2008 Etelä Vaasan toimintamalli 1.3.2008
Sisällysluettelo 1. Etelä-Vaasan toiminta-alue... 2 2. Avainhenkilöt ja tehtävien kuvaus... 2 2.1. Yhteyshenkilö: Kennelliiton yhteyshenkilö ja ryhmänvetäjä... 2 2.2. Yhteyshenkilö: Uudet koirakot... 3 2.3. Yhteyshenkilö: Haastattelupyynnöt... 3 2.4. Yhteyshenkilö: Vierailukohteiden yhteydenotot... 3 2.5. Vastuuhenkilöt... 3 2.6. Haastattelutoimikunta... 4 3. Toimintaryhmä... 4 3.1. Arkistokortti... 4 3.2. Aktiivisuus... 4 3.3. Ryhmän keskinäinen kommunikaatio... 4 3.4. Ryhmän kokoontuminen... 4 3.5. Vakituisten vierailukohteiden ryhmät... 4 3.5.1. Kirkkopuistikon palvelukoti... 5 3.5.2. Botniakoti... 5 3.6. Toimintaryhmän kokoonpanon muutokset... 5 3.6.1. Yhteystietojen päivitykset... 5 3.6.2. Poissaololista... 5 3.6.3. Kaverikoiratoiminnan lopettaminen... 6 3.6.4. Uusien koirakoiden hankkiminen... 6 4. Kaverikoiravierailu... 7 4.1. Vierailun kulku... 7 4.2. Toteutuneet vierailut... 7 5. Kaverikoirahuivit, pinssit ja sponsoripaketit... 8 5.1. Kaverikoirahuivi ja pinssi... 8 5.2. Sponsoripaketti... 8 6. Kaverikoiratoiminnasta tiedottaminen... 8 6.1. Haastattelut... 8 6.2. Kriisiviestintä... 9 6.3. Uusien vierailukohteiden hankita... 9 6.4. Nettisivut, sähköposti ja foorumi... 10 1
1. Etelä-Vaasan toiminta-alue Etelä-Vaasan toimintaryhmän alueeseen kuuluvat mm.: Keskusta Vöyrinkaupunki Hietalahti Klemettilä Suvilahti Korkeamäki Asevelikylä Purola Melaniemi Huutoniemi Teeriniemi Alkula Ristinummi VanhaVaasa Haapaniemi Pappilanmäki Sundom Mustasaari 2. Avainhenkilöt ja tehtävien kuvaus Tehtävä Ryhmänvetäjä Kennelliiton yhteyshenkilö Nimi Susanne Tikkala, puh. 050-3306807 Uusien kaverikoirakoiden yhteyshenkilö Anne Mäenpää, puh. 040-5555297 Haastattelupyyntöjen yhteyshenkilö Timo Nieminen, puh. 050-5244714 Uusien vierailukohteiden yhteyshenkilö Susanne Tikkala, puh. 050-3306807 Haastattelutoimikunta Anne Mäenpää, puh. 040-5555297 Antti Lahtinen, puh. 050-5374176 Susanne Tikkala, puh. 050-3306807 Vastuuhenkilö Kirkkopuistikon palvelukoti Vastuuhenkilö Botniakoti Vastuuhenkilö Ahvenkoti Antti Lahtinen, puh. 050-5374176 Marie-Louise Hakkarainen, puh. 044-3215569 Michaela Key, puh. 040-8323707 2.1. Yhteyshenkilö: Kennelliiton yhteyshenkilö ja ryhmänvetäjä Tehtävät: Kaverikoirakoiden välinen yhteyshenkilö Kennelliiton ja kaverikoirien välinen yhteyshenkilö Raportoi toiminnasta (toimintakertomus, lehtijutut yms.) Kennelliittoon Välittää Kennelliitosta tulevat tiedot ja tavarat ryhmälle Pitää kirjaa vierailukohteista ja vierailuista Huolehtii siitä, että uuteen vierailukohteeseen käydään tutustumassa ja että kohteeseen saadaan kaverikoiraryhmä Vastaanottaa kaverikoirakoiden vierailuperuutukset ja yrittää järjestää poissaolevan koirakon tilalle tuuraajan Päivittää toimintamallia, arkistokorttia, yhteenvetoa vierailuista jne. 2
Välittää kaverikoirakoille tiedot vierailuajankohdista Kutsuu kaverikoirat kokoukseen Organisoi uusien kaverikoiraehdokkaiden tutustumisvierailut ilman koiraa ja koiran kanssa nimeämällä ehdokkaalle tutorin 2.2. Yhteyshenkilö: Uudet koirakot Tehtävät: Vastaa kaverikoiratoimintaan mukaan haluavien uusien koirakoiden tiedusteluihin Täyttää esitietokaavakkeen ja välittää kaavakkeen ryhmänvetäjälle Sopii tapaamisajankohdan ja ilmoittaa siitä ehdokkaalle sekä uusien koirakoiden haastattelutoimikunnalle Pitää listaa haastattelutoimikunnan tapaamiseen jonottavista koirakoista Ottaa ehdokkaaseen yhteyttä 2kk harkinta-ajan jälkeen ja selvittää onko ehdokas edelleen halukas aloittamaan kaverikoiratoiminnassa Jos ehdokas haluaa mukaan toimintaan, välittää tiedon ryhmänvetäjälle 2.3. Yhteyshenkilö: Haastattelupyynnöt Tehtävät: Tarjoaa aktiivisesti tiedotusvälineille tietoja kaverikoiratoiminnasta Vastaa tiedotusvälineiden haastattelupyyntöihin On vastuussa haastatteluajankohdan sopimisesta Sopii kaverikoirakoiden kanssa ketä haastatellaan Pyytää lehtijutut ryhmänvetäjän nähtäviksi ennen julkaisua Välittää julkaistun lehtijutun ryhmänvetäjälle Kennelliittoon postitettavaksi 2.4. Yhteyshenkilö: Vierailukohteiden yhteydenotot Tehtävät: Vastaa kaverikoiratoiminnasta kiinnostuneiden uusien vierailukohteiden tiedusteluihin Ohjaa vierailupyynnöt ryhmänvetäjälle, joka sopii yksityiskohdista 2.5. Vastuuhenkilöt Jokaisella kaverikoiravierailulla yksi henkilö nimetään etukäteen vastuuhenkilöksi. Vakituisilla ryhmillä vastuuhenkilönä on yleensä joka vierailulla sama. Tehtävät: Ryhmän edustaja vierailun aikana Raportoi jokaisen vierailun jälkeen ryhmänvetäjälle täyttämällä valmiin raportointipohjan Jos vastuuhenkilö ei pääse vierailulle, ryhmänvetäjä delegoi tehtävät tilapäisesti jollekin muulle kyseisen ryhmän jäsenelle Sopii puolivuosittain yhdessä vakivierailukohteen kanssa (ja kaverikoirakoiden toiveita huomioiden) uudet vierailuajankohdat Ilmoittaa uudet vierailuajankohdat ryhmänvetäjälle 3
2.6. Haastattelutoimikunta Tehtävät: Uusien kaverikoirakoiden haastattelu, arvioiminen ja perehdyttäminen Tässä toimintamallissa esitetyn haastatteluprosessin noudattaminen Esitietokaavakkeella koirakosta saatujen tietojen täydentäminen 3. Toimintaryhmä Etelä-Vaasan kaverikoiriin kuuluu 13 ohjaajaa ja 16 koiraa (tilanne 1.3.2008). 3.1. Arkistokortti Ryhmänvetäjällä on Kennelliitosta saatu arkistokortti, johon kerätään kaikkien kaverikoirakoiden yhteystiedot. Arkistokorttia päivitetään pari kertaa vuodessa ja ryhmänvetäjä lähettää sen Kennelliittoon. Päivitetty arkistokortti löytyy osoitteesta www.kaverikoirat.com/arkistokortti.pdf. 3.2. Aktiivisuus Kaverikoiratoiminta edellyttää aktiivisuutta. Aktiivisuudella tarkoitetaan sekä halua että mahdollisuutta osallistua kaverikoiravierailuille sekä toimintaryhmän kokouksiin. Kaverikoirakoilta edellytetään myös oma-aloitteisuutta vierailukohteiden hankinnassa. Jos kaverikoirakolla ei ole mahdollisuutta osallistua vierailuille ja kokouksiin, koirakko ei voi olla aktiivisesti mukana kaveritoiminnassa. Tällainen koirakko voidaan omasta pyynnöstään siirtää poissaolijoiden listalle tai muun ryhmän päätöksellä pudottaa kokonaan pois toiminnasta mikäli koirakkoon ei saada yhteyttä. Kaikille kaverikoirakoille ei välttämättä aina löydy vakituista vierailukohdetta, vaikka koirakko haluaisikin olla aktiivinen. Koirakkoa pidetään kuitenkin aktiivisena, mikäli koirakko osallistuu kokouksiin ja mahdollisiin kertaluontoisiin kaverikoiravierailuihin. 3.3. Ryhmän keskinäinen kommunikaatio Kun ryhmäläisille on tiedotettavaa, ryhmänvetäjä lähettää tekstiviestin/sähköpostin. Kun ryhmäläinen saa viestin koskien esim. suunniteltua vierailua tai kokousta, hänen on vastattava ryhmänvetäjälle pikaisesti joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. 3.4. Ryhmän kokoontuminen Ryhmänvetäjä kutsuu tarvittaessa ryhmän kokoukseen sähköpostilla/tekstiviestillä. 3.5. Vakituisten vierailukohteiden ryhmät Vakituisia vierailukohteita on kolme. Uusia vakituisia kohteita etsitään jatkuvasti. 4
3.5.1. Kirkkopuistikon palvelukoti Koiran ohjaaja Antti Lahtinen Anne Mäenpää Timo Nieminen Susanne Tikkala Koira Viivi Moona Jade Oliver 3.5.2. Botniakoti Koiran ohjaaja Marie-Louise Hakkarainen Marianne Vainionpää Ulla Kivimäki Koira Pontus Pilvi Nella 3.5.3. Ahvenkoti Koiran ohjaaja Michaela Key Minna Rintanen Koira Cindy Myy 3.6. Toimintaryhmän kokoonpanon muutokset 3.6.1. Yhteystietojen päivitykset Jokaisen kaverikoirakon velvollisuus on pitää yhteystietonsa ajan tasalla ilmoittamalla kaikista muutoksista välittömästi ryhmänvetäjälle. 3.6.2. Poissaololista Jos kaverikoirakko joutuu esimerkiksi elämäntilanteen tilapäisen muutoksen johdosta pitämään kaverikoiratoiminnasta taukoa, siitä on ilmoitettava kirjallisesti ryhmänvetäjälle. Ryhmänvetäjän tulee tietää millä aikavälillä kaverikoirakko on tauolla. Poissaolijoista pidetään listaa www.kaverikoirat.com/poissaololista.pdf, jossa näkyy tarkka päivämäärä mihin asti kaverikoirakko on tauolla. 5
3.6.3. Kaverikoiratoiminnan lopettaminen Jos kaverikoirakko joutuu lopettamaan toimintansa, on siitä ilmoitettava välittömästi kirjallisesti ryhmänvetäjälle. Etelä-Vaasan toimintaryhmä voi myös kollektiivisesti päättää kokouksissaan ryhmän kokoonpanosta. Päätös tehdään kokouksessa läsnäolevien kesken enemmistöäänestyksellä. Toimintaryhmästä voidaan läsnäolevien päätöksellä kokonaan poistaa koirakot, jotka eivät aktiivisesti ole mukana toiminnassa eivätkä ole ilmoittautuneet poissaoleviksi. 3.6.4. Uusien koirakoiden hankkiminen Kuva 1 Uuden kaverikoirakon perehdyttämisprosessi Uudet koirakot ottavat yhteyttä uusien koirakoiden yhteyshenkilöön, joka haastattelee ehdokkaan ja täyttää esitietokaavakkeen www.kaverikoirat.com/esitietokaavake.doc. Yhteyshenkilö sopii tapaamisajankohdan ja ilmoittaa siitä haastattelutoimikunnalle. Uusien koiranohjaajien on oltava vähintään 16-vuotiaita ja koiran yli 18kk ikäinen. Tapaamisen kulku: Haastattelutoimikunta tutustuu ehdokkaaseen, kertoo toiminnasta sekä arvioi soveltuuko ehdotettu koira toimintaan Mukana on sekä testattava koira että haastattelutoimikunnan kaverikoiria Kaverikoira-vihkonen annetaan luettavaksi Kerrotaan, että 2 kk:n harkinta-ajan jälkeen uusien koirakoiden yhteyshenkilö ottaa ehdokkaaseen yhteyttä sopiakseen jatkosta Harkinta-ajan jälkeen: Ehdokas käy 2-4 kuukauden aikana neljällä mahdollisimman erilaisiin kohteisiin tehtävällä vierailulla ilman omaa koiraansa 6
Kaikkia vierailuja ei voi suorittaa yhden kuukauden aikana vaan ne tehdään pidemmällä aikavälillä Vierailuajankohdat sovitaan ehdokkaan ja ryhmänvetäjän välillä Ilman koiraa tehtyjen vierailujen jälkeen ehdokas osallistuu oman koiransa kanssa valvotusti kaverikoirien vierailulle Ehdokkaan mukana seuraa yksi kaverikoiranohjaaja (tutor), jolla ei ole omaa koiraa mukana 2-3 tutorin kanssa tehdyn vierailun jälkeen ehdokas on perehdytetty kaverikoiratoimintaan ja valmis vierailemaan oman koiransa kanssa kohteissa muun kaverikoiraryhmän mukana 4. Kaverikoiravierailu Aina ennen ensimmäistä kaverikoiravierailua ryhmänvetäjä ja/tai joku kaverikoiran ohjaaja käy ilman koiraa tutustumassa kohteeseen ja sopimassa käytännön järjestelyistä, kuten vierailuajankohdista ja kohteeseen toivotusta koiramäärästä. 4.1. Vierailun kulku Vierailulle lähtee yleensä 3-5 koiraa ohjaajineen Yhteen ja samaan vierailukohteeseen pyritään aina lähettämään samat koirat Ryhmänvetäjä huolehtii kaverikoiraryhmän kokoonpanosta Kaverikoirakoiden on ilmoitettava ajoissa suoraan ryhmänvetäjälle, mikäli eivät pääse vierailulle, jotta on mahdollisuus löytää tuuraaja Alle 18-vuotiaat lähtevät vierailulle ainoastaan sellaisessa ryhmässä, jossa on mukana vähintään yksi täysi-ikäinen kaverikoiran ohjaaja jokaista alaikäistä kohti Koiran ohjaaja käyttää itsestään vierailulla ainoastaan etunimeään Koiran ohjaajien yhteystietoja ei anneta vierailukohteille vaan kaikki yhteydenotot kulkevat ryhmänvetäjän kautta Koiran ohjaajan työasu on pinssi ja vaaleansininen Vaasan kaverikoiratpikeepaita, koiralla huivi Kaverikoirat kokoontuvat 10-15 minuuttia ennen vierailun alkua, jotta nähdään ketkä ovat paikalla ja voidaan sopia vierailun yksityiskohdista Vierailukohteen ilmoitustaululle viedään kaverikoiraryhmän mainos Pääsääntöisesti kaverikoiravierailu kestää 30 minuuttia Kaverikoira voi käydä vierailuilla max. 2 krt/kk kuitenkin niin ettei viikon sisällä ole enempää kuin yksi vierailu Vierailun jälkeen kaverikoirakot voivat kokoontua yhteen Vastuuhenkilö raportoi ryhmänvetäjälle viikon sisällä vierailusta 4.2. Toteutuneet vierailut Etelä-Vaasan kaverikoiravierailut löytyvät netistä www.kaverikoirat.com/vierailut.pdf. Kohteen tyyppi Kohteen nimi Vierailuajankohta Ikääntyneet Kirkkopuistikon palvelutalo 24.8.2006- Vuorikoti 2.10.2006-8.10.2007 Botniakoti 13.3.2007-7
Ahvenkoti 20.2.2008- Lapset Länsimetsän koulu 23.9.2006) Malmöntalon päiväkoti 12.4.2007 5.2.2008 Folkhälsanin iltapäiväkerho 12.2.2008 Kukkulan päiväkoti 4.3.2008 Kaverikoiratapahtuma 2007 Kasarmintorin kenttä 15.7.2007 Kaverikoiratapahtuma 2008 5. Kaverikoirahuivit, pinssit ja sponsoripaketit 5.1. Kaverikoirahuivi ja pinssi Kaverikoirahuivia ja pinssiä käytetään vain kaverikoiravierailuilla. Huivin ja pinssin saa, kun on käynyt 6 vierailulla ja jatkaa toimintaa. Jos toimintaa ei jatka, huivi voidaan pyytää takaisin. Jokainen koira saa vain yhden huivin. Uutta huivia ei ole mahdollista saada. Ryhmänvetäjä tilaa huivin ja pinssin, jolloin Kennelliitosta lähetetään automaattisesti parhaaksi katsottu koko. Jos koko ei ole sopiva, huivi on palautettava ryhmänvetäjälle käyttämättömänä. Huivi tilataan vasta, kun koirakko on sen ansainnut ja kun huivia odottavia koirakoita on useita. Huivia ei siis aina saa heti kuuden vierailun jälkeen. Kaverikoirakon on itse noudettava huivinsa ja pinssinsä ryhmänvetäjältä. 5.2. Sponsoripaketti Sponsoripaketin saavat aktiiviset kaverikoirakot. Sponsoripakettia ei saa, jos: Ei ole käynyt edeltävän vuoden aikana kaverikoiravierailuilla, tai Ei ole osallistunut toimintaryhmän kokouksiin, tai Ei ole ilmoittanut ryhmänvetäjälle jäädessään säännöllisesti pois sovituilta kaverikoiravierailuilta, tai Ei ole pitänyt yhteyttä ryhmänvetäjään Kaverikoirakon on itse noudettava sponsoripaketti ryhmänvetäjältä. Ryhmänvetäjä ilmoittaa mihin mennessä paketti on viimeistään haettava. Noutamattomia paketteja ei luovuteta jälkikäteen. Kaverikoirakko voi valtuuttaa jonkun hakemaan paketin. 6. Kaverikoiratoiminnasta tiedottaminen 6.1. Haastattelut Haastatteluja koordinoi haastattelupyyntöjen yhteyshenkilö. Haastattelussa tiedotusvälineille saa kertoa ainoastaan koiran kutsumanimen ja koiranohjaajan etunimen. Ryhmänvetäjä lähettää lehtijutuista kopion Kennelliittoon. 8
6.2. Kaverikoiramainokset Kaverikoiramainoksemme löytyvät netistä: Vanhuksille Kouluille Päiväkodeille www.kaverikoirat.com/vanhukset.pdf www.kaverikoirat.com/koulut.pdf www.kaverikoirat.com/paivakodit.pdf 6.3. Kriisiviestintä Jos kaverikoiravierailulla sattuu jotain, on tärkeätä muistaa: Selvitä tapahtuma paikan päällä, mutta mahdollisimman pienimuotoisesti Ota välittömästi yhteyttä Kennelliittoon Sanna Heikkiseen, puh. 09-88730294 tai 050-572 7773 ja kerro o Oma nimesi / Koirasi nimi / Toimintaryhmäsi / Kaupunki o Mitä? / Missä? / Kuinka? / Koska? Kerro tapahtuneesta myös ryhmänvetäjälle Ulkopuolisille (kaverit, perhe, koiran kasvattaja jne.) ei saa kertoa mitään vaan Kennelliitto hoitaa kaikki asiaan liittyvät lausunnot Tiedotusvälineille ei siis saa antaa mitään lausuntoja! 6.4. Uusien vierailukohteiden hankinta Kuva 2 Uuden vierailukohteen hankintaprosessi Jokainen voi kertoa kaverikoiratoiminnasta potentiaalisille vierailukohteille ja näin yrittää löytää uusia kohteita. Vierailukohteille ei kuitenkaan saa luvata mitään vaan ryhmänvetäjä hoitaa kaikki vierailupyynnöt, tiedustelut, vierailusta sopimisen jne. Vierailukohteita hankitaan myös kaverikoiraesitteen (Kennelliitossa työn alla) avulla. Aina ennen ensimmäistä kaverikoiravierailua ryhmänvetäjä ja/tai joku kaverikoiran ohjaaja käy ilman koiraa tutustumassa kohteeseen ja sopimassa käytännön järjestelyistä kuten vierailuajasta, -paikasta ja koiramäärästä. 9
6.5. Nettisivut, sähköposti ja foorumi Etelä-Vaasan ryhmänvetäjä ylläpitää Vaasan seudun kaverikoirien nettisivuja, joilla esiintyvät Etelä-Vaasan, Pohjois-Vaasan ja Laihian kaverikoirat, sekä foorumia. Nettisivuilla ei julkaista kaverikoirien ohjaajien nimiä tai yhteystietoja. Foorumille on rekisteröidyttävä. Nettisivujen domain- yms. kustannukset jaetaan Etelä-Vaasan, Pohjois-Vaasan ja Laihian kaverikoirien kesken. Ryhmänvetäjät keräävät maksut ryhmäläisiltään ja toimittavat rahat Etelä-Vaasan ryhmänvetäjälle, joka on nettisivudomainin hankkinut omalla nimellään vuonna 2006 ja jonka postiosoite on siis domainin laskutusosoite. Nettisivut Sähköposti Foorumi www.kaverikoirat.com info@kaverikoirat.com http://s8.createphpbb.com/vsk/ 10