KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 1 Käsiteltävät asiat: 1 12 pykälät 77-90 1. Kokouksen avaus 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Pöytäkirjantarkastajat 4. Työjärjestyksen hyväksyminen 5. Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2016 6. Seurakuntamestarin tehtävänkuvaus 7. Työsuojelun toimintaohjelma 8. Seurakunnan päihdeasioiden toimintamalli (suositus) 9. Suositus sairaanhoidon järjestämisestä seurakunnassa 10. Kirkkovaltuuston kokouksen päätösten laillisuuden valvonta 11. Seurakuntataloon liitettävän uuden toimitalon rakentaminen 12. Tiedoksi 13. Muut mahdolliset asiat 14. Muutoksenhakuohjeet ja kokouksen päättäminen 77 KOKOUKSEN AVAUS asia 1 KN: Puheenjohtaja avasi kokouksen. 78 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS asia 2 Kokouskutsu on julkipantu asialistoineen kirkkoherranviraston ilmoitustaululle ti 10.11.2015, sekä samana päivänä lähetetty kirkkoneuvoston jäsenille ja kirkkovaltuuston puheenjohtajille. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kirkkoherranvirastossa pe 20.11.2015 lähtien viikon ajan. KN: Esitys hyväksyttiin. 79 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA asia 3 Esitys (pj): Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka tarvittaessa toimivat myös ääntenlaskijoina. Edellisen kokouksen pöytäkirjantarkastajina olivat Jouni Kurkela ja Mika Litola. KN: Esitys hyväksyttiin ja pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Merja Nikola ja Ritva Lettojärvi.
KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 2 80 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN asia 4 Esitys (pj): Kirkkoneuvosto hyväksyy kokouskutsun mukaisen työjärjestyksen. KN: Työjärjestykseen lisätään kaksi asiaa, kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvonta sekä uuden toimitilarakennuksen rakentaminen. Kirkkoneuvosto hyväksyi muutetun työjärjestyksen. 81 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE 2016 asia 5 (Taloussääntö 4 )Kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset hallintoelimet ja viranhaltijat saavat tiedot kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarvion täytäntöönpanoon liittyvistä ohjeista. Lumijoen kirkkovaltuusto on kokouksessaan 03.11.2015 (27 ) hyväksynyt, seurakunnan ja hautainhoitorahaston vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2017 2018 toimintasuunnitelmat. Esitys (tp): Kirkkoneuvosto hyväksyy talousarvion täytäntöönpano-ohjeen vuodelle 2016. KN: Esitys hyväksyttiin. 82 SEURAKUNTAMESTARIN TEHTÄVÄNKUVAUS asia 6, liite (KirVESTES 23 4 mom.) Työnantajan on pidettävä tehtävänkuvaukset ajantasaisina. Tehtävänkuvaus päivitetään, kun tehtävää muutetaan. Muutoksesta koskevan päätöksen tekee asiassa toimivaltainen viranomainen. Esimies käsittelee tehtävästä laaditun tehtävänkuvauksen viranhaltijan/työntekijän kanssa. Suntio-siivoojan tehtävänkuvaus lakkautetaan 31.12.2015 alkaen. Perustetaan seurakuntamestarin tehtävänkuvaus 1.1.2016 alkaen. Seurakuntamestarin tehtävää hoitaa Matti Sotaniemi. Esitys (tp): Kirkkoneuvosto hyväksyy seurakuntamestarin tehtävänkuvauksen KN: Kirkkoneuvosto totesi, että esimies on käsitellyt tehtävänkuvauksen työntekijän kanssa 8.11.2015. Esitys hyväksyttiin.
KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 3 83 TYÖSUOJELUN TOIMINTAOHJELMA asia 7 Työturvallisuuslaki (738/2002) 9 edellyttää, että jokaisella työnantajalla on oltava turvallisuuden ja terveellisyyden edistämiseksi ja työntekijöiden työkyvyn ylläpitämiseksi tarpeellista toimintaa varten työsuojelun toimintaohjelma. Työsuojelu on työympäristön ja työolosuhteiden jatkuvaa seurantaa ja kehittämistä. Tavoitteena on turvata ja parantaa henkilöstön työkykyä samoin kuin fyysistä, henkistä ja sosiaalista hyvinvointia sekä poistaa työympäristön haittoja. Hyvä työympäristö ja hyvin hoidettu työsuojelu edistävät henkilöstön työkykyä ja hyvinvointia ja siten kohottavat palvelun laatua sekä vaikuttavat positiivisesti kuvaan Lumijoen seurakunnasta. Esitys (tp): Kirkkoneuvosto hyväksyy Lumijoen seurakunnan työsuojelun toimintaohjelman. KN: Kirkkoneuvosto totesi, että työsuojelun toimintaohjelma on käsitelty yhteistoimintamenettelyn mukaisesti työntekijäkokouksessa 12.11.2015. Esitys hyväksyttiin. 84 SEURAKUNNAN PÄIHDEASIOIDEN TOIMINTAMALLI (SUOSITUS) asia 8 Päihdeohjelma ja muut päihdeasioita koskevat suunnitelmat voidaan sisällyttää esimerkiksi työsuojelun toimintaohjelmaan (Työturvallisuuslaki 23.8.2002/738; 9 ) tai ne voidaan laatia erillisiksi asiakirjoiksi. Päihdeongelmia ennaltaehkäisevä toiminta tukee työpaikoilla yhteisesti tehtävää työhyvinvointi- ja työturvallisuustyötä. Seurakunnissa on jo yleisesti hyväksyttynä kirkon pääsopijapuolten vuonna 2004 tekemän suosituksen pohjalta seurakunnan omat päihdeongelmien käsittelyn periaatteet, menettelytavat j hoitoonohjauskäytännöt. Lumijoen seurakunnalla ei ole voimassa olevaa päihdeasioiden toimintamallia. Kirkon työmarkkinalaitos ja pääsopijapuolet suosittelevat yhdessä sellaisen tekemistä keskusjärjestösuosituksen pohjalta. Uudessa keskusjärjestösuosituksessa on erityisesti sisällytetty työterveyshuollon rooli päihdeohjelmaan. Päihdeasioiden toimintamalli kuuluu yhteistoiminnassa käsiteltäviin asioihin. Toimintamalli käsitellään työntekijäkokouksessa. Päihdeasioiden toimintamalli hyväksytään hoitoon ohjaamista koskevalta osaltaan seurakunnan kirkkovaltuustossa. Toimintamalliin sisältyvät periaatteet ja menettelytavat työpaikalla voidaan hyväksyä kirkkoneuvostossa. Esitys (tp): 1. Kirkkoneuvosto hyväksyy päihdeasioiden toimintamalliin sisältyvät periaatteet ja menettelytavat työpaikalla. 2. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy päihdeasioiden toimintamallin hoitoon ohjaamista koskevan osan.
KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 4 KN: Kirkkoneuvosto totesi, että päihdeasioiden toimintamalli on käsitelty yhteistoimintamenettelyn mukaisesti työntekijäkokouksessa 12.11.2015. Esitys hyväksyttiin. 85 SUOSITUS SAIRAANHOIDON JÄRJESTÄMISESTÄ SEURAKUNNASSA asia 9 Kirkon pääsopijapuolet suosittavat, että työnantaja järjestää työterveyshuoltolain (1383/2001) 12 tarkoitettujen palvelujen lisäksi viranhaltijoille/työntekijöille sairaanhoito- ja muita terveydenhuoltopalveluja. Suositus sitoo seurakuntaa kirkkovaltuuston päätöksellä. Työterveyshuoltolaki edellyttää, että työnantaja järjestää kustannuksellaan lain 12 :n mukaisen työterveyshuollon. Velvollisuus ei sisällä sairaanhoitopalvelujen järjestämistä, mutta työnantaja voi lain 14 :n mukaan kustannuksellaan järjestää työntekijöille sairaanhoito- ja muita terveydenhuoltopalveluja. Sairaanhoitopalvelujen toteuttamiseksi kirkon pääsopijaosapuolet ovat tehneet tämän suosituksen sairaanhoitopalvelujen järjestämisestä seurakuntien henkilöstölle. Näistä kustannuksista työnantajan on mahdollista saada korvausta Kansaneläkelaitokselta sairausvakuutuslain (1224/2004) mukaan. Lumijoen seurakunta ostaa työterveyshuoltopalvelut Attendo Terveyspalvelut Oy:ltä. Työterveyspalveluihin kuuluu yleislääkäritasoinen sairaanhoito. Esitys (tp): Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy suosituksen sairaanhoidon järjestämisestä seurakunnassa. KN: Kirkkoneuvosto totesi, että suositus sairaanhoidon järjestämisestä on käsitelty yhteistoimintamenettelyn mukaisesti työntekijäkokouksessa 12.11.2015. Esitys hyväksyttiin. 86 SEURAKUNTATALOON LIITETTÄVÄN UUDEN TOIMITALON RAKENTAMINEN asia 10 Lumijoen seurakuntatalo vaatii perusteellista korjausta lähivuosina. Korjauksen yhteydessä on myös teknisesti toteuttaa laajennusosa, johon siirrettäisiin ainakin päiväkerhotoiminta, mahdollisesti myös toimistotiloja. Seurakunnan taloudelliset mahdollisuudet ovat kuitenkin varsin rajalliset. Kirkkohallitus on linjannut, ettei se kohdista rakennusavustuksia seurakuntatalokohteisiin. Työryhmällä Seppo Pietilä (pj), Virpi Pietikäinen, Mika Litola, Hannu Vanhala, Tuomo Eskola tutkittiin tilatarpeita neuvottelemalla seurakunnan työntekijöiden kanssa 12.12.2013. Neuvottelusta laaditun muistion ja tiedossa olevien korjaustarpeiden perusteella Markku Tölli laati tarvesuunnitelman kirkkoneuvoston tarkasteltavaksi, kirkkovaltuuston käsittelyä varten. Taloudellisia säästöjä syntyy, mikäli hankesuunnitelma voitaisiin laatia mahdollisimman lähelle sitä korjaus/ laajennusohjelmaa, mihin seurakunnalla on realistisia mahdollisuuksia. Tarvevaiheen ohjelmaan olisi järkevää sisällyttää myös perusteellinen kuntotarkastus. Kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan 19.5.2014 (6 ) hankesuunnitteluvaiheen aloittamisen. Kirkkoneuvosto perusti kokouksessaan 17.6.2014 (43 ) seurakuntatalon korjausta/laajennusta varten rakennustoimikunnan ja nimesi sille puheenjohtajan. Puheenjohtajaksi valittiin Seppo Pietilä ja jäseniksi Hannu Vanhala, Tuomo Eskola ja Mika Litola. Todettiin että, kirkkoherra kuuluu rakennustoimikuntaan virkansa puolesta. Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 17.6.2014 (43 ) tilata kuntotarkastuksen seurakuntataloon Inspecta Oy:ltä. Inspecta Oy:n laatima kuntoarvioraportti valmistui 21.8.2014 (raportti esitellään kokouksessa).
KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 5 Rakennustoimikunta päätti kokouksessaan 9.9. tutkia alapohjan kuntoa. Sokkelin lävistysporaukset tilattiin Oulun Betoniporaus OY:lta. Poraus suoritettiin 19.9. Silmämääräisesti tarkastellen alapohjan kunto vaikutti normaalilta ja siellä olevat puuosat kuivilta. Tarkemmat analyysit rakennustoimikunta päätti tilata Työterveyslaitokselta. 1.10 Työterveyslaitoksen työntekijät kävivät paikalla. He totesivat, ettei näytettä alapohjasta kannata ottaa, koska betoniporauksen jäljiltä lävistyksen kohdalla on niin paljon kosteutta, ettei näytettä ole järkevää ottaa. He suosittelivat lämpökamerakuvausta, jonka perusteella voitaisiin päättää näytteenottopaikat ulkoseinissä. Arkkitehti Kari Sipilältä pyydettiin hankevaiheen suunnittelutarjous. Kirkkoneuvosto hyväksyi kokouksessaan 17.10.2014 (63 ) arkkitehti Kari Sipilän tarjouksen. Kirkkoneuvoston kokous 24.2.2015 (9 ): Arkkitehti Kari Sipilä esitteli uudisrakennuksen hankesuunnitteluvaiheen piirustukset. Asiasta keskusteltiin kokouksessa ja päätettiin pyytää alustava kustannusarvio uudisrakennuksesta Matti Antikaiselta. Kokouksessa valittiin rakennustoimikuntaan entisten jäsenten lisäksi Jouni Kurkela ja Aira Aspegren. Kirkkoneuvoston kokous 21.4.2015 (28 ): Kirkkoneuvosto tutustui hankesuunnitelman uusimpaan versioon ja tavoitehintoihin. Asiasta keskusteltiin. Rakennustoimikunta käsittelee hankesuunnitelmaa arkkitehdin kanssa, jonka jälkeen kirkkoneuvosto tekee päätöksen hankkeen etenemisestä. Kirkkoneuvoston kokous 26.5.2015; (37 ) Kirkkoneuvosto tutustuu rakennustoimikunnan kokousmuistioon, keskusteli asiasta ja esittää, että kirkkovaltuusto keskustelee investoinnista. Kirkkovaltuuston kokous 9.6.2015 (16 ) Kirkkovaltuusto keskusteli investoinnista ja ohjeisti kirkkoneuvostoa, että kirkkoneuvoston on tarpeen tehdä lisäselvityksiä uudisrakennuksen rakentamismahdollisuudesta. Kirkkoneuvoston kokous 25.8.2015; 50 Kirkkoneuvostossa ja rakennustoimikunnassa on keskusteltu, mahdollisuudesta toteuttaa uudisrakennus KVR-urakkana. Lähtökohtana urakkatarjouspyynnöille olisivat, arkkitehti Kari Sipilän laatimat jo olemassa olevat suunnitelmat. Matti Antikainen (Rimako OY) jatkaa rakennuttajakonsulttina, kun laaditaan KVRurakkatarjouspyyntöjä. Kirkkoneuvosto päätti seuraavaa: - tutkitaan 160 neliöisen uudisrakennuksen rakentaminen KVR-menettelyllä - lähtökohdaksi otetaan Kari Sipilän laatimat jo olemassa olevat suunnitelmat - rakennuttajakonsulttina toimii Matti Antikainen, Rimako Oy:stä. Kirkkohallitus on 27.8.2015 investoinnin rahoittamiseksi vahvistanut Siikalatvan kunnassa sijaitsevien metsäkiinteistöjen Juusola II (791-451-41-1 ja Korvela II (791-451-42-1 sekä Palola (791-451-48-5) myynnin Lumijoen Mylly ja Saha Osuuskunnalle.
KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 6 Rakennustoimikunnan palaveri 10.9.2015. Rakennuttamisen aloituspalaverissa käytiin läpi uuden toimitilan rakentamisen lähtökohtia. Päätettiin, että KVR-urakan kilpailutus toteutetaan kansallisena hankintana rajoitetulla menettelyllä. Kirkkoneuvostolle esitetään seuraava alustava aikataulu: - hankintailmoitus HILMASSA, lokakuu 2015 - KVR-urakkatarjoukset marra-joulukuu 2015 - toteussuunnittelu tammi-maaliskuu 2016 - rakentaminen alkaa, huhtikuu 2016 - kohde valmis, marraskuu 2016 Esitetään kirkkoneuvostolle, että se päättää tilata pohjatutkimuksen ja valtuuttaa Matti Antikaisen pyytämään tarjoukset neljältä toimijalta. Rakennustoimikunnan kokous 29.9.2015 Tarkennettiin tilaohjelmaa ja kiintokalusteita sekä käsiteltiin muita KVR-tarjouspyyntöjen vaatimia asioita. Todettiin että tarvitaan asiantuntijalausunnot sähkö ja LVI-alalta koskien mm. seurakuntatalon laitteita ja järjestelmiä, sekä niiden liittämistä uuteen toimitilarakennukseen. Esitetään kirkkoneuvostolle, että se päättää tilata maaperätutkimuksen RMP-Service OY:ltä, perusteena edullisin hinta. Palaveri seurakuntatalossa 1.10.2015 Matti Antikaisen johdolla, mukana sähkösuunnittelija Hannu Seppälä, LVI-suunnittelija Pirkko Karjala, rakennustoimikunnan PJ Seppo Pietilä sekä Markku Tölli. Tarkasteltiin olemassa olevia sähkö- ja LVI-laitteistoja. Pirkko Karjalan mukaan nykyisen LVI-koneen toimintakunto tulisi selvittää, koska vaikuttaisi siltä, että se olisi mahdollista saada toimintakuntoon. Pohdittiin uudesta toimitilarakennuksesta seurakuntataloon tulevalle käytävälle vaihtoehtoista kohtaa. Kirkkoneuvoston kokous 13.10.2015; 62 : Kirkkoneuvosto kävi läpi rakennustoimikunnan kokousten muistiot ja hyväksyi toimikunnan tekemät esitykset. Rakennustoimikunnan kokous 12.11.2015 kokouksessa läsnä olivat Matti Antikainen, Seppo Pietilä, Aira Aspegren, Tuomo Eskola, Jouni Kurkela, Mika Litola, Hannu Vanhala. Rajoitetun menettelyn hankintailmoitukseen saatiin määräaikaan mennessä kaksi osallistumishakemusta. Rakennuttajakonsultti on laatinut hakemuksissa ja niiden liitteissä annettujen tietojen perusteella soveltuvuusvaatimusten täyttymisselvityksen. Selvityksen perusteella todetaan, että toinen ilmoittautuneista täytti kaikki hankintailmoituksessa ehdokkaille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Toisen ilmoittautuneen hakemuksessa ja sen liitetiedoissa annetut tiedot eivät riitä hankintailmoituksen vaatimusten täyttymiseen. Epätäydellisen osallistumishakemuksen jättäneeltä on pyydetty täydennys/täsmennys osallistumishakemukseen. Soveltuvuusvaatimukset täyttävää osallistumishakemuksen täydennystä/täsmennystä ei saatu määräaikaan mennessä.
KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 7 Esitys: Rakennustoimikunta esittää kirkkoneuvostolle hankinnan keskeyttämistä ja seuraavia jatkotoimintavaihtoehtoja 1. Uusi KVR-urakan hankintailmoitus HILMA:an - Hankinnan keskeytysilmoitus julkaistaan HILMA:ssa 18.11.2015 - Uusi hankintailmoitus julkaistaan HILMA:ssa 19.11.2015 - Osallistumishakemukset viimeistään 4.12.2015 klo 12:00 mennessä - Päätös tarjouskilpailuun valittavista viikko 50 / 2015 - Tarjouspyyntöasiakirjat toimitetaan valituille tarjoajille 16.12.2015 - Tarjoukset tulee jättää viimeistään 13.1.2016 - Selonottoneuvottelut viikko 3 / 2016 - Hankintapäätös tammikuussa 2016 - KVR-urakoitsijan suunnittelu helmikuu-huhtikuu 2016 - KVR-urakoitsijan rakentaminen toukokuu-marraskuu 2016 2. Muutetaan urakkamuotoa - Hankinnan keskeytysilmoitus julkaistaan HILMA:ssa 18.11.2015 - Sovitaan nykyisten hankevaiheen suunnittelijoiden kanssa palkkioperusteet ja rekrytoidaan rakennesuunnittelija viikko 48 / 2015 - Aloitetaan kohteen luonnos/toteutussuunnittelu viimeistään joulukuun 2015 alussa - Suunnittelu ajoitetaan siten, että urakkalaskentavalmius on viimeistään helmikuun 2016 alussa - Julkaistaan HILMA:ssa kohteen kokonaisurakan hankintailmoitus avoimella menettelyllä viimeistään 11.2.2015 (liitteenä valmiit tarjouspyyntöasiakirjat) - Tarjoukset tulee jättää viimeistään 10.3.2016 - Selonottoneuvottelut viikko 11 / 2016 - Hankintapäätös viikko 12 tai 13 / 2016 - Kokonaisurakkasopimus huhtikuun alussa 2016 - Rakentaminen huhtikuu-lokakuu 2016 KN: Kirkkoneuvosto päätti, että tehdään nykyisen hankinnan perusteltu keskeytysilmoitus HILMA:ssa 18.11.2015 ja muutetaan urakkamuotoa. Sovitaan nykyisten hankevaiheen suunnittelijoiden kanssa palkkioperusteet ja rekrytoidaan rakennesuunnittelija. HILMA:an uusi kokonaisurakan hankintailmoitus avoimella menettelyllä. 87 KIRKKOVALTUUSTON KOKOUKSEN PÄÄTÖSTEN LAILLISUUDEN VALVONTA asia 11 KL 10 luvun 6 :n mukaisesti kirkkoneuvoston, jonka tulee panna kirkkovaltuuston kokousten päätökset täytäntöön, tulee ennen sitä tutkia niiden laillisuus. Esitys: Kirkkoneuvosto lukee kirkkovaltuuston kokouksen 3.11.2015 päätökset ja toteaa ovatko ne syntyneet laillisessa järjestyksessä, ja ovatko ne kirkkolain tai kirkkovaltuuston työjärjestyksen vastaisia tai menneet kirkkovaltuuston päätösvaltaa ulommaksi. KN: Kirkkoneuvosto toteaa, että kirkkovaltuuston päätökset ovat syntyneet laillisessa järjestyksessä ja ne ovat kirkkolain ja kirkkovaltuuston työjärjestyksen mukaisia eivätkä ne ole menneet kirkkovaltuuston päätösvaltaa ulommaksi.
KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 8/2015 8 88 TIEDOKSI asia 12 KN: Tiedoksiantoasioita ei ollut. 89 MUUT MAHDOLLISET ASIAT asia 13 KN: Muita mahdollisia asioita ei ollut. 90 MUUTOKSENHAKUOHJEET JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN asia 14 Esitys: Kirkkoneuvosto antaa muutoksenhakuohjeen, joka liitetään pöytäkirjan liitteeksi. KN: Esitys hyväksyttiin. Laulettiin virsi 548. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.51.