Klubin palveluprojektikomitean opas Klubin toimihenkilöiden opassarja 226D-FI (1212)
Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
Sisällysluettelo Johdanto 1 Komitean rooli ja tehtävät...3 Palveluprojektien toteuttaminen...4 Rotaryn palvelun päätavoitteet...5 Varainhankinta...7 Riskienhallinta...9 2 Klubin palveluprojektikomitean puheenjohtaja...11 Komitean jäsenet...12 Tavoitteenasettelu...12 Talousarvio...13 Tiedonvälitys...13 3 Tietolähteet ja resurssit...15 Liite 1: Nuoriso-ohjelmien riskienhallinta...18 Piirineuvottelun keskustelunaiheita...19 Piirineuvottelun muistilistat...20 Tämä julkaisu on Klubin palveluprojektikomitean oppaan painos v. 2012. Se on tarkoitettu klubin komiteoiden käyttöön rotaryvuosina 2013 14, 2014 15 ja 2015 16. Oppaan sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Tarvittaessa saat lisää tietoa näistä lähteistä. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen kolmivuosittain tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee
Johdanto Klubin palveluprojektikomitean opas on laadittu auttamaan rotaryklubien palveluprojektikomiteoita tavoitteenasettelussa: niiden tulee osaltaan lisätä klubin tehokkuutta. Komitean tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan. Tämän julkaisun ehdotuksia tulisi soveltaa niin, että ne vastaavat klubin tarpeita. Tämä julkaisu sisältää kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi palveluprojektikomitean päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä sinulla on komitean puheenjohtajana. Kolmannessa osassa on tietolähteitä, joista voi olla hyötyä sinulle ja komitean jäsenille. Kolmannen osan perässä on keskustelunaiheita, joita pitäisi pohtia ennen piirineuvottelua, sekä muistilistat, joita kyseisessä neuvottelussa tullaan käyttämään, joten muista ottaa tämä opas mukaasi. Jokaista komiteaa varten on opas, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä (hallinto, jäsenyys, julkisuuskuva, palveluprojektit ja Rotarysäätiö). Tämä opas on myös vapaasti ladattavissa osoitteesta www.rotary.fi/suoja. Opas sisältyy Klubin toimihenkilöiden opassarjaan (225-FI). Ylimääräisiä kappaleita voi rajoitetusti tilata Suomen Rotarytoimistosta. Keskustele luvusta 1 komitean jäsenten kanssa, jotta he ovat täysin selvillä komitean tehtävistä. Kun valmistaudut tehtävääsi klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Jäsenyys yhdistää sen 34 000 ympäri maailmaa toimivaan rotaryklubiin ja antaa sille oikeuden käyttää järjestön palveluita ja tietolähteitä. Niihin kuuluvat painotuotteet, joita julkaistaan yhdeksällä kielellä, osoitteesta www.rotary.org löytyvä informaatio, Rotarysäätiön apurahat sekä RI:n pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunnan tuki. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 1 JOHDANTO
Mahdolliset kommentit ja kysymykset Jos sinulla on tätä opasta koskevia kommentteja tai kysymyksiä RI:n koulutusaineistosta, lähetä ne seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA S-posti: learn@rotary.org Puhelin: +1-847-866-3000 Faksi: +1-847-866-9446 KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 2 JOHDANTO
1 Komitean rooli ja tehtävät Klubipresidentti on virkansa puolesta jokaisen klubikomitean jäsen. Palveluprojektikomitean työ kohdistuu yhteiskuntapalveluun, ammattipalveluun, kansainväli seen palveluun sekä uusien sukupolvien palveluväylään. Palvelu itsekkyyden edelle on Rotaryn päämotto, joka tarkoittaa, että rotarien tehtävä on löytää keinoja parantaa elämänlaatua palvelemalla omalla paikkakunnalla ja muualla maailmassa. Palveluprojektikomitean tehtävänä on johtaa klubin palvelualoitteita ja auttaa laatimaan ja toteuttamaan koulutuksellisia, humanitaarisia ja ammatillisia palveluprojekteja, jotka hyödyttävät paikkakuntaa ja muuta maailmaa. Palveluprojektikomitean tehtävät on lueteltu alla olevassa yhteenvedossa ja niitä selostetaan tarkemmin tässä luvussa: Laatii komitean tavoitteet, jotta klubin vuositavoitteet saavutetaan. Toteuttaa palveluprojekteja, joihin sisältyy erilaisia ennakkoarviointeja, suunnittelua ja jälkiarviointi. Löytää aiheita tärkeisiin projekteihin, jotka nostavat klubin tunnettuutta paikkakunnalla. Tekee yhteistyötä muiden järjestöjen, vapaaehtoisten ja komiteajäsenten kanssa, jotta projektin vaikutus olisi mahdollisimman suuri. Johtaa varainhankintatoimia projektien rahoittamiseksi. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 3 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Eri tehtäviä hoitamaan voi perustaa alakomiteoita, varsinkin jos klubi on suuri. Ymmärtää vastuuvelvollisuudet, jotka liittyvät klubiprojekteihin ja aktiviteetteihin. Tekee yhteistyötä klubin julkisuuskuvakomitean kanssa edistääkseen palveluprojekteja. Pitää yhteyttä klubeihin sekä paikkakunnalla että kansainvälisesti kumppanuus-, toveruus-, palvelu- ja vapaaehtoistoiminta-aktiviteeteissa. Lukiessasi edempänä lisää näistä tehtävistä mieti komiteasi tavoitteita, millainen toimintasuunnitelmasi tulee olemaan ja mitä resursseja tarvitset toimintavuotenasi. Seuraavat henkilöt voivat auttaa klubin palveluprojektien suunnittelussa ja toteuttamisessa: rotarit ja heidän perheensä sekä ystävät paikalliset yhdistykset Rotarysäätiön alumnit ja entiset RI:n nuoriso-ohjelman osallistujat interact- ja rotaractklubien jäsenet nuorisovaihto-oppilaat ja RYLA-osallistujat kansalaistoimintaryhmien jäsenet muiden rotaryklubien jäsenet rotarien toimintaryhmät ja Rotaryn toveruusryhmät. Palvelu antaa mahdollisuuden verkostoitumiseen ja toveruuteen klubin jäsenten keskuudessa. Kaikkien jäsenten mukaan ottaminen palveluprojekteihin auttaa pitämään jäsenet sitoutuneina. Lisätietoja palveluprojektin toteuttamisesta, katso Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A). Palveluprojektien toteuttaminen Palveluprojektikomitea on vastuussa palveluprojektien toteuttamisesta siten, että klubin varoja ja rotareiden aikaa käytetään oikein ja että avuntarpeessa olevia autetaan. Seuraava systemaattinen lähestymistapa auttaa tehtävien toteuttamisessa. Alla mainittuja toimenpiteitä varten tulee päättää, kuka komitean jäsenistä on vastuussa mistäkin toimenpiteestä, tulee asettaa aikaraja ja määritellä kriteerit, joilla mitataan toimenpiteiden edistymistä ja tulee miettiä mitä resursseja ja välineitä on käytettävissä ja tukena. Listan järjestystä voi joutua muuttamaan, kun sitä sovelletaan klubissa. Toimenpiteiden kätevä tarkistuslista löytyy muistilistasta 5. 1. Tilanteen arvioiminen Onnistuneiden palveluprojektien tulee ratkoa paikkakunnan todellisia ja ajankohtaisia ongelmia. Suorita tarvearviointi, niin voit päättää, mihin paikkakunnan ongelmiin klubisi projektilla koetetaan löytää ratkaisu. Ulkopuolinen arvioiminen. Jotta voit kunnolla toteuttaa ulkopuolisen arvioinnin, keskustele laaja-alaisesti paikkakuntalaisten kanssa. He voivat tuottaa asiantuntijoiden resurssipankin paikalli- KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 4 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
siin tarpeisiin, projektistrategioihin ja mahdollisiin tulevaisuuden klubipalveluprojekteihin. Lisäksi yhteistyö paikkakuntalaisten kanssa auttaa löytämään rotaryklubeille jäsenehdokkaita. Klubin arvioiminen Arvioi myös klubisi kyky toteuttaa projekti. Keskustele jäsenten kanssa heidän kiinnostuksenkohteistaan ja taidoistaan sekä siitä, kuinka paljon aikaa ja resursseja he ovat valmiina uhraamaan tähän projektiin. Keskity menneiden projektien kokemuksiin ja niistä opittuihin asioihin. 2. Projektin valitseminen Arviointi antaa tietoa palveluprojektin valinnassa. Päätös yleensä perustuu tärkeisiin huoliin paikkakunnalla, mahdollisiin resursseihin ja klubin kiinnostukseen. Huolimatta siitä, miten päätös on tehty, on yleisiä huolia, joita klubissa pitäisi miettiä ennen projektin valintaa mukaan luettuna paikkakunnan tuki ja mukaantulo, klubin palveluhistoria, aika ja resurssit, projektin kesto ja sen pitkäjänteisyys. 3. Suunnitelman laatiminen Kun klubisi on valinnut projektin, on aika aloittaa suunnittelu. Palveluprojektikomitea on vastuussa alakomiteoiden tai koordinaattorien nimittämisestä jokaiseen seuraavista tehtävistä: tavoitteiden ja päämäärän asettaminen työsuunnitelman laatiminen talousarvion laatiminen vastuun ja suojelun määrittäminen. 4. Toiminnan aloittaminen Klubien tulee luottaa omiin projektisuunnitelmiinsa, kun ne käynnistävät projektin. Toimeenpano edellyttää varojen keräämistä projektiin, projektin aktiviteettien johtamista ja projektista tiedottamista. Tee yhteistyötä julkisuuskuvakomitean kanssa projektin tunnetuksi tekemisessä. 5. Projektin onnistumisen arvioiminen Loppuarvioinnilla on suuri merkitys klubin menossa olevissa ja tulevissa projekteissa. Kun tiedät, mikä toimi hyvin ja mikä ei, niin nämä kokemukset auttavat sinua oppimaan ja kasvamaan. Dokumentoi arviointitiedot ja liitä ne klubin projektien suunnitteluprosessiin. Lopuksi juhli onnistumistanne antamalla tunnustusta kaikille osallistuneille heidän kovasta työstään, ajastaan ja taloudellisesta tuestaan. Rotaryn palvelun prioriteetit Kehitä palveluprojekteja, jotka kohdistuvat Rotaryn eri prioriteetteihin. Kun suunnittelet projekteja, huomioi seuraavat Rotaryn prioriteetit: keskittämisalueet rauhantutkimus sekä konfliktien ehkäisy ja sovittelu sairauksien ehkäisy ja hoito vesi ja sanitaatio KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 5 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Rotaryn keskittämisalueet (965- FI) esittelee kuusi keskittämisaluetta palveluprojektiesimerkein. äidin ja lapsen terveys peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen. palveluväylät: klubipalvelu, ammattipalvelu, yhteiskuntapalvelu, kansainvälinen palvelu ja uudet sukupolvet -palvelu Presidentin kunniamaininta RI:n strategiasuunnitelma. Klubit voivat vahvistaa palveluprojektejaan tekemällä yhteistyötä toisten rotaryklubien kanssa paikallisesti ja kansainvälisesti, yksilöiden ja yhteisöjen kanssa sekä rotarien sponsoroimien ryhmien kanssa, jotka perustuvat yhteisöpalveluun tai joilla on tietyn palvelualueen asiantuntijuutta. Yhteistyöllä autetaan jopa pieniä projekteja saamaan suurempi vaikutus ja se voi auttaa jo perustettujen projektien tehokkuuteen ja kestävyyteen. Voit löytää partnereita eri tavoin: Ota yhteyttä piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan tai piirin ohjelmakomitean puheenjohtajaan. Verkostoidu rotarien kanssa piirikokouksissa ja kansainvälisissä kokouksissa. Laajenna kansainvälisiä yhteyksiäsi vierailemalla muissa klubeissa tai Rotaryn ystävyysvaihdon kautta. Löydä rotareita sosiaalisen verkoston sivuilta. Tutustu osoitteeseen www.rotary.org. Rotary Showcase on nettihakutietokanta rotaryklubien projekteista, joita käytetään esimerkkeinä hyvistä käytänteistä. Kuka tahansa rotari voi lisätä projektinsa näyteikkunaan ja jakaa siitä tietoa ja kuvia ystäville kirjautumalla Facebookiin. Rotary palvelee ja auttaa Rotary Internationalilla on laaja valikoima humanitaarisia, kulttuurienvälisiä ja koulutuksellisia ohjelmia ja aktiviteetteja, jotka on suunniteltu parantamaan ihmisten elinoloja ja edistämään järjestön perustavoitetta, joka on maailmanlaajuinen yhteisymmärrys ja rauha. Nämä mahdollisuudet auttavat klubeja ja piirejä toteuttamaan palvelutavoitteensa omalla paikkakunnalla sekä ulkomailla ja samalla ne edistävät toveruutta ja keskinäistä hyvää tahtoa. Yhteiskuntapalvelu projektit vastaavat paikallisten yhteisöjen tarpeisiin. Interact palveluklubi 12 18-vuotiaille nuorille. Kansainvälinen palvelu projektit, joissa rotarit vaikuttavat useammassa kuin yhdessä maassa. Uudet sukupolvet -palvelu ohjelmia ja aktiviteetteja nuorille 30 ikävuoteen asti, joiden avulla he osallistuvat paikkakunnan asioihin ja palveluprojekteihin ja jotka edistävät heidän kiinnostustaan Rotaryyn. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 6 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Rotaract palveluklubi 18 30-vuotiaille miehille ja naisille, joita paikallinen rotaryklubi tukee. Rotarien toimintaryhmät rotareiden, rotareiden puolisoiden ja rotaractien muodostamat kansainväliset ryhmät, jotka yhdessä toteuttavat kansainvälisiä palveluprojekteja liittyen tiettyyn aiheeseen. Rotaryn kansalaistoimintaryhmät palveluryhmät aikuisille ei-rotareille, joita paikallinen rotaryklubi tukee. Rotaryn toveruusryhmät rotareiden, rotareiden puolisoiden ja rotaractien muodostamat kansainväliset ryhmät, joiden toiminta syntyy yhteisestä harrastuksesta tai ammatillisesta kiinnostuksesta. Rotaryn ystävyysvaihto kansainvälinen rotareille ja heidän perheilleen tarkoitettu ystävyyssuhteiden luomista edistävä ohjelma, joka voi johtaa kansainväliseen palveluprojektiyhteistyöhön. Rotaryn rauhankeskukset kansainvälinen stipendiohjelma, joka tarjoaa maisteritason tutkintoa tai ammatillista jatkokoulutusta aiheena rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu. Valituilla opiskelijoilla on mahdollisuus opiskella yhdessä useammasta Rotaryn rauhankeskuksista ympäri maailmaa. Rotaryn nuorisovaihto ohjelma edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä ja rauhaa 15 19-vuotiaiden opiskelijoiden sekä 18 25-vuotiaiden nuorten aikuisten keskuudessa. Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) koulutusohjelma nuorille, jossa keskitytään johtajuuteen, kansalaiskuntoon ja itsensä kehittämiseen. Ammattipalvelu aktiviteetti, joka rohkaisee rotareita noudattamaan korkeita eettisiä standardeja ja käyttämään liike-elämän tietoja ja taitoja muiden auttamiseen. Rotarysäätiön apurahat tukee klubeja ja piirejä, kun nämä toteuttavat humanitaarisia ja koulutuksellisia aktiviteetteja sekä paikallisesti että ulkomailla. PolioPlus Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön yhteinen ohjelma, jonka tavoite on polion hävittäminen maailmasta. Varainhankinta Varainhankintaa tiettyyn tai tulevaan projektiin voidaan tehdä monella tapaa. Klubi voi kerätä varoja ulkopuolisista läheistä, isännöidä tapahtumia tai käyttää klubin varoja. Onnistuneella rahankeräyksellä voi tukea projekteja, jotka saavat aikaan todellisen muutoksen ihmisten elämässä. Jos klubi päättää järjestää varainhankintaa, mieti seuraavia vaiheita: 1. Määrittele varojen tarve. Määrittele mahdollisen rahankeräyksen tarkoitus ja minkälainen tapahtuma on sopiva tarvittavien varojen keräämiseen. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 7 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
2. Laadi talousarvio. Arvioi klubin talousarviosta saatavissa olevat varat, määrittele varainhankinnasta aiheutuvat kustannukset ja odotettavissa olevat tuotot. 3. Selvitä, mitä resursseja on olemassa ja mitä resursseja tarvitaan rahankeräyksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Selvitä, montako ihmistä tarvitaan suunnittelemaan ja toteuttamaan keräys. 4. Mieti tapahtuman järjestelyt. Valitse tapahtumalle sopiva aika ja paikka. 5. Hanki vapaaehtoistyöntekijät. Määrittele vapaaehtoistyöntekijöiden roolit ja tehtävät ja pyydä paikkakuntalaisia mukaan. 6. Mainosta tapahtumaa. Tunnista kohderyhmät sekä klubissa että paikkakunnalla ja mieti, miten heidät tavoitetaan. Ota paikalliset tiedotusvälineet mukaan. 7. Toteuta keräyskampanja. Kannusta vapaaehtoistyöntekijöitä seuraamaan tapahtumien kulkua ja panemaan merkille, missä onnistuttiin ja missä olisi parantamisen varaa. 8. Hoida varoja hyvän liikemiestavan mukaisesti. Suunnittele ennalta, miten varainkeräystä seurataan ja talleta varat tapahtumaa varten avatulle tilille. 9. Anna tunnustusta vapaaehtoisille, lahjoittajille ja sponsoreille. Lähetä tapahtuman jälkeen henkilökohtainen kiitoskirje, johon voit laittaa mukaan valokuvia, kunniakirjan jne. 10. Tee keräyksen loppuarvio. Laadi muistio kokemuksista, jotta niitä voidaan hyödyntää seuraavissa rahankeräystapahtumissa. 11. Varmista, että varainhankinta jatkuu myös tulevaisuudessa. Keskustele tulevan rahastonhoitajan ja varainhankintakomitean uusien jäsenten kanssa asioista, joita ei ole vielä hoidettu. Jos rahojenkeruu on erityisen onnistunut, tavoitteet saattavat ylittyä. Talleta varat tilille tulevia yhteiskuntapalveluprojekteja varten, käytä varat menossa olevan projektin laajentamiseen tai uusien projektien rahoittamiseen tai lahjoita ne Rotarysäätiölle. Jos tavoitteena ollutta rahamäärää ei saatu kerättyä, hae rahallisia lahjoituksia paikkakunnan muilta sidosryhmiltä. Kiertokirjeiden lähettäminen. Rotareita on kielletty käyttämästä Official Directorya tai Rotarymatrikkelia kaupallisena osoiteluettelona tai luovuttamasta sitä kenellekään muulle käytettäväksi kaupallisiin tarkoituksiin. Official Directory on tekijänoikeussuojattu. Mikään järjestö ei saa lähettää rotaryklubeille kiertokirjeitä, jolla pyydetään rahaa tai vapaaehtoistukea. Varmista, että tämä toimintaohje on kaikkien jäsenten tiedossa, jotta tällaista väärinkäyttöä ei tapahtuisi. Rajoitetussa määrin on kuitenkin sallittua lähettää kiertokirjeitä muille klubeille asioissa, jotka eivät liity kaupalliseen toimintaan edellyttäen, että noudatetaan seuraavia määräyksiä: KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 8 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Jos rotaryklubi haluaa yhteistyötä toisten klubien kanssa, sen täytyy ensin pyytää siihen lupaa piirinsä kuvernööriltä tai asianomaisten piirien kuvernööreiltä sekä selittää kirjeen tarkoitus. Jos klubi haluaa ottaa yhteyttä vain yhteen klubiin, siihen ei kuitenkaan tarvitse kuvernöörin lupaa. Ennen kuin pyydetään taloudellista apua toiselta klubilta tai yksittäisiltä rotareilta lukuun ottamatta klubin omia jäseniä, klubin pitää saada ensin lupa RI:n hallitukselta. Tietoja rotarytunnuksen ja muiden merkkien käytöstä, katso RI Visual Identity Guide -oppaasta (547-EN), joka on saatavissa osoitteesta www. rotary.org. Riskienhallinta Palveluprojektikomitean jäsenenä sinulla on mahdollisuus minimoida riskejä ja suojella klubin jäseniä, ohjelmien osallistujia ja varoja. Mieti näitä kolmea peruskysymystä kun suunnittelet aktiviteetteja ja palveluprojekteja: Mikä voisi mennä vikaan? Jos jokin asia menee pieleen, miten minä reagoin tai miten klubi reagoi siihen? Miten korvataan mahdolliset tappiot? Jos on olemassa selvä mahdollisuus, että jotain menee pieleen, voit pienentää riskiä luopumalla aktiviteetista tai tapahtumasta muuttamalla aktiviteettia tai tapahtumaa ja siten vähentää riskiä tekemällä suunnitelman, jolla puututaan mahdollisiin ongelmiin etsimällä jonkin toisen järjestön, joka voi suostua osallistumaan ja jakamaan riskin. Vaikka liikeasioiden hoitaminen kädenpuristuksen tai suullisen sopimuksen perusteella saattaa olla yleistä, RI suosittelee, että klubisi käyttää ehdottomasti kirjallisia ja allekirjoitettuja sopimuksia. Sopimuksella pyritään määrittelemään selvästi kummankin osapuolen rooli ja vastuu ja siinä voi olla riskiä pienentäviä ehtoja. Säilytä lainvoimaiset asiakirjat tapahtuman jälkeen sen varalta, että tehdään korvausvaatimus. Klubeja kehotetaan kysymän lakimiehiltä neuvoa siitä, miten pitäisi suojautua mahdolliselta korvausvelvollisuudelta, joka liittyy klubin projektiin tai aktiviteettiin. Suoja voi tulla klubin rekisteröinnin kautta (tai jonkin aktiviteetin) tai ostamalla vastuuvakuutuksen. Klubien pitäisi miettiä vakuutuksen hankkimista, jollei sellaista jo ole. Katso Rotaryn käsikirjasta (035-FI) lisätietoja. Varokaa s-postiviestejä, joissa käytetään Rotaryn terminologiaa ja pyydetään passitietoja tai muita tunnistetietoja. Ne on usein lähetetty petostarkoituksessa ja tulisi jättää huomiotta. Ennen kuin annat mitään henkilötietoja vastauksessa s-postiviestiin, varmista lähettäjän henkilöllisyys ja pyynnön syy erillisellä s-postikyselyllä tai puhelinsoitolla. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 9 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Rotaryn merkkien käyttö. Rotaryn tunnus identifioi rotaryklubit ja niiden jäsenet kaikkialla maailmassa. Kaikkien rotarien pitäisi huolehtia tunnuksen koskemattomuuden suojelusta. Klubeilla on oikeus käyttää Rotaryn nimeä projektien, ohjelmien ja aktiviteettien nimien yhteydessä. Suositus on, että klubin nimi on sijoitettu välittömästi Rotaryn nimen edelle tai jälkeen. Klubit voivat käyttää rotarytunnusta näiden aktiviteettien yhteydessä, edellyttäen, että klubitunniste on rotarytunnuksen lähellä, samanarvoisena ja oikein toisinnettuna. VÄÄRIN Rotaryn siivousprojekti OIKEIN Siivousprojekti, Valley Rotaryklubi Rotaryn juhlavuosipuisto Juhlavuosipuisto, Mountain City Rotaryklubi Nuorison suojeleminen. Varmista, että jokaisen palveluprojektin suunnittelussa otetaan huomioon siinä mukana olevien nuorten riittävät suojelutoimet, kuten vapaaehtoisten seulominen, valinta ja koulutus. Tutustu erityisiin nuoria koskevaan suojeluohjeistoon, jota sovelletaan Rotaryn nuorisovaihto-ohjemassa sekä jokaisessa muussa ohjelmassa, jonka puitteissa alaikäiset joutuvat matkustamaan. Katso liitteestä 1 lisätietoja RI:n nuorison suojelun toimintaohjeista. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 10 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
2 Klubin palveluprojektikomitean puheenjohtaja Valmistaudu piirineuvotteluun vastaamalla oppaan lopussa oleviin kysymyksiin. Kun valmistaudut toimikauteesi komitean puheenjohtajana, ota selvää, mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealtasi. Ennen toimikauden alkua sinun tulee valmistautua tehtävään monin tavoin. Sinun on osallistuttava koulutukseen piirineuvottelussa ja lisäksi sinun tulisi neuvotella edeltäjäsi kanssa perehtyä klubin sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet käydä läpi klubin strategiasuunnitelma ja määritellä sitä tukevat vuositavoitteet valita komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa perustaa tarvittaessa alakomiteoita (ammatti-, yhteiskunta-, kansainvälisyys-, uudet sukupolvet ja varainkeruukomitea) laatia puheenjohtajakaudelle viestintäsuunnitelma selvittää, mitä muita tehtäviä tai velvoitteita klubi on antanut komitealle. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 11 KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Kun valmistaudutaan hyvin, saadaan myös tuloksia. Kun olet ottanut toimen vastaan, niin tärkeimmät tehtävät komitean puheenjohtajana ovat seuraavat: valvoa komitean talousarvion toteutumista tehdä yhteistyötä klubin muiden komiteoiden ja piirikomitean kanssa sellaisissa asioissa, jotka koskevat useita piirin klubeja suunnitella ja pitää komitean kokoukset ja muut kokoontumiset säännöllisin väliajoin seurata komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoida komitean toimista ja asioiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Komitean jäsenet Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Jatkuvuuden varmistamiseksi komitean jäsenet tulee mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi. Jäsenten valintaperusteita ovat: palveluun ja yhteiskunnalliseen kehitykseen liittyvä ammatti kansainvälinen opiskelu- tai matkustuskokemus kokemus yhteiskunnallisesta vapaaehtoistyöstä. Klubin suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä mm. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma ja Strategiasuunnittelun opas. Kun komitean jäsenet on valittu, sinun tehtäväsi on kouluttaa heidät tulevalle rotaryvuodelle. Mieti, miten voit käyttää hyväksesi jäsenten taitoja ja mielenkiinnon kohteita ja jaa tehtävät sen mukaisesti. Voit kouluttaa jäseniä seuraavasti: Kerro komitean uusille jäsenille klubin strategiasuunnitelmaan liittyvistä toiminnoista ja suunnitelmista. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta jäseniä verkostoitumaan muiden klubien vastaavien komiteoiden kanssa. Tutustuta heidät komitean käytettävissä oleviin tietolähteisiin. Kerro jäsenille piirin toiminnoista ja kokouksista. Tavoitteenasettelu Komitean puheenjohtajana vastaat siitä, että komitea asettaa ja toteuttaa vuositavoitteet, joka tukevat klubin strategiasuunnitelmaa. Voit työstää tavoitteita tulevan presidentin ja muiden tulevien klubivirkailijoiden kanssa piirineuvottelussa. RI on kehittänyt Member Accessin kautta käytettävän verkkotyökalun Rotary Club Centralin, jonka avulla klubit voivat syöttää tavoitteensa RI:n tietokantaan. Tavoitteet, joilla on vaikuttavuutta. Vuotuisissa tavoitteissa tulee huomioida komitean rahkeet ja klubin intressit. Tavoitteiden tulee olla kaikkien hyväksymiä, olla mittavissa, haasteellisia ja saavutettavia sekä ajallisesti määriteltyjä. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 12 KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, jossa esitetään, millä keinoin kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat keinot voivat olla avuksi: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. Päätä kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavissa. Päätä, miten arvioitte tavoitteiden saavuttamista ja tarvitaanko pohjatietoja. Arvioi tavoitteita säännöllisesti ja varmista näin, että niiden saavuttaminen edistyy tasaisesti. Näin toimintaa voidaan tarvittaessa muuttaa. Motivointi. Yksi sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Seuraavassa muutama yleinen motivointitekijä: usko siihen, että tavoitteen saavuttaminen on hyödyllistä usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai aktiviteetti onnistuu mahdollisuudet toveruuteen ja verkostoitumiseen se, että tehtävä edellyttää jäsenten erityisosaamista tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta. Huomion kiinnittäminen näihin motivointitekijöihin pitää yllä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä yhä uudelleen osallistumaan klubin aktiviteetteihin. Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä edeltäjäsi ja klubin rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Ota budjettiin mukaan myös suunnitellut varainhankintatoimet. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksia ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät säännöllisesti yhteyttä rahastonhoitajaan, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 13 KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Tiedonvälitys Mieti, miten tulet hoitamaan yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja käydä läpi käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista projekteista tai aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. Klubi. Tiedota klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komitean toiminnoista, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin pääseminen edistyy. Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkin toisen komitean työhön. Komitean tulee tehdä yhteistyötä seuraavien klubikomiteoiden kanssa: Rotarysäätiökomitea. Selvitetään mitä resursseja Rotarysäätiöltä on saatavissa tavoitteiden saavuttamiseksi. Julkisuuskuvakomitea. Taataan klubin palveluprojektin oikeaaikainen tiedotus ja jäsenten osallistuminen. Jäsenyyskomitea. Taataan se, että kaikki jäsenet, varsinkin uudet, ovat toiminnassa mukana. Klubin hallintokomitea. Otetaan esiin palveluprojektit viikkotiedotteissa tai tehdään juttu onnistuneesta projektista The Rotarian -lehteen tai Rotary Norden -lehteen. Rotarypiiri. Jos komitea tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. Alue. Rotarykoordinaattori on klubin apuna vastaamalla kysymyksiin. Löydä oman alueesi rotarykoordinaattori osoitteesta www.rotary.org. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 14 KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monia tietolähteitä, jotka auttavat komiteaa hoitamaan tehtäviään. Tietolähteitä voi ladata osoitteista www.rotary.org ja www.rotary.fi/suoja tai tilata osoitteesta shop.rotary.org, s-postilla niitä voi tilata osoitteesta shop.rotary@rotary.org. Niitä saa myös Zürichin kansainvälisestä toimistosta. www.rotary.org RI:n nettisivujen tarkoitus on auttaa klubin johtohenkilöitä kokoamaan tietoa klubien tehokkaista toimintatavoista. Sivuilta löytyy linkkejä seuraaviin aihepiireihin: hallinto, jäsenyys, PR, palveluprojektit ja Rotarysäätiö sekä klubitason tietolähteet. Awards RI:n and Rotarysäätiön palkinto- ja tunnustusohjelmat, katso www.rotary.org/awards. RI:n ohjelmien tiedotteet sähköisiä tiedotteita jotka tukevat RI:n strukturoituja ohjelmia ja palveluväyliä voidaan tilata osoitteesta www.rotary.org/newsletters. Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A) opas palveluprojektien suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Rotaryn keskittämisalueet (965-FI) kuuden keskittämisalueen esittely, jokaisesta on esimerkki palveluprojektista. Community Assessment Tools (605C) tietolähde, jonka avulla pystytään kehittelemään paikkakunnalle projekteja, joilla on vaikuttavuutta. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 15 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT
An Introduction to New Generations Service (735) opas, jossa esitellään Interact, Rotaract, Rotaryn nuorisovaihto, Rotary Youth Leadership Awards (RYLA), nuorisosuojelu- ja alumniaktiviteetit. An Introduction to Vocational Service (255) opas, jossa tietoa, resursseja ja ideoita liittyen ammattipalveluun. Interact Handbook (654) opas interactklubin perustamiseen ja hallinnointiin. Rotaract Handbook (562) opas rotaractklubin perustamiseen ja hallinnointiin. Rotary Community Corps Handbook (770) kansalaistoimintaryhmän organisoimisen perusteet, kuten mahdollisten johtajien löytäminen; sisältää myös tapausharjoituksia ja ohjelmaideoita. Rotary Fellowships Handbook (729) opas Rotaryn toveruusryhmien järjestämiseen ja siitä tiedottamiseen. Rotary Friendship Exchange Handbook opas Rotaryn ystävyysvaihdon järjestämiseen. Rotary Youth Leadership Awards Handbook (694) opas RYLAtilaisuuksien järjestämiseen. Youth Exchange Handbook (746) opas Rotaryn nuorisovaihtoohjelman toteuttamiseen. Rotaryklubin järjestysmuoto Järjestysmuotoasiakirja, joka luo puitteet rotaryklubin toiminnalle. Rotary Code of Policies ja Rotary Foundation Code of Policies RI:n hallituksen ja Rotarysäätiön hallituksen vahvistamia menettelytapaohjeita, jotka tukevat RI:n järjestysmuotoa ja sääntöjä. Ne tarkistetaan jokaisen RI:n hallituksen tai Säätiön hallituksen kokouksen jälkeen. Rotarysäätiön käsikirja (219-FI) Säätiön ohjelmien ja palveluiden kooste. Henkilöresurssit Yhteystiedot löydät joko Official Directorysta, osoitteessa www.rotary.org, Rotarymatrikkelista tai piirikuvernööriltä. Piirikuvernööri kuvernööri on RI:n toimihenkilö, jonka tehtävänä on auttaa klubeja kehittämään strategioita, jotka tekevät klubeista entistä tehokkaampia. Apulaiskuvernööri rotari, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Apulaiskuvernööri vierailee klubeissa vuosineljänneksittäin (tai useammin). Hän vastaa kysymyksiin tai antaa neuvoja. Piirin palveluprojektikomitea rotareita, joilta piirin klubit parhaiten saavat tietoa palveluprojektiasioissa. Osoittakaa palveluprojekteihin liittyvät kysymyksenne heille. Piirin muiden klubikomiteoiden puheenjohtajat heiltä saa tietoa klubin projektien ja aloitteiden tueksi. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 16 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT
Komiteoiden entiset puheenjohtajat ja johtohenkilöt kokeneita rotareita, jotka voivat neuvoa sinua, kun suunnittelet vuottasi. Voit myös nimittää heitä johtamaan komitean toimia. Piirin rotaractit erinomainen resurssi palveluprojektien suunnitteluun ja toteuttamiseen ja hyvä apu toisenlaisen näkökannan ja energian tuomiseen. Rotarykoordinaattorit RI:n presidentin nimittämiä henkilöitä, jotka toimivat tietyn alueen neuvonantajina. Contact Center Kontaktikeskuksen tiimiin, joka vastaa kysymyksiin, saa yhteyden osoitteessa contact.center@rotary.org. Pohjois- Amerikan ulkopuolella toimivien rotareiden kannattaa ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 17 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT
Liite 1: Nuoriso-ohjemien riskienhallinta Piirineuvottelua varten Riskienhallintaohjelma voi auttaa ymmärtämään, mitä mahdollisia riskejä nuorisoaktiviteetteihin liittyy, esimerkiksi loukkaantuminen, sairaus ja hyväksikäyttö. Riskienhallintaohjelman avulla osanottajat voivat tehdä oikeita valintoja. Riskienhallintaohjelma ei eliminoi kaikkia negatiivisia asioita, mutta se voi vähentää niiden määrää ja vaikutuksia. Klubin ja piirin tulisi miettiä seuraavia asioita, kun laaditte nuorisoaktiviteettienne riskienhallintaohjelmaa: Laatikaa ja toteuttakaa piirin nuorison suojelun toimintaohje, joka ottaa huomioon fyysisen, seksuaalisen ja henkisen hyväksikäytön tai häirinnän. Laatikaa käyttäytymisohje aikuisille ja nuorille osanottajille, jota noudatetaan ohjelmassa mukana olon aikana. Näiden sääntöjen tulisi heijastaa paikallisen kulttuurin normeja ja piirin tai klubin noudattamia tapoja sekä nuorison suojelun parhaita käytänteitä. Käykää läpi piirin menettelyohjeet, jotta ne ovat yhdenmukaiset RI:n hallituksen ohjeiden kanssa kullekin nuoriso-ohjelmalle. Tutkikaa vakuutus ja riskienhallinta-aiheita, jotka liittyvät nuoriso-ohjelman sponsorointiin tai tapahtumiin. Miettikää seuraavia kysymyksiä: Mitä tapahtuu, jos joku loukkaantuu? Mitä tapahtuu, jos osanottaja esittää syytöksen seksuaalisesta häirinnästä? Mitä tapahtuu, jos luonnonkatastrofi iskee? Minimoikaa mahdolliset riskit seuraavilla tavoilla Ostakaa vastuuvakuutus, joka kattaa riittävästi alueesi. Laatikaa pelastussuunnitelma ja harjoitelkaa sitä vähintään kerran ohjelman aikana. Opettakaa osanottajia ohjelman aikaisesta turvallisesta käyttäytymisestä. Klubeja ja piirejä kehotetaan ottamaan yhteyttä vakuutusyhtiöönsä, jotta voidaan päättää, ovatko terveys- ja henkivakuutukset riittävät ohjelman aikana. Vakuutuksesta tulee monimutkainen tilanteessa, jolloin ohjelmaa tukevat useat piirit tai klubit, koska jokaisella organisaatiolla voi olla vakuutuksia, jotka eri tavalla kattaa riskit. Osallistujia, mukaan lukien nuoret ja järjestäjät, kehotetaan tarkistamaan, että heidän terveysja henkivakuutuksensa antavat riittävän suojan ohjelman koko osallistumisen ajan. Monet terveyteen liittyvät vakuutukset antavat vain osittaisen suojan tietyllä alueella, joten tämä varokeino on erittäin tärkeä etenkin, kun asianomainen on matkoilla tai asuu poissa kotoa. Tällaisissa tapauksissa osanottajien tulee harkita sellaisen vakuutuksen hankkimista, joka sisältää: korvauksen lääkekuluista maallisten jäännösten kotiinkuljetuksen hätäevakuoinnin ja onnettomuuden aiheuttaman kuoleman tai silpoutumisen. Lisäksi suositellaan, että klubi tai piiri kysyy neuvoa paikallisilta juristeilta ennen kuin se allekirjoittaa mitään sopimusta toisen järjestön kanssa. Tällaiset sopimukset voivat sisältää luopumisehtoja, vastuusitoumuksia tai vastuuvapautuksia, jotka pyrkivät vapauttamaan toisen osapuolen vastuusta ja siirtämään riskin klubille tai piirille. Ota huomioon, että Rotary International ei ole vastuussa mistään henkilöiden sairauksista tai loukkaantumisista, mukaan lukien osanottajat ja järjestäjät, eikä vahingoista millekään omaisuudelle. KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 18
Piirineuvottelun keskustelunaiheita Piirineuvottelua varten Kun mietit seuraavia kysymyksiä, keskustele klubin eroavien ja tulevien toimihenkilöiden kanssa ajatuksistanne. Mitkä ovat palveluprojektikomitean tehtävät ja sinun tehtäväsi tämän komitean puheenjohtajana? Miten komitea tukee klubin strategiasuunnitelmaa? Millaisilla projekteilla on suurin vaikutus paikkakunnalla? Millaisia varainhankintatoimia voimme järjestää varmistaaksemme projektien riittävän rahoituksen? Miten voit auttaa komitean jäseniä tekemään työnsä? Mitkä ovat komitean pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet? Mistä projektista klubi tunnetaan? Onko nimikkoprojekti klubin vision mukainen? KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 19
Muistilista 1: Muistiinpanot Piirineuvottelua varten KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 20
Piirineuvottelua varten Muistilista 2: Tavoitteet Käytä tätä muistilistaa suunnitellessasi pitkän aikavälin tavoitetta ja kolmelle seuraavalle vuodelle sellaisia vuositavoitteita, jotka edesauttavat pitkän aikavälin tavoitteen saavuttamista. Varmista seuraavat seikat: Kaikki ovat tavoitteista yhtä mieltä. Ne, jotka ovat olleet suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. Tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen tulee olla niin konkreettinen, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. Tavoite on haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että klubi ylittää aiemmat saavutuksensa. Tavoite on saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien avulla. Tavoite on ajallisesti täsmällinen. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Pitkän aikavälin tavoite (klubin tavoite kolmen vuoden kuluttua tästä hetkestä) Vuositavoite vuonna 1 Vuositavoite vuonna 2 Vuositavoite vuonna 3 KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 21
Muistilista 3: Toimintasuunnitelma Piirineuvottelua varten Kirjoita alla olevaan tilaan yksi vuositavoite tavoitteittesi luettelosta. Mieti sen jälkeen, millaisia toimintoja tarvitaan tähän tavoitteeseen pääsemiseksi. Vuositavoite Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Tarvittavat resurssit KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 22
Piirineuvottelua varten Muistilista 4: Klubin palveluprojektikomitea Tapausharjoituksia Lue alla oleva tapausharjoitus ja vastaa kysymyksiin. Laadi suunnitelma käyttämällä sivun 26 tapausharjoituksen toimintasuunnitelmaa. Tapausharjoitus 1 Klubisi nimikkoprojekti on tukenut lukutaito-ohjelmaa paikallisessa koulupiirissäsi jo 10 vuoden ajan. Sittemmin, kansainvälisen palvelun puheenjohtaja on huomannut projektin Etelä-Aasiassa, jossa paikallinen rotaryklubi etsii resursseja auttaakseen perustamaan luokan maaseutualueiden opettajille tietokoneharjoittelua varten. Klubillasi ei ole riittävästi varoja toteuttaa molempia projekteja. Mitä teet? Äänestättekö, kumpaa kannatetaan? Tulevatko jäsenet hyväksymään ajatuksen uudesta hankkeesta vai jatkavat pitkäaikaista paikallista projektia, josta klubi tunnetaan? KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 23
Miten uuden kansainvälisen projektin aloittaminen vaikuttaa klubiin? Piirineuvottelua varten Tapausharjoitus 2 Klubi on sponsoroinut paikallista rotaractklubia vuosia. Rotaractit ovat yleensä yliopistoopiskelijoita, joten vaihtuvuus on säännöllistä, kun he valmistuvat. Tavoite heidän vuosittaisessa varainhankintatapahtumassa on kerätä rahaa terveysklinikalle Ghanaan ja onnistuminen rahankeräyksessä vaihtelee vuosittain. Mitä klubi voi tehdä tukeakseen rotaracteja, kun heidän hallituksensa vaihtuu vuosittain (esim. mentorointi, partnerointi)? Mitä voit opettaa rotaracteille? Mitä klubi voi oppia heiltä? KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 24
Piirineuvottelua varten Tapausharjoitus 3 Intialainen rotaryklubi on perustanut ystävyysklubisuhteen perulaisen klubin kanssa. Rotaryn ystävyysvaihdon kautta, kahden klubin jäsenet ovat löytäneet vedestä ja sanitaatiosta yhteisen intressin. He keräävät rahaa tukeakseen ohjelmaa, jossa koulutetaan ihmisiä asentamaa vesikaivoja. Molemmat klubit haluaisivat laajentaa ohjelmaansa useampiin maihin, mutta eivät tiedä, mistä aloittaa. Mitä keinoja näillä kahdella klubilla olisi laajentaa tätä projektia? Mitä partnereita he voisivat etsiä auttaakseen projektia hyödyttämään enemmän ihmisiä? KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 25
Piirineuvottelua varten Tapausharjoituksen toimintasuunnitelma Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Mitä huomasit voivasi toteuttaa klubissasi? Tarvittavat resurssit KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 26
Muistilista 5: Ongelmanratkaisun opas Piirineuvottelua varten Käytä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille ja istunnon 2 tavoitelistaa kehittääksesi oman ongelmanratkaisuoppaan. Analysoi klubin tavoitteet ja mieti, mitä mahdollisia haasteita niiden saavuttamisessa on. Esitä seuraavaksi ratkaisuja näihin haasteisiin. Tavoite Mahdollinen haaste Ratkaisu Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Muut KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN OPAS 27
Vain napsautus ja olet perillä! Mene Member Accessiin Käy läpi kursseja ja hanki lisää rotarytietoutta. Imuroi raportteja. Selaa klubisi puolivuotisraportteja (SAR) ja maksa jäsenmaksut. Syötä klubisi vuositavoitteet ja katso mihin olette päässeet. Member Accessiin pääset napsauttamalla Rotaryn kotisivun oikeassa yläkulmassa olevaa linkkiä. Siinä on sinun rotarytoimintasi sekatavarakauppa. www.rotary.org/memberaccess www.rotary.fi/rekisteri One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226D-FI (1212)