Osa 4 Projektinhallinnan menetelmiä
Luku 11 Projektinhallinnan metodologiat Jos et tiedä päämäärääsi, mikä tahansa polku vie sinut sinne. Vanha sioux-intiaanien sananlasku Johdanto Uusien sovellusten kehityksessä perinteisesti käytetyt työkalut ja tekniikat ovat onnistuneet vain osittain, ja kehittäjät kokevat vieläkin työssään huomattavia ongelmia. Ohjelmat ovat edelleen huonolaatuisia, sovelluskehitys ruuhkautuu, aikataulut eivät pidä, budjetit ylittyvät, projektinhallinta ja kustannusarviointi on surkeaa ja projekteja perutaan luvattoman paljon. Monet it-alan johtajat ovat jo nostaneet kätensä pystyyn ja luopuneet toivosta, että tilanne muuttuisi paremmaksi. Luovuttamisen sijaan it-organisaatioiden pitäisi kuitenkin ryhtyä arvioimaan kypsyviä metodologioita ja niihin liittyviä projektinhallintatyökaluja, jotta projektien tuottavuus paranisi. Yritysten tulisi omaksua ja toteuttaa integroituja metodologioita, joita on jo runsaasti saatavilla mutta joita käytetään tai edes ymmärretään kovin vähän. Tylsästä nimestään huolimatta metodologia on varsin hyödyllinen lisä projektinhallinnan työkalupakkiin.
138 11. Projektinhallinnan metodologiat Kun metodologiat 1970-luvun alussa ilmaantuivat, niiden arvostelijat pilkkasivat niiden sisältävän vähän metodeja, liikaa logioita. Toteamuksessa on tuolloin saattanut olla jotain perääkin, mutta se ei enää pidä paikkansa 1990-luvun lopun ja uuden vuosituhannen alun nopeassa tuotantosyklissä, koska metodologiat ovat kypsyneet ja ne on yleisesti hyväksytty. Metodologiat eivät ole ainoastaan it-alan työkaluja, vaan niitä on onnistuneesti sovellettu monilla eri aloilla. Metodologioita ovat käyttäneet esimerkiksi insinööritieteet: sähkö-, koneenrakennus- ja rakennustekniikka lääketiede: sairaanhoito, patologia, farmakologia, gerontologia yleinen tutkimustyö: tiedon keruu ja analysointi, tilastotiede avaruustiede: avaruusjärjestelmien kehittäminen, navigointi, avaruuslentojen telemetria armeija: taisteluvälineet, logistiikka, tiedustelu oikeustiede: oikeustieteen opetus teollisuus: tehdasjärjestelmien kehitys ja käyttö kasvatustiede: opetusmenetelmät. It-johtajien pitäisi esittää itselleen joitakin keskeisiä kysymyksiä siitä, miten toimia nykyisessä nopeassa tuotantosyklissä ja mitä työkaluja, menetelmiä ja tekniikoita pitäisi käyttää. Ennen kaikkea tarvitaan tehokkaita keinoja parantaa tuottavuutta. Jokaisessa yrityksessä, joka haluaa parantaa ja tehostaa projektitoimintaansa, on syytä pohtia seuraavia kysymyksiä: 1. Mitkä ovat minun organisaationi ulottuvilla olevat sovelluskehityksen vallitsevat trendit, jotka lisäävät tuottavuutta merkittävästi eli vähintään 30 %? 2. Mitä kypsiä ja toimiviksi todistettuja metodologioita, projektinhallintatyökaluja ja toistettavia prosesseja on saatavilla tuottavuustavoitteen saavuttamiseksi? 3. Miten organisaationi hyötyy metodologiasta? 4. Miten valitsen ja toteutan metodologian? 5. Kuinka voin vakuuttaa ylimmän johdon siitä, että kyseessä ei ole pelkkä vippaskonsti, muotisana tai hopealuoti?
11. Projektinhallinnan metodologiat 139 6. Kuinka mittaan tuottavuutta täsmällisesti? 7. Osaavatko loppukäyttäjät ja projektitiimini käyttää metodologiaa? 8. Mitä koulutusta tarvitsen menestyäkseni? Mitä metodologia tarkoittaa, ja miksi sellaista pitäisi käyttää? Metodologia määritellään joukoksi toistettavia prosesseja, jotka sisältävät projektikohtaisia menetelmiä, sääntöjä ja suuntaviivoja hallittavien, organisaatiolle arvoa tuottavien ja laadukkaiden sovellusjärjestelmien rakentamiseksi. Määritelmän tärkein ilmaus on toistettava prosessi eli projektien toteuttaminen samalla tavalla. Metodologiaa voisi myös ajatella karttana, joka opastaa projektin määränpäähänsä. Metodologia lisää organisaation arvoa ja tuottavuutta kuvailemalla toistettavan joukon prosesseja ja menettelytapoja järjestelmien rakentamiseksi. Metodologiat ovat yhdistymässä projektin- ja prosessinhallinta- sekä muihin tekniikoihin ja tarjoavat näin keinon käsitellä monia nykyisiä sovelluskehityksen ongelmia. Metodologioiden rakenteet Useimmat metodologiat koostuvat neljästä peruskomponentista: 1. Suuntaviivat: määrätyt toimenpiteet, jotka ovat välttämättömiä menestyksekkäälle ohjelmistokehitykselle. Suuntaviivat sisältävät neuvoja ja suosituksia toiminnasta. 2. Menetelmät: yksityiskohtaiset prosessikuvaukset, jotka tukevat toimintaa koko ohjelmistokehityksen elinkaaren ajan. Menetelmät auttavat projektin tuotteiden valmistamisessa. 3. Työkalut: erityisesti sellaiset projektinhallintatyökalut, jotka on yhdistetty aiempien projektien kokemuksia hyödyntävään metodologiaan. Useimmat metodologiat eivät ole riippuvaisia sovelluskehityksen perustana käytetystä ohjelmistosta. Metodologiaa voidaan siis käyttää minkä tahansa ohjelmointikielen kanssa, perinteisistä, yli 30 vuotta vanhoista COBOL-järjestelmistä neljännen sukupolven kieliin (4GL), CASE-työkaluihin ja oliojärjestelmiin. 4. Mallit: Uudelleenkäytettävät dokumentit ja tarkistuslistat, joista saa neuvoja ja apua.
140 11. Projektinhallinnan metodologiat Metodologian tulisi myös pystyä tarjoamaan monia eri reittejä projektin toteuttamiseksi, jotta se tukisi nykyisten tietojärjestelmien yhä monimutkaisemmiksi muuttuvia rakenteita. Erilaisia reittejä tai menetelmiä ovat esimerkiksi seuraavat: työasema/palvelin-sovellus valmisohjelmiston valinta nopea sovelluskehitys pienet projektit verkkoasemapohjainen kehitys tieto- tai strateginen suunnittelu perinteisten järjestelmien kehittäminen järjestelmien välisten rajapintojen ja siltojen rakentaminen siirtymisen suunnittelu iterointi ja prototyypit intranet- ja yhteistyöprojektit internetpohjaiset projektit. Miksi metodologiaa kannattaa käyttää? Jos sovelluskehitysprosessissa käytetään standardilähestymistapaa tai metodologiaa, voidaan saavuttaa merkittäviä etuja ja tuotannonlisäyksiä. Projektinhallinta hyötyy metodologian käytöstä seuraavilla tavoilla: 1. Yritysjohto voi suojella sijoitustaan varmistamalla, että projektia tukevat tekijät on tarkasti määritelty ja että ne todennäköisesti myös toimivat. Metodologioiden yhtenä tuotteena on usein taloudellinen perustelu (business case) eli asiakirja, joka määrittelee mm. projektin talouden, hyödyt, kustannukset ja tarvittavat resurssit. Se varmistaa, että projektin tavoitteet asetetaan yrityksen liiketoimintarpeiden mukaan. Business case -asiakirjaa päivitetään jatkuvasti projektin elinkaaren aikana, jotta se kuvaisi uuden järjestelmän jatkuviin ja kertaluonteisiin kustannuksiin ja etuihin vaikuttavia muutoksia. 2. Johto ja käyttäjät tietävät etukäteen, mitä he voivat odottaa kultakin projektilta.
11. Projektinhallinnan metodologiat 141 Kun kukin työkokonaisuus - oli kyseessä sitten vaihe, osaprojekti tai tehtävä - valmistuu, niin kehitetään tietyt standardivaihetuotteet ja työtuotteet, jotka selittävät valmiiksi saatua työtä ja tehtyjä päätöksiä. Näitä työtuotteita käytetään seuraavan työkokonaisuuden resursseina, ja johto voi niiden avulla varmistaa, että kaikki työ on tehty kunnolla. Ennaltasovituissa hyväksymispisteissä, joita kutsutaan myös välietapeiksi, johto ja käyttäjät antavat tehdylle työlle hyväksyntänsä ja varmistavat projektin tavoitteiden toteutumisen. 3. Tulokset ovat korkealaatuisia. Laatuvaatimukset ja niiden todentaminen ovat olennainen osa mitä tahansa hyvää metodologiaa. Metodologian tulisi tarjota tarkistuslistoja ja malleja laatuvaatimusten täyttymisen varmistamiseksi. Nämä työtuotteet auttavat määrittämään, miten hyvin järjestelmä toimii ja vastaa projektin alkuperäisiä vaatimuksia, ja keskittyvät järjestelmän käytettävyyteen, ylläpidettävyyteen, joustavuuteen ja luotettavuuteen. Näin kehitystiimi voi suunnitella tarvittavat laatuominaisuudet järjestelmään. Laatukatselmukset tai -auditoinnit antavat johdolle puolueettoman arvion tehdyn työn tasosta. Katselmukset ja auditoinnit varmistavat, että sovittuja kehitysprosesseja noudatetaan, että riskit tunnistetaan, niistä tiedotetaan ja ne hallitaan ja että projekti pyrkii pysymään sille määritellyssä laajuudessa ja tavoitteissa. Yleensä metodologian mukaan rakennetut sovellukset ovat laadukkaampia kuin ilman metodologiaa rakennetut. 4. Yllätykset, kuten kustannusten ylitykset, laajuuden muutokset, käyttöönoton myöhästyminen ja muut riskit, voidaan minimoida. Metodologiat sisältävät riskienarviointi ja -valvontamenettelyjä projektiriskien lieventämiseksi. Projektisuunnitelmissa määritetään aloitus- ja valmistumisajat projektin aikana tehtäville töille. Suunnitelmissa annetaan suuntaviivat projektin johtamiselle, ja niiden perusteella on helppo seurata projektin edistymistä ja ottaa potentiaaliset viivytykset tai ylitykset huomioon etukäteen, jotta niitä voidaan ryhtyä korjaamaan. Kun käytössä on metodologia, yllätyksiä ei todennäköisesti tapahdu, tai paremminkin niitä ei saa tapahtua. 5. Kaikkien projektien edistymistiedot ovat helposti saatavilla. Hyviin metodologiatuotteisiin on usein sulautettu tai yhdistetty projektin
142 11. Projektinhallinnan metodologiat hallintaohjelmistoja, minkä ansiosta projektitiimin jäsenet voivat laatia tehtäviensä arvioidut päättymisajat sisältäviä ajankäyttöraportteja. Näitä raportteja ja projektin työohjelmaa tai -suunnitelmaa käyttäen projektipäällikkö pystyy tarkasti toteamaan projektin tilanteen. Projektipäällikön tilannearviot dokumentoidaan ylimmälle johdolle säännöllisesti (viikottain tai joka toinen viikko) annettaviin edistymisraportteihin. 6. Tuottavuus paranee. Metodologioiden käytön omaksuvat organisaatiot huomaavat sovelluskehityksen tuottavuuden lisääntyvän merkittävästi. Lisäys on selvien toimintaohjeiden ansiota: enää ei vedetä hatusta tai käytetä mutu-menetelmää, mikä tavallisesti kuluttaa paljon projektinhallinnan ja projektitiimien tehokasta työaikaa. 7. Viestintä paranee. Metodologia luo standardit, joita kaikki voivat noudattaa, ja asettaa selvät ja yhteisesti sovitut odotukset. Metodologia määrittää, mitkä tehtävät suoritetaan, milloin ja missä järjestyksessä ne suoritetaan, miten ne suoritetaan sekä miten prosessista tiedotetaan ja miten sitä hallitaan. Metodologiat integroidaan usein projektinhallinnan ohjelmistotyökaluihin ja prosessinhallintatekniikoihin, minkä tuloksena syntyy hyödyllinen väline projektin toteutukseen. Kirjoittajan ennuste Metodologioiden johdonmukainen ja jatkuva käyttö voi parantaa organisaatioiden enemmistön sovelluskehityksen ja projektinhallinnan tuottavuutta vähintäänkin 30 %. Kokemus on osoittanut, että kaikkein tuottavimmat projektit käyttävät yleensä neljännen sukupolven kieliä tai muita sovelluskehittimiä sekä kohtalaisen tiukkaa metodologiaa. Tämän lähestymistavan valinneet ovat lisänneet tuottavuuttaan jopa 70 %:lla. Eri tutkimusorganisaatiot, kuten Gartner Group, Meta ja Giga Information Group, arvioivat, että jopa 70 % kaikista yrityksistä ei lainkaan käytä standardia metodologiaa. Niiden käyttämät menetelmät eivät ole suunnitelmallisia tai ne eivät käytä mitään menetelmiä. Tilanne on huolestuttava ja osoittaa, miten torjuvasti metodologioiden käyttöön vieläkin suhtaudutaan. Sen sijaan metodologian omaksuneet yritykset voivat odottaa huomattavaa sovelluskehityksen tuottavuuden lisäystä.
11. Projektinhallinnan metodologiat 143 Metodologiatuotteet Taulukkoon 11-1 on koottu muutamia metodologiatuotemarkkinoiden tärkeimpiä toimijoita. Taulukko 11-1 Esimerkkejä metodologiatuotteista Tuote Process SUMMIT Map METHOD/1 Surveyor Key-Advise Navigator Architect Valmistaja Engineer Platinum Price Waterhouse Coopers Protellicess Andersen Consulting (nykyisin Accenture) Bachman Sterling Software Ernst & Young JMC SE/Companion SECA Osa näistä metodologioista on kaupallisesti saatavana erillisinä tuotteina. Muut tulevat tuotteen valmistajan tarjoamien konsulttipalveluiden kylkiäisinä, eikä niitä voi ostaa erikseen. Tämän lisäksi muita metodologioita voidaan sisällyttää projektinhallintatyökaluihin erikseen valittavina lisäosina, kuten ABT Corporationin tuotteissa. Case-esimerkki: Kroger Company Kroger Company on Yhdysvaltojen suurin elintarvikkeiden vähittäismyyjä kokonaisvuosimyynnillä mitattuna. Barney Kroger perusti Krogerin vuonna 1883 Cincinnatissa, Ohiossa, missä sen pääkonttori edelleen sijaitsee. Sen missio on pysyä johtavana elintarvikkeiden, lääke-, terveys-, ja hygieniatuotteiden sekä sesonkitavaroiden jakelijana ja myyjänä. Lisäksi se haluaa säilyttää äskettäin saavuttamansa johtoaseman myös päätoimialastaan poikkeavien palvelujen, kuten vakuutusten ja muiden rahoituspalveluiden, tarjoajana.
144 11. Projektinhallinnan metodologiat Kroger on kasvanut Barneyn ensimmäisestä ruokatavarakaupasta jättiyritykseksi. Vuoden 1997 lopussa Krogerilla oli Yhdysvalloissa 1 392 elintarvikeliikettä, jotka toimivat seitsemällä eri nimellä 24 osavaltiossa, ja 816 lähikauppaa kuuden eri liikemerkin alla 15 osavaltiossa. Elintarvikeliikkeet ovat Krogerin liiketoiminnan ydin, ja niiden myynti muodostaa yli 93 % yrityksen kokonaismyynnistä. Lähikaupat ja 36 tuotantolaitosta tuottavat loput seitsemisen prosenttia. Työntekijöitä on yhteensä yli 170 000. Huima kasvu on ollut mahdollista sekä myymälöissä että tietojärjestelmissä tehtyjen innovatiivisten ratkaisujen ansiosta. Tietohallinnon ylin johto päätti ottaa käyttöön metodologian ja ryhtyi kouluttamaan koko 250 hengen vahvuista tietohallintoaan, harjoittelijoista ylimpiin johtajiin. Kroger asetti metodologian käytölle seuraavat tavoitteet: Hankitaan ennustettava ja toistettava prosessi, joka on järjestelmällinen mutta kuitenkin joustava ja jossa on useita kehitysreittejä. Luodaan yhdenmukainen tapa suunnitella, kustannusarvioida ja aikatauluttaa projekteja. Kerätään analyysin ja suunnittelun tuotteet yhteiseen, projektidokumentaation tallentamista ja standardien käytön edistämistä varten luotuun tietovarastoon. Metodologian käyttöönoton jälkeen tuottavuus on lisääntynyt merkittävästi, ja toimitettujen järjestelmien laatu on parantunut, vaikka toimintaympäristö on monimutkainen ja jatkuvasti muuttuva. Krogerin tietohallintopäällikkö Larry Braun tekee yhteenvedon kokemuksista näin: Metodologian avulla kehittäjämme pystyvät tuottamaan laadultaan aiempaa tasaisempia tuloksia lyhyemmässä ajassa. Metodologia ei ole pelkkä kehitysprosessi. Se on osa Krogerin kulttuuria. Ryhdyttyään käyttämään metodologiaa Kroger on kyennyt pitämään yllä mm. seuraavia sen avulla saavuttamiaan etuja: Kaikki suuret järjestelmät on toimitettu aikataulun mukaisesti. Järjestelmien suunnittelu ja parannukset tehdään nopeammin, ja tulokset ovat ennustettavia ja toistettavia.
11. Projektinhallinnan metodologiat 145 Projektien kustannusarviot ja aikataulut vastaavat tarkasti todellista budjettia ja kestoa. Kehittäjät kommunikoivat tehokkaammin yhteisten prosessien ja työkalujen ansiosta. Johtopäätökset Metodologiat ovat olleet kiistellyimpiä ja vähiten käytettyjä keinoja parantaa itorganisaation ohjelmistokehityksen laatua ja tuottavuutta. Väittely on oman käsitykseni mukaan jatkunut jo yli 25 vuoden ajan. Metodologian käytön periaatteet ovat niin yksinkertaisia, etteivät ne juurikaan selityksiä kaipaa. Älä keksi uudelleen jotakin jo kertaalleen tehtyä, vaan rakenna uusia järjestelmiä ja toimintoja samoista elementeistä, joilla on jo rakennettu testattuja ja käytännössä toimiviksi todistettuja järjestelmiä ja toimintoja. Käytä ja paranna toistettavia prosesseja aina, kun se on mahdollista. Vertailut nykyaikaisiin teollisen valmistuksen menetelmiin ovat ilmeisiä ja oikeaan osuvia, ja onkin selvää, että systemaattiset ja toistettavat prosessit ovat olennaisen tärkeitä sekä ohjelmistotehtaalle että teknisille menetelmille (kuten oliosuunnittelu) ohjelmistotehdas-lähestymistavan luomisessa. Miksi sitten niin harvoilla it-organisaatioilla on käynnissä olevia ja menestyviä metodologiahankkeita? En ole vieläkään keksinyt tähän kysymykseen täydellistä ja tyydyttävää vastausta. Tilannetta voisi verrata säännölliseen liikunnan harrastamiseen. Kaikki tietävät, että liikkuminen kannattaa. Liikunnan tuomat hyödyt ovat ilmiselviä, näkyviä ja terveellisiä, ne on dokumentoitu ja ne tunnetaan, niiden saavuttaminen ei kestä kovin kauan, eikä liikunnan välttämiselle ole juuri lainkaan päteviä syitä. Silti monet meistä välttelevät liikuntaa. Jotkut ihmiset eivät liiku lainkaan, koska liikunnan harrastaminen edellyttää rutiinien muuttamista ponnistelua ja kurinalaisuutta ainakin aluksi kivunsietokykyä, oli kipu sitten miten lievää tahansa. Metodologian käyttöönotto on melkein kuin kuntoilu, vaikeinta on sen aloittaminen ja säännöllinen jatkaminen. Tuloksia ei synny ilman tuskaa.
146 11. Projektinhallinnan metodologiat Kirjallisuutta Avison, D.E. and Fitzgerald, G. Information Systems Development: Methodologies, Techniques and Tools. Books Britain, 1995. Martin, James and Leben, Joe. Strategic Information Planning Methodologies. Prentice Hall, 1984. Olle, T. William. Information Systems Methodologies: A Framework for Understanding. John Wiley & Sons, 1994. Purba, Sanjiv. How to Manage a Successful Software Project: Methodologies, Techniques, Tools. John Wiley & Sons, 1995.