Keskus 09 7711 Faksi 020 743 2935 www.bdo.fi www.audiator.fi BDO Audiator Oy Vattuniemenranta 2 00210 Helsinki Siilinjärven kunta Tilintarkastus 2015 Siilinjärven kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut / Hallinnon tarkastaminen Tarkastuksen tavoite ja rajaus Tilintarkastajan on annettava lausunto mm. siitä, onko hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti. Hallinnon tarkastus on lähtökohtaisesti laillisuusvalvontaa. Tarkastuksen tavoitteena on varmistua siitä, että tehtävät on hoidettu ja päätökset on tehty tehtäväalueen lainsäädäntöä sekä kunnan johtosääntöjä ja muita ohjeita ja määräyksiä noudattaen. Tarkastus suoritetaan käymällä läpi hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien sekä viranhaltijoiden päätöksiä ja niiden toimeenpanoa. Valtuuston päätöstenmukaisuutta arvioidaan ensisijaisesti tärkeimpien organisointia ja taloutta koskevien päätösten osalta. Yksi tärkeimmistä päätöksistä on talousarvion hyväksyminen. Tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa, että talousarviota noudatetaan. Tarkastusmenetelmä Tarkastus suoritettiin käymällä läpi Siilinjärven kunnan sosiaali- ja terveyslautakunnan sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden johtavien viranhaltijoiden päätöksiä liitteineen ajalta 1.1. 19.10.2015. Sosiaalija terveyslautakunnan pöytäkirjat liitteineen tarkastettiin kunnan wwwsivuilta. Allekirjoitettuja, alkuperäisiä viranhaltijapäätöksiä ja niiden liitteitä tarkastettiin mapeista. Tarkastuksessa käytiin lisäksi läpi myös kunnan antamia omia sääntöjä ja määräyksiä, kuten hallinto- ja toimivaltasääntö, talousarvion täytäntöönpano-ohjeet sekä talousarvio vuodelle 2015. Tarkastuskohteelle on annettu mahdollisuus tutustua tarkastusmuistio-luonnokseen. Kommentit muistioon on saatu 11.11.2015. Tarkastuksen suorittaja ja ajankohta JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy (y-tunnus 0904285-6) kuuluu suomalaiseen BDO-konserniin. Emoyhtiö BDO Oy on itsenäinen jäsen BDO International Limitedissä ja kuuluu kansainvälisten itsenäisten BDO-jäsenyhtiöiden verkostoon.
Tarkastus suoritettiin 5.6. ja 19.10.2015 ja tarkastuksen suoritti tarkastaja Eija Susitaival. Keskeiset tarkastushavainnot ja suositeltavat toimenpiteet Siilinjärven kunnan organisaatio muodostuu viidestä palvelualueesta, joita ovat konserni- ja maankäyttöpalvelut, sivistyspalvelut, sosiaali- ja terveyspalvelut, talous- ja tukipalvelut sekä tekniset palvelut. Kutakin palvelualuetta johtaa kunnanhallituksen nimeämä palvelupäällikkö. Siilinjärven kunnan toimielinten; lautakuntien, palvelualueiden ja viranhaltijoiden toimivallasta on säädetty kunnanvaltuuston hyväksymissä ja vahvistamissa hallintosäännössä ja toimivaltasäännössä. Toimivaltasäännön 28 mukaan sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelualueen toimielimenä ovat sosiaali- ja terveyslautakunta ja sen alaisuudessa monijäseninen jaosto sosiaali- ja terveydenhuollon yksilöasioiden käsittelyä varten. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelualueeseen kuuluvat sosiaali- ja perhepalveluiden, hoiva- ja vanhuspalveluiden, terveyspalveluiden sekä hallinto- ja toimistopalveluiden yksiköt. Sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelualuetta johtaa sosiaali- ja terveysjohtaja. Tarkastuksen perusteella voidaan todeta, että päätöspöytäkirjat täyttävät pääosin toimivalta- ja muotosäädökset. Päätökset ovat yksilöityjä ja perusteltuja. Pöytäkirjat on asianmukaisesti allekirjoitettu ja päivätty ja niiden liitteenä ovat myös oikaisuvaatimusohjeet. Yksityiskohtaiset tarkastushavainnot Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökset Tarkastettiin sosiaali- ja terveyslautakunnan vuoden 2015 päätökset kokouspöytäkirjoista ja niiden liitteistä. Pöytäkirjat liitteineen tarkastettiin kunnan www -sivuilta. Lautakunta oli kokoontunut tarkastushetkeen 19.10.2015 mennessä yhteensä yhdeksän kertaa. 2
Siilinjärven kunnan sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelualueen vuoden 2015 talousarvio on yhteensä -65.597.941 ja toteuma ajalta 1.1. 23.10.2015 on -51.367.258, mikä on 78,3 % talousarviosta. Johtavien viranhaltijoiden päätökset Toimivaltasäännön 30 :ssä on määritetty sosiaali- ja terveysjohtajan toimivalta ja 32 :ssä palvelupäälliköiden toimivalta. Toimivaltasäännön 37 :n kohdan 5 mukaan palvelupäälliköt mm. valitsevat välittömässä alaisuudessa olevan henkilöstönsä. Sosiaali- ja terveyspalvelujen tulosyksiköiden johtajat tekevät viranhaltijapäätöksiä Dynasty asiakirjan hallintajärjestelmässä. Tarkastuksessa saadun tiedon mukaan viranhaltijapäätökset on ryhmitelty Dynasty järjestelmässä eri sarjoihin (asiakas-, hankinta-, henkilöstö-, yleis- ja toimivallansiirtopäätökset), joiden kunkin sarjan numerointi alkaa :stä 1. Asiakkaisiin liittyviä päätöksiä tehdään myös Effica järjestelmään. Sosiaali- ja terveysjohtajan päätökset Tarkastushetkeen 19.10.2014 mennessä sosiaali- ja terveysjohtaja on tehnyt yhden yleispäätöksen, kaksi toimivallansiirtopäätöstä, yhdeksän henkilöstöpäätöstä ja kuusi hankintapäätöstä. Hoito- ja vanhustyönjohtajan päätökset Tarkastushetkeen 19.10.2015 mennessä hoito- ja vanhustyönjohtaja on tehnyt yhden hankintapäätöksen, 35 henkilöstöpäätöstä ja kuusi yleispäätöstä. Henkilöstöpäätökset ovat pääosaltaan liittyneet eri työtehtävien hakemus- ja nimittämismenettelyihin. Päätöksellään 10.6.2015 48 sosiaali- ja terveyslautakunta on valtuuttanut hoito- ja vanhustyönjohtajan pyytämään tarjoukset Risulantien kiinteistön automaattisesta sammustujärjestelmästä kolmelta eri toimittajalta ja valitsemaan toimittajan hinnan perusteella. Siilinjärven kunnan toimitilapäällikkö on pyytänyt 3
tarjoukset sähköpostitse kolmelta eri toimittajalta (Caverion Suomi Oy:ltä, Firecon Group Oy:lta ja JH-sprinkleriurakointi Oy:ltä). Näistä JH-sprinkleriurakointi oli ilmoittanut, ettei jätä tarjousta määräaikaan mennessä. Tarjouksia on saatu määräaikaan mennessä kaksi ja päätöksellään 1.7.2015 1 hoito- ja vanhustyönjohtaja on päättänyt hankkia automaattisen sammutusjärjestelmän Firecon Group Oy:lta, joka on jättänyt edullisimman tarjouksen 29750 (alv 0%). Caverion Suomi Oy:n tarjouksen arvo on ollut 44 400 (alv 0 %). Päätöksen 1.7.2015 1 perusteluna on Pelastuslaki (379/2011) 18, joka velvoittaa sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköitä huolehtimaan pelastuslain mukaisesta varautumisesta hoitolaitoksissa. Hoitolaitoksissa asuvien toimintakyvyltään heikentyneiden henkilöiden on pystyttävä turvallisesti, joko itsenäisesti tai avustettuna, poistumaan rakennuksesta tulipalon tai muun vaaratilanteen sattuessa. Lisäksi perusteluna on, että sprinklerijärjestelmän asentaminen onnistuu parhaiten kiinteistön ollessa tyhjillään, joka edellyttää hankinnan toteuttamisen jo syyskuussa 2015. Tarkastuksessa havaittiin, että edullisemman tarjouksen jättäneen, Firecon Oy:ltä hankitun sprinklerijärjestelmän verottomat kokonaiskustannukset ajalta 1.1. 19.10.2015 kirjanpitoraportin mukaan ovat yhteensä 30 310, mikä siis ylittää kansallisen tavarahankinnan kynnysarvon 30 000. Tarjouksessa laitteiston osuus on ollut 26.350,00 ja suunnittelutyön ja Tukes tarkastuksen osuus yhteensä 3.400,00. Saadun selvityksen ja perustelujen (tapaus MAO 74/11) mukaan hankintapäätös perustuu tulkintaan, että kysymyksessä on rakennukseen kiinteästi asennettava automaattinen sammutusjärjestelmä ja se on käsitelty rakennusurakkana, jonka kansallinen kynnysarvo on 150.000. Todettakoon, että sammutusjärjestelmän hankintakustannuksiin ei ole varauduttu vuoden 2015 talousarviossa. Tarkastuksessa saadun tiedon mukaan talousarviomuutosta ei ole tehty, koska budjetin laadintahetkellä ei vielä ollut tiedossa toimitilaa eikä siihen tarvittavia muutostöitä ja niiden kustannuksia. Urakoinnin kokonaiskustannukset katetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden budjetista ja määrärahojen tekninen siirto toteutetaan tilinpäätöksen yhteydessä. Sosiaali- ja perhepalveluiden johtajan päätökset 4
Tarkastushetkeen 19.10.2015 mennessä sosiaali- ja perhepalveluiden johtaja on tehnyt kahdeksan henkilöstöpäätöstä sekä kolme yleispäätöstä. Sosiaali- ja vammaispalveluiden päällikön päätökset Tarkastushetkeen 19.10.2015 mennessä sosiaali- ja vammaispalveluiden päällikkö on tehnyt kuusi henkilöstöpäätöstä. Päätökset 5.1.2015 1-4 ovat lisä- ja ylityömääräyksiä toimeentulotukien käsittelyyn ajalle 5.-10.1.2015, koska toimeentulotukien käsittelyn työtilanne on ollut ruuhkautunutta ja jotta toimeentulotukien käsittelyajat saataisiin lain vaatimalle tasolle (7 työpäivää), on jouduttu työskentelemään yli normaalin työajan. Ylityömääräyksistä on tiedusteltu sosiaali- ja perhepalveluiden johtajalta, jolta on saatu tieto, että tammikuun ruuhka on saatu puretuksi 5. 10.1.2015 ylitöillä. Saadun tiedon mukaan toimeentulotuen käsittelyaikaa seurataan jatkuvasti ja ylityömääräys annetaan siinä vaiheessa, kun käsittelyajat alkavat ylittyä ja tilanne näyttää pitkittyvän. Johtavan lääkärin päätökset Tarkastushetkeen 19.10.2015 mennessä johtava lääkäri on tehnyt kahdeksan henkilöstöpäätöstä ja kolme yleispäätöstä. Johtavan hammaslääkärin päätökset Tarkastushetkeen 19.10.2015 mennessä johtava hammaslääkäri on tehnyt yhden henkilöstöpäätöksen. Johtopäätös Tarkastuksessa havaittiin, että edullisemman tarjouksen jättäneen, Firecon Oy:ltä hankitun sprinklerijärjestelmän verottomat kokonaiskustannukset ajalta 1.1. 19.10.2015 kirjanpitoraportin mukaan ovat yhteensä 30 310, mikä siis ylittää kansallisen kynnysarvon 30 000. Tarjouksessa laitteiston osuus on ollut 26.350,00 ja suunnittelutyön 5
ja Tukes tarkastuksen osuus yhteensä 3.400,00, joten kyseinen hankinta tulkitaan hankintalaissa tavarahankinnaksi ja näin ollen hankinta olisi tullut tehdä julkisista hankinnoista hankintalainsäädännössä säädettyä menettelytapaa noudattaen ja tehdä julkinen kilpailutus (HILMA). Tarkastuksen perusteella voidaan todeta, että toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat täyttävät pääosin toimivalta- ja muotosäädökset ja päätökset ovat yksilöityjä ja perusteltuja. Päätöksiin on merkitty toimivallan perusteet, ne ovat asianmukaisesti allekirjoitetut ja päivätyt ja niiden liitteenä ovat myös muutoksenhakuohjeet. Siilinjärvellä 18.11.2015 BDO Audiator Oy JHTT yhteisö Tuomo Pikkarainen JHTT tilintarkastaja JAKELU: tarkastuslautakunta sosiaali- ja terveysjohtaja Reijo Ruostila Hoito- ja vanhustyönjohtaja Kati Kantanen (perhevapaalla 3.4.2016 saakka), sijainen Marja Kavilo 6