18.2.2009 1/6 Balanssista on kaksi erilaista laskutusohjelmatuotetta, Balanssi Easy laskutus ja Balanssi laskutus. Alla olevassa taulukossa on tuotteiden ominaisuudet ja eroavaisuudet. Merkkien selitykset: - ei sisällä ominaisuutta, x ominaisuus sisältyy, + ominaisuus on lisämaksullinen. Toiminto/Ominaisuus Balans si Easy 1- ja 10-yritysversiot Max 1000 yritystä (tilitoimistoversio) - x Sisäinen online-ohje ja ohjekirja Varmuuskopiointitoiminnallisuus, varmuuskopiot halutuista yrityksistä ja varmuuskopion palautus Puhelinneuvonta normaali puhelumaksulla, etähuolto ja sähköpostituki + + tuotteen teknisissä ongelmissa huoltosopimusasiakkaille Ohjelman ajantasapäivitykset CD:llä ja automaattisesti verkkopäivityksenä + + huoltosopimusasiakkaille Sähköpostituki ei huoltosopimusasiakkaille 2 kk ohjelman hankinnasta Pankkitilirekisteri Mahdollisuus käyttää useita pankkitilejä Factoring-tili Asiakasrekisteri, rajoittamaton asiakasmäärä Rekisterin ylläpito listanäkymässä, jossa haku nimellä tai tunnuksella, etsintä merkkijonolla halutusta kentästä, asiakkaan lisäys, poisto ja muokkaus Yhteystiedot, maakoodi, y-tunnus, ovt, kotipaikka Asiakaskohtainen maksuehto, rivialennus - x Asiakasryhmä, Perintäasetus K/E - x Asiakaskohtaiset mallilaskurivit, esim tienhoitokunnan yhdistyksen, - x asunto-osakeyhtiön tai vesiosuuskunnan jäsenille ja osakkaille. Samalla asiakkaalla voi olla useaan malliin liitettyjä asiakaskohtaisia laskurivejä. Asiakkaan verkkolaskuosoite ja operaattori - x Asiakasryhmien rekisteri, asiakasryhmäkohtaiset alennukset tuoteryhmälle - x Tuoterekisteri, rajoittamaton tuotemäärä Rekisterin ylläpito listanäkymässä, jossa haku nimellä tai tunnuksella, etsintä nimestä merkkijonolla, tuotteen lisäys, poisto ja muokkaus Hinnaston tulostus Arvonlisäverollisuus ja verokanta tuotekohtaisena Verolliset tai verottomat yksikköhinnat kaikille tuotteille Mahdollisuus verolliselle tai verottomalle yksikköhinnalle - x tuotekohtaisena Yksikkö ja kirjanpidon myyntitili tuotekohtaisena Tuotteen lisäys viivakoodista lukemalla - x Tuotetunnus 3 20 merkkiä, voi sisältää numeroita, kirjaimia, tavuviivan Tuotteella tuoteryhmä - x Myyjärekisteri, kustannuspaikkarekisteri, verkkolaskuvälittäjät - x Tuoteryhmärekisteri - x Maksuehdot ja tuotteiden yksikkörekisteri Kassa-alennuksen maksuehdon ohjaustietokentät, alennusten kirjaustilit kirjanpitosiirrossa ja kirjanpitotiliraporteissa - x Balanssi Laskutus
18.2.2009 2/6 Laskuluettelonäkymä (Laskutuksen päänäyttö) Myyntilaskurekisterin ylläpito, lisäys, muokkaus, poisto, etsintätoiminnot halutusta kentästä ja luettelonäkymän lajittelu halutun kentän mukaisesti Laskuluettelon Näytä-toiminnolla voidaan suodattaa halutut ehdot täyttävät laskut näkymään Haluttujen laskujen merkintä yksittäin tai merkintätyökalun avulla annetuilla kyselyehdoilla Merkittyjen laskujen tulostus laskulomakkeiksi, tuote- ja asiakaskohtaisille raporteille, siirto kirjanpitoon tai poisto Mallilaskujen ylläpito - x Lähetetoiminto kirjaamalla lähetteet laskulle - x Toimitusasiakas lähetteen toimitusosoitteena - x Laskutusasiakas lähetteen riveillä lisätietona - x Lähete ilman hintatietoa tai haluttaessa hintatiedoilla - x Samalle laskulle voidaan kirjata rivejä eri toimituspäiville. Samalla - x muodostuu laskutettava lasku ilman eri toimenpiteitä. Lähetteen tulostus kaikilla laskuriveillä tai halutun toimituspäivän - x riveillä Laskun ominaisuudet ja toiminnallisuus Laskun lisäys, muokkaus- ja selaustoiminnot Veloituslaskut, hyvityslaskut Käteislaskut, käteissuorituksen kirjaus - x Laskun vaiheina Kesken, Hyväksytty, Avoin/Tulostettu, Osasuoritus, Valmis Laskun vaiheen automaattinen muutos syötettyjen tietojen, tulostuksen ja kirjatun suorituksen perusteella Laskun kirjanpitovaihe kirjanpitosiirron perusteella Asiakkaan haku/valinta tunnuksella tai nimellä asiakasrekisteristä, suodattava haku. Uuden asiakkaan lisäys/muokkaus. Satunnaisasiakas laskulle ilman asiakkaan lisäystä rekisteriin Toimitusasiakas eri kuin laskutusasiakas, tulostetaan lähetteen - x osoitetietona ja laskulle lisätietona Viimeksi tulostetun maksumuistutuksen päivämäärä, perintäänkö - x lasku K/E. Asiakaskohtainen maksuehto, jonka voi muuttaa laskukohtaiseksi - x Laskukohtainen maksuehto Laskukohtainen pankkitili, tai useita pankkitilejä laskulle Eräpäivän laskenta maksuehdosta Kassa-alennuspäivän, kassa-alennuksen ja alennetun summan - x laskenta Mallilaskulta kopiointi - maksuehdon, viitetietojen ja tuoterivien - x kopiointi mallilaskulta uudelle laskulle. Mallilaskulla voi olla mallilaskun ja/tai asiakaskohtaiset tuoterivit. Laskukohtainen myyjäseuranta (kopioituu oletukseksi riville) - x Laskukohtainen kustannuspaikka (kopioituu oletukseksi riville) - x Laskurivien ominaisuudet ja toiminnallisuus Laskun rivien lisäys loppuun tai haluttuun väliin, uuden rivin lisäys suoraan rivin muokkausikkunasta. Tekstirivien lisäys loppuun tai haluttuun väliin
18.2.2009 3/6 Syötettyjen rivien selaus, muokkaus/korjaus tai poisto Tuotenimen voi muuttaa laskurivikohtaisesti, nimen tai tekstin pituus voi olla 80 merkkiä Tuotteen valinta/haku nimellä tai tunnuksella, suodattava haku, tarvittaessa voidaan lisätä uusi tuote tai muokata tuotteen tietoja Tuotteen lisäys viivakoodista lukemalla - x Laskurivin lisätunnus - x Laskurivin tuotteen yksikköhinta voidaan valita laskurivikohtaisesti - x verolliseksi tai verottomaksi Laskurivikohtainen rivialennus laskee rivin verottoman ja verollisen kokonaissumman Mahdollisuus asiakaskohtaisen rivialennuksen oletusarvolle - x Mahdollisuus asiakkaan asiakasryhmän tuoteryhmäkohtainen - x rivialennuksen oletusarvolle Rivin nettosumman suora syöttö (laskee alennusprosentin) Laskurivikohtainen toimituspäivä - x Laskurivikohtainen myyjäseuranta - x Laskurivikohtainen kustannuspaikka, hyödynnetään myynnin - x tiliraportissa ja Balanssi kirjanpidossa Negatiivisten määrien ja summien syöttömahdollisuus Laskun tulostus SPY 4410 Laskuviitesiirto Lasku ilman viitesiirtoa Englanninkielinen laskulomake - x Mahdollisuus tulostaa yksi lasku, useita merkittyjä laskuja tai useita eri laskuja annettujen ehtojen perusteella Monisivuiset laskut Yrityslogo laskun yläkulmaan - x Mahdollisuus tulostaa laskuille vakiolopputeksti, joka vapaasti muokattavissa. Mahdollisuus laskun viitenumeron ja pankkiviivakoodin tulostumiseen Useita pankkitilejä samalle laskulle tai eri tilit eri laskuille Alv erikseen jokaisella laskurivillä ja laskun alv-erittely verokannoittain ja veronperusteineen. Mahdollisuus tulostaa arvonlisäveroton yksikköhinta, silloin kun - x tuotteiden yksikköhinnat on määrätty verollisiksi Arvonlisäverottoman toiminnan edellyttämä laskusisältö Mahdollisuus jättää rivialennus tulostumatta Mahdollisuus toimituspäivän tulostukseen laskuriville - x Mahdollisuus jättää laskun loppusumma tulostumatta viitesiirrolle Kassa-alennuksen ja alennetun hinnan tulostus kassa-ale-eräpäivälle - x Käteislaskun tulostus - x Laskutulosteen esikatselu Laskun tallennus pdf-tiedostoon (arkisto tai sähköpostin liitteeksi) Verkkolaskuaineisto finvoicena pankin tai laskuoperaattorin välityksellä tai - x sähköpostina asiakkaalle sisältäen myös ostotilauspvm:n ja ostotilausviitteen Laskulle tulevat suoritukset - myyntireskontratoiminnot Laskun suoritusten kirjaus manuaalisesti Pankin viitesuoritusaineiston (KTL) sähköinen sisään lukeminen ja - x
18.2.2009 4/6 suoritusten kirjaus automaattisesti Kassaperusteinen suorituskirjaus Suoriteperusteinen suorituskirjaus - x Laskun loppusummasta poikkeava suoritus Useita osasuorituksia yhdelle laskulle - x Käteissuorituksen kirjaus tulostettaessa käteislasku - x Kassa-alennusten automaattikirjaus annettujen ohjaustietojen - x perusteella Alennuksen kirjaus suorituksena - x Suorituksen automaattitiliöinti ohjaustietoihin perustuen Suorituksen muokkaus tai poisto Alennuksen automaattikirjaus annettuun alennus/pyöristysrajaan - x perustuen Laskun vaiheen päivittyminen suorituksen perusteella Osasuoritus tai Valmis vaiheeseen Maksumuistutuksen tulostus ja tulostuspäivän merkintä laskulle - x Kirjanpitosiirto kassaperusteisesti Balanssi kirjanpitoon merkityistä laskuista Kirjanpitosiirto suoriteperusteisesti Balanssi kirjanpitoon merkityistä - x laskuista Kirjanpitosiirto Balanssi kirjanpitoon annettuihin päivämääräehtoihin - x perustuen kassaperusteisesti ja suoriteperusteisesti Siirto muodostaa laskuista automaattisesti kirjanpitoon tositteet, joilla tositelaji, tositenumero, tilinumerot ja kustannuspaikkakohdistukset, siirtoraportti. Tiliyhteenvetoraportit sekä päiväkirjat laskuista ja suorituksista - x Ryhmälaskutuksella mahdollisuus muodostaa automaattisesti laskut isoille - x asiakasryhmille toistuvaisluonteisessa laskutuksessa. Toiminto hyödyntää mallilaskua ja asiakaskohtaisia mallilaskurivejä. Itselaskutusominaisuus 10-yritys ja tilitoimistoversioissa mahdollistaa - x omalle yritykselle osoitettujen laskujen/tilityksien tekemisen toimittajan puolesta Myyntilaskutusraportit merkityistä laskuista tai annettuihin monipuolisiin kyselyehtoihin perustuen Laskut/Asiakas Laskutetut tuotteet laskutusasiakkaittain ryhmiteltynä Laskutetut tuotteet toimitusasiakkaittain ryhmiteltynä - x Laskuluettelo laskunumeroittain eriteltynä laskunumero tai laskupäiväjärjestyksessä Suoritusluettelo suorituspäivän mukaisessa järjestyksessä tai tileittäin ryhmiteltynä Laskujen tilaraportti laskun vaiheen perusteella Muut laskutusraportit annetuilla monipuolisilla kyselyehdoilla Laskutus tuoteyhteenvetona tai tuotteen lisätunnuksen mukaisena - x yhteenvetona Laskutus tuotteittain ryhmiteltynä asiakkaittain eriteltynä laskupäivän - x tai toimituspäivän perustella. Vaihtoehtona mahdollisuus tulostaa sama raportti lisätunnuksen perusteella ryhmiteltynä. Myyjäseuranta myyjän asiakashintaisista myynneistä tuoteyhteenvetona tai tuotteittain ryhmiteltynä ja asiakkaittain eriteltynä. Myös muita raportteja, joilla mahdollisuus tulostaa raportti - x
18.2.2009 5/6 halutun myyjän perusteella. Avoimet laskut annettuna päivänä asiakkaittain ryhmiteltynä Erääntyneet laskut annettuun päivämäärään mennessä asiakkaittain ryhmiteltynä Erääntyvät laskut annetulla päivämäärävälillä laskunumeroittain eriteltynä eräpäiväjärjestyksessä Laskurivit tileittäin ryhmiteltynä (Laskupääkirja) - x Laskutuksen tiliyhteenveto annetulta laskupäivämääräväliltä - x Suoritusten tiliyhteenveto annetulta suorituspäivämääräväliltä - x Hinnasto tuotteittain eriteltynä Hinnasto tuotteittain tuoteryhmittäin ryhmiteltynä - x Asiakasluettelo suppeat ja laajat tiedot Osoitetarrat Asiakashallinta lisätoiminto Asiakastapahtumien lisäys/muokkaus/poisto Asiakastapahtumalle voidaan antaa tapahtumalaji, tapahtuma päivämäärä, tulevaisuuteen suunniteltu päivämäärä (esim. soittoa, tarjouksen tekoa varten) ja tapahtuman luokkatarkenne, otsake ja vapaa teksti. Asiakastapahtumaan voidaan liittää asiakirjadokumentteja, kuvia jne. Asiakastapahtumien raportointi toteutuneista ja suunnitelluista Ryhmäsähköpostitus markkinointikirjeille ja tiedotteille, posti voi sisältää liitteitä. Postitusryhmän muodostaminen monipuolisilla kyselyehdoilla. Asiakas-, tuote- ja myyntitietojen vientitoiminto Excel, csv, rtf, html muodoissa Asiakas ja tuotetietojen tuonti taulukkolaskenta, teksti, tietokanta yms tiedostomuodoista Toimitus- ja Varastoseuranta lisätoiminto Varastoerien sisään kirjaus, määrä, ostohinta, myyntihinta Tuotteella vapaa varastosaldo, viimeinen ostohinta, keskiostohinta, hälytysraja. Keskiostohinta päivittyy varastoon kirjauksista. Vapaa varastosaldo päivittyy lasku- ja läheterivien kirjauksista, ja näyttää ajan tasalla olevan saldon laskurivien kirjauksessa. Lähete/laskuriville lähetenumero, toimituspäivämäärä Lähete/laskuririville asiakkaan ostotilaus-pvm ja ostotilausviite Toimituksien, lähetenumeroiden ja toimituspäivien kirjaus/muokkaus/poisto laskuriveille suoraan laskun päänäkymästä Laskun toimitusvaiheina Toimittamatta, Osatoimitus, Toimitettu Laskun toimitusvaihe annettujen toimitustietojen tai lähetetulostuksen perusteella Näytä-toiminnolla mahdollisuus suodattaa vain toimittamattomat tai osatoimitetut laskutilaukset Laskuluettelonäkymään Tulostamattomien ja toimitusvaihe Valmis laskujen suodatus Laskuluettelonäkymään Lähetteiden tulostus lähetenumeron tai toimitusvaiheen perusteella, toimituspäivän ja toimitusvaiheen päivitys laskuriville Samalle laskulle voidaan tulostaa monen eri lähetteen tiedot Tilauskantaraportti toimittamattomista tilauslaskuriveistä toimituspäivittäin/tuotteittain ryhmiteltynä tai tuotteittain/toimituspäivittäin ryhmiteltynä toimitusasiakkaille tai
18.2.2009 6/6 laskutusasiakkaille Laskurivit/toimituspäivä Raportti Toimitetuista tuotteista toimituspäivittäin/tuotteittain ryhmiteltynä tai tuotteittain/toimituspäivittäin ryhmiteltynä toimitusasiakkaille tai laskutusasiakkaille Laskurivit/toimituspäivä Varastosaldoraportti määristä ja varastotuotteiden arvoista Varaston hälytysraportti hälytysrajan alittavista tuotteita ja varastomääristä Factoring-laskut ja laskuaineisto Nordea- ja OP-rahoitusyhtiöille Asiakasluokittelu sama asiakas mahdollista olla useassa luokassa hyödynnetään raportoinnissa Raportit asiakkaalle annettujen asiakasluokittelujen perustella: Laskut/asiakas, Laskutetut tuotteet, Suoritukset ajalle, Asiakasrekisteri, Asiakkaiden asiakasluokittelut