9 Sähköiset tarjoukset Tarjoukset ja osallistumishakemukset voi jättää joko paperilla kirjattuina lähetyksinä tai sähköisesti Consilium Tendering -sivustolla. Consilium Tendering -sivuston sähköisen tarjousten jättämistoiminnon avulla käyttäjä voi jättää tarjouksensa tai osallistumishakemuksensa helposti, nopeasti ja turvallisesti. Toiminnon käyttäminen edellyttää ainoastaan rekisteröitymistä siihen tarjouskilpailuun, johon aikoo osallistua. Seuraavassa on perustietoja tarjousten jättämisestä sähköisesti. 1. Tarjouskilpailuun rekisteröityminen kertakäyttöisten salasanojen listan (OTP-listan) saamiseksi Kun rekisteröinti on vahvistettu, käyttäjälle lähetetään kertakäyttöisten salasanojen lista (OTPlista). Järjestelmä vaatii jonkin listassa olevan salasanan joka kerta, kun käyttäjä jättää sähköisen tarjouksen tai osallistumishakemuksen. OTP-lista on ylimääräinen turvatoimi, jolla varmistetaan, että vain yrityksen nimeämä käyttäjä voi lähettää asiakirjoja sen puolesta. Jos haluaa osallistua johonkin tarjouskilpailuun, siihen olisi rekisteröidyttävä sähköisesti. Sähköinen rekisteröityminen on nopeaa ja yksinkertaista: käyttäjän on täytettävä tarjouskilpailuun rekisteröitymislomakkeeseen yrityksen perustiedot, lähetettävä se sähköisenä, tulostettava se ja lähetettävä se neuvoston pääsihteeristölle kirjattuna kirjeenä. Yrityksen laillisen edustajan on allekirjoitettava lomake, ja siihen on liitettävä todistus siitä, että yritys on merkitty elinkeino- tai ammattirekisteriin, tai valaehtoinen vakuutus tai todistus siinä jäsenvaltiossa vahvistettujen edellytysten mukaisesti, johon yritys on sijoittautunut. Kohdassa 8 (Tarjouskilpailuun rekisteröityminen) on yksityiskohtaiset ohjeet tarjouskilpailuun rekisteröitymisestä. Tarjouskilpailuun rekisteröityminen käsitellään mahdollisimman pian edellä mainittujen asiakirjojen vastaanottamisen jälkeen. Kun rekisteröityminen on vahvistettu, käyttäjälle lähetetään OTP-lista osoitteeseen, joka rekisteröitymisen yhteydessä on täytetty kohtaan Omat käyttäjätiedot. Käyttäjän on varmistettava, että Omissa käyttäjätiedoissa olevat tiedot ovat oikein. Käyttäjälle lähetettävä lista on ainoa kappale, eikä neuvostolle jää siitä jäljennöstä. Jos käyttäjä kadottaa listan, se on pyydettävä uudelleen. Rekisteröitymisen yhteydessä käyttäjältä kysytään, haluaako hän OTP-listan kirjattuna kirjeenä vai faksina. On syytä huomata, että jos käyttäjä valitsee kirjatun lähetyksen, OTP-listan saaminen voi kestää jopa kaksi viikkoa, riippuen kirjatun kirjeen lähettämisen ja vastaanottamisen vaatimasta ajasta. 04/2009 32/53
2. Asiakirjojen tallentaminen lähettämistä varten Valitun tarjouskilpailun Vaaditut asiakirjat -sivulla luetellaan kaikki asiakirjat, jotka tarjoukseen tai osallistumishakemukseen on liitettävä. Kuhunkin kohtaan voi tallentaa haluamansa määrän tiedostoja. Tiedostojen tallentamisen vaatima aika riippuu tallennettavan tiedoston koosta ja käyttäjän internetyhteyden nopeudesta. Yli 10 megatavun kokoisten tiedostojen tallentaminen ei ole suositeltavaa. Sähköiseen tarjoukseen liitettävien asiakirjojen toivottu tallennusmuoto on pdf, joka on ISO:n vahvistama avoin standardi sähköisiä asiakirjoja varten. Asiakirjoja voi kuitenkin lähettää myös seuraavissa muodoissa: doc, docx, pdf, xls, xlsx, jpg, jpeg, pps, ppsx, tif ja tiff. Jos käyttäjä haluaa liittää tarjoukseensa tai osallistumishakemukseensa myös asiakirjoja, joita ei voi lähettää sähköisinä, ne voi lähettää kirjattuna kirjeenä ja ilmoittaa Vaaditut asiakirjat -sivulla, kuinka monta asiakirjaa lähettää postitse. Käyttäjän tallentaessa tiedoston järjestelmä skannaa sen virusten torjumiseksi. Jos tiedostossa on virus, se tuhoutuu automaattisesti. Muussa tapauksessa se tallentuu. Heti, kun asiakirjan lähettäminen on onnistunut, se salataan ja tallennetaan suojatulle alueelle, jossa siihen ei pääse kukaan muu. Vain asiakirjan lähettänyt käyttäjä saa sen näkyviin tai voi poistaa sen. Tarjousta tai osallistumishakemusta ei tarvitse tehdä saman istunnon aikana. Kun käyttäjä on tallentanut asiakirjat, ne säilytetään salattuina suojatussa ympäristössä, jossa ne näkyvät vain käyttäjälle itselleen. Käyttäjä voi myöhemmin palata samaan vaiheeseen, poistaa asiakirjat tai lisätä uusia ennen kuin päättää jättää tarjouksensa tai osallistumishakemuksensa. 3. Asiakirjojen lähettäminen sähköisesti Tarjousten tai osallistumishakemusten jättäminen on mahdollista vain, jos valitun tarjouskilpailun määräaika ei ole umpeutunut. Kun käyttäjä on valmis jättämään tarjouksensa tai osallistumishakemuksensa, käyttäjätunnus ja salasana on syötettävä uudelleen. Järjestelmä pyytää myös tiettyä salasanaa kertakäyttöisten salasanojen listasta (OTP-lista), jonka käyttäjä on saanut rekisteröityessään tarjouskilpailuun. Järjestelmä ottaa ajan säännöllisin väliajoin tunnustetulta aikapalvelimelta. Tarjous tai osallistumishakemus saa aikaleiman heti, kun se on jätetty. 04/2009 33/53
Asiakirjat lukitaan heti, kun tarjous tai osallistumishakemus on jätetty, eikä niitä voi enää muokata. Asiakirjat lähettänyt käyttäjä pääsee silti lukemaan niitä (read only). Kun tarjoukset on virallisesti avattu, vain neuvoston valtuuttamat henkilöt pääsevät lukemaan käyttäjän lähettämiä asiakirjoja. Tarjousten virallinen avaaminen voi tapahtua vasta tarjousten jättämisen määräajan umpeuduttua. Jos käyttäjä muuttaa mieltään tarjouksen jätettyään, tarjouksen tai osallistumishakemuksen voi vielä perua, jos määräaika ei ole kulunut umpeen. Heti kun tarjous tai osallistumishakemus on peruttu, katsotaan, ettei sitä ole jätetty. Asiakirjat ovat taas käytettävissä (draft) ja niitä voi muuttaa. Asiakirjoja voi lisätä tai poistaa, ja tarjouksen tai osallistumishakemuksen voi jättää uudelleen. Tällä menettelyllä taataan tarjousten ja osallistumishakemusten eheys, aitous ja kiistämättömyys. Muuta salausta tai sähköistä allekirjoitusta ei tarvita eikä sallita. Seuraavassa on yksityiskohtaisia lisäohjeita tarjousten jättämisestä sähköisesti. 9.1 Sähköisten tarjousten jättämisessä käytettävä kertakäyttöisten salasanojen lista (OTPlista) Voidakseen jättää tarjouksia sähköisesti käyttäjän on ensin pyydettävä OTP-lista. OTP-listan saa seuraavalla tavalla: Ensin on rekisteröidyttävä käyttäjäksi (kohdassa 4, Rekisteröityminen käyttäjäksi, on tästä yksityiskohtaiset ohjeet). Käyttäjäksi rekisteröidyttäessä sähköisten tarjousten jättämisen mahdollistava ruutu on oletuksena rastitettu. Valinta tulisi poistaa vain silloin, jos ei halua käyttää sähköisten tarjousten jättämisvälinettä. Käyttäjän on valittava kohdasta Rekisteröidy tarjouskilpailuun se tarjouskilpailu, johon haluaa jättää tarjouksensa tai osallistumishakemuksensa. Kohdassa 8 (Tarjouskilpailuun rekisteröityminen) on yksityiskohtaiset ohjeet tarjouskilpailuun rekisteröitymisestä. Tarjouskilpailuun rekisteröityminen käsitellään sitten, kun rekisteröityminen on tehty sähköisesti ja kun neuvoston pääsihteeristö on saanut allekirjoitetun paperilomakkeen (johon on liitetty todistus siitä, että yritys on merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin, tai valaehtoinen vakuutus tai todistus siinä jäsenvaltiossa vahvistettujen edellytysten mukaisesti, johon yritys on sijoittautunut). Käyttäjälle lähetetään salasanalista (OTP-lista) heti, kun rekisteröinti on vahvistettu. 04/2009 34/53
9.1.1 OTP-listan toimitustapa Lista lähetetään osoitteeseen, jonka käyttäjä on antanut rekisteröityessään kohdassa Omat käyttäjätiedot. Käyttäjän on varmistettava, että Omissa käyttäjätiedoissa olevat tiedot ovat oikein. Käyttäjälle lähetettävä lista on ainoa kappale, eikä neuvostolle jää siitä jäljennöstä. Jos käyttäjä kadottaa listan, se on pyydettävä uudelleen. Rekisteröitymisen yhteydessä käyttäjältä kysytään, haluaako hän OTP-listan kirjattuna kirjeenä vai faksina. On syytä huomata, että jos käyttäjä valitsee kirjatun lähetyksen, OTP-listan saaminen voi kestää jopa kaksi viikkoa, riippuen kirjatun kirjeen lähettämisen ja vastaanottamisen vaatimasta ajasta. Tästä syystä on suositeltavaa rekisteröityä tarjouskilpailuun mahdollisimman pian sen julkaisemisen jälkeen, jos haluaa käyttää mahdollisuutta jättää tarjous sähköisesti. 04/2009 35/53
OTP-listassa on 20 salasanaa, joita voi käyttää jättäessään osallistumishakemuksen tai tarjouksen. Salasanat on sidottu tarjouskilpailuun rekisteröitymislomakkeessa ilmoitettuun käyttäjätunnukseen, eivätkä muut käyttäjät voi käyttää niitä. Aina kun käyttäjä valitsee sähköiseen tarjoukseen liittyvän toiminnon, järjestelmä pyytää tiettyä salasanaa OTP-listasta. Jos käyttäjä ei anna salasanaa, toimintoa ei suoriteta. 9.1.2 OTP-listan hallinta Käyttäjän faksina tai kirjattuna kirjeenä saama lista on ainoa olemassa oleva kappale. Käyttäjä on vastuussa OTP-listansa pitämisestä tallessa. Se on pidettävä luottamuksellisena, eikä toisen käyttäjän OTP-listaa saa käyttää ilman tämän ennakkosuostumusta. Jos lista katoaa, uuden listan saa näpäyttämällä näytön oikeassa reunassa olevan Toiminnotvalikon kohtaa Pyydä OTP-lista. 04/2009 36/53
Tällä näytöllä valitaan syy uuden listan pyytämiseen ja näpäytetään painiketta Lähetä. Pyyntö käsitellään mahdollisimman pian. Kun käyttäjälle tehdään uusi OTP-lista, edellisen listan salasanat mitätöidään. OTP-lista on yleensä voimassa kuusi kuukautta. Jos listan voimassaoloaikaa on jäljellä alle kuukausi tai jos käyttäjä on käyttänyt listastaan 15 salasanaa, mutta on edelleen rekisteröitynyt ainakin yhteen käynnissä olevaan tarjouskilpailuun, jonka tarjousten jättämisen määräaika ei ole vielä umpeutunut, järjestelmä olettaa, että käyttäjä haluaa päivitetyn listan. Lista tehdään automaattisesti ja lähetetään käyttäjälle. Jos käyttäjä osallistuu tarjouskilpailuun eikä ole valinnut tarjousten jättämistä sähköisesti, mutta muuttaa mielensä kesken menettelyä, sähköisen tarjousten jättämistoiminnon aktivointia voi pyytää jälkikäteenkin. Tätä varten rastitetaan näytön oikeassa reunassa olevan Omat tiedot -valikon kohdassa Omat käyttäjätiedot oleva ruutu Tarjoukset sähköisinä. Tällöin järjestelmä pyytää OTPlistan automaattisesti. Lista tehdään ja lähetetään käyttäjälle mahdollisimman pian. 04/2009 37/53
9.2 Asiakirjojen tallentaminen Heti, kun tarjouskilpailuun rekisteröityminen on vahvistettu ja kun OTP-lista on lähetetty, käyttäjä pääsee tallentamaan asiakirjatiedostoja valitun tarjouskilpailun kohdassa Vaaditut asiakirjat. Vaaditut asiakirjat -kohdassa luetellaan kaikki asiakirjat, jotka tarjoukseen tai osallistumishakemukseen on liitettävä. Jos tiettyä kohtaa varten on olemassa malleja, ne voi ladata näpäyttämällä Malli-sarakkeessa olevaa linkkiä Lataa. Asiakirjatiedostoja voi tallentaa näpäyttämällä kunkin kohdan oikealla puolella olevaa linkkiä Muokkaa. Näpäytys Muokkaa-kohdassa avaa uuden sivun. Uudella sivulla voi lisätä yhden tai useamman tiedoston valittuun kohtaan. Tiedosto tallennetaan näpäyttämällä painiketta Selaa, valitsemalla tallennettava tiedosto ja näpäyttämällä kohtaa Tallenna. Sama toistetaan kunkin tiedoston kohdalla, jotka halutaan tallentaa valittuun kohtaan. 04/2009 38/53
9.2.1 Tiedostojen sallitut tallennusmuodot ja suositeltu koko Sähköiseen tarjoukseen liitettävien asiakirjojen toivottu tallennusmuoto on pdf, joka on ISO:n vahvistama avoin standardi sähköisiä asiakirjoja varten. Asiakirjoja voi kuitenkin lähettää myös seuraavissa muodoissa: doc, docx, pdf, xls, xlsx, jpg, jpeg, pps, ppsx, tif ja tiff. Käyttäjä voi tallentaa haluamansa määrän yksittäisiä tiedostoja. Minkään tallennetun tiedoston koko ei kuitenkaan saisi olla enempää kuin 10 megatavua. 9.2.2 Virusskannaus ja tallennettujen tiedostojen säilyttäminen Kun käyttäjä tallentaa asiakirjan, se skannataan virusten torjumiseksi, salataan ja säilytetään järjestelmän tietokannassa. Virusskannauksen aikana tiedostoon pääsee ainoastaan automaattinen virustutka. Sähköisen tiedoston rakenne tutkitaan viruksen sormenjälkien havaitsemiseksi. Jos tiedostosta löytyy viruksen sormenjälki, tiedosto tuhotaan automaattisesti paikasta, johon se on tallennettu. Käyttäjä ei siis enää näe tiedostoa omassa käyttöliittymässään. Käyttäjä saa näytölleen virheviestin ja sähköpostin, jossa ilmoitetaan, että tallennetussa tiedostossa oli virus ja että se on tuhottu. Jos tiedostosta ei löydy viruksia, se salataan ja säilytetään tietokannassa. 04/2009 39/53
9.2.3 Useampi lähetystapa Jos käyttäjä haluaa liittää osallistumishakemukseensa tai tarjoukseensa myös asiakirjoja tai esineitä, jotka eivät ole sähköisessä muodossa tai jotka eivät sovellu lähetettäväksi sähköisesti, ne voidaan lähettää postitse tai toimittaa perille. Tällöin merkitään muulla tavoin kuin sähköisesti lähetettävien asiakirjojen määrä Vaaditut asiakirjat -sivulla olevaan kenttään Postitse lähetettyjen asiakirjojen määrä ja näpäytetään painiketta Tallenna. Kun kaikki valitun kohdan asiakirjat on tallennettu ja tiedot täytetty, näpäytetään Tallennapainiketta, joka ohjaa käyttäjän takaisin edelliselle sivulle. Sama toistetaan kaikissa kohdissa. Järjestelmä tallentaa tiedostot heti, kun käyttäjä on lähettänyt ne johonkin kohtaan Vaaditut asiakirjat -sivulla. Valitun kohdan tila Vaaditut asiakirjat -sivulla on Tallennettu. Kohtaan voi palata myöhemmin ja muuttaa, lisätä tai poistaa tallennettuja tietoja ja asiakirjoja. Tässä vaiheessa kukaan muu ei näe asiakirjoja eikä pääse niihin. Niitä ei vielä katsota lähetetyiksi. 9.2.4 Sähköinen valaehtoinen vakuutus tarjouskilpailun ulkopuolelle jättämisen perusteista Valaehtoinen vakuutus on osallistumishakemukseen tai tarjoukseen liitettävä vakiomuotoinen osa (avoimella menettelyllä toteutettavassa tarjouskilpailussa). Valaehtoisessa vakuutuksessa käyttäjä vakuuttaa, ettei hän tai hänen yrityksensä ole missään sellaisessa tilanteessa, jonka perusteella hänet tai yritys voitaisiin sulkea pois valitusta tarjouskilpailusta. Jos hankintasopimus tehdään, aiemmin annetun vakuutuksen todentava asiakirjanäyttö on toimitettava menettelyn päätteeksi (10 työpäivän kuluessa hankintapäätöksestä ilmoittamisesta ja ennen sopimuksen allekirjoittamista). Sähköiseen osallistumishakemukseen sisältyy automaattisesti sähköisesti täytettävä valaehtoinen vakuutus. Jos käyttäjä toimittaa mieluummin todentavat asiakirjat heti, sen voi tehdä samassa kohdassa. Sähköinen valaehtoinen vakuutus täytetään näpäyttämällä valitun tarjouskilpailun Vaaditut asiakirjat -sivulla kohdan Poissulkemisperusteet sähköinen vakuutus ja/tai asiakirjanäyttö vieressä olevaa linkkiä Muokkaa. 04/2009 40/53
Kohta Vakuutan valitaan, jos käyttäjä vakuuttaa, ettei hän tai yritys ole missään tarkoitetuista tilanteista, tai jos halutaan toimittaa todentava asiakirja, valitaan Toimitan asiakirjan. Sama on tehtävä kaikkien vakuutuksessa lueteltujen tilanteiden kohdalla. Lopuksi näpäytetään painiketta Seuraava. Jos käyttäjä on valinnut kaikissa kohdissa vaihtoehdon Vakuutan, hänet ohjataan takaisin edelliseen näyttöön (Vaaditut asiakirjat -näyttö). Jos käyttäjä on valinnut vaihtoehdon Toimitan asiakirjan vähintään yhdessä kohdassa, hänet ohjataan uudelle sivulle, jolla voi joko lähettää asiakirjat sähköisinä tai ilmoittaa toimittavansa ne muulla tavoin. Valinta on tehtävä kaikissa kohdissa, joissa käyttäjä on valinnut vaihtoehdoksi todentavien asiakirjojen toimittamisen. 04/2009 41/53
Tiedosto tallennetaan näpäyttämällä painiketta Selaa, valitsemalla tallennettava tiedosto ja näpäyttämällä kohtaa Tallenna. Jos todentavia asiakirjoja ei ole olemassa sähköisinä, rastitetaan ruutu Toimitan asiakirjat postitse ja lähetetään asiakirjat kirjattuna kirjeenä. Jos todentavia asiakirjoja ei ole, sivun alalaidassa olevaa Peruuta-painiketta näpäyttämällä pääsee takaisin edelliselle sivulle ja muuttamaan valintaa tarpeen mukaan. 9.3 Tarjouksen tai osallistumishakemuksen jättäminen Tarjouksen tai osallistumishakemuksen voi jättää, kun kaikki siihen liitettävät tiedostot on tallennettu. Tätä varten rastitetaan ruutu Haluan lähettää asiakirjat valitun tarjouskilpailun Vaaditut asiakirjat -sivulla, ja sen jälkeen näpäytetään painiketta Lähetä. 04/2009 42/53
Jos valittuun tarjouskilpailuun vaaditaan sähköinen valaehtoinen vakuutus, sen sisältävä sivu aukeaa ensin. Jos käyttäjä ei ole täyttänyt vakuutusta aikaisemmin, se on tehtävä tässä vaiheessa, jotta asiakirjat voi lähettää. Jos vakuutus on jo täytetty, sitä voi tarkistaa ja muuttaa. Seuraavaan vaiheeseen siirrytään näpäyttämällä sivun alalaidassa olevaa painiketta Seuraava. Tämä ohjaa käyttäjän seuraavalle sivulle, jossa on syötettävä uudelleen käyttäjätunnus ja salasana sekä tietty kertakäyttöinen salasana OTP-listasta. Tämä on ylimääräinen turvatoimi, jolla varmistetaan, että vain yrityksen nimeämä käyttäjä voi lähettää asiakirjoja sen puolesta. 04/2009 43/53
Tarvittavat tiedot täytetään ja näpäytetään painiketta Lähetä. Jos lähetys onnistui, käyttäjä saa siitä vahvistuksen näytölle ja sähköpostitse. Tarjous tai osallistumishakemus katsotaan tällöin jätetyksi, eikä sitä voi enää muuttaa. 04/2009 44/53
Näpäyttämällä painiketta Sulje pääsee takaisin Vaaditut asiakirjat -sivulle. Tältä sivulta käyttäjä pääsee vielä lukemaan (read only) lähettämiään asiakirjoja. Asiakirjat saa näkyviin näpäyttämällä linkkiä Näytä sivulla olevien kohtien oikealla puolella. Tässä vaiheessa kukaan muu ei näe käyttäjän lähettämiä asiakirjoja eikä pääse niihin. Neuvoston valtuuttamat henkilöt saavat asiakirjat käyttöönsä vasta, kun tarjoukset on virallisesti avattu. Tarjousten virallinen avaaminen voi tapahtua vasta tarjousten jättämisen määräajan umpeuduttua. 9.3.1 Tarjouksen peruminen Jos käyttäjä huomaa virheitä lähettämissään asiakirjoissa tai haluaa muusta syystä perua tarjouksensa tai osallistumishakemuksensa, niin voi tehdä tarjousten jättämisen määräaikaan saakka. 04/2009 45/53
Heti, kun tarjouksen sähköinen lähetys on vahvistettu, valitun tarjouskilpailun Vaaditut asiakirjat - sivun alalaitaan ilmestyy ruutu Haluan peruuttaa asiakirjojen sähköisen lähetyksen. Tarjouksen lähetys peruutetaan rastittamalla ruutu ja näpäyttämällä painiketta Peruuta lähetys. Tämän jälkeen peruuttaminen on vahvistettava syöttämällä käyttäjätunnus, salasana ja uusi kertakäyttöinen salasana OTP-listasta. Heti, kun tarjous on peruutettu, käyttäjä saa siitä vahvistuksen näytölle ja sähköpostitse. 04/2009 46/53
Näpäyttämällä painiketta Sulje pääsee takaisin Vaaditut asiakirjat -sivulle. Tämän jälkeen tarjousta tai osallistumishakemusta voi taas muokata ja jättää sen uudelleen. Kun käyttäjä peruuttaa lähetyksen, katsotaan, ettei tarjousta tai osallistumishakemusta ole jätetty. Jättämismenettely on toistettava valittuun tarjouskilpailuun osallistumiseksi. 9.4 Sähköinen tarjous -valikko Jos käyttäjä on valinnut tarjousten tekemisen sähköisesti rekisteröityessään käyttäjäksi, valitun tarjouskilpailun Vaaditut asiakirjat -sivun oikeassa reunassa näkyy Sähköinen tarjous -valikko. Valikossa on kaikki lisätoiminnot, joita tarvitaan jätettäessä tarjousta tai osallistumishakemusta sähköisesti. 04/2009 47/53
9.4.1 Tarjousten jättämiseen jäljellä oleva aika Näpäyttämällä tätä vaihtoehtoa järjestelmä kertoo, kuinka paljon aikaa sähköisten tarjousten jättämiseen on jäljellä. On erittäin suositeltavaa jättää tarjous tai osallistumishakemus jo ennen kuin määräajan umpeutumiseen on enää joitakin tunteja tai minuutteja. Valitun tarjouskilpailun määräajan umpeuduttua sähköisiä tarjouksia ei voi enää jättää. 9.4.2 Muokkaa omia kommentteja Kaikki tarjoukseen tai osallistumishakemukseen liittyvät tiedot on sisällytettävä Vaaditut asiakirjat -sivun kautta tallennettaviin asiakirjoihin. Jos käyttäjä kuitenkin haluaa lisätä sähköistä tarjoustaan ja tallennettuja asiakirjoja koskevia kommentteja, niin voi tehdä näpäyttämällä Vaaditut asiakirjat - sivun oikeassa reunassa olevan Sähköinen tarjous -valikon kohtaa Muokkaa omia kommentteja ja kirjoittamalla kenttään viestinsä. Viestiä käsitellään erottamattomana osana jätettävää tarjousta tai osallistumishakemusta. Kentän enimmäiskoko on 4000 merkkiä. 04/2009 48/53
9.4.3 Raportit tallennetuista ja lähetetyistä asiakirjoista Käyttäjä voi luoda pdf-muotoisen raportin sähköisestä tarjouksestaan missä tahansa menettelyn vaiheessa. Tarjouksen tai osallistumishakemuksen muokkausvaiheessa voi luoda raportin kaikista tallennetuista asiakirjoista näpäyttämällä Sähköinen tarjous -valikon kohtaa Näytä raportti tallennetuista asiakirjoista. Kun asiakirjat on lähetetty, raportin saa kohdasta Näytä raportti lähetetyistä asiakirjoista. Raportissa näkyy myös kunkin asiakirjan sähköisen lähettämisen tarkka aika. 04/2009 49/53
9.5 Tarvitaan lisätietoja Osallistumishakemusta arvioitaessa saatetaan tarvita lisätietoja. Jos osallistumishakemus on jätetty sähköisenä, lisätietopyyntö näkyy Vaaditut asiakirjat -sivulla ja käyttäjä saa siitä henkilökohtaisen viestin. Käyttäjä voi taas tallentaa uusia asiakirjoja tarjouskilpailun Vaaditut asiakirjat -sivun kautta ja muokata Omat kommentit -kenttää. Heti, kun lisätietoja on pyydetty, asianomaisen kohdan oikealla puolella näkyy linkki Tarvitaan lisätietoja. Linkkiä näpäyttämällä käyttäjä pääsee sivulle, jossa tarkennetaan vaadittavia lisätietoja. Tälle sivulle voi tallentaa uusia asiakirjoja. Mitään alun perin lähetetyistä asiakirjoista ei voi poistaa. 04/2009 50/53
9.6 Tarjouksen tila Valitun tarjouskilpailun Vaaditut asiakirjat -sivun Tila-sarakkeessa näkyy tarjouksen tila koko menettelyn ajan: Jos sarake on tyhjä, Vaaditut asiakirjat -sivulla lueteltuihin yksittäisiin kohtiin ei ole tallennettu eikä lähetetty asiakirjoja. Jos käyttäjä tallentaa asiakirjoja, mutta ei lähetä niitä tai jos lähetys on peruutettu, tilan kohdalla on maininta Tallennettu. Kun tarjouksen jättäminen sähköisenä on onnistunut, tilaksi tulee Lähetetty. Tilan kohdalla näkyy Tarvitaan lisätietoja, jos käyttäjää pyydetään lähettämään lisää asiakirjoja. Käyttäjän tallentaessa tai lähettäessä uusia asiakirjoja tilaksi tulee jälleen Tallennettu tai Lähetetty tapauksen mukaan. Kun tilana on Lukittu, tarjousta tai osallistumishakemusta ei enää voi muuttaa eikä peruuttaa. Näin on silloin, kun tarjousten jättämisen määräaika on kulunut umpeen tai kun osallistumishakemukset on virallisesti avattu. 04/2009 51/53
9.7 OTP-listan käyttö kaikkiin sähköisiin tarjouksiin liittyviin toimintoihin Jos käyttäjä on valinnut tarjousten tekemisen sähköisesti rekisteröityessään käyttäjäksi, rekisteröinti on vahvistettu ja käyttäjä on saanut kertakäyttöisten salasanojen listan (OTP-listan), seuraavat toiminnot voi suorittaa kokonaan sähköisesti: tarjouksen tai osallistumishakemuksen jättäminen sähköisessä muodossa asiakirjojen sähköisen lähetyksen peruuttaminen toiseen tarjouskilpailuun rekisteröityminen toisen käyttäjän nimeäminen tarjouskilpailuun rajoitetulla tai neuvottelumenettelyllä toteutettavaan tarjouskilpailuun osallistumisen peruuttaminen vastaaminen viestiin, kun vastaus katsotaan erottamattomaksi osaksi tarjousta tai osallistumishakemusta. Näitä toimintoja varten järjestelmä vaatii automaattisesti syöttämään uudelleen käyttäjätunnuksen, salasanan ja kertakäyttöisen salasanan OTP-listasta. Jos käyttäjällä ei ole voimassa olevaa OTPlistaa, kaikki edellä mainitut toiminnot voi suorittaa paperilla. 04/2009 52/53