27.5.2008 MUISTIO 10/2008 Hallintopalvelujen suunnitteluryhmä Aika: 22.5.2008 kello 10.00-12:30 Paikka: Kaarinan kaupunginvirasto, hallituksen huone Läsnä: Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Päivi Antola hallintojohtaja Piikkiön kunta Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki Janne Lavén talousjohtaja Kaarinan kaupunki Pirkko Lehtonen henkilöstön edustaja Marja-Liisa Teräväinen henkilöstön edustaja Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö Kaarinan kaupunki Poissa: Kirsti Elo henkilöstön edustaja Pertti Koivisto talousjohtaja Kaarinan-Piikkiön tk 1. Kokouksen avaus Valittiin tämän kokouksen sihteeriksi Satu Helin. 2. Vuoden 2009 talousarvion valmistelu Liitosjory käsitteli 22.4.2008 vuoden 2009 talousarvion valmisteluasiaa ja todettiin seuraavaa: Ohjausryhmälle 8.5. valmistellaan esitys vuoden 2009 talousarvioprosessista. Lautakunnat järjestävät touko-kesäkuussa taloussuunnitelman valmistelun yhteisseminaarit. Investointiesitykset tulee olla selvillä kesäkuussa. Ohjausryhmässä 29.5. käsitellään taloustilanne. Kun hallintopalveluilla ei ole lautakuntaa, käsittelee ohjausryhmä 29.5 hallintopalvelujen esityksen. Yhdistetyt henkilöstöluettelot palkoista saadaan toukokuun loppuun mennessä. Johtoryhmän raamiseminaarissa 10.6. mukana Kaarinan ja Piikkiön johtoryhmät + liitosjoryn henkilöstön edustajat. Lisäksi 16.5.2008 mennessä oli toimialojen toimitettava taloushallinnolle selvityksen organisaatiorakenteesta (yksiköt, kustannuspaikat). LIITE: päivitetty organisaatiokaavio ja talousarvioprosessi (=kalanruoto) Esitys: 1. Päätetään, mitä esitetään ohjausryhmälle 29.5.2008 Hallintopalvelujen vuoden 2009 talousarvioon liittyen
a. Toiminnan painopisteet - Kanslia- ja viestintäpalvelut - Henkilöstöhallinto - Taloushallinto - Tietohallinto - Ruokapalvelut - Keskusvaalilautakunta b. Uudet avaukset vuodelle 2009/ käyttömenot/ investointitarpeet - Kanslia- ja viestintäpalvelut - Henkilöstöhallinto - Taloushallinto - Tietohallinto - Ruokapalvelut - Keskusvaalilautakunta c. Toiminnalliset tavoitteet vuodelle 2009 - Kanslia- ja viestintäpalvelut - Henkilöstöhallinto - Taloushallinto - Tietohallinto - Ruokapalvelut - Keskusvaalilautakunta 2. Käydään yhdessä läpi päivitetty organisaatiorakenne Hallintopalveluiden osalta. 3. Tilaaja-tuottaja neuvottelut/ Sovitaan neuvotteluajat Päätös: ruokapalvelut tietohallinto taloushallinto henkilöstöhallinto a. Toiminnan painopisteet Kanslia- ja viestintäpalvelut - viestintään panostaminen( esim. esitteiden uusiminen, tieto muutoksista, uusista toimipisteistä, palveluista) - yhteispalvelun markkinointi Henkilöstöhallinto: - osaamisen kartoitus (liittyy liitossopimukseen) - työhyvinvointi
Taloushallinto: - konserniraportointi Tietohallinto - kaupungin sisällä laajennetaan tietotekniikan käyttömahdollisuuksia - uusien tehtäväkokonaisuuksien hahmottaminen ja toimintatapojen vakiinnuttaminen Ruokapalvelut: - Toiminnan keskittämismahdollisuuksien kartoittaminen konsulttiselvityksen perusteella Keskusvaalilautakunta - Europarlamenttivaalien järjestäminen kesäkuussa 2009 b. Uudet avaukset: Kanslia- ja viestintäpalvelut: - henkilöresurssin lisäys (palvelusihteeri yhteinen kirjaston kanssa) Henkilöstöhallinto - ohjelmainvestointi (henkilöstön osaamiskartoitusta varten, n. 32 000 ) - 0,5 palkkasihteeriä lisää, tehtäviä siirretty sivistyspalveluista henkilöstöhallintoon) Taloushallinto: - hankintajohtokunnan kilpailuttamiskustannukset, n. 30.000 euroa o oletuksena, että materiaali- ja ym. hankintamenot vähenevät vastaavasti o jos hankintajohtokunta perustetaan, Kaarinan hankintayksikkö erikoistuisi tiettyjen tuotteiden kilpailuttamiseen ja vastaisi näiden kilpailuttamisesta alueella Tietohallinto: - Käyttäjätietojen ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnan kehittäminen - Toimintatapojen vakiinnuttaminen ja selkeyttäminen Ruokapalvelut: - Investointisuunnitelman mukaiset peruskorjaukset (mm. Empon koulu-/ päiväkoti) c. Toiminnalliset tavoitteet 2009 - Toiminnalliset tavoitteet johdetaan edellä mainituista painopisteistä ja uusista avauksista. 2. Organisaatiorakenne: Huomioita organisaatiorakenteesta:
Kanslia- ja viestintäpalvelut: - Yleinen edunvalvonta siirtyy valtiolle vuoden 2009 alusta (kaupungin on edelleen järjestettävä tilat edunvalvojille) - Maaseutuasiamies lisätään omaksi kustannuspaikakseen organisaatiorakenteeseen Ruokapalvelut: - Palkat budjetoidaan kaikki hallintoon - Empon- koulu- päiväkoti lisätään omaksi kustannuspaikakseen Vaalilautakunta muutetaan keskusvaalilautakunnaksi 3. Tilaaja- tuottaja mallit / sovitaan neuvotteluajat - ruokapalvelut/ palaveri kesäkuun lopussa - tietohallinto/ 29.5.2008 - taloushallinto ja henkilöstöhallinto informoivat suoritehinnoista ja niiden sisällöstä johtoryhmän kokouksessa viikolla 26 3. Hallintopalveluiden toimialainfo 27.5.2008 kello 14 Esitys: Sovitaan toimialainfon sisällöstä ja työnjaosta Päätös: Aiheena: - Kuntaliitoksen eteneminen - Tilat o Maaseutuasiamies Piikkiön terveyskeskuksen tiloissa o Edunvalvonta nyk. sosiaalipalvelujen tiloihin (4. kerros) - Ruokapalvelun konsulttiselvitys - Henkilöstötyöryhmän työskentely - Henkilöstön edustajan puheenvuoro - Paneeli 4. Ohjausryhmän 29.5.2008 asiat Esitys: Käydään läpi ohjausryhmän 29.5.2008 asialista ja merkitään asiat tiedoksi. Päätös: Päätettiin, että seuraavassa HalSussa palataan Hallintopalveluiden tila-asiaan, keskustellaan vielä kerran kopiohuoneen sijainnista kaupungintalon 4. kerroksessa.
5. Tehtävänimikkeiden yhtenäistäminen Esitys: Organisaatiosuunnitelman laadinnan yhteydessä olemme jo jonkin verran pohtineet nimikkeiden yhtenäistämistä. Keskustellaan, miten asiassa edetään. Päätös: Päätettiin, että tehtävänimikkeiden yhtenäistämisasia otetaan esille seuraavassa liitosjoryssä ja sovitaan yhtenäisestä nimikekäytännöstä eri toimialoilla. 6. Osaprojektien tilannekatsaus Esitys: Merkitään tiedoksi, miten osaprojektit ovat edenneet ja pohditaan yhdessä mahdollisia esille tulleita ongelmia. Päätös: Merkittiin tiedoksi. 7. Lisämäärärahatarpeet Liitosjory käsitteli 22.4.2008 kuntaliitoksen aiheuttamia lisämäärärahatarpeita ja merkittiin tiedoksi, että toimialojen tulee listata ja arvioida kuntaliitoksesta aiheutuvat erityiskustannukset ja ilmoittaa tiedot kaupunginjohtajalle. Toimialajohtajat huolehtivat tästä. Arvio hallintopalveluiden lisämäärätarpeesta on toimitettu kaupunginjohtajalle 25.4.2008 ja erikseen tietohallinnon määrärahatarpeet 29.4.2008. Esitys: Täydennetään Päivin aiemmin lähettämään taulukkoon liitoksen lisämäärärahatarpeita (taulukko liitteenä). Päätös: Täydennettiin taulukkoa ja sovittiin, että lisämääräraha-asia otetaan seuraavan liitosjoryn listalle. 8. Sopimusten läpikäynti Aiemmin on sovittu, että jokainen jatkaa sopimusten läpikäyntiä vastuualueellaan (+ Pertti kartoittaa tk:n hallintopalveluiden sopimuksia, Päivi Piikkiön sopimuksia). Asiaa käsiteltiin myös liitosjoryssä 22.4.2008 ja todettiin seuraavaa: Laajentuvan Kaarinan toimialajohtajat käyvät sopimukset läpi kolmannen osapuolen kanssa ja huolehtivat sopimusten siirtämisistä laajenevan Kaarinan sopimuksiksi ja huolehtivat myös tarvittavista irtisanomisista. Esitys: Kartoitetaan valmistelutilanne. Päätös: Todettiin, että valmistelutilanne on entisellään. 9. Seuraavasta kokouksesta päättäminen/ asialistalla - Sopimusten läpikäynti - Lisämäärärahatarpeet vuonna 2008
- Vuoden 2008 aikana selvitettävät asiat/ listan päivitys - Osaprojektien tilannekatsaus - Vuoden 2008 talousarvion valmistelu Sovittiin, että seuraava Halsun palaveri järjestetään ennen 10.6.2008, jolloin on johtoryhmän TAseminaari. Päivi laittaa kalenteriin kokousajan. Muistion laati Satu Helin