Asianhallinnan tarjouspyyntö Dnro 3356/1/14 Laatija: Janne Madetoja
Dnro 3356/1/14 2 (9) 1. Johdanto Tässä dokumentissa vastataan tarjouspyynnöstä ja sen liitteistä esitettyihin kysymyksiin. Kysymyksiä saapui määräaikaan 2014-08-28, klo 16:15 mennessä 27 kappaletta yhteensä viideltä mahdolliselta Tarjoajalta. Saapuneet kysymykset on kopioitu taulukkoon sellaisenaan (ilman editointia) saapumisjärjestyksessä. Tarjouspyyntövaihetta edelsi Hilma-palvelussa 17.6.2014 klo 10:08 julkaistu kommentointipyyntö nro 2014-017262. Tuolloin vaatimusmäärittelyjä ja toimintaympäristön kuvausta koskevia kommentteja saapui kahdeksalta järjestelmätoimittajalta. Kommenttien perusteella vaatimuksia muutettiin hieman ja esimerkiksi tarjoamisen esteen muodostavat vaatimukset poistettiin. 2. Kysymykset ja vastaukset 1 Tarjouspyyntö, kohta 4.6. Tavoitehinta ja viimeisen maksuerän laskutus. Tarkoitetaanko alla olevissa kolmessa tapauksessa sitä, että kunkin kohdan mukainen alennus koskee 100 %:n ylittävää osuutta tavoitehinnasta vai koskeeko alennus toimitusprojektin koko toteutunutta hintaa? Toteutunut hinta on yli 1,1-kertainen, mutta korkeintaan 1,3-kertainen verrattuna tavoitehintaan: prosentuaalinen alennus sopimuksessa sovitun laskutettavan työn hinnasta on 20 %. - Toteutunut hinta on yli 1,3-kertainen, mutta korkeintaan 1,5-kertainen verrattuna tavoitehintaan: prosentuaalinen alennus sopimuksessa sovitun laskutettavan työn hinnasta on 30 %. - Toteutunut hinta on yli 1,5-kertainen verrattuna tavoitehintaan: prosentuaalinen alennus sopimuksessa sovitun laskutettavan työn hinnasta on 50 % 2 Liite 2 Pakolliset ja pisteytettävät vaatimukset, Vaatimus 3.08: Päiväys voidaan ilmaista sekä muodossa pp.kk.vvvv että vvvv-kk-pp. Kysymys: Alennus koskee 100 %:n ylittävää osuutta ja kukin alennus tarjouksen yksikköhinnoista alkaa portaan ylityksen jälkeen. Seuraavaan portaaseen siirtymisen perusteena käytetään tarjouksen yksikköhintojen perusteella laskettua alentamatonta työn hintaa, ei alennetun hinnoittelun pohjalta maksettua laskun loppusummaa. Katso lisäksi ko. luvun ensimmäinen kappale: Tavoitehinnan ylittäminen pienentää asteittain yli menevästä työstä maksettavaa yksikköhintaa. Käytettävän päivämäärän esitysmuoto valitaan käyttöönottoprojektin alkuvaiheessa. Kanslia käyttää tällä hetkellä muotoa pp.kk.vvvv, mutta on mahdollista, että myöhemmin tulee tar-
Dnro 3356/1/14 3 (9) Tarkoittaako vaatimus, että päivämäärä pitää pystyä esim. syöttämään molemmissa muodoissa? 3 Vaatimus 4.3.2 (Tarjouspyynnössä vaatimus 4.32): Uuden toimenpiteen luonnin asian- ja dokumenttienhallintaan voi tehdä MS Outlook -sähköpostiohjelmasta käsin (esim. perustuen sähköpostiohjelman laajennukseen). Kysymys: Onko mahdollista saada tarkempi kuvaus / käyttötapaus vaatimuksesta? Toimenpiteen luonti asialle edellyttää, että asiat tai asian ID näytetään tai listataan MS Outlookille jotta käyttäjä pystyisi luomaan toimenpiteen oikealle tai halutulle asialle. 4 Liite 3 Tietoturvavaatimukset Esim. vaatimus 2.5.2 Toimittaja vastuuttaa ja organisoi hankinnan kohteeseen liittyvien palomuurien ja muiden tietoliikennelaitteiden sääntöjen lisäämisen, muuttamisen ja poistamisen. Ja 2.5.3 Toimittaja dokumentoi ja kertoo vaadittavat palomuurien ja muiden suodatuslaitteiden suodatussäännöt. Kysymys: Esim. vaatimusten 2.5.2 ja 2.5.3 vastuun laittaminen toimittajalle tuntuu kohtuuttomalta koska vaatimuksessa 14.03 liitteessä 2 sanotaan Järjestelmä voidaan asentaa virtuaaliseen palvelinympäristöön eduskunnan konesaliin eduskunnan hankkimalle laitekapasiteetille. mikä tarkoittaa, että hankinnan kohteen toimittaja ei voi vastata järjestelmän konesalipalveluista tai tasoista. Samaa koskee vaatimuksia 3.1-3.36 ja 3.59-3.61. Em. vaatimukset ovat pääsääntöisesti käyttöpalvelutoimittajan vastuulla eikä asianhallinnan sovelluksen toimittajan vastuulla. Toimittaja voi ainoastaan dokumentoida ja luetella sovelluksen asettamat vaatimukset palomuureille, palvelimille, varmuuskopioinnille, tietoliikenteelle jne. Konesalipalveluista ja tietoliikenteestä vastaa- ve vaihtaa esitysmuotoa ISO 8601-standardin mukaiseen esitystapaan. Järjestelmän käytössä tulee kulloinkin olemaan vain yksi päivämäärän syöttö- ja esitystapa. Mahdollisuus luoda toimenpide asialle MS Outlook - ohjelmasta käsin voi liittyä esimerkiksi esittelijän tekemään sisäiseen kirjauspyyntöön asialle tai siihen, että järjestelmässä on vakiona MS Outlook käyttöliittymä. Ellei toiminto sisälly tarjotun ratkaisun olemassa oleviin toiminnallisuuksiin, niin Tarjoajan kannattaa suhteuttaa sen toteutuksen työmäärä ja kustannukset siihen, että ko. vaatimuksen täydestä täyttämisestä saa kuusi pistettä 756 maksimipisteestä. Liite 3, Yleistä -välilehdellä on seuraava ohje: Järjestelmätoimittajan tulee huomioida vastauksissa se, että järjestelmä tullaan asentamaan eduskunnan konesaliin, jossa käyttöpalveluista vastaa eduskunnan sopimuskumppani. Konesali- ja käyttöpalveluihin liittyviä vaatimuksia tulee siis arvioida sen kannalta, voidaanko tarjottu järjestelmä ja siihen liittyvät palvelut sisällyttää eduskunnan määrittelemiin toimintatapoihin ja sääntöihin. Tämä ohje tarkoittaa sitä, että vaatimus täyttyy, mikäli Toimittaja dokumentoi ja luettelee sovelluksen asettamat vaatimukset palomuureille, palvelimille, varmuuskopioinnille, tietoliikenteelle jne. Konesalipalveluista ja tietoliikenteestä vastaava toimittaja vastaa siitä, että muutokset tehdään niin, että sovellus voi toimia ko. ympäristössä.
Dnro 3356/1/14 4 (9) va toimittaja organisoi, vastuuttaa ja vastaa että muutokset tehdään niin, että sovellus voi toimia ko. ympäristössä. Onko mahdollista, että EOAK lisää liitteeseen 3 tarkentavaan sarakkeeseen em. kohtiin X-asia on lähtökohtaisesti palvelun käyttöpalvelutoimittajan vastuulla, sovelluskohtaisista lisäyksistä/osuuksista vastaa sovellustoimittaja(t)? Lisäys selkeyttäisi tietoturvan osalta vastuita. Ohje koskee kaikkia liitteen 3 vaatimuksia. 5 Liite 2, Vaatimus 11.2. Järjestelmä ei aseta rajoituksia asioiden ja asiakirjojen määrälle eikä asiakirjojen tiedostokoolle. Miksi pakollisena vaatimuksena on sellainen, jota käytännössä mikään järjestelmä EI voi täyttää? Kaikille järjestelmille löytyy jokin teoreettinen raja ja käytännöllinen raja paljon alempaa kuin rajattomana. Esim. Pitäisikö tosiaan 11.02 varautua esim. 1 Teratavun suuruiseen asiakirjaan? Vaatimuksen muoto ei ole tarkoituksenmukainen, voiko sitä täsmentää jollain käytännöllisellä raja-arvolla? 6 Liite 2, Vaatimus 11.06 - Jos ratkaisun toteutuksessa hyödynnetään SharePoint -teknologiaa, tulee ratkaisun perustua SharePoint 2013 -versioon tai uudempaan. (Mikäli ratkaisussa ei käytetä SharePoint -teknologiaa, voi ( kysymyksessä lause katkaistu). Kantelijan lähettämän kantelun ja liitetiedostojen kokoa ei voi rajoittaa. Erittäin suuretkin liitetiedostot on kyettävä käsittelemään järjestelmässä. Mahdottomuus on faktisesti eri asia kuin teoreettinen tai käytännöllinen raja. Vaatimuksen toteutumisen tarjottavassa järjestelmässä voi suhteuttaa tarjouksen liitteessä 7 Asianhallinnan toimintaympäristö, luvussa 3.5. kuvattuihin volyymitietoihin. Vaatimuksia ei ole laadittu jotain tiettyä teknologiaa tai sen heikkouksia silmälläpitäen. Lisäksi eri teknologioiden puutteita korvaamaan kehitetään usein kolmannen osapuolen tuotteita ja/tai korvaavia ratkaisuja. Miksi Sharepoint tarkentava kysymys on mukana, koska sellainen järjestelmä ei voi täyttää vaatimusta 11.02. Teoreettinen maksimi arvo lienee 2 Gigabytea, tuotteen oletusarvo 10 MB ja suositeltu maksimi 50 MB 7 Liite 4 Hinnoittelu, välilehti 2,ohjelmistolisenssit Onko lisenssihinnat eriteltävä käyttäjittäin hinnoilleluliitteessä kuvatulla tavalla, vai voiko hinnan ilmoittaa organisaatiokohtaisena hintana? Vaatimus liittyy eduskunnan tietohallinnon linjauksiin ja toimintatapoihin. Hinnat on eriteltävä hinnoitteluliitteessä kuvatulla tavalla.
Dnro 3356/1/14 5 (9) 8 Liite 5, Kohta 4.6. Mikäli turvallisuussopimuksen sopimusrikkomustilanteissa ei sovelleta vahingonkorvausvastuun rajoituksia, se aiheuttaa toimittajalle tarjoamisen esteen. Voitteko ystävällisesti tarkentaa kohdan 4.6 viimeisen virkkeen kuulumaan seuraavasti: "Tähän sopimukseen tai sen perusteella syntyviin vastuisiin sovelletaan pääsopimuksessa sovittuja vastuunrajoituksia."? 9 Liite 15, kohta 21 (1) Tarkoitetaanko kyseisen kohdan vahingonkorvausvastuun rajoituksella koko sopimusta koskevaa vahingonkorvausvastuun rajoitusta pl. kohdassa 21(4) määritellyt poikkeustilanteet? 10 Liite 2, vaatimus 4.29 - Asiakirjan voi liittää asialle, ilman että tekee erikseen toimenpiteen, ts. toimenpide syntyy automaattisesti liitoksen yhteydessä. Kysymys: Miten on ajateltu, että asiakirjan liittämisen yhteydessä valitaan oikea toimenpidetyyppi? Voidaanko aina luoda saman tyyppinen toimenpide (esim. käsittelytoimenpide)? 11 Liite 2, vaatimus 5.18 -Järjestelmässä on vahvaan sähköiseen tunnistamiseen perustuva asiakirjan sähköinen allekirjoitustoiminto, joka mahdollistaa yhden tai kahden henkilön sähköisen allekirjoituksen. (Ks. L vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista.) Kysymys: Vahvaan sähköiseen tunnistautumiseen perustuva sähköinen allekirjoitus vaatii kolmannen osapuolen järjestelmän käyttämistä. Pitääkö tämän järjestelmän lisenssit sisällyttää tarjottavaan kokonaisuuteen vai voivatko ne olla optiona? Hankinta- ja toimitussopimuksessa sekä myöhemmin solmittavassa tuki- ja ylläpitosopimuksessa noudatetaan JIT 2007 - ehtojen vahingonkorvausrajoja. Turvallisuussopimuksen rikkomisen seuraamukset, mm. vahingonkorvausvastuut on kuvattu liitteen 5 luvussa 12. Tarjouspyynnön liitteenä olevaa sopimusluonnosta tullaan tarkentamaan sopimusneuvotteluissa mm. turvallisuussopimuksen liitteiden osalta. Kyllä, paitsi että turvallisuussopimukseen sisältyvät myös välilliset vahingot. Tarjottavan ratkaisun valmis toiminto tai Tarjoajan ehdottama (ja hintaan sisältyvä) toteutustapa pisteytetään ratkaisukuvauksen tai erillisen kuvauksen perusteella. Kysymyksestä ei ilmene, liittyvätkö kolmannen osapuolen järjestelmät varmenteiden käyttöön vai johonkin muuhun osaan. Eduskunnan käyttämistä varmenteista vastaa eduskunta. Optiot ovat tarjouspyynnön vastaisia. Jos Tarjoaja ei halua sisällyttää jotain ominaisuutta syystä tai toisesta kokonaisuuteen, niin kohtaan voi vastata Ei. Osittain tai Kyllä - vastausten mukainen toiminnallisuus ja sen vaatimat ohjelmistot kuuluvat hintaan.
Dnro 3356/1/14 6 (9) Yleisesti voidaan todeta, että ko. laissa määritelty sähköinen allekirjoitus on ongelmallinen sähköisen säilyttämisen näkökulmasta, erityisesti varmenteiden osalta. Tarjoaja voi suhteuttaa vaatimuksen toteutuksen toimintaympäristön kuvauksessa esitettyyn tilanteeseen sekä siihen, että ko. vaatimuksen täydestä täyttämisestä saa yhdeksän pistettä 756 maksimipisteestä. 12 Liite 2, vaatimus 6.03 -Asiakirjoista ja sen metatiedoista voidaan muodostaa alkuperäisestä poikkeavaa formaattia (vähintään arkistokelpoista PDF/Aformaattia) oleva muunnos eräajona tietojärjestelmien vaihtumisen yhteydessä, julkaisemista tai pitkäaikaisarkistointia varten. Konvertoinnista tallentuu tieto asiakirjan käsittelyhistoriaan. Vaatimus on pakollinen ja optio tarjouspyynnön vastainen. Ko. optio johtaisi tarjouksen hylkäämiseen. Kysymys: Formaattikonversiot asiakirjoille vaativat kolmannen osapuolen järjestelmän käyttämistä. Pitääkö tämän järjestelmän lisenssit sisällyttää tarjottavaan kokonaisuuteen vai voivatko ne olla optiona? 13 Liite 2, vaatimus 11.04 - Järjestelmä on selainkäyttöinen ja sitä voi käyttää Internet Explorer-selaimella (versio 11 tai uudempi). (Vaatimus ei koske pääkäyttäjä- tai admin-tason ylläpitotoimintoja.) Kysymys: Tarjouspyynnössä oli kuvattu vaatimukset sähköpostiohjelman ja Office-työkalujen integroimiselle (esim. 5.12). Onko sallittua, että näiden toteuttamiseen käytetään Windows-työasemalla asennettavia komponentteja ja näiden käyttöliittymiä? 14 Tietoturvavaatimukset: 3-Yleiset_vaatimukset Kysymys: Vaatimuksissa oli useita kohtia, jotka liittyvät palvelimen/työasemien ylläpitoon, tietoturvaan ja varmistuksiin. Onko tarkoitus, että Ylläpidon ja työasemien vakioinnin näkökulmasta Windowstyöasemalle asennettavat komponentit ovat ongelmallisia, mutta toteuttamisen kannalta joskus lähes pakollisia ja käytettävyyden kannalta hyödyllisiä. Windows-työasemalle asennettavat komponentit ja näiden käyttöliittymät on kuvattava ja niiden vaikutus tullaan arvioimaan paitsi pisteytettävissä vaatimuksissa, myös ratkaisukuvauksen arvioinnissa. Palvelinympäristön tai työasemien ylläpito ei kuulu hankinnan kohteeseen. Katso vastaus kysymykseen 4.
Dnro 3356/1/14 7 (9) palvelinympäristön ja työasemien ylläpito sisällytetään tarjoukseen vai tehdäänkö nämä keskitetysti asiakkaan tai asiakkaan käyttöpalveluista vastaavan sopimuskumppanin toimesta? Esimerkiksi vaatimus 3.22 salatuista etäyhteyksistä palvelimille liittyy asiakkaan käyttöpalveluihin, eikä varsinaisesti ole järjestelmätoimittajan hallinnassa. 15 Kysymys: Liitteessä 1 Tarjoajan kelpoisuus vaatimuksiin pyydetään ohjeistuksen mukaan yksiselitteinen vastaus Kyllä. Kuinka menetellään kohdan 5. Palvelun tuottamisessa käytettävät alihankkijat osalta, mikäli tarjoaja ei käytä toimituksessaan alihankkijoita? 16 Kysymys: Hinnoittelu. Mikäli järjestelmän lisenssihinnoittelu ei perustu yksittäisten käyttäjien lisensseihin, voidaanko ilmoittaa kokonaislisenssin hinta, joka sisältää vaaditun käyttäjämäärän tai jokin muu vertailukelpoinen lisenssihinta? 17 Kysymys: Hinnoittelu. Voidaanko käyttöönoton hinnoittelussa käyttää jotakin muuta projektisuunnitelmaan perustuvaa roolijakoa kuin hinnoittelutaulukossa mainittu (esimerkiksi jättää esitettyjä rooleja nollatyömäärälle ja vastaavasti lisätä muita rooleja)? 18 Kysymys: Hinnoittelussat tuki- ja ylläpitopalvelulle annetaan tuntihinta sekä käynnistysmaksu. Sopimusluonnoksen mukaan palvelun laajuus määräytyy tarjouksessa esitettävän palvelun kuvauksen mukaisesti. Tarkoitetaanko tällä, että ylläpitopalvelun hinnoittelu on tuntipohjainen ilman kiinteää kuukausi tms. veloitusta ja palvelua toimitetaan tuntiveloituksella palvelukuvauksen mukaisesti? Annettu yleisohjeistus ei sovellu kohtaan 5. Tarjouspyynnössä alihankkijoiden käyttö on sallittu. Kohtaan 5 voi vastata Ei, mikäli alihankkijoita ei käytetä. Hinnat on eriteltävä hinnoitteluliitteessä kuvatulla tavalla. Kokonaislisenssi tai organisaatiokohtainen lisenssi on jaettava käyttäjäkohtaiseksi lisenssiksi, jossa on myös huomioitu lisäkäyttäjien hinta hintaliitteen mukaisesti. Kyllä voi. Hinnoitteluliitteessä kuvatut tehtävät/roolit ovat kuvitteellisia tosin vahvisti todellisuuspohjaisia. Ohjeen mukaisesti tehtäviä/rooleja voi lisätä. Projektisuunnitelman perusteella tarpeettomien roolien työmäärät ja päivähinnat voi jättää tyhjäksi. Rakennetun sovelluksen tuki- ja ylläpitopalveluiden sopimusehdot (JIT 2007) ja palvelun yksikköhinta (tuntihinta) määräytyvät tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen perusteella. Palvelukuvauksessa tulee kuvata hankintayksikölle sopivan palvelun sisältö ja suorittamistapa. On järkevää sopia palveluiden laajuus ja toteutuksen yksityiskohdat vasta siinä vaiheessa, kun tiedetään tarkemmin palvelun tarkka sisältö ja laajuus. Tyypillisesti tuotantokäytön alkuvaiheessa tuen tarve voi olla suurempi vakiintuen tietylle
Dnro 3356/1/14 8 (9) tasolle käytön rutinoitumisen myötä. Hankintayksikkö arvostaa tuki- ja ylläpitopalveluiden hyvää resursointia ja vakautta, joten vakiomuotoisesti tuotettaville palveluille voidaan sopia myös kiinteä osuus. Sen perustana on kuitenkin tietty olettamus työmäärästä, jonka hinnoittelun perusteena on tarjouksessa kuvattu yksikköhinta. 19 Kysymys: Voidaanko käyttöönottoprojektin aikataulusuunnittelussa olettaa, että tilaajan ja tilaajan hallinnoimien kolmansien osapuolten (esimerkiksi käyttöpalvelutoimittaja) resurssit ovat riittävissä määrin käytettävissä siten, ettei niistä muodostu rajoituksia projektin aikataululle? 20 Kysymys: Vaatimuksissa 11.09 ja 11.10 käsitellään selainvaatimuksia (pakollisen vaatimuksen 11.04 lisäksi). Voidaanko näiden vaatimusten osalta täsmentää, mitä selainversioita järjestelmän tulee tukea? 21 Kysymys: Asianhallinnan toimintaympäristön kuvauksessa todetaan, että projektisuunnitelmassa tulee esittää järjestelmän koulutus yhtenä projektin vaiheena. Onko mahdollista täsmentää koulutustarvetta (minkä tyyppistä koulutusta ja kuinka monelle henkilölelle) ja sitä, kuinka tämä tulee huomioida tarjouksen hinnoittelussa? Voidaanko projektisuunnitelmassa esittää oletuksia ja rajauksia koulutusjärjestelyjen suhteen (esimerkiksi että tilaaja vastaa koulutustilojen järjestelyistä)? 22 Kysymys: Vaatimuksessa 11.09 todetaan, että EOAK:lle perustetaan kolme ympäristöä. Tarkoittaako tämä, että tilaaja vastaa ympäristöjen perustamisesta ja toimittaja huolehtii asianhallintajärjestelmän ohjelmistojen asennuksista näihin ympäristöihin? 23 Kysymys: Voidaanko projektisuunnitelmassa esittää kohtuullisia oletuksia ja rajauksia asianhallintajärjestelmän ohjelmistojen asennuksiin liittyen (esimerkiksi käyttöpalvelutoimittajalle osoitettuja tehtäviä)? Ammattitaitoisesti laadittu projektisuunnitelma perustuu Tarjoajan kokemukseen kolmansien osapuolien työmäärien ja tehtävien vaikutukseen aikatauluttamisessa. IE: versio 11 tai uudempi Mozilla Firefox: 31.0 tai uudempi Käyttäjäryhmät ja tehtävät asianhallinnassa on kuvattu varsin yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä. Tarjoajan tulee esittää koulutussuunnitelma, joka huomioi toimintaympäristön kuvauksessa kerrotun lähtötason sekä tarjotun järjestelmän (hankintayksikköä vastaavan tyyppisessä) käyttöönotossa toteutumiin perustuvat työmäärät ja laajuus. Lähtökohtaisesti Tilaaja vastaa koulutustilajärjestelyistä. Kyllä. Tilaaja vastaan ympäristöjen perustamisesta Toimittajan ohjeiden mukaisesti. Kyllä.
Dnro 3356/1/14 9 (9) 24 Kysymys: Vaatimuksessa 11.09 todetaan, että Toimittaja vastaa kehitysympäristön Kyllä, ellei perustellusta syystä sovita toisin. perustamisesta ja hallinnasta. Tarkoitetaanko tällä, että kehitysympä- ristö sijaitsee toimittajan tiloissa ja laitteistoilla? 25 Kysymys: Voidaanko olettaa, että tilaaja vastaa tarvittavan testiaineiston laadinnasta Kyllä. hyväksymistestausta ja koulutusta varten? 26 Kysymys: Tuleeko kaikki käyttöönottoprojektin tehtävät suorittaa tilaajan tiloissa Etäyhteyttä voi käyttää mahdollisuuksien mukaan. vai voiko toimittaja käyttää etäyhteyttä asennuksiin? 27 Kysymys: Tuleeko tuki- ja ylläpitopalvelun tehtävät suorittaa tilaajan tiloissa vai voiko toimittaja käyttää etäyhteyttä palvelun toteutukseen? Etäyhteys on pääsääntö palvelun suorittamisessa.