Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Transkriptio

1 1 (5) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 11/2013 Aika: klo Paikka: Koivuniemi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Samu Vuorinen Jyrki Eriksson Lotta Broms (saapui kohdassa 8.) Jukka Heliö Juhani Takkunen Poissa: Niina Iisakkila Claudia Mariottini 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Samu Vuorinen ilmoitti, että ollaan Koivuniemessä. Jyrki Eriksson kertoi historiankirjoittajahaun käynnistyneen edellisenä torstaina. Hän kertoi saaneensa soittoja asiasta noin 6 7 kappaletta ja muutamia hakemuksia. Hän kertoi myös vierailleensa eräässä historiankirjoitusfirmassa tutustumassa.

2 2 (5) Juhani Takkunen kertoi, että arkiston kuntoonlaittajan työsopimus on allekirjoitettu ja tehtävään valittu Lari Ahokas aloitti työt Eriksson kertoi, että arkistossa järjestettiin edellisenä päivänä talkoot, joissa vietiin 111 muuttolaatikollista tavaraa ulos arkistosta, siivottiin hyllyt ja lattiat, pyyhittiin pölyt ja vietiin tavarat takaisin. Talkoisiin meni aikaa 6 7 tuntia. Vuorinen ilmoitti Takkusen muuttavan kuun vaihteessa kesäisännäksi Koivuniemeen. 6. Tehdyt edustusvierailut Hallitus ei ollut edustanut missään 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja kertoi päässeensä lomafiilikseen. Hän kertoi myös, että Punaiseen Myllyyn on vihdoin tullut valkoinen ja toimiva liukuovi. Siivooja on alkanut kesäsiivoamaan. Hänen on määrä keksiä itselleen kesän aikana projekteja kuten ikkunoiden pesu, lattioiden vahaus, viidennen kerroksen perusteellinen siivous ja lisäksi lattioiden öljyämisestä on puhuttu. Kesäretki pidetään ja virkailijaviikonloppu pidetään elokuussa. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja kertoi Osakunnan tililtä olevan rahat lopussa. Hallitus totesi tilanteen toistuvan vuosittain ja keskusteli rahanpuutteen ehkäisemisestä tulevina vuosina. Taloudenhoitaja kertoi hakevansa kesän ajan Osakunnan postin säätiöltä. 9. Saapunut posti Savolaiselta osakunnalta oli saapunut SUSJ lehti. Turun yliopiston Savokarjalaiselta osakunnalta oli saapunut kaksi KÄK lehteä ja tervehdys (liite 2). Hallitus päätti, että jossain vaiheessa lähetetään muutama Hälläpyörä lehti kummallekin Turun osakunnalle. 10. Saapuneet kutsut Hallitukselle ei ollut saapunut kutsuja. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Claudia Mariottini oli välittänyt sähköpostitse seuraavat kuulumiset: KoVK järjestää viime syksyn fukseille ja ensi syksyn tuutoreille suunnatun Oitti päivän KoVK on myös kokoustanut VVK:n kanssa

3 3 (5) fuksihämäyksen sisällöstä ja fuksiesitteen uudistamisesta. Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen esitteli yleisesti Koivuniemeen tehtyjä ja suunniteltuja muutoksia. Takkusen piti tarkistaa myös juristikerhon tilinpäätös edellisenä päivänä, mutta hän oli unohtanut sen. Taloudenhoitaja kertoi juristikerhon lähtevän Särkänniemeen seuraavana päivänä. Toiminnanohjaaja kertoi Äijäkerhon Oktoberfestin olevan elokuun kolmantena viikonloppuna. Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: Jukka Heliö kertoi UAV:lle kuuluvan hyvää. Kesäretken päivämäärän varmistuttua hän oli vienyt tiedon eteenpäin heille ja he olivat ilmoittaneet sen ystävyysjärjestöille. Heliö kertoi neuvoneensa miten systeemi menee ja ohjeisti hankkimaan autokyytejä. UAV on ollut myös Filiae Patriaen kanssa tiiviisti tekemisissä. He ovat suunnitelleet järjestävänsä ekskun Tarttoon jossain vaiheessa. Heliö totesi myös, ettei Viiniseuralla ole puheenjohtajaa, mutta kesäisäntä Teemu Laakso oli pitänyt kaksi viikkoa sitten maistajaiset Koivuniemessä. Takkunen kertoi, että maistajaisissa oli ollut paikalla noin 12 henkilöä ja tastingien vetäjäksi on mahdollisesti ollut kiinnostusta. Heliö kertoi, ettei ole vielä ehtinyt tehdä ehdotusta HOS:n säännöistä, mutta lupasi sen syyskuun ensimmäiseen kokoukseen. HOS:n pj:n kanssa on kuitenkin puhuttu asiasta. Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jyrki Eriksson kertoi LVK:n olleen mukana Jukolan ja Venlojen viestissä Molemmissa sarjoissa oli joukkue ja yksi seniorijoukkue. Osallistujat olivat raportoineet positiivisia fiiliksiä. Edellisenä päivänä oli pidetty viestin jälkitapaaminen, joka toi hyvää yhteishenkeä. Venloissa oli käynyt niin ikävästi, että yksi osallistuja oli sairastunut, eikä sijaista saatu tilalle, joten yksi osallistuja joutui juoksemaan viestin kaksi kertaa. Miehet olivat onnistuneet osakuntajoukkueena paremmin kuin koskaan. Eriksson kertoi LVK:n sihteerin mahdollisesti siirtyvän pj:ksi nykyisen pj:n lähtiessä vaihtoon. Eriksson kertoi myös järjestävänsä LVK:n sihteerin kanssa NUHA vuoteen liittyvän liikuntatapahtuman. Lisäksi hän mainitsi, että POP klubbeniin on vaikea saada yhteyttä. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila oli välittänyt sähköpostilla terveiset, ettei Viestintävaliokunnalle ja kerhoille kuulu mitään uutta. Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi JVK:lla menevän hyvin. Toiminnanohjaaja kertoi hallitukselle hieman tarkemmin JVK:n nykytilanteesta. Vuorinen kertoi HOResin saaneen muutaman uuden lelun ja järjestävän kesämarssin elokuun ensimmäisenä viikonloppuna. Bittikerho järjestää Taikametsän Koivuniemessä Snookerhosta ei ole kuulunut mitään, mutta syksyllä yritetään elvyttää toimintaa. Vuorinen oli ollut yhteydessä Jarna Hyvöseen vuosijuhliin liittyen. Hyvönen oli vastannut etteivät juhlamestarit ole päässeet Susanna Heinon vaihdon vuoksi kunnolla suunnittelemaan juhlia, mutta suunnittelukokous yritetään pitää pian. Lisäksi Vuorinen kertoi, että HOL:lle on valittu uusi kuoronjohtaja. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi että HOS:in tilintarkastuskertomus saatiin tehtyä ennen viime kokousta. KVK järjestää elokuussa ekskun katsomaan Robin Hoodia Suomenlinnan kesäteatteriin. Kultturivaliokunnan puheenjohtajan vaihtoonlähtö on varmistunut ja kokkikerho on kesätauolla. Näytelmäkerhon näytelmää oli ollut katsomassa ihan mukavasti porukkaa. Syksyllä heiltä on tulossa toinen näytelmä.

4 4 (5) 12. Ulkojäsenhakemukset Hallitukselle oli saapunut yksi ulkojäsenhakemus (liite 3). Hallitus hyväksyi hakemuksen. 13. Määräraha anomukset Hallitukselle ei ollut saapunut määräraha anomuksia. 14. Tilahakemukset Hallitukselle ei ollut saapunut tilahakemuksia. 15. Eron myöntäminen hallituksen jäsenelle Claudia Mariottini oli hakenut eroa hallituksen jäsenen virasta (liite 4). Hallitus hyväksyi hakemuksen. 16. Hallituksen tavoitteiden toteutumisen välikatsaus Hallitus totesi tavoitteiden toteutumisesta seuraavaa: Virkailijaohjesäännön päivitys on edennyt ja se tulee käsiteltäväksi syyskuun yleiskokoukseen. Muiden ohjesääntöjen päivitystä jatketaan syksyllä. Vakuutusten päivittäminen on vaiheessa, sillä taiteen arvon ajankohtaista arviota ei ole tehty. Päätettiin, että lähestytään Kai Kaksosta asian suhteen. Suunniteltiin pitää hallituksen kyselytunti, jolloin ihmiset pääsisivät kyselemään asioita hallitukselta esimerkiksi virkailijaviikonloppuna Koivuniemessä. Lisäksi kannustettiin hallituslaisia edelleen olemaan aktiivisia valiokuntien ja kerhojen toiminnassa. Nettisivujen uudistus on kesken. Jonkinlainen näkemys asiasta on, mutta toteutus on vielä vaiheessa. Todettiin, että sivuista pyritään tekemään riittävän yksinkertaiset, jotta virkailijat osaavat lisätä ja poistaa materiaalia. Pohdittiin kannattaako sivut tehdä itse vai tilata niiden teko muualta. Todettiin, että toimikunta katsoo mitä voi tehdä ja siirtää asian käsittelyn tarvittaessa hallitukselle. Todettiin, että hallitus on osallistunut vaihtelevasti yleiskokouksiin. Pienten kerhojen todettiin pärjänneen hyvin. Ulkomaisten järjestöjen kanssa on ylläpidetty yhteistyötä. Samoin muiden osakuntien kanssa on oltu yhteyksissä ja paljon on edustettu juhlissa. NUHA vuosi on jo nyt lisännyt ja tulee lisäämään yhteistoimintaa. Todettiin, että pyritään tekemään muiden osakuntien virkailijoiden kanssa yhteistyötä. Viihtyisyyskyselyn teko on edennyt ja se on hyvällä mallilla. Selkeiden sääntöjen muodostaminen tilojen käytöstä on työn alla. Palohälytysjärjestelmät on hoidettu kuntoon. 17. Muut asiat Toiminnanohjaaja kertoi, että monet virkailijat lähtevät syksyllä vaihtoon ja heidän tilalleen täytyy valita uudet toimijat. Pohdittiin, pitäisikö Pioneeri ja pyrologikerho lakkauttaa. Päätettiin keskustella asiasta kerhon puheenjohtajan kanssa.

5 5 (5) Juhani Takkunen kertoi, että YVK on pohtinut painepesurin hankkimista Koivuniemeen ja kysyi hallituksen mielipidettä asiasta. Asiasta keskusteltiin ja päätettiin puhua myöhemmin lisää. 18. Kokouksesta tiedotettavat asiat Kokouksesta ei ollut mitään tiedotettavaa. 19. Seuraava kokous Päätettiin pitää seuraava kokous joskus syyskuun alussa. 20. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen klo Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen kuraattori Emilia Aikio sihteeri