuu toteutuksesta on kokonaisuudessaan sillä toimipisteellä, jonka kehittämistarpeisiin hankkeen toteuttaminen tuottaa ratkaisun ja joka on päättänyt hankkeen toteuttamisen käynnistämisestä. Toteuttaminen voidaan vaiheistaa seuraavasti: 1. hankkeen käynnistäminen 2. hankkeen toteuttaminen 10 3. hankkeen lopetus 9 http://www.maaseutu.fi/attachments/newfolder_94/5v2z7cy5i/mmm_msv_ho_esfi_b5_161110.pdf 10 Hankkeen toteuttamisvaiheessa voidaan hyödyntää erilaisia hyviä malleja ja käytäntöjä, joista yhtenä esimerkkinä on INNOFOKUS hankkeen web-pohjainen työkalu erityisesti rakennerahastohankkeiden toimintaa varten. Sovellukseen rekisteröityminen on maksutonta (http://www.orkesterointi-inno.fi/toolbox/).
19 Kuviossa X on esitetty hankkeen toteutusvaihe. Hanketyön prosessikaavio: vaihe 3 10. Rahoittajan päätös 10B. Kielteinen rahoituspäätös 10C. Tiedoksi työvaliokunnalle Toteutusvaihe 10A. Myönteinen rahoituspäätös 12. Hankkeen käynnistäminen 11A. Toteutusvaiheen asettamispäätös tulosalueella (A päätös) 13. Hankesuunnitelman ja rahoituspäätöksen yhteensovittaminen 11B. Tiedoksi RKK:n hallitukselle Arviointi 14. Hankkeen toteuttaminen: Hankkeen tehtävien suorittaminen vaiheittain hankesuunnitelmaa tarkemman ja yksityiskohtaisemman toimintasuunnitelman pohjalta 15. Hankkeen päättäminen: lopputuloksen tarkistaminen, tuotosten luovutus, tulosten arviointi, loppuraportin ja talousraportin hyväksyminen ja organisaation purkaminen Kuvio 4. Toteutusvaiheen prosessikaavio. Hankkeen käynnistäminen Rahoittajaviranomaisille jätettyjen hakemusten käsittely voi kestää useista kuukausista jopa vuoteen. Rahoitushakemuksen käsittelyn aikana hankeympäristössä voi tapahtua monia muutoksia, jotka tulee huomioida ennen hankkeen toimenpiteiden käynnistämistä. Myönteisen rahoituspäätöksen saavuttua on perusteltua tarkistaa ja päivittää alkuperäinen hankesuunnitelma, aikataulutus sekä tavoiteasettelun realistisuus ja budjetin kustannuslajien oikeellisuus. Myönteisen rahoituspäätöksen saavuttua, tulosalueen johtaja tekee toteutusvaiheen asettamispäätöksen eli ns. A päätöksen, joka annetaan tiedoksi koulutuskuntayhtymän hallitukselle. Käytännön hanketyö käynnistyy asettamispäätöksen myötä. Hanketyötä ohjaa hyvin tehty ja dokumentoitu hankesuunnitelma, joka on rahoituspäätöksessä hyväksytty. Rahoituspäätös on hankesuunnitelmaa velvoittavampi ja päätös voikin poiketa olennaisesti jätetystä rahoitushakemuksesta, mikä voi edellyttää hankesuunnitelman tarkentamista.
20 Ennen rahoituspäätöstä syntyneistä kustannuksista vastaa muotoiluvaiheen asettamispäätöksessä nimetty vastuullinen toimipiste, mikäli kustannuksia ei hyväksytä tuen piiriin tai rahoittaja tekee kielteisen rahoituspäätöksen. Eri rahoittajatahoilla on varsin tarkat ja yksityiskohtaiset viranomaisnormistot, joihin on syytä tutustua huolelle. Viranomaisnormistoa löytyy rahoittajien internet-sivuilta 11. Hankkeen toteuttaminen Hankkeen toteuttamisessa organisaation hankejohtamisen tulee olla kunnossa. Johdolta edellytetään riittävää sitoutumista ja tukea hankkeelle ja sen henkilöstölle. Toteutusvaiheen muita sudenkuoppia ovat muun muassa seuraavat: tuen ja omistajuuden puuttuminen hankkeen puutteellinen valvonta riittävän päätösvallan puuttuminen projektipäälliköltä puutteelliset resurssit informaatio ei kulje hankehenkilöstön ammattitaidottomuus hankehenkilöstön ylikuormitus (hankehenkilöstö tulee talon sisältä, kuinka varmistaa ettei hankehenkilöstö kuormitu liikaa, eli aikaisemman työroolin johdosta ajautuu / joutuu mukaan hankkeen toteuttamisen kannalta turhiin kokouksiin, palavereihin, seminaareihin, jotka eivät liity mitenkään hankkeen varsinaiseen toimintaan) Hankkeen onnistuminen edellyttää tehtävien suorittamista vaiheittain. Hankkeen eri vaiheet ja toimenpiteet kuvataan, projektipäällikön tekemässä hankesuunnitelmaa tarkemmassa ja yksityiskohtaisemmassa, toimintasuunnitelmassa. Hankesuunnitelman ja sen eri vaiheiden tavoitteiden toteutumista tulee seurata ja arvioida koko hankeen ajan (laadullisen ja määrällisen kriteerien täyttyminen, talousseuranta, suoritteiden toteutuminen, esimerkiksi oppilastyöpäivät ja osallistujamäärät). Hankkeen toimintasuunnitelman tehtäväkokonaisuudet ovat: aikataulun hallinta, tehtävien oikea-aikainen valmistuminen kustannusten hallinta, hankeen taloudellinen toteutuminen vaiheittain ja kokonaisuutena muutosten ja lisäysten hallinta, muun muassa tarvittavat muutokset uusien odottamattomien tilanteiden johdosta dokumentointi, raportointi rahoittajille ja sidosryhmille hankkeen laadun ohjaus ja varmistus. 11 http://www.rakennerahastot.fi/rakennerahastot/fi/03_hakijalle/05_toteuttajalle/index.jsp ja http://www.lapinliitto.fi/rahoituksen_hakeminen/maakunnan_kehittamisraha
21 Hankkeen lopettaminen Hankkeen huolellinen ja näkyvä päättäminen on yksi hankehallinnoinnin ja osaamisen osa-alueista. Hankkeen hallinnoijan osaaminen välittyy rahoittajien ja muiden sidosryhmien tietoisuuteen ja luo uskottavuutta myös tulevien hankkeiden hoitamiseksi. Hankkeen kaikki raportit ja hankehenkilöstön tehtäviksi asetetut tehtävät tulee saattaa loppuun hankkeelle rahoituspäätöksessä vahvistetun ajan sisällä. Hankkeelle ei voi syntyä tukikelpoisia kustannuksia päättymisajankohdan jälkeen. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että hankkeella ei ole henkilökuntaan, vaan hallinnoijalla on velvollisuus huolehtia tarvittavista toimista, kuten asiakirjojen ja tositteiden säilyttämisestä rahoittajan päätökseen ehtojen mukaisesti vaaditun ajan. Hankkeen päättäminen sisältää lopputuloksen tarkastamisen, tuotosten luovutuksen, tulosten arvioinnin ja hankeorganisaation purkamisen. Hanke voidaan päättää, kun sen tehtävät on suoritettu ja tulokset on hyväksytty ohjasryhmässä. Viimeisessä kokouksessa käsitellään projektipäällikön laatima loppuraportti ja hankkeen talousraportti. Hankkeen päättämistilanteessa olisi myös hyvä miettiä tulosten siirrosta käytäntöön sekä sopia hankkeen jälkihoidosta. 5 HANKEORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT 5.1 Hankkeiden omistajuus ja organisaatio Hankkeet haetaan aina Rovaniemen koulutuskuntayhtymän nimissä ja hakemuksen allekirjoittaa koulutuskuntayhtymän johtaja (tai organisaation muu nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö). Hankkeiden pääomistaja eli hakijataho on aina Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, käytännön omistajuus puolestaan on sillä toimipisteellä, jonka kehittämistarpeisiin hankkeen toteuttaminen tuottaa ratkaisun. Hankesalkun hallinnointi ja koordinointivastuu on RKK:n hanketiimillä. Kuviossa 2 on kuvattu RKK:n hanketoiminnan omistajuus, organisoituminen ja keskeiset vastuut. Tässä yhteydessä on hyvä korostaa, että kuviossa ei ole kyse organisaatiokaaviosta, vaan tarkoituksena on kuvata esimerkin kautta kuinka hanketoiminta käytännön tasolla asemoituu koulutuskuntayhtymän kontekstiin. Esimerkiksi kuviossa kuvattu hanketiimi on asemaltaan hanketoimintaa palveleva tukielin.
22 Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hanketoiminnan omistajuus ja organisoituminen Hankesalkun hallinnoija Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Hankkeiden hakija ja pääomistaja, juridinen vastuu Vuoropuhelun synnyttäjä eri toimijoiden ja hankkeiden välille Hanketiimi Tulosalue A Tulosalue B Tulosalue C Taloudellinen omistajuus ja vastuu Vastuussa taloudesta Hanke A: Toimipiste (toteutuksen vastuu) Hanke B: Toimipiste (toteutuksen vastuu) Hanke C: Toimipiste (toteutuksen vastuu) Vastuussa hankkeesta Pakollinen Projektipäällikkö Projektipäällikkö Projektipäällikkö Ohjausryhmä Ohjausryhmä Projektisihteeri Ohjausryhmä Valvova elin, ei juridista vastuuta Talousvastaava Talousvastaava Talousvastaava Hankeryhmä Vapaaehtoinen Kuvio 5. Hankkeiden omistajuus ja organisoituminen. Kuviosta puuttuvat yhteistyökumppanit ja muiden sidosryhmien edustajat. RKK:n sisäisissä hankkeissa ei välttämättä ole mukana edellä mainittuja. Hankkeet voivat olla myös kahden toimipisteen (A ja C) yhteisesti toteuttamia hankkeita, mutta kaikilla hankkeilla on kuitenkin perusteltua olla niin sanottu kotipesä eli käytännön omistajuus ja vastuu on selkeästi osoitettavissa. Lisäksi käynnissä voi olla myös koko koulutuskuntayhtymää käsittäviä hankkeita kuten esimerkiksi laatujärjestelmän sekä henkilöstön osaamisen arviointi ja kehittämisen kaltaisia kehittämishankkeita. 5.2 Projektipäällikkö ja muu projektihenkilöstö Projektipäällikön roolina on olla kokonaisvastuussa hankkeesta, sisällöllisestä toteutuksesta ja sen suunnittelusta, taloudesta ja työnohjauksesta ellei toisin ole sovittu. Projektipäällikkö johtaa hanketta ja osallistuu sen toteutukseen. Projektipäällikkö myös henkilöityy helposti hankkeen keulakuvaksi antamalla hankkeelle kasvot. Projektipäällikön työtä johtaa asettamispäätöksessä tulosalueelta nimetty vastuuhenkilö tai asettamispäätöksen allekirjoittaja.
23 Projektipäällikön tehtävät voidaan jaotella seuraavasti: tarkistaa rahoituspäätökset (mm. vertaus hankehakemukseen ja vastaa siitä, että hanke toteutetaan rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla vastaa hankkeen toteutuksesta ja seurannasta hankesuunnitelman mukaisesti käynnistää projektiryhmän työskentelyn ja ohjaa ryhmää osallistuu hankkeen henkilöstön palkkaamiseen ja henkilöstöhallintoon vastaa projektiryhmän sitouttamisesta tavoitteiden saavuttamiseksi vastaa hankkeen ajantasaisesta tiedottamisesta kaikille sidosryhmille ja päivittämisestä projektinhallintajärjestelmään pyrkii ennaltaehkäisemään riskejä ja ongelmia sekä hallitsemaan muutoksia vastaa hankkeen sidosryhmien edustajien sitouttamisesta toimintaan antaa hankkeelle kasvot Projektipäällikön sijaan hankkeella voi olla myös projektisuunnittelija, projektisihteeri, projektityöntekijä tai muu vastuuhenkilö. Projektisuunnittelijan tehtävänkuvaus on selvästi projektipäällikön vastaava suppeampi. Projektisuunnittelija toimii projektipäällikön alaisuudessa ja on projektin vastuullisen toteuttaja roolissa. Projektin vastuuhenkilöllä tarkoitetaan koulutuskuntayhtymässä esimerkiksi tiettyjä työsuhteessa olevia henkilöitä joiden toimenkuvaansa on kirjoitettu velvollisuus osallistua hanketoimintaan. Käytännössä esimerkiksi opiskelijavaihtoon liittyvissä kansainvälisissä hankkeissa vastuuhenkilönä voi olla opettaja, jonka toimenkuvauksissa on velvoite osallistua hanketoimintaan. Kyseessä on kuitenkin hanke, mutta sillä ei ole perustettu erillistä hankeorganisaatiota. 5.3 Projektiryhmä, projektisihteeri ja talousvastaava Hankkeenkäytännön toiminnan tueksi voidaan perustaa myös projektiryhmä, jonka jäsenet liittyvät vahvasti hankkeen substanssiosaamiseen ja jotka voivat kuulua myös hankkeen sidosryhmiin. Projektiryhmän koollekutsumisesta ja järjestäytymisestä vastaa projektipäällikkö. Projektiryhmän kokousten yhteydessä ei ole tarvetta pitää laatia virallista pöytäkirjaa, vaan keskusteluiden ylöskirjaamiseksi riittää epävirallinen muistio, joka laatiminen on projektipäällikön vastuulla. Muistiot on hyvä sisällyttää hankkeen projektikansion yhteyteen. Hyvin muodostetun (asiantuntemus) projektiryhmän anti hankesuunnitelman käytännön toiminnan eteenpäinviemiseksi voi olla korvaamattoman arvokasta. Projektiryhmä osallistuu hankkeen toteutuksen suunnitteluun suorittaa projektipäällikön määräämiä tehtäviä raportoi työn edistymisestä projektipäällikölle noudattaa annettuja sääntöjä, määräyksiä ja standardeja kehittää työmenetelmiä ja omaa ammattitaitoaan antaa oman asiantuntemuksensa hänelle sovituilla osa-alueilla Projektisihteeri (palkataan yleensä vain suuriin hankkeisiin)
24 suorittaa projektipäällikön määräämiä tehtäviä laatii ja koordinoi aikataulut projektipäällikön apuna osallistuu hankepalavereihin, joissa voi toimia sihteeriä Talousvastaava (projektihallinnan suunnittelija) osallistuu hankesuunnitteluun ja neuvontaan avaa hankkeelle kustannuspaikan perehdyttää ja kouluttaa projektipäällikön ja muun hankehankehenkilöstön hankehallinnointiin opastaa hankehenkilöstölle projektinhallintaohjelmiston käyttöä (muun muassa työaikakirjaukset) konsultoi ja neuvoo hankkeen talousasioissa vastaa hankkeen kustannuspaikan avaamisesta kuntayhtymän kirjanpitoon vastaa taloustietojen oikeellisuudesta projektinhallintajärjestelmässä vastaa hankkeen kirjanpidon oikeellisuudesta ja lainmukaisuudesta huolehtii kumppaneiden osuuksien tilittämisestä rahoituspäätösten mukaisesti osto- ja myyntireskontran seuraaminen yhteistyössä projektipäällikön kanssa raportoi hankkeen taloustilanteesta määräajoin projektipäällikölle ja tilivastuullisille laatii maksatushakemukset yhteistyössä projektipäällikön kanssa, valmistelee ja mahdollisuuksien mukaan esittelee ne ohjausryhmälle sekä toimittaa hakemukset liitteineen rahoittajille tiedottaa talousasioista ja toimii yhteyshenkilönä kuntayhtymän taloushallintoon arkistoi dokumentit hankkeen päätyttyä 5.4 Ohjausryhmä Hakkeen ohjausryhmä asetetaan sillä toimipisteessä, jossa hanke toteutetaan. Hankkeen ohjausryhmä asetetaan toteuttamisvaiheen asettamispäätöksessä, joka toimitetaan ohjausryhmän jäsenille. Sukupuolisen tasa-arvoisuuden toteutumiseksi myös ohjausryhmän kokoonpanoa mietittäessä tulee kiinnittää huomiota ohjausryhmän kokoonpanon. Hankkeen ohjausryhmä on ohjaava ja valvova elin, jonka jäsenet kootaan niistä organisaatioista, joiden toimintaan hakkeen tulokset merkittävästi vaikuttavat. Sen toimintaa ohjaavat mahdolliset yleisohjeet tai asettajien määrittelemät rajoitukset (esim. salassapito). Ohjausryhmän jäsenet tiedottavat omille taustaorganisaatioilleen päätöksistä, niiden vaikutuksista, hankkeen edistymisestä yms. asioista. Ohjausryhmälle valitaan puheenjohtaja. Sihteerinä toimii joko hankkeen projektipäällikkö tai projektisihteeri, jonka tehtävänä on huolehtia ohjausryhmän koollekutsumisesta ja kokousten esityslistan laadinnasta. Ohjausryhmä on velvollinen pitämään pöytäkirjaa. Ohjausryhmälle hyväksytään työjärjestys. Työjärjestyksessä on syytä sopia menettelytavoista, jotta joidenkin henkilöiden ollessa estyneitä saapumaan fyysisesti paikalle, kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus turvataan. Käytännössä menettelytapoina edellä mainitussa tilanteessa voivat olla kokouksen pitäminen puhelimitse tai sähköisesti.
25 Kokouspalkkiota ei makseta niille ohjausryhmän jäsenille, joiden virkatehtäviin kuuluu ohjausryhmään osallistuminen. Ohjausryhmään kuuluvalle ulkopuoliselle asiantuntijalle voidaan maksaa palkkio, joka voi enintään 60 euroa / hlö / kokous. Ohjausryhmän jäsenten matkakustannukset hyväksytään valtion tai kunnan matkustussäännön mukaisesti. Työsopimussuhteessa olevalle yrityksen työntekijälle tai yrittäjälle voidaan maksaa ansionmenetyskorvausta. Ohjausryhmä ohjaa ja valvoo hankkeen toimintaa ja varojen käyttöä tuo ulkopuolisen asiantuntijuuden hankkeen käyttöön hyväksyy hankkeen tiedotus- ja arviointisuunnitelmat sekä välittää tietoa hankkeen toiminnasta ja tuloksista sidosryhmille voi ehdottaa muutoksia hankesuunnitelmaan hankkeen toteuttajaorganisaatiolle käsittelee rahoittajalle toimitettavat seuranta-, väli- ja loppuraportit hyväksyy rahoittajalle tehtävät hankesuunnitelmaa koskevat muutosesitykset tiedottaa toteuttajaorganisaatiolle ja rahoittajalle hankkeen keskeyttämistarpeesta tai suunnitelman muutostarpeesta, mikäli hanke ei etene suunnitellulla tavalla tai jos hankkeessa havaitaan epäselvyyksiä tai väärinkäytöksiä Ohjausryhmän tärkein tehtävä on toimia asiantuntijaelimenä hankkeen eri vaiheissa. Se ei kuitenkaan ole virallinen päätöksentekoelin, eikä näin ollen ole juridisesti ja taloudellisesti vastuussa hankkeesta. Rahoittajan edustaja toimii usein hankkeen valvojana ja osallistuu ohjausryhmän kokouksiin, mutta ei ohjausryhmän jäsen. Ohjausryhmän tekemät päätökset, vaikka kokoukseen olisi osallistunut rahoittajan edustaja, eivät ole rahoittajaa sitovia. 5.5 Henkilöstön palkkaus hankkeeseen Kuntayhtymän henkilöstön palkkaus määräytyy kunnallisten virka- ja työehtosopimusten mukaan. Palkkahinnoittelussa käytetään virkaehtosopimuksen palkkahinnoitteluryhmiä. Projektitehtävissä 12 on kysymyksessä usein tehtävät, joihin virkaehtosopimuksista ei löydy suoraan vertailukohtaa. Mikäli kyseessä on teknisten sopimuksen mukaisia tehtäviä tekevä henkilö ja palkkaus määritetään teknisten sopimuksen mukaan, käytetään kuntayhtymässä käytössä olevaa tehtävän vaativuuden arviointia. Mikäli projektiin liittyvä työ tehdään opettajan virkaan liittyvänä, sekä palkkaus että työajan määrittäminen tapahtuvat OVTES:n ja oppilaitoksen työaikasuunnittelujärjestelmän mukaisesti. Projekteihin erikseen palkattavaan henkilöstöön ei sovelleta OVTES:sta. Muiden projektihenkilöiden osalta on tarkoituksenmukaista määritellä käytettävät palkkahinnoitteluryhmät ja delegoida palkanmääritys tulosyksiköiden johtajille, jotka tekevät työsopimuksen ko. olevan henkilön kanssa. Hankkeet ovat aina määräaikaisia, mistä johtuen niihin palkattavat henkilöt työskentelevät määräaikaisesti. Määräaikaisuus ei saa ylittää sitä aikaa, jolle 12 Projektihenkilöstön palkanmäärityksen delegointipäätöksen päivitys 2013, päätöspöytäkirja nro A7/2013.