Hankkeen tarkastaminen, A1828/2006, art 13 paikan päällä

Hankkeen tarkastaminen, A1828/2006, art 13 paikan päällä Jäljitysketju ja kustannusten tukikelpoisuus 5A1 Koulutus välittäville toimielimille: Oulu; Siilasvuon talo K2 5.-6.5.2009 Kuopio; Kuopion yliopisto 7.-8.5.2009 Tampere; Museokeskus Vapriikki 12.-13.5.2009 Helsinki; Paasitorni 18.-19.5.2009 TEM Alueiden kehittämisyksikkö Rakennerahastojen hallinnointi -ryhmä Ylitarkastaja Eliisa Hujala

Rakennerahastotoiminta perustuu SEY 158 mukaisiin tavoitteisiin taloudellisen ja sosiaalisen yhteenkuuluvuuden lujittamiseksi, mutta toteutuksessa on noudatettava myös muita perustamissopimuksen määräyksiä ja sen nojalla annettuja säädöksiä -> tiukka sääntely-ympäristö Hankkeen toimintaa uhkaa riski tulla tulkituksi sääntöjenvastaiseksi, ellei huolellisesti varmisteta hankkeen toteutukseen ja tukikelpoisuuden osoittavien asiakirjojen dokumentointia: jäljitysketju ja sen säilyminen

EAKR- tai ESR-osarahoitteinen toiminta Perustuu tuensaajien ohjelmaa toteuttaviin hankkeisiin Rahoituspäätöksessä yksilöity, mihin kustannuksiin tuki on myönnetty Tuki ehdollinen, edellyttää lakien ja päätösehtojen noudattamista Maksetaan jälkikäteen, jos tuensaaja voi hakemuksessaan osoittaa riittävän tositeaineiston perusteella, ja että kustannus on aiheutunut rahoituspäätöksen mukaisista hyväksytyistä kustannuksista Edellytetään tuensaajan kirjanpitoon kuuluvien kustannusten ohella myös muun vaaditun hankekirjanpidon esittämistä, jolla osoitetaan, että sääntöjä on noudatettu Oikeus avustukseen ei perustu yksinmaan toiminnan tuloksellisuuteen vrt. tulevaisuudessa käyttöön otettava mahdollisuus ns. kertakorvaus (lump sum) hankkeisiin

Rakennerahastolaki (1401/2006) 44 Välittävän toimielimen tehtävänä on siten kuin siitä erikseen muualla säädetään: - - - vastata toimien valvonnasta ja varojen takaisinperinnästä Mitä EY-säädöksissä hallintoviranomaisesta sanottu, koskee Suomen hajautetussa hallintojärjestelmässä osin suoraan välittäviä toimielimiä (ks. komission tp-asetus 1828/2006 12 artikla) Hallintoviranomaisen vs. tuen myöntävien viranomaisten rooli: Päätökset yksittäisissä hankkeissa ja totutuksen valvontavastuu Järjestelmän toimivuuden varmistaminen Jäsenvaltion viimesijainen vastuu

Art 13 prosessin periaatteet Tehdään hankkeen kustannusten tukikelpoisuuteen kohdistuvia tarkastuksia = tarkastuslistojen avulla verrataan normeja (RAHOITUSPÄÄTÖS) ja hankkeen tietoja (HANKEKIRJANPITO): - syntyy tukikelpoisuusratkaisu (johtopäätös siitä, mikä on seuraus normien soveltamisesta tarkastettavan hankkeen tosiseikkoihin) sekä - jäljitysketju siitä, minkä aineiston nojalla tukikelpoisuusratkaisu on tehty - > kirjaaminen ja perustelu PÄÄTÖSASIAKIRJAssa (hallintolaissa tarkoitettu päätös, johon voidaan hakea muutosta) 1 a. maksatushakemuksen tarkastus 1 b. hankkeen tarkastus paikan päällä 1 c. viimeisen maksatushakemuksen tarkastus: => ratkaistava viimeistään hankkeen jälkiseuranta toimien pysyvyyden (YA 57 art) ja käyttäjiltä perittävien maksujen (YA 55 art) ex-post tarkastamista varten) 1.d ex-post tarkastus paikan päällä 1a 1d art 13 tarkastuksen jäljitysketju

Art 13 prosessin periaatteet 1. Art 13 kokonaisuus, josta maksatusyksikkö vastaa 2. Tarkistuslistat ovat työväline, joiden avulla osaltaan voidaan jälkikäteen todentaa koko prosessi 3. Havainnoista, oikaisuista, rahoituskorjauksista, muista suoritettavista jatkotoimenpiteistä raportointi (tietojärjestelmään kirjatut tiedot todentamisviranomaiselle, joka todentaa menot komissiolle ja tekee niihin tarvittavat oikaisut) raha ei liiku, ellei varmennuksista tuoteta riittäviä tietoja (osa menon tukikelpoisuuden jäljitysketjua) 4. Hallintoviranomaisella velvollisuus valvoa, että prosessi toimii ja komissiolle ilmoitettaviin menoihin sisällytetään ainoastaan sääntöjen mukaisia menoja 5. VVC:n tarkastusviranomainen seuraa miten välittävät toimielimet, hallintoviranomainen ja todentamisviranomainen suoriutuvat tehtävästä: onko tarkastuksia tehty, onko virheet oikaistu (vrt. ohjelmakauden 2000 06 ministeriöiden 5 %:n otantatarkastukset) 6. Komission omat tarkastukset (myös muiden tarkastusviranomaisten tarkastukset, hvo:n valvontakäynnit jne. kohdistuvat osaltaan art. 13 velvoitteiden täytäntöönpanoon rahoituksen myöntävässä viranomaisessa)

Vaatimukset jäljitysketjulle Mistä hankkeen tarkastuksissa välittävän elimen maksatusyksikön on varmistuttava? YA (1083/2006, 60 b, d, f art + tarkemmat määräykset komission tp-asetuksessa (1828/2006), erit. art 13, suosituksia toiminnan järjestämisestä komission ohjeessa Management verifications: Osarahoitetut hankkeet on toteutettu päätöksenmukaisena (tuotteet ja palvelut toimitettu) tuensaajien ilmoittamat menot ovat tosiasiallisesti aiheutuneet ja ne ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaiset; tuensaajilla on käytössään joko erillinen kirjanpitojärjestelmä tai soveltuva kirjanpitokoodi kaikille toimeen liittyville tapahtumille; että kaikki menoja ja tarkastuksia koskevat asiakirjat, joita tarvitaan asianmukaisen jäljitysketjun turvaamiseksi, säilytetään 90 artiklan vaatimusten mukaisesti (3 v. ohjelman päättymisen jälkeen)

Jäljitysketjun todentamisen vaatimus Jäljitettävyys (audit trail): dokumentaatio, jonka perusteella tapahtumien kulku voidaan todentaa Tehtävä valintoja (mitä todennetaan, miten todennetaan) Tarvittava aineisto hankekohtainen (hallinnonalakohtaiset erot) Esim. kirjanpidon otteet, tositteet, laskut, kilpailutusasiakirjat (tarjouspyynnöt, hankintapäätökset, sopimukset jne.), ohjausryhmän pöytäkirjat, koulutusten osallistujalistat, kopiot/digikuvat ilmoituksista, kylteistä, julkaisut, tuntikirjanpitolistat jne. muodostavat ns. hankekirjanpidon Asiantuntemus soveltamisesta löytyy tuen myöntävästä viranomaisesta Aukottoman jäljitysketjun on oltava jälkikäteen todennettavissa projektin dokumentoinnista -> tuensaajalla asianmukainen säilytystapa ja riittävä säilytysaika

Aukoton jäljitysketju ohjelmasta hankkeeseen tuensaajan hanketta koskevan erilliskirjanpidon perusteella (ns. hankekirjanpidon), jolla tarkoitetaan hanketta täytäntöönpanevan tuensaajaorganisaation kirjanpitoa, josta hankkeen kustannukset ovat erotettavissa muusta kirjanpidosta + ja joka sisältää muut menojen tukikelpoisuuden osoittavat seikat Paikan päällä tarkastetaan mitä hankkeessa on tosiasiallisesti tapahtunut, löytyvätkö dokumentit ja niitä vastaavat suoritteet, joiden perusteella kustannus voidaan riittävällä varmuudella todentaa 100% sääntöjenmukaiseksi (sekä yhteisön että kansallisten sääntöjen mukaiseksi) Tarkastus myös ex-post: seuranta tosiasiallisista tuloista ja hankkeen toiminnan pysyvyydestä hankkeen toteutuksen ja ohjelman päättymisen jälkeiselle ajanjaksolle (art. 55 ja 57) Riittävät tiedot seurannan tietojärjestelmiin, joihin menoilmoituksen tiedot kultakin jaksolta perustuvat. Dokumentaation on vastattava kysymykseen mitä kenellekin on maksettu ja millä perusteella on maksettu Oltava oikein ja aukottomia sääntöjenvastaiset tukikelvottomat menot on poistettava

Tarkastuskäynti ex-post Tarkoittaa YA 57 art. ja 55 art. vaatimusten toteutumisten tarkastuksia sen jälkeen kun hanke on jo päättynyt. Hankkeen pysyvyyden tarkastaminen hankkeen toteutuksen jälkeisenä ajanjaksona ei voi perustua yksinomaan: - tuensaajalle rahoituspäätöksessä asetettuun raportointivelvoitteeseen - postitettuun kyselylomakkeeseen, - puhelinhaastatteluun tms. Tulojen tosiasiallisen määrän todentaminen 55 art. edellyttää samoin jälkikäteiskontrollia Tarkempi ex-post tarkastuksen toteutus kirjataan järjestelmään viimeistään viimeisen maksatuspäätöksen käsittelyn yhteydessä Ei koske kaikkia hankkeita

Mitä tarkastetaan art 13? tosiasiassa pääosa menojen tukikelpoisuussäännöistä on annetty yhteisön lainsäädännössä eikä kansallisesti, vaikka YA 56 artiklasta voitaisiin toisin päätellä Neuvoston yleisasetuksen 1083/2006 9 artiklan 2 ja 5 kohtien mukaan hankkeiden on oltava EY:n perustamissopimuksen määräysten ja sen nojalla annettujen säädösten ja tavoitteiden mukaisia. Komission tarkentava ohje 5.6.2008 (COCOF 08/0020/04-EN) artikla 13 mukaista tarkastuksista täsmentää näkökohtia, jotka huomioitava, kun tarkastetaan täyttyvätkö velvoitteet kussakin hankkeessa, Ohjeessa määritellään hyväksyttävää tarkastuskohteiden rajaamista, ei tarkasteta kaikkea yhteisön ls:n noudattamista kokonaisuudessaan - prosessiekonomia Tarkastuslistassa ei määrätä uusia sääntöjä, mutta velvoitteiden täyttymiseksi tarkastettavat standardikohteet on määritelty: HVO:n antama standardilista 5A1 5A14 Kaikissa hankkeissa 100 %:sesti tarkastettava YA 1083/2006 9 artiklan 2 ja 5 kohdan täyttyminen käytännössä sovellettava yksittäisen hankkeen sisällön mukaan kysymykset täyttävät teoriassa tarkastusvo:n ja komission ilmoittamat tarkastuskohteiden alaa ja yksityiskohtaisuutta koskevat vaatimukset. - onko riittävä ja oikein mitoitettu? Selviää tulevaisuudessa.

Mitkä seikat jäljitysketjun on katettava? Tukikelpoisuusasetus 1079/2007, 3 :

Jäljitysketjun avulla tulee voida varmistua: Tarkastettava riittävästi asiakirja-aineistoa ja tuotteita/palveluja (maksatushakemuksen yhteydessä rahoittajalle toimitetun aineiston perusteella ja tuensaajan tiloissa/tilitoimistossa/rakennuskohteessa/tuotantolaitoksessa/ oppilaitoksessa jne*), jotta voidaan myös jälkikäteen todentaa: Ohjelmanmukaisuus, päätöksenmukaisuus: harkinnanvarainen erityisavustus päätöksessä yksilöityihin toimenpiteisiin (YA 56 art) Aiheutunut hankkeesta: ei rahoiteta tuensaajan tavanomaista toimintaa (virallisesta kp:stä yksilöitävissä hankkeeseen kohdennettavissa olevat kustannukset) Kohtuullisuus: ei makseta kustannuksia, jotka eivät tarpeellisia hankkeen tavoitteiden toteuttamiseksi, julkisten varojen tehokas käyttö Hyväksyttynä toteutusaikana: rahoituspäätöksen mukaan Tosiasialliset kustannukset: kirjanpidosta tuensaajan maksamina osoitettavat kustannukset (kuitit tai vastaavan todistusarvon omaavat asiakirjat) Poik: luontoissuoritukset, poistot, yleiskustannukset (YA 56 art.) Saanut tai oikeutettu saamaan korvausta muualta: vähennettävä hankkeesta aiheutuneet tulot ja esim. KELA-korvaukset, lentobonukset.

Sääntöjenvastaisuus ja tukikelvoton meno KOMISSION ASETUS (EY) N:o 2035/2005, annettu 12 päivänä joulukuuta 2005, rakennepolitiikan rahoituksen epäsäännönmukaisuuksista ja aiheettomasti maksettujen summien takaisinperinnästä sekä tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta annetun asetuksen (EY) N:o 1681/94 muuttamisesta: Epäsäännönmukaisuus eli sääntöjenvastaisuus: jokaista yhteisön oikeuden määräyksen tai säännöksen rikkomista, joka johtuu sellaisesta taloudellisen toimijan teosta tai laiminlyönnistä, josta on tai voisi olla vahinkoa yhteisön yleiselle talousarviolle perusteettoman menon vuoksi ts. ei merkitystä tahallisuudella tai tuottamuksen asteella, myös kansallisen ls:n noudattamatta jättäminen ensimmäisellä hallinnollisella tai oikeudellisella päätelmällä mm. paikan päällä tarkastuksen viranomaisen allekirjoittamaa pöytäkirjaa Tukikelvoton meno = sääntöjenvastaisuus, joka johtaa -määräiseen seuraamukseen Todentamisvo (TEM/Talousyksikkö) antaa tarkemmat soveltamisohjeet

Sääntöjenvastaisuuden oikaiseminen HVO ohje korjaavista toimenpiteistä annettu, koulutusta syksyllä Palautettava tilanne, jossa kaikki menot olisivat 100 % oikein - > tehtävä päätös tukikelvottoman menon hylkäämisestä maksatuspäätöksessä, mahd. takaisinperintäpäätöksessä Riittävät perustelut: -normi ja selostus perusteista sen mukaan miten tulkinnanvaraisesta vs. yksiselitteisestä seuraamuksesta kyse: tuensaajalla mahdollisuus arvioida päätöksen oikeellisuus Toisinaan vaikeuksia antaa virheelle yksiselitteinen -määräinen seuraamus (esim. tiedottamista koskeva virhe, hankintamenettelyjen rikkominen)

Jos välittävä toimielin ei noudata RRL 44 velvollisuuksia YA 98: jäsenvaltion korjattava virheet YA 99: komission toimivalta, jos jäsenvaltio ei hoida velvoitetta palautettava tilanne, jossa oltaisiin ilman virhettä eli eliminoida vaikutus yhteisön taloudellisiin intresseihin Vahinko yhteisön talousarviolle = ei ole saatu tuloja, joihin oikeus tai on syntynyt perusteettomia menoja (yhteisön tai kansallisen oikeuden vastaisesta menettelystä tai laiminlyönnistä) Tavoitteena on, että kaikki yhteisön menot ovat 100 % oikein Toimintasuunnitelmat virheiden korjaamiseksi, neuvotteleminen 226 art kanne jäsenvaltiota vastaan

Art 13 tarkastukset osana välittävän toimielimen valvontaa (RRL 44 ) Rahoittaja toimintavelvollinen ennen menojen ilmoittamista todentamisvo:lle (+ jälkikäteen tietoon tulleiden virheiden oikaisut takautuvasti) Mahdollisuudet selvitä -määräisesti vähimmällä ovat sitä suuremmat, mitä aikaisemmin asioihin puututaan. Ongelma ei ole, että virheitä löytyy, vaan päinvastoin se on osoitus tarkastuksen laadusta ja järjestelmän toimivuudesta. Jos virhettä ei havaita tai havainnolle ei tehdä kohtuullisessa ajassa mitään, ollaan ongelmissa. Käytännössä tulee seurata mitä yksittäisiä sääntöjenvastaisuuksia on ilmennyt, riittävätkö -määräiset korjaukset ao hankkeen tukikelpoisiin kustannuksiin (ao. tai aikaisemmalla maksatusjaksolla), vai liittyykö ongelma järjestelmän ja prosessien toimivuuteen (järjestelmävirhe), pitääkö yksittäiseen hankkeeseen kohdistuvien korjaustoimenpiteiden lisäksi muuttaa menettelyjä koko prosessin tasolla, laajentaa tarkastusta muihin rahoitettuihin hankkeisiin?

Mitä tehdä ongelmille sääntöjenvastaisuuden vaikutus menon tukikelpoisuuteen? Tiedot suoritetuista tarkastuksista dokumentoidaan tarkastuslistojen vakiomuotoisten tarkastuskohteiden osalta tietojärjestelmään (kuka teki, mitä teki, milloin teki? ) Jos havaitaan sääntöjenvastaista toimintaa, tulee arvioida merkitys hankkeen kustannusten tukikelpoisuuteen ja tehdä tarvittava rahoituskorjaus hallintopäätöksellä, jossa mm. todetaan menon tukikelvottomuus osin tai kokonaan ja hylätään kustannus tai ryhdytään jo maksetun tuen takaisinperintään). Takaisinperintäperusteet löytyvät rahoituspäätöksestä (valtionavustuslaki, ellei tuen myöntämisen oikeusperusta ao. tukimuodon erityislainsäädännöstä, erityiset ehdot tukipäätöksessä). Heikko kohta prosessissa: mikä merkitys tulee antaa tietyille puutteille, joista tiedetään, että virhe on tapahtunut (EY- tai kansallisen lainsäädännön rikkominen), mutta tuntuu kohtuuttomalta hylätä meno kokonaisuudessaan Standardisuositukset minimikorjauksista hankintamenettelyvirheistä Puuttuu edelleen sabluunat rr-rahoituksesta tiedottamiseen ja julkistamiseen liittyvien virheiden osalta (yksittäinen meno, osa siitä, vai kenties %-osuutena hankkeen kokonaiskustannuksista) Yksittäistapauksen kokonaisharkinta.

Mitä kirjataan ppt-tarkastuslistaan Objektiivinen havainto asioiden tilasta Mikä merkitys seikalle on annettava tukikelpoisuuden kannalta + perustelut (viittaus sovellettavaan normiin ja suusanallinen selvitys niin tarkasti kuin mahdollista) huom! varsinainen ratkaisu tukikelpoisuudesta tehdään jälkikäteen itse (maksatus)päätöksessä, jonka perusteluihin on kiinnitettävä hyvän hallinnon periaatteiden mukaisti erityistä huomioita, perustelujen yksityiskohtaisuus myös maksatustarkastajan etu, erityisesti jos tulkintaepävarmuutta Kvantifiointi euromääräiseksi (arvio) Kvalifiointi sääntöjenvastaisuustyypin mukaan (luokat 1 13): ei välttämättä -määräistä korjausta tarvita Johtopäätös (=yleisarvio)

JOHTOPÄÄTÖSTEN LUOKITUS 1-4, päätös jatkotoimenpiteistä Hankkeessa ei ole todettu huomautettavaa Hankkeessa todettiin menettelytapavirheitä, joilla ei kuitenkaan ole vaikutusta maksetun tuen tukikelpoisuuteen = EI OLENNAISTA HUOMAUTETTAVAA AO. HANKKEESSA, harkinta tarvittavista jatkotoimenpiteistä virheellisten menettelyjen estämiseksi jatkossa ja/tai muissa hankkeissa, aikataulutus ja seuranta Hankkeessa todettiin olennaisia menettelytapavirheitä, joilla on vaikutus tukikelpoisuuteen Hankkeessa todettiin tukikelpoisuusvirheitä, joilla on vaikutus maksetun/maksuun haetun menon tukikelpoisuuteen = HANKKEESSA SÄÄNTÖJENVASTAISIA MENOJA, määräiset korjaavat toimet ja harkinta muista jatkotoimenpiteistä välttämättömiä.

5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen YA 1083/2006 (art. 60 c), d), f), art. 90 ja A1828/2006 art. 15 : Tarkastuksissa on saavutettava riittävä varmuus siitä, että hankkeessa on voitu todentaa tukikelpoiset menot ja tukikelpoisuuden todentava aineisto on olemassa. Kirjanpitoaineisto löytyy ja on riittävän yksityiskohtainen. Todentavien asiakirjojen jäljitysketju on riittävän aukoton, kun sen perusteella voidaan jäljittää komissiolle ilmoitettujen menojen liittyminen kunkin hankkeen tositeaineistoon ja muuhun toteutuksen tukikelpoisuuden osoittavaan aineistoon jokaisen yksittäisen tuensaajan osalta Paikan päällä on tarkastettava tuensaajan käytössä olevien menettelyjen ja kirjanpidon asianmukaisuus ja että se tieto, mitä asiasta on annettu maksatushakemuksessa ja sen liitteissä, on oikein (ei jätetty ilmoittamatta tuloja, menot oikein).

5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen (2) Tarkastetaan, että tuensaajilla on käytössään joko erillinen kirjanpito tai riittävä kirjanpitoluokitus kaikkeen tuettuun toimintaan liittyen, erityisesti että: 1) vain osittain hankkeeseen liittyvän kustannuksen kohdentuminen on oikein, sekä 2) niiden erityisten kustannuslajien mukaisten menojen määrä ja laskentaperuste, jotka ovat tukikelpoisia vain rajoitettuun määrään saakka tai suhteessa muihin kustannuslajeihin, on todennettavissa: - poistot, yleiskustannukset, luontoissuoritukset, - investointien osuus kehittämishankkeessa, - maanhankinta EAKR-hankkeissa jne.

5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen (3) EURA-lomakkeistossa rahoituspäätöksen vakioehtojen mukaan projektista on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) velvoitteet täyttävää erillistä kirjanpitoa. Erillistä kirjanpitovelvollisuutta ei ole, jos projektin kulut ja tulot voidaan esittää rahoituksen saajan kirjanpidossa omalla kustannuspaikallaan tai omilla tileillä niin, että tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen on vaivatta mahdollista. Maksatushakemukseen tulisi olla pakollista liittää maksutositteet tai viralliset kirjanpidon otteet, josta tukikelpoisuusasetuksen 3 :n ja YA 56 artiklan mukaisesti käy ilmi aukoton jäljitysketju: on osoitettava maksukuittien tai jos tämä ei ole mahdollista, todistusarvoltaan vastaavien kirjanpitotositteiden avulla (ks. myös YA 56 art. ) Jos ei ole mahdollisuutta todentaa tuensaajan maksatushakemuksessaan korvattavaksi esittämiä kustannuksia (puutteellinen asiakirja-aineisto, ei löydy tositteita, kirjanpidon yhteys hankkeeseen ei selvä), jolloin ei voida varmistua että meno tosiasiassa aiheutunut, ja nimenomaan hankkeesta, on tuensaajan maksama jne. -> hylättävä meno tukikelvottomana

5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen (4) Tulee saavuttaa riittävä varmuus: arkistoinnin asianmukaisuus, asiakirjojen säilytysaikojen riittävyys (AMS säilytysajat) kirjanpitoluokittelun riittävyys, tuensaajan tavanomaisten kirjauskäytäntöjen noudattaminen poistojen, yleiskustannusten ja luontoissuoritusten asianmukainen käsittely ALV:n asianmukainen käsittely ja hankkeen tulojen sekä muualta saatavien korvausten käsittely Mikä on menettely kaksoislaskutuksen estämiseksi,tukeeko tätä KP-järjestelmän ominaisuudet, miten käteiskuitit käsitellään? HVO ei ohjeista erikseen kirjanpidon järjestämisestä tai arkistoinnista

5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen (5) Asiakirjojen säilytystä ja riittävää säilytysaikaa koskevia määräyksiä noudatetaan (YA 90, rahoituspäätöksen ehto): Projektin toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto sekä kaikki kulujen, tulojen ja toiminnan tarkastuksen kannalta tarpeelliset asiakirjat, tiedot toiminnasta ja osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjat on säilytettävä kansallisen lainsäädännön mukaisesti joko kirjallisessa tai sähköisessä muodossa siten, että ne ovat tarkastajien käytettävissä ainakin vuoden 2020 loppuun saakka ja vähintään kolme vuotta Euroopan komission hyväksymän toimenpideohjelman 2007-2013 loppuerän maksamisesta, minkä lisäksi kansallisessa lainsäädännössä säädettyä pidempää säilytysaikaa on aina noudatettava. Tositteiden sähköisessä säilyttämisessä on noudatettava kansallista lainsäädäntöä ja ryhdyttävä tarvittaessa projektikirjanpidon osalta erityistoimenpiteisiin säilytysaikavelvoitteen noudattamiseksi. tarvittaessa voidaan tarkastuksen ohessa antaa ohjeistusta säilyttämisestä, järjestelmien teknisten ominaisuuksien ja tuensaajan käytäntöjen tätä edellyttäessä: = paperitulosteet hankemappiin

5.A.1 Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen (6) Riittävä jäljitysketju ei tarkoita yksinomaan kirjanpitolain velvoitteet täyttävien tositteiden säilyttämistä, vaan kohteen ovat kaikki kulujen, tulojen ja toiminnan tarkastuksen kannalta tarpeelliset asiakirjat, myös EY perustamissopimuksen määräysten ja johdetun normiston noudattaminen Laaja todentavan aineiston vaatimus (ns. hankekirjanpito) Tuensaajan on ilmoitettava ensimmäisen maksatushakemuksen jättämisen yhteydessä ja projektin päättyessä rahoittajaviranomaiselle asiakirjojen säilytyspaikka, mikäli se on eri kuin tuensaajan projektisuunnitelmassa ilmoitettu toimipaikka tavoitteena riittävästi keskitetty hankekirjanpito -> Aukoton jäljitysketju on oltava jälkikäteen todennettavissa projektin dokumentoinnista, ml. tilinpidon ja tositteiden tarkastettavuus vaivatta ja viivytyksettä

Kertakorvaushanke (lump sum) Asetusmuutokset eivät vielä voimassa, ohjeistetaan myöhemmin Erityisesti pienten kolmannen sektorin hankkeiden toteutus voisi perustua ennalta laskettuihin kertakustannuksiin enintään 50 000 (julkiset kokonaiskustannukset) Rahoituspäätöksessä vahvistetaan tulostavoite (toimitettavat tuotteet ja/tai palvelut taikka toiminnan tulos) sekä määritellään minkä todentavien seikkojen nojalla toteutuminen tullaan osoittamaan ja tarkastamaan Harkinnan on perustuttava laskentamenetelmään, joka on oikeudenmukainen, tasapuolinen ja todennettava. Maksatuspäätöksen tukikelpoisuusharkinnassa verrataan ainoastaan rahoituspäätöstä ja siinä määriteltyjä todentavia mittareita hankkeen tuloksellisuudelle (hankkeen tositteet, johon asiakirjojen säilytysaikavelvoite kohdistuu), ei tosiasiallisesti hankkeesta aiheutuneiden kustannusten mukaan TODENTAVA AINEISTO POIKKEUKSELLINEN - Vaadittavaan jäljitysketjuun liittyy ongelmia, joihin useat jäsenvaltiot pyytäneet tarkennuksia Maksetaan joko 0 % tai 100%, ei muita vaihtoehtoja, RISKI toteuttajalle

Hanke hankinta lump sum-hanke todentavien asiakirjojen jäljitysketju Lump sum kertakorvaushanke: (koko hanke tai osa siitä) Todentavat asiakirjat? LUMP SUM HANKINTA Hankinta: Jos hanke kokonaisuudessaan (hankinta-asiakirjat = hanke) HANKE KOKONAAN OMANA TYÖNÄ (tai oma työ + hankinta) TUENSAAJAN KIRJANPITO (+ hankinta-asiakirjat)

Q & A?