TOIMINTAPROSESSIEN SELKIYTTÄMINEN LÄNSI- JA KESKI- UUDELLAMAALLA OHJAUSRYHMÄ 24.10.2014 Kehittämiskoordinaattori Tuula Ekholm
Asiakkaalle arvoa tuottava työ (LEAN)
Päivän työn organisoinnista nousseita kehittämiskohteita Työnjako (asiakastyö) Työn aloittamisen ja käynneille lähdön väliin jäävä aika Tiedonkulku (23 minuuttia / tt / vuoro 15 aamutyöntekijää, 5 iltatyöntekijää, 2 yötyöntekijää = 506 min/vuorokausi = 8 h 26 min/vuorokausi) * Kirjaaminen; kaikenlaista kirjaamista kaaoksena, tavoitteetonta *Suullinen raportointi (16 minuuttia / työntekijä / vuoro 15 aamutyöntekijää, 5 iltatyöntekijää, 2 yötyöntekijää = 352 min/vuorokausi = 5 h 52 min/vuorokausi) Mikä olisi asiakkaalle oikea palveluaika? Vastuuhoitajuus Päivän asiakastyön ruuhkahuiput Välitön asiakastyöaika hyvin vähäinen Välillistä asiakastyötä suhteellisen paljon; tämän asiakastyön osuudelta asiakkaan osallisuus omaan asiakasasiaansa vähäistä
8 HUKKATYÖN MUOTOA 1. Ylituotanto Ennen tarvetta Enemmän kuin tarve As. merkityksettömät asiat 4. Ylityö Virheelliset prosessit Arvoa tuottamaton työ: mm. tarpeeton kirjaaminen, tupla raportointi Osittainen optimointi ei koko virtaus 6. Tarpeeton liike Kulkeminen, nostot Kääntymiset, välimatkat Etsiminen, tavarat, ihmiset Potilaiden juoksuttaminen 2. Odottaminen Että jotain tapahtuu Että tavaraa tulee Kun tieto puuttuu 7. Virheet, uudelleen tekeminen Hukkatyötä! selvitetään virheitä korjataan virheitä 3. Kuljetus Tuottaa myöhästymisiä Tarpeeton siirtäminen Tarvitaanko ollenkaan? 5. Varastointi Varastointikustannukset: tilat, vanheneminen, siirtokustannukset Käsittelyjono Kätkee ongelmia (vähentää kommunik.) Kasvattaa tuotannon kokonaisaikaa 8.Käyttämätön osaaminen Taidot Puutteellinen kokoustekniikka Puutteellinen kommunikaatio
Välillinen asiakastyö asiakaskäyntiin valmistautuminen (sisältää hukkatyötä) Töiden aloittamisen ja ensimmäisen asiakaskäynnin väli on liian pitkä o aikaa kuluu tavaroiden hakemiseen (mm. tarpeeton liike), tietokoneelle jonottamiseen (mm. odottaminen), työtä jaetaan useampaan kertaan, tietokoneenkäytön ja kirjaamisen taidoissa puutteita Töiden aloittamisen ja ensimmäisen asiakaskäynnin väli oli *viikolla 39 ka. 54 minuuttia / työntekijä *viikolla 41 ka. 49 minuuttia /työntekijä Toimenpiteet: - työvälineiden / mittareiden (verenpaine, verensokeri, puhelimet) lisätilaus ja säilytyksen organisointi, työpisteiden siivous, Pegasos potilastietojärjestelmän osaamisen kartoitus ja koulutuksen aloittaminen, työnjaon kehittäminen Sähläyksen vähentyminen.
Pienistä puroista kertyy - Asiakaskäynneille nopeammin - Ruuhkahuippujen purkaminen - Aamuvuorojen alkamisen porrastaminen Ennaltaehkäiseviin palveluihin mahdollista panostaa: mm. Ikäihmisten neuvolatoiminnan aloittaminen
Työajan kohdentuminen koko LKU -alueella
Välittömän asiakastyön kehitys yhden toimintayksikön osalta Yhden jakson seuranta Viikko As.työ yhteensä Tunnit yhteensä As.työn osuus % 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 22 23 24 26 27 28 1057,1 2719 39 % 1057,1 2909,6 36 % 1057,1 2655,7 40 % 1271,7 2704,7 47 % 1285,5 2405,7 53 % 1285 2490,2 52 % 1332,5 2340,7 57 %
Työajankohdentumisen mittaus LKU -alueella Maanantain ruuhkahuippu
ESIMERKKI RUUHKAHUIPUSTA Ma, Tammikuu 2014
ESIMERKKI RUUHKAHUIPUSTA Ma, Lokakuu 2014
Onko asiakkaan ja hoitajan näkemys aamu/aamupäiväkäyntiajan muutoksesta yhteneväinen? 140 120 100 80 60 119 83 (70 %) Asiakkaan mielestä käyntiajan muutokselle ei ole esteitä Hoitajan arvion mukaan asiakkaan aamu/aamupäiväkäyntiajan muutos on mahdollista 40 20 0 14 5 9 5 4 1 2 2 0 27 19 37 29 8 8 23 20 6 3 4 5 2 3 2 Hanko Inkoo Siuntio Lohja Karviainen Hyvinkää Järvenpää Sipoo Kaikki p<0,001 36 (30 %) Hoitajan arvion mukaan asiakkaan aamu/aamupäiväkäyntiajan muutos EI ole mahdollista
Suunnitteleeko vastuuhoitaja asiakkaan käyntiajan muutosta, jos hänen mielestään asiakkaan aamu/aamupäiväkäyntiä voidaan muuttaa? 13 0 13 3 1 2 7 0 7 50 7 43 57 7 50 45 7 38 13 0 13 10 1 9 198 23 (12 %) 175 (88 %) 250 200 Asiakkaan aamu/aamupäiväkäyntiajan muutos on hoitajan arvion mukaan mahdollista 150 Hoitaja suunnittelee muuttavansa asiakkaan käyntiaikaa 100 50 Hoitaja EI suunnittele muuttavansa asiakkaan käyntiaikaa 0 Hanko Inkoo Siuntio Lohja Karviainen Hyvinkää Järvenpää Sipoo Kaikki p<0,001
Suunnitteleeko vastuuhoitaja asiakkaan aamu/aamupäiväkäyntiajan muutosta, jos sekä hän itse että asiakas arvioivat muutoksen olevan mahdollista? Asiakkaan aamu/aamupäiväkäyntiajan muutos on mahdollista sekä hoitajan että asiakkaan mielestä KYLLÄ 18 (21 %) Hoitaja suunnittelee muuttavansa asiakkaan käyntiaikaa Hoitaja EI suunnittele muuttavansa asiakkaan käyntiaikaa EI 66 (79 %)