(1/9) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 18/2015 Aika: 29.11.2015 klo 14.00 Paikka: HO / Sillanpää Paikalla: Tapio Hatakka Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Juhana Järviö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Saara Leino Taru Toivanen Teemu Laakso kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja taloudenhoitaja 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello 14.13. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Kohta 16. Toivasen eroanomus KuVK puheenjohtajan 2016 virasta siirrettiin kohdaksi 15. ja numerointi korjattiin. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi muutoksin (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen 17/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. Hallitus keskusteli, että uutta toiminnantarkastajaa on kysyttävä mahdollisimman pian. 5. Ilmoitusasiat Taloudenhoitaja Ville Timonen ilmoitti, että kaikki ovat kokouksessa paikalla.
(2/9) Olga Penkkilä ilmoitti, että inspehtori Petri Pellikka on nyt 50 vuotias. Juhlissa oli paikalla noin 400 henkilöä. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että marraskuun yleiskokous meni ja joitakin virkoja on vielä auki joulukuussa täytettäväksi. 6. Tehdyt edustusvierailut 7.11. Pohjalaisen Valtuuskunnan Porthan juhla, edustamassa olivat Jukka Heliö ja Maija Häkkinen. 20.11. Keskisuomalaisen Osakunnan Nauhanjakoillallinen, edustamassa oli Jukka Heliö. 21.11. Savolainen Osakunta, Talakkunat, edustamassa oli Tapio Hatakka. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laineella ei ollut ilmoitettavia asioita. Uudet harrastus, kunnia ja ansiomerkit ovat työn alla ja kunhan ne toimitetaan osakunnalle, niin kerätään vialliset pois. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Timosella ei ollut ilmoitettavia asioita. 9. Saapunut posti Åbo Nation kiitti kutsusta Hämäläis Osakunnan vuosijuhliin. Osakuntien yhteisvaltuuskunnan kutsu sääntömääräiseen syyskokoukseen 10.12. klo 19.00. Jukka Heliö osallistuu kokoukseen osakunnan puolesta. 10. Saapuneet kutsut Nylands Nationin Disco sitsit 4.12. klo 19. Iltaan on kutsuttu kaikki osakunnat sekä ruotsinkieliset ainejärjestöt. Kutsu oli välitetty ajoissa hallituslaisille sähköpostitse, mutta kukaan hallituslainen ei ilmoittautunut juhliin. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Laura Kylliäinen ilmoitti liitteen lisäksi, että Osakunnan Laulajien kapellimestari tulee luultavasti vaihtumaan.
(3/9) 12. Ulkojäsenhakemukset Ei jätettyjä ulkojäsenhakemuksia. 13. Määräraha anomukset Ei jätettyjä määräraha anomuksia. 14. Tilahakemukset Ei jätettyjä tilahakemuksia. 15.Toivasen eroanomus KuVK puheenjohtajan 2016 virasta Taru Toivanen oli välittänyt eroanomuksen hallitukselle (liite 3). Toivanen kertoi, että on jutellut Lauri Suokkaan kanssa ja tullut päätökseen, että anoo eroa kulttuurivaliokunnan puheenjohtajan virasta. Suokas oletettavasti hakee virkaan joulukuun yleiskokouksessa. Hallitus myönsi Toivaselle eron virasta. 16.Talousarvio 2016 Tuotot, Aikaisemmin päätetty, että tuottoihin ei arvioida perinnöstä tulevia tuottoja, joiden tarkoituksena on kattaa perinnön asianajokuluja. Täten ei siis arvioida asianajokulujakaan. Tuottoihin kirjoitetaan oma tili säätiön kalusteavustukselle 5 000 euroa ja menoihin tehdään samansuuruinen kalustetili. Tapahtumat ja juhlat, Hallitus keskusteli vuosijuhlista, että ensi vuoden juhlamestarien ja hallituksen on keskusteltava jo vuoden alussa, mistä momenteista kuluja maksetaan. Tämän tarkoituksena on, ettei vuoden edetessä tulisi yllättäviä lisäkuluja vuosijuhlamomenttiin. Kuraattoritapaaminen on pöytäjuhla mihin kutsutaan kaikkien osakuntien nykyiset ja entiset kuraattorit. Aikaisemmin tilaisuuteen on osallistunut 35 40 henkilöä. Hallitus päätti laskea edellistä päätöstään ja päätti budjetoida tapaamiseen 300 euroa.
(4/9) Eduskuntasitsien summasta keskusteltiin, mutta se päätettiin pitää edellisessä päätöksessä eli 400 eurossa. Valiokunnat, Koulutusvaliokunta, Lisäselvitys fuksitoiminnasta toimitettiin hallitukselle. Hallitus huomasi, että erittelystä on unohtunut täysin fuksiaiset. Hallitus koki, että haettu raha riittää myös fuksiaisten järjestämiseen ja päätti budjetoida fuksitoimintaan haetun 2 400 euroa. Maakuntatoiminta, Ensi vuoden maakuntavastaavaksi valittu Olga Penkkilä aikoo hakea ytm:stä erikseen maakuntatoimintaan rahaa kunnon erittelyn ja suunnitelman kanssa. Momentti jätetään 100 euroon. Muut kulut, on aikaisemmin käytetty, kun yliopistolta kysytään jäsenmaksun maksaneet kaksi kertaa vuodessa. Hallitus päätti tehdä jäsenhauille oman tilin ja budjetoi sinne 150 euroa. Uudelta tililtä tullaan myös käyttämään yliopistoon päässeiden maakuntalaisten osoitetiedot, jotta heille postitetaan kesällä tervetulokirje. Muut kulut laitetaan nollaksi. Kulttuurivaliokunta, kaikki ok. Yleisvaliokunta, ei muutoksia edellisen kokouksen päätöksiin. Ulkoasianvaliokunta, ei muutoksia edellisen kokouksen päätöksiin. Juhla ja ohjelmavaliokunta, Muut kulut, merkittiin nollaksi, anotulle rahalle ei koettu olevan perusteita. Juhlat Hallitus myönsi koko haetun summan 1100 euroa. Viestintävaliokunta, ei muutoksia edellisen kokoukseen päätöksiin. Saara Leino nosti uudestaan keskusteluun hälläpyörän kiittämisen. Kokouksessa nostettiin esille, että tuutorien kiittäminen on perustellumpaa, sillä he eivät ole virkailijoita eivätkä saa virkailijaetuja. Laura Kylliäinen kertoi, että toimittajat ja taittajat tekevät työhön verrattavaa tehtävää ja heillä on hyvin paljon enemmän kokouksia. Momentin käyttö selkeni sen verran, että mitään muutoksia ei tehty momenttin suuruuteen.
(5/9) Liikuntavaliokunta, ei muutoksia edellisen kokouksen päätöksiin. Kuraattori Hatakka avasi kokoustauon kello 15.34. Kokoustauko päättyi kello 15.44. Muut toiminnan kulut, Virkailijatoiminta, tarkoituksena olla kiitoksena ja virkistyksenä virkailijoille toiminnasta. Toiminnanohjaaja Taneli Laine sanoi, että summalla saa järjestettyä pari suurempaa tapahtumaa, mutta jäljelle jäävällä rahalla on vaikea järjestää kolmatta tapahtumaa. Hallitus päätti pitää momentin ennallaan ja budjetoi 2 500 euroa. Kerhot, Teemu Laakso toi esille, että palkkoja jakavien kerhojen kanssa on juteltava palkkojen suuruudesta. Kyse ei siis ole, että palkkoja olisi muutettava, mutta on varmistettava, että on jokin peruste miten palkkoja jaetaan ja kuinka paljon töitä niihin kuuluu. HOL, Laura Kylliäinen huomauttaa, että edellisessä kokouksessa tehdyt kerhon määrärahan jakamista koskevat päätökset eivät ole luvallisia. Kerhojen taloudenhoitoa koskevassa ohjesäännöissä lukee, että kerhot saavat puolet toimintamäärärahastaan kun palauttavat tilinpäätökseen ja toisen puolen kun palauttavat toimintakertomuksen. Määrärahan suuruuteen voidaan vaikuttaa, mutta ei voida asettaa muita myöntämisperusteita tai ajankohtia. Kerholle on säännöllisesti muistutettava, että jäsenten osakuntalaisuusprosentin on pysyttävä 50:ssä. Tästä olisi kirjoitettava hallituksen testamenttiin. Hallitus kokee, että kerhon määrärahoihin ei voida koskea samana vuonna, jolloin osakuntalaisuusprosentti ei ole riittävä, vaan määrärahaa voidaan vain vähentää seuraavalle vuodelle, jos prosentti jää alle 50:n. On tehtävä selkeät ohjeet, kuinka usein kerhojen osakuntalaisuusprosentti tarkistetaan ja miten se vaikuttaa seuraavan vuoden määrärahoihin. Näitä ohjeita on myös noudatettava. Kokouksessa ehdotettiin myös harjoitustilojen karsimista, mikäli raha asioihin ei haluta puuttua. Hallitus päätti, että kerhon määrärahaan tai palkkoihin ei kosketa tulevana vuonna.
(6/9) HOT, Kerho toimitti pyydetyn suunnitelman, kuinka liian tappiollinen toiminta palautetaan normaaliin. Kerho sanoi myös pärjäävänsä ilman osakunnan 1 000 euron määrärahatukea. Teemu Laakso sanoi, että toiminnan suunnitelmaan on palattava jo pian ensi vuoden alussa, jottei asia jäisi taas liian myöhälle syksyyn. Lukuvuoden kurssihintojen muutossuunnitelmat on hyvä tehdä kevään aikana. Hallitus päätti myöntää kerholle 500 euroa toimintaan. HOS, Kerhon tilanne sama kuin HOL:lla. Eli edellisen kokouksen päätökset peruttiin. Taidekerho, Kerhon tulevan vuoden puheenjohtaja Taru Toivanen kysyi hallitukselta mihin 200 euron määrärahan olisi riitettävä. Hallitus koki, että nyt, kun kerholla on toimija, voidaan määrärahaa myöntää enemmän. Hallitus päätti myöntää 300 euroa ja kehotti Toivasta tekemään ensi vuonna lisämäärärahahakemuksia, jos suunniteltua toimintaa on enemmän. Hores, Momentti sisältää itsenäisyyspäivän seppeleen. Mimmikerho, Laura Kylliäinen nosti esille, että miksi mimmikerho saa vähemmän toimintarahaa kuin äijäkerho. Hallitus kokee, että äijäkerholla on selkeämpiä jokavuotisia tapahtumia, kun taas mimmikerholla ei ole isoja tapahtumia suunniteltuna tulevalle vuodelle. Hallitus pysyi päätöksessään myöntää 400 euroa mimmikerholle. Kokkikerho, Tulevalle vuodelle on valittu toimijat, joten hallitus päätti myöntää 300 euroa. Yleistoiminta, Tilintarkastus ja asianajokulut, Hallitus pohti pitäisikö palkkiota nostaa. Mutta koska vaikuttavat indeksit ovat tällä hetkellä negatiiviset, hallitus päätti pysyä ehdotetussa 2 000 eurossa. Lomakorvaukset, Edellisenä vuonna lomakorvauksia laskettiin, sillä kerhojen palkkoja myönnettiin vähemmän. Lomakorvaukset ovat 9% palkasta, joten summa on tulevana vuonna 630 euroa. Vakuutukset, Laura Kylliäinen huomautti, että koska osakunnan omaisuudesta on tehty kattavampi listaus remontin yhteydessä olisi vakuutusten sisältö hyvä käydä läpi tulevana vuonna. Tämä tarkoittaa, että vakuutusmaksut saattavat ensi vuonna nousta. Hallitus ei päättänyt budjetoida enempää.
(7/9) Huoneistokulut, Huoneistokuluihin lisättiin oma tili säätiön tukemille kalustehankinnoille 5 000 euroa. Kalustehankitatuki koskee vain vuotta 2016. Taide, Kai Kaksoselta on pyydettävä taiteen restaurointien suunnitelma sekä erittely summan käytöstä. Vieraanvaraisuus, Osakuntanauhat ja merkit, Lasketaan momentti takaisin normaaliin 4 500 euroon. Merkkien muottien hankinta 500 euroa laitettiin muiden toiminnan kulujen alle. Virkailijaedut, Hallitus päätti antaa tämän vuoden taloudenhoitajalle päävirkailijaedut tammi ja helmikuun ajaksi, kun hän kirjoittaa tilinpäätöksen. Hallitus nosti momenttia 200 eurolla, yhteensä 7 200 euroon. Lopuksi, Yleiseen toimintamäärärahaan budjetoitiin 6 200 euroa, jotta osakunnan tulot ja menot ovat yhtenäiset. Uutta hallitusta, kerhoja, valiokuntia ja muita virkailijoita on muistutettava, että monien kerhojen toimintamäärärahoja on pienennetty vähäisen toiminnan takia, mutta on suotavaa järjestää toimintaa ja pyytää sitä varten aina erikseen rahaa. 17. Muut asiat a. Inspehtori Petri Pellikan syntymäpäivät ja rahastolahjoitus Inspehtori oli pyytänyt hänen muistamistaan rahastolahjoituksena. Osakunta järjesti inspehtori Pellikan juhlien etkot sekä jatkot ja lisäksi osakunnan bändejä ja kuoro oli esiintymässä tapahtumassa. Hallitus päätti, että osakunta ei annan enää erillistä lahjoitusta. Maksetaan järjestelyiden kulut, noin 300 euroa, ytm:stä. b. Testamentti Leino kertoi olleensa yhteydessä asianajajaamme anotuista rahoista, joita ei ole maksettu osakunnalle. Asianajaja kertoi, että aikoinaan tuli vastapuolen kanssa sovittua rahan lohkaisemisesta molemmille osapuolille, mutta tilanne on jäänyt jotenkin kesken silloin tapahtuneen riitautuksen takia. Asianajaja on kysellyt, mutta rahan kohtalo ei ole vielä selvinnyt. Toiveena olisi, että ensi vuonna lopullinen sopimus saataisiin tehtyä ja
(8/9) kaikki rahat vastaanotettua. Laakso muistuttaa, että hallitus ei ole kykenevä tekemään testamenttiin koskevia päätöksiä vaan ne on tehtävä yleiskokouksessa. Olisi siis hyvä, että yleiskokouksessa päätettäisiin jo etukäteen jokin linjaus perinnönjaon suhteen, jotta kun ehdotus vastaanotetaan, ei olisi kiirettä järjestää yleiskokousta. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että ensi vuonna osakunnan hallituksessa on Anneli Hämäläinen, Sanni Mari Latvio, Saara Leino, Tiina Niemi, Martina Rännälä, Paula Talonen ja Ville Timonen. Päävirkailijoina toimii Fanny Laaksonen, Jukka Heliö sekä Hanna Arimo. Laakso toivoo, että hallituksenvaihtokaronkka järjestettäisiin mahdollisimman ajoissa ensi vuoden puolella, jotta keskustelu ja tiedon siirto uuden ja vanhan hallituksen välillä olisi ajankohtaista. Päivä olisi hyvä saada tietoon mahdollisimman pian, jotta mahdollisimman moni pääsisi osallistumaan. Sihteeri Maija Häkkinen tulee laittamaan seuraavan kokouksen kansioon dokumenttipohjat hallituksen testamentiksi, minne jokainen hallituslainen saa käydä kirjoittamassa etukäteen kohtia. Testamentin kohdat ja sisältö suunnitellaan seuraavassa kokouksessa, minkä jälkeen sihteeri Häkkinen kirjoittaa sen puhtaaksi ja se hyväksytään viimeisessä kokouksessa. 18. Kokouksesta tiedotettavat asiat Joulukuun yleiskokouksessa tullaan esittelemään hallituksen ehdotus ensi vuoden budjetista. 19. Seuraava kokous Hallituksen kokous 19/15 pidetään tiistaina 8.12. yleiskokouksen jälkeen, noin kello 19.30. Kahviministerinä toimii Laura Kylliäinen Hallituksen vuoden viimeinen kokous 20/15 pidetään tiistaina 15.12. klo 17.00 Sillanpäässä, jonka jälkeen hallituslaiset ja päävirkailijat siirtyvät ravintolaan noin 19.00. Kahviministerinä toimii Ville Timonen.
(9/9) 20. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello 17.13. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Maija Häkkinen Kuraattori Sihteeri