Viitta-itsearvioinnin käyttöohje Ylläpitäjän ja koordinaattorin ohje

Viitta-itsearvioinnin käyttöohje Ylläpitäjän ja koordinaattorin ohje

SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 3 1.1 Ohjelmistovaatimukset... 3 1.2 Sanasto... 3 2 Itsearviointiprosessi... 4 2.1 Vaihe 1: Aloitus... 5 2.1.1 Projektin aloitus... 5 2.1.2 Viraston rekisteröityminen... 6 2.1.3 Viraston koordinaattorin perehdyttäminen... 6 2.2 Vaihe 2: Itsearviointi... 6 2.2.1 Vastaajien perehdyttäminen... 6 2.2.2 Itsearviointilomakkeen täyttäminen... 6 2.3 Vaihe 3: Analysointi... 6 2.3.1 Itsearviointilomakkeiden konsolidointi... 6 2.3.2 Hallinnonalojen itsearviointien konsolidointi... 7 2.3.3 Vertailu muihin hallinnonaloihin ja analyysi... 7 2.3.4 Vastausten ja tulosten analysointi... 7 2.4 Vaihe 4: Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella... 7 3 Teknisen osan toiminta... 7 3.1 Yleistä työkalun käytöstä... 8 3.2 Itsearviointilomakkeen luominen... 9 3.2.1 Aloitus... 9 3.2.2 Luo itsearviointilomake... 10 3.2.3 Kyselyn tiedot... 10 3.2.4 Kyselyn aihealueiden valinta... 11 3.2.5 Kysymysalueiden valinta... 11 3.2.6 Alakysymysalueiden valinta... 12 3.2.7 Itsearviointilomakkeen luominen... 12 3.2.8 Erillisen itsearviointilomakkeen luominen... 13 3.3 Itsearvioinnin ylläpito... 13 3.3.1 Kysymysalueiden ja alakysymysalueiden nimien muuttaminen... 13 3.3.2 Avointen kysymysten luonti ja muuttaminen... 13 3.3.3 Kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen... 14 3.4 Itsearvioinnin suorittaminen... 16 3.4.1 Aloitus... 16 3.4.2 Avoimet kysymykset... 16 3.4.3 Kypsyystasokysely... 17 3.4.4 Kypsyystasojen kuvaajat... 18 3.4.5 Itsearviointilomakkeen toimittaminen... 19 3.5 Itsearviointilomakkeiden konsolidointi... 20 3.5.1 Yleistä... 20 3.5.2 Aloitus... 20 3.5.3 Konsolidointi... 20 3.5.4 Avoimet kysymykset... 21 3.5.5 Kypsyystason kuvaajat... 22 3.5.6 Huomioita konsolidoinnista... 23

1 Johdanto Tämä on talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalun (Viitta) ylläpitäjän ja koordinaattorin ohje, jossa käydään läpi ylläpitäjän ja koordinaattorin tehtävät itsearviointiprojektin läpiviemiseksi sekä teknisen työkalun käyttö projektin tukena. Lisäksi ohjeessa käydään läpi ylläpitäjän ohjeet itsearviointityökalun päivittämiseksi (Luku 3.3Itsearvioinnin ylläpito), jotka koordinaattori voi halutessaan ohittaa. 1.1 Ohjelmistovaatimukset Työkalu perustuu Microsoft Office Exceliin. Työkalun toiminta on testattu Microsoft Office Excel versioiden 2003 ja 2007 kanssa. Tämän lisäksi itsearvioinnin suorittamiseen käytettävä erillinen vastauslomake on testattu toimivaksi myös Open Office Calc 3.0 - ohjelman kanssa. Työkalun ylläpitäminen ja koordinointi vaativat käyttöön Excel-makrot. Makrojen tulee olla hyväksytty Excel-ohjelmassa yleisesti käyttöön tai ne on hyväksyttävä käyttöön tiedostoa avattaessa. Erillinen vastauslomake ei vaadi Excel-makroja toimiakseen. Ohjeita eri Excel-versioiden makrojen käyttöönottoon löytyy Excel-ohjelman ohjeesta. Excel -ohjelman ohje saadaan näkyviin ohjelman ollessa käynnissä painamalla F1-näppäintä näppäimistöltä. 1.2 Sanasto Aihealue - Itsearviointityökalussa on kolme aihealuetta: (1) taloushallinto, (2) henkilöstöhallinto sekä kahdelle ensimmäiselle (3) yhteiset aihealueet. Kuhunkin aihealueeseen liittyy omat kysymysalueensa. Alakysymysalueet - Alakysymysalueita on työkalussa kymmeniä ja kukin niistä kuuluu yhden kysymysalueen alaisuuteen. Itsearviointi - Kyselyä kutsutaan itsearvioinniksi, koska periaatteena on arvioida oman organisaation nyky- ja tavoitetilaa verraten niitä kyselyssä esitettäviin kypsyystasoihin. Itsearviointilomake - Itsearviointilomake luodaan itsearviointityökalulla ja toimitetaan vastaajalle. Itsearviointilomake on erillinen tiedosto, jonka vastaaja täyttää Excel - ohjelmalla ja toimittaa takaisin vastausten kokoajalle, eli tavallisesti koordinaattorille. Itsearviointityökalu - Itsearviointityökalu on erillinen Excel-tiedosto, joka sisältää ylläpitäjän ja koordinaattorin työkalut itsearviointilomakkeen luomiseksi. Kenttä - Excelin kentällä tarkoitetaan Excel-taulun yhtä solua (englanniksi cell), jossa on toiminnallisuutta. Työkalussa on käytössä kenttiä, joissa vastaaminen suoritetaan. Nämä ovat väriltään keltaisia. Kenttä voidaan valita painamalla sen kohdalla hiiren vasenta näppäintä. Konsolidointi - Tarkoittaa vastausten yhdistämistä yhteen tietokantaan ja raporttien luomista. Konsolidointiin käytetään konsolidointityökalua, joka on erillinen Excel-tiedosto. Konsolidointityökalua käyttävät ylläpitäjä ja koordinaattori.

Koordinaattori - Henkilö, joka suorittaa virastossa vastaajien valinnan, ohjeistuksen ja tuen, luo erilliset itsearviointilomakkeet työkalulla, toimittaa itsearviointilomakkeet vastaajille, koordinoi vastausten keräämisen sekä suorittaa viraston tietojen konsolidoinnin. Kypsyystaso - Kypsyystasot ovat parhaiden käytäntöjen ja organisaatioiden tavoitteiden perusteella luotuja väittämiä toimintatavoista. Väittämät on jaettu eri kypsyystasoiksi sen mukaan, kuinka eri kypsyysasteella olevat organisaatiot tavallisesti toimivat. Kypsyystasojen nimet ovat (1) määrittelemätön, (2) määritelty, (3) edistynyt ja (4) johtava. Kypsyystasot vastaavat harvoin suoraan minkään organisaation toimintaa, ja tästä syystä vaihtoehdoista on valittava taso, joka on lähinnä vastaajan kuvaa toiminnasta. Kysymykset - Kysymykset voivat olla joko avoimia tai suljettuja. Avoimiin kysymyksiin vastataan kirjoittamalla vastaus avoimeen tekstikenttään. Suljettuihin kysymyksiin valitaan kypsyystaso, joka eniten vastaa nykytilaa ja tavoitetilaa. Suljetut kysymyksen kuuluvat kukin yhden alakysymysalueen alaisuuteen. Kysymysalue - Kysymysalueita on työkalussa noin 20 ja kukin niistä kuuluu yhden aihealueen alaisuuteen. Nykytila - Tarkoittaa vastaajan arviota organisaation nykytilasta verrattuna kypsyystasoihin. Roolit Valtiokonttori on luonut erityyppisiä asiantuntijoita varten rooleja. Näille rooleille on valittu valmiiksi alakysymysalueet, joihin roolin edustaja vastaa. Koordinaattori voi käyttää rooleja apunaan luotaessa itsearviointilomakkeita. Tavoitetila - Tarkoittaa vastaajan arviota organisaation viestitystä tai viestimättömästä tavoitetilasta verrattuna kypsyystasoihin. On huomattavaa, ettei organisaation tavoitteena aina tule olla johtava toimintatapa. Toimittaminen - Itsearviointilomakkeen toimittaminen tarkoittaa sitä, että vastaukset toimitetaan vastaanottajalle ylläpitäjän tai koordinaattorin ohjeistamalla tavalla. Tämä tarkoittaa, että itsearviointilomake lähetetään sähköpostilla, tallennetaan sovittuun sijaintiin verkkolevylle tai tallennettaan dokumentinhallintajärjestelmään. Sopivan toimitustavan valitseminen riippuu siitä, mikä on toimivin tai totuttu toimintatapa virastoissa. Vastaaja - Henkilö, joka suorittaa itsearviointiin vastaamisen ohjeiden mukaisesti sekä vastausten toimittamisen takaisin koordinaattorille. Vastausten kerääminen Käsittää koordinaattorin tehtävät, eli itsearviointilomakkeiden toimittamisen, vastaajien tuen, itsearviointilomakkeiden tallentamisen sopivaan sijaintiin sekä mahdollisen muistuttamisen viivästyneistä vastauksista. Välilehti - Excel välilehdellä (englanniksi sheet) tarkoitetaan Excel-tiedostossa olevia tauluja, joiden välillä voidaan siirtyä painamalla ohjelman vasemmasta alakulmasta löytyvää välilehden nimeä hiiren vasemmalla näppäimellä tai käyttämällä työkalussa olevia toimintapainikkeita. Kullakin välilehdellä on oma tarkoituksensa, jonka myös välilehden nimi kertoo. Kaikki välilehdet eivät ole aluksi näkyvissä. Ylläpitäjä - Henkilö, joka ylläpitää ja kehittää työkalua Valtiokonttorissa ja jonka vastuulla itsearviointiprojektin johtaminen tavallisesti on. 2 Itsearviointiprosessi Itsearviointiprosessi koostuu vaiheista, jotka on esitetty kuvassa (Kuva 1).

Kuva 1: Itsearviointiprosessi Prosessin läpivienti voidaan nähdä projektina, jota johtaa nimetty projektipäällikkö. Seuraavassa kuvassa (Kuva 2) on esitetty projektin esimerkkiaikataulu. 2.1 Vaihe 1: Aloitus 2.1.1 Projektin aloitus Kuva 2: Esimerkki projektin aikataulusta Seuraavissa luvuissa käydään läpi kussakin vaiheessa suoritettavat tehtävät. Projekti perustetaan ja varataan projektille resurssit. Viraston kannalta tärkein tehtävä on markkinoida projekti sisäisesti. Projektipäällikön ja -henkilöstön tehtävä on suunnitella

itsearvioinnin tavoitteet, aikataulu, resurssien käyttö sekä tulosten viestintä ja hyödyntäminen. 2.1.2 Viraston rekisteröityminen Virasto rekisteröityy projektiin ja sitoutuu projektin läpiviemiseen. Tärkein tehtävä on hallita viraston tarpeita ja varmistua siitä, että viraston tarpeisiin pystytään projektin avulla vastaamaan. Lisäksi on varmistuttava, että projekti on suunniteltu ja aikataulutettu oikein viraston näkökulmasta. 2.1.3 Viraston koordinaattorin perehdyttäminen 2.2 Vaihe 2: Itsearviointi Viraston koordinaattorin tehtävä on kriittinen projektin onnistumisen kannalta. Viraston koordinaattorin vastuulla on valita sopivat henkilöt vastaamaan itsearviointiin. Viraston koordinaattori perehdytetään luomaan erilliset itsearviointilomakkeet itsearviointityökalulla sekä toimittamaan, kokoamaan ja konsolidoimaan itsearviointilomakkeet. 2.2.1 Vastaajien perehdyttäminen Vastaajat valitaan otoksena vastaajajoukosta. Vastaajia tulisi olla noin 10 % vastaajajoukosta, mutta mielellään noin 10-15 yhtä analyysiä varten. Vastaajia voi tarpeen mukaan olla enemmänkin. Vastaajien tulisi kattaa mahdollisimman laajasti talous- ja henkilöstöhallinnon osa-alueet. Koordinaattori tekee arvion siitä, mihin aihealueisiin ja mihin kysymysalueisiin kukin vastaaja vastaa. Valtiokonttori on luonut koordinaattorin avuksi rooleja, jotka toimivat valmiina pohjina asiantuntijoiden itsearviointilomakkeille. Pilotin aikana itsearviointilomakkeita luotiin 5 erilaista kyselyä kohden, mutta suuremmissa kyselyissä sopivaksi määräksi todettiin 5-10, jotta vastaajien ei tarvitse arvioida aiheita, joita he eivät tunne. Lisätietoa itsearviointilomakkeen luonnista vastaajan tarpeisiin on luvussa 3.2 Itsearviointilomakkeen luominen. Vastaajat perehdytetään itsearvioinnin tavoitteisiin ja hyötyihin. Vastaajien perehdyttämisen suorittaa viraston koordinaattori Valtiokonttorin projektihenkilöstön tukemana. Vastaajat opetetaan käyttämään erillistä itsearviointilomaketta Excel-ohjelmalla. Koordinaattori luo kullekin vastaajalle itsearviointilomakkeen ja toimittaa (ks. sanasto toimittaminen) lomakkeen vastattavaksi. 2.2.2 Itsearviointilomakkeen täyttäminen 2.3 Vaihe 3: Analysointi Vastaajat vastaavat itsearviointilomakkeen kysymyksiin. Vastattuaan he toimittavat itsearviointilomakkeen takaisin koordinaattorille vastausajan aikana. Koordinaattorin tehtävänä on myös toimia vastaajien tukena ongelmatilanteessa ja tarvittaessa muistuttaa vastausajan loppumisesta. 2.3.1 Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Koordinaattori kokoaa itsearviointilomakkeet ja konsolidoi ne Excel- tietokantaan ylläpitäjän ohjeiden ja viraston tarpeen mukaan. Lisätietoja konsolidoinnista on luvussa 3.5 Itsearviointilomakkeiden konsolidointi. Konsolidointiin käytetään konsolidointityökalua. Koordinaattori toimittaa konsolidoinnin valmistuttua tiedot myös ylläpitäjälle.

2.3.2 Hallinnonalojen itsearviointien konsolidointi Ylläpitäjä konsolidoi viraston konsolidoiman tiedon hallinnonalatasolle. Ylläpitäjä päättää vastausten konsolidoinnista yhteiseen tietokantaan, joka sisältää eri hallinnonalojen vastaukset. 2.3.3 Vertailu muihin hallinnonaloihin ja analyysi Ylläpitäjä vertaa virastosta kerättyä tietoa yleiseen vastauskeskiarvoon ja muihin hallinnonaloihin ja kommunikoi tulokset takaisin virastoille. Tässä vaiheessa pyritään etsimään yleisestä keskiarvosta poikkeavia arvoja sekä mahdollisia syitä poikkeamiin. Raportointiin lisätään yleistä tietoa vastauskeskiarvoista ja yleisimmistä poikkeamista vastausten välillä. Ylläpitäjä kehittää itsearviointityökalua kyselystä saatujen tulosten ja muiden tarpeiden mukaisesti. 2.3.4 Vastausten ja tulosten analysointi Koordinaattori analysoi yhteenvedettyjä vastauksia ja kommunikoi tulokset johdolle, haastatelluille, tulosten purkutilaisuuteen osallistuville ja muille mahdollisille sidosryhmille. Hän arvioi ylläpitäjän raporttia viraston vastauksiin nähden ja pyrkii löytämään mahdollisia syitä poikkeamiin. Tämän lisäksi hän voi haastatella vastaajia tai asiantuntijoita, jotka voivat tuoda esiin omia mielipiteitään sekä arvioida nykyistä ja tavoitetoimintaa yleisten tulosten valossa. Lisätietoja tulosten analysoinnista on luvussa 3.5 Itsearviointilomakkeiden konsolidointi. 2.4 Vaihe 4: Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Tarvittaessa tuloksia osa-alueista ja yksittäisistä kysymyksistä voidaan käyttää tavoiteasetantaa varten. Tavoitteiden asettaminen on viraston vastuulla. Tavoitteiden asettaminen voidaan ottaa myös osaksi suurempaa kokonaisuutta, kuten suoritusjohtamista tai toimintasuunnitelmaa. Tavoitteiden saavuttaminen ja täyttyminen organisaatiossa voidaan todeta esimerkiksi suorittamalla itsearviointi uudelleen. 3 Teknisen osan toiminta Itsearviointiprosessin teknistä osuutta tuetaan työkaluilla. Kuvassa (Kuva 3) on esitetty teknisen osan toiminta ja sen käyttöön liittyvä työjärjestys. Tekniseen osaan liittyvät tehtävät ja vastuut on suunniteltava projektisuunnitelmassa. Tässä ohjeessa on oletettu, että tekniseen osaan liittyvät tehtävät suoritetaan pääosin viraston koordinaattorin toimesta. Kuva 3: Teknisen osan toiminta

Tekniseen osaan kuuluvat: - itsearviointilomakkeen luominen, sisältäen tehtävät Aloitus ja Luo itsearviointilomake - itsearvioinnin suorittaminen, sisältäen tehtävät Avoimet kysymykset, Kypsyystasokysely ja Kypsyystasojen kuvaajat - itsearviointilomakkeiden konsolidointi Nämä vaiheet ja niihin liittyvät työkalut on kuvattu tarkemmin seuraavissa luvuissa. 3.1 Yleistä työkalun käytöstä Työkalussa toimintaa kuvaava väri on keltainen. Käyttäjä voi vaikuttaa keltaisiin objekteihin. Erityyppisiä objekteja ovat avoimet tekstikentät, kentissä olevat alasvetovalikot sekä toimintopainikkeet. Avoimiin kysymyksiin vastataan käyttäen avointa tekstikenttää. Avoin tekstikenttä (Kuva 4) on keltainen kenttä, johon vastaukset voidaan syöttää vapaasti tekstimuodossa. Avointa tekstikenttää käytetään siirtämällä hiiren osoitin kentän kohdalle ja painamalla hiiren vasenta näppäintä. Tämä tuo vilkkuvan kursorin tekstikenttään, jolloin kenttään voidaan kirjoittaa haluttu vastaus näppäimistöllä. Vastaus vahvistetaan painamalla Enteriä ( - näppäin näppäimistöllä) tai valitsemalla hiiren vasemmalla näppäimellä jokin toinen kenttä. Kuva 4: Avoin tekstikenttä Suljettuihin kysymyksiin vastaaminen suoritetaan alasvetovalikoilla. Alasvetovalikossa vastausten muuttaminen tehdään siirtämällä hiiren osoitin keltaisen vastausruudun päälle ja valitsemalla kenttä hiiren vasemmalla näppäimellä. Tämän jälkeen valitaan kentän oikeaan laitaan ilmestyvä painike, jossa on alaspäin osoittava nuoli, hiiren vasemmalla näppäimellä. Lopulta valitaan kentän alapuolelle ilmestyvästä valikosta haluttu vaihtoehto hiiren vasemmalla näppäimellä. Kuva 5: Kysymykseen vastaaminen alasvetovalikolla Keltaisista toimintopainikkeista (Kuva 6) voidaan valita toimintoja, kuten siirtyminen eteenpäin tai vastauksien poistaminen. Toimintopainikkeita käytetään siirtämällä hiiren osoitin painikkeen kohdalle ja painamalla hiiren vasenta näppäintä. Kuva 6: Toimintopainike Painikkeet eivät ole käytössä mikäli Excel -makrot ovat pois käytöstä. Tällöin eteenpäin siirtyminen kyselyssä suoritetaan valitsemalla seuraava välilehti Excel -ohjelman vasemmasta alakulmasta hiiren vasemmalla näppäimellä (Kuva 7, kohta 1 on valittu välilehti ja kohta 2 seuraava valittavissa oleva välilehti).

1 2 Kuva 7: Excel 2007 -välilehdet (Excel 2003 toiminnallisuus vastaava) Mikäli koko välilehti ei ole kerralla näkyvissä, voidaan Excelin välilehdellä siirtyä alas ja ylös painamalla ohjelmaikkunassa oikealla laidalla olevista nuolista (Kuva 8) hiiren vasemmalla näppäimellä. Sivuttainen siirtyminen tapahtuu samalla tavoin ohjelman alareunassa olevista nuolista. Kuva 8: Excel 2007 siirtyminen alas ja ylös välilehdellä (Excel 2003 toiminnallisuus vastaava) 3.2 Itsearviointilomakkeen luominen 3.2.1 Aloitus Aloittaminen tapahtuu avaamalla työkalu Excel-ohjelmaan, samoin kuten tavallinen Exceltiedosto. Tämän jälkeen pitäisi tulla näkyviin aloitusnäyttö (Kuva 9). Kuva 9: Aloitusnäyttö Mikäli aloitusnäyttö ei tule ensimmäiseksi näkyviin, ovat makrot todennäköisesti pois käytöstä. Makroympäristön puuttuminen näytetään myös etusivulla (Kuva 10). Lisätietoja makrojen käyttöön ottamiseksi löytyy Excel-työkalun omasta ohjeesta (ohje tulee näkyviin painamalla näppäintä F1 näppäimistöltä ohjelman ollessa käynnissä).

Kuva 10: Aloitusnäyttö, mikäli makrot eivät ole käytössä Aloitusnäytöstä siirrytään eteenpäin painamalla toimintopainikkeesta Aloita itsearviointilomakkeen luominen. Mikäli makroja ei ole käytössä, ei työkalu siirry aloitusnäytöstä eteenpäin. 3.2.2 Luo itsearviointilomake Aloitusnäytöstä siirrytään välilehdelle Luo itsearviointilomake (Kuva 11). Tällä välilehdellä ylläpitäjä ja koordinaattori voivat muuttaa itsearvioinnin kysymyksiä ja rakentaa vastaajalle sopivan kyselyn. Seuraavaksi käydään läpi Luo itsearviointilomake -välilehden valintoja. Huomaa, että valintoja voivat tehdä vain ylläpitäjä ja koordinaattori. Vastaaja ei voi vaikuttaa kyselyn rakenteeseen. 3.2.3 Kyselyn tiedot Kuva 11: Luo itsearviointilomake Kyselyn tietoja (Kuva 12) käytetään avuksi konsolidoinnissa ja ne näkyvät kunkin erillisen itsearviointilomakkeen tunnistetietoina. Ne toimivat siis kyselylomakkeen tunnisteena konsolidoinnin tekijälle ja voivat sisältää esimerkiksi luodun kyselyn version. Kyselyn tiedot

eivät näy vastaajalle, eikä hän voi muuttaa niitä. Tiedot eivät vaikuta muuhun toimintaan, vaan ne näkyvät ainoastaan konsolidoinnissa tunnistetietoina. Kuva 12: Kyselyn tiedot 3.2.4 Kyselyn aihealueiden valinta Kohdassa kyselyn aihealueiden valinta, valitaan aihealueet, joihin vastaaja vastaa. Kustakin aihealueesta valitaan, onko alue käytössä vai ei. Valinnat suoritetaan keltaisten kenttien alasvetovalikoista. Valinta vaikuttaa seuraavien kohtien valintavaihtoehtoihin. Kuva 13: Kyselyn aihealueiden valinta 3.2.5 Kysymysalueiden valinta Kohdassa kysymysalueiden valinta valitaan kysymysalueet, joihin vastaaja vastaa. Kustakin kysymysalueesta valitaan, onko alue käytössä vai ei. Valinnat suoritetaan keltaisten kenttien alasvetovalikoista. Mikäli aihealue ei ole valittuna, eivät siihen liittyvät kysymysalueet ole näkyvissä. Valinnat vaikuttavat seuraavissa kohdissa oleviin valintavaihtoehtoihin. 1 2 3 Kuva 14: Kysymysalueiden valinta Sarake Aihealueen nimi (Kuva 14, kohta 1) osoittaa mihin aihealueeseen kysymysalue kuuluu. Aihealueen oikealla puolella lukee, onko kyseinen alue valittu käyttöön vai ei. Seuraavassa sarakkeessa ovat Kysymysalueiden nimet (Kuva 14, kohta 2). Kysymysalueen oikealta puolelta voidaan valita, onko kysymysalue käytössä (Kuva 14,

kohta 3). Mikäli aihealue ei ole valittuna, ei kyseisiä kysymysalueita voi valita ja ne näkyvät tummina. Viimeinen sarake oikealla ilmaisee, onko kysymysalue lopulta käytössä vai ei. Kysymysalue on siis käytössä mikäli sekä aihealue että kysymysalue ovat käytössä. 3.2.6 Alakysymysalueiden valinta Kohdassa alakysymysalueiden valinta valitaan alakysymysalueet, joihin vastaaja vastaa. Kustakin alakysymysalueesta (Kuva 15, kohta 1) vastataan onko alue käytössä vai ei. Valinnat suoritetaan keltaisten kenttien alasvetovalikoista (Kuva 15, kohta 1). Huomaa, että alakysymysalueita ei voi valita, mikäli aihealue tai kysymysalue ei ole käytössä (Kuva 15, kohta 2) tai alakysymysalueeseen ei liity yhtään kysymystä (Kuva 15, kohta 3), ei alakysymysalue ole valittavissa. Mikäli alakysymysalue täyttää kriteerit lukee kohdassa Alakysymysalue valittu (Kuva 15, kohta 1) Käytössä, ja mikäli ei täytä lukee kohdassa Ei käytössä. Kysymysten lukumäärä yhteensä (Kuva 15, kohta 4) tarkoittaa kuinka monta kysymystä kysymysalueeseen ja alakysymysalueeseen liittyy ja Aktiivisten kysymysten lukumäärä tarkoittaa itsearviointilomakkeelle siirtyvien kysymysten määrää. Ylläpitäjän ohje kysymysten lisäämiseksi on luvussa 3.3.3 Kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen. 5 1 4 2 3 Kuva 15: Alakysymysalueiden valinta Alakysymysalueiden ylälaidasta (Kuva 15, kohta 5) voit valita työkalussa näkyvät alakysymysalueet. Tämä valinta ei vaikuta siihen, näkyvätkö alueet lopullisessa itsearvioinnissa. 3.2.7 Itsearviointilomakkeen luominen Kun tarvittavat muutokset on tehty, voidaan suorittaa itsearvioinnin luominen. Itsearviointi luodaan painamalla Luo itsearviointilomake -välilehden ylälaidasta Luo itsearviointilomake -painiketta (Kuva 16). Itsearviointilomakkeen luominen voi kestää muutaman minuutin. Kun kysely on luotu valmiiksi, se kannattaa tallentaa uudella nimellä. Kun lomake on luotu, voidaan sitä esikatsella välilehdillä Avoimet kysymykset, Kypsyystasokysely ja Kypsyystason kuvaajat. Vastauksia voidaan tarvittaessa täyttää valmiiksi, jolloin vastaukset siirtyvät myös luotaviin lomakkeisiin.

Kuva 16: Itsearvioinnin luomisen toimintopainikkeet 3.2.8 Erillisen itsearviointilomakkeen luominen Erillisen itsearviointilomakkeen luominen tarkoittaa lomakkeen luomista vastaajalle. Erillisen itsearviointilomakkeen luominen sulkee itsearviointityökalun ja tehdyt muutokset eivät tallennu. Itsearviointityökalu kannattaa siis tallentaa, ennen erillisen kyselyn luontia. Erillinen kysely luodaan Luo itsearviointilomake -välilehden ylälaidasta painamalla toimintopainiketta Luo erillinen itsearviointilomake (Kuva 16). Tämän jälkeen ohjelma kysyy millä nimellä erillinen itsearviointilomake tallennetaan. Itsearviointilomakkeen luominen voi kestää muutaman minuutin. Uusi erillinen lomake luodaan avaamalla itsearviointityökalu ja noudattamalla edellisiä vaiheita alkaen luvusta 3.2.1. Mikäli itsearviointityökalun asetukset on tallennettu, voidaan pienet muutokset tehdä nopeasti ja uusi erillinen itsearviointilomake voidaan luoda suoraan painamalla painiketta Luo erillinen itsearviointilomake. 3.3 Itsearvioinnin ylläpito Seuraavissa luvuissa on käsitelty ylläpitoon liittyvät tehtävät, jotka liittyvät kyselyn muuttamiseen ja päivittämiseen. Luvussa 3.3Itsearvioinnin ylläpito esitettävät asiat liittyvät ylläpidon tehtäviin, joiden suorittaminen ei yleensä ole tarpeellista koordinaattorille. Ohjeen lukija voi siis tarvittaessa ohittaa luvun 3.3Itsearvioinnin ylläpito ja siirtyä lukuun 3.2.7 Itsearviointilomakkeen luominen. 3.3.1 Kysymysalueiden ja alakysymysalueiden nimien muuttaminen Ylläpitäjä tai koordinaattori voi halutessaan muuttaa Luo Itsearviointilomake -välilehdellä olevia kysymysalueita tai alakysymysalueiden nimiä. Kysymysalueiden ja alakysymysalueiden nimiä muutetaan sinisellä pohjalla olevissa kentissä Luo Itsearviointilomake -välilehdellä (Kuva 14, kohta 2 ja Kuva ). Kenttiä muutetaan samalla tavoin kuin avoimia tekstikenttiä. Kysymys- ja alakysymysalueiden poistaminen tapahtuu poistamalla teksti sinisestä kentästä. Kysymysalueiden muutosten on vastattava kysymyksiin liittyviä kysymysalueita ja alakysymysalueita. Ohje kysymysten muuttamiseen on luvussa 3.3.3 Kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen. Kysymys- tai alakysymysalueiden järjestyksen vaihtaminen Itsearviointilomake -välilehdellä ei vaikuta kysymysten järjestykseen erillisellä itsearviointilomakkeella. 3.3.2 Avointen kysymysten luonti ja muuttaminen Tästä valinnasta voidaan muuttaa avoimia kysymyksiä. Ensin painetaan painiketta Näytä avoimet kysymykset. Tämän jälkeen kirjoitetaan kysymykset keltaisiin avoimiin tekstikenttiin.

Kuva 17: Avointen kysymysten luonti ja muuttaminen 3.3.3 Kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen Kohdassa kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen (Kuva 18) voit muuttaa suljettuja kysymyksiä, jotka perustuvat kypsyystason valintaan. Paina ensin painiketta Näytä kypsyystasokysymykset. Excel siirtyy Kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen -välilehteen, jossa kaikki suljetut kysymykset ovat. Kuva 18: Kypsyystasokysymysten luontiin ja muuttamiseen siirtyminen Kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen -välilehdellä (Kuva 19) voidaan muuttaa itsearvioinnin suljettujen kysymysten muotoa ja asetuksia. Voit palata takaisin Luo itsearviointilomake -välilehdelle valitsemalla Palaa itsearviointilomakkeen luontiin. Kysymyksiä muutettaessa on huomioitava, että muutokset voivat aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia kun tietoja analysoidaan, mikäli vastaaja vastaa eri kysymyksiin. Yhden kysymyksen muuttaminen, lisääminen tai poistaminen ei vaikuta merkittävästi kyselyn tulokseen, mutta esimerkiksi alakysymysalueiden järjestyksen muuttaminen on otettava huomioon vertailtaessa tuloksia. Kuva 19: Kypsyystasokysymysten luonti ja muuttaminen

Kukin rivi vastaa yhtä kysymystä ja kussakin sarakkeessa olevat tiedot vaikuttavat itsearviointilomakkeen luomiseen. Kysymysten järjestys ratkaisee sen, missä järjestyksessä kysymykset esitetään erillisellä itsearviointilomakkeella, ja näin kysymysten ja aihealueiden järjestystä voidaan muuttaa vaihtamalla niiden paikkaa kysymyslistassa. Kysymysten paikkaa ei saa vaihtaa Excelin leikkaa -toiminnolla, sillä sen käyttö tuhoaa työkalun linkitykset jolloin ohjelma toimii epävakaasti. Kyselyyn voidaan lisätä uusi kysymys muiden kysymysten väliin. Tällöin kaikkia muita kysymyksiä on siirrettävä alas listassa. Tämä tapahtuu Excelissä kopioi-toiminnolla, valitsemalla kaikki kysymyksien keltaiset solut lisättävästä kohdasta alkaen ja kopioimalla kysymykset yksi rivi alaspäin. Tällöin ylin kopioitu kysymys kahdentuu, ja kopion päälle voidaan kirjoittaa uusi kysymys. Kysymysten poistamiseen suositellaan käytettäväksi kysymys käytössä -valintaa. Kysymysten fyysinen poistaminen listasta tapahtuu siten, että kaikki poistettavan kysymyksen alla olevat kysymykset kopioidaan yksi rivi ylöspäin, poistettavan kysymyksen päälle, minkä jälkeen poistetaan tarvittaessa viimeinen kysymys, jos se on kahdentunut. Seuraavissa luvuissa käydään läpi sarakkeiden (Kuva 20) tietojen merkitys ja käyttö. Kuva 20: Kypsyystasokysymysten sarakkeet ja esimerkki 3.3.3.1 Nro Kertoo kysymyksen järjestysnumeron. Kenttä ei vaikuta toimintaan. Kenttää ei voida muuttaa. 3.3.3.2 Kysymys käytössä Kertoo onko kysymys valittuna käyttöön Luo itsearviointilomake -välilehden valintojen tai kysymysten ominaisuuksien, kuten asiantuntijataso, perusteella. Mikäli kysymys ei ole käytössä, ei kysymystä näytetä vastaajalle. Kenttää ei voida muuttaa suoraan. 3.3.3.3 Kysymys käytössä (ohittaa muut valinnat) 3.3.3.4 Kysymysalue Kertoo onko kysymys valittuna käyttöön. Kenttää voidaan muuttaa alasvetovalikosta. Valinta ohittaa Luo itsearviointilomake -välilehden valinnat. Mikäli valinta on Käytössä, näytetään kysymys vastaajalle, ja mikäli Ei käytössä, ei kysymystä näytetä vastaajalle. Mikäli haluat poistaa valinnan, valitse kenttä hiiren vasemmalla näppäimellä ja paina näppäimistön Delete -näppäintä. Kertoo mihin kysymysalueeseen kysymys kuuluu. Kysymysalueen tulee vastata kirjoitusasultaan jotakin Luo itsearviointilomake -välilehdellä olevaa kysymysaluetta. Mikäli kysymysalueen nimeä muutetaan Luo itsearviointilomake -välilehdellä, on muutokset tehtävä myös Kypsyystasokysymykset -välilehdelle. Kenttää voidaan muuttaa alasvetovalikosta.

3.3.3.5 Alakysymysalue 3.3.3.6 Kysymys 3.3.3.7 Kypsyystasot Kertoo mihin alakysymysalueeseen kysymys kuuluu. Alakysymysalueen tulee kuulua edellisessä luvussa valitun kysymysalueen alaisuuteen. Alakysymysalueen tulee vastata kirjoitusasultaan jotakin Luo kyselylomake -välilehdellä olevaa alakysymysaluetta. Mikäli alakysymysalueen nimeä muutetaan Luo kysymyslomake -välilehdellä, on tarvittaessa muutettava myös Kypsyystasokysymykset -välilehdellä olevia kysymyksiä. Kenttää voidaan muuttaa alasvetovalikosta, jossa valittavissa olevat alakysymysalueet vastaavat edellisessä luvussa valittua kysymysaluetta. On vastaajalle esitettävä kysymys. Kenttää voidaan muuttaa kuten vapaata tekstikenttää. Ovat vastaajalle annettavia vastausvaihtoehtoja kysymykseen. Kenttiä on neljä kappaletta. Kenttiä voidaan muuttaa kuten vapaita tekstikenttiä. 3.4 Itsearvioinnin suorittaminen 3.4.1 Aloitus Itsearviointi suoritetaan käyttämällä koordinaattorin luomaa erillistä itsearviointilomaketta, jonka koordinaattori toimittaa (ks. sanasto toimittaminen) vastaajalle. Aloittaminen tapahtuu avaamalla työkalu Excel-ohjelmaan, samoin kuin tavallinen Exceltiedosto avataan. Tämän jälkeen ohjelmassa tulee näkyviin avoimet kysymykset (Kuva 22). Mikäli avoimet kysymykset eivät tule näkyviin, on tarkastettava ollaanko Avoimet kysymykset -välilehdellä (Kuva 21). Kuva 21: Avoimet kysymykset välilehti Mikäli vastaaminen täytyy jostain syystä keskeyttää, voidaan tiedosto tallentaa omalle tietokoneelle samoin kuin tavallinen Excel -tiedosto, jolloin jo tehdyt vastaukset tallentuvat. Tämän jälkeen tiedosto voidaan avata kuten tavallinen Excel tiedosto ja jatkaa siitä mihin edellisellä kerralla on jääty. 3.4.2 Avoimet kysymykset Avoimissa kysymyksissä vastataan ensiksi kysymykseen minkä aihealueen edustaja vastaaja on (Kuva 22, kohta 1). Tämän jälkeen voidaan vastata avoimiin kysymyksiin (Kuva 22, kohta 2) kirjoittamalla vastaukset keltaisiin avoimiin tekstikenttiin. Eteenpäin seuraavaan vaiheeseen siirrytään painamalla Kypsyystasokysely -painiketta (Kuva 22, kohta 3) hiiren vasemmalla näppäimellä.

1 3 2 Kuva 22: Avoimet kysymykset Vaihtoehtoisesti voit siirtyä eteenpäin valitsemalla välilehden nimeltä Kypsyystasokysely (Kuva 23). Voit poistaa avointen kysymysten vastaukset valitsemalla Poista vastaukset. Mikäli poistaminen ei toimi, makrot eivät todennäköisesti ole käytössä. Voit poistaa vastauksen myös valitsemalla avoimen tekstikentän ja painamalla näppäimistöltä Delete - näppäintä. 3.4.3 Kypsyystasokysely Kuva 23: Seuraavalle välilehdelle siirtyminen Kypsyystasokysely -välilehdellä (Kuva 24) vastataan itsearviointiin, joka perustuu kypsyystasoihin. Ensiksi käydään läpi lomakkeen sisältö ja tämän jälkeen kuinka lomakkeeseen vastataan. 1 2 3 4 Kuva 24: Kypsyystasokysely

3.4.3.1 Lomakkeen sisältö Välilehden ylälaidassa (Kuva 24, kohta 1) on otsikko, jäljellä olevien ja vastattujen kysymysten määrä sekä toimintopainikkeet seuraavaan vaiheeseen siirtymiseen ja vastausten tyhjentämiseen. Seuraavana ovat otsikkorivit (Kuva 24, kohta 2). Ensimmäinen otsikkorivi kertoo aihealueen, kysymysalueen ja alakysymysalueen. Toisella otsikkorivillä ovat tulevien kysymysrivien selitteet. Otsikkorivit toistuvat jokaisen alakysymysalueen jälkeen. Otsikkorivien jälkeen tulee ensimmäinen kysymysrivi (Kuva 24, kohta 3). Ensimmäisenä vasemmalla ovat kysymysten numerot. Numerot ovat kysymyskohtaisia ja joitain numeroita voi puuttua kokonaan, mikäli osa-alueita on jätetty pois lomakkeelta. Numerot helpottavat keskustelua tietystä kysymyksestä, mikäli tarpeen. Kysymys - sarakkeessa on kysymys, johon kunkin rivin kypsyystasoja verrataan. Seuraavissa sarakkeissa ovat kypsyystasot (4 kpl). 3.4.3.2 Lomakkeeseen vastaaminen Suljettuihin kypsyystasokysymyksiin vastataan valitsemalla keltainen kenttä (Kuva 24, kohta 4) hiiren vasemmalla näppäimellä ja valitse kentän oikeaan laitaan ilmestyvä nuoli. Kentän alapuolelle ilmestyvästä valikosta valitaan kypsyystaso, joka vastaa parhaiten nykyistä käytäntöä ja tulevaisuuden tavoitetilaa. Kun kysymykseen on vastattu, muuttuu vastatun kysymyksen pohjan väri vaaleammaksi. Tämä helpottaa vastaamattomaan kysymykseen palaamista. Mikäli vastaaja ei osaa vastata kysymykseen tai kysymys ei koske kyseessä olevaa virastoa ja sen toimintaa, voidaan valita En osaa sanoa, mikä jättää vastauksen huomioimatta. Mikäli vastataan En osaa sanoa, on vastattava En osaa sanoa sekä nyky- että tavoitetilaan. Toisaalta mikäli jollekin kysymykselle antaa vastausten koskien nykytilaa, on annettava vastaus myös tavoitetilasta. Tavoitteena on kuitenkin, että vastausta En osaa sanoa käytetään mahdollisimman harvoin. Kysymykset ovat listassa perätysten ja seuraavaan kysymykseen voidaan siirtyä painamalla alaspäin nuolta välilehden oikeassa laidassa (Kuva 8). Kun kaikki vastaukset ovat valmiit, eteenpäin siirrytään painamalla Vastaukset valmiit - toimintopainiketta. Eteenpäin voidaan tällöin siirtyä myös valitsemalla seuraava välilehti nimeltä Kypsyystason kuvaajat (Kuva 25). Vastaukset voidaan poistaa painamalla toimintopainiketta Poista vastaukset. Mikäli poistaminen ei toimi, makrot eivät todennäköisesti ole käytössä. Kuva 25: Seuraavalle välilehdelle siirtyminen 3.4.4 Kypsyystasojen kuvaajat Kypsyystason kuvaajat välilehdellä on esitetty vastaajan omien arvioiden tulokset (Kuva 26).

Kuva 26: Kypsyystasojen kuvaajat Mikäli kuvaajat eivät näy kunnolla, voidaan käyttää Excelin zoom-työkalua (Kuva 27 ja Kuva 28). Kuva 27: Excel 2007 zoom-työkalu on ohjelman oikeassa alalaidassa Kuva 28: Excel 2003 zoom-työkalu on ohjelman valikossa Ensimmäiseksi välilehdellä ovat kuvaajat, joissa pylvään taso 1 merkitsee heikointa tasoa ja 4 parasta tasoa. Ylimmäisenä kuvaajana on koko kyselyn keskiarvo vastaajan vastausten osalta. Tämän jälkeen tulevat aihealueiden keskiarvot. Tämän jälkeen tulevat kysymysalueiden keskiarvot joita seuraavat alakysymysalueiden keskiarvot. Kuvaajien otsikot kertovat kunkin alakysymysalueen nimen. Tällä välilehdellä voidaan vastata kohtaan Huomioita tuloksista, johon voidaan vastata kuten avoimeen tekstikenttään (Kuva 29). Tähän kenttään vastaaja voi antaa vapaat kommenttinsa itsearvioinnin tuloksista, kysymysalueista tai kysymyksistä. Kuva 29: Huomioita tuloksista 3.4.5 Itsearviointilomakkeen toimittaminen Itsearviointilomakkeen toimittaminen takaisin koordinaattorille tapahtuu koordinaattorin ohjeistamalla tavalla. Mikäli toimittaminen tapahtuu sähköpostin liitetiedostona, voidaan tiedosto lähettää suoraan Excelin lähetystyökalusta tai tallentamalla itsearviointilomake

omalle tietokoneelle ja lähettämällä tiedosto sähköpostiohjelmalla sähköpostin liitteenä takaisin koordinaattorille. Suuri määrä vastauksia voi täyttää koordinaattorin sähköpostin, joten on suositeltavaa sopia vastausten palautuksesta IT-tuen kanssa ja mahdollisuuksien mukaan käyttää jotain tarkoitukseen sopivaa sähköpostiosoitetta. 3.5 Itsearviointilomakkeiden konsolidointi 3.5.1 Yleistä 3.5.2 Aloitus Itsearviointilomakkeiden konsolidointiin käytetään konsolidointityökalua. Seuraavissa luvuissa kuvataan miten konsolidointi tehdään. Ennen konsolidointia vastaajilta tai koordinaattorilta saadut itsearviointilomakkeet kannattaa tarkastaa sisällön osalta ja tallentaa uuteen hakemistoon yhtenäisellä tavalla nimettyinä. Konsolidoinnin aloittaminen tapahtuu avaamalla konsolidointityökalu Excel-ohjelmaan, samoin kuten tavallinen Excel-tiedosto avataan. Tämän jälkeen näkyviin tulee aloitusnäyttö (Kuva 30). Mikäli aloitusnäyttö ei tule ensimmäiseksi näkyviin, ovat makrot todennäköisesti pois käytöstä. 3.5.3 Konsolidointi Kuva 30: Aloitusnäyttö Aloitusnäytöstä siirrytään eteenpäin painamalla toimintopainiketta Aloita konsolidointi. Mikäli Excel -makrot eivät ole käytössä, ei työkalu siirry aloitusnäytöstä eteenpäin. Lisätietoja makrojen käyttöön ottamiseksi löytyy Excel-ohjelman omasta ohjeesta (ohje näytetään painamalla näppäimistöltä F1). Konsolidointi aloitetaan konsolidoitavien itsearviointilomakkeiden valinnalla. Siirrä valinta vapaaseen keltaiseen kenttään (Kuva 31, kohta 1) hiiren vasemmalla näppäimellä. Tämän jälkeen paina Valitse tiedosto -painikkeesta (Kuva 31, kohta 2). Valitse konsolidoitava itsearviointilomaketiedosto avautuvasta valintatyökalusta. Voit valita myös useita tiedostoja painamalla pohjaan näppäimistön Ctrl -näppäimen ja valitsemalla samanaikaisesti tiedostoja hiiren vasemmalla näppäimellä. Useat tiedostot tulevat peräkkäin listaan (Kuva 31, kohta 1). Listasta voi poistaa tiedoston valitsemalla varattu keltainen kenttä hiiren vasemmalla näppäimellä ja painamalla näppäimistöltä Delete -näppäintä.

1 2 3 Kuva 31: Konsolidoitavien tiedostojen valinta ja muut toimintopainikkeet Kun konsolidoitavat tiedostot on lisätty, voit suorittaa konsolidoinnin painamalla Hae konsolidoitavat tiedot -painiketta(kuva 31, kohta 3), mikä siirtää itsearviointilomakkeiden tiedot työkaluun. Kun vastaukset on konsolidoitu, voidaan konsolidointityökalu tallentaa uudella nimellä, jolloin tiedot säilyvät tallessa. Konsolidoidut tiedot voidaan poistaa painamalla painiketta Tuhoa konsolidoidut tiedot. 3.5.4 Avoimet kysymykset Konsolidointityökalun Avoimet kysymykset -välilehti esittää konsolidoitujen avoimien kysymysten yhteenvedon. Kukin pystyrivi (Kuva 32, kohta 1) vastaa yhtä konsolidoitua itsearviointilomaketta. Numeroidut kysymykset (Kuva 32, kohta 2) vastaavat avoimia kysymyksiä ja vastaavat rivit kysymyksiin annettuja vastauksia. Seuraavissa luvuissa selitetään muiden rivien (Kuva 32, kohta 3) merkitys. Tällä välilehdellä ei ole muita toimintoja. 3 1 2 3.5.4.1 Tiedoston nimi Kuva 32: Konsolidoidut avoimet kysymykset Tiedoston nimi tarkoittaa konsolidoidun tiedoston nimeä, jonka tiedot näkyvät kyseisessä sarakkeessa.

3.5.4.2 Kyselyn nimi Kyselyn nimi tarkoittaa kenttää joka on syötetty kyselyä luotaessa kyselyn nimeksi. Kentästä voidaan esimerkiksi varmistaa, että vastaaja on palauttanut oikean lomakkeen. 3.5.4.3 Kyselyn luontipäivämäärä 3.5.4.4 Vastaajataso Kyselyn luontipäivämäärä on kenttä, joka voidaan täyttää kyselyä luotaessa. Kenttä siis välttämättä tarkoita todellista kyselyn luontipäivämäärä, vaan päivämäärä, jonka kyselyn luoja on halunnut ilmoittaa. Tarkoittaa vastaajatasoa, jonka kyselyn luoja on valinnut vastaajalle. 3.5.4.5 Yhteinen, Taloushallinto ja Henkilöstöhallinto Tarkoittaa sitä, onko kyseinen aihealue valittu käyttöön kyselyä luotaessa. 3.5.4.6 Vastatut kysymykset Sisältää suljettujen kysymysten lukumäärän, johon vastaaja on vastannut. Kenttä sisältää myös vastaukset, joihin vastaaja on vastannut Ei kokemusta. 3.5.4.7 Kysymykset yhteensä Sisältää luotujen suljettujen kysymysten lukumäärän yhteensä. Vastaamatta jääneet kysymykset saadaan siis vähentämällä vastatut kysymykset tästä kentästä. 3.5.4.8 Vastattu Ei kokemusta Sisältää suljettujen kysymysten lukumäärän, johon vastaaja on vastannut Ei kokemusta. 3.5.4.9 Vapaita huomioita tuloksista On vastaajan vapaasti muotoilemat huomiot itsearvioinnin tuloksista. 3.5.5 Kypsyystason kuvaajat Konsolidointityökalun Kypsyystason kuvaajat -välilehti esittää konsolidoitujen suljettujen kysymysten yhteenvedon ja kuvaajat. Kuvaajat voidaan kopioida tästä työkalusta suoraan Microsoft PowerPoint tai Word -ohjelmiin. Tällä välilehdellä ei ole muita toimintoja.

Kuva 33: Konsolidoidut kypsyystasojen kuvaajat 3.5.6 Huomioita konsolidoinnista 3.5.6.1 Aiemmin konsolidoitujen tietojen edelleenkonsolidointi Myös aiemmin konsolidoidut tiedot voidaan konsolidoida edelleen konsolidointityökalussa (Kuva 34). Tämä on käytännöllistä esimerkiksi silloin, kun ylläpitäjä konsolidoi useiden virastojen jo konsolidoituja tietoja. Tällöin konsolidoitavaksi tiedostoksi valitaan tallennettu konsolidointityökalu, jossa konsolidoidut tiedot ovat. Lisäksi samaan aikaan konsolidoitavaksi voidaan asettaa mikä tahansa joukko erillisiä itsearviointilomakkeita, itsearviointityökaluja tai konsolidointityökaluja. Kuva 34: Konsolidoitujen tietojen konsolidointi Konsolidoidun tiedon edelleen konsolidoinnissa haittana on se, ettei kaikkea tietoa avoimista vastauksista konsolidoida edelleen ja esimerkiksi vastaajien nimitiedot häviävät. Mikäli konsolidointityökalu konsolidoidaan, tulee avoimien kysymysten konsolidointitauluun ilmoitus tietojen häviämisestä (Kuva 35).

Kuva 35: Konsolidoidun tiedon edelleenkonsolidointi aiheuttaa vastaustietojen häviämisen 3.5.6.2 Tietojen uudelleenkonsolidointi Mikäli vastauksia tulee esimerkiksi myöhässä tai halutaan lisätä tietoja jo konsolidoituun tietoon, on valittavissa kaksi vaihtoehtoa: aiemmin konsolidoitujen tietojen edelleenkonsolidointi tai uudelleenkonsolidointi. Uudelleenkonsolidoinnissa itsearviointilomakkeet tulee säilyttää uudelleenkonsolidointia varten, mikä vie tilaa tietokoneelta. Tässä vaihtoehdossa uusi itsearviointilomake siirretään olemassa olevien joukkoon ja konsolidointi suoritetaan uudelleen koko tiedostojoukolle tyhjään konsolidointityökaluun. 3.5.6.3 Useiden konsolidointien suorittaminen Mikäli halutaan vertailla erilaisia joukkoja (esimerkiksi taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon vastaukset yhteisiin kysymyksiin) on tehtävä konsolidointityökaluilla erilaisien vastausjoukkojen konsolidointeja ja tallennettava nämä eri konsolidointityökaluihin tietokoneelle. Tämä toteutetaan siten, että konsolidoinnin yhteydessä valitaan vastausten joukosta ne joita halutaan verrata toiseen joukkoon. Tulokset yhteenvedoista voidaan siirtää erilliseen Excel -tiedostoon vertailutiedon tuottamiseksi. 3.5.6.4 Viraston konsolidointi kahdessa tai useammassa osassa Joskus virasto halutaan tietojen vertailemiseksi konsolidoida kahdessa tai useammassa osassa vertailujen tuottamiseksi. Syynä tähän voi olla esimerkiksi, että virastossa on kaksi täysin erilaista osaa, tai se, että virasto haluaa tietää kuinka taloushenkilöstö on vastannut verraten henkilöstöhallinnon henkilöstöön yhteisten osien osalta. Vertailu voidaan toteuttaa konsolidoimalla kunkin vastaajaryhmän itsearviointilomakkeet omaan tiedostoonsa ja tämän jälkeen vertaamalla tuloksia. Tuloksia on helppo vertailla esimerkiksi kopioimalla kuhunkin ryhmään liittyvät kuvaajat vierekkäin PowerPoint dokumenttiin. Lisäanalyysiä voidaan tuottaa myös yhdistelemällä yleisiä keskiarvoja tai yhdistelemällä ja analysoimalla Kypsyystason kuvaajat -välilehden alareunassa olevia numeerisia tuloksia. 3.5.6.5 Muiden kuvaajien luonti konsolidointiaineistoon Työkaluun voidaan lisätä myös muita kuvaajia, joista selviää esim. suurimmat erot nykytilan ja tavoitetilan välillä tai suurimmat keskihajonnat nyky- tai tavoitetilassa. Kuvaajia varten kootaan data valitsemalla kypsyystason kuvaajat -välilehdeltä kuvaajien alta numeeriset taulukko-osuudet (valitse vain alakysymysalueiden numeeriset tiedot, ei yhteenvetotaulukoita). Taulukot maalataan ja otetaan mukaan myös B-sarake, johon

valkoisella värillä kirjoitettu otsikkotieto. Tämän jälkeen tehdään uusi välilehti, jonne tiedot liitetään toiminnolla liitä arvot. Datasta poistetaan tyhjät rivit valitsemalla ylävalikosta Tiedot ja sieltä suodata. Ensimmäisestä sarakkeesta valitaan suodatettavaksi Tyhjät, jonka jälkeen tiedot maalataan 2. riviltä lähtien alas saakka ja valitaan hiiren oikealla painikkeella avautuvasta valikosta Poista rivit. Tämän jälkeen suodatuksen voi vapauttaa. Tämän jälkeen dataan voi lisätä uusia sarakkeita, joihin voi laskea esim. tavoite- ja nykytilan välisen erotuksen Lisäksi tiedot voi järjestää esim. hajonnan mukaan pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään ja muodostaa esim. 10 ensimmäisestä kuvaajan. Vastausten keskihajontaa kuvaava punainen viiva voidaan lisätä valmiiseen kuvaajaan klikkaamalla joko nykytilaa tai tavoitetilaa kuvaavaa palkkia, ja valitsemalla ylhäältä valikosta asettelu. Asettelu-kohdasta valitaan virhepalkit ja sieltä lisää virhepalkkivaihtoehtoja ja alhaalta virheen suuruus -kohdasta valitaan mukautettu. Virhepalkin sekä positiiviseksi että negatiiviseksi arvoksi valitaan keskihajonnat aineistosta. Virhepalkkiviivat voi värjätä esim. punaiseksi paremman näkyvyyden varmistamiseksi. 3.5.6.6 En osaa sanoa - prosentin laskeminen Konsolidointilomakkeelta voidaan laskea kuinka paljon vastaajat ovat käyttäneet en osaa sanoa -vaihtoehtoa. Siirry avoimet vastaukset -välilehdelle. Yhtenä rivinä on vastattu en osaa sanoa, jonka perään voidaan tehdä kaava keskiarvo. Tämän jälkeen otetaan keskiarvot myös rivistä kysymykset yhteensä ja tämän jälkeen voidaan laskea, kuinka monta prosenttia en osaa sanoa keskiarvo on vastattu yhteensä keskiarvosta.