1 Ryhmix SISÄLLYS Ryhmixin esittely 2 Kirjautuminen 2 Käyttöliittymä 3 Työkalut Kalenteri 6 Keskustelu 11 Tiedostot 14 Ryhmäposti 18 Ylläpitotyökalut Ryhmän tietojen muokkaaminen 20 Keskustelu: Toiminnot 22 Linkit 23
2 RYHMIX Ryhmix on ryhmätyöohjelma, jonka avulla voidaan helpottaa yhteistyötä ja yhteydenpitoa organisaation jäsenten kesken. Käyttäjät voivat: - osallistua ryhmäkeskusteluun - lähettää ja vastaanottaa ryhmäpostia - siirtää ja jakaa tiedostoja muiden käyttäjien kanssa - suunnitella kalenterin avulla ajankäyttöä - koota ja ryhmitellä linkkejä Ryhmix -ohjelman käyttö edellyttää internet-yhteyttä sekä selainohjelmaa, jonka vähimmäisvaatimuksena on Netscape Navigator 4.0 tai Microsoftin Internet Explorer 4.0 tai uudempi versio. Ryhmixissä luotujen ryhmien käyttäjillä on joko peruskäyttäjän tai managerin oikeudet. Oppaan ohjeet on kirjoitettu peruskäyttäjän näkökulmasta, mutta Managerin käytössä olevat lisätoiminnot on kuvattu erikseen Ylläpitotyökaluissa sivulta 20 alkaen. KIRJAUTUMINEN - Avaa selainohjelma ja kirjoita osoiteriville URL-osoite: http://ryhmix.internetix.fi - Seuraavaksi avautuu kirjautumisikkuna, johon kirjoitat saamasi käyttäjätunnuksen ja salasanan. Huomaa, että pienten ja suurten kirjainten käytöllä on merkitystä. - Hyväksy tiedot napsauttamalla OK -painiketta. - Seuraavaksi ruudulle avautuu lista organisaatioista, joihin käyttäjä kuuluu. Napsauttamalla organisaation nimeä käyttäjä siirtyy kyseisen organisaation etusivulle. Jos käyttäjä kuuluu vain yhteen organisaatioon avautuu sen etusivu suoraan kirjautumisikkunan jälkeen. HUOM! Kun lopetat työskentelyn Ryhmixillä, sulje selain, jotta muut käyttäjät eivät pääsisi sinun tunnuksillasi Ryhmixiin. Muista sulkea kaikki avoinna olevat ikkunat.
KÄYTTÖLIITTYMÄ 3 Käyttöliittymä rakentuu kolmesta kehyksestä: - Vasemmassa kehyksessä on Ryhmät otsikko, jonka alle on listattu ryhmien nimilinkit, joita napsauttamalla avautuu ko. ryhmän etusivu. Ryhmixin käyttäjä voi siis kuulua yhteen tai useampaan ryhmään Ryhmixin sisällä. - Vasemmassa kehyksessä Managerointi -otsikon alla on Omat tiedot linkki, joka avaa Käyttäjäkortti lomakkeen. Lomakkeeseen käyttäjä voi muuttaa perustietonsa sekä käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. - Sivun yläreunassa on aina näkyvillä navigointipainikerivi: etusivu ja ohje. (Kolmas eli organisaatio painike on näkyvillä vain, jos käyttäjä on mukana useammassa kuin yhdessä organisaatiossa. Sitä napsauttamalla käyttäjä voi siirtyä listaan, jossa näkyvät kaikki ne organisaatiot, joissa hän on mukana. Listan kautta voi siis vaihtaa organisaatiota, jonka nimissä Ryhmixiä käyttää.)
4 Napsauta vasemmassa kehyksessä olevaa ryhmän nimeä, jolloin ryhmällesi määritellyt työkalut listautuvat vasempaan kehykseen. Niitä voivat olla kalenteri, keskustelu, tiedostot, ryhmäposti ja linkit - Sivun oikealla puolella olevaan pääkehykseen eli varsinaiseen työskentelytilaan vaihtuu sisältö aina valitun ryhmän ja työkalun mukaan. NAVIGOINTIPAINIKKEET YLÄKEHYKSESSÄ: Etusivu: Voit palata organisaatiosi etusivulle yläkehyksen Etusivupainikkeella. Ohje: Saat ohjeita Ryhmixin käytöstä Ohje painikkeesta. Organisaatio: Organisaatio linkin kautta saat listan organisaatioista, joiden käyttäjänä toimit Ryhmixissä. Organisaatio painike voi myös puuttua, jos olet vain yhden organisaation jäsen.
LINKIT VASEMMASSA KEHYKSESSÄ: 5 Omat tiedot: - Vasemmassa kehyksessä on Omat tiedot linkki, joka avaa Käyttäjäkortti lomakkeen. Käyttäjäkortti on kaikissa Internetixin sovelluksissa toimiva kokonaisuus, jonka avulla voit hallinnoida antamiasi tietoja. Voit tarvittaessa siis muuttaa perustietojasi sekä käyttäjätunnusta että salasanaa. - Avatessasi käyttäjäkortin näet vain ne kentät, joihin olet syöttänyt tietoa. - Muokkaa painiketta napsauttamalla pääset muokkaamaan omia tietojasi. Muokkaustilassa voit vaihtaa mm. käyttäjätunnustasi, salasanaasi tai sähköpostiosoitettasi. HUOM! -Pakollisia tietoja ovat: etu- ja sukunimi, käyttäjätunnus, sähköposti, salasana ja sen varmistus. - Kaikki tekemäsi muutokset päivittyvät automaattisesti kaikkiin Internetixin sovelluksiin. - Hyväksy muutokset Hyväksy painikkeella tai kumoa ne Peruuta -painikkeella. Hyväksymisen jälkeen kirjoita uusi käyttäjätunnus ja/tai salasana avautuvaan kirjautumisikkunaan.
6 Ryhmät: - Jokainen organisaation jäsen kuuluu yhteen tai useampaan ryhmään. Ryhmät otsikon alla on näkyvillä kaikki ne ryhmien nimi linkit, joihin käyttäjä kuuluu. - Napsauta ryhmän nimeä, joka avaa ryhmälle kuuluvan työtilan. TYÖKALUT: - Kullakin ryhmällä on käytössä sille määritellyt työkalut, joita voivat olla kalenteri, keskustelu, tiedostot, ryhmäposti ja linkit. -Jos käyttäjä kuuluu organisaation sisällä useampaan ryhmään, niiden nimet näkyvät vasemmassa kehyksessä. Nimeä napsauttamalla siirrytään kyseisen ryhmän työtilaan, jossa on käytössä kullekin ryhmälle määritellyt työkalut. Kalenteri Ikkunan vasemmassa laidassa on Kalenteri ja sen viereen avautuu kulloinkin valittuna oleva toiminto esim. tapahtumanäyttö tai Uusi tapahtuma ikkuna. Kalenteriin merkitset tulevat tapahtumat sekä suunnittelet sen avulla omaa aikatauluasi. Voit valita näkyvätkö tapahtumat vain itsellesi vai kaikille ryhmän jäsenille. Halutessasi voit muokata ja poistaa lisäämiäsi tapahtumia, mutta muiden ryhmäläisten lisäämiä julkisia tapahtumia et voi muokata ja niiden poistaminen on mahdollista vain omasta kalenteristasi.
Kalenterin selaaminen ja tapahtumien tarkastelu 7 Kalenterin etusivulla on oletuksena meneillään oleva kuukausi ja kalenterin vieressä tapahtumanäytössä meneillään olevan päivän tapahtumat. Tapahtumat listautuvat kalenterin viereen tapahtumanäytölle napsautettaessa haluttua ajanjaksoa. Tapahtumanäytön saat näkyviin myös napsauttamalla tapahtumanäyttö-linkkiä. Eri aikojen tapahtumia voit tarkastella napsauttamalla kuukauden nimeä vuosilukua viikon numeroa yksittäistä päivää ja samalla ohjelma listaa kyseisen ajanjakson yksityiset ja julkiset tapahtumat. Napsauttamalla tänään-linkkiä saat listauksen kyseisen päivän tapahtumista. Tänään linkin vieressä olevia < - ja > -merkkejä napsauttamalla pääset siirtymään ajassa kuukauden tai vuoden eteen- tai taaksepäin ja samalla tapahtumanäyttöön listautuu kyseisen ajanjakson tapahtumat.
8 Esimerkiksi: Tapahtumanäytössä on oletuksena syyskuun tapahtumatiedot ja haluat listauksen saman vuoden lokakuun tapahtumista. Napsauta > -merkkiä ja ohjelma listaa seuraavan kuukauden eli lokakuun tapahtumat tapahtumanäytölle. Jos taas haluat seuraavan vuoden syyskuun tapahtumalistauksen klikkaa >> -merkkejä. Ne päivät, joille on merkitty tapahtumia, näkyvät kalenterissa eri värein korostettuna ja ovat linkkejä kyseisen päivän tapahtumiin. Julkiset tapahtumat ovat keltaisella, yksityiset vihreällä värillä ja jos samana päivänä on sekä yksityisiä että julkisia tapahtumia, väri on sininen. Tapahtuman lisääminen kalenteriin - Napsauta uusi tapahtuma linkkiä, jolloin kalenterin viereen avautuu Uusi tapahtuma ikkuna. - Kirjoita ensimmäiseen tekstikenttään tapahtuman otsikko, esimerkiksi tiimipalaveri. - Kirjoita tarvittaessa tekstikenttään tapahtuman kuvaus. - Kirjoita tapahtuman alkamis- ja päättymisajankohta. Syötä päivämäärät muodossa pp.kk.vvvv (dd.mm.yyyy) ja kellonajat muodossa hh:mm. Valitse Tyyppi-kohtaan Yksityinen, jos haluat tapahtuman näkyvän vain omassa kalenterissasi tai valitse Julkinen, jos haluat tapahtuman näkyvän myös muiden ryhmäsi jäsenten kalenterissa. Huom! Jos kuulut useampaan ryhmään yksityiset tapahtumasi näkyvät myös niiden ryhmien kalenterissa. - Hyväksy tapahtuman lisäys napsauttamalla Tallenna linkkiä. Kumoa lisäys Peruuta-linkillä.
9 Tapahtumatietojen muokkaaminen ja poistaminen Voit muokata vain itse lisäämiäsi tapahtumia. Muiden ryhmäläisten lisäämiä julkisia tapahtumia et voi muokata ja niitä voit poistaa ainoastaan omasta kalenteristasi. HUOM! Poistaessasi itse merkitsemiäsi julkisia tapahtumia, ne poistuvat myös muiden ryhmäläisten kalenterista. Halutessasi muokata tapahtumaa napsauta hiirellä ajanjaksoa, esimerkiksi tiettyä päivää, joka sisältää kyseisen tapahtuman. Valitse tapahtumakuvauksen alapuolelta linkki Muokkaa. Tapahtuman muokkaus ikkuna avautuu ja pääset muuttamaan tietoja.
10 -Hyväksy muutokset napsauttamalla Tallenna linkkiä tai kumoa muutokset Peruuta-linkillä. Jos haluat poistaa tapahtuman, napsauta tapahtumakuvauksen alla olevaa Poista linkkiä. Ohjelma kysyy varmistuksen tapahtuman poistosta. Hyväksy poistaminen napsauttamalla Poista linkkiä tai kumoa Peruuta linkillä. Sinun on mahdollista poistaa vanhentuneet tapahtumat napsauttamalla poista vanhentuneet tapahtumat linkkiä, jolloin ohjelma kysyy varmistuksen tapahtumien poistamiselle. Napsauta lopuksi Poista linkkiä ja ohjelma poistaa kaikki vanhentuneet yksityiset ja julkiset tapahtumat omasta kalenteristasi. Jos vanhentunut julkinen tapahtuma on sinun lisäämäsi, se poistuu myös muiden ryhmäsi jäsenten kalenterissa. Peruuta linkillä kumoat poistamisen. Halutessasi kääntää tapahtumien listauksen päinvastaiseen aikajärjestykseen valitse linkki käännä tapahtumajärjestys.
Keskustelu 11 Ensimmäisenä listautuvat kaikki keskustelualueet. Napsauta hiirellä aluetta, jonne haluat siirtyä. Keskustelualueen viestit Keskustelualue sisältää forumin kuvauksen ja listan kirjoitetuista viesteistä. Viestien listaaminen Voit listata viestit kahdella eri tavalla. Ensimmäinen tapa on rakennelista, jossa viestirivit koostuvat viestin kuvakkeesta, otsikosta, kirjoittajasta ja kirjoitusajankohdasta. Suluissa oleva numero ilmoittaa kyseiseen viestiin kohdistuneiden vastausten määrän. Viestiin tulleet vastaukset listataan sisennettyinä viestin alapuolelle. Päivämäärälistausta käytettäessä viimeisimpien viestien otsikot näytetään listan kärjessä. Tällöin viestien keskinäinen rakenne, kuten sisennetyt vastaukset ja viesteihin jätettyjen vastausten määrä eivät kuitenkaan ole nähtävissä.
12 Voit kokeilla molempia yllämainittuja listaustapoja käyttämällä viestilistan otsikkopalkissa olevaa alasvetovalikkoa. Valitsemalla valikosta uuden listaustavan sivu latautuu uudelleen listaten viestit haluamassasi järjestyksessä. Oletusarvoisesti sivu käyttää rakennelistaa. Viestien korostaminen Viestilistan otsikkopalkissa on myös alasvetovalikko, jonka kautta on mahdollista korostaa alueelle viimeisimmän viikon aikana jätettyjä viestejä. Valitsemalla valikosta uuden korostusajan sivu latautuu uudelleen korostamaan haluamasi viestit. Oletusarvoisesti mitään viestejä ei korosteta. Viestien lukeminen ja siihen vastaaminen Napsauttamalla viestin otsikkoa voit lukea kyseisen viestin ja vastata siihen. Täytä Lisää uusi vastaus osiossa olevat kentät, napsauta tallenna ja vastauksesi siirtyy sisennettynä viestin alle. Uuden viestin lisääminen -kohdassa on kuvattu tarkemmin ne kentät, jotka täytät vastatessasi viestiin.
Uuden viestin lisääminen 13 - Napsauta uusi viesti -painiketta ja uuden viestin lisäysikkuna avautuu. Uuden viestin lisäysikkuna sisältää forumin kuvauksen sekä paluupainikkeen keskustelualueelle, jonne viesti on jätetty. Voit lisätä keskustelualueelle uuden viestin täyttämällä lisää uusi viesti -osiossa olevat kentät: - Jokaiseen viestiin voidaan liittää pieni kuvake, jonka valitset napsauttamalla sen edessä olevaa pyöreää valintanappia. Tällä hetkellä valittavanasi on 16 kuvaketta. - Lähettäjä-kohdassa näet käyttäjän nimen. - Kirjoita Aihe-kohtaan viestin aihe ja varsinainen viesti kohtaan Viesti. Tekstikenttä rivittää tekstin automaattisesti, joten käytä rivinvaihtoa ainoastaan kappaleiden erottimena. - Paina lopuksi tallenna painiketta ja viestisi tallentuu keskustelualueelle. Viestin poistaminen Käyttäjä voi poistaa kirjoittamansa viestin, jos siihen ei ole vastauksia. Napsauta viestin otsikkoa ja Lisää uusi vastaus -ikkuna avautuu. Poista viesti napsauttamalla Viesti-otsikkorivin oikeassa laidassa olevaa poista-painiketta.
14 Tiedostot Tiedostoalueella voidaan jakaa tiedostoja ryhmään kuuuluvien jäsenten kesken. - Voit siirtää tiedostoja muiden ryhmäläisten käyttöön tiedostoalueen kautta. Tiedostot voivat olla eri ohjelmilla laadittuja esimerkiksi Word-asiakirjoja, Excel-taulukoita, kuvatiedostoja jne. - Voit vastaavasti siirtää omalle koneellesi muiden käyttäjien tiedostoalueelle siirtämiä tiedostoja. Tiedostojen ja kansioiden tarkastelu Napsauta Tiedostot -linkkiä, jolloin saat näkyviin käytössäsi olevat kansiot. Avaa tarvittaessa kansio napsauttamalla sen kohdalla olevaa plus-merkkiä (+), jolloin pääset näkemään minkälaisia kansioita ja/tai tiedostoja se sisältää. Kansiot ovat joko yksityisiä tai julkisia. Yksityiset kansiot on merkitty punaisella värillä ja käyttäjän lisäksi vain manageri näkee ne. Muut kansiot ovat julkisia, jolloin kaikki ryhmäläiset voivat selailla niitä. Jos haluat vaihtaa kansiosi tai tiedostosi näkyvyyttä, merkitse ensin kansio napsauttamalla sen nimeä. Tämän jälkeen valitse oikealle avautuneesta ikkunasta vaihtoehto muokkaa, jonka jälkeen avautuu Kansion tietojen muokkaamisikkuna. Seuraavaksi voit tehdä mieleisesi valinnan alhaalla olevassa valikossa ja vahvista lopuksi muutokset painamalla tallennalinkkiä.
15 HUOM! Kaikkien kansiossa olevien tiedostojen näkyvyys määräytyy aina kansion näkyvyysmäärittelyjen mukaan. Jos kansio on yksityinen, niin myös kaikki sen sisällä olevat tiedostot ja kansiot ovat yksityisiä. Napsauttamalla kansion nimeä avautuu ikkuna, jossa näet tiedot siitä kuka kansion on luonut ja kuka sitä on muokannut. Napsauttamalla tiedoston nimeä avautuu ikkuna, jossa näet tiedot siitä kuka sen on luonut ja kuka sitä on muokannut. Lisäksi näet tiedot tiedoston koosta. Tiedoston sisällön tarkastelu Napsauta oikeanpuoleisessa ikkunassa tiedoston nimeä tai avaa-linkkiä, jolloin pääset tarkastelemaan tiedoston sisältöä. Uuden kansion luominen Kansion voi luoda joko juureen* tai jonkin kansion alle. Jos luot alakansion, valitse ensin kansio, jonka alle luot uuden kansion. *Juuri on hakemistopuun ylin taso, jossa ei ole kansioita. Valitse linkki uusi kansio, jonka jälkeen täytät oikealle avautuvan ikkunan kenttiin tarvittavat tiedot. Kansion otsikko on pakollinen tieto, mutta kuvausta ei ole pakko kirjoittaa. Kansion nimessä voi olla maksimissaan 128 merkkiä. Valitse alasvetovalikosta kansion näkyvyys eli onko kansio yksityinen vai julkinen. Hyväksy toiminto lopuksi napsauttamalla tallenna- linkkiä.
16 Tiedoston lisääminen Tiedostoja voi lisätä suoraan juureen tai näkyvillä oleviin kansioihin. Jos lisäät tiedoston kansioon, valitse kansio ensin. -Valitse linkki uusi tiedosto, jonka jälkeen pääset selaamaan oman koneesi tiedostoja. -Napsauta Selaa painiketta (engl. Browse), valitse tiedosto ja hyväksy valinta napsauttamalla Avaa-painiketta. Tiedostopolku tulee automaattisesti näkyviin tekstikenttään. Tiedoston nimessä voi olla maksimissaan 128 merkkiä. -Hyväksy lopuksi toiminto tallenna-painikkeella Tiedoston tai kansion poistaminen Napsauta ensin poistettavan tiedoston tai kansion nimeä. Valitse oikeanpuoleisesta ikkunasta vaihtoehto poista, jonka jälkeen ohjelma kysyy poiston varmistuksen. Valittavanasi on siis poista / peruuta. Vastaamalla poista ohjelma suorittaa haluamasi poiston. HUOM! Kansiota poistettaessa poistetaan myös kaikki sen sisältämät kansiot ja tiedostot.
Tiedostojen siirtäminen tiedostoalueelta omalle koneelle 17 Napsauta oikeanpuoleisessa ikkunassa hiiren kakkospainikkeella tiedoston nimen tai avaa -linkin päällä ja valitse avautuvasta pikavalikosta Tallenna kohde nimellä komento (Netscapessa save link as, Explorerissa Save Target As). Määrittele avautuvaan Tallenna nimellä -ikkunaan, mihin kansioon tallennat siirrettävän tiedoston ja paina lopuksi Tallenna -painiketta. Voit nyt käsitellä tiedostoa omalla koneellasi. Hakemiston ja tiedoston siirtäminen Valitse siirrettävä kansio / tiedosto napsauttamalla kansion tai tiedoston nimeä. Tämän jälkeen valitse oikeanpuoleisesta ikkunasta vaihtoehto siirrä, jolloin avautuu uusi ikkuna, jossa ilmoitetaan että tiedostopuun kansiota napsauttamalla voit siirtää hakemiston sinne. Vaihtoehtoisesti voit myös suorittaa siirron juureen. HUOM! Kansiota siirrettäessä siirretään myös kaikki sen sisältämät kansiot ja tiedostot. Päivitä tiedostolista Varmimmin näet tiedostoalueen muutokset kun muistat päivittää tiedostolistan napsauttamalla linkkiä Päivitä tiedostolista. Tämä on erityisen tärkeää silloin kun useampi käyttäjä käyttää samanaikaisesti samaa tiedostoaluetta.
18 Ryhmäposti Voit lähettää viestejä yhdellä kertaa kaikille ryhmäläisille. Viesti ohjautuu vastaanottajille sähköpostina. - Ryhmäpostiin on koottu kaikkien ryhmään kuuluvien jäsenten sähköpostiosoitteet. - Voit valita vastaanottajalistasta ne henkilöt, joille lähetät samanaikaisesti viestin. Ryhmäpostin lähettäminen usealle vastaanottajalle: - Viesti lähetetään kaikille ryhmän jäsenille. Voit poistaa rastin kaikkien nimien kohdalta napsauttamalla Vastaanottaja-sanaa. Rastit palaavat takaisin uudella napsautuksella. - Laita rasti niiden henkilöiden vastaanottajakohdan valintaruutuun, joille haluat lähettää viestin. - Kirjoita viestin aihe ja varsinainen viesti. - Napsauta Lähetä painiketta. Ohjelma antaa ilmoituksen: Viesti lähetetty ja listaa henkilöt, kenelle viesti on lähetetty. - Jos haluat lähettää vielä uuden viestin, pääset uudelleen ryhmäpostiin Takaisin linkillä.
Viestin lähettäminen yksittäiselle vastaanottajalle: 19 - Oletusarvona on se, että viesti lähetetään kaikille ryhmän jäsenille ja tästä syystä kunkin vastaanottajan nimen kohdalla on rasti valmiina. Voit poistaa kaikki rastit kerralla napsauttamalla Vastaanottaja-sanaa. Rastit tulevat takaisin uudella napsautuksella. - Laita rasti valintaruutuun sen henkilön kohdalle, jolle haluat lähettää viestin. - Kirjoita ensimmäiseen tekstikenttään viestin aihe ja jälkimmäiseen tekstikenttään varsinainen viesti. - Napsauta lähetä painiketta. Ohjelma antaa ilmoituksen: Viesti lähetetty ja listaa henkilöt, kenelle viesti on lähetetty. Jos haluat lähettää vielä uuden viestin, pääset uudelleen ryhmäpostiin Takaisin linkillä. - Vaihtoehtoinen viestin lähettämistapa: Napsauta vastaanottajan nimi linkkiä, jolloin avautuu sähköpostiohjelmasi ja vastaanottajan nimi tulee automaattisesti osoitekenttään. Linkit Voit tarkastella Manageri-käyttäjän luomia linkkejä ja päivittää linkkilistaa.
20 YLLÄPITOTYÖKALUT Managerioikeuksin varustettu käyttäjä voi luoda ryhmiä sekä liittää niihin Ryhmixissä jo mukana olevia käyttäjiä. Hän voi myös poistaa ryhmiä sekä ryhmäkeskustelusta viestejä sekä koota linkkejä kansioihin ja päättää ovatko ne muiden nähtävillä vai ei. Ryhmän tietojen muokkaaminen Ryhmän lisääminen - Napsauta Luo uusi ryhmä linkkiä, joka avaa lomakkeen, johon täytetään ryhmän nimi, aloitussivu, valitaan työkalut sekä kirjoitetaan ryhmän kuvaus. - Hyväksy lisäys napsauttamalla Tallenna painiketta.
Ryhmän tietojen muokkaaminen 21 - Napsauta Muokkaa ryhmän tietoja linkkiä, joka listaa kaikki ryhmät. - Valitse muokattava ryhmä napsauttamalla ryhmän nimeä. - Avautuvassa lomakkeessa on aiemmin määritellyt tiedot: - ryhmän nimi - aloitussivu - työkalut sekä - ryhmän kuvaus. - Tee tarvittavat muutokset ja hyväksy ne lopuksi Tallenna-painikkeella. Käyttäjien lisääminen Ennen kuin käyttäjät voidaan liittää Ryhmixissä ryhmään heidät on lisätty Managerix-ohjelmassa käyttäjiksi. Tämän jälkeen Managerixissa on luotu käyttäjäryhmä (ks. kuva), johon käyttäjä on tarvittaessa liitetty. - Napsauta Ryhmän käyttäjät linkkiä, joka listaa kaikki organisaation ryhmät. - Valitse ryhmä, jonka käyttäjiä määritellään, napsauttamalla ryhmän nimeä. - Valitse käyttäjäryhmä, jonka haluat liittää valittuun ryhmään (Ryhmään kuuluvat henkilöt näet napsauttamalla mukanaolijat - linkkiä) - Halutessasi voit liittää ryhmään yksittäisiä käyttäjiä valitsemalla heidät alasvetovalikon aakkosellisesta luettelosta. Laita rasti valintaruutuun sen henkilön kohdalle, jonka liität ryhmään ja määritä samalla nimen perässä olevasta alasvetovalikosta onko käyttäjä peruskäyttäjä vai manageri. -Poimi kaikki liitettävät käyttäjät samalla kertaa ja paina lopuksi Tallenna -painiketta.
22 Keskustelu: Toiminnot -Siirry ryhmän keskustelualueelle ja napsauta manageripuolelle-painiketta, jolloin pääset muokkaamaan valitsemasi keskustelualueen toimintoja. Voit muokata keskustelualueen tietoja, järjestellä keskusteluja teemoittain, määrittää alueiden keskinäinen järjestys, kopioida tai siirtää valitun alueen viestejä toiselle alueelle, poistaa viestejä ja määritellä alueen viesteille avainsanoja sekä hakea viestejä. Jokaisella toiminnolla on oma ohjesivunsa, jonne pääset napsauttamalla sivun ohjeet -painiketta.
Linkit 23 Linkkien hallinta tapahtuu samalla periaatteella kuin tiedostojen hallinta. Ryhmän manageri voi koota linkkejä kansioihin ja päättää ovatko kansiot muiden nähtävillä vai ei. Kansiot ovat joko yksityisiä tai julkisia. Yksityiset kansiot on merkitty punaisella värillä ja vain managerit näkevät ne. Muut kansiot ovat julkisia, jolloin kaikki ryhmäläiset voivat selailla niitä. Jos haluat vaihtaa kansiosi tai tiedostosi näkyvyyttä, merkitse ensin kansio napsauttamalla sen nimeä. Tämän jälkeen valitse oikealle avautuneesta ikkunasta vaihtoehto muokkaa, jonka jälkeen avautuu Kansion tietojen muokkaamisikkuna. Voit tehdä alhaalla olevassa valikossa mieleisesi valinnan ja lopuksi vahvista muutokset painamalla tallenna linkkiä. HUOM! Kaikkien kansiossa olevien linkkien näkyvyys määräytyy aina kansion näkyvyysmäärittelyjen mukaan. Jos kansio on yksityinen niin myös kaikki sen sisällä olevat linkit ja kansiot ovat yksityisiä. Linkkien ja kansioiden selailu Napsauta Linkit-linkkiä, jolloin saat näkyviin kansiot, jotka ovat käytössäsi. Avaa tarvittaessa kansio napsauttamalla sen kohdalla olevaa plus-merkkiä (+), jolloin pääset näkemään minkälaisia kansioita ja/tai linkkejä se sisältää.
24 Kansion luominen ja linkin lisääminen Kansion voi luoda joko juureen tai jonkin kansion alle. Jos luot n.k. alakansion, valitse ensin kansio, jonka alle luot uuden kansion. Valitse linkki uusi kansio ja täytä oikealle avautuvan ikkunan kenttiin tarvittavat tiedot. Kansion nimi on pakollinen tieto, mutta kuvausta ei ole pakko kirjoittaa. Valitse alasvetovalikosta kansion näkyvyys eli onko kansio yksityinen vai julkinen. Linkkejä voit lisätä suoraan juureen tai näkyvillä oleviin kansioihin. Jos lisäät linkin kansioon, muista valita se ensin. Valitse linkki uusi linkki, jonka jälkeen täytät oikealle avautuvan ikkunan kenttiin tarvittavat tiedot: nimi ja url -osoite. Valitse alasvetovalikosta mihin linkki avautuu (työtilaan, uuteen ikkunaan, koko näytölle) ja minne linkki lisätään (valittuna olevaan haaraan tai juureen)
Linkin tai kansion poistaminen 25 Napsauta ensin linkin tai kansion nimeä, jonka haluat poistaa. Valitse oikeanpuoleisesta ikkunasta vaihtoehto poista, jonka jälkeen ohjelma kysyy varmistuksen. Valittavanasi on siis poista / peruuta. Vastaamalla poista ohjelma suorittaa haluamasi poiston. HUOM! Kansiota poistettaessa poistetaan myös kaikki sen sisältämät kansiot ja linkit. Kansion ja linkin siirtäminen Valitse siirrettävä kansio / linkki napsauttamalla kansion tai linkin nimeä. Tämän jälkeen valitse oikeanpuoleisesta ikkunasta vaihtoehto siirrä, jolloin avautuu uusi ikkuna, jossa ilmoitetaan että voit linkkipuun kansiota napsauttamalla siirtää kansion sinne. Vaihtoehtoisesti voit myös suorittaa siirron juureen. HUOM! Kansiota siirrettäessä siirretään myös kaikki sen sisältämät kansiot ja linkit. Päivitä linkkilista Varmimmin näet linkkilistan muutokset kun muistat päivittää tiedostolistan napsauttamalla linkkiä Päivitä linkkilista. Tämä on erityisen tärkeää silloin kun useampi käyttäjä käyttää samanaikaisesti linkkejä.