1. Henkilöstön osaamisen kehittäminen Sedussa: osaamiskartoitukset Osaamiskartoituksen tavoite on tehdä organisaatiossa osaaminen näkyväksi. Vasta kun osaaminen on tunnistettu, voidaan sitä hyödyntää ja mahdollistaa kehittyminen yhä paremmaksi osaajaksi. Sedussa työntekijä ja esimies käyvät jatkossa osaamiskartoituksen tuloksia vuosittain kehityskeskustelun yhteydessä läpi ja sopivat samalla mm. henkilökohtaisista osaamisen kehittämisen toimista. Työntekijät vastaavat kartoituksiin 1. kerran, kun kartoituksissa käytettävät alakohtaiset osaamiskuvaukset valmistuvat. Henkilöstön osaamisen kehittämisestä löytyy tietoa myös Koulutuskeskus Sedun Intrasta osoitteesta: http://intra.epedu.fi/henkilokunta-sedu/laatu-ja-arviointi/henkiloston-osaamisen-kehittaminen (Tämän osoitteen alasivulta Elbit Skills -ohjelmisto, löytyy jatkossa aina uusin versio tästä käyttöohjeesta.) Kokonaisuutena osaamisen hallintaa tukee organisaation systemaattisena välineenä ohjelmisto Elbit Skills, joka mahdollistaa henkilökunnan henkilöstötiedon (CV:n ylläpito) ja osaamistiedon mm. sähköiset kehitysja tiimikeskustelut. Alla olevasta kuviosta voi nähdä ohjelmiston sisältöä ja ominaisuuksia. Näistä osista on organisaation vakituiseen käyttöön hankittu toistaiseksi kaikki muut paitsi koulutusten hallinta. Valtakunnallisesti toimintaa tukee tuore, 1.1.2014 voimaan astuva lakipaketti, joka lisää työntekijöiden osaamista ja koulutusta. Taustalla on ns. kolmen päivän koulutustakuu jokaiselle. Lain tavoitteena on kannustaa työnantajia ylläpitämään ja kehittämään kaikkien työntekijöiden ammatillista osaamista. Huolehtimalla työntekijöiden ammatillisen osaamisen ajantasaisuudesta ja kehittymisestä, työpaikoilla pystyttäisiin varautumaan erilaisiin muutostilanteisiin sekä tukemaan työntekijöiden sopeutumista niihin. Samalla voidaan tukea työntekijöiden kehittymistä ja parantaa työntekijöiden edellytyksiä säilyttää ja laajentaa osaamistaan. Ammatillista osaamista edistävällä koulutuksella voi olla myönteisiä vaikutuksia myös työntekijöiden pitkän aikavälin työllistymismahdollisuuksiin nykyisen työnantajan palveluksessa. Osaamiskartoituksen vastauksia käsitellään luottamuksellisesti. Yksittäisen vastaajan tiedot ovat ainoastaan henkilön itsensä, hänen lähiesimiehensä ja yksikön/toimialan päällikön saatavissa. Pääkäyttäjät raportoivat ohjelmistosta tietoa yleisellä tasolla ja näiden myötä päästään vähitellen koulutusten järkevään hallintaan. [1]
2. Sisäänkirjautuminen Elbit Skills -ohjelmistoon Elbit Skills -ohjelmistoa voidaan käyttää Internet Explorer tai Mozilla Firefox selaimilla (tämä ohje on tehty Internet Explorer -selaimelle, jota suositellaan ensisijaisesti käytettävän) Siirry selaimella osoitteeseen: https://osaava.sedu.fi/skills (huom. https eli S-kirjain suojatun yhteyden merkkinä http:n perässä). Kirjaudu sisään samalla EPEDU-käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joilla kirjaudut töissä tietokoneelle. Ensimmäistä kertaa ohjelmistoa käytettäessä ja sisälle kirjauduttaessa, avautuu käyttäjälle näytölle hyväksyttäväksi ohjelmistotalo Elbitin lisenssiteksti. Tämän jälkeen käyttäjälle kerrotaan ohjelmiston käyttötarkoitus, jonka hyväksymällä käyttäjä antaa työnantajalleen suostumuksensa tietojen käsittelyyn ohjelmistossa. Molempien tekstien sisältö on käyttäjän hyväksyttävä ennen varsinaista käyttöä. Ohjelmistolisenssisopimus ja suostumus tietojen käyttöön pyydetään vain 1. sisäänkirjautumiskerralla. Suostumuksen voi käydä lukemassa myöhemmin uudelleen yläpalkin kohdasta Ohjelmiston tarkoitus. Käyttöohjeen uusin versio löytyy linkkinä myös ohjelmistosta Ohjeet ja materiaalit -> Ohje esimiehelle Onnistuneen kirjautumisen jälkeen aukeaa ohjelmiston työpöytänäkymä, joka on kuin ilmoitustaulu. Huom. Ohjelmistossa ei pysty liikkumaan selaimen eteen- ja taakse-painikkeilla [2]
3. Osaamisraporttitietojen tarkasteleminen ja raporttien tallentaminen Ohjelmistoon on luotu valmiiksi muutamia yleisiä raporttipohjia. Ajatus on, että ohjelmistokoulutusten kautta esimiehet oppivat itse luomaan, tallentamaan ja hyödyntämään omia alakohtaisia raporttejaan. Klikkaamalla välilehteä Raportit, voi luoda, tarkastella ja tallentaa raportteja (tässä osaamisraportteja). (Tallennetut raportit -painikkeen tai Oman työpöydän kautta voi myöhemmin käyttää tallennettuja raportteja.) Osaamisraporttien luominen etenee kuuden vaiheen kautta, jotka on numeroitu alla olevaan kuvaan. Ensimmäiseksi valitaan osaamiset. Tähän on olemassa kaksi tapaa: a) poimitaan ne yksitellen raporttiin vasemmanpuoleisesta osaamisten luettelosta tai b) suoraan sivun alhaalta valmiiden roolien kautta. Vaihtoehdossa a) edetään klikkaamalla osaamisnäkymässä sinisiä plus-painikkeita (+) auki miinuksiksi. Näin edetään ja voidaan täpätä mukaan vasemmalta yksittäisiä osaamisia. Lisää > -painikkeella valitut osaamiset siirretään oikealle raportin määritteiksi. Huom. valitse osaamisia älä osaamisalueotsikoita. Tässä ohjeessa toimitaan b) -vaihtoehdon mukaan. Klikataan Valitse roolin osaamiset -alasvetovalikkoa. [3]
Yleisesti ottaen osaamistietoja kannattaa palastella raporteille eli poimia tietoja osissa. Näin ollen tietoja on helpompi raporttikuvioista tarkastella ja tiedot eivät muokkaannu hankalasti luettaviksi. Tässä esimerkissä valitaan rooli Sedu: kaikille yhteiset osaamiset + muu osaaminen ja poistetaan Poisto < -painikkeella raportin määritteistä muut osaamiset sekä englannin ja ruotsin kielen taidot. Näin lista lyhenee ja käsiteltäviä osaamisia on sopiva määrä. Eteenpäin siirrytään Seuraava-painikkeella. Tämän jälkeen olisi mahdollista tarkentaa osaamisia, mutta tässä ohjeessa ohitetaan tämä vaihe (Osaamisten tarkennus) uudelleen Seuraava-painikkeella. Siirrytään suoraan Henkilön valinta -kohtaan. [4]
Henkilöiden valinnassa poimitaan tässä esimerkissä organisaatiopuusta kolme työntekijää sekä Testitunnukset ja klikataan painiketta Lisää >. Tämän jälkeen nimet näkyvät raportin määritteissä. Siirrytään taas Seuraava-painikkeella eteenpäin ja päästään tarkentamaan henkilöitä. Edellisessä vaiheessa valittiin tarkoituksella ryhmän nimi mukaan, sillä tässä vaiheessa voidaan valita kohta Testitunnukset ja täpätä Valittu ryhmä keskiarvoksi. Siirrytään jälleen eteenpäin (Seuraava). [5]
Viimeisessä vaiheessa ennen raportin suorittamista määritetään lopputuloksessa näytettävät kentät. Tässä vaiheessa raportti kannattaa viimeistään tallentaa. Klikataan Tallenna-painiketta (levykekuva). Raportin tallennuksessa aukeaa uusi ikkuna. Annetaan raportille kuvaava nimi ja klikataan Tallenna. Seuraava-painikkeella siirrytään viimeiseen vaiheeseen eli suoritetaan raportti. Tässä ohjeessa tuloksia tarkastellaan suoraan leijadiagrammina /timanttina klikkaamalla alhaalta kuvan esitysmuotoa [6]
Aukeaa raportin tulos. Alla olevassa esimerkissä on valittu kaikki kolme työntekijää tarkasteltavaksi yhtä aikaa. Tähän päästään, kun klikataan Ctrl-painike pohjassa valintaruudussa henkilöiden nimiä. Myös Shift-painiketta voi käyttää, mikäli haluaa kaikki vastaajat mukaan leijadiagrammiin. Tällöin tulee klikata kerran ensimmäisen nimen kohdalla, vierittää nimilista loppuun, painaa Shift ja klikata viimeistä nimeä. Timanttikuviossa voi tarkastella tuloksia myös osaamisten mukaan ja valita alasvetovalikosta osaamisia. Edellinen-painikkeella pääsee takaisin tekemään muutoksia. Tallenna-painikkeen kautta voi raportin tallentaa uudella nimellä tai korvata edellisen valitsemalla vanhan raportin nimen ja Tallenna. [7]
Yksittäisen työntekijän leijadiagrammin/timantin tiedot on kätevä tallentaa/tulostaa esimerkiksi kehityskeskustelussa käsittelyä varten oikean alakulman painikkeiden avulla. Vasemmanpuoleinen painike kopioi tulokset leikepöydälle, josta käyttäjä voi kopioida tiedot esim. Wordiin. Oikeanpuoleinen painike aukaisee puolestaan uuden ikkunan, josta kuvion voi tulostaa. Mikäli esimies haluaa tarkastella työntekijän osaamisprofiilia suoraan sellaisenaan, tulee siirtyä Osaaminen-välilehdelle, klikata Valitse henkilö, hakea/valita työntekijän nimi ja tämän jälkeen klikata kohtaa Näytä kaikki osaamiset. Tämän jälkeen profiilin voi Tulosta-painikkeen kautta tulostaa. Huom. Lisätiedot-kentän selitetiedot. Kehityskeskustelun yhteydessä työntekijä ja esimies käyvät timanttia ja/tai osaamisprofiilin tuloksia läpi. Esimiehen tehtävä on karsia vastauksista pois subjektiivisuutta. Esimiehellä on oikeudet muokata työntekijän vastauksia, mutta kannattaa ohjeistaa työntekijää tekemään itse muutokset heti kehityskeskustelun jälkeen. [8]
4. Kehityskeskusteluaikojen varaaminen ja kehityskeskustelu ohjelmistossa Klikkaamalla välilehteä elomakkeet, voi luoda uuden keskustelun (tässä kehityskeskustelun). Uuden keskustelun luominen aloitetaan klikkaamalla Uusi keskustelu -painiketta. Aukeaa näkymä, jonka kautta määritetään keskustelun osallistujat, päivämäärä ja valitaan käytettävä lomakepohja (tässä: 2014 Kehityskeskustelulomake (Koulutuskeskus Sedu)). A D C E B F o o o o o o Aloitetaan lisäämällä henkilö keskusteluun (itse esimiehen lisäksi). Klikataan painiketta + Lisää henkilöt Kirjoitetaan työntekijän nimen alkua Etsi henkilö -kenttään. Vaihtoehtoisesti henkilön voi etsiä ylhäältä alasvetovalikosta (Valitse yksikkö) ja etenemällä organisaatiopuussa oikean yksikön kohdalle Klikataan suurennuslasia tai vaihtoehtoisesti painetaan Enteriä näppäimistöllä. Valitaan työntekijä klikkaamalla työntekijän nimen edessä olevaan täppää. Lisätään henkilö klikkaamalla + Lisää -painiketta (työntekijän nimi siirtyy näkymän oikeaan reunaan). Huom. Muista vahvistaa henkilön lisääminen keskusteluun klikkaamalla painiketta OK. [9]
Työntekijä on nyt lisätty keskusteluun ja nimi näkyy otsikon Henkilöt alapuolella. Seuraavaksi valitaan keskustelulle päivämäärä, joka tapahtuu klikkaamalla vihreää kalenterikuvaketta oikeassa reunassa. Aukeaa kalenteri-ikkuna, josta voi sopivan päivämäärä. (Huom. kellonaikoja ei ole.) Kun kehityskeskustelulle on lisätty henkilö ja valittu päivä, tulee vielä liittää itse lomake. Se tapahtuu (tässä) klikkaamalla täpän 2014 Kehityskeskustelulomake (Koulutuskeskus Sedu) edessä ja + Lisää lomake -painiketta. Näin lomakkeen nimi siirtyy Lisätyt lomakkeet ja annetut lukuoikeudet -otsikon alle. Kehityskeskustelun tallennus viimeistellään klikkaamalla ylhäällä olevaa Tallenna-painiketta. Tässä vaiheessa ohjelmisto kysyy, että Haluatko avata sähköpostin lähetyksen?. Valittaessa Ei, ohjelmisto ei lähetä työntekijälle sähköpostia kehityskeskustelun ajankohdasta. Valitaan siis Kyllä. [10]
Aukeaa lomakenäkymä, jolla lähetetään sähköpostiviesti kehityskeskusteluun osallistuvalle henkilölle. Ohjelmisto hakee automaattisesti lomakkeelle lähettäjän nimen, sähköpostiosoitteen ja vastaanottajat. Esimies voi myös lähettää viestistä itselleen kopion (täppä kohtaan Lähetä kopio sähköpostista itselle). Esimies voi lisäksi halutessaan liittää viestiin ohjeen esim. vastaamisesta (+ Lisää liitetiedosto -painike). Kehityskeskusteluille on luotu viestipohja, joka valitaan alasvetovalikosta Viestipohja -otsikon jälkeen. Viestipohjan tekstiä voi muokata mieleisekseen, mutta muutoin esimiehen tehtäväksi jää kirjoittaa sähköpostille Otsikko (näkyy tässä esimerkissä alleviivattuna Vuoden 2014 kehityskeskustelusi 24.1 ). Lisäksi ajankohta, joka on viestipohjassa xx.xx klo xx-xx (ja on tässä ohjeessa muutettu: 24.1 klo 14-16). Kellonaika on hyvä ilmoittaa työntekijälle tässä vaiheessa, sillä ohjelmisto ei sitä muulloin mahdollista. Lomakkeen lopussa näkyviä tekstejä #enimi #snimi ei tarvitse muuttaa, sillä ne ovat ns. tägejä, jotka hakevat automaattisesti sähköpostiviestiin kirjautuneen henkilön (esimiehen) etunimen ja sukunimen. Tämän jälkeen työntekijä saa yllä laaditun sähköpostiviestin kehityskeskustelun ajankohdasta, voi kirjautua ohjelmistoon ja alkaa täyttämään kehityskeskustelupohjaa. Esimiehelle tulee Oma työpöytä -välilehdelle näkyviin aina pikalinkit avatuista kehityskeskusteluista. Esimies pääsee kehityskeskustelulomakkeeseen myös elomakkeet-välilehden lomakkeen nimen kautta. [11]
Kehityskeskustelulomake näyttää vastaavalta kuin alla. Käytännössä kehityskeskustelussa tarvitaan yleensä korkeintaan kolmea painiketta: Levennä lomaketta, Tulosta ja Tallenna. Muita painikkeita ei ole normaalisti tarvetta käyttää. Mikäli on tehnyt virheen esim. valinnut väärän päivämäärän, voi muokata keskustelua (Muokkaa keskustelua -painike) tai luoda kehityskeskustelun uudelleen (Poista keskustelu). Vasta kehityskeskustelun päätteeksi lomake allekirjoitetaan/vahvistetaan käyttäjätunnusten avulla. Huom. Tätä ei saa tehdä yhtään aikaisemmin, sillä tämän jälkeen lomaketta ei voi enää muokata. Kehityskeskustelu vahvistetaan ja siten lukitaan, kun esimies ja työntekijä klikkaavat täppää nimensä edessä. Näin aukeaa uusi ikkuna, johon syötetään oma käyttäjätunnus, salasana ja klikataan OK. [12]
5. Tiimikeskusteluaikojen varaaminen ja tiimikeskustelu ohjelmistossa Tiimikeskustelujen suhteen toimintaperiaate on ohjelmistossa samanlainen kuin kehityskeskusteluissa. Klikkaamalla välilehteä elomakkeet, voi luoda uuden keskustelun (tässä tiimikeskustelun) ja uuden keskustelun luominen aloitetaan (kehityskeskustelun tavoin) klikkaamalla Uusi keskustelu -painiketta. Lisää henkilöt -painikkeen kautta valitaan tiimikeskusteluun osallistujat ja valitaan ajankohta / päiväys. 1. Poikkeus verrattuna kehityskeskusteluun Elbitissä: on klikattava täppä kohtaan Tiimikeskustelu. Ellei tee näin, ohjelmisto luo jokaiselle oman, erillisen lomakkeen ei yhtä yhteistä lomaketta. 2. Poikkeus verrattuna kehityskeskusteluun Elbitissä: on valittava lisättävissä olevista lomakkeista: 2014 Tiimikeskustelulomake (koko Sedu). 3. Poikkeus verrattuna kehityskeskusteluun Elbitissä: mikäli käyttää ohjelmiston kautta sähköpostin lähetystä (=Vastaa tallennettaessa kyllä kysymykseen Haluatko avata sähköpostin lähetyksen?), löytyy viestipohjista tiimikeskustelulle oma pohjatekstinsä otsikolla Tiimikeskusteluun valmistautuminen. Muutoin toimintaperiaate on sama verrattuna perinteiseen kehityskeskusteluun Elbit-ohjelmistossa. [13]
6. Elbit Skillsiin liittyviä ja erityisesti huomioitavia asioita esimiehen näkökulmasta Yleisesti huomioitavaksi On havaittu hyväksi toimintatavaksi pitää Elbitin käyttöön liittyvä koulutus henkilökunnalle esimerkiksi henkilöstökokouksen yhteydessä. Esimies varaa atk-luokan, pääkäyttäjä tulee paikalle ja henkilökunta voi ohjatusti aloittaa vastaamaan kehityskeskusteluun, osaamiskartoitukseen, täyttää CV-tietoja jne. Kehityskeskustelulomakkeet Varmistaaksenne tietojen tallentuminen, muistakaa klikata tiheän säännöllisesti Tallenna-painiketta. Tämä tulee huomioida erityisesti silloin, jos käytätte kehityskeskustelun aikana langatonta verkkoa. Muutoin on mahdollista, että tietoja häviää ja vaikka ohjelmisto tekeekin ns. taustatallennusta. Vain allekirjoitettujen lomakkeiden tiedot siirtyvät seuraavaan kehityskeskusteluun pohjatiedoiksi. Ellei näin toimita, lomake on seuraavassa keskustelussa yhtä tyhjä kuin ensimmäisellä vastauskerralla. Painottakaa työntekijöille kehityskeskustelulomakkeen julkisten kenttien merkitystä ja varmistakaa viimeistään kehityskeskustelutilanteessa, ettei niihin ole kirjattu henkilökohtaisia asioita. Tiimikeskustelulomakkeet Tiimikeskustelulomaketta on esimies voinut halutessaan käyttää / pilotoida ohjelmistossa vuonna 2014. Toisin kuin kehityskeskustelulomake, tiimikeskustelulomake ei ole virallinen (johtoryhmän vahvistama). Tiimikeskustelulomake ei korvaa kehityskeskustelulomaketta. Jokaisella työntekijällä tulee edelleen olla mahdollisuus ja oikeus kahdenkeskiseen kehityskeskusteluun. Käytännössä, jos on keväällä osallistunut tiimikeskusteluun, on henkilölle pidettävä myös erillinen kehityskeskustelu vuoden loppuun mennessä. Osaamiskartoitusten raportit Kaikille käyttäjille on ohjelmiston työpöydälle laitettu valmiita linkkejä kartoitusten perusraportteihin. Linkkien kautta yksittäinen työntekijäkin pääsee tarkastelemaan raportteja omista vastauksistaan. Esimiehille ja johdolle raporteilla näkyy oletuksena kaikkien omien työntekijöiden tiedot. Jatkossa viimeistään ennen henkilöstölle pidettäviä koulutuksia, pääkäyttäjä luo ohjelmistossa käyttäjien työpöydille näkyville valmiita linkkejä myös alakohtaisiin osaamisraportteihin. Automattisesti päivittyvät henkilötiedot jatkossa Ohjelmistoon on rakenteilla nk. rajapinta. Jatkossa, kun seuraavat tiedot muuttuvat henkilöstötiedon pääjärjestelmä Pegasoksessa (ja aktiivihakemistossa), päivittyvät tiedot automaattisesti myös Elbitiin: o 1) henkilönumero, 2) sukunimi, 3) etunimi, 4) henkilöstötyyppi (esim. opetushenkilöstö, muu henkilöstö), 5) yksikkönimi, 6) tehtävänimike, 7) työsuhteen päättymispvm, 8) palsuluonne (esim. vakinainen, määräaikainen), 9) sähköposti, 10) synt.aika, 11) viikkotyötunnit, 12) ylintutkinto (tilastokeskuksen koodina), 13) sukupuoli, 14) työsuhteen aloituspvm, 15) osa-/kokoaikainen, 16) osa-aikaisuusprosentti, 17) palsunro, 18) käyttäjätunnus, 19) matkapuhelinnumero ja 20) tulosalue. [14]