Laura Mure Aalto-yliopisto Kohti monimuotoista työyhteisöä - Kokemuksia mobiilityöskentelystä Aalto-yliopiston kirjastossa
Aallon tilastrategia: jakaminen, kohtaamiset ja monimuotoisuus Monitilatoimistot Oppimisen monikäyttötilat Yhteiskäyttöiset erityistilat Kirjo erilaisia tiloja: yksin ja yhdessä ankkurit ja mobiilit Mobiiliteknologia, joustavuus, muunneltavuus Opetustilat monikäyttöisiksi 24/7 tiloiksi Muunneltava kalustus ja uudet teknologiat Jaetut pajat, laboratoriot, suurinfrat opetukseen ja tutkimukseen. Moderni laitekanta 7.6.2016 2
Otaniemen kampuksen keskiö Kolme kampuskirjastoa saman katon alle -> Oppimiskeskus 10/2016 Rakennuksessa myös muita toimijoita (esim. kahvila Robert s Coffee, Unigrafia) Perinteinen kirjasto, mutta myös koko yliopiston tieteen ja taiteen näyteikkuna ja kohtaamispaikka
Yhdessä oppiminen tekee meistä maailman parhaita
Oppimiskeskuksen suunnitteluvaiheet käyttäjälähtöiset tilat 1. Palvelumuotoiluhanke (2013): Kirjaston käyttäjäryhmien tunnistaminen -> Käyttäjäryhmien edustajista 3 tiimiä, jotka haastattelivat käyttäjiä eri kampuksilla. -> Työ- ja opiskelurutiinien selvitys -> Todelliset tarpeet Oppimiskeskuksen tehtävä ja palvelulupaus ->Uusien palvelujen kehittäminen vanhojen rinnalle 2. Henkilöstön työn luonteen kartoitus Minkälaisia työtehtäviä palveluihin liittyy ja miten työtä tehdään? 3. Tilojen suunnittelu sisustus ja remontointi Henkilöstö mukana suunnittelussa (haastattelut, kommentointi)
Aallon tilastrategia: Jakaminen, kohtaamiset ja monimuotoisuus
Oppimiskeskuksen tilat Julkinen Asiakaspalvelualue, jossa helposti lähestyttäviä asiakaspisteitä Neuvotaan eteenpäin Apua puolijulkiselta alueelta Puolijulkinen Henkilökunta työskentelee asiakkaiden kanssa samoissa työpisteissä: Saa häiritä! Erillisiä neuvottelutiloja Työtehtävät taustatehtäviä Yksityinen Erillään asiakastiloista Vain sovittuja asiakastapaamisia Taustatehtäviä (esim. IT) 7.6.2016 7
Oppimiskeskuksen henkilökunnan työskentelytilat Seitsemällä toiminnolla ja palvelulla kotipesät samaa työtä tekevät lähellä toisiaan. Tauko- ja virkistystilat myös kohtaamispaikkoja ja hiljaiseen työskentelyyn sopivia Vetäytymistilat: neuvottelut, ryhmätyöskentelyt, puhelut, hiljainen työskentely, asiakastapaamiset, lepohuone Avokonttoreita ja mobiilityöskentelytiloja Varattavia isompia ryhmätyö- ja kokoushuoneita 7.6.2016 8
7.6.2016 9 Tilamuutos on mahdollisuus uudistua
Työskentely Oppimiskeskuksessa 61 henkilöä, joista 5 ankkuria eli oma työpiste Muu henkilökunta mobiileja: Päivittäin vaihtuva työpiste tai työpiste vaihtuu tehtävän mukaan Työvälineinä älypuhelin ja kannettava tietokone Jokaisella henkilökohtainen lukittava säilytyskaappi henkilökunnan tiloissa Jokaisella säilytystilaa myös toimistotarvikkeille ja kansioille, vaikka paperittomuutta suositaan. Kannustetaan etätyöpäiviin ja työskentelyyn myös muissa tiloissa kampusalueella. 7.6.2016 10
Osallistaminen - avain onnistuneeseen muutokseen
Tukea muutokseen Kirjaston henkilökunta oli mukana alusta lähtien Oppimiskeskuksen suunnittelussa (haastattelut). Tiedotus- ja kommentointitilaisuudet henkilöstölle tila- ja hankesuunnittelun eri vaiheissa Yhteiset työpajat, jossa pohdittiin pelisääntöjä uusiin tiloihin ja uuteen yhteiseen toimintakulttuuriin. Kirjaston sisäiset palautetilaisuudet: Elämää väistötilassa ja Elämää Oppimiskeskuksessa. Henkilökunnalle nimetön palautekanava. Henkilökunnan tutustumiskäynnit Oppimiskeskukseen remonttivaiheessa 7.6.2016 12
Uusien työtapojen ja palvelujen testausta väistötiloissa 5/2015 9/2016 7.6.2016 13
Mobiilityöskentelyn onnistumisen avaimet Luodaan yhdessä Niistä voi muistuttaa ja muutosehdotuksia voi tehdä vapaasti! Mahdollistavat mobiilityöskentelyn Päivitetään tarpeeksi usein Määritellään, minkälaista mobiilityöskentelyä työyhteisössä tehdään Tavoitettavuus Kannustaa mobiiliuteen Muutosvalmennukset esimiehille Pelisäännöt Työvälineet Mobiilityön määrittely Esimiestyö Henkilökunnan osallistuminen suunnitteluun ja kommentointiin Tiedotuksen läpinäkyvyys Työskentelytilojen ergonomia tärkeää. Tilojen tarkoituksenmukaisuus ja mukavuus Työvälineiden käytön ja ohjelmistojen opettelu Liukuva työaika Etätyö Liikkuvan työn tekeminen työpaikan ulkopuolella Yhteisöllisyys Tilat ja ergonomia Koulutus Työn joustavuus
Kiitos! 7.6.2016 15