Muistio 3 / 2013 1 (8) LAMPPU2015-hankkeen ohjausryhmän kokous Aika 13.11.2013 klo 12:00 13:12 Paikka Lync Ohjausryhmän jäsenet Hankkeen koordinaattori Teeman 5 koordinaattori Pertti Heikkilä Hankkeen koordinaattori REDU Teema 1 koordinaattori Hannu Simi (1 JEDU Teeman 2 ja 4 koordinaat. Anu Tauriainen REDU Teeman 3 koordinaattori Mika Leinonen LAPPIA Teeman 6 koordinaattori Sari Hyrkäs OAKK Kutsuttuina lisäksi Poissa lisäksi kutsutuista Veli-Pekka Laukkanen (2 Sirpa Korhonen Tuula Sillapää Leena Koski REDU JEDU LAPPIA OPH Asialuettelo: 1) Paikalla asiakohdat 1 4 2) Kuulolla asiakohdissa 4-7 1. Kokouksen avaus 2 2. Läsnäolijoiden toteaminen 2 3. Kokouksen työjärjestys 2 4. Hankkeen eteneminen ja jatkotoimenpiteet 2 5. Turun laatuseminaari valmistelut 7 6. Ohjausryhmän seuraavat kokoukset 8 7. Tiedoksi 8 sivu
Muistio 3 / 2013 2 (8) 1. Kokouksen avaus Hankkeen koordinaattori Pertti Heikkilä avasi ohjausryhmän verkkokokouksen. 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todettiin, että kokoukseen osallistuu Lync:n kautta kaikki teemojen koordinaattorit. Kutsutuista Veli-Pekka Laukkanen ilmoitti, että hän tulee kuulolle myöhemmin. Hannu Simi ilmoitti, että hänen pitää poistua kokouksesta noin klo 12:45. 3. Kokouksen työjärjestys Eilen lähetettyyn asialistaan (versio 1) on lisätty Turun laatuseminaarin valmistelu - asiakohta Esitys: Esitetään, että em. asiakohdalla täydennetty asialista toimii kokouksen työjärjestyksenä. Päätös: Hyväksyttiin täydennetty asialista kokouksen työjärjestykseksi. 4. Hankkeen eteneminen ja jatkotoimenpiteet Todettiin, että teemat 1 ja 6 sekä 2 ja 4 ovat tehneet yhteistyötä, joten niiden osalta tulokset esitellään yhdessä. Teema 1 ja 6 yhteistyö Teema 1 ja 6 verkostot ovat keväästä lähtien yhteistyötä, on järjestetty seuraavat yhteiset tapaamiset: - 27.5.2013 (koko päivä) teemojen 1 ja 6 yhteistapaaminen Oulussa, aiheena toimintajärjestelmä/intra-ratkaisut ja OKM toimintajärjestelmäkriteerit - 29.8.2013 teemojen 1 ja 6 yhteistapaaminen verkossa - 18.9.2013 teemojen 1 ja 6 yhteistapaaminen verkossa, aiheena toimintajärjestelmän rakentamisen tilanne ja millaisia toimintajärjestelmiä - 23.10.2013 teemojen 1 ja 6 yhteistapaaminen verkossa, aiheena mittaristot (tunnusluvut, palautekäytännöt, sisäiset auditoinnit yms) - 7.11.2013 teemojen 1 ja 6 yhteistapaaminen verkossa: Kehitysjohtaja Jatta Herranen esitteli useaan kertaan laatupalkitun ja Laatukeskuksen Recognised for Excellence tunnustuksen omaavan Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän EFQM-käytännöt Uusia yhteistapaamisia ei enää ole sovittu. Loppuhankkeen osalta keskitytään omien osahankkeiden toteuttamisen viimeistelyyn.
Muistio 3 / 2013 3 (8) Teema 2 ja 4: Teema 1: Toimintojen tarkastelu kokonaisuutena ja toimivat prosessit Teemaa koordinoi JEDU ja osatoteuttajia ovat em. lisäksi ILO, KAO, OAKK, RAAHENAO, REDU, PPO ja SAKK Hannu Simi kertoi lyhyesti teeman 1 osalta miten hanke on edennyt. JEDU:n oma osahanke etenee hyvässä vauhdissa: rakennetaan toimintajärjestelmää SILTA-intraan, rakentamistyötä on jaettu ja vastuutettu oppilaitoksille. Muiden osatoteuttajien osalta ei koottua tietoa, missä vaiheessa heidän osahankkeiden teema 1 toteutus on. Loppuhankkeen osalta keskitytään omien osahankkeiden toteuttamisen viimeistelyyn asetettujen tulosten saavuttamiseksi. Teema 6: Jatkuva oppiminen, innovointi ja parantaminen Teemaa koordinoi OAKK ja osatoteuttajia ovat lisäksi JEDU, RAAHENAO ja REDU. Teeman toteuttamisessa tehdään myös yhteistyötä Ammattiopiston Luovin Palautetta kaikilta hankkeen kanssa. Teeman koordinaattori Sari Hyrkäs esitteli lyhyesti missä teeman 6 osalta mennään. Edellisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen teema 6 on yhdessä teeman 1 kanssa järjestänyt 7.11.2012 yhteistapaaminen verkossa, jossa Kehitysjohtaja Jatta Herranen esitteli useaan kertaan laatupalkitun ja Laatukeskuksen Recog-nised for Excellence tunnustuksen omaavan Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän EFQM-käytännöt. Uusia yhteistapaamisia ei enää ole sovittu. Loppuhankkeen osalta keskitytään omien osahankkeiden toteuttamisen viimeistelyyn asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Teema 2: Asiakassuuntautuneisuus Teemaa koordinoi REDU ja osatoteuttajia ovat em. lisäksi ILO, KAO ja SAKK. Teeman toteuttamisessa tehdään myös yhteistyötä Ammattiopiston Luovin Palautetta kaikilta -hankkeen kanssa Teema 4: Henkilöstö voimavarana Teemaa koordinoi REDU ja osatoteuttajia ovat em. lisäksi JEDU, KPEDU ja RAAHENAO. Teeman 2 ja 4 koordinaattori Anu Tauriainen esitteli lyhyesti missä teemojen osalta mennään.
Muistio 3 / 2013 4 (8) 31.10. järjestettiin teemojen 2 ja 4 yhdessä järjestämä seminaaripäivä, jonka aiheena oli laatuviestintä ja henkilöstön sitouttaminen toimintajärjestelmään. Anu esittelee tarkemmin seminaaripäivän tuloksia asiakohdassa 5. 31.10. seminaaripäivän tuloksista on valmisteilla posteriesitys Turun laatuseminaariin. Asiasta lisää asiakohdassa 5. Loppuhankkeen osalta keskitytään omien osahankkeiden toteuttamisen viimeistelyyn asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Teema 3: Työelämälähtöisyys ja kumppanuudet Teemaa koordinoi LAPPIA ja osatoteuttajia ovat em. lisäksi JEDU, KPEDU ja PPO Teeman 3 koordinaattori Mika Leinonen esitteli lyhyesti missä teemojen osalta mennään. Teeman toteuttaminen etenee LAPPIA:n, KPEDU:n ja JEDU:n osalta. PPO:sta ei ole tietoa. - LAPPIA:ssa on tehty kulttuurialan ja rakennusalan välinen vertaisarviointi työelämäyhteistyöstä viime maanantaina. Raportin laatiminen siitä on vielä kesken. - JEDU:ssa on kehitetty koko JEDU:n yhteistä työpaikkarekisteriä - KPEDU:ssa on kehitetty yhteisiä palautekyselymalleja aikuiskoulutukseen. Saavutettuina tuloksina on kolme erilaista kyselyä: o nuorten koulutuksen sijoittumiskyselymalli o näyttötutkintojen arvioijien palautekysely o aikuisopiskelijoille suunnattu yleiskysely täydentämään AIPALia. Ensimmäisen kyselyn kohderyhmänä ovat erityisesti näyttötutkintojen arvioijat työpaikoilla sekä muut kyseisten yritysten edustajat, jotka eivät välttämättä suoraan ole olleet opiskelijaa tutkintotilaisuuksissa arvioimassa. Eli käytännössä ne henkilöt, jotka tekevät päätöksiä siitä, ottaako yritys opiskelijoita työssä oppimaan ja tekemään tutkintoja. Kyselyn tarkoituksena on tarkoitus selvittää näyttötutkintojen työelämäarvioijien näkemyksiä perehdyttämisestä, henkilökohtaistamisesta, tutkintotilaisuuksista ja niiden arvioinnista sekä kartoittaa yhteistyön sujuvuutta, yrityksen tarpeita tulevaisuudessa/jatkotoimia. Toinen valmisteilla oleva kysely on aikuisopiskelijoille tarkoitettu yhteinen palautekysely, ja se on myös tällä hetkellä luonnosvaiheessa. Molemmat kyselyt on tarkoitus saada käyttöön vuoden vaihteessa, kun uusi organisaatiorakenne astuu voimaan. Loppuhankkeen osalta keskitytään omien osahankkeiden toteuttamisen viimeistelyyn asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Muistio 3 / 2013 5 (8) Teema 5: Johtajuus, tuloshakuisuus ja toimivat prosessit Teemaa koordinoi REDU ja osatoteuttajia ovat em. lisäksi KPEDU, OSAO, RAAHENAO ja SAKK. Teeman toteuttamisessa tehdään myös yhteistyötä Ammattiopiston Luovin Palautetta kaikilta -hankkeen kanssa. Teeman 5 koordinaattori Pertti Heikkilä esiteli missä teemojen osalta mennään. Teeman 5 viimeisin verkostotapaaminen on pidetty maanantaina (11.11.) Tapaamisessa on käyty läpi osahankkeittain, miten niissä on teeman 5 osalta edetty. Ko. kokouksen muistio löytyy Optimasta teeman 5 kansiosta. Alla tiivistetty yhteenveto. KPEDU: - Saavutetut tulokset? Koulutuksen järjestäjän mittaristo on uudistettu ja uuden organisaatiorakenteen mukainen mittaristo on osa talousarvio- ja yhtymäsuunnitelmakirjaa 2014-2016. Mittaristo on jaettu kolmeen osaan; yhtymätason mittarit ja tunnusluvut, nuorten koulutuksen mittarit ja tunnusluvut sekä aikuiskoulutuksen mittarit ja tunnusluvut. Mittarit on ryhmitelty bsc-näkökulmiin. Keskeisten tulosten saatavuutta on pyritty parantamaan siten, että uudistettuun intranettiin on perustettu oma osio, joka sisältää kattavasti toiminnan tunnuslukuja ja raportteja sekä linkkejä ulkoisiin tietolähteisiin. Lukuoikeus on koko henkilökunnalla. - Mitä vielä tehdään? - Laaditaan johtamisen, raportoinnin ja laadunhallinnan vuosikello. Tähän mennessä tätä tavoitetta on edistetty tutustumalla muiden organisaatioiden vastaaviin esityksiin/malleihin. - Viimeistellään arviointisuunnitelma. On jo melko pitkällä. Näiden kahden tavoitteen toteutuminen vasta aivan loppuvuodesta on perusteltua merkittävän, vuoden 2014 alusta voimaan tulevan organisaatiomuutoksen takia. Perusrakenne on vahvistettu vasta lokakuun lopussa ja muutosprosessi on vielä kesken. Nykyiselle organisaatiomallille ei näitä olisi ollut järkevää tehdäkään, kun ne olisivat olleet muutamassa kuukaudessa vanhentuneita ohjeita. - Mitkä tulokset jäävät toteutumatta, miksi? Todennäköisesti mitään ei jää toteutumatta.
Muistio 3 / 2013 6 (8) REDU (Pertti Heikkilä) - Saavutetut tulokset? REDU:n toimintajärjestelmästä on laadittu laatuympyrä-prosessikuvaus, joka sisältää myös toiminnan suunnitteluprosessit. Myös TA- suunnittelusta on laadittu prosessikuvaukset (työvaihekuvaukset) osana talouspalveluja. TA-suunnittelun kuvaukset ovat vielä hyväksymättä (luonnoksia). Päätöksenteon ja toiminnan suunnittelu vuosikellon luonnos on myös laadittu. - Mitä vielä tehdään? Kokouskäytäntöihin ja niissä tehtävään päätöksentekoon on valmisteilla ohjeistus. Tarkoitus on myös laatia toimielimien kokouksissa tehtävään päätöksenteon työvaihekuvaus osana asianhallintajärjestelmän käyttöönottoa. - Mitkä tulokset jäävät toteutumatta, miksi? Viranhaltijapäätösten työvaihekuvauksen laatiminen siirtyneen vuodelle 2014, koska on päätetty, että asianhallintajärjestelmän viranhaltijapäätösten osalta asianhallintajärjestelmä otetaan käyttöön vasta ensi vuonna. SAKK (Maritta Mäenpää) - Saavutetut tulokset? SAKK on osallistunut aktiivisesti teematapaamisiin/verkostotyöskentelyyn Lync- kokouksiin sekä seminaareihin. Laadunhallinnan suunnitelman ja vuosikellon laatimistyö on käynnissä. - Mitä vielä tehdään? Laadunhallinnan suunnitelma ja vuosikello valmiiksi (versio 1) ja ne esitellään henkilöstölle henkilöstökokouksessa ennen joulua. Osallistutaan myös verkostoseminaariin Turussa. - Mitkä tulokset jäävät toteutumatta, miksi? Oppilaitoksessa ei ole käynnistetty pedagogisia katselmuksia. Opettajien laatutietoisuuteen on tuotu elementtejä strategiaryhmän- ja opettajakokouksissa käsittelemällä: - vaikuttavuuden mittareita (läpäisy, keskeyttämiset jne) - opiskelijatyytyväisyyskyselyn tuloksia - henkilöstön työtyytyväisyyskyselyn tuloksia. SAKK:lla on erityistehtävänä säilyttää ja kehittää saamelaiskulttuuria ja järjestää koulutusta saamelaisalueen elinkeinoelämän tarpeisiin. Opettajien kanssa käydyissä henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa on käsitelty oppilaitoksen perustehtävän näkyvyyttä omassa työssä. Henkilökohtaisten kehityskeskustelujen lisäksi olemme käynnistäneet tiimikohtaiset kehityskeskustelut. Em. toimilla SAKK on lisännyt opettajien laatutietoisuutta. SAKK ei ole jättämässä tavoitetta käynnistää pedagogisia katselmuksia, mutta niiden käynnistäminen siirtyy tuleville vuosille.
Muistio 3 / 2013 7 (8) Raahen AO:n ja OSAO:n osalta kokouksessa ei käyty läpi tilannekatsausta, koska heidän yhteyshenkilöt eivät päässeet osallistumaan kokoukseen. Teema 5 osalta pidetään vielä yksi verkostotapaaminen 5.12. klo 9 alkaen. Loppuhankkeen osalta keskitytään omien osahankkeiden toteuttamisen viimeistelyyn asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Teemojen ja osahankkeiden toteutumisen seuranta ja raportointi Keskusteltiin asiakohdassa myös yleisellä tasolla siitä, miten menetellään niiden teemojen osatoteuttajien kanssa, jotka eivät ole olleet aktiivisesti mukana teemojen verkostoyhteistyössä ja joiden osalta ei tietoa siitä, miten heidän osahanke on edennyt. Sovittiin, että hankkeen koordinaattori tekee jokaiselle hankkeen osatoteuttajalle (kumppanille) kyselyn teemoittain siitä, miten heidän tarkennetussa toimintasuunnitelmassa asetetut tavoitteet ja tulokset ovat toteutuneet, mitä asioita on vielä työn alla ja mitä jää toteutumatta. Mallina käytetään teeman 5 edellisessä verkostotapaamisen 11.11. asialistalla ja muistiossa käytettyä osahankkeiden tilannekatsauskyselyä. Teeman 5 osalta ei tarvitse enää tätä asiaa kysyä REDU:n, KPEDU:n ja SAKK:n osalta. 5. Turun laatuseminaari valmistelut Laatustrategian vuoden 2013 tukihankkeiden yhteinen loppuseminaari eli Turun laatuseminaari pidetään 28. 29.11. Turun ammatti-instituutissa Turussa. LAMPPU2015-hankkeella on seminaarin ohjelmassa kaksi esittelyosuutta. - Torstain 28.11. ohjelmaan on pyydetty hanketta esittelemään miten koulutuksen järjestäjän laatujärjestelmä on osana johtamisjärjestelmää. Edellisessä ohjausryhmän kokouksessa päätettiin, että Pertti Heikkilä esittelee asiaa ja hän valmistelee aiheesta noin 15 min esityksen. - Perjantain 29.11. ohjelmassa on posterikierros, jonne on pyydetty LAMPPU2015-hankkelta posteriestys. Edellisessä kokouksessa päätettiin, että posterissa esitellään teeman 2 ja 4 tuloksia ja valmistelusta vastaavat Anu Tauriainen ja Pertti Heikkilä. Anu on valmistellut teemojen 2 ja 4 seminaaripäivän 31.10. tuloksista posteriesitystä. Hän esitteli posteriin tulevat henkilöstön osallistamisen ja laatuviestinnän kaaviot. Kaaviot on toimitettu REDU:ssa markkinointisuunnittelijalle painamista varten. Tarkoitus on, että kaaviot painetaan roll-up -posteriksi. Mikäli painaminen ei onnistu, kaaviot tulostetaan paperille ja esitellään niiden kautta.
Muistio 3 / 2013 8 (8) 6. Ohjausryhmän seuraavat kokoukset Todettiin, että aiemmin sovittu seuraavan kokouksen ajankohta 11.12. klo 12. ei sovi kaikille. Päätettiin, että seuraava kokous pidetään kahta päivää myöhemmin eli perjantaina 13.11. klo 12 13. 7. Tiedoksi Saamiemme tietojen mukaan laatustrategian 2014 tukihankkeiden avustuspäätökset tehdään opetushallituksessa 15.11. Tällöin selviää myös se, saako Laatusampo hanke myönteisen rahoituspäätöksen ja sitä kautta jatkuuko LAMPPU-verkostotyö taloudellisesti tuettuna myös ensi vuonna.