Aallonhuippujen toiminnasta ja tulevaisuudesta 2011
Sisällys I. Johdanto! 3 II. Aallonhuiput: Tieteenrajat ylittävää yhteishenkeä! 4 III. Aallonhuiput: Meillä on asiaa viestejä jotka merkitsevät! 6 Oma jäsenistö ja muut Aalto-yliopiston jatko-opiskelijat Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (AYY) Aalto-yliopisto Muut ryhmät IV. Aallonhuiput: Aaltoa kohottava edustaminen ja edunvalvonta! 9 Jatko-opiskelijaedustus Aalto-yliopistossa Aallonhuippujen jatko-opiskelua koskevat tavoitteet 2
I. Johdanto Aalto-yliopiston jatko-opiskelijayhdistys Aallonhuiput on perustettu 2009, ja se on vielä yhdistyksenä suhteellisen nuori. Toiminta on kuitenkin kehittynyt ja lisääntynyt vauhdikkaasti, minkä vuoksi hallitus ja toimihenkilöt kokivat tarpeelliseksi laatia toimintaa kokoavan ja tulevaisuutta luotaavan dokumentin toimikaudellaan 2010-2011. Kädessäsi on kyseinen paperi, jossa on esitetty ytimekkäästi Aallonhuippujen toimintaperiaatteet ja tavoitteet kahden ensimmäisen toimintavuoden perusteella. Tämän suunnitelman sisältö on muodostettu hallituksen työpajoissa ja kokouksissa sekä kauden aikana järjestetyissä jäsentapahtumissa. Aallonhuippujen toiminta on tässä dokumentissa jaettu kolmeen osioon: (1) yhteisönä toimimiseen, (2) tiedonvälitykseen sekä (3) edustamiseen ja edunvalvontaan. Ajatuksenamme on, että tulevat hallitukset muokkaavat dokumenttia sitä mukaan kuin tavoitteisiin päästään tai kun uusia tarpeita ja toiveita Aallonhuippujen toiminnalle ilmenee. Mitään ei ole kiveen kirjoitettu, ja Aalto-opiston jatkuva kehittyminen tuo varmasti mukanaan uusia haasteita joihin tässä dokumentissa ei ole voitu varautua. Tulevat hallitukset toivottavasti näkevät hyödylliseksi päivittää tätä dokumenttia niin, että se täyttää tarpeensa myös tulevaisuudessa. Lukuiloa ja menestystä Aallonhuippujen tuleville toimikausille toivottavat, Hallitus ja toimihenkilöt kaudelta 2010 2011 3
II. Aallonhuiput: Tieteenrajat ylittävää yhteishenkeä! Aallonhuippujen järjestämillä tapahtumilla on kaksi ylevää päämäärää (sen lisäksi, että tapahtumat ovat miellyttäviä ja mielenkiintoisia osallistujille). Ensinnäkin tapahtumilla on pyritty lisäämään eri koulujen jatko-opiskelijoiden välisiä kohtaamisia. Toiseksi, erilaiset tapahtumat ovat varsin tärkeä epämuodollinen keino hankkia ajankohtaista tietoa jatko-opiskelijoiden arjesta. Tuskin kenelläkään nimittäin on hyvää käsitystä siitä, mitä jatko-opiskelu käytännössä tarkoittaa muissa kouluissa kuin omassa, tai edes oman koulun muiden jatko-opiskelijoiden tilanteesta. Erityisen tärkeää tämä tieto on niille, jotka edustavat jatko-opiskelijoita koulun hallinnossa. Parin ensimmäisen toimintavuoden aikana Aallonhuiput on järjestänyt varsin erilaisia tapahtumia: vapaamuotoisia seminaareja ja työpajoja, yhdet sitsit, taidenäyttelyn, sekä perinteeksi muodostuneet pikkujoulut joka vuosi. Aallonhuiput on myös tarjonnut mahdollisuutta Aaltovaihtoon, eli lyhytaikaiseen työskentelyyn jossain muussa koulussa. Tähän asti tarjoukseen on tarttunut kaksi jatko-opiskelijaa. Ensimmäisen kyselyn perusteella mahdollisia vaihtopaikkoja on suhteellisen helppo löytää. Yllä mainittujen tavoitteiden lisäksi tapahtumista on paljon muutakin iloa. Jatko-opiskelijat voivat verkostoitua tutkimusta varten, vertailla kokemuksiaan jatko-opiskelusta Aalto-yliopistossa, jakaa hiljaista tietoa kursseista, rahoitusmuodoista, toimintatavoista ym. sekä levittää hyviä käytäntöjä jatko-opintoihin liittyen. Hyvät tapahtumat auttavat myös levittämään tietoa Aallonhuippujen toiminnasta ja olemassaolosta ylipäätään. Lisäksi tapahtumat osaltaan muokkaavat käsitystä jatko-opiskelusta ja jatko-opiskelijoista Aaltoyliopistossa tarjoamalla eri koulujen jatko-opiskelijoille tilaisuuden kertoa omista kokemuksistaan ja kuulla muita jatko-opiskelijoita. Tapahtumia järjestettäessä kannattaa ottaa huomioon myös ulkomaiset jatko-opiskelijat laatimalla tiedotteet ja kutsut sekä tapahtumien ohjelma englanniksi. Mikäli paikalla on jatko-opiskelijoita, jotka eivät puhu suomea, pidetään itse tilaisuudetkin englanniksi. 4
Toimikaudella 2010-2011 järjestettiin seuraavia tapahtumia Pikkujoulut Design Factorylla (joulukuu 2010) Kaksi keskustelutilaisuutta koulutus- ja sosiaaliasioista Kauppakorkeakoulun Chydeniassa (marraskuu 2010, toukokuu 2011) Sitsit Otaniemessä (maaliskuu 2011) Taidenäyttely jatko-opiskelusta Aalto-yliopistossa Taideteollisen korkeakoulun Atski-galleriassa (huhtikuu 2011) Tapahtumien järjestelyvastuuta jaettiin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden kesken. Periaatteena on ollut, että jokaisella kampuksella on jokin tapahtuma per tomikausi. 5
III. Aallonhuiput: Meillä on asiaa viestejä jotka merkitsevät Viestintä on noussut keskeiseksi teemaksi vuoden aikana. Viestinnällä tarkoitetaan tässä monia eri asioita: tiedon siirtämistä eri koulujen jatko-opiskelijoiden välillä, Aalto-yliopiston hallinnon ja jatko-opiskelijoiden välillä sekä Aalto-yliopiston jatko-opiskelijayhdistyksen ja perusopiskelijoiden ylioppilaskunnan välillä. Aallonhuippujen käytössä on seuraavat viestintäkanavat 1. Nettisivut a. Yhdistyksen omat sivut b. AYY:n nettisivujen Aallonhuiput-osio ja tapahtumakalenteri 2. Sosiaalinen media a. Facebook-ryhmä b. LinkedIn-ryhmä 3. Sähköpostitiedotus 4. Aallon alumnisuhteiden ylläpitämä tapahtumakalenteri ja jäsentiedotteet 5. Kasvokkain tapahtuva viestintä a. kokoukset b. tapahtumat c. julisteet d. puskaradio 6
Jokainen kohderyhmä on erilainen, joten täysin samat periaatteet ja viestintätavat eivät automaattisesti toimi niille kaikille. Alla on kiteytetty pääpiirteittäin eri ryhmille suunnattavan viestinnän painopisteet ja viestintätavat. Oma jäsenistö ja muut Aalto-yliopiston jatko-opiskelijat Aallonhuiput välittää tietoa jatko-opiskelijoita ja jatko-opiskelua koskettavista asioista linkittämällä omilta nettisivuiltaan oleellisille Aaltoyliopiston sivustoille (mm. into.aalto.fi) sekä lähettämällä tärkeimmistä muutoksista/ asioista tietoa myös sähköpostitse jäsenilleen. Aallonhuippujen hallituksen kokouksissa, yhdistyksen tapahtumissa sekä mahdollisissa jäsenkyselyissä ja vastaavissa käsitellään jatko-opiskelijoiden edunvalvonnallisia seikkoja ja hyviksi koettuja käytänteitä sekä myös jatkoopiskelijoiden toiveita ja haluja. Näistä tulisi laatia pöytäkirjat/muistiot/tiivistelmät, jotka asetetaan nettisivuille julkisesti luettaviksi. Näiden pohjalta voidaan myös koota päivittyvä tietopankki Aallonhuippujen omille sivuille sisältäen esimerkiksi tietoa oikeusturvasta ja vastauksia kysymykseen Mitä odottaa ohjaukselta?. Aallonhuiput tiedottaa kaikesta omasta toiminnastaan ensisijaisesti jäsenilleen sähköpostilla, nettisivuilla, Facebookissa ja LinkedIn:ssä. Jäsenmääränsä kasvattamiseksi viestit tulee välittää myös kanaville, jotka tavoittavat mahdollisimman paljon muitakin Aallon jatko-opiskelijoita/ jatko-opiskelijoiksi halajavia (nettisivut, Aallon alumnitoiminnan tapahtumakalenteri ja alumnitiedotteet, AYY:n tapahtumakalenteri ja viikkotiedotteet, julisteet). Muiden osapuolien viestintää välitetään jäsenistölle harkinnan mukaan. Harkinnassa kriteereitä ovat oleellisuus ja kiinnostavuus jatko-opiskelijoille. Kaikkea ei kannata välittää. 7
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (AYY) Aallonhuiput on hyväksytty AYY:n erityisasemayhdistykseksi vuonna 2010 (AYYE:n kokous 7/2010), mikä tarkoittaa, että Aallonhuiput on ylioppilaskunnan mielestä jatko-opiskelijoiden virallinen edustaja samalla tavalla kuin killat ovat virallisia edustajia koulutusohjelmiensa suuntaan. Erityisasemaan liittyy oikeuksia ja velvollisuuksia, mutta käytännössä velvollisuuksia on tulkittu varsin väljästi. Erityisasema oikeuttaa osallistumaan AYY:n yhteistyöryhmiin, jotka eivät tosin kosketa Aallonhuippuja kovinkaan läheisesti. Yksi Aallonhuippujen hallituksen jäsen on nimetty yhteyshenkilöksi AYY:n suuntaan, ja voi tarvittaessa osallistua neuvoston toimintaan (Neuvosto on erityisasemayhdistysten puheenjohtajien yhteistyöelin). Käytännössä kannattaa käydä ainakin ensimmäisessä kokouksessa esittäytymässä ja huolehtia, että päätyy meililistalle. Myös viestintätyöryhmä voi olla relevantti. AYY nimeää myös vuosittain (vuoden alussa Neuvoston ensimmäisessä kokouksessa) omasta hallitukses taan kummin jokaiselle erityisasemayhdistykselle. Parhaat synergiat saadaan jos kummi on AYY:n kopo-toimija. Kummin voi kerran-pari vuodessa kutsua Aallonhuippujen hallituksen kokoukseen kertomaan kuulumisia. AYY:n avulla välitetään viestiä tapahtumista jäsentiedotteiden ja AYY:n nettisivujen tapahtumakalenterin kautta. Aalto-yliopisto (Katso Luku IV.) Muut ryhmät Hyvien käytäntöjen ja mielipiteiden vaihtamiseksi muita jatko-opiskelijayhdistyksiä, kuten Helsingin yliopiston jatko-opiskelijoita, on syytä tavata silloin tällöin. Tiedotusta voidaan koota myös yhteen säännölliseti, esimerkiksi neljännes vuosittain, lähetettävään uutiskirje seen, joka voidaan lähettää jäsenistön lisäksi myös muille sidosryhmille. Aalto-yliopiston alumnisuhteisiin välitetään AH:n tapahtumatiedotteet ja muu laajemmalle levitykselle haluttava tieto. 8
IV. Aallonhuiput: Aaltoa kohottava edustaminen ja edunvalvonta! Edustaminen on alla olevassa jaettu kahteen osaan: (1) jatko-opiskelijaedustus Aalto-yliopistossa ja sen kehittäminen (2) Aallonhuippujen jatko-opiskelua koskevat tavoitteet. Jatko-opiskelijaedustus Aalto-yliopistossa Jatko-opiskelijoilla on edustaja Aalto-yliopiston johtoryhmässä sekä Aaltoyliopiston tohtorinkoulutuksen johtoryhmässä. Virallisesti kaikki jatko-opiskelijoiden edustajat valitsee AYY, joka on lain mukaan toimii jatko-opiskelijoiden edustajana yliopiston hallinnossa. Käytännössä Aallonhuiput toimii läheisessä yhteistyössä AYY:n kanssa sopivien edustajien valitsemiseksi. Edustus hallinnollisissa ryhmissä tulee olla määrätietoista. Määrätietoinen edustustoiminta voidaan saavuttaa seuraavasti: 1. Aallonhuippujen hallituksella tulee olla selkeä kuva edustusryhmissä tehtävistä päätöksistä ja valmisteltavista asioista hyvissä ajoin ennen kyseisen ryhmän seuraavaa kokousta. 2. Aallonhuippujen eri edustustehtävissä toimiville tulee olla selkeät ohjeet edellisen edustajan päivittäminä. Lähtökohtaisesti jokainen jatko-opiskelija edustaa jatko-opiskelijoita Aallossa. Yleisesti jatko-opiskelija nähdään hyvin itsenäisenä osana työyhteisöä, ja siten jatko-opiskelijan tulee huolehtia esimerkiksi neuvottelutilanteissa omista oikeuksistaan. Aallonhuippujen kokemuksen mukaan jatko-opiskelijat ovat kiinnostuneita vaikuttamaan siihen, millaista jatkoopiskelu on Aallossa. Aallonhuippujen tulee selvittää selkein voimassa oleva kuvaus tohtorinkoulutuksesta ja konkreettisista jatko-opiskelijavelvollisuuksista voidak- 9
seen tiedottaa siitä eteenpäin hallinnon opiskelijaedustajille ja muille yliopiston ryhmille. Lisäksi tulee selvittää ja olla mukana luomassa hallinnon/ työryhmien suunnitelmia siitä, miten Aallon tohtorinkoulutuksen tavoitteet aiotaan toteuttaa, esimerkiksi kuinka tutkimusryhmiin taataan riittävä määrä eri vaiheissa olevia tutkijoita. Aallonhuippujen jatko-opiskelua koskevat tavoitteet Hallituksen työpajojen (2010-2011) tuloksista seuraavat asiat toistuivat osoittautuen tärkeiksi tavoitteiksi jatko-opiskelun kehittämisessä: Sellaisen jatko-opiskelija-työnkuvan edustaminen, jossa jatko-opiskelija pystyy keskittymään mahdollisimman hyvin jatko-opintoihin. Esimerkiksi opetustehtäviin, projektitöihin tai hallinnollisiin tehtäviin kuluva aika täytyy huomioida kokonaisuudessaan. Vaihtelevien vaatimusten ja erilaisten jatko-opiskelijoiden tarpeiden kartoittaminen. Esimerkiksi vaihtelevat kurssivaatimukset, rahoituskuviot, ulkomaisten jatko-opiskelijoiden tarpeet, tilanne pitkän sairauden sattuessa tai sopimuksettoman jatko-opiskelijan velvollisuudet. Jatko-opiskelijan työympäristön selkeyttäminen ja kehittäminen. Esimerkiksi millaisena työntekijänä yliopistojen hallinnot tai ammattiliitot näkevät jatko-opiskelijan tai pidetäänkö jatko-opiskelijaa ylipäätään työntekijänä vai ainoastaan opiskelijana. Väitöskirjaohjauksen erilaiset käytännöt ja hyvien toimintatapojen kartoittaminen. Tällä hetkellä ohjaajille ei järjestetä minkäänlaista koulutusta, minkä takia ohjaus on hyvää vain tuurilla. Hakeminen jatko-opiskelijaksi: kerran vuodessa, kaksi kertaa vuodessa vai jatkuva haku (= kerran kuussa). Kaikki ovat tällä hetkellä käytössä Aallon sisällä. Vain kerran vuodessa oleva haku johtaa kummallisiin välitiloihin, jolloin ei voi välttämättä suorittaa kursseja. Tämä ei palvele tavoitetta valmistua nopeasti ja nuorena; toisaalta haku vain kerran vuodessa voi tehdä hakuprosessista reilumman ja läpinäkyvämmän. Hallinnon syövereissä ilmenee välillä käsitys, että jatko-opiskelijat eivät ota vastuuta opinnoistaan ja yrittävät vain käyttää järjestelmää hyväksi jos 10
siihen tulee mahdollisuus. Tämä ei ole vastannut omaa käsitystämme jatkoopiskeljoista, ja on muutenkin takaperoinen. Tohtorikoulutettava on monien mielestä kovin passiivinen termi, ja kuvastaa myös osaltaan yllä mainittua ajattelutapaa. Parempi ja totuudenmukaisempi olisi esimerkiksi tohtoriopiskelija, joka on myös lähellä englanninkielistä doctoral student -termiä. (Sanaa jatko-opiskelija käytetään myös puhuttaessa lukiolaisten jatko-opinnoista.) Jatko-opiskelijoiden terveydenhuolto. Aikoinaan YTHS palveli myös jatko-opiskelijoita, nyt ei enää. Työsuhteessa olevilla on työterveydenhuolto, joka ei tosin ainakaan TKK:lla ole kovin kattava, ja apurahalla tekevillä ei ole sitäkään. Ei pitäisi olla mahdotonta järjestää terveydenhuoltoa YTHS:n kautta. Jokaisella Aallon jatko-opiskelijalla tulee olla edellytykset tehdä huippuväitöskirja! Yllä listattuja tavoitteita edistetään seuraavasti Kartoitus ja suositus jatko-opiskelun ohessa tehtävälle työlle. Jatko-opiskelijoiden oppaissa ja tohtorikoultuksen hallinnon raporteissa tulee olla järkevä määritelmä opetusvelvollisuudelle. Aallonhuippujen hallinnon opiskelijaedustajien tulee pyrkiä tuomaan esille edustuspaikoissa ristiriidat jatko-opiskelijoiden velvollisuuksista esimerkiksi juuri vaihtelevaa opetusvelvollisuutta ja rahoitusmuotoja koskien. Aallonhuippujen hallinnon opiskelijaedustajien tulee myös tuoda esille tarve määritellä paremmin poikkeustilanteet, kuten ulkomaisten opiskelijoiden viisumiongelmat, opintojen pitkittyminen yleisesti (seuraukset), siirtyminen vapaatahtiseksi (perusteet ja seuraukset), jatko-opiskelijat joilla ei ole työsuhdetta Aaltoon, tai vaikeat sairastumiset. Jatko-opiskelijoiden vaihtelevien tarpeiden ja niihin liittyvien ongelmien selvittäminen esimerkiksi jäsenkyselyiden ja keskustelutilaisuuksien avulla tukea kyselyihin voi saada OTUS:stä. Hyvien ohjaus- ja valvontakäytänteiden kerääminen ja niiden esille tuominen viestintäkanavien kautta jäsenille ja jatko-opiskelijaedustajien kautta hallinnollisille ryhmille. Ammattiliittoihin tulee muodostaa yhteys, sillä ne voivat edustaa jatko-opiskelijaa työntekijänä (tutkija). 11