Marraskuu 2013 1 (10) Uuden tilikarttaversion käyttöönotto Mallikannat ja -raportit
Marraskuu 2013 2 (10) 1 Yleistä... 3 2 Uuden mallitilikartan ja raporttimallien käyttöönotto... 4 2.1 Käytössä olevan version tarkistaminen... 4 2.2 Tapahtumien noudot ja ja lukitus... 5 2.3 Raporttien tulostaminen ennen uuden version käyttöönottoa... 5 2.4 Varmistukset ennen uuden version käyttöönottoa... 5 2.5 Uuden version käyttöönotto... 5 2.6 Tilijärjestelmän muuntoajo... 7 2.6.1 Tilimuunto-ohjaukset... 7 2.6.2 Tilimuunnon suorittaminen... 8 2.6.3 Tilimuunnon 1. vaihe... 8 2.6.4 Vaiheen 1 uusinta (tarvittaessa)... 9 2.6.5 Tilimuunnon 2. vaihe hyväksyminen... 9 2.6.6 Raporttien tulostaminen tilimuunnon jälkeen... 10
Uuden tilikarttaversion käyttöönotto 1 Yleistä Marraskuu 2013 3 (10) Tässä yleisohjeessa kuvataan Kirjurituotteen tilikarttayritysten uuden version käyttöönottoon liittyvät toimenpiteet, kun Liikekirjurin, Kiinteistökirjurin tai Yhdistyskirjurin tilikartta on jo ollut käytössä ja uudessa versiossa tulee käyttöön sellaisia uusia tilejä, joiden käyttöönotto vaatii olemassa olevan tilijärjestelmän muuntoajoa. Kirjurituotteen tilikarttojen alkuperäisiin (vuodelta 2000) oleviin versioihin on tehty useita versiopäivityksiä. Tikon versioihin tulleet tilikartta- ja raporttimuutokset on kerrottu Kirjurituotteen laatimissa saatteissa. Kirjurituotteen tilikartat on kuvattu taseen ja tuloslaskelman mukaisesti ryhmiteltynä Exceltaulukoissa (n = tilikartan versionumero): Liikekirjurin tilikartta nimellä LK_Tilikartta_versio _n.xls Kiinteistökirjurin tilikartta nimellä KK_Tilikartta_versio_n.xls Yhdistyskirjurin tilikartta nimellä YK_Tilikartta_versio_n.xls Liikekirjurin ja Kiinteistökirjurin perustilikarttayrityksillä on rinnakkaiset tilikartat: Liikekirjuri-tilikarttayrityksen 7000 rinnakkaisyritys on 7010, jossa on erilaiset tase-erittelyn määritykset laskureskontratileille. Lisäksi rinnakkaisyrityksellä 7010 on alv-automatiikassa nettosäännöt, kun yrityksellä 7000 on bruttosäännöt. Erot 7000 ja 7010 yrityksen tiedoista on lueteltu taulukossa LK_Tase-erittelyrakenne_x_kirjaimin.xls (x = viimeisin LK versio numero). Kiinteistökirjuri-tilikarttayrityksen 7050 rinnakkaisyritys on 7060, jonka arvonlisäveron kirjaussäännöillä arvonlisävero kirjautuu pois suoraan päätililtä. Myös Kiinteistökirjurin ja Yhdistyskirjurin tase-erittelyrakenteista on vastaavat Excel-taulukot: KK_Tase-erittelyrakenne_x_kirjaimin.xls ja YK_Tase-erittelyrakenne_x_kirjaimin.xls. Kaikki dokumentit löytyvät asiakassivujen versiotoimitussivuilta. Silloin kun uuden tilikarttaversion käyttöönotto edellyttää myös Tilijärjestelmän muuntoajoa, ennen uuden version käyttöönottoa on hyvä miettiä uuden tilikartan ja raporttien käyttöönoton ajankohta ja myös varata riittävästi aikaa Tilijärjestelmän muuntoajoihin. Jos uusi tilikartta kopioidaan käyttöön ennen yrityksille tehtävää Tilijärjestelmän muuntoajoa, tulostuvat muunnettavien tilien nimet raporteille uuden tilikartan mukaisina, vaikka tilien sisältö on vanhan tilikartan mukainen. Jos useat yritykset käyttävät samaa mallitilikarttaa, tilimuunnot on tehtävä ko. yrityksille ennen kuin yrityksille tulostetaan raportteja, koska yritykset käyttävät samoja raportteja, jotka perustuvat mallitilikartan uusimpaan versioon. Käytössä raportit ja tilikartta on oltava samaa versiota.
Marraskuu 2013 4 (10) 2 Uuden mallitilikartan ja raporttimallien käyttöönotto Toimenpideluettelo uuden mallitilikartan ja raporttimallien käyttöönottoon: 1. Käytössä olevan version tarkistaminen 2. Välitaulujen tyhjennys eli tapahtumien noudot ja tapahtumien lukitus (suositus) 3. Raporttien tulostaminen ennen käyttöönottoa: tuloslaskelma ja tase 4. Varmistusten otto 5. Uuden version malliyritysten kantojen Sql -tietokantaan kopiointi 6. Uuden version raporttien kopiointi raporttimallikannoista 7. Uuden version tasekirjapohjien kopiointi 8. Tilimuunto-ohjausten tarkistaminen ja korjaaminen 9. Tilijärjestelmän muuntoajo a. Tilimuunnon 1. vaihe Muunna b. Muuntoraportin tarkistaminen c. Tarvittaessa muunto-ohjausten korjaus ja 1. vaiheen uusinta d. Tilimuunnon 2. vaihe Hyväksyminen, e. raporttien tulostus ja tarkastaminen tilimuuntojen jälkeen 2.1 Käytössä olevan version tarkistaminen Mallitilikartan versionumero löytyy mallitilikartan tilinumeron 1 nimestä. Malliraporttien versiotiedot näkyvät tuloslaskelma- ja taseraporttien Versionumerotraporttiryhmästä, josta raporttiriviä klikkaamalla saa versiotiedot näkyviin näytön alareunaan. Valitaan Raportit - Tuloslaskelma ja tase - Tietoja - Versionumerot ja halutun raporttiryhmän versiotiedot.
2.2 Tapahtumien noudot ja lukitus Marraskuu 2013 5 (10) Tilijärjestelmän muuntoajon voi suorittaa milloin vain, mutta suositeltavaa on, että muunnettavan yrityksen tapahtumat on lukittu ja kaikki välitaulut on tyhjennetty eli kaikki tapahtumien noudot kirjanpitoon on suoritettu. Tyhjennä välitaulut toiminnolla Kausi Tapahtumien nouto. Avaa muunnettava yritys toiminnolla Yritys Avaa yritys ja lukitse muunnettavan yrityksen tapahtumat toiminnolla Kausi Tapahtumien lukitus. 2.3 Raporttien tulostaminen ennen uuden version käyttöönottoa Varmista, että käytössäsi on joka yrityksestä tulostettuna vanhan version ja raporttien mukainen tuloslaskelma ja tase tileineen. 2.4 Varmistukset ennen uuden version käyttöönottoa Sulje muunnettava yritys toiminnolla Yritys Sulje yritys ja ota varmistus yrityksen tietokannoista TKxxxx toiminnolla Aputoim Varmistukset. 2.5 Uuden version käyttöönotto Uusi mallitilikartta otetaan käyttöön kopioimalla malliyritysten TKxxxx (xxxx = yritysnumero) kannat toiminnolla Aputoim. - Mallitiedostojen kopiointi - Mallikantojen kopiointi.
Kopioitavia kantoja ovat: Marraskuu 2013 6 (10) TK7000 = suomenkielinen Liikekirjuri-tilikartta TK7002 = ruotsinkielinen Liikekirjuri-tilikartta TK7004 = englanninkielinen Liikekirjuri-tilikartta. TK7010 = suomenkielinen Liikekirjuri-tilikartta 2 (rinnakkaisversio tase-erittelyyn ja alv-automatiikkasäännöille) TK7012 = ruotsinkielinen Liikekirjuri-tilikartta 2 (rinnakkaisversio tase-erittelyyn ja alv-automatiikkasäännöille) TK7050 = suomenkielinen Kiinteistökirjuri-tilikartta TK7052 = ruotsinkielinen Kiinteistökirjuri-tilikartta TK7060 = suomenkielinen Kiinteistökirjuri-tilikartta 2. Muuten samanlainen kuin malliyritys 7050, mutta tämän yrityksen arvonlisäveron kirjaussäännöillä arvonlisävero kirjautuu pois suoraan päätililtä. TK7062 = ruotsinkielinen Kiinteistökirjuri-tilikartta 2. Muuten samanlainen kuin malliyritys 7050, mutta tämän yrityksen arvonlisäveron kirjaussäännöillä arvonlisävero kirjautuu pois suoraan päätililtä. TK7090 = suomenkielinen Yhdistyskirjuri-tilikartta TK7092 = ruotsinkielinen Yhdistyskirjuri-tilikartta Uusitun tilikartan muunnettavat tiliparimääritykset löytyvät 7000, 7010 yritysten Ylläpito - Tili - Tilimuunto-ohjauksista. Uuden mallikannan kopiointi tuhoaa mahdolliset ao. malliyrityksen tileihin ja arvolisäveromäärityksiin tehdyt omat muutokset! Jos on tehty omia muutoksia malliyritysten tileihin tai alv-automatiikkaan, tulee miettiä, kumpi on pienempi työ: Lisätä ohjeessa mainitut uudet tilit manuaalisesti käytössä olevan malliyrityksen tilikarttaan ja/tai alv-määrityksiin Kopioida käyttöön uusi mallikanta ja lisätä omat, aikaisemmin tehdyt muutokset. Jos laajat tilikarttamuutokset ovat tarpeellisia, niin on suositeltavaa perustaa oma mallitilikarttayritys jollekin käyttämättömälle yritysnumerolle, kopioida sille aiemman malliyrityksen tilikartta Kopioi Taulu -toiminnolla sekä tehdä muutokset aina tilikarttapäivityksen yhteydessä tälle omalle malliyritykselle. Toinen vielä suositeltavampi tapa on tehdä tarvittavat tilikarttamuutokset aina jokaisen yrityksen Omiin tileihin. Uudet tilit on hyvä numeroida kuusinumeroisina ja välttää näitä laskennallisiin tileihin varattuja XXX9X/XXXX9/XXXX99 -loppuisia tilinumeroita, jolloin törmäykset mallitilikarttaan mahdollisesti tehtävien uusien tilien kanssa ovat vältettävissä. Raportinosat kopioidaan käyttöön yritys suljettuna Kpmallit-nimisestä kannasta joko kirjanpidon toiminnolla Yritys - Kopioi taulu - Raporttimallit (Tulos- ja tase) tai raporttikehittimen kautta valinnalla Aputoiminnot - Raporttimallien nouto toiminnolla.
Marraskuu 2013 7 (10) Jos on hankittu käyttöoikeuden myös erikielisiin raportteihin (ruotsi ja/tai englanti), niin muutosten käyttöönotto suoritetaan vastaavalla tavalla KpmallitR ja/tai KpmallitE-nimisistä mallikannoista. Kopioinnit suoritetaan Kaikki kerralla -valinnalla silloin, kun jo käytössä oleviin samannimisiin raportinosiin ei ole tehty omia muutoksia. Kopioinnit suoritetaan Kaikki kerralla -valinnalla silloin, kun jo käytössä oleviin samannimisiin raportinosiin ei ole tehty omia muutoksia. Jos muutoksia on tehty, kopiointi suoritetaan raportinosaryhmittäin ja haluamin raportinosavalinnoin. Jos käytössä on myös Tasekirja-lisäpiirre, uudet tekstipohjat FALLxxxx, FKANxxxx, FLIIxxxx, FTKExxxx, FTOKxxxx (xxxx = yritysnumero) otetaan käyttöön kopioimalla ne kirjanpito-ohjelman toiminnolla Aputoim - Mallitiedostojen kopiointi - Mallitiedostojen kopiointi. 2.6 Tilijärjestelmän muuntoajo 2.6.1 Tilimuunto-ohjaukset Jos päivitettyihin mallikantoihin on perustettu uusia tilejä samoille tilinumeroille kuin on jo aiemmin ollut käytössä ja vanhat tilit on siirretty toisille tilinumeroille, tällöin tulee suorittaa tilimuunto. Uuden version tilimuunto-ohjaukset tarkistetaan tulostamalla raportti kirjanpidon toiminnolla Ylläpito Tilitiedot Tilimuunto-ohjaukset Tulosta. Jos uuden version tilimuunto-ohjaukset eivät vastaa käytössä olevan version muuttamista nykyversioon, tilimuunto-ohjauksiin tehdään tarvittavat muutokset saman valikkotoiminnon kautta: Ylläpito Tilitiedot Tilimuunto-
Marraskuu 2013 8 (10) ohjaukset. Tarvittavat muutokset tehdään myös silloin, jos uudet tilit menevät päällekkäin käytössä olevaan mallitilikarttaan mahdollisesti tehtyjen omien tilien lisäysten kanssa. Jos yrityksellä on käytössä oma tilikartta, yritykselle luodaan oma Tilimuunto-taulu, johon lisätään omat tilimuunto-ohjaukset. Tilimuunto-taulu luodaan yritys suljettuna toiminnolla Yritys Uusi taulu Tilimuunto. Kun tilimuunto-ohjaukset on tarkistettu huolella, suoritetaan Tilijärjestelmän muuntoajo. 2.6.2 Tilimuunnon suorittaminen Muuntoajo on suoritettava yrityskohtaisesti. Eri yritysten muuntoajon voi kuitenkin suorittaa samoilla muuntoajo-ohjauksilla, jos yrityksillä on käytössä sama tilikartta. Muunnettava yritys tulee olla avattuna kirjanpito-ohjelmassa. Muuntoajo suoritetaan toiminnolla Aputoim Tilijärjestelmän muuntoajo. Tilikarttavalintaan ohjelma tuo automaattisesti kirjanpidon Yritys-taulusta yrityksen käyttämän tilikarttayrityksen. Valitse -kohdassa annetaan yritys, jonka tilimuunto-ohjauksia käytetään. Tilijärjestelmän muuntoajossa on valinnainen vaihtoehto: Muunna myös yrityksen oman tilikartan tilinumerot. Ao. vaihtoehdon, ohjelma muuttaa yrityksen omien tilien saldojen lisäksi myös ylläpidon Omat tilit -taulussa olevat tilinumerot uutta tilikarttaa vastaaviksi. Sen sijaan tilien nimet säilyvät entisellään. 2.6.3 Tilimuunnon 1. vaihe
Marraskuu 2013 9 (10) Muunna-painikkeella ohjelma suorittaa tilijärjestelmän muuntoajon 1. vaiheen (=alustavan tilijärjestelmän muunnon) ja tulostaa TILIJÄRJESTELMÄN MUUNTORAPORTIN, joka on tarkistettava huolellisesti. Tärkeää myös huomioida, että muuntoraportille tulostuvat vain lukittujen tapahtumien tilit ja saldot, vaikka ohjelma muuntaa myös lukitsemattomien tapahtumien tilit. 2.6.4 Vaiheen 1 uusinta (tarvittaessa) Jos alustavan tilimuunnon jälkeen ja muuntoraportin perusteella havaitaan virheitä tai puutteita tilimuunto-ohjauksissa: Tilimuunto-ohjauksiin tehdään tarvittavat muutokset toiminnolla Ylläpito Tilitiedot Tilimuunto-ohjaukset Suoritetaan muuntoajon 1. vaihe uudelleen. Muuntoajon 1. vaihe suoritetaan uudestaan niin monta kertaa, että tilimuuntoraportin perusteella voidaan nähdä tilimuunnon menneen oikein. Lopullinen muuntoajoraportti tulee säilyttää huolellisesti, kirjanpidon liitteenä. 2.6.5 Tilimuunnon 2. vaihe hyväksyminen Suoritettu tilijärjestelmän muunto tulee voimaan, kun suoritettu muuntoajo hyväksytään Hyväksy muunto -painikkeella. Muunnon hyväksyminen hävittää yrityksen vanhat tilitiedot.
Marraskuu 2013 10 (10) Ennen lopullista muuntoa ohjelma vielä ilmoittaa, milloin muuntoajo on viimeksi ajettu, ja kysyy, muunnetaanko. Muunnon hyväksymisen jälkeen ohjelma ei enää tulosta mitään raporttia. Jos halutaan palata alkuperäiseen tilanteeseen ennen tilijärjestelmän muuntoajoa, palautetaan ennen muuntoa otetut varmistukset toiminnolla Aputoim Varmistukset. 2.6.6 Raporttien tulostaminen tilimuunnon jälkeen Tilijärjestelmän muuntoajon jälkeen tulostetaan vielä uuden tilikartan mukaiset tuloslaskelma ja tase tileineen ja tarkistetaan tulostetut raportit.