1 VÄLKKY-OPPILAITOSVERKOSTO VIESTINTÄRYHMÄN KOKOUS 1/2015 MUISTIO Aika Tiistai 20.1.2015 kello 13.00 16.00 Paikka Kiipula, Kiipulantie 507, 14200 Turenki ruokala Rusthollin kabinetti Alma Osanottajat Eerikkilä Laura Siren FAI Pekka Santakivi Faktia Jaana Sintonen Hami Seija Salo Hevosopisto Kirsti Piminäinen (estynyt) Hyria Tuula Kortelainen (pj) Elina Oinaanoja Päivi Kursukangas (siht.) Kiipula Salla Sipilä KKTavastia Outi Ruohela VAAO Martta Klemetti-Hyvärinen KÄSITELLYT ASIAT 1. Kokouksen avaus ja esittäytyminen Kokouksen osallistujat esittäytyivät lyhyesti. 2. Vuoden 2014 onnistumiset/haasteet ja tulevan vuoden suunnitelmat organisaatioissa erityisesti viestinnän ja markkinoinnin osalta. Salla Sipilä (Kiipula): viime vuotta leimasi organisaatiouudistus, joka tuli voimaan 1.8. Vieläkin haetaan toimintatapoja ja vastuita. Uudistuksella pyrittiin madaltamaan organisaatiota ja saamaan aikaan säästöjä. Ammattiopiston puolella vahvistettiin asiakastiimejä. Vuosi 2015 on 75-vuotis juhlavuosi, johon liittyy huikean paljon viestinnällisiä tehtäviä erityisesti alkuvuonna. Jokaisella toimintapaikkakunnalla on omat tapahtumansa, lisäksi pääjuhla, erilaisia esitteitä, ilmeen uudistusta yms. Ammattiopiston osalta suurin huoli asiakkuuksista: kuinka erkat pärjää sähköisessä haussa? Enää ei tehty perinteistä paksua hakijan opasta, vaan tukeudutaan sähköiseen viestintään. Seija Salo (Hami): Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä lakkautettiin vuodenvaihteessa. Tämä vei paljon aikaa ja resursseja. Katsotaan mitä tuleman pitää, esim. luonnonvara-alalla oli ennen yhteiset opettajat ja resurssit, nyt toimitaan joko AMK:n tai ammatti-instituutin piikkiin. Haasteena Opintopolku.fi, joka vaikuttaa edelleen keskeneräiseltä eikä ehkä palvele hakijaa yhtä hyvin. Eniten huolestuttaa opiskelija, joka ei ole opon huomassa. Lisäksi se on työläs päivittää.
2 Pekka Santakivi (FAI): aloituspaikkoja supistetaan vuosittain, viime vuonna lähti 160 opiskelijapaikkaa, joka vaikuttaa taloustilanteeseen ja oppilaitoksien kokoon. Vuoden 2016 alusta nimi muutttuu Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymäksi, johon yhdistetään FAI ja Faktia. Elokuussa 2016 Faktian henkilöstö muuttaa FAI:n tiloihin, mutta toimitaan eri resursseilla. Oppilaitoksen nimi on vielä tässä vaiheessa auki. Tavoitteena yhdistelmä, joka pystyy tarjoamaan kaikkia koulutusvaihtoehtoja lukiosta lähtien. Pyritään kohti kiinteämpää yhteistyötä alueen oppilaitosten kesken. Uudistus vaikuttaa ammatti-instituutin tämän hetkiseen viestintään ja markkinointiin, joka ei ole erityisen aktiivista. Jaana Sintonen (Faktia): viime vuonna uudistettiin sekä internet että intra. Tässä tilanteessa tuntuu pahalta, koska iso ponnistus menee hukkaan. Koulutuksiin ilmoittautumiset menevät nettisivuilta suoraan Studentaan, joka säästää sihteerityötä, mutta vaikeuttaa koulutusten nettiin saamista ja koulutuksiin ilmoittautumista. Haasteena saada prosessit toimimaan, mikä auttaa myös tulevassa yhdistymisessä. Opetussuunnitelmia uudistetaan, niin että ristiinopiskelu onnistuu tulevassa organisaatiossa. Asiakaspalautteissa on käytössä Digium. Martta Klemetti-Hyvärinen (VAAO): viime vuosi meni hyvin, oppilaitos oli Pirkanmaan paras ja sai peruskoulutukseen jonkin verran lisäpaikkoja, myös tuloksellisesti mennyt hyvin. Markkinoinnissa on tiettyä jälkeenjääneisyyttä, verkkosivujen uudistus tehtiin, mutta aikoinaan tehty ilme alkanut käytössä murentua. Pitäisi saada myös intra käyttöön, käytössä IMS (sähköinen arkisto) lisäksi tiedottamisen välineenä viikkotiedote. Viime vuonna Opintopolku.fi kanssa ongelmia, vaikea päivittää. Aikuiskoulutuksen hakujärjestelmät ovat Primuksessa ja Wilmassa, mikä toimii hyvin ja on vähentänyt sihteerien työtä huomattavasti. EAKRprojektirahoituksella on aloitettu kampusyhteistyö, jossa mukana myös HAMK Valkeakoski ja Tietotien lukio. Yhteistyö jatkuu oppilaitosrahoituksella, yhteistyö on ollut käytännössä mm. tilojen ja asuntolan yhteiskäyttöä, lisäksi on järjestetty yhdessä joulumessut kahtena vuotena. Aikuiskoulutuksen puolella on oksia karsittu eli lopetettu kannattamattomia koulutuksia ja keskitytty vetovoimaisiin koulutuksiin. Tampereen tarjonta vaikuttaa vetovoimaisuuteen. Erityisesti ammattitutkinnoissa tarvetta markkinointiin, kohderyhmät pirstaloituvat yhä enemmän. Yleisesti satsattu sähköiseen mainontaan ja luovuttu osittain printistä, aikuiskoulutuksen puolella lähinnä korttikoulutuksista ilmoituksia. Nuorten koulutukseen tehty mainosfilmi, jota opot näyttävät rekrytoitaville nuorille. Koulutusmessut kaksi päivää 9-luokka tutustuu. Outi Ruohela (Tavastia): viestintä on muutoksessa, työllistävässä vaiheessa. Lukioiden mukaantulo kuntayhtymään on aiheuttanut pientä muutosvastarintaa, yhteisen ilmeen pohjalla Tavastian vanha ilme, johon uudet oppilaitokset on istutettu. Mainostoimiston kanssa jatkuvaa ilmeen suunnittelua. Nettisivujen uudistus alkoi viime syksynä: luovutaan Ambientiasta, jolla ovat olleet myös intra ja info-tv:t. Tämä tarkoittaa, että kaikki rakennetaan uudestaan. Nettisivujen piti aueta vuoden vaihteessa, mutta aukeavat toivottavasti kahden viikon päästä. Uusi intra rakentuu wordpress julkaisualustalle. Nettisivut tullaan linkkaamaan suoraan Opintopolkuun. Samoin hakulomakkeet käännetään excelin kautta suoraan oppilashallintojärjestelmään. Viestinnässä kaikki työt tehdään itse: mm. tiedotteet, lehdet, ilmoitukset eli työmäärä on valtava. Organisaatiossa on kova kiire (esim. uudet opsit) ja ajantasaisia tietoja on vaikea saada nettisivuille. Yleisesti printtimainonta vähenee, käytetään lähinnä yhteishaun yhteydessä, jolloin myös aikuispuolelle ilmoituksia. Nettisivut, FB, youtube ovat pääviestintäkanavat. Aikuispuolella jonkun verran Googleoptimointia ja FB kampanjoita. Opiskelijoiden rekrytoinnissa auttavat myös hyvät suhteet perusopetuksen opoihin.
3 Laura Siren (Eerikkilä): viime vuonna oppilasmäärissä pieni notkahdus, joka johtuu ehkä siitä, että liikunta hoitotyössä -koulutusta ei enää järjestetä. Markkinoinnin suhteen ei ihmeempää, koko opistoa koskettanut ilmeen uudistus on tehty ja sitä aletaan lanseeraamaan tämän vuoden puolella. Käynnissä on verkkosivujen uudistus ja muutenkin sähköinen yhteisjärjestelmän kehitys, jolla vältetään se, että tietoja tarvitsee päivittää moneen paikkaan. Nykyinen E-netti muuttuu MyEerikkiläksi, jonne mm. opiskelijat kirjaavat omat tietonsa. Studentum.fi on osoittautunut hyväksi markkinointikanavaksi, sitä kautta tulee valtavasti tiedusteluja. Osaa koulutuksista ei tarvitse enää markkinoida muuten kuin omilla sivuilla ja Studentumissa. Lisänäkyvyyttä on saatu Studentumin uutiskirjeellä ja bannerilla eli ne ovat toimineet hyvin. Iso osa opiskelijoista tulee myös liittojen kautta: esim. Salibandyliitto ja valmentajan ammattitutkinto. Liittoyhteistyötä kehitetään aktiivisesti. Asiakaspalautteissa on käytetty Webropolia, jolle mietitään vaihtoehtoja. Tuula Kortelainen (Hyria): vuosina 2012-2014 toteutettiin Hytti-projekti, jolla tähdättiin yhteiseen tapaan toimia: mm. prosessimäärittelyä, prosessikuvauksia ja laatutyötä. Hyria sijoittui 2014 valtakunnallisessa ammatillisen koulutuksen laatupalkintokilpailussa 3. sijalle, josta olemme erityisen ylpeitä! Viimeisin organisaatiomuutos tehtiin tämän vuoden alusta: johto, talous ja hallintopalvelut, kehittämis- ja hankepalvelut, ammattiopisto ja aikuisopisto. Markkinointi ja viestintä ovat osa yrityspalveluita, jotka ovat aikuisopiston sisällä, vaikka palvelevat koko organisaatiota. Kehittämistyötä on perinteisesti tehty ison nuorisovolyymin mukaan, nyt saadaan enemmän paukkuja myös aikuiskoulutuksen kehittämiseen. Viime vuonna opiskelijamäärä ylittyi 131 paikalla ja yleisesti tavoitteena on 5% ylitys per vuosi. Taloudellisesti menee hyvin, mutta silti käyty YT:t, joissa karsittiin erityisesti ylintä ja keskijohtoa. Itsearviointityötä tehdään koko ajan ja on ajettu alas aloja jotka eivät vedä ja tarkistettu tarjontaa. Pääsääntöisesti nuoret ja aikuiset opiskelevat erillään. Aikuiskoulutuksen puolella on käytössä tarjotinmalli, jossa eri kokonaisuuksilla on yhteisiä koulutuspäiviä. Hakeutuminen tapahtuu Opintopolku.fi ja omien nettisivujen kautta. Aikuisten puolella käytössä Primus ja Wilma, tavoitteena on, että ensi vuoden alusta kaikki aikuisten hakeutuminen tapahtuu Wilman kautta. Markkinoinnissa käytetty vähemmän printtiä, enemmän sähköisiä medioita sekä hakusanamainontaa. Some kanavat Facebook, LinkedIn, Instagram ja Youtube ovat aktiivisessa käytössä. Tänä vuonna tarkoitus satsata myös perusopetuksen opoihin. Nettisivut uudistettiin 2014, sähköinen uutiskirje vakiinnutti asemaansa, otettiin käyttöön mediaseurantapalvelu (Webnewsmonitor). AV-viestinnän kanssa hyvää yhteistyötä, jota tiivistetään edelleen. Esim: harjoittelijoita markkinoinnissa ja viestinnässä, videoprojektien tuotantoa, Hyrian NettiTV, jatkossa henkilökorttien kuvaus ja yleiset kuvapankkikuvat. Tänä vuonna tehdään intran uudistus sekä otetaan käyttöön nettisivuille livechat-palvelu (Zef). 3. Sisäisen viestinnän kanavat ja niiden uudistustyö. Tavastiassa on ollut käynnissä 365 uudistustyö, johon liittyy sharepoint -pohjainen sosiaalinen intranet. Projekti on ollut täysi katastrofi, hankittiin Kuntien Tieran kautta ja Appelsiini.Oy toteutti. Talosta puuttui projektin vaatima osaaminen, jota ei löytynyt edes IT-puolelta. Kukaan ei osannut neuvoa, sisällönsyöttäjiä ei löytynyt ja projekti kaatui käytännössä IT-henkilön ja viestintäpäällikön niskaan. Kyseinen sovellus on tehty vain kuntaympäristöön, eli mm. termistöt oli keksittävä itse. Sisältöjaottelu on tehty toimintojen mukaan mm. hlöstöhallinto, turvallisuus, IT sekä toimipisteiden mukaan (yleiset, tiedotteet), uudessa intrassa on myös facebookin
4 tapainen kommentointimahdollisuus. Lomakkeet yms. päivitetään online-tilassa, muu tuodaan asiakirjajärjestelmästä liitteenä. Opiskelijoille on olemassa omat sivut, mutta lukiot eivät ole niitä vielä käyttäneet. Päätettiin, että kaikki opiskelijoita koskeva tieto, minkä voi viedä julkisille sivuille viedään sinne. Appelsiinin kanssa yhteistyöongelmia, puoli vuotta liian lyhyt aika toteutukselle. Samaan aikaan työn alla olivat nettisivut sekä muut omat normaalit työt: tuntunut kaoottiselta. Lisäksi intra toimii todella hitaasti, pelkona on, että opettajat eivät jaksa odottaa avautumista taukojen aikana. Puuttuvan ohjeistuksen takia on tehty moninkertainen työ. Faktiassa on intrana käytössä sharepoint, HAMK ja Hamissa sellainen on suunnitteilla. Lisäksi on on käytössä opiskelijaintra. Kyseinen sovellus vaatii opiskelijalta liikaa omaa aktiivisuutta: aukeaa tyhjänä sivuna joka pitää itse rakentaa. Tämä taas vaatisi opiskelijoiden perehdyttämistä. Kiipula: opiskelijainfo on nettisivujen oma osionsa. Julkinen tieto on siellä, Primuksessa ja Wilmassa loput. Vuonna 2011 on rakennettu sharepoint-pohjainen intra, jossa on ryhmillä omat työtilat, joihin tallennetaan kokousmuistiot yms. dokumentit. Johtoryhmälle on oma sivusto: jossa työstetään mm. henkilöstöraportit, strategiat, talousraportit ja muistiot. Kansiorakenne säilytettiin ja se auttaa pitämään asiat paremmin hallussa. Hyriassa intran uudistus tehdään tänä keväänä. Rakennetaan samalle P4- julkaisujärjestelmälle kuin nykyisetkin nettisivut. Sisällön lisäksi visuaalinen ilme uudistetaan ja sivusta rakennetaan responsiivinen (mobiilikäyttö mahdollista). 4. Yhteishaku ja siinä käytössä olevat markkinointikanavat Kiipula: eritysoppilaitosten verkoston kautta tiivistä yhteistyötä: mm. yhteisilmoittelut, verkkosivut ja messut. Opiskelijoiden hakeutuminen perustuu vuosikymmenten yhteistyöhön ohjaaviin tahoihin: erkkaopet ja opot. Lehti-ilmoituksia lähinnä näkyvyyden takia, niiden avulla ei koulutusten markkinointia. Eritysopetuksen haku alkaa yhteishaun jälkeen. FAI: lehti-ilmoittelubudjetti puolitettu viime vuonna, rajallinen alue, mistä opiskelijat tulevat. Nettisivut ovat tärkeässä osassa, myös hakusanaoptimointia ja messuosallistumisia. Tavastia: Taitaja-kisat ovat iso juttu, jonka kautta näkyvyyttä. Yhteishaun yhteydessä käytetty printtimainontaa, mutta nettisivut, FB, youtube ovat pääviestintäkanavat. Hyria: Googlen hakusanamainonta, sähköinen Nuoret -mainospaketti (nuorten suosimat saitit), studentum.fi. Lisäksi lehtimainontaa, omat nettisivut, Youtube, FB, Instagram, pylvästaulumainontaa (Hyvinkää, Riihimäki), omien autojen teippaus, kauppakeskus Willassa mainoksia ja linja-automainontaa (digiscreen). VAAO: Yleisesti satsattu sähköiseen mainontaan ja luovuttu osittain printistä. Nuorten koulutukseen on tehty mainosfilmi, jota opot näyttää rekrytoitaville nuorille. Järjestetään kaksipäiväiset koulutusmessut, joilla 9-luokkalaiset tutustuvat oppilaitokseen ja koulutustarjontaan.
5 5. Välkky-viestintätyöryhmän tavoitteet vuodelle 2015; tarpeita, toiveita, odotuksia ja konkretiaa. Tavastia: toiveissa uusia ideoita, esim. Hyrian chattijuttu kuulosti kivalta. Sosiaalista mediaa lisää, samaa toivoivat myös muut. Aikuiskoulutuksen kohderyhmien tavoittaminen, pirstaloitunut: miten kehitetään markkinointia ja viestintää? Hakijoita on, mutta sitoutuminen heikkoa. Johtoryhmän terveiset: kolme vuotta ollaan odotettu terveisiä? Sovittiin, että Outi Ruohela ottaa yhteyttä Välkky-johtoryhmään ja tarkistaa, onko heillä terveisiä/toiveita viestintäryhmälle. Kokemusten vaihto. Vertaismentorointi. Uusia koulutuksia voitaisiin järjestää, aiheideoita esim: o Mitä sosiaalisen median kanavia nuoret käyttävät? o Sharepoint-koulutus, 365 o Kävijäseuranta esim. Snoobi, Google Analytcis o Toiminnanohjausjärjestelmät: Studenta, IMS yms, laatujärjestelmät o CRM Voidaan käyttää myös viestintäryhmän palaveri tietyn teeman syvempään käsittelyyn Tuula selvittää Opelixilta saadaanko koulutukseen rahaa, lyödään päivä lukkoon ennen maaliskuun kokousta. Mukaan myös toimijoiden muita markkinointia ja viestintää hoitavat, koulutuksen osallistujamäärä n. 20-25 hlöä. 6. Muut asiat. Ei muita asioita. 7. Seuraava kokous torstaina 26.3.2015 klo 13-16 Hyria, Riihimäki, Käräjäkatu 2. Asialistan erikoisuuksina Hyvinvointiklinikka Hyrinan esittely sekä Katja Vornasen pitämä LiveChat-esittely.