Työterveyslaitoksen Sisäilmastokysely Johdanto Työterveyslaitoksen sisäilmastokyselyjärjestelmä on päivitetty versio jo käytössä olevasta Digiumpohjaisesta sähköisestä sisäilmastokyselystä. Järjestelmä kehitettiin nopeuttamaan ja helpottamaan sisäilmastokyselyiden toteuttamista asiakkaan kohteessa. Järjestelmä säilyttää sisäilmastokyselyiden tulokset yhdessä tietokannassa, joka mahdollistaa entistä helpomman ja paremman tilastojen ja vertailuaineistojen keräämisen jatkossa, tarvittaessa reaaliaikaisesti. 1 Tämän asiakirjan tarkoitus on perehdyttää järjestelmän käyttöön mahdollisimman nopeasti ja lyhytsanaisesti. Vaikka järjestelmä on helppo ja näppärä käyttää, on toivottavaa että ainakin selaat tämän ohjeen läpi. Vaikka kahvitauolla tai jossakin palaverissa jossa istumisesta et liiemmin välittäisi. Suurin osa ohjeen sisällöstä on kuvia. Sekä itse sisäilmastokyselyjärjestelmä että tämä ohje ovat jatkuvasti päivittyviä. Lisätietoja tarvittaessa saat sähköpostitse: Sisäilmastokysely on suunniteltu käytettäväksi Internet Explorer selaimella. Selain on oletuksena Työterveyslaitoksen työasemissa.
Sisällysluettelo Johdanto... 1 Kerättävät tiedot, tietosuoja ja pääsy tietoihin... 3 Henkilötiedot ja vastaajien yksilöinti... 3 Käyttäjien pääsy järjestelmän tietoihin... 4 Käyttöliittymän ja toimintojen esittely... 5 Kyselyt... 5 Esitiedot... 6 Poisto... 6 Käyttäjäryhmät... 6 Vastaukset... 6 Osallistujat... 7 Muistutukset... 7 Asiakkaat... 8 Raportointi... 8 Omat asetukset... 8 Käyttötapaukset... 9 Uusi sisäilmastokysely, käynnissä olevan kyselyn tietojen muuttaminen, vastaajien lisääminen ja kyselyajankohdan muuttaminen... 9 Sisäilmastokyselyn perustaminen ja luonti... 9 Esitietojen syöttäminen luotuun sisäilmastokyselyyn... 10 Vastaajien syöttäminen sisäilmastokyselyyn... 11 Kyselyvastausten tarkastelu ja paperikyselyiden syöttäminen järjestelmään... 12 Osallistujien kokonaismäärän muuttaminen paperikyselyn syöttämisen jälkeen... 12 Muistutukset, vastaustilanteen tarkkailu ja paperikyselyllä täydentäminen... 13 Vastaustilanteen tarkastelu ja kyselyn täydentäminen paperikyselyllä... 13 Kohdennetut muistutukset vastaajalistan avulla... 14 Muistutus kaikille vastaajille... 15 Raportointitoiminnot... 15 2
Kerättävät tiedot, tietosuoja ja pääsy tietoihin Järjestelmä kerää ja tallentaa sisäilmastokyselyn tulokset keskitettyyn tietokantaan järjestelmää suorittavalla verkkopalvelimella. Tällä hetkellä sovellus toimii TeliaSoneran palvelimella suojattujen tietoliikenneyhteyksien (HTTPS) yli. Henkilötiedot ja vastaajien yksilöinti 3 Järjestelmä ei tallenna henkilöiden tunnistamisen mahdollistavaa tietoa. Henkilöt tallentuvat järjestelmän tietokantaan satunnaisesti kehitetyn tunnistenumeron, satunnaisen käyttäjätunnuksen ja satunnaisen salasanan avulla. Tallennettavia tietoja ei voida käyttää sisäilmastokyselyn vastauksien yksilöintiin. Koska sisäilmastokysely on Internetissä toimiva järjestelmä, oli järjestely tarpeen vastaajien yksityisyyden turvaamiseksi kaikissa tilanteissa, jopa tietomurron sattuessa. Vaikka tietoja ei tallenneta, tarjoaa järjestelmä silti toiminnallisuuden vastauksien yksilöintiin ja yhdistämiseen henkilöön. Kun sisäilmastokysely perustetaan, järjestelmään syötetään henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Järjestelmä kerää sähköpostiosoitteen kutsujen ja muistutusten lähettämistä varten, mutta sitä ei voida käyttää vastauksien yksilöintiin. Osoitteet on tallennettuina järjestelmään erillisenä listana ilman sidoksia vastauksiin. Kun järjestelmä on lähettänyt kutsuviestit vastaajille, se näyttää käyttäjälle listauksen vastaajista, joka sisältää nimen ja sähköpostiosoitteen sidottuna tunnistenumeroon ja satunnaisiin käyttäjätunnuksiin. Listaus näytetään vain kerran, jolloin käyttäjän tulee tallentaa se paikallisesti työasemalleen. Listauksen tietoja ei tämän jälkeen voida enää saada takaisin, koska tietoja ei enää ole olemassa järjestelmässä. Ilman listausta vastaajat säilyvät tuntemattomina. Listausta nimistä ja vastaavuuksista voidaan käyttää arviointivastauksien yhdistämiseen henkilöön ja kohdennettujen muistutusviestien lähetykseen.
Käyttäjien pääsy järjestelmän tietoihin Käyttäjillä tarkoitetaan järjestelmää hallinnoivia käyttäjiä, jotka voivat perustaa uusia sisäilmastokyselyjä sekä hallita ja tarkastellaa olemassa olevia, ei vastaajia. Käyttäjien käyttöoikeus järjestelmän tietoihin määräytyy sen käyttäjäryhmän oikeuksien perusteella, jonka jäsen käyttäjä on. Käyttäjäryhmä on yhden tai useamman käyttäjän sisältävä ryhmä. Järjestelmällä luotavat kyselyt kiinnitetään kiinnitetään yhden tai useamman käyttäjäryhmän omaisuudeksi, joiden käyttäjät voivat tarkastella kyselyitä. Kyselyiden ohella myös asiakkaat ja heidän tiedot kiinnitetään käyttäjäryhmiin, jolloin ne ovat saatavilla vain käyttäjäryhmille, joilla käyttöoikeudet asiakkaaseen ovat. Käytännössä: Kun un luot kyselyn, voivat samassa käyttäjäryhmässä kanssasi olevat työtoverit nähdä ja muokata kyselyä. Muut eivät. Mikäli lisäät oman käyttäjäryhmäsi ohella kyselyyn jonkun toisen ryhmän jonka jäsenenä mahdollisesti olet,, voivat tämän ryhmän kaikki käyttäjät tarkastella tarkastella ja muokata luomaasi kyselyä. Esimerkkikuvassa punainen käyttäjä on ryhmien TTL ja Terveystalo jäsen ja näkee molempien ryhmien kaikki kyselyt. 14.4.2010 www.sisaymparisto.fi/sisailmastokysely TTL:n sisäiseen käyttöön 4
Käyttöliittymän ja toimintojen esittely Sisäilmastokyselyn käyttöliittymä jakautuu neljään pääosaan. Se sisältää näkymät kyselyiden ja asiakkaiden muokkaamiseen ja tarkasteluun, raporttien tulostamiseen sekä käyttäjän omien asetusten, käytännössä salasanan, muuttamiseen. Tämän kappaleen tarkoitus on esitellä kyselyjärjestelmän osat ja toiminnallisuus pääpiirteittäin. Kyselyt 5 Kyselynäkymä sisältää toiminnallisuuden sisäilmastojärjestelmällä toteutettujen kyselyiden hallintaan. Toiminto listaa kaikki järjestelmässä olevat kyselyt, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Kyselyn oikealla puolella on valittavissa toiminnot, jotka voit kohdentaa kyselyyn: Esitiedot, poisto, käyttäjäryhmät, vastaukset, osallistujat ja muistutukset.
Esitiedot Esitiedot -toiminto mahdollistaa kyselyyn liittyvien esitietojen tarkastelun ja muokkaamisen. Kyselyn esitietoja ovat sisäilmastokyselyn tilauslomakkeessa ( http://www.ttl.fi/nr/rdonlyres/667fe4f5-d300-45ff-90d9-1d675723dac2/27231/tilauslomake.pdf ) asiakkaan täyttämät tiedot, kyselyn aukioloaika, kyselyyn vastaavat henkilöt ja osastot/rakennusosiot joissa he työskentelevät. Esitietojen syöttö ja muokkaaminen on käsitelty tarkemmin kyselyn perustamista käsittelevässä kohdassa. Poisto 6 Toiminto poistaa siihen liittyvän sisäilmastokyselyn kaikkine vastauksineen ja vastaajineen. Toiminto kysyy yhden vahvistuksen ennen poistoa. Tämän jälkeen toiminto on peruuttamaton. Käyttäjäryhmät Käyttäjäryhmätoiminnon avulla määritellään ne käyttäjäryhmät joille (joiden jäsenille) kysely näkyy. Käyttäjäryhmä lisätään kyselyyn lisää painikkeella ja poistetaan poista painikkeella. Vastaukset Vastaukset -toiminnon avulla on mahdollista tarkastella ja muokata vastaajien syöttämiä tietoja, luoda uusi vastaus, muokata olemassa olevia tai poistaa tarpeettomia vastauksia. Vastaukset on lueteltu vasemmanpuoleisessa listassa. Vihreä [OK] teksti tarkoittaa, että kyseinen vastaus on valmis. Lihavoitu K kirjain vastauksen perässä merkitsee paperikyselystä koodattua vastausta.
Paperikyselyistä koodatuista vastauksista ja mahdollisista muokatuista vastauksista järjestelmä tallentaa muokkaajan nimen ja aikaleiman. Käyttäjänumeron (kuvassa 48894, vihreän Muokkaa painikkeen alla) ja esitietojen syötön jälkeen saatavan käyttäjätunnus-nimilistan avulla vastaus voidaan yhdistää henkilöön. Ennen vastauksen poistamista järjestelmästä käyttäjältä kysytään vahvistus. Poistettuja vastauksia ei ole mahdollista palauttaa. Osallistujat Toiminnon avulla voidaan muuttaa osallistujamäärää osastoittain, minkä perusteella järjestelmä laskee vastausprosentit. Toimintoa tarvitaan vastaajien kokonaismäärän korjaamiseen, mikäli kohteessa on ensin toteutettu sisäilmastokysely sähköisenä sekä myös paperikyselynä niin, että vastaaja voi valita kummalla tavalla kyselyyn vastaa. Toiminto on selitetty tarkemmin käyttötapaukset -kappaleessa. 7 Muistutukset Toiminnon avulla voidaan tarkastella kyselyyn vastaamattomia henkilöitä ja lähettää heille muistutuksia sisäilmastokyselyyn vastaamiseksi. Vastaajille voidaan lähettää joko muistutus, joka on tarkoitettu kaikille vastaajille tai kohdennettu muistutus heille, jotka eivät ole vielä vastanneet kyselyyn. Tämä edellyttää esitietojen syöttövaiheessa tallennetun käyttäjälistan käyttöä.
Asiakkaat Asiakkaiden hallintatoiminnon avulla voidaan lisätä, muokata ja poistaa järjestelmään syötettyjä asiakkaita. Kyselyt liitetään aina johonkin järjestelmässä olevaan asiakkaaseen, myöhempien hakujen helpottamiseksi. Voit luoda uuden asiakkaan järjestelmään myös uutta sisäilmastokyselyä perustettaessa. Tästä toiminnallisuudesta lisää tuonnempana. 8 Raportointi Raportointitoimintoa käytetään sisäilmastokyselyiden raporttien tulostamiseen. Näkymä ja käyttöliittymä on yhtenäinen kysely- ja asiakkaat toiminnon kanssa. Valitsemalla halutun kyselyn Toiminnot sarakkeesta halutun raportin, järjestelmä avaa tulostettavissa olevan raportin uuteen selainikkunaan. Omat asetukset Toiminnon avulla voit muuttaa omia tietojasi, merkittävimpänä salasanasi. Kun vaihdat salasanaasi, älä käytä samoja käyttäjätunnuksia ja salasanoja tässä palvelussa, kuin mitä sinulla on muualla käytössä. Hyvä salasana on helposti muistettava mutta vaikeasti arvattava ja riittävän pitkä. Älä käytä nimeäsi, puhelinnumeroasi tai muutakaan joka on helposti arvattavissa tai liitettävissä sinuun. Keinoja salasanan keksimiseen on useita: mieti vaikkapa radiosta kuuntelemasi kappaleen kertosäkeen ensimmäisiä kirjaimia tai jonkun runon tai sitaatin ensimmäisiä tai viimeisiä kirjaimia. Laita sekaan numeroita, vaikkapa senhetkinen kellonaika. EALYGI1222 < -- > Eighteen And Life You Got It, kello 12:22. (Skid Row n kasariklassikko ;-)
Käyttötapaukset Tämä kappale sisältää ohjeita erilaisiin sisäilmastokyselyyn liittyviin yleisimpiin käyttötapauksiin. Suuri osa ohjeista on toteutettu kuvakaappauksina ja ne etenevät vaihe vaiheelta. Uusi sisäilmastokysely, käynnissä olevan kyselyn tietojen muuttaminen, vastaajien lisääminen ja kyselyajankohdan muuttaminen 9 Sisäilmastokyselyn perustaminen on kolmesta vaiheesta koostuva toimenpide. Ensin järjestelmään syötetään asiakkaan ja kyselyn tiedot jonka jälkeen kyselyn esitiedot syötetään järjestelmään. Viimeisenä järjestelmään syötetään vastaajien tiedot, jonka jälkeen kysely käynnistetään. Sisäilmastokyselyn perustaminen ja luonti Mene kohtaan Kyselyt ja valitse Lisää uusi kysely. Vastaavasti jos haluat muokata jo olemassa olevan kyselyn tietoja, klikkaa haluamasi kyselyn kohdalta Esitiedot. Ruudulle avautuu Lisää uusi kysely dialogi. Valitse listalta asiakas, jolle haluat kyselyn luoda. Mikäli haluamaasi asiakasta ei ole vielä listalla, voit luoda sen napsauttamalla Lisää listaan uusi asiakas painiketta. Se avaa Lisää uusi asiakas ikkunan, johon voit syöttää asiakkaan tiedot. Kun olet valmis, paina Tallenna tiedot. Tämän jälkeen tulee vielä valita käyttäjäryhmät, jotka pääsevät asiakkaan tietoihin. Se tapahtuu seuraavalla sivulla olevan kuvan mukaisen toimintoruudun kautta. Asiakkaan tietojen syöttöruutu sulkeutuu ja ohjelma palautuu Lisää uusi kysely ikkunaan. Luotu uusi asiakas löytyy nyt listalta ja voit valita sen.
Kun uuden kyselyn tiedot on syötetty järjestelmään ja tallennettu, ohjelma kysyy vielä käyttäjäryhmiä kyselylle. Valitse käyttäjäryhmät, joille haluat kyselyn näkyvän ja paina Valmis. Esitietojen syöttäminen luotuun sisäilmastokyselyyn 10 Jotta sisäilmastokysely voidaan suorittaa, tulee järjestelmään syöttää esitiedot sisäilmastokyselystä. Esitiedot löytyvät asiakkaan toimittamalta tilauskaavakkeelta. Esitietojen syöttölomakkeen alareunassa olevilla Seuraava ja Edellinen painikkeilla voit siirtyä eri vaiheiden välillä. Esitiedot eivät ole pakollisia ennen osastojen syöttämistä järjestelmään. Osastot, joihin vastaajat jaetaan, syötetään kuvan toiminnon avulla. Osaston nimi on pakollinen tieto. Kirjoita tiedot ja paina Lisää. Lisäämäsi osasto ilmestyy oikeaan reunaan josta voit poistaa sen Poista painikkeella joka on näkyvillä jokaisen lisätyn osion kohdalla. Kun olet syöttänyt järjestelmään ainakin yhden osaston, Seuraava painike muuttuu vihreäksi ja on käytettävissä. Osastojen syöttämisen jälkeen seuraava vaihe on määrittää kyselyn aukioloajankohta. Se kannattaa määrittää yleensä alkamaan samana päivänä, kuin kyselyn tiedot syötetään järjestelmään, sillä kutsuviestit sisäilmastokyselyyn lähetetään, kun esitietojen syöttäminen on valmis. Vastaajat eivät pääse vastaamaan kyselyyn aukioloajan ulkopuolisena aikana. Klikkaa haluamiasi päivämääriä ja valitse Seuraava. Voit vaihtaa kuukautta kalenterien yläreunassa olevista << ja >> - painikkeista.
Vastaajien syöttäminen sisäilmastokyselyyn Sisäilmastokyselyn viimeinen vaihe on vastaajien syöttäminen järjestelmään. Yksittäiset vastaajat voidaan syöttää kirjoittamalla tiedot kuvassa esitettyyn kenttään. Muista valita alasvetovalikosta oikea osasto ja paina Lisää. Käyttäjän poistaminen onnistuu käyttäjään liitetyllä Poista napilla. Käyttäjät ilmestyvät listaan ruudun oikeaan reunaan. Mikäli syötettäviä käyttäjiä on useita, on suositeltavaa käyttää sähköpostilistan lisäämistoimintoa Lisää sähköpostilista painikkeen kautta. 11 Esitietojen muokkaaminen myöhemmin on mahdollista kyselyvalikon Esitiedot toiminnon kautta. Kuitenkaan järjestelmään jo kerran syötettyjen käyttäjien tarkastelu, muokkaaminen tai poistaminen ei ole tietosuojasyistä mahdollista. Kun painat Seuraava nappia, kysely käynnistyy ja kutsu kyselyyn lähetetään valitsemillesi vastaajille. Kun kutsut on lähetetty, esitetään vielä käyttäjätunnukset ja nimet oheisella listalla. Tallenna lista koneellesi. Käyttäjien tietoja ei tallenneta kyselyjärjestelmään eikä niitä voi selvittää enää tämän vaiheen jälkeen. Tietoja kuitenkin tarvitaan jatkossa. Kyselyn esitietojen tarkastelu ja muokkaaminen myöhemmin on mahdollista kyselyt-valikon Muokkaa esitietoja valinnan kautta.
Kyselyvastausten tarkastelu ja paperikyselyiden syöttäminen järjestelmään Sisäilmastokyselyn tietojen tarkastelu on mahdollista kyselysivun Vastaukset toiminnon kautta. Vastaukset toiminto näyttää listalla kyselyyn syötetyt arviointivastaukset. Vastaukset on lueteltu vasemmanpuoleisessa listassa. Vihreä [OK] teksti tarkoittaa, että kyseinen vastaus on valmis. Lihavoitu K kirjain vastauksen perässä merkitsee paperikyselystä koodattua vastausta. Voit tarkastella vastauksia klikkaamalla niitä listalta. 12 Muokkaa ja Uusi vastaus toimintojen avulla voit joko muokata olemassa olevaa vastausta tai syöttää uuden vastauksen paperikyselyn tietojen perusteella. Uuden vastauksen syöttäminen alkaa vastaajan osaston valinnalla. Et voi muuttaa tätä tietoa myöhemmin, joten valitse osasto tarkoin ja paina Seuraava. Syötä vastaus paperikyselyn mukaan järjestelmään. Kun vastaus on syötetty, paina Tallenna. Järjestelmä näyttää aktiivisena juuri syöttämäsi vastauksen, jonka voit vielä tarkastaa ruudulta. Voit nyt joko poistua toiminnosta, valita tarkasteltavaksi jonkun muun vastauksen, muokata vielä kerran syöttämääsi vastausta, tai syöttää uuden vastauksen samalla tavalla. painiketta. Vastauksen muokkaaminen tapahtuu samalla tavalla kuin sen lisääminen, mutta Uusi vastaus painikkeen sijaan paina Muokkaa Osallistujien kokonaismäärän muuttaminen paperikyselyn syöttämisen jälkeen Joskus sisäilmastokysely on tarpeen toteuttaa sekä sähköisenä että paperikyselynä. Jos vastaajalla on ollut mahdollista vastata sekä sähköiseen kyselyyn että paperikyselyn, tulee paperikyselyiden koodaamisen jälkeen päivittää vastaajien määrä oikeaksi. Järjestelmä laskee vastausten prosenttiosuudet automaattisesti vastaajien kokonaismäärän perusteella joka saadaan laskemalla sekä koodatut että sähköiset vastaukset riippumatta siitä, onko sähköistä vastausta saatu valmiiksi vai ei.
Syötä vastaajien määrä osion yhteydessä olevaan numerokenttään ja paina Tallenna. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, järjestelmä laskee automaattisesti vastaajien kokonaismäärän. Esimerkiksi: Järjestelmään syötetään vastaajia 100 kappaletta rakennusosioon 1. Myöhemmin selviää, että osalla vastaajia ei ole tietokonetta käytettävissä ja heille jaetaan paperilomakkeet. Sähköinen vastaus jää tekemättä, vaikka vastaaja on kyselyyn määritetty. Vastaajan tunnukset jäävät käyttämättä. Vastaaja vastaa kuitenkin paperikyselyyn ja se koodataan järjestelmään. Vastaaja esiintyy järjestelmässä nyt kahdesti. 13 Tällöin vastaajien kokonaismääräksi muodostuu järjestelmään 100 järjestelmään jo syötettyä vastaajaa + koodatut paperikyselyt. Saatu summa ei ole vastaajien kokonaismäärä, vaan on edellä mainitusta syystä suurempi kuin 100 vastaajaa. Toiminnon avulla ohitetaan vastaajien kokonaismäärän automaattinen laskeminen ja pakotetaan vastaajien kokonaismäärä 100 vastaajaan rakennusosiossa 1. Koska raportointi huomioi vain valmistuneet sisäilmastokyselyvastaukset, vastaamatta jäänyt sähköinen kysely jää huomioimatta. Muistutukset, vastaustilanteen tarkkailu ja paperikyselyllä täydentäminen Muistutukset valinnasta käynnistyy toiminto, joka mahdollistaa vastaustilanteen tarkastelun. Toiminnosta on mahdollista saada listaus henkilöistä, jotka eivät ole vielä vastanneet kyselyyn. Kyselyyn vastaamattomille voidaan lähettää joko kohdennettu muistutusviesti tai vaihtoehtoisesti muistutus kaikille kyselyyn osallistuneille. Jälkimmäinen tulee kyseeseen, mikäli jostakin syystä esitietojen syöttämisen jälkeen saatavaa käyttäjälistaa ei ole tallessa. Vastaustilanteen tarkastelu ja kyselyn täydentäminen paperikyselyllä Mikäli käytännön järjestelyistä johtuen osa sisäilmastokyselyyn vastaajista ei ole päässyt vastaamaan sähköiseen kyselyyn, voidaan sitä tarvittaessa täydentää paperikyselyllä. Muistutustoiminnon Vastaustilanteen tarkastelu valinta tarjoaa mahdollisuuden tarkastella henkilöitä, jotka eivät ole vielä vastanneet kyselyyn. Toiminta tulostaa listauksen, jonka avulla voidaan tulostaa ja jakaa vastauslomakkeet
asianomaisille. Toiminnon käyttö edellyttää esitietojen syötön jälkeen ohjelman tarjoamaa vastaajien listaa, sillä sisäilmastokyselyjärjestelmä ei sisällä vastauksien ja vastaustilanteen yhteydessä henkilötietoja. Listan tiedot vastaajista kopioidaan tarkastelutoiminnon syöttölaatikkoon. Lista tulee olla täsmälleen siinä muodossa, missä järjestelmä sen antoi. Listan muoto on kerrottu tekstikentän yläpuolella ja sen tulee sisältää vain esimerkin kaltaista tietoa, ei mitään ylimääräistä. Painamalla Seuraava painiketta painamalla ohjelma näyttää listan henkilöistä, jotka eivät ole vielä vastanneet kyselyyn. Vastaamattomien kokonaismäärä löytyy listan alareunasta, tämän avulla tiedät kuinka monta paperikyselyä sinun tulee tulostaa. Jaa paperikysely osallistujille ja koodaa myöhemmin paperikyselyiden tiedot kyseisen kyselyn kohdalle tässä ohjeessa aiemmin mainitulla tavalla. Muista päivittää osallistujien kokonaismäärä paperikyselyiden syöttämisen jälkeen. 14 Kohdennetut muistutukset vastaajalistan avulla Vastaajalistan avulla voidaan kyselyyn osallistuville, kyselyyn vielä vastaamattomille henkilöille, lähettää kohdennettu muistutus kyselyyn vastaamisesta. Muistutus sisältää tiedon, miten kyselyyn vastataan ja vastaajan yksilölliset käyttäjätunnukset. Muistutustoiminnon ensimmäinen vaihe on muistutustekstin tarkastelu ja muokkaaminen tarvittaessa. Tekstiä voi muokata, mutta muokkaamiseen liittyy muutama huomionarvoinen seikka. Muistutusviestistä puuttuu ääkköset tarkoituksella: on olemassa sähköpostijärjestelmiä, jotka eivät näytä sisäilmastokyselyn sähköpostien ääkkösiä oikein. [kayttajatunnus] ja [salasana] kohtiin tulevat jokaiselle käyttäjälle yksilölliset käyttäjätunnus ja salasana. Älä poista näitä tekstejä. Voit kuitenkin muuttaa niiden paikkaa, mutta ne tulisi esiintyä kerran jossakin kohtaa muistutusviestiä. Kyselyn sulkeutumispäivämäärä tulee tekstiin automaattisesti tietokannasta, mutta voit halutessasi poistaa senkin. Kun muistutusteksti on kunnossa, paina Seuraava. Kopioi tämän jälkeen luettelo vastaajista tekstikenttään vastaustilanteen tarkastelu kohdassa mainitulla tavalla. Kun painat Lähetä painiketta, järjestelmä lähettää sähköpostit. Mikäli lähetys keskeytyy jostain syystä, voit suorittaa toiminnon uudelleen. Järjestelmä lähettää tällöin viestit vain niille vastaajille, joille vielä ei ole muistutusta lähetetty.
Muistutus kaikille vastaajille Toiminto Lähetä muistutus kaikille lähettää samanlaisen muistutusviestin kaikille kyselyyn osallistuville henkilöille. Toiminto ei tarvitse käyttäjälistaa, eli jos lista jostain syystä on jäänyt puuttumaan, tällä toiminnolla voi silti lähettää muistutuksia. Muistutukset ovat yleismuotoisia viestejä eikä niitä kohdenneta käyttäjille. Ne eivät sisällä käyttäjäkohtaista tietoa, kuten käyttäjätunnusta ja salasanaa, sillä ilman käyttäjälistaa järjestelmässä ei ole käytettävissä ko. tietoja. 15 Raportointitoiminnot Sisäilmastokyselyn Raportointi osion avulla voit tuottaa eritasoisia raportteja valitsemastasi kyselystä. Avaa Raportit osio ja valitse haluamasi kyselyn kohdalta raportti jonka haluat nähdä. Ennen tulostusta voit lisätä raportin yläreunaan haluamasi tiedot, kuten projekti- ja viitenumeron. Raportit voidaan tulostaa PDFtiedostoiksi Työterveyslaitoksen työasemilla olevan PDFkirjoitinohjelmiston avulla. Varsinainen sisäilmastokyselyn asiakkaalle lausunnon liitteenä lähetettävä raportti löytyy Raportti toiminnon alta. Raportin yläreunassa on kolme kenttää, joihin voi ennen tulostamista laittaa projektinumeron ja viitteen. Raportin vasemmassa yläreunassa on myös näkymätön kenttä, jota klikkaamalla siihen voi syöttää tietoa tulostettavaksi. Perustiedot valinta näyttää kyselyn perustiedot sekä avovastaukset.. Avovastauksia klikkaamalla avataan uuteen selainikkunaan sen vastauksen tiedot, josta avovastaus on poimittu. Tämä tuloste on tarkoitettu lausunnon tueksi. Yhdistetty raportti sisältää kaikki rakennusosiot yhdistettynä. Tämä on tarkoitettu lääkärin lausunnon tueksi. Laajennettu raportti näyttää vastaukset, joissa käyttäjä kokee oireita sekä satunnaisesti että jatkuvasti. Myös tämä on tarkoitettu lausunnon tueksi. 14.4.2010 www.sisaymparisto.fi/sisailmastokysely TTL:n sisäiseen käyttöön