PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN YLIMÄÄRÄISESTÄ KOKOUKSESTA 17/2014

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN YLIMÄÄRÄISESTÄ KOKOUKSESTA 17/2014"

Marika Lehtonen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN YLIMÄÄRÄISESTÄ KOKOUKSESTA 17/2014 Aika: klo 17:00 Paikka: HO / Paasikivi Läsnä: Olga Penkkilä, varapuheenjohtaja Jenni Rönkkö, sihteeri Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Juhani Takkunen Iina Jokilaakso Anna Zitting Kari Tuominen Poissa: Pekka Hassinen, kuraattori Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Paula Talonen Mari Teinilä 1. Avaus Varapuheenjohtaja avasi kokouksen kello 17: Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Päätettiin poistaa kohta 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset tästä kokouksesta. Lyhennettiin kohdan 12. otsikkoa poistamalla sulut. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) Päätettiin käsitellä edellisen kokouksen pöytäkirja seuraavassa kokouksessa. 5. Ilmoitusasiat Olga Penkkilä ilmoitti, että vuosijuhlat olivat edellisenä viikonloppuna. Jenni Rönkkö ilmoitti, että kaikki osakunnan säännöt on laitettu osakunnan nettisivuille.

Pekka Hassinen, kuraattori Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Paula Talonen Mari Teinilä 1. Avaus Varapuheenjohtaja avasi kokouksen kello 17:24. 2.

2 Kari Tuominen kertoi, että vuosijuhlien upplandilaiset vieraat olivat kiittelleet vuosijuhlista ja kutsuneet hämäläisiä heidän juhliinsa. Toiminnanohjaaja ilmoitti, että osakunnan remonttiryhmä perustetiin edellisenä päivänä YVK:n kokouksessa ja nyt oli ensimmäinen kokous säätiöllä. Remonttiryhmään kuuluvat Jenni Rönkkö, Teemu Laakso ja Maija Häkkinen. Merkittävin kokouksen tulos oli aikataululuonnos. YVK:n kokouksessa keskusteltiin remontin hankeohjelmasta ja keskustelun tulokset välitettiin remontin suunnittelijoille. Rakennusluvat hankitaan vuoden 2014 lopussa, suunnittelutyö alkaa vuoden alussa ja aikataulu on melko ripeä. Säätiö toivoo, että vain remonttiryhmä olisi remonttiasioissa yhteydessä säätiöön, arkkitehtiin ja suunnittelijoihin. 6. Tehdyt edustusvierailut Viimeisen viikon aikana ei oltu käyty missään. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja sanoi, ettei vielä ole ottanut yhteyttä Key Toesiin F rapun tavaroiden suhteen. Pop klubbenin hälyttimet laitetaan päälle 1.12., sitä ennen varmistetaan valvontakameran toimivuus. Marraskuun yleiskokousta varten kaikki on toistaiseksi kunnossa. Toimariehdokkaille järjestetään tulevan viikon maanantaina väittelytilaisuus ja muille virkailijoille kähmintätilaisuus, jossa esitellään virkoja. Vanhat virkalijat ja fuksit voisivat jakaa tietojaan muistakin viroista. Toiminnanohjaaja pyysi sihteeriä laatimaan julkiseen levitykseen listan viroista ja niiden kuvauksista. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja ei ollut kokouksessa. 9. Saapunut posti a. ÖFN kiittää kutsusta vuosijuhlaan. 10. Saapuneet kutsut

Remonttiryhmään kuuluvat Jenni Rönkkö, Teemu Laakso ja Maija Häkkinen. Merkittävin kokouksen tulos oli aikataululuonnos. YVK:n kokouksessa 17.11.

3 i. Wiipurin Pamaus (liite) Juhani Takkunen, Kari Tuominen, Jenni Rönkkö ja Teemu Laakso olivat ilmoittautuneet halukkaiksi lähtijöiksi. ii. KSO:n Nauhanjakoillalliset (liite) Kukaan ei ilmoittautunut. Koska juhlaan oli vain 2 päivää, päätettiin olla laittamatta kutsua virkalijalistalle. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 12. Budjettikeskustelun erityisteemat Keskustelua oltiin käyty sähköpostilla viime kokouksessa päätetyistä teemoista. Varapuheenjohtaja sanoi, että kerhojen kanssa voisi vielä keskustella saaduista määrärahahakemuksista ja hallituksen päätöksistä niiden suhteen. HOT: Todettiin, että HOTin tilillä on erittäin suuri määrä rahaa, joka on kertynyt viime vuosina tehdyistä voitoista. Keskustelun tuloksena hallituksen kanta oli, että kerholta tarvitaan suunnitelma ylimääräisen rahan käyttämiseksi ja heidän määrärahahakemustaan vuodelle 2015 arvioidaan suhteessa kerhon rahatilanteeseen. On käyty keskustelua, pitäisikö osa HOTin rahoista tulouttaa osakunnalle. Kerholta toivotaan näkemystä sopivasta puskurista tilillään. Keskusteltiin siitä, pitäisikö HOT:in hallituksen kanssa keskustella seuraavan viikon aikana vai myöhemmällä ajankohdalla. Tavoitteena olisi saada asiaan edistystä tämän vuoden puolella, mutta asia ei liity osakunnan budjettiin Sovittiin, että Olga Penkkilä ja HOTin hallitusvastaava Iina Jokilaakso kirjoittavat viestin HOTin hallitukselle seuraavana päivänä ja ehdottavat tapaamista HOTin hallitukselle sopivana ajankohtana. HOS: HOSin ongelma on ollut viime vuoden hallituksen tekemä periaatepäätös, että HOSin kapellimestarin palkkaa ei enää makseta, ellei kerho onnistu vuoden 2014 aikana kasvattamaan osakuntalaisten jäsentensä osuutta vähintään 50%:iin kaikista jäsenistä.

Budjettikeskustelun erityisteemat Keskustelua oltiin käyty sähköpostilla viime kokouksessa päätetyistä teemoista.

4 Hallitusvastaava Anna Zitting kertoi puhuneensa HOSin puheenjohtajan kanssa. Kerhon näkökulmasta ongelma on se, ettei ole innokkaita puheenjohtajaehdokkaita, jotka voisivat olla kiinnostuneita ratkaisemaan tilanteen. Puheenjohtaja kertoi kokeneensa, ettei HOSilla ole erityistä kiinnostusta osakuntalaisuuden nostamiseksi kerholaiset haluavat keskittyä soittamiseen. Tällä hetkellä kerhon jäsenistä korkeintaan 30% on osakuntalaisia. Keskusteltiin HOSin mahdollisuuksista selvitä tilanteesta. Osa palkasta olisi kerholle tarpeen. Kerhon intressit pysynevät korkean tason ylläpidon kannalla eikä kerhon toimijoilta ole löytynyt motivaatiota rekrytoida osakuntalaisia jäseniä. Pystyisikö HOS toimimaan kerhona ja maksamaan itse kapelimestarin palkan? Puhuttiin myös siitä, voisiko HOS jakaa toimintaansa osiin, joiden kautta osakuntalaisuusvaatimus täyttyisi ja jotka eivät suoraan vaikuttaisi Big Bandin musiikilliseen tasoon. Todettiin, että tässä kokouksessa pitäisi tehdä päätös siitä, voidaanko jokin osa kapellimestarin palkasta maksaa vuonna 2015 ja millä ehdoilla. Toiminnanohjaaja ehdotti, että HOS saisi oleskella osakunnan tiloissa osakunnan sääntöjen mukaan, eli siten, että jokaista hämäläis osakuntalaista jäsentä kohden saisi kerhon tapahtumissa olla yksi ei osakuntalainen osallistuja. Sovittiin, että sunnuntaihin mennessä kaikki miettivät oman kantansa asiasta budjettiin liittyen. Muista HOSiin liittyvistä asioista voidaan sopia seuraavassa tai myöhemmissä hallituksen kokouksissa. Pidettiin tauko. HOL: Kerho oli hakenut 850 euroa ylimääräistä rahaa Euroopan kuoromatkaansa varten. Kerholta oltiin pyydetty erittelyä haetusta summasta ja erittely oltiin lähetetty. Asiasta keskusteltiin, mutta hakemus ei kohdannut erityistä vastustusta. Kerhon osakuntalaisten jäsenten määrä on viime vuosien aikana kasvanut, ja sitä olisi hyvä tukea. Sunnuntaihin mennessä selvitetään, onko kyseiseen matkaan myönnetty aikaisemmin avustusta. Mikäli ei ole, voidaan mahdollisesti myöntää matkaan vähemmän avustusta kuin haettu määrä.

Puheenjohtaja kertoi kokeneensa, ettei HOSilla ole erityistä kiinnostusta osakuntalaisuuden nostamiseksi kerholaiset haluavat keskittyä soittamiseen.

5 Lynces Academici: Asiasta ei ollut lisätietoja, joista oltaisiin voitu kokouksessa keskustella. 13. Jäsenen eroanomus (liite) Osakunnan jäsen oli hakenut eroa osakunnasta. Hallitus myönsi jäsenelle eron. 14. Ulkojäsenhakemukset Ulkojäsenhakemuksia ei ollut tullut. 15. Määräraha anomukset a. Nettisivujen uudistaminen (vuodelle 2014) (liite) Määrärahahakemuksesta keskusteltiin edellisessä kokouksessa. Nettisivujen uudistamisprojekti olisi tarkoitus saada aloitettua vuoden 2014 aikana. Teemu Laakso toivoi selkeämpää esitystä siitä, mitä rahalla saadaan. Sihteeri argumentoi, että edustavat nettisivut olisivat tärkeä asia varsinkin uusien jäsenten saamisessa. Hallituslaiset kannattivat ideaa, mutta rahasummasta päätettiin puhua seuraavassa kokouksessa. Asia pöydättiin. b. Ompeluseuran hakemus saumurin korjaamiseen (liite) Ompeluseuran puheenjohtaja haki 120 euron määrärahaa kerhon saumurin huoltoa varten. Hakemuksessa oli myös 270 euron määrärahahakemus seuraavalle vuodelle kolmen ompelukoneen huoltoa varten. Myönnettiin koneiden huoltoa varten kokonaisuudessaan 400 euroa ja suositeltiin, että huollot suoritettaisiin yhtä aikaa. 16. Tilahakemukset Tilahakemuksia ei ollut tullut. 17. Muut asiat Kokouksen alussa nousi esiin kysymys remonttitoimikunnan perustamisesta marraskuun yleiskokouksessa. Kuraattori oli vastannut sihteerille, että toimikunta perustetaan, mutta vasta kokouksen lopuksi. 18. Kokouksesta tiedotettavat asiat

Nettisivujen uudistaminen (vuodelle 2014) (liite) Määrärahahakemuksesta keskusteltiin edellisessä kokouksessa. Nettisivujen uudistamisprojekti olisi tarkoitus saada aloitettua vuoden 2014 aikana.

6 Ei ilmennyt erityisiä tiedotettavia asioita. 19. Seuraava kokous Seuraava kokous on sunnuntaina klo Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin kello 20:29. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Olga Penkkilä Varapuheenjohtaja Jenni Rönkkö Sihteeri

Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin kello 20:29.

Samankaltaiset tiedostot

3. Työjärjestys Esityslista (liite 1) hyväksyttiin työjärjestykseksi, kun siihen oli lisätty kohta 10. Tilinpäätöksen käsittely.

3. Työjärjestys Esityslista (liite 1) hyväksyttiin työjärjestykseksi, kun siihen oli lisätty kohta 10. Tilinpäätöksen käsittely. PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 9/2014 Aika: 14.5.2014 klo 18:00 Paikka: HO / Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Olga