1 (6) n vuokrasopimus Sörnäisten rantatie 13:ssa 1 Yleistä n nykyinen vuokrasopimus Sörnäisten rantatie 13:ssa sijaitsevassa Senaatti-kiinteistöjen omistamassa toimitalossa päättyy 31.12.2017. Sitä silmällä pitäen ryhtyi viime vuoden puolella yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen kanssa valmistelemaan käyttöönsä valtion uuden toimitilastrategian mukaista työympäristömallia ja etsimään ko. mallin mukaisia toimitiloja. Tilojen hakuprosessin päätteeksi Senaatti-kiinteistöt päätyi esittämään ratkaisua, jossa sijoittuu nykyiseen toimitaloonsa yhdessä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kanssa. Uusi vuokrasopimus osapuolten kesken allekirjoitettiin 4.2.2016 ehdolla, että vuokrasopimuksen voimaantuloon saadaan hyväksyntä valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnalta. Senaattikiinteistön hallitus on tehnyt asiassa jo 22.2.2016 investointipäätöksen em. ehdoilla. 2 Vuokrasopimuksen kohteena olevat toimitilat Sörnäisten rantatien toimitalo on ollut viime vuodet n tarpeisiin nähden liian suuri. Tilatehokkuus on ollut toteutettujen organisaatiomuutosten ja henkilövähennysten jälkeen viime vuosina 27-29 m²/hlö, kun se valtion voimassa olleen toimitila-strategian mukaan olisi pitänyt olla enintään 25 m²/hlö. Tilojen väljeneminen johtuu paljolti siitä, että valtion eläkkeiden toimeenpanotehtävät siirtyivät vuosina 2012-2013 julkisen hallinnon kokonaistuottavuuden vuoksi sta Kevaan. Tätä ei oltu voitu ottaa huomioon solmittaessa nyt voimassaolevaa vuokrasopimusta vuonna 2008. Kevaan siirtyi kaikkiaan 165 henkilöä (noin 30 % silloisesta henkilökunnasta). Myös n omat tuottavuutta koskeneet henkilöstön vähentämistoimenpiteet ovat johtaneet tilatarpeen vähenemiseen. Tilamitoitusongelmaa on pyritty ratkaisemaan vuokraamalla toimistotilaa muille virastoille tilapäiskäyttöön. Siitä huolimatta kiinteistössä on ollut aika ajoin jopa 2000-3000 m² tyhjää tilaa, josta voimassa oleva vuokrasopimus ei ole sallinut viraston päästä eroon. Tällä hetkellä n hallussa olevan alueen kokonaispinta-ala on 10 116 brm², josta varsinaista toimistotilaa on 9 229 m². on edellisen peruskorjauksen yhteydessä siirtänyt omat aula-, siivous- ja puhelunvälityspalvelunsa Senaatti-kiinteistöjen manageerauksen piiriin. Vuonna 2012 n luopuessa omasta puhelinvaihteesta puhelunvälitys sisällytettiin valtion yhteiseen puheratkaisuun. Uuden vuokrasopimuksen myötä on tarkoitus laajentaa Senaatin tuottamia palveluita kiinteistöturvallisuuden ylläpitoon sekä kokouskeskuksen ja työpaikkaravintolan käyttäjäpalveluihin. Uusi vuokrasopimus supistaa n käyttöön tulevan kokonaispintaalan 4 855 neliömetriin. Siitä 4201 m² on varsinaista toimistotilaa ja loput joko
2 (6) arkistotilaa tai n ja PRH:n yhteiskäyttöistä asiakas- ja kokoustilaa. Vuokrasopimus pohjautuu valtion uuden toimitilastrategian mukaiseen työympäristömalliin, jolla tilatehokkuutta voidaan parantaa uusien työntekemistapojen ja työpisteiden ylibuukkauksen ansiosta jopa 13,3 htm²:iin/htv. Näin suuri tilatehokkuuden muutos edellyttää tilojen kalustamista uusilla, aiempaa pienemmillä ja helposti säädettävillä, usealle käyttäjälle soveltuvilla kalusteilla. Työympäristömallin toteuttaminen ja tilatehokkuuden parantaminen edellyttävät kiinteistössä muutostöitä, jotka on tarkoitus toteuttaa ennen vuokrasopimuksen voimaantuloa 1.1.2018. Muutostöiden tavoitteet noudattavat soveltuvin osin valtion yleisiä työympäristön tilakohtaisia teknisiä ja laadullisia tavoitteita. Niiden yhteydessä tehdään rakennuksessa myös peruskorjauksia, joihin sisältyvät mm. julkisivun kunnostaminen ja sen yhteydessä tapahtuva aurinkosuojasäleiden kiinnityksien korjaustyö. Myös maantasolla olevia ulko-ovia ja katoksia kunnostetaan sekä julkisivuvalaisimia uusitaan. Kyseiset työt toteutetaan vuokranantajan aloitteesta. Rakennus on peruskorjattu 2008 avotilaratkaisuksi, joten muuntojoustavan monitilatoimiston toteuttaminen ei edellytä nykyisillä avoimilla työalueilla merkittäviä tilamuutoksia. Myös rakennuksen talotekniikka säilyy pääosin ennallaan. Työympäristö toteutetaan monitilatoimistona siten, että vuorovaikutus ja työnteko tiloissa tehostuvat tuottavuutta lisäävästi. Muutostöissä panostetaan erityisesti toimitilojen sisäilman laatuun, materiaalien terveellisyyteen, valaistukseen ja toimiviin akustiikkaratkaisuihin sekä turvallisuuteen. 3 Valtion toimitilastrategian noudattaminen Toimitilojen valintaprosessin aikana n nykyisen sijoituspaikan vahvuudet nostivat sen varteenotettavimmaksi vaihtoehdoksi. Vahvuuksiin luettiin mm. toimivat holvitilat ja varavoimajärjestelmä sekä muut kuorisuojaukseen edellisen peruskorjauksen yhteydessä tehdyt panostukset. Lisäksi se oli valintatilanteen kärkikolmikosta ainut valtion omistama kiinteistö. n toimitilavalinnassa on otettu huomioon 8.12.2014 julkistettu Valtioneuvoston periaatepäätös valtion toimitilastrategiaksi. Valtion kokonaisedun ohella tärkeitä kriteereitä valinnassa oli se, että kohteesta voidaan suhteellisen vähäisellä remontoinnilla kehittää ko. toimitilastrategian mukainen monitilatoimisto, jonka tilatehokkuus on uuden normin mukainen, eli <18 m²/hlö. n kannalta merkittävää on myös se, että valtion uusi vuokrajärjestelmä on joustava, ja että tarpeen vaatiessa tiloista on mahdollista päästä nykyistä huomattavasti nopeammin eroon. Tämä on n kannalta tärkeää, koska viime vuosien kokemusten valossa viraston tehtävät ja henkilömäärä voivat vaihdella merkittävästi hyvinkin lyhyellä aikavälillä. Nykyisen toimitilan hyvänä puolena nähtiin myös kiinteistön sijainti asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja henkilökunnan kannalta. Julkisilla kulkuvälineillä Hakaniemeen pääsee vaivattomasti ja vähäpäästöisesti eri puolilta pääkaupunkiseutua
3 (6) 4 Taloudelliset vaikutukset 4.1 Toimitilajärjestelystä välittömästi aiheutuvat menot ja säästöt Senaatti-kiinteistöjen kustannusarvio suoritettaville muutostöille on 2,94 M (alv 0 %). Kustannusarvio perustuu Senaatin laatimaan hankesuunnitelmaan ja arvio sisältää myös varauksen ennakoimattomien muutosten varalle. Senaatti-kiinteistöt vastaa siitä, että hankesuunnitelman mukaiset tavoitteet toteutuvat. n maksettavaksi tuleva vuokra on sovittu sitovaksi, mikäli hankkeen aikana ei tehdä sta johtuvia lisämuutostöitä. n korjattavia tiloja koskeva uusi kokonaisvuokra määräytyy muutostyökustannusten ja Senaatin omakustannushinnan perusteella. Neliövuokraksi tulee 20,7 /m2. Vuokra vastaa alueen keskimääräistä vuokratasoa. Tällä hetkellä n neliövuokra on 1.1.2016 voimaan tulleen 15 %:n vuokranalennuksen vuoksi 16,5 /m2. Kokouskeskus tulee uuden vuokrasopimuksen myötä Senaatti-kiinteistöjen hallintaan ja vuokralaisten yhteiskäyttöön. Tilojen nykyisen käyttöasteen ja Senaatin ilmoittaman alustavan kokoushuoneiden kokoon perustuvan hinnoittelun pohjalta kokoustilojen käyttökulujen on arvioitu olevan n osalta 170 000 /vuosi. Vuotuisten sähkömaksujen on puolestaan arvioitu lähes puoliintuvan nykyisestä 78 000 eurosta 40 000 euroon. Koska vuokrauskohde ei ole suoraan ja täysimääräisesti kohtuullisin ehdoin vuokrattavissa tai luovutettavissa edelleen, vastaa vuokrasopimuksen irtisanoessaan investoinnin jäännösvastuusta. Jäännösvastuu on vuokrasopimuksen alkaessa 150 000 ja se on laskettu kolmellekymmenelle vuodelle. Kalusteiden hankinta on sisällytetty hankkeen kustannuksiin ja niistä on solmittu vuokrasopimus kymmeneksi vuodeksi. Pääomavuokraa maksetaan kalusteiden investoinnista aiheutuvien kulujen kattamiseksi ja hoitovuokralla katetaan kalusteiden korjaus sekä yksittäiset uusimiset. maksaa kalusteista kymmenen vuoden sopimuskaudella noin 100 000 /vuosi. Kalusteinvestoinnin kokonaisarvoksi on arvioitu 800 000. Osa vanhoista kalusteista säästetään ja ne jäävät edelleen käyttöön. Koko vuokrasitoumuksen arvo ilman indeksivaikutusta 10 vuoden sitoumusajalta on 14,2 M (alv. 0 %). Kun nykyisen sopimuksen kokonaisarvo vastaavalta ajalta olisi 20,7 M (alv. 0%), uusi vuokrasopimus tuo säästöä kymmenessä vuodessa 6,5 M (alv. 0%). 4.2 Toimitilajärjestelystä aiheutuvat muut menot Koska toimistotilat vuokrataan pääosin kalustettuina, kertaluontoisia käyttöönottokustannuksia lle aiheutuu välittömästi yhteensä vain 80 000. Niistä Senaatti-kiinteistöjen ja sen alihankkijoiden suunnitteluvaiheen kustannusten osuus on n. 40 000. Muuttokuluiksi on arvioitu n. 30 000. Muutot tapahtuvat muutostöiden aikataulutuksen mukaisesti porrastettuina väistötiloihin ja väistötiloista takaisin korjattuihin tiloihin. Väistötilat ovat korjat-
4 (6) tavan kiinteistön sisällä, minkä johdosta mm. asiakkaiden informoinnista aiheutuvat kustannukset jäävät kokonaan pois. Uuden työntekemisen mallin edellyttämä työasemalaitekannan uusiminen liikuteltaviin laitteisiin pois kiinteästi sijoitetuista työasemista tulee aiheuttamaan 10 000 euron kertakustannuksen. Toimitiloihin tulevan langattoman verkon nykyaikaistaminen sisältyy sitä vastoin hankkeen kustannuksiin, ja tiloista maksettavaan vuokraan. Kiinteistön turvallisuustekniikkaan toteutettavien muutosten laajuus selviää hankkeen aikana. Esisopimuksen mukaan Senaatti ottaa vastuun kiinteistöturvallisuuden järjestämisestä molempien vuokralaisten puolesta. n kiinteistöturvallisuusmenot pysynevät nykyisellä 50 000 euron vuositasolla, tai jopa alenevat siitä. Vuoden 2018 alusta lukien Senaatti-kiinteistöt vastaa myös kiinteistön työpaikkaruokalapalvelujen järjestämisestä. Tähän saakka on kilpailuttanut itse ruokalapalvelunsa ja vastannut sekä ruokalan vuokrasta että irtokalusteiden hankinnasta ja ylläpidosta, mikä on johtanut halvempiin ruokailupalveluiden hintoihin. Uuden toimintamallin johdosta jouduttaneen maksamaan henkilöstöruokailusta subventiota ravintolapalveluiden tuottajalle, jotta hinnat pysyvät henkilöstön näkökulmasta kohtuullisella tasolla. Tämän kustannuksen määrää ei pystytä vielä arvioimaan. n pysäköintipaikkojen määrä kiinteistön yhteydessä olevassa parkkihallissa vähenee PRH:n tullessa toimitalon toiseksi vuokralaiseksi. Korvaavia paikkoja saataneen lähialueen muista paikoitushalleista. Niillä ei ole kuitenkaan vaikutusta n tilamenoihin, koska pysäköintipaikoista henkilökunnalta perityillä vuokrilla katetaan pysäköintipaikoista aiheutuneet menot. Tältä osin käytäntö ei muutu. 4.3 n kokonaisvuokramenot Sörnäisten rantatien toimitalon lisäksi lla on suojatila (250 m2) pääkaupunkiseudulla, arkistotiloja (1548 m2) Pasilan virastotalossa sekä Kansalaisneuvontapalveluiden toimitilat (200 m2) Kouvolan Oikeus- ja poliisitalossa. Lisäksi virastolla on vielä vuoden 2016 ajan Lappeenrannassa viiden henkilön työpistetilat alivuokrattuna Valtorilta. Kaikkien toimitilojen yhteenlaskettu vuokra on tällä hetkellä hieman alle 2,4 M /vuosi. Pääosin uuden vuokrasopimuksen myötä n vuokramenot supistuvat tämän hetken indeksitasolla 700 000 / v. Yhteenlaskettujen vuokramenojen arvioidaan olevan vuonna 2018 siten 1,7 M.
5 (6) Liite VUOKRAUSKOHDETTA KOSKEVAT VERTAILUTIEDOT Nykyiset toimitilat Kohteen sijainti (osoite) Sörnäisten rantatie 13 00530 Helsinki Uudet toimitilat Sörnäisten rantatie 13 00530 Helsinki Vuokranantaja Senaatti-kiinteistöt Senaatti-kiinteistöt Vuokrattava kokonaispintaala (brm 2 ) 10 116 4 855 Vuokrattavat toimi- ja toimistotilat (htm 2 ) 9 229 (sis. kokouskeskuksen) 4201 Vuokrattavat arkisto- ja varastotilat (htm 2 ) Vuokrattavat yhteiskäyttötilat (htm 2 ) Vuokrasopimuksen alkamisajankohta 828 297 59 357 1.1.2008 1.1.2018 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanomisaika Sopimus on määräaikainen ja voimassa 31.12.2017 saakka. Sopimus on voimassa toistaiseksi 12 kk:n irtisanomisajalla. Edellinen peruskorjausvuosi 2007-2008 Vuokrasitoumuksen euromäärä ( /vuosi/kk/htm 2 ) 1 996 908 /vuosi = 166 409 /kk Vuokran ohella maksettavat Sähkö 78 036 /vuosi = 6 muut kustannukset esim. 503 /kk sähkö, paikoitus Kokouskeskus sis. vuokraan ( /vuosi/kk/htm 2 ) ja kokouskeskus Koko vuokrasitoumuksen arvo 10 vuoden sitoumusajalta (alv 0 %) Muut sitoumukseen liittyvät olennaiset kustannukset esim. muutto- ja kalustekustannukset ja laiteinvestoinnit. 20 749 440 14 152 640 Kalustehankinnat keskim. 50 000 /vuosi. Edellisen muuton yhteydessä osaan tiloista jäi vanhat kalusteet, joita on uusittu. Kiinteistöturvallisuus 50 000 /vuosi. 1 204 464 /vuosi = 100 372 /kk Sähkö 40 800 /vuosi = 3 400 /kk Kokouskeskus 170 000 /vuosi Kalustus sisältyy vuokraan. Kiinteistöturvallisuus 50 000 /vuosi. Muutot ja muuttopalvelut kiinteistön sisällä 30 000. Ict-laitehankinnat 10 000. Muut asiantuntijapalvelut 40 000. Tiloja käyttävän henkilöstön määrä (htv.) 326 300
6 (6) Tilatehokkuus toimisto- ja 9229:340 =27,1 htm 2 /htv 4021,4:316 = 13,3 htm 2 /htv toimitilat (htm 2 /henk) Energiatehokkuusluokka D D Energiankulutus kwh 1 190 809 kwh vuonna 2015 600 000 kwh vuonna 2018