Liperin kunnan viestintäohje 8/2013 Otsikko/ kirjoitetaan Calibri fontilla pistekoko noin 14 tai 16, lihavoitu
1. VIESTINNÄN TARKOITUS JA LÄHTÖKOHDAT... 3 1.1 Kunta on olemassa kuntalaisia varten... 3 1.2 Kunnan tiedottamisvelvollisuus... 3 2. VIESTINNÄN YLEISET PERIAATTEET... 4 2.1 Liperin kunta viestii avoimesti, aktiivisesti, ajankohtaisesti ja tasapuolisesti... 4 2.2 Viestintä on asiallista, totuudellista ja selkeää... 5 2.3 Viestintä kuuluu osana kaikkeen toimintaan ja päätöksentekoon... 5 2.4 Viestinnässä käytetään useita eri viestintäkanavia... 5 2.5 Viestinnässä käytetään kunnan yhtenäistä graafista ulkoasua... 6 2.6 Viestinnän seuraaminen... 6 3. VIESTINNÄN VASTUUTUS JA ORGANISOINTI... 6 3.1 Ulkoinen tiedottaminen... 7 3.2 Sisäinen tiedottaminen... 7 4. ULKOINEN VIESTINTÄ... 7 4.1 Verkkoviestintä... 8 4.2 Tiedote... 8 4.3 Tiedotus/keskustelutilaisuudet... 8 4.4 Haastattelut... 9 4.5 Välitön palveluviestintä... 9 4.6 Asukastilaisuudet kuntalaisille... 9 5. SISÄINEN VIESTINTÄ... 11 5.1 Intranet on kunnan sisäinen tietopalvelu ja viestintäväline... 11 5.2 Sähköpostiviestintä... 11 5.3 Puhelinluettelo, puhelinvaihde... 11 5.4 Kehityskeskustelut... 12 5.5 Henkilöstötilaisuudet... 12 1
5.6 Esimiesten koulutusiltapäivät... 12 5.7 Esityslistat, pöytäkirjat ja muistiot... 12 5.8 Perehdyttäminen... 13 5.9 Säännöt, suunnitelmat ja ohjeet... 13 6. MARKKINOINTIVIESTINTÄ... 13 7. VIESTINTÄ KRIISITILANTEISSA JA POIKKEUSOLOISSA... 14 8. VIESTINNÄN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN... 15 VERKKOVIESTINNÄN OHJE... 16 1. VERKKOVIESTINTÄ... 16 2. WWW VIESTINTÄ ELI KOTISIVUT... 16 2.1 Kunnan verkkotunnukset... 16 2.2 Kotisivujen sisältö... 16 2.3 WWW viestintäorganisaatio... 17 3. SÄHKÖPOSTI... 17 3.1 Sähköpostin käyttöoikeus... 17 3.2 Kunnan yleinen sähköposti... 17 3.3 Sähköposti asioinnissa... 18 3.4 Sähköpostien tietosuoja ja liitetiedostojen salaus... 19 3.5 Palautelomakkeen kautta tulleet viestit... 19 3.6 Palaute ja siihen vastaaminen... 19 4. SOSIAALINEN MEDIA... 19 4.1 Facebook... 20 2
1. VIESTINNÄN TARKOITUS JA LÄHTÖKOHDAT 1.1 Kunta on olemassa kuntalaisia varten Kuntalaisilla on oikeus tietää, miten kunnan asioita hoidetaan sekä oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Kuntalaisten hyvä palvelu edellyttää tehokasta sisäistä ja ulkoista viestintää. Liperin kunnan viestinnän tarkoitus on tarjota tietoa kunnan palveluista, toiminnasta, suunnitelmista ja tavoitteista. Tällä tavoin viestinnällä edistetään kuntalaisten hyvinvointia ja luodaan edellytykset avoimelle vuorovaikutukselle sekä kuntalaisten mahdollisuuksille vaikuttaa kunnan toimintaan. Kunnan viestintä tukee kunnan johtamista ja kehittämistä sekä strategisten tavoitteiden toteutumista. Viestinnällä rakennetaan kunnan vahvuuksiin perustuvaa mainetta kuntakuvaa. Viestinnällä edistetään Liperin aseman vahvistumista palveluistaan huolehtivana ja asukkaidensa viihtyvyyttä vaalivana asuin ja yrittäjyyskuntana, joka houkuttelee uusia asukkaita ja yrityksiä muuttamaan Liperiin. 1.2 Kunnan tiedottamisvelvollisuus Perustuslaki, kuntalaki, julkisuuslaki ja hallintolaki säätelevät kunnan viestintävelvollisuutta. Perustuslaki määrittelee jokaisen perusoikeuden tietoon ja hyvään hallintoon. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia, ja jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Jokaisella yksilöllä on oikeus osallistua ja vaikuttaa yhteiskunnan ja elinympäristönsä kehittämiseen, ja julkisen vallan tehtävänä on edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan ja vaikuttaa häntä itseään koskevaan päätöksentekoon. Julkisuuslainsäädäntö turvaa ja edistää tiedonsaantia. Viranomaisen tulee toimia julkisuusmyönteisesti ja tiedonsaannin rajoittamiselle tulee olla perusteet. Jos pyydettyjä tietoja ei anneta, se on perusteltava. Hallintolaki määrittelee hyvää hallintoa ja täydentää kuntalain tiedottamissäännöstä sekä julkisuuslain säännöksiä tiedonsaannin edistämisvelvollisuudesta. Laajavaikutteisen asian vireilläolosta tulee ilmoittaa ja niiden osalta tulee varata vaikuttamismahdollisuuksia. Hallintolaissa säädetään myös viranomaisen neuvonta ja opastamisvelvollisuudesta sekä asiallisen, selkeän ja ymmärrettävän kielen käytöstä asiakirjoissa. Kuntalaki velvoittaa tiedottamaan ja luomaan edellytykset asioihin osallistumiselle ja vaikuttamiselle. Kuntalain mukaan valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Tähän pyritään muun muassa tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia, selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa ja avustamalla asukkaiden omaaloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua. 3
Kunnalla on velvollisuus tiedottaa asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille tulee tiedottaa, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Maankäyttö ja rakennuslaki säätelee alueiden käyttöön ja rakentamiseen liittyvää tiedottamista. Kaavoja valmistelevien viranomaisten on tiedotettava kaavoituksesta siten, että niillä, joita asia koskee, on mahdollisuus seurata kaavoitusta ja vaikuttaa siihen. Kunnan tulee vähintään kerran vuodessa laatia katsaus kunnassa vireillä olevista ja lähiaikoina vireille tulevista kaava asioista. Kunnan velvollisuus tiedottaa koskee myös kuntakonsernia. Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Lainsäädäntö: www.finlex.fi > lainsäädäntö > ajantasainen lainsäädäntö > Suomen perustuslaki 11.6.1999/731 > Kuntalaki 17.3.1995/365 > Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 > Hallintolaki 6.6.2003/434 > Maankäyttö ja rakennuslaki 5.2.1999/132 2. VIESTINNÄN YLEISET PERIAATTEET 2.1 Liperin kunta viestii avoimesti, aktiivisesti, ajankohtaisesti ja tasapuolisesti Kunnan tehtävänä on oma aloitteisesti ja aktiivisesti tiedottaa valmistelussa olevista asioita, tehdyistä päätöksistä ja muista kunnan toimintaa koskevista asioista. Ajankohtaisista kuntalaisia kiinnostavista asioista tiedotetaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tiedotettaessa valmisteluvaiheessa olevista asioista ja tehdyistä päätöksistä tulee aina huomioida julkisuuslainsäädännön asettamat rajoitteet. Toimielinten esityslistat ovat tiedotusvälineiden ja kuntalaisten luettavissa kunnan verkkosivuilta heti niiden valmistuttua. Kokousten tarkastetut pöytäkirjat julkaistaan kunnan verkkosivuilla pääsääntöisesti kokouksen päätyttyä. Esityslistan asioita on mahdollista käsitellä julkisuudessa ennen varsinaista päätöksentekoa, mutta on tärkeätä, että tällöin selkeästi tuodaan esille, ettei asiasta ole vielä päätetty. Samoin on tärkeää, että käsiteltäessä asioita, joista päätetään useammalla päätöksentekotasolla, tuodaan selkeästi esille käsittelyn kulloinenkin vaihe. Toimielinten kokousten jälkeisestä tiedottamisesta vastaavat toimielimien puheenjohtaja ja esittelijä. Kokouksissa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia ja niistä ei tiedoteta. Suuri osa kuntaa koskevista tiedoista välittyy tiedotusvälineiden kautta. Tiedotusvälineitä palvellaan tasapuolisesti ja aktiivisesti. Tiedotusvälineille annetaan niiden tarvitsemia tietoja ja 4
yhteydenottopyyntöihin vastataan ripeästi. Kaikille tiedotusvälineille tiedotetaan asioista samanaikaisesti. Tiedotusvälineellä, joka on itse havainnut uutisaiheen, on etuoikeus sen käyttöön eikä kunta tällaisessa tilanteessa tiedota asiasta muille tiedotusvälineille. 2.2 Viestintä on asiallista, totuudellista ja selkeää Viestinnän avulla kerrotaan asiat mahdollisimman asiallisesti ja monipuolisesti tosiasioihin perustuen. Tiedottaminen perustuu kunnan viralliseen kantaan tiedotettavasta asiasta. Virallinen kanta tulee selvittää ennen viestintään ryhtymistä, ettei tule antaneeksi ristiriitaista tietoa. Hallintosäännön 51 mukaan kunnan yleisestä tiedottamisesta vastaa kunnanjohtaja. Toimialojen tiedottamisesta vastaavat osastopäälliköt. Viestintä lähtee asiakkaan/vastaanottajan tarpeista ja tapahtuu selkeällä ja ymmärrettävällä yleiskielellä ja siten, että viestin ymmärtää myös henkilö, joka ei tunne kunnan organisaatiota ja päätöksenteon vaiheita. Viestinnän painopistealueet vuosien 2013 2014 aikana ovat: > positiivisen kuntakuvan luominen ja sen ylläpitäminen > vetovoimaisen asuinkunnan imagon parantaminen ja ylläpitäminen > uuden intran käyttöönotto henkilöstön sisäiseen viestintään vuoden 2013 alusta > verkkoviestinnän kehittäminen, uudet nettisivut 2014 > vuorovaikutteisen viestinnän kehittäminen 2.3 Viestintä kuuluu osana kaikkeen toimintaan ja päätöksentekoon Jokaisella kunnan työntekijällä on vastuu hyvästä viestinnästä; se on osa jokaisen normaalia työtä. Viestintää ei ole vain virallisista päätöksistä tiedottaminen, vaan myös kaikenlainen neuvonta ja informointi liittyen kunnan toimintaan. Viestintäkeinoista juuri välitön palveluviestintä joko kasvokkain tai esimerkiksi puhelimitse on yksi tehokkaimmista viestintämuodoista. Jokainen työntekijä voi omalla toiminnallaan, olemalla kohtelias ja avulias, rakentaa positiivista mielikuvaa kunnasta. Käynnistettäessä erilaisia hankkeita tai projekteja viestintään tulee kiinnittää erityistä huomiota ja ottaa se mukaan jo suunnittelun alkuvaiheessa. Huomioiden käynnistettävän hankkeen laajuus, luonne sekä kohderyhmä, hankkeelle tehdään tiedotussuunnitelma, jossa määritellään kuka hoitaa viestinnän sekä milloin, mistä, miten ja mille kohderyhmälle tiedotetaan. Kunnan tuottamat palvelut ovat kuntalaisia varten ja niistä pitää tiedottaa, olipa kyse pienestä tai suuresta asiasta. Omasta työstään tulee olla ylpeä ja kertoa siitä muille. 2.4 Viestinnässä käytetään useita eri viestintäkanavia Kuntalaisilla on erilaiset valmiudet ja mahdollisuudet seurata eri viestintävälineitä. Verkkoviestinnän (Internet, facebook) merkitys kasvaa koko ajan, mutta myös perinteisemmät viestintäkanavat, kuten lehdet, TV ja radio, ovat edelleen merkittävässä asemassa. Viestintä tavoittaa parhaiten, kun käytetään useita eri välineitä. 5
Kunnan viestinnässä tulee ottaa huomioon, että viestintäkanavat valitaan sen mukaan ja siinä laajuudessa, miten viestin perillemeno on tehokkainta. Erityisen tärkeää tämä on etuisuuksista ja palveluista tai suurista muutoksista tiedotettaessa. 2.5 Viestinnässä käytetään kunnan yhtenäistä graafista ulkoasua Visuaalinen ilme on tärkeä kuntakuvan tekijä ja viestinnän työkalu. Yhtenäisellä visuaalisella ilmeellä tehostetaan viestinnän vaikutusta sekä tunnistettavan kuntakuvan syntymistä. Kunnasta lähtevissä tiedotteissa, esityksissä tai julkaisuissa tulee käyttää yhtenäistä graafista ulkoasua. Graafiset ohjeet löytyvät Intrasta. Lisätietoja ja opastusta antaa markkinointi ja viestintäsihteeri. Tiedotteissa, virallisissa kirjeissä ja julkaisuissa tulee käyttää kunnan virallista vaakunaa. 2.6 Viestinnän seuraaminen Kunta seuraa asioidensa uutisointia tiedotusvälineissä. Merkittävät virheellisyydet on oikaistava välittömästi ja esitettyihin kysymyksiin on vastattava mahdollisimman pian. Jos asiaa ei voi kommentoida esimerkiksi asian käsittelyn keskeneräisyyden vuoksi, niin se kerrotaan tiedotusvälineille. Mielipidesivuilla esitettyihin asiallisiin kysymyksiin on syytä vastata välittömästi, mutta mielipiteitä ei ole tarkoituksenmukaista lähteä kommentoimaan (esim. nimimerkillä kirjoitettuihin mielipiteisiin ei ole syytä vastata). Oikaisun tai vastauksen laatii toimiala (osastopäällikkö/vastuualueen esimies), jonka alaisuuteen asia kuuluu. Hän myös huolehtii henkilöstönsä informoimisesta. 3. VIESTINNÄN VASTUUTUS JA ORGANISOINTI Liperin kunnan hallintosäännön 51 mukaan kunnan tiedottamista johtaa kunnanhallitus, joka antaa tarvittaessa yleisohjeita kunnan tiedottamisesta. Kunnan tiedottamisesta vastaa kunnanjohtaja ja toimialojen tiedottamisesta vastaavat osastopäälliköt. Kokoustiedottamisesta vastaa kunnanhallituksen osalta hallintopäällikkö; kunnanvaltuuston kokoustiedottamisesta vastaa kunnankamreeri. Jokaisella työntekijällä on Suomen perustuslain takaama sananvapaus, mutta mahdolliset ristiriidat ja keskustelua vaativat tilanteet tulee ottaa esille oman esimiehen tai osastopäällikön kanssa ennen kuin niistä viestitään esimerkiksi tiedotusvälineissä tai sosiaalisessa mediassa. Työlainsäädännössä on määritelty työntekijää sitova lojaliteettivelvollisuus työnantajaansa kohtaan. Esimerkiksi salassapitosäädösten alaisten asioiden kertominen julkisesti, omien esimiesten ja työtovereiden julkinen arvosteleminen tai työnantajaa vahingoittavat julkiset puheet eivät ole hyväksyttäviä. Tämä koskee kaikkia viestinnän muotoja. Asioista saa olla julkisesti eri mieltä ja oman mielipiteensä saa ilmaista hyvien käytöstapojen mukaisesti. Mielipiteitä esitettäessä tulee tuoda julki se, että mielipide esitetään 6
yksityishenkilönä eikä viranomaisen edustajana. Kunnan virallisen kannan asioihin antaa ko. toimialan osastopäällikkö tai kunnanjohtaja. Kunnan viestintätoiminnan kehittämisen, koordinoinnin ja toteuttamisen vastuuhenkilönä toimii markkinointi ja viestintäsihteeri, joka hoitaa yhdessä kunnanjohtajan kanssa kunnan viestintää. Markkinointi ja viestintäsihteerille ilmoitetaan mahdollisista, tulevista haastatteluista tai tiedotustilaisuuksista, jotta hän voi osallistua tilaisuuksiin ja tiedottaa asioista eteenpäin. 3.1 Ulkoinen tiedottaminen Toimialojen tiedotusvastaavina toimivat osastopäälliköt ja lautakuntia koskevasta tiedotuksesta vastaavat lautakuntien esittelijät. Hallintosäännön 51 mukaan osastopäällikkö vastaa toimialaansa koskevasta yleisestä tiedottamisesta. Tulosalueiden esimiehet vastaavat tulosyksiköidensä tiedottamisesta. Yksittäistapauksissa tietoja antaa asian valmistelusta vastaava viranhaltija. Luottamushenkilöistä ovat tiedotusvastuussa ensisijaisesti toimielinten puheenjohtajat. Heidän on mahdollisuuksiensa mukaan osallistuttava tiedotustilaisuuksiin. Luottamushenkilön tulee edistää kunnan ja sen asukkaiden parasta sekä toimia luottamustehtävässään arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla (Kuntalaki 32). Tiedottajan on kaikilta osin noudatettava puolueettomuutta ja pitäydyttävä asiaperusteissa. 3.2 Sisäinen tiedottaminen Esimiehet ovat vastuussa sisäisestä tiedottamisesta. Työyksiköiden tulee nimetä tiedotuksesta vastaavat henkilöt, jotka vastaavat sisäisen tiedotuksen käytännön toteuttamisesta työyksikössään yhteistyössä esimiestensä kanssa. Sisäinen tiedotusvelvollisuus ulottuu läpi koko organisaation ja kuuluu kaikille kunnan työntekijöille toimivaltansa rajoissa. Tämä tulee huomioida erityisesti niissä työtehtävissä, joissa tiedonvälityksellä on olennainen merkitys oman työyksikön työntekijöille tai toisten työyksiköiden/osastojen työntekijöille. Tiedottajan on kaikilta osin noudatettava puolueettomuutta ja pitäydyttävä asiaperusteissa. 4. ULKOINEN VIESTINTÄ Asian sisällöstä ja laajuudesta riippuen ulkoisessa viestinnässä tulee etukäteen selvittää ja ennakoida asiaan liittyvät erilaiset sidosryhmät, joille kunnassa vireillä olevista asioita tulee tiedottaa. Kuntalaki ja hallintolaki velvoittavat tiedottamaan ja luomaan kuntalaisille ja palvelun käyttäjille edellytykset asioihin osallistumiselle ja vaikuttamiselle. Kunnan ulkoisen viestinnän välineitä ovat erilaiset tiedotteet, esitykset, tiedotus /keskustelutilaisuudet, haastattelut, asukastilaisuudet, välitön palveluviestintä, 7
sähköpostiviestintä sekä kunnan verkko ja facebooksivut. Myös lehtien tabloid julkaisuja ja liitteitä voidaan tehdä esimerkiksi juhlavuosien yhteydessä. Viestintä on tehokkainta silloin, kun erilaisia välineitä käytetään yhtä aikaa. 4.1 Verkkoviestintä Verkkoviestinnällä tarkoitetaan internetissä, sähköpostitse ja facebookissa tapahtuvaa viestintää. Kunnan kotisivut (www.liperi.fi) tarjoavat monipuolista ja ajankohtaista tietoa kunnan palveluista ja organisaatiosta. Tavoitteena on, että kunnan kotisivut palvelevat yhtenä kunnan keskeisimmistä viestintävälineistä ottaen huomioon kuitenkin sen, että kunnan viestintää ei voi jättää ainoastaan verkkoviestinnän varaan. Vastuu verkkoviestinnän kehittämisellä on keskushallinnolla ja markkinointi ja viestintäsihteerillä, joka on kunnan verkkosivujen pääkäyttäjä. Eri toimialoille on nimetty henkilöt, jotka vastaavat ko. toimialan verkkosivujen tiedottamisesta ja ylläpidosta. (Kts. Liperin kunnan verkkoviestintäohje). 4.2 Tiedote Selkeä tiedote on usein käyttökelpoisin ja tehokkain tapa saattaa asia tiedotusvälineiden ja sitä kautta kuntalaisten tietoon. Tiedote tulisi tehdä aina sellaisesta asiasta, jolla arvioidaan olevan uutisarvoa. Hyvä tiedote vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi ja kuka. Tiedote kirjoitetaan selkeällä kielellä uutista muistuttavaan muotoon. Tiedotteen otsikon tulee kuvata tiedotteen sisältöä ja herättää mielenkiintoa. Tiedotettavan asian ydin tulee esittää heti tiedotteen alussa. Tiedotteessa tulee aina olla lisätietojen antajan nimi ja hänen yhteystietonsa. Hyvä tiedotteen pituus on enintään yksi tekstiliuska, mutta tiedotteeseen voidaan tarvittaessa liittää havainnollistavia kaavioita ja tilastoja. Mikäli tiedotetaan asiasta, joka julkistetaan vasta myöhempänä ajankohtana esimerkiksi jossakin erityisessä tilaisuudessa, tulee tiedotteeseen selkeästi merkitä, milloin tiedote on julkaisuvapaa. 4.3 Tiedotus/keskustelutilaisuudet Tiedotus ja keskustelutilaisuuksia järjestetään silloin, kun on kyse merkittävistä ja laajavaikutteisista asioista tai jos asia sisältää jotain paikan päällä esiteltävää. Kutsu tilaisuuteen tulee lähettää noin viikko etukäteen. Kutsussa on mainittava tilaisuuden aika, paikka, aihe sekä asiaa esittelevien henkilöiden nimet. Tilaisuudessa tulisi olla myös kirjallista materiaalia. Tiedotusvälineille kohdistetut tiedotustilaisuudet pyritään pitämään aikataulullisesti siten, että tiedotusvälineiden edustajat pääsevät saapumaan paikalle (aamupäivä). Tiedotustilaisuuksia ei järjestetä viikonloppuisin, muutoin kuin erityistilanteissa. 8
4.4 Haastattelut Tiedotusvälineille haastatteluja antaa pääsääntöisesti kunnanjohtaja tai toimialan osastopäällikkö. Tulosaluejohtaja tai tulosyksikön esimies antaa haastatteluja vain oman toimialueensa tai yksikkönsä asioista. Haastattelut on yksi tapa antaa tiedotusvälineille niiden haluamia tietoja ja välittää kunnan näkemyksiä. Haastatteluun ei ole pakko suostua, mutta se on suositeltavaa tiedotusvälineiden hyvän palvelun merkeissä. Toimittajan puhelinsoittoon on pääsääntöisesti syytä suhtautua kuten haastattelupyyntöön. Haastatteluja antaessa on tarkoituksenmukaista tarkentaa, mihin tarkoitukseen haastattelua käytetään ja tullaanko haastattelua siteeraamaan suoraan vai käyttämään vain taustaaineistona. Haastateltavalla on myös mahdollisuus julkaisuaikataulun niin salliessa pyytää haastattelua tarkistettavaksi. Mahdollisia korjauksia tulee tehdä vain asiavirheiden osalta, kirjoituksen tyyliin tai toimittajan omiin näkemyksiin ei ole syytä puuttua. 4.5 Välitön palveluviestintä Suora ja välitön palveluviestintä kohdistaa viestinnän suoraan kunnan asukkaille ja asiakkaille. Jokainen työntekijä toimii kunnan palvelu ja markkinointiviestijänä vastatessaan puhelimeen ja antaessaan henkilökohtaista neuvontaa, työskennellessään jossakin kunnan toimipisteessä tai kirjoittaessaan esimerkiksi kirjettä tai sähköpostia kuntalaiselle tai muulle palvelun kohteena olevalla taholle. Suoran välittömän viestinnän kautta annetaan kasvot kunnan toiminnalle ja työntekijöille. Kuntalaisen tai muun palvelun saajan kokemuksella kohtaamisestaan kunnan edustajan/ työntekijän kanssa on keskeinen merkitys koko kunnasta syntyvälle mielikuvalle. Palvelualttius, ystävällinen ja kohtelias suhtautuminen ovat avaintekijöitä välittömässä palveluviestinnässä. Tämä tulee muistaa myös kunnan sisäisessä viestinnässä työtovereiden kesken. 4.6 Asukastilaisuudet kuntalaisille Asukastilaisuudet eri kohderyhmille ovat tärkeitä sekä kuntalaisten näkemysten, aloitteiden ja kysymysten vastaanottamiseksi että kunnan näkemysten ja suunnitelmien esittelemiseksi kuntalaisille. Asukasillat Kunta järjestää tarvittaessa taajamissa asukkailleen tiedotus/kuulemistilaisuuksia. Tilaisuuksissa kunnanhallituksen puheenjohtajisto ja kunnan johto esittelevät kunnan ajankohtaisia asioita ja kunnan taloutta sekä kuulevat palautetta asukkailta palvelujen ja muiden toimintojen kehittämisestä. Messut Kunta on mukana messuilla (esim. Liperin Leipäpäivät, Karjalan Messut, Ralvis messut). 9
Kyläkierrokset Kunnanhallituksen kokous järjestetään 2 kertaa vuodessa eri kylillä. Kokouksen jälkeen kyläläisillä on mahdollisuus tavata kunnanhallituksen jäseniä ja kunnan viranhaltijoita. Näiden tapaamisten tavoitteena on tulla tutuiksi ja keskustella asukkaiden kanssa kylien kehittämisestä. Uudet asukkaat Kunta järjestää kerran vuodessa helmikuussa uusille kuntaan edellisen vuoden aikana muuttaneille asukkaille tiedotus ja tutustumisillan, jossa on mukana kunnan luottamushenkilöitä, kunnan eri toimialojen edustajia, Liperin seurakuntien ja paikallislehti Kotiseutu uutisten edustajia. Keskushallinnosta postitetaan uusille kuntaan muuttaneille asukkaille Tervetuloa Liperiin tietopaketti kuukausittain. Paketti sisältää kirjeen kunnanjohtajalta, jossa hän kertoo ajankohtaisista asioista kunnassa. Lisäksi paketissa on materiaalia eri osastoilta, infoa kunnan kirjastopalveluista, Kotiseutu uutisten mainos yms. ajankohtaista materiaalia. Yrittäjien hallituksen ja MTK:n tapaamiset Kunta järjestää kaksi kertaa vuodessa tapaamisen kunnanhallituksen ja Liperin yrittäjien hallituksen kesken. Näiden tapaamisten tarkoitus on edesauttaa kunnan ja liperiläisten yrittäjien yhteistyötä ja kunnan kehittämistä myös yrittämisen näkökulmasta. MTK:n (Maa ja metsätaloustuottajain Keskusliitto) kanssa järjestetään tapaaminen kerran vuodessa. Seurakuntien tapaamiset Kunnanhallitus, ev.lut. seurakunnan kirkkoneuvosto ja ortodoksinen seurakunnan neuvosto järjestävät 2 kertaa vuodessa tapaamisen, jossa keskustellaan seurakuntien ja kunnan yhteistyömahdollisuuksista eri sektoreilla. Mökkiläistoimikunta Kunnassa toimii mökkiläistoimikunta, jossa on mukana yksi kunnanhallituksen edustaja ja kunnanjohtaja sekä 7 mökkiläisten vaaleilla valittua edustajaa. Mökkiläistoimikunnan tehtävänä on tehdä esityksiä ja aloitteita kunnan päättäviin elimiin ja olla linkkinä kuntalaisten, kyläläisten, kylätoimikuntien ja kesämökkiläisten välillä. Ikäihmisten neuvosto ja nuorisovaltuusto Kunnassa toimii ikäihmisten neuvosto ja nuorisovaltuusto, joiden kokouksissa kunnan viranhaltijat vierailevat asiantuntijoina ja ottavat vastaan palautetta ja esityksiä ja vastavuoroisesti tiedottavat kunnan asioista. 10
Vanhempain ja huoltajien illat Kouluilla ja päiväkodeissa järjestetään vuosittain vanhemmille ja huoltajille tapaamisia, joiden tavoitteena on tiedottaa koulun ja päiväkodin asioista. 5. SISÄINEN VIESTINTÄ Hyvällä sisäisellä viestinnällä edistetään henkilökunnan luottamusta ja sitoutumista kuntaan työnantajana ja kasvatetaan kunnan mainetta tavoiteltavana työnantajana. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kunnan organisaation sisällä tapahtuvaa tiedon välitystä sekä työntekijöiden että luottamushenkilöiden välillä. Sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että kunnan työntekijät ja luottamushenkilöt saavat oman työnsä tarkoituksenmukaiseen suorittamiseen tarvitsemansa tiedon. 5.1 Intranet on kunnan sisäinen tietopalvelu ja viestintäväline Intranet on kunnan sisäinen tietopalvelu ja keskeinen sisäisen tiedotuksen väline, joka tarjoaa työvälineen sisäiseen tiedottamiseen. Intranetin kautta tiedotetaan henkilökunnalle asioista, joista aiemmin lähetettiin paperitiedote. Intranetin kautta tavoitetaan reaaliaikaisesti koko kunnan henkilöstö. Kaikille pyritään turvaamaan intranetiin pääsy esim. yhteiskäytössä olevilta koneilta. Mikäli vielä on henkilöitä, joilla ei ole mahdollisuutta sähköisten viestien lukemiseen, esimiesten tulee huolehtia, että heille jaetaan paperitiedotteet. Toimialat vastaavat omalta osaltaan intranetin sisällöstä ja sen päivityksestä. 5.2 Sähköpostiviestintä Sähköposti on viestinnän väline, jota käytetään sisäisessä viestinnässä yhdelle henkilölle tai hyvin pienelle joukolle suunnattuun viestintään. Laajemmalle joukolle suunnatut viestit tulee välittää intranetin kautta. 5.3 Puhelinluettelo, puhelinvaihde Kunnassa on käytössä sisäinen puhelinluettelo, joka löytyy Intrasta. Sisäistä puhelinluetteloa päivittää markkinointi ja viestintäsihteeri. Esimies toimittaa tiedot sähköpostitse markkinointija viestintäsihteerille sekä Outokummun vaihteeseen, asiakaspalvelupiste@outokummunkaupunki.fi. Puhelinluettelo löytyy myös kunnan verkkosivuilta kohdasta palvelut. Yhteystietoja on myös osastojen omilla sivuilla. Toimialojen osastosihteerit vastaavat verkkosivujen yhteystietojen päivityksestä. Fonectan puhelinluettelon tiedot kerätään vuosittain kesä syyskuussa. Tiedot kerää markkinointi ja viestintäsihteeri. 11
5.4 Kehityskeskustelut Liperin kunnan henkilöstöstrategiaan on kirjattu yhdeksi keskeiseksi hyvinvoinnin, turvallisuuden ja tuloksellisuuden tekijäksi toimivat kehityskeskustelu ja palaverikäytännöt. Vähintään kerran vuodessa käytävä kehityskeskustelu on ennalta valmisteltu ja sovittu tilaisuus, jossa esimies ja työntekijä kaikessa rauhassa istuvat alas ja tekevät yhteiset johtopäätökset menneestä ja sopivat uusista tavoitteista. Keskustelun päätarkoituksena on sopia henkilökohtaiseen kehittymiseen liittyvistä tavoitteista sekä niihin liittyvistä toimenpiteistä. Pääpaino tulisi olla nykyhetken tunnelmissa ja kokemuksissa sekä tulevaisuuteen liittyvissä asioissa. Kehityskeskustelun avulla kehittyy työntekijä ja esimies, sekä heidän välisensä yhteistyösuhde. Keskustelun vaikutukset heijastuvat parhaimmillaan myös koko työyhteisöön. Osapuolet sopivat myös mahdollisesta tiedottamisesta. Kunnanhallitus käy tuloskeskustelun kunnanjohtajan kanssa, kunnanjohtaja osastopäälliköiden, osastopäälliköt tulosalueesimiesten kanssa ja niin edelleen. Ohjeistusta kehityskeskusteluun löytyy intranetista. 5.5 Henkilöstötilaisuudet Kerran vuodessa järjestetään koulutusiltapäivä henkilöstölle, jossa käsitellään ajankohtaisia asioita. Tarvittaessa iltapäiviä järjestetään useampikin. Järjestelyistä vastaa henkilöstösuunnittelija. Joka toinen vuosi koulutusiltapäivä järjestetään henkilöstölle siten, että kaikki ovat velvollisia osallistumaan tilaisuuteen. Kunnanjohtaja tiedottaa sähköpostitse henkilöstölle tarvittaessa henkilöstöä koskevista ajankohtaisista asioista. Osastopäälliköt tiedottavat toimialakohtaisista asioista. 5.6 Esimiesten koulutusiltapäivät Liperin kunnan esimiehille järjestetään 2 4 kertaa vuodessa puoli päivää kestävän koulutus /tiedotustilaisuuden ajankohtaisista asioista. Järjestämisestä vastaa henkilöstösuunnittelija. Esimiesten tulee tiedottaa koulutusiltapäivillä käsitellyistä asioista työyksiköissään tarpeen mukaan ja riittävässä laajuudessa. 5.7 Esityslistat, pöytäkirjat ja muistiot Kunnassa päätettävistä asioista saa paljon tietoa eri toimielimien esityslistoista ja pöytäkirjoista. Näitä kunnallisia toimielimiä ovat valtuusto, kunnanhallitus, sosiaali ja terveyslautakunta, sivistyslautakunta, tekninen lautakunta ja maaseutulautakunta. Esityslistat ja pöytäkirjat ovat luettavissa kunnan nettisivuilta. Kunnan johtoryhmän muistiot ovat luettavissa intrassa. Toimialojen johtoryhmien muistiot löytyvät niiden omilta intranet sivuilta. 12
5.8 Perehdyttäminen Työntekijän perehdyttäminen on osa sisäistä tiedottamista. Kuntaan on laadittu perehdyttämisohje, joka löytyy intrasta. Perehdyttäminen on osa henkilöstön kehittämistoimintaa ja huolehtimista henkilöstöstrategian arvojen mukaisesti. Sen tarkoituksena on tutustuttaa uusi henkilö tuleviin tehtäviinsä, työympäristöönsä ja työolosuhteisiin, Liperin kunnan ja sen virastojen/laitosten sekä sen toimintayksikön toimintaan, jossa hän työskentelee. Perehdyttämisen tavoitteena on luoda myönteinen asennoituminen työhön, Liperin kuntaan ja henkilöstöön, työntekijän mahdollisen alkuepävarmuuden poistaminen ja tätä kautta hänen itsenäisen ja aktiivisen työhön suhtautumisensa edistäminen, auttaa tulokas tutustumaan kunnan organisaatioon, luoda riittävät tiedolliset ja taidolliset valmiudet työtehtävien hoitamiseen, edistää turvallisuutta, hyvinvointia ja terveyttä, tukea uuden henkilön yhteistyövalmiuksia sekä rohkaista aloitteelliseen ja vastuulliseen toimintaan ja huolehtimiseen. Työhön tulevat uudet sekä työyhteisössä uusiin tehtäviin siirtyvät henkilöt sekä lyhytaikaisessa työsuhteessa olevat perehdytetään, esimerkiksi sijaiset ja pysyvä varahenkilöstö. Myös pitkään työlomalla tai virkavapaalla (esim. äitiyslomalla) olleet tulee perehdyttää. Työorganisaatiossa toteutettavat suuret muutokset saattavat synnyttää niin ikään perehdyttämisen tarvetta. Perehdyttämisestä vastaa työntekijän esimies. 5.9 Säännöt, suunnitelmat ja ohjeet Säännöt ja ohjeet ohjaavat toimintaa. Erilaiset koko kunnan henkilöstöä koskevat säännöt, suunnitelmat ja ohjeet löytyvät intranetista. Sääntöjen ja ohjeiden ajantasaisuudesta vastaavat niiden laadinnasta vastuussa olevat viranhaltijat. Sääntöjen ja ohjeiden tiedottamisesta työyksiköihin ovat vastuussa esimiehet. Muu sisäinen viestintä Päivittäisistä poissaoloista tulee ilmoittaa muulle henkilöstölle, asiakkaille ja puhelinvaihteeseen. Myös puhelujen siirto sijaiselle on poissa ollessa suositeltavaa, jotta asiakas saa tarvittaessa yhteyden viranomaiseen. Laskujenkäsittelyohjelma Rondoon tulee laittaa poissaoloviesti vuosilomien ja pidempien poissaolojen aikana. Sähköpostiin tulee laittaa poissaoloviesti tai tarvittaessa ohjata sähköposti sijaiselle vuosilomien ja pidempien poissaolojen aikana (PTTK tekee siirron sijaiselle). 6. MARKKINOINTIVIESTINTÄ Markkinointiviestinnän tavoitteena on tehdä Liperiä ja sen palveluita tunnetuksi, rakentaa myönteistä mielikuvaa kunnasta, houkutella uusia asukkaita, tukea elinkeinoelämän toimintamahdollisuuksia sekä edistää matkailua. 13
Markkinointiviestinnän tavoitteet ovat yleisellä tasolla samat kuin koko viestinnänkin tavoitteet, mutta markkinointiviestinnän välineet ja kanavat ovat usein hieman näkyvämpiä. Markkinointiviestinnän välineitä ovat mm. esitteet, lehti ilmoitukset, yhteistyösopimukset ja messuesiintymiset. Kunnan markkinointiviestinnän välineet ja kanavat valitaan kulloisenkin tavoitteen, kohderyhmän, tilanteen ja sanoman mukaan. Kunnan markkinointiviestintää toteutetaan yhteistyössä kaikkien kunnan toimialojen kanssa. Tehokas markkinointiviestintä edellyttää aktiivista sisäistä tiedottamista markkinointi ja viestintäsihteerille. Markkinointiviestintään liittyvät yhteistyösopimukset kunnanhallitus hyväksyy vuosittain. Yhdistykset, joukkueet ja yksityishenkilöt voivat hakea tukea marraskuun loppuun mennessä. Kuntalahjoina käytetään ensisijaisesti paikallisia tuotteita. Arvokkaimpia ovat tiffanytuotteet, Kupilkan setit ja keramiikka. Lisäksi on mm. tekstiilejä, huovutustöitä, kirjoja, kyniä, heijastimia, lasinalusia ja mukeja. Kuntalahjoista vastaavat kunnanjohtaja sekä markkinointi ja viestintäsihteeri. 7. VIESTINTÄ KRIISITILANTEISSA JA POIKKEUSOLOISSA Kunta tiedottaa pienemmissä että suuremmissa kriisinomaisissa erityistilanteissa sekä poikkeusoloissa, koska juuri erityistilanteet lisäävät tiedottamisen tarvetta. Kriisiviestintää edellyttäviä tilanteita voivat olla esimerkiksi häiriöt veden tai sähkönjakelussa, suuronnettomuustilanteet, ympäristöongelmat tai niiden uhka. Kriisitilanteissakin noudatetaan samoja viestinnän periaatteita kuin normaaliolojen viestinnässä kiinnittäen kuitenkin erityistä huomiota mahdollisimman tehokkaaseen ja nopeaan viestintään. Tilanteesta tulee viestiä tasapuolisesti sekä radiossa, lehdissä että verkossa. Tiedon tulee olla myös kunnan omilla kotisivuilla sekä facebookissa. Facebookpäivityksen tekee hallinto osasto. Kriisiviestinnässä keskeisenä painopisteenä on suuremman vaaran torjuminen ja korvaavista palveluista tiedottaminen sekä väärän tiedon leviämisen estäminen. Keskeistä on, että kuntalaisille välittyy mahdollisimman nopeasti täsmällinen tieto siitä, mitä on tapahtunut, mistä se johtuu ja mitä asialle ollaan tekemässä. Kunta tiedottaa myös valmiuslain ja puolustustilalain mukaisissa poikkeusoloissa oman vastuualueensa asioista yhteistyössä aluehallintoviraston, naapurikuntien, paikallisten sotilasviranomaisten sekä muiden alue ja paikallishallintoviranomaisten kanssa. Tiedotusta hoidetaan samalla tavalla kuin normaalioloissa niin pitkälle kuin mahdollista. Jos kuntaan perustetaan johtokeskus, siirretään tiedotustoiminta sinne. Poikkeusolojen tiedottamista varten kunnalla on kriisiviestintäohje. 14
8. VIESTINNÄN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN Hyvä viestintä edellyttää jatkuvaa kehittämistä. Kunta kehittää viestintäänsä muun muassa ottamalla mahdollisuuksien mukaan käyttöön uusia viestintävälineitä ja kanavia huomioiden taloudelliset resurssit. Ulkoista ja sisäistä viestintäyhteistyötä pyritään kehittämään parantamalla mm. viestintävastaavien viestintätaitoja ja yleisesti luomalla tiedotusmyönteistä ilmapiiriä koko organisaatioon. Koko kunnan henkilöstön tulee olla selvillä kunnan tiedotusperusteista. Esimiehet käyvät viestintäohjeet läpi työntekijöidensä kanssa. Ohjeet liitetään työpaikoilla oleviin perehdyttämiskansiohin ja intranetiin. Esimiehet ovat vastuussa sisäisen viestinnän kehittämisestä yhteistyössä henkilöstön kanssa. Viestintäohjeita päivitetään tarvittaessa. Päivityksestä vastaa markkinointi ja viestintäsihteeri. 15
VERKKOVIESTINNÄN OHJE 1. VERKKOVIESTINTÄ Verkkoviestinnällä tarkoitetaan tässä ohjeessa avoimen internetverkon välityksellä tapahtuvaa viestintää sekä sen tarjoamia palveluita kuten kotisivuja, facebookia, sähköpostia ja Liperin kunnan intranetia. Verkkoviestintä voi olla ulkoista tai kunnan organisaation sisäistä viestintää. Kaikessa viestinnässä on huomioitava, että tiedon kulku ja palvelut eivät saa olla yksinomaan verkkoviestinnän varassa, jotta myös verkkoyhteyksiä vailla olevat tai ne, jotka eivät niitä halua käyttää, saavat tarvitsemansa tiedot ja palvelut. 2. WWW VIESTINTÄ ELI KOTISIVUT Liperin kunnan kotisivujen tulee palvella asiakkaita niin, että asiakas löytää etsimänsä tiedon helposti. Liperin www viestinnässä noudatetaan kunnan viestinnästä annettuja ohjeita, käyttäjän tietoturvaohjetta sekä verkkoviestintäohjetta Kunnan kaikkien virastojen, laitosten ja työyksiköiden on huolehdittava siitä, että niitä koskevat tiedot ja niiden tarjoamat palvelut on esitetty kunnan kotisivuilla riittävässä laajuudessa ja sopivassa asiayhteydessä. Kotisivuilla olevan tiedon on oltava ajantasaista ja vanhat tiedot on poistettava viipymättä. Kaikilta www sivuilta on käytävä ilmi, että kysymys on Liperin kunnan toiminnasta. 2.1 Kunnan verkkotunnukset Liperin kunnan kotisivujen verkkotunnus on liperi.fi. 2.2 Kotisivujen sisältö Kotisivujen sisältö koostuu valitusta yhteisestä visuaalisesta linjasta ja sen yhteyteen liitettävästä ylläpitäjien tuottamasta sivusisällöstä. Ylläpitäjien tuottama sivusisältö koostuu tekstistä ja kuvituskuvista, linkeistä, liitetiedostoista ja tiedotteista. Kunnan kotisivuilta voi olla linkkejä kunnan toimintoja tukevien yhteisöjen sivuille. Tiedottamisessa ja linkityksessä on noudatettava yhdenvertaisuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatetta. Koko kunnan kotisivustossa voi samaan tietosisältöön olla monta eri reittiä. Tästä syystä sivukokonaisuuksista vastuussa olevien ylläpitäjien tulee tehdä yhteistyötä keskenään. Kunnan www sivulla voidaan julkaista kunnan palveluksessa olevan henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa koskevia yleisesti saatavissa olevia tietoja, jos se viraston tai laitoksen toiminnan kannalta on tarpeellista ja perusteltua. Yksityishenkilöiden osoite, puhelinnumero ja muita yhteystietoja ei saa tallentaa Internetiin (koskee myös kaikkia asiakirjoja, mm. toimielimien pöytäkirjoja). Jos kyseisiä tietoja katsotaan poikkeuksellisesti tarpeelliseksi julkaista Internetissä, siihen on oltava asianomaisen suostumus tai muu laillinen peruste. Tämä koskee myös kunnan luottamushenkiöiden yhteystietoja. 16
Lähtökohtana on, että kaikki kunnan palvelut ja organisaatio esitetään kotisivuilla niin visuaalisesti kuin navigointilogiikan suhteen yhdenmukaisesti. Lisäksi koko kunnan kotisivusto noudattaa yhtenäistä linjaa tekstin ja muun tietosisällön muotoilun suhteen. Kaikista poikkeuksista on neuvoteltava ja sovittava ennen sivustohankkeeseen ryhtymistä järjestelmän pääkäyttäjän kanssa. 2.3 WWW viestintäorganisaatio Verkkoviestinnän kokonaisvastuu on keskushallinnolla, jota ohjaa järjestelmän pääkäyttäjänä markkinointi ja viestintäsihteeri. Päävastuu toimialakohtaisten sivujen ylläpidosta on osastosihteereillä. Tarvittaessa toimialoille voidaan nimetä eri osioille ylläpitäjiä. Osastosihteerit osallistuvat oman toimialansa ja tarvittaessa koko kunnan kotisivujen kehittämistyöhön sekä tukevat ja ohjaavat toimialansa kotisivujen ylläpitäjiä. Pääkäyttäjä ja ylläpitovastaavat ovat vakituisesti kunnan palveluksessa olevia henkilöitä tai pitkäaikaista sijaisuutta hoitavia henkilöitä. Pääkäyttäjä ja ylläpitäjät vastaavat yhdessä siitä, että kunnan nettisivujen tiedot ovat riittäviä ja ajantasaisia. Vuosiloman aikana pääkäyttäjä tai ylläpitäjät voivat tehdä kiireelliset muutokset muualle kuin hänen nimenomaisella vastuullaan olevaan tietoon, koska hänellä on taitoa ja kokemusta järjestelmän käytössä sekä voimassa oleva käyttöoikeus järjestelmän käyttöön. Muuta varamiesjärjestelmää ei ole. Käyttöoikeuden kotisivujen tuotantoon ja ylläpitoon myöntää kunkin henkilön hallinnollinen esimies. Esimies hakee käyttöoikeuden avaamista pääkäyttäjältä. 3. SÄHKÖPOSTI (Käyttäjän tietoturvaopas, hyv. henkilöstöjaosto 3.10.2011 100) 3.1 Sähköpostin käyttöoikeus Liperin kunnassa on käytössä Microsoft Outlook Exchange sähköposti. Sähköpostijärjestelmä on tarkoitettu työtehtävien hoitamiseen. 3.2 Kunnan yleinen sähköposti Liperin kunnalla on yleinen sähköposti (kirjaamo@liperi.fi), johon viranomaistoimenpiteitä edellyttävät viestit tulee ohjata. Niitä ovat kaikki viranomaiselle asian käsittelyä varten saapuneet viestit. Kunnan yleistä sähköpostia käytetään vain viranomaistehtävissä ja sen käyttöoikeus on hallintotoimiston toimistosihteerillä ja asianhallintasihteerillä. Kunnan viralliseen sähköpostiin tulleet viestit kuitataan vastaanotetuiksi ja ohjataan edelleen asianosaiselle toimialalle. Viranomaiskäsittelyä edellyttävät viestit tulostetaan ja varustetaan diaarileimalla sekä käsitellään ja arkistoidaan samalla tavoin kuin postitse saapunut asiakirja. 17
Muu Liperin kuntaan tuleva sähköposti (koulutusesitteet yms.) ohjeistetaan osoittamaan sähköpostiosoitteeseen liperin.kunta@liperi.fi. Käyttöoikeus on hallintotoimiston toimistosihteerillä ja asianhallintasihteerillä. Jos huomaat, että kunnan toimielimen käsiteltäväksi tarkoitettua postia tai sähköpostia on tullut omalla nimelläsi, toimita asiakirja viipymättä toimialasi kirjaajalle asian avaamista varten. 3.3 Sähköposti asioinnissa (Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje KH 22.8.2011 181; Dynastyn toimintatapaohje) Sähköposti on yksi sähköisen asioinnin muoto. Sähköpostiviesti saa asiakirjan luonteen (esim. kuntalaisaloite), jos se liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätökseen. Jos sähköpostilla on tällainen asiakirjallinen luonne, sen vastaanottamisesta on viipymättä ilmoitettava lähettäjälle, se on tulostettava ja toimitettava toimialan kirjaajalle asian avaamista varten. Kirjaaminen, eli asioiden ja niiden käsittelyvaiheiden rekisteröinti, on tarpeen yksilöiden sekä Liperin kuntaorganisaation oikeusturvan vuoksi. Viime kädessä on kyse oikeudellisesta todistusvoimasta asioiden käsittelyssä. Sähköpostiviesti voidaan hävittää, ellei sitä tarvita todisteena esim. määräajan katkeamisesta tai muista syistä. Jos sähköpostitse saapuneeseen asiakirjaan liittyy todistustaakka, postitse saapunut ja sähköpostiviesti liitetään yhteen ja arkistoidaan molemmat. Sähköpostitse saapunut asiakirja ei tarvitse olla allekirjoitettu, jos asiakirjan alkuperäisyyttä ei ole syytä epäillä ja asiakirjan voidaan katsoa säilyneen muuttumattomana. Käytännössä kuitenkin kunnan omien ohjeiden mukaan joihinkin asiakirjoihin vaaditaan allekirjoitus (esim. sopimukset), joten allekirjoituksen tarve on asiakirjalajikohtainen. Vastatessa välittömästi lyhyisiin viesteihin, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, sähköpostiviestiä ei tarvitse tulostaa. Sähköpostin lähettäjä on vastuussa viestin perille saapumisesta, jolloin hän myös vastaa virheellisestä sähköpostiosoitteesta sekä määräajan ylittymisestä. Sähköpostisanoma ei aina mene perille esimerkiksi virheellisen osoitteen, käyttöhäiriön tai kuormituksen takia. Tärkeän viestin perille saapuminen on aina tarkistettava. Viesti on saapunut virastoon, kun se on kunnan sähköpostijärjestelmän ensimmäisessä vastaanottavassa postilaatikossa käsiteltävässä muodossa. Jos saapumisajankohdasta ei ole selvitystä, viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jolloin se on lähetetty. Työntekijällä on velvollisuus lukea säännöllisesti sähköpostinsa, kuten hänellä on velvollisuus vastata puhelimeen tai avata saapunut kirje. Sähköpostitse tulleisiin kysymyksiin on vastattava kohtuullisen ajan kuluessa. Mikäli lopullista vastausta ei voida kohtuullisessa ajassa antaa, niin lähettäjälle tulee vastata, että viesti on saatu ja asiaa valmistellaan. Sähköpostiin tulee laittaa poissaoloviesti tai ohjata sähköposti sijaiselle vuosilomien ja pidempien poissaolojen aikana (PTTK tekee siirron sijaiselle). 18
Sähköposti on nykyaikainen ja nopea viestintäkanava. Kuitenkin ennen sähköpostin lähettämistä on harkittava, onko sähköposti oikea väline kyseisen viestin lähettämiseen ja että vastaanottaja tai vastaanottajaryhmä on oikea kohde. Sähköposteissa käytetään suomen kielen oikeakielisyysnormien mukaista hyvää yleiskieltä. Lyhyet viestit kirjoitetaan viestikenttään; ei liitetiedostoina eikä otsikkokenttään. Tiedostokooltaan isojen liitetiedostojen lähettämistä ja vastaanottamista on vältettävä, sillä ne kuormittavat verkkoa ja täyttävät sähköpostilaatikoita. 3.4 Sähköpostien tietosuoja ja liitetiedostojen salaus Sähköpostin käytössä on erityisesti kiinnitettävä huomiota lähetettävien sähköpostien ja liitetiedostojen tietosisältöjen luottamuksellisuuteen, mikäli käytössä ei ole salausjärjestelmää. Sähköpostiviestit kulkevat tietoverkoissa avoimina ja selväkielisinä ja siitä syystä luottamuksellisten ja salaisten tietojen lähettäminen sähköpostitse on kiellettyä. Sähköpostitse lähetettävät liitetiedostot voidaan salausohjelman avulla varmistaa, mutta vastaanottajalla pitää olla käytössä salausohjelma, jotta hän saa salattuna lähetetyn liitetiedoston avattua. Tarvittaessa liitetiedostojen salausohjelman saa käyttöönsä PTTK:lta. 3.5 Palautelomakkeen kautta tulleet viestit Kunnan kotisivujen palautelomakkeen kautta hallintopäällikön sähköpostiin tulleisiin palautelomakkeisiin lähetetään vastaanottokuittaus. Vastaanottokuittaus ei ole kannanotto asian käsittelyn edellytyksiin, eikä se vielä merkitse asian vireille tuloa. Palautelomakkeen kautta tulleet viestit välitetään sen viranomaisen sähköpostiin, jonka toimialaan ko. asia kuuluu. 3.6 Palaute ja siihen vastaaminen Sähköpostitse tulleeseen palautteeseen on hyvä vastata ja kiittää palautteesta, vaikka viestissä ei välttämättä vastausta edellytettäisikään. Muutoin toimitaan kohdan Sähköposti asioinnissa ohjeen mukaan. 4. SOSIAALINEN MEDIA Sosiaalisen median osalta on erotettava henkilökohtainen käyttö ja työhön liittyvä käyttö. Henkilökohtainen sosiaalisen median käyttö (esim. Facebook, Twitter, Youtube, yms.) ei ole sallittua työajalla (kt. Käyttäjän tietoturvaohje kohta: Ohje Internetin käytöstä). Sosiaalisen median käytöstä työtehtävien hoitamiseen sovitaan aina esimiehen tai osastopäällikön kanssa. Sosiaalisessa mediassa käytetään pääsääntöisesti niin sanottua virkaprofiilia. Virkaprofiili ei edusta yhtä kunnan viranhaltijaa, asiantuntijaa tai työntekijää, vaan esimerkiksi palvelua, yksikköä, tapahtumaa tai paikkaa. Päätöksen virkaprofiilin perustamisesta tekee asiayhteyden kannalta keskeisin esimies tai osastopäällikkö. Virkaprofiiliin kirjataan sen käyttötarkoitus sekä 19
hallinnoijien nimet ja työtehtävät, jos sosiaalisen median palvelu sen mahdollistaa. Ennen käyttöönottoa palvelun käyttöehdot on tarkistettava ja niiden muutoksia on seurattava. Liperin kunnan työntekijät voivat tarvittaessa esiintyä sosiaalisessa mediassa myös omilla henkilökohtaisilla asiantuntijaprofiileillaan. Henkilökohtaisten profiilien käytöstä sovitaan aina erikseen oman esimiehen tai osastopäällikön kanssa. Henkilökohtaisessa profiilissa on kerrottava selkeästi, että henkilö edustaa Liperin kuntaa ja silloin profiilin sähköpostiosoitteena käytetään henkilökohtaista liperi.fi päätteistä osoitetta. 4.1 Facebook Facebook on yhteisöllinen, maksuton sovellus. Liperin kunnan facebooksivut löytyvät osoitteesta www.facebook.com/liperinkunta. Sivut avattiin kesäkuussa 2012. Sivujen ylläpitäjänä toimii keskushallinto. Sivujen ensisijaisena tarkoituksena on viestiä kuntaan liittyvistä asioista ja markkinoida tapahtumia ja tilaisuuksia. Kunnan sivuja voi katsoa ilman palveluun rekisteröitymistä. Saadakseen kunnan tekemät päivitykset reaaliajassa tietoonsa, tulee henkilön rekisteröityä facebookin käyttäjäksi ja tykätä Liperin kunnan facebooksivuista. Näin päivitykset tulevat käyttäjän omalle etusivulle. Kunnan päivitysten kommentoiminen onnistuu vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Sivuja on mahdollisuus käyttää kaksisuuntaisesti, jolloin sivun tykkääjillä on mahdollisuus kirjoittaa seinälle keskustelunavauksia. Sivun ylläpitäjä säätelee tätä ominaisuutta. Toistaiseksi tätä ominaisuutta ei ole käytetty, koska se vaatii ympärivuorokautisen seurannan. Kunnan facebooksivuilla voidaan käydä interaktiivisesta keskustelua esimerkiksi kunnanjohtajan kyselytunnin muodossa. Tuolloin sivun tykkääjät ja kunnanjohtaja voivat keskustella facebooksivuilla. Tämä vaatii erityisjärjestelyt ja ajankohdan markkinoimisen. 20