ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 1(10) JOTI -määrittely 16.12.2010 ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ JOTI projektisuunnitelma Tieto toiminnaksi [Type the document subtitle] 11.1.2011 [Type the abstract of the document here. The abstract is typically a short summary of the contents of the document. Type the abstract of the document here. The abstract is typically a short summary of the contents of the document.]
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 2(10) VERSIOHISTORIA Versionumero Muutoksen kuvaus Tekijä(t) Päiväys 0.1 Pohja luotu Taipale 16.12.2010 0.2 Keskustelujen pohjalta sisältöä luotu Laukkanen, Taipale 27.12.2010 0.3 Palaverin 5.1.2011 pohjalta (P. Heikkilä, E. Härkönen, V-P Laukkanen, M. Taipale) Taipale 11.1.2011
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 3(10) Sisältö 1. PROJEKTIN YHTEENVETO... 4 1.1 Tausta... 4 1.2 Tulos... 5 1.3 Tärkeimmät tehtävät... 5 1.4 Rajaukset... 5 1.5 Alustava aikataulu... 6 1.6 Laatutavoitteet... 6 2. PROJEKTIN TULOS... 6 2.1 Projektin tulos... 6 2.2 Erityisvaatimukset... 6 2.3 Vaatimusten toteutumisen todentaminen... 6 3. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA... 7 4. PROJEKTIN TEHTÄVÄT JA TOTEUTUSSUUNNITELMA... 8 4.1 Tehtävät ja arvioidut työmäärät... 8... 9 5. PROJEKTIN RESURSSIT... 9 5.1 Projektiorganisaatio... 9 6. OHJAUSSUUNNITELMA... 9 6.1 Aikataulu ja resurssien käyttö... 9 6.2 Raportointi- ja tiedonvälitys... 9 6.3 Palaverit... 10 6.3.1 Ohjauspalaverit... 10 6.3.2 Suunnittelu- ja projektipalaverit... 10 6.4 Riskien hallinta... 10 7. DOKUMENTOINTISUUNNITELMA... 10 7.1 Projektikansiot ja sähköinen dokumenttien arkistointi... 10
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 4(10) 1. PROJEKTIN YHTEENVETO 1.1 Tausta Rovaniemen koulutuskuntayhtymä (RKK) koostuu useista tulosalueista, Lapin ammattiopistosta (LAO), Rovaniemen ammattikorkeakoulusta (RAMK), Lapin kesäyliopistosta, Lapin oppisopimuskeskuksesta, Lapin urheiluopistosta (UOPI) sekä Lapin matkailuopistosta. Näiden tulosalueiden toiminta poikkeaa toisistaan ja sitä kautta niiden taloutta ja tulosta kuvaavien mittareiden osalta. Rovaniemen ammattikorkeakoulu on osa Lapin korkeakoulukonsernia (LUC), Muita konsernin osapuolia ovat Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymän (Lappia) Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu (KTAMK) sekä Lapinyliopisto (Lay). Käsillä oleva dokumentti on RKK:n tulosalueiden johdon tietojärjestelmät (JOTI) määrittelyprojektin projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma perustuu jo osin tehtyyn työhön. RKK:n toiminnanohjauksen kehittämishankkeen pitkän aikajänteen päämäärä on saada aikaan toiminnanohjausmalli, joka perustuu kuntayhtymän ja sen tulosalueiden johtamisen ja päätöksenteon tueksi nykyistä parempaan, reaaliaikaisempaan ja helpommin hyväksi käytettävään toiminnan ja talouden ennakointi-, ennuste- ja toteumatietoon. Toiminnanohjauksen parantamisen selvityshanke toteutettiin ajalla lokakuu 2008 toukokuu 2009, johon käytettiin yhteensä noin neljä (3 + 1) tehollista henkilötyökuukautta. Toiminnanohjauksen parantamiseen talven 2008-2009 aikana tehdyn selvitystyön yhtenä tavoitteena oli tehdä selvitykseen perustuva alustava ehdotus toimenpiteiksi toiminnanohjauksen kehittämistyössä. Selvitysvaihe oli tarkoitettu eräänlaiseksi kick-off-tueksi toiminnanohjauksen hankemuotoisen kehittämisen käynnistämiselle kuntayhtymässä. Selvitystyön loppuvaiheessa varmistui ja selkiintyi käsitys siitä, että tarkoituksenmukainen peruslinja etenemiselle tässä vaiheessa on kehittää kuntayhtymän nykyisten tietokantojen ja -järjestelmien tuottaman datan analysointimahdollisuuksia. Tärkeimmiksi toimenpiteiksi tässä kehittämistyössä nousevat analysointityökalun hankkiminen sekä nykyisten järjestelmien ominaisuuksien ja rajapintamäärittelyjen päivittäminen analysointiohjelmaan sopiviksi. Kehittämistyö pienin askelin ja investoinnein on kuntayhtymässä selvitystyön kautta taloushallinnon puolella jo käynnistynyt. Pro Economican lisäosien hankintaan ja käyttöönottoon liittyvää koulutusta toteutetaan kesän 2009 aikana. Syksyllä 2009 on tehty kuntayhtymän budjetti Pro Economican web-käyttöliittymällä. Henkilöstöhallintoa on kehitetty hankkimalla palkanlaskentaan uusi Pegasos ohjelmisto. Nykytila-arvioinnin tuloksena vahvistui käsitys siitä, että erityisesti toiminnallisten tietojen keräämiseen ja analysointiin ei toistaiseksi ole hyvän toiminnanohjauksen edellyttämiä käytäntöjä eikä työkaluja. Käytännöt ja järjestelmät yksiköissä ovat erilaisia eivätkä ainakaan toistaiseksi riittävän avoimia ja helppokäyttöisiä toimijatason päättäjien kannalta. Toiminta- ja talousennusteiden tekeminen toimintavuoden aikana käytetyillä menetelmillä ja ohjelmilla on vielä hankalaa ja työlästä.
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 5(10) 1.2 Tulos Käsillä oleva projektisuunnitelma kuvaa konkreettisen määrittelyprojektin läpiviennin. Projektin tuloksena syntyy RKK:n ja sen tulosalueiden johdon tietojärjestelmien määrittelydokumentit. Määrittelydokumentin pohjalta voidaan aloittaa johdon tietojärjestelmien toteutustyö. Määrittelydokumentti kuvaa, mitkä ajantasaiset mittari- ja ennustetiedot tulee toimittaa johdolle ja operartiivista toimintaa suunnittelevien sekä toteuttavien henkilöiden saataville. Dokumentti kuvaa konkretian tasolla: - Miten tiedot tallettuvat lähdejärjestelmiin - Miten tiedot siirretään tietovarastoon - Miten ne tulee sieltä raportoida selain -liittymään - Minkälainen käyttöliittymä on - Ennustetiedon osalta niiden tuottamisen logiikka Määrittelydokumentit tehdään tulosalueittain perustuen kokonaisarkkitehtuurimalliin ( Kartturi menetelmään). 1.3 Tärkeimmät tehtävät 1.4 Rajaukset Projektin tehtäväluettelo on esitetty kappaleessa 4 työmääräarvioineen. Projektissa tehtävä määrittelytyö perustuu kokonaisarkkitehtuurimalliin, jolloin tärkeimmiksi tehtäviksi muodostuvat RKK:n tulosalueittan: 1. Toiminta-arkkitehtuurikuvauksien laatiminen 2. Tietoarkkitehtuurikuvauksien laatiminen 3. Tietojärjestelmäarkkitehtuurikuvausten laatiminen sekä 4. Teknologia-arkkitehtuurikuvausten laatiminen Lisäksi projektin tehtävänä on tuottaa toteutusprojektin projektisuunnitelma. Projektin vaiheistus tehtävineen perustuu RAKETTI/Kokoa hankkeessa tuotettuun Kartturi malliin. Projektissa on kyse tietojärjestelmän määrittelystä, ei toteuttamisesta. Projektissa tuotetaan myös toteutusprojektien projektisuunnitelmat. Projektiryhmän määrittelyä tehdessään on voimakkaasti priorisoitava eli määrittelyssä tulee kuvata vain oleelliset asiat toteutuksen kannalta
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 6(10) 1.5 Alustava aikataulu 1.6 Laatutavoitteet Määrittelyprojekti valmistuu 31.5.2011 mennessä, mikäli se aloitetaan 1.2.2011 ja on jatkossa ehdotetulla tavalla resursoitu. Tarkempi aikataulu on kuvattu kappaleessa 4. Määrittelyn mukaisten järjestelmien toteuttaminen voidaan alkaa vaiheittain määrittelyn edistyessä. Laatutavoite Projekti valmistuu ajallaan Projekti tuottaa tulosalueittain määrittelyn, jonka pohjalta varsinainen järjestelmä on toteutettavissa ja sen rakentamisen kustannukset ennustettavissa Mittaaminen Projektin aikataulu ja toteuma Toteutusprojektin toteuma 2. PROJEKTIN TULOS 2.1 Projektin tulos Projektin toimitussisällöt ovat: 1) Määrittelydokumentti, jossa kokonaisarkkitehtuurin keinoin on kuvattu RKK:n tulosalueiden johdon tietojärjestelmät sille tasolla, että ne ovat toteutettavissa. Lisäksi määrittelyssä on kuvattu, miten tulosalueiden mittaristosta yhdistetään RKK:n kokonaistilanne johdolle. 2) Toteutusprojektien projektisuunnitelma. 2.2 Erityisvaatimukset Projektissa on sovellettava kokonaisarkkitehtuurimenetelmää. 2.3 Vaatimusten toteutumisen todentaminen Edellä kuvatut vaatimukset todennetaan projektin lopussa mainittujen dokumenttien katselmoinnilla
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 7(10) 3. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA Toiminnanohjauksen parantamishanke 2008 2009 väliraportti selvitystyöstä. Veli-Pekka Laukkanen, Pentti Riipi. Toiminnanohjauksen parantamisen kehittämissuunnitelma 2009 2010. Veli-Pekka Laukkanen, Pentti Riipi. RAMKin jo tehty mittarityö: Selvitys raporttitarpeista RAMKin johdolle, 29.11.2010, Riitta Majava. LAOn jo tehty mittarityö, löytyy Pertti Heikkilältä. Raketti/Kokoa, kokonaisarkkitehtuurin kuvausohjeet: http://raketti.csc.fi/kokoa/kartturi Julkishallinnon tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuurin mukaiset kuvausohjesuositukset, JHS suositukset VM sivustoilla. Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin käsikirja, OKM, http://raketti.csc.fi/kokoa OKM:n ammattikorkeakoulujen tiedonkeruukäsikirja 2010 (RAMK/intra)
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 8(10) 4. PROJEKTIN TEHTÄVÄT JA TOTEUTUSSUUNNITELMA 4.1 Tehtävät ja arvioidut työmäärät Tehtävät perustuvat Kartturi vaiheistukseen ja kuvauksiin. Tehtävien laajuudessa on huomioitu jo tehty työ. Tehtävien sisällöt on yksityiskohtaisesti kuvattu Kartturi -ohjeissa sekä siellä olevissa dokumentointipohjissa. Projektiryhmän määrittelyä tehdessään on voimakkaasti priorisoitava eli määrittelyssä tulee kuvata vain oleelliset asiat toteutuksen kannalta. Ajoituksissa on oletettu, että projekti käynnistyy 1.2.2011. Toteutus voi käynnistyä vaiheittain kunkin tulosalueen määrittelyn valmistuttua. Tehtävä Kuvaus Arvioitu työmäärä Valmis 3 htpv 4.2.2011 Y1 Kokonaisjärjestelmän periaatetason kuvaus (RKK) Y2 Toteutuksen projektisuunnitelman laatiminen (per tulosalue) R1 Käsitteellisen tason arkkitehtuurin spesifiointi ja dokumentointi (RAMK) R2 Loogisen tason spesifiointi ja dokumentointi (RAMK) L1 (LAO) L2 (LAO) Kuvataan kokonaisuuden osalta arkkitehtuuriperiaatteet, sidosarkkitehtuurit, reunaehdot, rajaukset ja tietoturvaperiaatteet Toteutus voi käynnistyä vaiheittain kunkin tulosalueen määrittelyn valmistuttua, jolloin toteutuksesta tulosalueen kohdalta laaditaan projektisuunnitelma kustannusarvioineen. Tämä tehtävä iteroituu. Viitataan RAMK strategiaan, josta johdetaan johdon tietojärjestelmän kehittämisvaatimukset ja tavoitteet. Luetellaan oleelliset sidosryhmät ja niiden mahdolliset vaikutukset järjestelmään. Selvitetään järjestelmän kannalta oleelliset roolit ja käsitteet. Viitataan RAMKin oleellisiin prosesseihin, kuvataan tietomallit sekä tietovarannot oleellisilta osin sekä ennen kaikkea prosessien ja tietojoukkojen loogiset riippuvuussuhteet. Suunnitellaan ja kuvataan looginen järjestelmäjäsennys sekä tarvittavat tietovirrat mittarija ennustetiedon tuottamiseksi 4 htpv Iteroituu tulosalueittain määrittelyn lopussa 15 htpv 28.2.2011 20 htpv 31.3.2011 vrt. R1 15 htpv 31.3.2011 vrt. R2 20 htpv 30.4.2010
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 9(10) U1 (UOPI) U2 O1 (Oppis.) O2 (Oppis.) K1 (Kesäy.) K2 (Kesäyo.),,,,, jne. Tarkennetaan määrittelyprojektin aikana. 5. PROJEKTIN RESURSSIT 5.1 Projektiorganisaatio Projektiryhmän jäsenet ja päävastuualueet: Kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen, RKK Suunnittelija Pertti Heikkilä, LAO Tietohallintopäällikkö Eero Härkönen, tekninen asiantuntijuus ja konsultointi Koulutuspäällikkö Markku Taipale, RAMK, toimii myös projektipäällikkönä. Kehittämispäällikkö Teo Jeskanen, Uopi 6. OHJAUSSUUNNITELMA 6.1 Aikataulu ja resurssien käyttö Määrittelytyö on valmis 31.5.2011. Kokonaiskustannus (LAO, RAMK) 30000 sis. palkat ja matkat. Muiden tulosalueiden osalta arvioitava erikseen. 6.2 Raportointi- ja tiedonvälitys Projekti raportoi RKK tietohallinnon ohjausryhmälle kerran kuussa tai tarvittaessa. Lisäksi projekti raportoi LUC IT koordinaatioryhmälle sen kokoontuessa.
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ PROJEKTISUUNNITELMA 10(10) 6.3 Palaverit 6.3.1 Ohjauspalaverit Ohjauspalaverit pidetään RKK:n tietohallinnon ohjausryhmän kokouksissa, jossa asialistalla ovat projektin aikana muiden asioiden lisäksi: - projektin yleistilanne - projektin aikaansaannokset - projektin aikataulu - riskit 6.3.2 Suunnittelu- ja projektipalaverit 6.4 Riskien hallinta Projektipalaveri pidetään kerran viikossa. Käsitellään projektin tilanne, tehdyt työt ja tulevat työt. Suunnittelupalaverit pidetään erikseen sovittuina aikoina. Riskit käydään läpi ohjausryhmässä. Riskit luetteloidaan, niiden toteutumisen todennäköisyys arvioidaan (1-5) ja toteutumisen aiheuttama haitta arvioidaan (1-5) ja laaditaan konkreettiset toimenpiteet riskin toteutumisen välttämiseksi. 7. DOKUMENTOINTISUUNNITELMA 7.1 Projektikansiot ja sähköinen dokumenttien arkistointi Projektikansioita ja asiakirjoja säilytetään Sharepointtiin perustettavassa työtilassa, RKK- Johdon tietojärjestelmät.