Visma L7 Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tiedote
Oppaan päiväys: 9.12.2013. Asiakaspalvelu: Helpdesk: kirjautuminen Visma L7 infolinen tai osoitteen www.visma.fi kautta Puhelintuki Visma L7: 0107 562 120 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2013 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Palkanlaskenta... 1 1.1 Johdanto... 1 1.2 Palkkatilastot yksikköympäristössä... 1 2 Kirjanpito... 2 2.1 Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet... 2 2.1.1 Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta... 2 2.1.2 Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset... 2 2.1.3 Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys... 2 2.1.4 Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys... 2 2.1.5 Tase-erittelyt... 3 3 Vastikevalvonta... 4 3.1 Vastike-/vuokralaskujen ekirjeeseen IBAN-tilinumero... 4 3.1.1 Yleistä... 4 3.1.2 Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset... 4 3.2 Erillislaskut... 5 3.3 Lukemalaskut... 5 3.3.1 Ennakoiden korjaaminen... 5 3.3.2 Laskujen peruminen... 5 3.4 Hyvityslaskut... 6 3.5 Koronlaskenta... 6 3.6 Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet... 7 3.6.1 Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut... 7 3.6.2 Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen... 7 3.7 Ketjutetut raportit... 8 3.7.1 Jonojen asetukset... 8 3.7.2 Sarakeotsikot... 9 4 Kiharkisto... 11 4.1 Tilikauden vaihteen toimenpiteet ennen tasekirjan muodostusta... 11 5 Tilikauden päättäminen ja tilinavaus... 13 5.1 Tilikausimääritykset... 13 5.2 Automaattinen tilinavaus... 13 5.2.1 Perinteisessä ympäristössä... 14 5.2.2 Juridisten yksiköiden ympäristössä... 14 5.3 Tilinavauksen tulostus... 14 6 Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet... 16 6.1 Yritysrekisteri... 16 6.2 Perintä... 16 6.3 Tiedotteet... 16 6.3.1 Rajaukset ja kaavat... 16 6.3.2 Lähetyshistoria... 16 6.3.3 Aputoiminnot... 17 6.4 Taloyhtiöt ja huoneistot... 17 6.5 Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut... 17 Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Sisällysluettelo - i
6.5.1 Laskuttajailmoitukset... 17 6.5.2 Vastaanottoehdotukset... 17 6.5.3 Palautteiden nouto... 17 6.5.4 Peruutusaineisto... 17 6.5.5 Asumistuen huomiointi... 18 6.6 Asukasvalinta ja -hallinta... 18 6.6.1 Asukashallinta... 18 6.6.2 Asukashallinnan siirtotiedostot... 18 6.6.3 Asukasvalinnan uusintapyyntö... 18 6.6.4 Asukkaaksi siirto... 18 6.6.5 Asuntohakemusten siirto... 18 6.7 Vastikelaskutus ja valvonta... 19 6.7.1 Lisäasetukset... 19 6.7.2 Laskujen tulostus... 19 6.7.3 Tavoitteiden kirjaus... 19 6.8 Vastike- ja vuokrareskontra... 19 6.8.1 Perintä... 19 6.8.2 Korkolaskutus... 19 6.8.3 Vastikevalvonta... 19 Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Sisällysluettelo - ii
1 Palkanlaskenta Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti palkanlaskennan vuodenvaihdeasiat. 1.1 Johdanto Palkanlaskennan vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Lakisääteisistä muutoksista vuonna 2014 ja niiden päivittämisestä kerrotaan tarkemmin em. vuodenvaihdetiedotteessa. 1.2 Palkkatilastot yksikköympäristössä Tilastojen osalta tulee huomioida erityisesti se, että jos teet tilastot valinnalla yksi yksikkö kerrallaan, seuraavan yksikön aineisto korvaa edellisen yksikön aineiston. Muodostettu tiedosto korvaa samassa paikassa mahdollisesti olevan edellisen samannimisen tiedoston. Varmuuskopio on siksi hyvä tallentaa johonkin toiseen kansioon. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Palkanlaskenta - 1
2 Kirjanpito Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti kirjanpidon vuodenvaihdeasiat. 2.1 Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet Taloushallinnon vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Tässä on mainittu vain muutamia huomionarvoisia asioita. Kirjanpidon lakisääteisistä muutoksista vuonna 2014 on kerrottu tarkemmin taloushallinnon vuodenvaihdetiedotteessa. 2.1.1 Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta Visma L7 -perustilikartassa (kiinteistötilipuite) on seuraavat alv-tilit: 2973 Alv-tilitykset - tilille kirjaat tilikauden aikana vain alv:n maksukirjaukset 2971 Suoritettava alv - tilille kirjaat normaalien myyntien vero-osuudet, joista vero laskutuksen mukaan - kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (myyntien) parametri 2972 Vähennettävä alv - tilille kirjaat normaalien ostojen vero-osuudet, joista vero laskun mukaan - kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (ostojen) parametri 2970 Arvonlisäverovelka 1773 Arvonlisäverosaaminen Koska mitään automaattisia jatkovientejä ei tehdä millekään aputilille, näet todellisen alvvelan vain tiliryhmätasolla (kaikkien tilien saldojen summa). Tilinpäätöksessä päätät suoritettavan (2971) ja vähennettävän (2972) veron tilit alv-tilitykset (2973) -tilille. Tämän tilin saldon kirjaat sitten joko tilille 2970 Arvonlisäverovelka tai 1773 Arvonlisäverosaaminen. Näin saat nollattua myyntien ja ostojen verotilit, nettovelan/- saatavan yhdelle tilille ja uuden tilikauden kumulatiiviset verot seurantaan. 2.1.2 Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset Täsmäytä kirjanpidossa myös muut tarvittavat taseen tilit (esim. ennakonpidätys, sotu, lainat). Jos olet käyttänyt selvittelytiliä/-tilejä, tarkista, että tilin/tilien saldo on nolla. 2.1.3 Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys Aja päivä- ja pääkirja koko tilikaudelta ja tarkista, että niiden loppusaldojen debet- ja kredit-puoli menevät tasan. Jos olet tehnyt ajot kuukausittain/kausittain, tarkista kunkin ajokerran tulosteet. 2.1.4 Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys Tarkista, että taseen vastaavaa- ja vastattavaa-puolen loppusummat ovat samat ja että tilikauden voitto/tappio on sama taseessa ja tuloslaskelmassa. Jos yllämainituissa on eroja, käy läpi tulosteiden ohjausrekisteristä tuloslaskelma- ja taseohjaukset tarkistaen Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kirjanpito - 2
että ne sisältävät kaikki tilikartan kirjanpidon tilit ettei sama tili ole kahteen kertaan mukana ohjauksissa kaavojen oikeellisuus ettei pohjissa ole mukana sisäisiä tilejä Tarkista myös, että pääkirjan tilien saldot ovat samat kuin tuloslaskelmassa ja taseessa. Pääkirja pohjautuu kirjanpidon tapahtumiin ja tuloslaskelmalle/taseelle luvut tulevat kirjanpidon saldoista, joten on mahdollista, että saldot eivät täsmääkään. Useimmiten virhe korjaantuu, kun ajat saldojen laskennan kuukaudelle, jolla virhe ilmenee. Ajon aikana kukaan ei saa olla kirjaamassa tapahtumia ko. kuukaudelle. Kirjanpito Kirjanpitotapahtumat ohjelmassa teet muistiotositelajilla tarvittavat korjaukset ja tilinpäätösviennit. Tilinpäätösvientejä ei kannata kirjata kokonaan ennen kuin ne ovat lopullisia. Vientien vaikutuksen tulokseen voit tarkistaa tulostamalla tuloksen/taseen Kirjaamattomat-valinnan kera. Tuloslaskelma Kirjaamattomat-valinnan kera. 2.1.5 Tase-erittelyt Tase-erittelyjen selauksissa on Tase-erittelyjen nollaus painike, jolla tyhjennät kaikkien yksiköiden kaikki tase-erittelyt. Ohjelma varmistaa toiminnon. Käytettävissäsi on myös Tase-erittelykokonaisuuden poisto painike, jolla poistat aktiivisena olevan tapahtuman ja siihen liittyvät purkutapahtumat tase-erittelyistä. Ohjelma varmistaa toiminnon. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kirjanpito - 3
3 Vastikevalvonta Tässä osassa kuvataan vastikevalvontaan liittyvät toimenpiteet vuodenvaihteessa. 3.1 Vastike-/vuokralaskujen ekirjeeseen IBAN-tilinumero 3.1.1 Yleistä Tilisiirtolomaketta, jolla saajan tilinumerot esitetään sekä kotimaisessa että kansainvälisessä IBAN-muodossa, voi käyttää 31.12.2012 saakka. Tämän jälkeen tilisiirtolomakkeella tulee näyttää vain IBAN-tilinumeroita. Laskun tilisiirto-osa. Tästä aiheutuu muutoksia Itellan ekirjeen ohjaustiedostoon vlasku01.ini. Uuden lomakepohjan (EPL8024) vaatimat muutokset on tehty asennuksen mukana menevään ohjaustiedostoon. Mikäli käytössä on räätälöity ohjaustiedosto, tulee sitä muokata seuraavasti. 3.1.2 Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset Räätälöity vlasku01.ini löytyy data\rpt kansiosta. Itellan lomakepohja, jonka tilisiirto-osassa on varattu kentät vain IBAN- ja BIC-numerolle otetaan käyttöön vaihtamalla vlasku01.ini:ssä lomakepohjakutsuksi EPL8024. [LOMAKEKUTSUT] EUR=EPL80824 Lisäksi ohjaustiedostosta tulee poistaa kansalliseen tilinumeroon liittyvät muuttujat sekä asemoida IBAN- ja BIC-muuttujat siten, että niiden sisältämä tieto tulostuu lomakepohjassa täsmälleen niille varattuihin kenttiin. [EPLGIR] ROW1=61 @PANKKN1 @ @IBAN1 @ @BIC1 @ ROW2=#1 @PANKKN2 @ @IBAN2 @ @BIC2 @ ROW3=#1 @PANKKN3 @ @IBAN3 @ @BIC3 @ Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 4
Huom! Kasvata IBAN-muuttujille varattua tilaa 22 merkkiin. Muussa tapauksessa tilinumerosta jää osa pois. Jatkossa tilinumero viedään laskulle 4 merkin jaksoihin pilkottuna. Muista testaus! Kun olet tehnyt edellä kuvatut muutokset, testaa ekirjeen tulostus lähettämällä PCHeraldlähetysohjelmalla testiaineisto Itellan ohjeiden mukaisesti. 3.2 Erillislaskut Laskuta päättyvälle tilikaudelle kuuluvat erillislaskutukset viimeistään ennen tilikauden täsmäytyksiä kirjanpidossa. Mikäli olet ajanut joulukuun kirjanpitoajot vastike- /vuokrareskontrasta, aja erillislaskut erikseen kirjanpitoon. 3.3 Lukemalaskut Mikäli taloyhtiössä peritään ennakoita, syötä uudet lukemat päivämäärällä 1.1.2014. Laskulle tulostuu päättyväksi kaudeksi 31.12.2013 ja laskulla huomioidaan ennakot myös 31.12.2013 asti. Ohjelma huomioi laskulle ennakoksi annetulta lukema-ajalta tapahtumat vastikevalvonnasta, niiltä maksulajeilta, jotka on tariffeilla annettu ennakkomaksulajeiksi. Esimerkiksi, jos mittarit on luettu 3.1.2014, mutta ennakot halutaan mukaan vain 31.12.2013 asti, lukemapäiväksi on annettava 1.1.2014. 3.3.1 Ennakoiden korjaaminen Jos ennakot on laskulla väärin tai esim. siirtymävaiheessa puuttuu jonkin kuukauden ennakko kokonaan, voit tehdä korjauksen muodostamalla ensimmäiselle lukemalaskutusjakson kuukaudelle erillisen haamulaskun ennakkomaksulajille joko miinus- tai plusmerkkisenä tapahtumiin. Kun lukemalaskutus on tehty, poista haamulasku! HUOM! Muista tarkistaa, että lukemalaskun päivämäärä tulee vuodelle 2013, jotta laskutus tulee oikealle vuodelle kirjanpidossa. 3.3.2 Laskujen peruminen Peruttavien laskujen valinta. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 5
Voit perua ne lukemalaskujen tapahtumat, joista et ole vielä muodostanut reskontralaskua. Peruminen tapahtuu Lukemalaskutus Toiminnot Laskujen peruminen toiminnolla. Peruttavaksi kelpaavat tapahtumat saat näkyviin työkalupalkin Virkistä-painikkeella. Valitse ikkunasta poistettavat laskut ja paina sen jälkeen työkalupalkista Poista. Poiston jälkeen aktivoituu Loki-välilehti, josta näet poistettavien laskujen tiedot. Laskun poisto poistaa laskuun liittyvät kirjanpidon tapahtumat ja tiliöinnit sekä päivittää mittarin lukemien tietoja. Perumisesta syntyvä loki. 3.4 Hyvityslaskut Hyvityslaskujen käsittelyrutiinilla joko palautat tai siirrät ennakoksi liikaa maksettua ennakkomaksua. Tasauslaskutushan muodostaa liikaa maksetuista ennakkomaksuista miinusmerkkisen tavoitteen, joka näkyy kirjanpidossa saamisten vähennyksenä. Siirrä nämä tilivuoden vaihteessa ennakkomaksuiksi päivämäärällä 31.12.2013. Tasauslaskujen keräys ja ohjaus esim. ennakoiksi reskontraan tapahtuu valitsemalla Vastike- ja vuokravalvonta ruudulla Toiminnot Hyvityslaskujen käsittely. 3.5 Koronlaskenta Laskusta on mahdollista saada korkolasku siinä vaiheessa, kun olet kirjannut sille osasuorituksen tai suorituksen. On myös mahdollista tulostaa korkolaskut avoimille kirjanpitoon kirjatuille laskuille. Toiminnon saat aktivoitua korkolaskutuksen ohjauksissa (Asetukset Ohjaukset) valitsemalla kohdan Korkolaskut avoimille laskuille. Korkolaskutus tehdään yleensä tammikuussa, joten huomioi laskujen tulostuksessa laskupäiväys, joka määrittää, mille tilikaudelle korkotuotot kirjanpidossa tuloutuvat. Huom! Ajoita laskennallisen koron laskenta siten, että annettuun päivään saakka on kaikki suoritukset kirjattu kirjanpitoon. Varmista myös, että annetun koronlaskentapäivän jälkeisiä suorituksia EI ole kirjattu kirjanpitoon. Ohjelma jättää mahdolliset kirjanpitoon kirjaamattomat suoritukset huomioimatta. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 6
3.6 Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet 3.6.1 Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut Oikaise vastikevalvonnasta kaikki tilikaudelle kuuluvat aiheettomat saatavat/ennakot. Huomaa, että Ennakoiden palautus ikkunassa ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää, joka sinun tulee muuttaa käsin oikealle tilikaudelle. 3.6.1.1 Saatavien oikaisu Tee Vastike- ja vuokravalvonta Valvonta ja ylläpito -ruudulla aiheettomalle saatavalle hyvityslasku. Hyvityslaskun (= miinusmerkkinen tavoite) muodostat samalle maksulajille ja summalle, jolle alkuperäinen tavoite on kirjattu. Kirjaa hyvityslaskulle suoritus Valvonta ja ylläpito -ruudun Suoritus-välilehdellä. Aloita suorituksen kirjaus Uusi jako painikkeella, anna maksupäiväksi laskun päivämäärä ja rahatiliksi esim. selvittelytili. Tallenna alkuperäiselle tavoitteelle suoritus paperitositteen kirjauksen kautta samalle päivälle ja samalle rahatilille (esim. selvittelytili). 3.6.1.2 Ennakoiden siivous Ennakkolistat kannattaa siivota palauttamalla aiheelliset ennakot asiakkaille esimerkiksi maksupäivällä 31.12.2013 (muista päiväys vuodelle 2013!). Aiheettomat ennakot voit palauttaa vain kirjanpitoon, mutta muista myös näiden palautuksissa kirjata päiväys vuodelle 2013. 3.6.2 Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen 3.6.2.1 Ennakot 3.6.2.2 Saatavat 3.6.2.3 Vakuudet Tulosta valvontaraporteista Ennakkoluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin loppusummaa taseen ennakkotilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain. Tulosta valvontaraporteista Saatavaluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin loppusummaa taseen saatavatilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain. Tulosta vakuustilanneraportoinnin kautta Vakuuslista vakuuslajeittain -raportti ja vertaa loppusummaa taseen vakuustilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, tarkista löytyykö valvonnasta vakuuksia saatavana tulostamalla valvontaraporttien kautta saatavaluettelo vain vakuusmaksulajista. Huom. Osasuoritettu vakuus tulostuu vakuuslistaan, ei huomioida saatavana. Jos ei vieläkään täsmää, etsi kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain. 3.6.2.4 Pankkitili Pankkitilin eron voit etsiä tulostamalla pääkirjan pankkitilistä Tapahtumat yhdistellään - valinnan kanssa. Pääkirjalla suoritus näkyy yhdellä rivillä, mikä helpottaa Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 7
tapahtumaluettelon ja pääkirjan vertailua (pankkitilin kirjanpitotilillä pitää olla määriteltynä yhdistelykriteeri tapahtumille). 3.6.2.5 Mittarilaskutus Jos laskuille ei tulostu laskutuksen aikaväli, tariffilta puuttuu tällöin tuotenimi. 3.7 Ketjutetut raportit Tilinpäätöstä varten voit tehdä Ketjutetut raportit sovelluksella esimerkiksi tasekirjajonon, johon määrittelet tasekirjaan tulevat raportit. Tulosteet ovat Word-muotoisia dokumentteja. Jonon raporteille on muistettava muuttaa oikea vuosi (Ketjutetut raportit Raporttijonojen määrittelyt). Huomaa myös päivämäärien esitysmuoto! Mahdollista on myös määritellä tulostusjono, joka muodostaa pdf-muotoisia levylle arkistoitavia dokumentteja, esim. vuokrareskontra/vastikereskontra jne. 3.7.1 Jonojen asetukset Raporttijonojen ylläpito. Oletusasetukset määrittelet jonokohtaisesti. Jonokohtaiset määrittelyt ovat yleisten asetusten suhteen voimakkaammat. Tasekirjajonon oletusasetukset (huom. kuvan polkumääritys on esimerkki). Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 8
3.7.2 Sarakeotsikot Esikatselu-valintaa ei suositella käytettäväksi, sillä tulostus saattaa keskeytyä muistin riittämättömyyden vuoksi. Tällöin tulostus herjaa out of memory tai tulostuksesta jää joku raporteista pois. Jos palvelin on vaihdettu, saattaa sen myötä em. polkumäärittely muuttua tai käyttäjätunnuksen oikeudet olla riittämättömät ko. hakemistoon, esim. kirjoitusoikeus voi puuttua. 3.7.2.1 Tuloslaskelmaraportit Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tuloslaskelma-tyyppisten tulosteiden sarakeotsikoissa p.kk.vvvv (esim. 1.01.2013-31.12.2013), jotta se tulostuu oikein. Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla. Tuloslaskelman sarakeotsikon ylläpito. 3.7.2.2 Taseraportit Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tase-tyyppisten tulosteiden sarakeotsikoissa tilikauden päättymispäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv (tase, vastikelaskelma ja taseerittelyt). Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 9
Taseen sarakeotsikon ylläpito. 3.7.2.3 Talousarviovertailu Sarakeotsikoksi annat vain Toteutunut, Budjetti ja %. Talousarviovertailu. 3.7.2.4 Liitetietoraportit Sarakeotsikoina käytetään vuosilukua. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 10
4 Kiharkisto Tässä osassa tarkastellaan Kiharkisto-ohjelman vuodenvaihdetoimia. 4.1 Tilikauden vaihteen toimenpiteet ennen tasekirjan muodostusta Muuta tilikausimääritykset pääkäyttäjänapin kautta Taloyhtiöt-ohjelmassa. Tilikausi on määriteltävä jokaiselle yhtiölle erikseen. Tallennus tapahtuu joko siirtymällä seuraavaan yhtiöön tai Paluu-painikkeen avulla! Tilikausimääritysten ylläpito. Vuosipainikkeiden muutos: Vuosipainikkeiden ylläpito. Kaikkiin vuosikenttiin on annettava arvo! Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kiharkisto - 11
Muodosta uudet arkistokansiot toiminnolla Luo Kansiot: Uusien kansioiden luonti. Jos et halua hakemistorakenteeseen kuukausikohtaisia kansioita, vastaa Ei ohjelman kysyessä, perustetaanko kuukausikohtaiset kansiot. Jos edellisen tasekirjatulostusten jälkeen on vaihdettu palvelin, tarkista, onko ketjutettujen raporttien tulostusmäärittelyissä oleva tallennuspolku mahdollisesti muuttunut. Lisäksi käyttäjätunnusten oikeudet ovat saattaneet muuttua (esim. kirjoitusoikeuden puuttuminen estää raporttien tallentumisen eco-kansioon). Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kiharkisto - 12
5 Tilikauden päättäminen ja tilinavaus Tässä osassa kuvataan tilikauden päättäminen sekä uuden tilikauden avaamiseen liittyvät toimenpiteet. 5.1 Tilikausimääritykset Avaa uusi tilikausi tilikausirekisteriin (Kirjanpito Tilikaudet). Tilikauden on oltava avattuna ennen kuin teet laskuja, joilla on tilikausikohtainen numerointi. Lukitse vanha tilikausi sen jälkeen, kun et enää kirjaa vientejä ko. kaudelle. Reskontrien täsmäytysten ja kirjaamisten jälkeen voit antaa tilikauden lukituspäiväksi 30.12., jolloin voit vielä kirjata tilinpäätösvientejä päivämäärälle 31.12. Muista avata myös poikkeavat tilikaudet. Tilikausien ylläpito. Voit estää kirjauksia virheelliselle tilikaudelle avaamalla tilikausia myös tulevaisuuteen ja antamalla tilikauden viimeisen päivän lukituspäiväksi. Huomioi tällöin, että mikäli käytössä on Visma L7 Käyttöomaisuuskirjanpito -ohjelma, se laskee sumupoistot siihen saakka kuin tilikausia on avattu. 5.2 Automaattinen tilinavaus Tarkista, että tilikarttaan on määritelty tilinavausohjaukset (Tili Toiminnot Tilinavausohjaus) esim. käyttöomaisuuden lisäys-/vähennys- ja poistotileille. Kun olet käsitellyt edellisen tilikauden Visma L7 ohjelmistolla ja se on valmis, voit laskea uuden tilikauden avaussaldot automaattisesti. Vanhalle tilikaudelle ei tarvitse tehdä mitään tuloksen kirjauksia, vaan tulos lasketaan ja kirjataan tilinavauksen yhteydessä uudelle tilikaudelle (edellisen tilikauden tulos-tilille). Tilinavaussaldojen laskennan löydät valinnalla Kirjanpito Saldojen päivitys Tilinavaussaldot -välilehti. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 13
Tilinavaussaldojen automaattinen laskenta. Huom. Edellisen tilikauden tulostili on vakiotilikartan mukainen esimerkki! 5.2.1 Perinteisessä ympäristössä Perinteisessä ympäristössä valitset tilikauden, annat tuloksen kirjauksen tilin ja määrität, millä tarkkuudella edellisen tilikauden tietojen pohjalta uusi tilinavaus tehdään. Keräysajo käy edelleen läpi edellisen tilikauden tasetilien (vastaavaa ja vastattavaa) saldot ja laskee niiden pohjalta myös uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion. Laskennan lopuksi ohjelma näyttää vielä tilikauden tuloskirjauksen, jonka jälkeen kerätyt ja lasketut tapahtumat viedään kirjanpidon käsikirjausten tiedostoon tilinavaustapahtumiksi ja samalla käynnistetään myös ko. ylläpito-ohjelma. Sen kautta uudet tapahtumat ovat todettavissa ja käsiteltävissä perinteiseen tapaan. Jos haluat pitää tilikauden voiton/tappion erillään siihen asti, kunnes hallitus on tehnyt siitä päätöksen, voit avata myös oman tilin Tilikauden voitto/tappio (esim. 2180) käytettäväksi tilinavauksessa. 5.2.2 Juridisten yksiköiden ympäristössä Juridisten yksiköiden ympäristössä annat päättyneen tilikauden loppupäiväyksen. Sen perusteella ohjelma virkistää listalle tulosyksiköt, joiden tilikausi on päättynyt ko. päivänä. Listasta voit valita laskentaan yhden tai useamman yksikön kerralla. Tilinavaussaldojen minimitarkkuus on tällöin tili ja kustannuspaikka. Ohjelma laskee ja kirjaa uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion kustannuspaikan tarkkuudella, mutta näyttää laskennan päätteeksi sen tulosyksikkötasolla. Tapahtumat viedään kirjanpidon käsinkirjauksiin, kuten edellä on kerrottu. 5.3 Tilinavauksen tulostus Taseen tulostuksessa on mahdollista erotella tilinavaus omaksi sarakkeekseen. Sarake Mitä tulostaa 1. Toteutunut Tulostaa aikaväliltä sekä tilinavaus- että normaalitapahtumasaldot (=kaikki). 2. Toteut.-tilinavaus Tulostaa aikaväliltä vain normaalitapahtumasaldot. 3. Tilinavaus Tulostaa aikaväliltä vain tilinavaussaldot. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 14
Taseen tulostus tilinavaussaldojen kera. Myös kirjaamattomista tapahtumista luetaan vastaavat tiedot, jos olet valinnut ne sarakkeisiin mukaan. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 15
6 Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet Tässä luvussa on kuvattu järjestelmän uusia, tilinpäätösvaiheessa hyödyllisiä ominaisuuksia. Tarkemmat käyttöohjeet löytyvät Visma L7 erillisohjeista ja -käsikirjoista. 6.1 Yritysrekisteri Yritysrekisterin selailussakin on nyt mahdollista käyttää virtuaalista selailulistaa, joka mahdollistaa esimerkiksi tapahtumien järjestämisen, hakemisen ja suodatuksen. Selauksen saat aktivoitua napauttamalla taulukossa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla toiminnon Käytä vapaasti lajiteltavaa selailulistaa. Kun asetus on valittuna, voit järjestää listauksen napauttamalla haluamaasi sarakeotsikkoa. Listalta haet tiettyä arvoa napauttamalla saraketta ja kirjoittamalla ko. sarakkeesta haettavan tekstin tai luvun alun. Selauslistan muut toiminnot löytyvät valikosta, joka avautuu napautettaessa taulukkoa hiiren kakkospainikkeella. Oletusnäkymä on aina normaali, kun yritysrekisteri avataan. Huom. Erittäin suurilla yritysmäärillä (esim. 50 000 kpl) vapaasti lajiteltava lista on hidaskäyttöinen 6.2 Perintä Perinnän Asetukset Ohjaukset ikkunan sisältö on ryhmitelty välilehdille Yleiset, Vastikereskontra ja Aineistot. Aineistot-välilehden asetuksia on mahdollista ylläpitää vain, jos PDF-aineistojen muodostaminen sovellus on käytössä. Tulosta-/Peri-painikkeilla avautuvaan ikkunaan on lisätty Laskuaineisto-kenttä, josta valitset tarvittaessa ja käytettävissäsi olevista sovelluksista riippuen muodostettavan aineiston tyypin. 6.3 Tiedotteet Ks. Tiedotteet käsikirja. 6.3.1 Rajaukset ja kaavat Osapuoli- ja huoneistolähtöisten tiedotteiden vastaanottajia on mahdollista rajata osapuolien voimassaoloon perustuvalla päivämäärävälillä. Kaavat-painikkeella avautuu ikkuna, jossa voit määritellä molemmille osapuolirajauksen päivämääräkentille kaavan, jonka perusteella päivämäärä automaattisesti generoidaan. Voit nyt tallentaa antamasi rajaukset ja kaavat tiedotekohtaisesti Lähetys-ikkunan Tallenna rajaukset painikkeella. Poista rajaukset painikkeella poistat tallennetut rajaukset ja asetat listoille oletusarvot. 6.3.2 Lähetyshistoria Tiedotteiden lähetystoiminto tallentaa nyt saajakohtaisen lähetyshistorian. Samaa tiedotetta ei siis voi lähettää vahingossa kahdesti samalle henkilölle. Toisaalta osa tiedotteista voi Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 16
6.3.3 Aputoiminnot olla sen tyylisiä, että niitä pitää voida lähettää useita kertoja per henkilö, joten tämä on edelleen mahdollista. Kun virkistät vastaanottajalistan, näkyy vasemmanpuoleisessa sarakkeessa vihreä väkänen, jos tiedote on jo lähetetty, eikä tällaista vastaanottajaa valita automaattisesti. Lähetyshistorian selauksessa on käytettävissä myös vapaasti lajiteltava selauslista. Vastaanottajalistan ponnahdusvalikosta löytyy kolme valintaa, joilla voit kohdistaa valitun vastaanottajan joko yritysrekisteriin, kiinteistörekisteriin tai asukashallintaan. 6.4 Taloyhtiöt ja huoneistot Mikäli taloyhtiön veloituksissa ei ollut á-hintaa, ohjelma nollasi huoneistolle syötetyn á- hinnan, kun ohitettiin päivämääräkenttä. Nyt ohjelmaa on muutettu siten, ettei se huomioi nolla-arvoista á-hintaa taloyhtiön veloituksissa. 6.5 Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut Ks. Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut käsikirja 6.5.1 Laskuttajailmoitukset Laskuttajailmoitukset muodostetaan nyt pankkikohtaisesti. Asetukset Ohjaukset ikkunaan on lisätty uusia parametreja, joiden avulla voit ylläpitää tiettyjen tekstien kielikäännöksiä sekä määrittää Maventan käyttämän välittäjäpankin tunnuksen (DABAFIHH). 6.5.2 Vastaanottoehdotukset Vastaanottoehdotukset-ohjelman yksikkölistaruudun sarakkeissa näytetään, kuinka monelle yksikön maksajalle on jo muodostettu vastaanottoehdotus (Valmiit) ja kuinka monelta se vielä puuttuu (Ei-valmiit). Voit järjestää listauksen sarakeotsikkoa napauttamalla ja sen yläpuolelle on mahdollista saada hakurivi. 6.5.3 Palautteiden nouto Sovellukseen on lisätty Palautteiden nouto ohjelma, jolla saat haettua pankin palautteet Maventan kautta. Palautteesta on mahdollista nähdä, mihin sanomaan se liittyy, sekä avata alkuperäinen sanoma. Palautteessa voi näkyä myös virhekoodi ja -selitys, joiden perusteella sinun tulee tehdä korjaukset ja tarvittaessa muodostaa ja lähettää aineisto uudelleen. 6.5.4 Peruutusaineisto Voit muodostaa suoramaksuaineistoista tarvittaessa peruutusaineiston, jonka lähetät Maventalle. Operaattori välittää aineiston edelleen pankkiin. Kaikki pankit tukevat suoramaksujen peruuttamista. Kuluttajan verkkolaskuaineistojen osalta peruutuskäsittely on pankkikohtaista. Mikäli Finvoice-laskua ja peruutuslaskua ei voida kohdistaa tai pankki ei tue peruutustoiminnallisuutta, peruutuslasku näytetään hyvityslaskuna tiedoksi verkkopankissa tai maksamisen verkkopalvelussa. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 17
Peruutusaineiston voit muodostaa vastike-/vuokra- tai lukemalaskuista laskujen tulostusohjelman Toiminnot Verkkolaskujen peruminen valinnalla. Ominaisuus vaatii käyttöönottotoimia. 6.5.5 Asumistuen huomiointi Asumistukea ylläpidetään Taloyhtiöt/kohteet Huoneistot ikkunan Laskutustiedotvälilehdellä. Huom! Kun suoraveloitus päättyy, suoraveloitustietoihin mahdollisesti tallennettu asumistuen tukiosuus ei siirry automaattisesti huoneiston tietoihin. Tukiosuus näkyy myös Osapuolet-painikkeella avautuvan ikkunan Informaatiovälilehdellä. Jos maksajalle on määritelty asumistuki huoneiston tietoihin, se otetaan huomioon muodostettaessa verkkolasku- ja suoramaksuaineisto. Paperitulosteella asumistukea ei näytetä, kuten ei näytetty suoraveloituslaskuillakaan. Asumistuki tallennetaan verkkolasku- /suoramaksuaineistoon siten, että laskun loppusummasta vähennetään asumistuen osuus. 6.6 Asukasvalinta ja -hallinta 6.6.1 Asukashallinta Ks. Asukasvalinnan käsikirja. Mahdollistettu vakuuspalautuksen pankkitilin syöttö IBAN-muodossa siten, että ohjelma osaa verrata sitä oikein yritysrekisterin pankkitiliin. 6.6.2 Asukashallinnan siirtotiedostot Lisätty Asukaslista-siirtotyypille uusi asetus, Tulevat sopimukset mukaan. Kun tämä asetus on aktivoituna, otetaan siirtoaineistoon myös ne sopimukset, jotka ovat tulossa voimaan kuluvan päivän jälkeen. 6.6.3 Asukasvalinnan uusintapyyntö Asuntohakemuksen uusintapyyntösähköpostiin pitää saada myös hakijan hakukohteet. Voit nyt lisätä viestipohjaan muuttujaviittaukset {KOHDENROT} ja/tai {KOHDENIMET}, jotka tulostavat pilkulla erotetun listan hakijan hakukohteista. 6.6.4 Asukkaaksi siirto Asukkaaksi siirto toiminnon Lisäasetukset-osioon on lisätty uusi asetus Kopioidaan yhteystiedot myös puolisolle. Mikäli tämä asetus on aktivoitu, tallentaa asukkaaksi siirto asuntohakemuksen yhteysnumerot myös puolison yritysrekisterin yhteysnumeroihin. 6.6.5 Asuntohakemusten siirto Ascii-siirtoaineiston rinnalle on toteutettu xml-siirtoaineisto, joka mahdollistaa monipuolisemman asuntohakemusten ylläpidon mm. web-sovelluksista. Xmlsiirtoaineiston avulla luot, päivität ja poistat hakemuksia. Aineisto on lähetettävissä Web service -rajapinnan kautta, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen hakemusten ylläpidon esim. web-sovelluksissa. Voit myös pyytää asuntohakemusten xml-aineistoja Web service - rajapinnasta erilaisilla rajausehdoilla. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 18
6.7 Vastikelaskutus ja valvonta 6.7.1 Lisäasetukset Asetukset Lisäasetukset Vastikelaskutus välilehdelle on lisätty uusia asetuksia ja olemassa olevat asetukset on ryhmitelty uudelleen. Raportti, josta laskun pdf-kuva muodostetaan, on nyt mahdollista määritellä erikseen peruslaskuille, erillislaskuille ja tiivistetyille laskuille. 6.7.2 Laskujen tulostus Laskujen tulostukseen lisätty Toiminto Hae huoneisto nimellä, joka mahdollistaa halutulla osapuolella haun yrityksen/henkilön nimellä ilman tietoa siitä, mistä yksiköstä tai taloyhtiöstä yritys/henkilö löytyy. Tällä on korvattu aiempi Hae-toiminto. Vähennä tukiosuudet valintaa käytät muodostaessasi verkkolasku- ja suoramaksuaineistoja, joista haluat vähentää asumistukiosuudet. Tämä edellyttää Kuluttajan suoramaksut ja verkkolaskut sovellusta. Asumistukea ylläpidetään joko Osapuolet-ikkunan Informaatio-välilehdellä tai Taloyhtiöt/kohteet Huoneistot ikkunan Laskutustiedot-välilehdellä. Erillislaskuilta on poistettu IBAN-pankkitilinumerot. 6.7.3 Tavoitteiden kirjaus Kun tavoitteiden ajon jälkeen tulee vielä uusia maksajia, joille pitäisi myös saada tavoitteet samalle kaudelle, on työlästä etsiä kyseiset henkilöt käsin laskutukseen. Mikäli jollekin maksajalle löytyy tavoitteet valitulle kaudelle, ohjelma avaa tavoitteiden kirjauksessa Tuplatavoitteita-ikkunan. Ikkunaan on nyt lisätty Ohita kaikki painike, jolla pystyt ohittamaan kerralla kaikki maksajat, joille jo löytyy tavoitteita. 6.8 Vastike- ja vuokrareskontra 6.8.1 Perintä Ks. Isännöinnin käsikirja. 6.8.2 Korkolaskutus Perintä-ohjelman ikkunoissa näkyy poismuuttopäivä, kun Asetukset Ohjaukset Vastikereskontra ikkunassa on aktivoitu Poismuuttopäivän haku ja vastike- ja vuokravalvonta on asennettuna. Korkolaskus-ohjelman ikkunoissa näkyy poismuuttopäivä, kun perinnän Asetukset Ohjaukset Vastikereskontra ikkunassa on aktivoitu Poismuuttopäivän haku ja vastikeja vuokravalvonta on asennettuna. 6.8.3 Vastikevalvonta 6.8.3.1 Lajittelu Muutettu huoneistonumeroiden lajittelu numeeriseen järjestykseen Vastike- ja vuokravalvonta ohjelmassa ja valvontaraporttien yhteydessä. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 19
Huom! Numeerinen lajittelu toimii vain silloin, kun Vastike- ja vuokravalvonnan Asetukset Valintalistat Huoneistot numerojärjestyksessä on käytössä. 6.8.3.2 Maksajan yhteystiedot Mikäli Vastike- ja vuokravalvonta ohjelmassa on maksaja valittuna, pääsee Toiminnotvalikosta jatkossa maksajan (yritysrekisterin) yhteystietoihin. Vastaavasti perinnästä pääsee (Ikkunat Asiakkaan yhteystiedot) yritysrekisterin yhteystietoihin. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 20