Arkistointia Kantrissa Airi Paananen 8.11.2011
Arkistointi Mitä arkistointi on Kantrissa ja miten se näkyy? Miksi me arkistoimme? Onko arkistoinnista ollut hyötyä? Voisiko olla arkistoimatta? Kannattaa.. Lopuksi.
Arkistointia Kantrissa Päivittäin arkistointi näkyy tulevan aineiston arvottamisessa; Mitä säilytetään? Kuinka kauan? Miten todennetaan? Miten varmennetaan? Toimintatapoja Kantrissa kaikki hankkeiden tuoma aineisto leimataan, kopiot Kantrissa, hakemukset diarisoidaan tehty työ todennetaan tuntikirjanpidolla ja kalenterimerkinnöillä päiväykset kaikessa itse tuotetussa materiaalissa myös valokuvissa lehtileikkeet tallennetaan aineistot tallennetaan mappeihin/tiedostoihin ( tärkeistä sähköposteista /asiakirjoista paperitulosteet) sopimukset kirjallisina; Leader tr sopimus, kuntaraha, työ, kirjanpito ja muut sopimukset kirjanpito ajantasaisena, sähköinä; tallentuu vuosiksi tai niin kauan kuin sovitaan Toimintaryhmänä toimiminen edellyttää dokumentointia ja todistusaineiston jatkuvaa keräämistä.
Arkistointia Kantrissa Sähköisestä arkistoinnista: Toimintatapoja Kantrissa omista tiedostoista ja omista sähköposteista varmuuskopiot säännöllisesti yhteisestä verkkopalvelimesta varmuuskopiot säännöllisesti/kuukausittain kopiointivälineenä Kantrissa kaksi erillistä ulkoista kiintolevyä, joille otetaan kopio vuoron perään satunnaisesti myös DVD kopio voisi käyttää myös: muistitikkua verkossa olevaa palvelua, esim. MS Live Sky Drive Tallennusmedioiden kestävyydestä CD parhaimmillaan muutama vuosi, DVD merkittävästi kestävämpi; teoriassa kymmeniä vuosia, mutta testien mukaan erittäin suuret erot kestävyydessä, osa levyistä vain kuukausia eikä mikään sovellu pitkäaikaiseen arkistointiin. Pitää säilyttää viileässä ja pimeässä! kiintolevy ja muistitikku ovat kopiointia, EI arkistointia varten
Arkistointi Kantrissa Vuosittain arkistointi näkyy Taloudellisesti kuluissa; arkistotitilat, tarvikkeet Kasvavina arkistolaatikkopinoina Arkiston hoitona ( arkistovastaavan työnä) Pysyvän säilytyksen merkinnän saa mm. vuosittain arkistoitavat kokousmateriaalit; esityslistat, pöytäkirjat, vuosikertomukset, sopimukset (mm. MMM; kunnat) kirjanpito ja siihen liittyvä materiaali Toistaiseksi merkinnän ja vihjeen viimeisestä säilytyspäivästä saavat vuosittain arkistoitavat päättyneet ja loppumaksatuksen saaneet hankkeet
Arkistointi Kantrissa Ohjelmakausittain arkistointi näkyy kun Arkistomapit pakataan pahvilaatikoihin, jotka numeroidaan ja sisältö kirjataan laatikoiden päälle ja laatikot siirretään kuivaan ja pimeään arkistotilaan odottamaan jatkokäsittelyä Arkistoon siirretystä aineistosta tehdään arkistotietokanta johon kirjataan laatikoiden numeroinnin mukaisesti sisältö mm. arkistolaatikoiden sisältö, säilytysaika ja kuka on arkistoinut Esim. Leader+ säilytään toistaiseksi ja POMO pysyvästi
Miksi me arkistoimme? Meidän on todistettava toimintamme yhdistyksenä / oikeustoimikelpoinen / sääntöjen noudattaminen valtuutettuna toimintaryhmänä / viranomaistoimijana / sopimus MMM:n kanssa / sopimuksia kuntien kanssa ( 7) / sopimuksia hanketoteuttajien kanssa työnantajana / sopimuksia työntekijöiden kanssa Lisäksi Yhdistyksen historia on meidän käsissämme
Onko arkistoinnista ollut hyötyä? Kyllä; arkistosta löytyy tiedot kun esim. hankehakijan paperit häviää toimintaryhmään kohdistuu tarkastuksia vanhojenkin hankkeiden tietoja kysellään edelleen oltava siinä käytössä hankkeen viimeisen.. onko haettu rahoitus päällekkäinen edellisen Yhdistyksen 10 vuotisjuhlat; historiikki, kunniamerkit ja muistamiset Jos muisti pettää,hyvä arkisto auttaa todistamaan mitä asiasta oikeasti päätettiin ja koska.
Arkistointia Kantrissa Voisiko olla arkistoimatta? Ei voi! mm. Henkilötietolaki, Kirjanpitolaki, Yhdistyslaki, Arkistolaki, Laki julkisista asiakirjoista, Lait ja asetukset maaseudun kehittämiseen myönnettävistä tuista, jne...
Arkistointia Kantrissa Tiedot arkistosta ja sen sisällöstä kannattaa säilyttää ainakin kahdella kolmella eri tavalla eri paikassa. Meillä on paperinen arkistokaava, jota säilytetään käytössä olevassa Sopimusasiakirjamapissa ; käden ulottuvilla. Lisäksi arkistokaava löytyy yhdestä arkistossa olevasta arkistolaatikosta.( sisältöluettelo)
Lopuksi: Arkisto muodostuu tehtävien hoitamisen tuloksena, tehtiinpä työtä miten tahansa. Kiitos mielenkiinnosta! Airi Paananen Kantri ry:n hankeaktivaattori