Salpausselän kuntajakoselvitys Talous- ja henkilöstötyöryhmä ICT-toiminnot alatyöryhmä

Salpausselän kuntajakoselvitys Talous- ja henkilöstötyöryhmä ICT-toiminnot alatyöryhmä L o p p u r a p o r t t i P v m : 9.6. 1 0 1 4

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 1 (37) Sisä ltö 1 JOHDANTO... 2 1. 1 P r o j e k t i n t a u s t a... 2 1. 2 P r o j e k t i n t a v o i t t e e t j a t u o t o k s e t... 2 1. 3 P r o j e k t i n l ä p i v i e n t i... 3 1. 4 P r o j e k t i n o r g a n i s o i n t i... 3 1. 5 P r o j e k t i n h y ö d y n t ä m ä t t y ö m e n e t e l m ä t... 4 1. 6 P r o j e k t i n r a j a u k s e t... 5 2 ICT-YMPÄRISTÖN NYKYTILA... 6 2. 1 S e u d u l l i n e n I C T - y h t e i s t y ö... 6 2. 2 I C T - t o i m i n n a n k u s t a n n u k s e t... 7 2. 3 I C T - y m p ä r i s t ö... 14 2. 4 I C T - ymp ä r i s t ö n u u s i m i s t a r p e e t... 16 2. 5 T i e t o h a l l i n n o n o r g a n i s o i n t i... 17 2. 6 T o i m i n n a n p ä ä p r o s e s s i t... 19 2. 7 P r o j e k t i s a l k k u... 19 2. 8 S o p i m u s s a l k k u... 20 2. 9 J ä r j e s t e l m ä k a r t t a... 20 2. 1 0 K o k o n a i s a r k k i t e h t u u r i k u v a u k s e t... 20 2. 1 1 T i e t o t u r v a p e r i a a t t e e t... 20 2. 1 2 I C T - j o h t a m i s e n t y ö k a l u j e n t i l a n n e... 21 3 ICT:N KEHITYSKOHTEET... 22 3. 1 Y h t e e n v e t o s e u d u n I C T : n n y k y t i l a s t a... 22 3. 2 T ä r k e i m m ä t k e h i t y s k o h t e e t... 22 3. 3 K a i k k i k e h i t y s k o h t e e t... 27 4 ICT-PALVELUIDEN ORGANISO INTI UUDESSA KUNNASS A... 30 4. 1 T e h t ä v i e n u l k o i s t a m i n e n j a k e s k i t t ä m i n e n... 31 4. 2 I C T - p a l v e l u t u o t a n n o n o r g a n i s o i n t i v a i h t o e h d o t... 33 5 E TENEMISPOLKU... 35 5. 1 T o t e u t u s s u u n n i t e l m a... 37

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 2 (37) 1 JOHDANTO 1.1 PROJEKTIN TAUSTA Projektissa kartoitettiin Salpausselän seudun kuntien (Hollola, Hämeenkoski, Iitti, Kärkölä, Lahti, Nastola) ICT-ympäristön nykytila, kuvattiin kehittämiskohteet, tunnistettiin vaihtoehtoiset toimintamallit sekä luotiin etenemisehdotus kuntajakoselvityksen päätöksenteon pohjaksi. Selvitykseen sisältyvien kuntien maantieteellinen sijoittuminen on esitetty kuvassa 1. Kuva 1. Selvitysalueen kuntien sijoittuminen. Kuntaliitosselvityksellä on oma sivustonsa osoitteessa www.salpauskunta.fi. 1.2 PROJEKTIN TAVOITTEET JA TUOTOKSET Projekti kattoi seuraavat osa-alueet: 1. ICT:n nykytilan kuvaus ja analysointi 2. Kehittämiskohteiden ja vaihtoehtoisten toimintamallien tunnistaminen ja arviointi 3. Etenemissuunnitelman muodostaminen Projektissa olivat mukana Salpausselän kuntajakoselvitykseen kuuluvat kunnat: Hollola, Hämeenkoski, Iitti, Kärkölä, Nastola ja Lahden kaupunki.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 3 (37) Projekti tuotti seuraavat lopputuotokset: Kuvaus ICT:n nykyisestä organisoimisesta (kuvattu jäljempänä tässä dokumentissa) Kuntien toiminnan peruspalvelut ICT-järjestelmät ICT-projektisalkku ICT-sopimussalkku ja kustannukset Kuntien kootut tietoturvaohjeet Kuntien kootut kokonaisarkkitehtuurikuvaukset (kuvattu jäljempänä tässä dokumentissa) Loppuraportti (tämä dokumentti), joka sisältää o koosteen nykytilan kuvauksesta ja analyysistä, o kehityskohteiden kuvaukset sekä o etenemispolun. Yksityiskohtaiset tiedot kuntien toiminnan peruspalveluista, ICT-järjestelmistä, ICT-projektisalkusta ja ICT-sopimussalkusta ja kustannuksista koostettiin Salpausselän kuntien jatkokäyttöä varten. 1.3 PROJEKTIN LÄPIVIENTI Projekti toteutettiin 3.3.2014 30.5.2014 välisenä aikana ja se jakautui seuraaviin päävaiheisiin: Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi Vaihtoehtoiset toimintamallit Vaihtoehtojen arviointi Toteutuksen suunnittelu Yhdistymisselvityksen ja sopimuksen valmistelu Projekti toteutettiin yhteistyössä työhön osallistuvien Salpausselän seudun kuntien sekä Valtiovarainministeriön JulkICT-toiminnon kanssa. Projekti kuuluu VM:n asettamaan kuntien ICT-muutostukiohjelmaan VM139:00/2013. Valtionvarainministeriö tuki projektia rahoittamalla konsultointitukea, työvälineitä sekä osallistumalla projektin ohjaamiseen. 1.4 PROJEKTIN ORGANISOINTI Projektin omistajana toimi ohjausryhmä. Työn läpiviennistä vastasi projektin työryhmä, jonka puheenjohtajana toimi Marko Monni. Projekti toimi Salpausselän talous- ja henkilöstöhallinnon työryhmän alatyöryhmänä, jonka yläpuolella on Salpausselän kuntajakoselvityksen ohjausryhmä. Nimi Kunta Rooli Marko Monni Lahden kaupunki puheenjohtaja Minna Rehn Lahden tietotekniikka ohjausryhmän jäsen Ossi Korhonen VM VM:n ohjaus Mikko Talsi Sofigate Oy kokonaisvastuu toimituksesta Taulukko 1. Projektin ohjausryhmä

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 4 (37) Nimi Kunta Rooli Marko Monni Lahden kaupunki puheenjohtaja Minna Rehn Lahden tietotekniikka työryhmän jäsen Kati Manninen Nastolan kunta työryhmän jäsen Vitalij Järvensivu Hämeenkosken kunta työryhmän jäsen Anja Vitie Kärkölän kunta työryhmän jäsen Sampo Syrjäläinen Hollolan kunta työryhmän jäsen Heikki Kantola Iitin kunta työryhmän jäsen Hanna Majurinen VM VM:n sisällöllinen ohjaus Ilkka Hiltunen Sofigate Oy konsulttituki Mikko Talsi Sofigate Oy konsulttituki Taulukko 2. Projektiryhmä 1.5 PROJEKTIN HYÖDYNTÄMÄT TYÖMENETELMÄT ICT-johtamista arvioitiin ICT Standard Forumin Tietohallintomallin pohjalta (kuva alla, ks. lisätietoja sivuilta www.tietohallintomalli.fi). Järjestelmälistaus kuvattiin JHS179-pohjalle. Järjestelmien päällekkäisyyksiä tarkasteltiin ICT-ympäristökartan avulla. Käytännön työskentelymenetelmät koostuivat työpajoista ja sähköisen päätöksentekotyökalu ICT Roundtablen hyödyntämisestä, kuntakohtaisesta tietojen keruusta sekä tietojen asiantuntijaanalyysistä. Kuva 2. ICT Standard Forumin Tietohallintomalli.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 5 (37) 1.6 PROJEKTIN RAJAUKSET Tietojen keruu Projektin laajuuteen kuului tietojen keruu hyödyntämällä JHS179 sekä Tietohallintomallin kuvauspohjia mutta tietohallinnon ja toimialojen haastattelut rajautuivat laajuuden ulkopuolelle. Kustannustiedot Tiukan työmäärän ja tietojen saatavuuteen liittyvien rajoitusten johdosta tarkasteltaviin ICTkustannustietoihin jouduttiin tekemään rajauksia: Kustannustiedoista puuttuvat henkilöstö- ja taloushallinnon ICT-kustannukset sekä Iitin ja Nastolan sosiaali- ja perusterveydenhuollon ICT-kustannukset Kärkölä ja Hollola on käsitelty yhtenä kokonaisuutena, koska Hollola tuottaa suurimmaksi osaksi Kärkölän kunnan ICT-palvelut. Kustannustietojen rajaukset ilmenevät tarkemmin luvusta 2.2.1. ICT-tietojärjestelmäsalkku Työryhmä kokosi tietojärjestelmäsalkun VM:n JHS179-kuvauspohjalle. Ohjausryhmä rajasi työskentelyä siten, että mukaan otettiin ainoastaan tärkeimmät järjestelmät. ICT-ympäristön kuvauksen tarkoituksena oli ensi sijaisesti palvella kehityskohteiden tunnistamista. Kaikkiaan seudun kunnilla on käytössään yli 300 eri ohjelmistotuotetta, jos saman valmistajan tiettyyn ohjelmistoperheeseen kuuluvat tuotteet lasketaan erikseen. Lahden kaupungin järjestelmäkartta on tuotettu Efecte-työkalusta eikä sisällä kaikkia JHS 179-pohjan edellyttämiä tietoja. Tietojen täydentäminen kaikkien järjestelmien osalta olisi ylittänyt projektille varatun työmäärän, eikä olisi projektin tavoitteiden kannalta ollut oleellista. ICT-projektisalkku Työryhmän projektisalkku sisältää tiedot, jotka kunnilla oli saatavilla. Kaikkia tietoja ei saatu kaikkien projektien osalta kasaan. Projektisalkun analyysi tapahtui kehityskohteiden tunnistamisen yhteydessä projektin työpajassa. Kun työryhmä tunnisti kehittämiskohteita työpajassa, heitä pyydettiin nostamaan kehityskohteiden joukkoon projektisalkusta yhteisen kunnan kannalta tärkeimmät asiat. Tietohallinnon kypsyysanalyysi Tietohallinnon kypsyysanalyysi ei sisältynyt projektin laajuuteen. Tietoturvaohjeet ja kokonaisarkkitehtuuri Tietoturvaohjeista ja kokonaisarkkitehtuurista projektiin sisältyi ainoastaan olemassa olevien kuvausten kokoaminen yhteen, ei uusien kuvausta tuottamista. Toiminnan/toimialojen tarpeet Työryhmä edusti kuntien tarpeita projektissa. Toimialojen edustajien haastattelut eivät sisältyneet projektin laajuuteen. Työryhmän kuvaamat kehityskohteet ja ICT:n organisointivaihtoehdot käytiin läpi kuntien johdon työpajassa. Varsinaisen kehityssuunnitelman laatiminen kuntien palvelutoimintaa tukevan ICT-ympäristön tavoitetilasta on rajattu tämän selvitystyön ja työn tulokset sisältävän loppuraportin (tämä dokumentti) ulkopuolelle. Kehityssuunnitelman toteutuksesta ja tuottamisesta päätetään projektisuunnitelman mukaisesti erikseen nykytilan kartoituksen ja analysoinnin jälkeen.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 6 (37) 2 ICT-YMPÄRISTÖN NYKYTILA 2.1 SEUDULLINEN ICT-YHTEISTYÖ Seudulla on useita ICT-yhteistyön muotoja, jotka on koottu oheiseen taulukkoon. Tärkeimmät yhteistyömuodot ovat sosiaali- ja terveydenhuollon sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut ja niiden edellyttämät tietojärjestelmät. Yhteistyöstä huolimatta työryhmän tunnistamissa kehityskohteissa korostui tarve sekä perustietotekniikan että operatiivisten järjestelmien yhtenäistämiselle. Palvelu Järjestäjä Tuottaja Käyttäjät Lisätietoja Talous- ja henkilöstöhallinto Päijät-Tili, jonka kunnat omistavat Päijät-Tili Oy Hämeenkoski, Nastola, Hollola, Kärkölä Palvelu sisältää prosessit ja järjestelmät Päijät-Tili on yhdistymässä Calpro Oy:hyn Talous- ja henkilöstöhallinto Lahden kaupunki Calpro Oy Lahden kaupunki Sosiaali- ja Päijät-Hämeen perusterveydenhuolto sosiaali- ja terveysyhtymä Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä Iitti, Nastola Sosiaali- ja perusterveydenhuolto Hollolan kunta Peruspalvelukeskus OIVA (PHSOTEY:n konesaleissa) Hämeenkoski, Hollola, Kärkölä, (Asikkala, Padasjoki) Vesihuolto ja Xpipeohjelmisto Lahden kaupunki Lahti Aqua Lahden kaupunki, Nastola, Hollola, Kärkölä Tekninen toimi: TeklaGIS Lahden kaupunki Lahden kaupungin tekninen toimi, LTT:n käyttöpalvelut, Tekla Nastola, Hollola, Kärkölä Kytkentäydin ja tietoverkot Kärkölän kunnan ICTpalvelut LTT DNA Kaikki muut kunnat paitsi Iitti Kärkölä Hollola Kärkölä Seutu AD, Seutu Intra Palveluja käyttävät kunnat Koulujen ohjelmistot Palveluja käyttävät kunnat LTT Starsoft Oy Lahden kaupunki, Nastola, Kärkölä, Hollola, (Heinola, Padasjoki, Orimattila) eli kaikki muut paitsi Iitti ja Hämeenkoski Kaikki seudun kunnat Kunnilla erilliset sopimukset Päätelaitteiden elinkaarenhallinta Palveluja käyttävät kunnat 3Step IT Oy Taulukko 3. Seudullisen ICT-yhteistyön muodot. Lahti, Nastola, Kärkölä Kunnilla erilliset sopimukset Lisäksi Päijät-Hämeen liiton maakunnallinen ICT-selvitys tehtiin projektin aikana Kuntien Tiera Oy:n toimesta. Tämä selvitys on nyt loppuraporttivaiheessa, mutta sen pohjalta ei tämän projektin aikana ole tullut tietoon konkreettisia etenemisvaihtoehtoja, jotka nyt vaikuttaisivat Salpausselän seudun ICT-loppuraporttiin.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 7 (37) 2.2 ICT-TOIMINNAN KUSTANNUKSET ICT-kustannuksiin sisältyvät sopimussalkun eli ICT-ostojen kustannukset sekä kuntien tietohallinnon omat kustannukset, kuten henkilöstö- ja tilakustannukset. Kustannustiedot on jaoteltu kunnittain, toimialoittain sekä ICT-ympäristön osa-alueittain. Tietohallintojen omat kustannukset on laskettu vähentämällä kunnan ICT-kokonaiskustannuksista sopimussalkun eli ICT-ostojen arvo. Tietohallintojen omat kustannukset näkyvät toimialatarkastelussa luokassa jakamattomat ja ICT-ympäristön osa-aluetarkastelussa luokassa muu kustannus. Lahden kaupungin ja LTT:n ICT-kehityskustannukset sisältyvät lukuihin poistoina ja näkyvät luokassa Muu palvelu yhdessä konsultointipalveluiden kanssa. Yksityiskohtaiset tiedot ICT-sopimussalkusta ja kustannuksista on koostettu Salpausselän kuntien käyttöön. Tämä luku kuvaa keskeiset tulokset. 2. 2. 1 K u s t a n n u s t i e t o j e n r a j a u k s e t Kustannustiedot perustuvat kuntien tietohallinnon raportoimiin ICT-sopimusten vuosikustannuksiin sekä kunnan ICT-kokonaiskustannuksiin. ICT-kustannusten seurannan käytännöt ja tarkkuustaso vaihtelivat suuresti eri kuntien välillä. Lahden kaupungilla on ylivoimaisesti suurin osa ICT-kustannuksista (85%), ja kaupungin kustannustiedot perustuvat varsin luotettavasti vuoden 2013 toteutuneeseen laskutukseen. Henkilöstö- ja taloushallinnon ICT-kustannukset Henkilöstö- ja taloushallinnon ICT-kustannukset eivät sisälly lukuihin, koska palveluita tuottavien Calpro Oy:n ja Päijät-Tili Oy:n kustannuksista ei ollut mahdollista erotella ICT:n osuutta. Sosiaali- ja terveyspalveluiden ICT-kustannukset Peruspalvelukeskus OIVA tuottaa Hollolan, Kärkölän ja Hämeenkosken kuntien sosiaali- ja perusterveydenhuollon palvelut. OIVAn ICT-ostopalveluiden kustannukset on jyvitetty sitä käyttäville kunnille suhteessa niiden asukaslukuun. OIVA:n ostopalveluiden arvo on n. 22 per kunnan asukas. Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä (PHSOTEY) tuottaa Iitin ja Nastolan kuntien sosiaali- ja perusterveydenhuollon palvelut. Iitin ja Nastolan kuntien sote-palveluiden ICT-kustannukset puuttuvat tarkastelusta, koska PHSOTEY:n kuntakohtaisista ICT-kuluista ei ollut käytettävissä tietoa. Jos vertailukohtana käytetään OIVAn aiheuttamia kustannuksia, Iitin ja Nastolan ICTkustannukset per asukas olisivat OIVAn kustannustasolla n. 22 euroa korkeammat. Vastaavasti Seudun ICT-kokonaiskustannukset nousisivat n. 0,5 miljoonaa euroa 13,5 miljoonaan euroon. Kärkölän kunnan ICT-kustannukset Hollolan kunta tuottaa Kärkölän kunnan ICT-palvelut. Kärkölän osuus ei ollut eroteltavissa Hollolan sopimussalkun kustannuksista, joten kunnat on esitetty luvuissa yhtenä kokonaisuutena. Sekä kustannukset että asukasluvut on laskettu yhteen.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 8 (37) 2. 2. 2 I C T : n v u o s i k u s t a n n u k s e t Kuntien yhteenlasketut ICT-kustannukset ovat noin 13 miljoonaa euroa. Kuntien vertailussa on huomattava yllä mainitut rajaukset ja erityisesti se, että Nastolan ja Iitin sote-palveluiden ICTkustannukset puuttuvat luvuista. Yhteenvetona on, että ICT-vuosikustannukset per asukas ovat Lahden kaupungissa yli 100 /asukas, kun taas muut kunnat sijoittuvat karkeasti välille 50-70 /asukas. Näihin lukuihin päädytään olettamalla, että Iitin ja Nastola sote-palvelut oletetaan tuotettavan peruspalvelukeskus OIVAn kustannustehokkuudella per asukas. Lahden korkeampaa kustannustasoa selittävät osittain seuraavat tekijät: ICT-järjestelmäkartta ja palveluvalikoima on Lahdessa kattavampi kuin muissa kunnissa Lahdessa toimialojen pääkäyttäjät lasketaan ICT-kustannuksiksi Lahden kehittämisinvestointien taso on korkeampi kuin muissa kunnissa Lahti tuottaa alueen keskuskuntana ICT-palveluja muille kunnille. Kunta ICT-kustannukset yhteensä M /v Tietohallintohenkilöstöä Kunnan asukasluku Kustannukset per asukas Lahden kaupunki 11,0 55,9 103 352 107 Hollola+Kärkölä 1,2 3,4 24 092 50 Nastola 0,4 3,0 14 965 25* Iitti 0,3 2,0 6 986 43* Hämeenkoski 0,15 1,0 2 085 70 13,0 65,3 156 224 84 Taulukko 4. Seudun ICT-kustannukset kunnittain. *=Sote-palveluiden ICT-kustannukset puuttuvat Nastolan ja Iitin kuluista, OIVAn kustannustasolla lisäkustannus olisi n. 22 /asukas. Lahden kaupungin hallitseva osuus kustannuksista ilmenee hyvin alla olevasta kuviosta. Muut viisi kuntaa muodostavat yhteenlaskettunakin vain n. 15 % ICT-vuosikustannuksista. ICT-kustannukset kunnittain 9 % 3 % 2 % 1 % Lahden kaupunki Hollola+Kärkölä Nastola Iitti Hämeenkoski 85 % Kuva 3. Seudun ICT-vuosikustannusten jakautuminen kunnittain.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 9 (37) 2. 2. 3 I C T : n v u o s i k u s t a n n u k s e t I C T - y m p ä r i s t ö n o s a - a l u e i t t a i n ICT-kustannukset jakaantuvat karkeasti kahtia: lähes 2/3 on ostopalveluita yrityksiltä tai Lahden Tietotekniikalta (LTT) koskien lähinnä perustietotekniikkapalveluita. Hallinnon ja toimialojen asiakassovellukset kattavat yhteensä noin kolmasosan ICT-kustannuksista. Ao. taulukossa Muut kustannukset on laskettu vähentämällä kunnan ICT-kokonaiskustannuksista sopimussalkun eli ostopalveluiden arvo. Muut kustannukset sisältävät mm. kuntien henkilöstö- ja tilakustannuksia. Muu palvelu sisältää mm. konsultointia ja poistoina kirjattuja kehittämiskustannuksia. ICT-kustannukset ICT-ympäristön osa-alueittain 9 % 10 % 5 % 5 % 5 % 21 % 14 % Asiakassovellukset (toimiala) Muu kustannus HelpDesk Asiakassovellukset (hallinto) Päätelaitteet Tietoliikenne (myös puhe) Muu palvelu Runkoinfra Käyttäjäsovellukset Sovellusinfra 10 % 10 % 11 % Kuva 4. Seudun ICT-vuosikustannusten jakautuminen ICT-ympäristön osa-alueittain. ICT-ympäristön osa-alue Kustannukset M /v Asiakassovellukset (toimiala) 2,8 Muu kustannus 1,8 HelpDesk 1,4 Asiakassovellukset (hallinto) 1,4 Päätelaitteet 1,3 Tietoliikenne (myös puhe) 1,3 Muu palvelu 1,1 Runkoinfra 0,7 Käyttäjäsovellukset 0,6 Sovellusinfra 0,6 Yhteensä 13,0

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 10 (37) Taulukko 5. Seudun ICT-vuosikustannukset ICT-ympäristön osa-alueittain. 2. 2. 4 I C T : n v u o s i k u s t a n n u k s e t t o i m i a l o i t t a i n Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut kattavat kolmasosan kustannuksista. Toiseksi suurin kustannuserä on Jakamattomat, joka pitää sisällään mm. kuntien päätelaite-, runko- ja sovellusinfrakustannuksia, joita kunnat eivät ole jyvittäneet eri toimialoille. Sivistys- ja tekninen toimiala sekä hallinto muodostavat loput kustannuksista keskenään suurin piirtein samankokoisina osa-alueina. Kustannusten tarkastelussa on huomattava aiempana kuvatut rajaukset. Iitin ja Nastolan sosiaali- ja perusterveydenhuollon ICT-kustannukset sekä kaikkien kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon ICT-kustannukset puuttuvat luvuissa. Jos oletetaan, että Iitin ja Nastolan kuntien sote-palvelut tuotettaisiin peruspalvelukeskus OIVAn kustannustasolla per asukas, sotepalveluiden osuus ICT-kustannuksista nousisi hieman noin 35%:iin kokonaiskustannuksista. Muutos luvuissa ei olisi siten kovin merkittävä. ICT-kustannukset toimialoittain 14 % Sosiaali ja terveys Jakamattomat Sivistys Hallinto Tekninen ja ympäristö 33 % 17 % 17 % 19 % Kuva 5. Seudun ICT-vuosikustannusten jakautuminen toimialoittain. Toimiala Kustannukset M /v Sosiaali ja terveys 4,3 Jakamattomat 2,5 Sivistys 2,2 Hallinto 2,2 Tekninen ja ympäristö 1,8 Yhteensä 13,0 Taulukko 6. Seudun ICT-vuosikustannukset toimialoittain

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 11 (37) 2. 2. 5 S u u r i m m a t t o i m i t t a j a t Seuraavissa kaavioissa on kuvattu seudun suurimmat toimittajat laskemalla yhteen eri kuntien sekä OIVAn sopimussalkkujen eli ostopalveluiden arvot. Lahden tietotekniikan (LTT) ostot ulkoisilta palvelutoimittajilta sisältyvät suurimpien toimittajien lukuihin mutta sen oman toiminnan kustannukset eivät, koska LTT on taseyksikkönä osa Lahden kaupunkia. LTT:n kokonaiskustannus on n. 6,2M /v, joka sisältää ulkoiset palveluostot. LTT:n ostopalveluiden ostot on kuvattu sopimussalkusta, josta luvut on otettu mukaan laskelmaan. Seudun suurimmat toimittajat 9 % 10 % 5 % 4 % 5 % 3 % 20 % 19 % DNA Atea Oy Kuntien Tiera Oy 3 Step IT Oy CGI Tieto Elinar Oy Ltd Ilona IT Oy Tekla Oyj Konttoritaito Oy 12 % 13 % Kuva 6. Seudun suurimmat ulkoiset toimittajat Toimittaja Kustannukset M /v DNA Oy 1,4 Atea Oy 1,2 Kuntien Tiera Oy 0,9 3 Step IT Oy 0,8 CGI Oy 0,7 Tieto Oy 0,6 Elinar Oy Ltd 0,3 Ilona IT Oy 0,3 Tekla Oyj 0,3 Konttoritaito Oy 0,2 Yhteensä 6,7 Taulukko 7. Seudun suurimmat ulkoiset toimittajat

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 12 (37) Tarkasteltaessa Lahden kaupunkia erikseen, suurimpien toimittajien lista muuttuu hieman (kuva ja taulukko alla). Lahden kaupungin suurimmat ulkoiset toimittajat 6 % 6 % 9 % 5 % 5 % 4 % 21 % 17 % Atea Oy DNA Kuntien Tiera Oy CGI 3 Step IT Oy Tieto Elinar Oy Ltd Ilona IT Oy Tekla Oyj Konttoritaito Oy 12 % 15 % Kuva 7. Lahden kaupungin suurimmat toimittajat. Toimittaja Kustannukset M /v Atea Oy 1,2 DNA Oy 1,0 Kuntien Tiera Oy 0,9 CGI Oy 0,7 3 Step IT Oy 0,5 Tieto Oy 0,4 Elinar Oy Ltd 0,3 Ilona IT Oy 0,3 Tekla Oyj 0,3 Konttoritaito Oy 0,2 Yhteensä 5,8 Taulukko 8. Lahden kaupungin suurimmat ulkoiset toimittajat Hollolan, Kärkölän, Iitin, Nastolan ja Hämeenkosken suurimmat ulkoiset toimittajat on kuvattu oheisessa kuviossa ja taulukossa. OIVA ja Lahden kaupunki on poistettu luvuista.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 13 (37) Muiden kuntien suurimmat toimittajat 3 % 2 % 4 % 5 % 26 % 6 % 7 % 12 % 3 Step IT Oy DNA Microsoft Lahden kaupunki Tieto Starsoft Oy Atea Oy/Microsoft Lahden tietotekniikka Lahden kaupunki/tekla Aditro Oy 23 % 12 % Kuva 8. Muiden kuntien suurimmat toimittajat. OIVA ja Lahti eivät ole mukana luvuissa. Toimittaja Kustannukset M /v 3 Step IT Oy 0,2 DNA Oy 0,2 Microsoft Oy 0,2 Lahden kaupunki 0,1 Tieto Oy 0,1 Starsoft Oy <0,1 Atea Oy/Microsoft <0,1 Lahden tietotekniikka <0,1 Lahden kaupunki/tekla Oy <0,1 Aditro Oy <0,1 Yhteensä 0,8 Taulukko 9. Hollolan, Kärkölän, Iitin, Nastolan ja Hämeenkosken suurimmat ulkoiset toimittajat. OIVA ja Lahden kaupunki on poistettu luvuista.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 14 (37) 2.3 ICT-YMPÄRISTÖ Kuntien ICT-ympäristö koostuu oheisen kuvan esittämistä osa-alueista. Kuvaus perustuu työryhmän tuottamaan järjestelmälistaukseen, joka sisältää vain tärkeimmät järjestelmät. ICTympäristön kuvauksen tarkoituksena oli ensi sijaisesti palvella kehityskohteiden tunnistamista. Kaikkiaan seudun kunnilla on käytössään yli 300 eri ohjelmistotuotetta, jos saman valmistajan ja samaan ohjelmistoperheeseen kuuluvat tuotteet lasketaan erikseen. ICT-järjestelmät on koostettu erikseen Salpausselän kuntien käyttöön. Kuva 9. ICT-ympäristön kokonaiskuva Alla olevassa taulukossa 10 on listattu seudun kuntien ICT-toiminnan volyymit kunnittain. Mukana ovat ainoastaan kuntien omat volyymit, ei ostopalveluiden tai muiden palvelutuottajien, kuten Peruspalvelukeskus OIVAn ICT-volyymeja. Kunnilla ei ollut täysin eksaktia ja ajantasaista tietoa volyymeistä, joten konesaleja ja palvelimia lukuunottamatta yhteenlasketut luvut on pyöristetty lähimmän sadan tarkkuuteen. Kuntien henkilöstön osalta kyseessä on kunnan palveluksessa olevat (sekä vakituiset että määräaikaiset) henkilöt. OIVAn osalta kaikki henkilöt ovat Hollolan kunnan palveluksessa, mutta OIVA tuottaa Sote-palveluita Hollolan lisäksi Asikkalalle, Kärkölälle, Hämeenkoskelle ja Padasjoelle. Taulukossa 11 on analysoitu seudun päällekkäisten ratkaisujen määrää eri osa-alueilla. Kehittämiskohteita tunnistetiin työpajassa sekä ICT Roundtable-työkalussa ja ne on kuvattu seuraavissa luvuissa.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 15 (37) Tarkastelun kohde Hämeenkoski Nastola Iitti Hollola Kärkölä Lahti Yhteensä Kunnan asukasluku 2 085 14 965 6 986 22 007 4 744 103 352 n. 154 000 Kuntien henkilöstön lkm 68 575 217 767 + 862 (Oiva) 41 n. 6 500 n. 9 000 ICT-henkilöstöä (htv) 1 3 2 3,4 0 55,9 n. 65,3 Pöytäkoneet 23 531 293 326 24 4 590 n. 5 800 Kannettavat 28 60 41 418 12 1 460 n. 2 000 Tabletit 9 20 970 n. 1 000 MAC-koneet 1 185 n. 200 Älypuhelin 30 10 25 700 n. 800 Matkapuhelin 38 300 106 500 n. 900 Konesalit/laitetilat 1 2 1 2 1 7 Palvelimet 4 17 20 14 295 350 Taulukko 10. ICT-toiminnan volyymit (yhteenlasketut luvut pyöristetty lähimmän sadan tarkkuuteen lukuun ottamatta konesaleja ja palvelimia). ICT-ympäristö Päätelaitteet Käyttäjäsovellukset Sosiaali- ja terveystoimialan sovellukset Sivistystoimialan sovellukset Teknisen toimen sovellukset Hallinnon sovellukset Kuvaus Päätelaitteet on hankittu kuntakohtaisesti, mutta usein samoilta toimittajilta Tablettien kysyntä on laskenut vähäiseksi Vaihteleva määrä Microsoftin tuotteita käytössä eri versioina ja eri hankintasopimuksilla Käytössä on Effica (peruspalvelukeskus OIVA) sekä Pegasos (Lahti) Muina sovelluksina käytössä Winhit ja Commit Sote-palveluiden kehittämisessä tunnistettiin käynnissä oleva Kiila-hanke Starsoftin oppilaitosjärjestelmät ovat käytössä kaikissa kunnissa ATP Origo on hallitsevassa asemassa kirjastopalveluissa Varhaiskasvatuksessa Effica on suosittu mutta käytössä on myös muita Lahden Tekla GIS on seudullinen ratkaisu - Iitti ja Hämeenkoski ei mukana Ruoka- ja siivouspuolella on kilpailevia ratkaisuja Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelminä käytössä lukuisia keskenään kilpailevia ratkaisuja, mutta kunnat ovat pitkälti ulkoistaneet palvelut joko Päijät-Tili Oy:lle tai Calpro Oy:lle. Päijät-Tili Oy on yhdistymässä Calpro Oy:n kanssa, mikä johtanee järjestelmien yhtenäistymiseen. CPU Kassapankki on käytössä muutamassa kunnassa Dokumenttien hallinnassa oli lukuisia kilpailevia ratkaisuja, joista kehittyneimmät ovat Lahden Sähke-vaatimukset täyttävät Doris (IBM:n tuotteet) ja Tweb-ratkaisut Työajanseurannassa ja työvuorojen suunnittelussa on käytössä kilpailevia ratkaisuja ITSM-työkalu (Efecte) ja puhelinvaihde Aastra ovat käytössä Lahdessa Infrapalvelut Muutamilla kunnilla omia konesaleja, DNA hallitseva seudullinen toimittaja Runsaasti fyysisiä palvelimia, erilaisia kuntakohtaisia ratkaisuja kapasiteettipalveluissa, hallintasovelluksissa sekä portaali- ja sähköisten palveluiden alustoissa Taulukko 11. ICT-ympäristön päällekkäisyyksien analysointia eri osa-alueilla

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 16 (37) 2.4 ICT-YMPÄRISTÖN UUSIMISTARPEET Päätelaitteiden, työasemaohjelmistojen ja infrapalveluiden osalta seudun kuntien nykytilanne on suhteellisen hyvä. Uusimistarpeita on jonkin verran mutta ne ovat seudun ICT:n kokonaisuudessa varsin pieniä. Uuden kunnan näkökulmasta esiin nousi tarve päätelaitteiden, työasemaohjelmistojen ja infrapalveluiden yhtenäistämiselle. Asiakassovelluksissa sen sijaan on kehittämistarpeita erityisesti, jos tarkastellaan tilannetta seudullisena kokonaisuutena. Eri kunnilla on käytössään lukuisia päällekkäisiä sovelluksia, joista raskaimmat ICT-investoinnin liittyvät sosiaali- ja terveydenhuollon palveluihin. Myös kuntien hallintopalveluissa on tarve sekä kehittää että yhtenäistää toimintaa ja tietojärjestelmiä. Nykytilan analyysistä nousi esiin lukuisia kehityskohteita, jotka on kuvattu jäljempänä tässä loppuraportissa. Päätelaitteet Työasemaohjelmistot Operatiiviset järjestelmät Infrapalvelut Hollola, Kärkölä ja OIVA Hollolassa ja Kärkölässä tilanne hyvä OIVAssa uusimistarpeita: jonkin verran vanhaa laitekantaa Jatkuva palvelu (pöytäkoneet ja kannettavat 3-4 v) Hollolassa tilanne hyvä Hollolassa ja Kärkölässä työasemaohjelmistot palveluna Kärkölässä ja OIVAssa uusimistarpeita, tilanne parantumassa: Kärkölässä vanhoja ohjelmistoja (muutamia kymmeniä); OIVAssa päivitystarpeita, päivitystyöt käynnissä Hollolassa ja Kärkölässä uusimistarpeita: Päijät-Tilin -palvelut (laskutus, raportointi, hr-järjestelmä ja kytkennät käyttövaltuuksien hallintaan) OIVAssa uusimistarpeita: Asikkalan vanhan potilastietojärjestelmän (Pegasos) ja vanhojen Efficakantojen tietojen sähköinen arkistointi ratkaistava Nykyisellä Efficalla ei päästä Kanta 2 järjestelmään, joten se on vaihdettava tai uusittava. Kiilahanke ei ehtine ajoissa. Tilanne hyvä Infra äskettäin uudistettu Hämeenkoski Tilanne hyvä Ei jatkuvaa palvelua, koulujen työasemat uusittu n. 3 v sitten Uusimistarpeita Työasemaohjelmistot vakioimatta, päivityksiä tarvitaan Uusimistarpeita Sote-palveluiden tilanne kuten Hollolassa (OIVA tuottaa Hämeenkosken palvelut) Uusimistarpeita 2 vanhaa Windows sovelluspalvelinta, 2 Linux palvelinta uusittu Iitti Tilanne hyvä Tilanne hyvä Tilanne tyydyttävä Tilanne tyydyttävä Ei jatkuvaa palvelua, 3-4 vuoden uusimisväli, koulutoimessa 4 v Ostetaan pilvipalveluna Tieran kuntatoimisto (Elisa tuottaa) Personec R:n tuki palkanlaskennassa loppuu vuonna 2014 Joitakin päivitystarpeita

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 17 (37) Päätelaitteet Työasemaohjelmistot Operatiiviset järjestelmät Infrapalvelut Nastola Tilanne hyvä Tilanne hyvä Tilanne tyydyttävä Tilanne hyvä Jatkuva palvelu (työasemat ja kannettavat 36 kk, koulutoimessa 48 kk, tabletit 24kk, monitoimilaitteet 36 kk) Jatkuva palvelu, päivityksiä käynnissä AD-ympäristö juuri päivitetty, Timeconin palvelimen tuki päättyy vuonna 2014 Lahti Tilanne hyvä Jatkuva palvelu / elinkaarenhallinta (pöytäkoneet 4 v, kannettavat 3 v), Jonkin verran uusimistarpeita, Tilanne parantumassa Microsoftin tuotteet vakioidaan vuonna 2014 (Office, Exchange), Tietoturvaohjelmisto vaihtumassa Pääjärjestelmien tilanne hyvä Seudullisesti uusimistarpeita: Sotessa (Pegasos) ja hallinnossa seudulla erilaisia ratkaisuja, materiaalihallinto (WebMarela), hankinnoista maksuun prosessi (Basware), työajan seuranta ja suunnittelu, Lotus Notes yhä osittain käytössä (mm. www-sivut) Uusimistarpeita AD-ympäristön päivitys suunnitteilla (2008), tallennus- ja varmennusympäristö menossa kilpailutukseen, raudassa 3-4 v kierto, seutuintran uusiminen kesällä 2015 Taulukko 12. ICT-ympäristön uusimistarpeet 2.5 TIETOHALLINNON ORGANISOINTI Tietohallinnon organisointia tarkasteltiin Tietohallintomallin mukaisten tehtäväkokonaisuuksien ja roolien näkökulmasta. Alla oleva kuviot esittävät eri kuntien ICT-organisoitumista. Hollolan kunta tuottaa Kärkölän kunnan ICT-palvelut. Lahti taas ostaa suurimman osan palveluista taseyksiköltään Lahden Tietotekniikalta. Liiketoimintayhteistyö ja ylimmän johdon rooli vaihtelivat jonkin verran kunnittain. Lahtea lukuun ottamatta melkein kaikissa kunnissa ICT:n johtamisesta oli vastuussa yksi henkilö, joka toimi avainroolissa usealla eri Tietohallintomallin osa-alueella. Nastolalla, Lahdella ja Iitillä oli lisäksi muita henkilöitä tietohallinnossa tai ICT-palvelutuotannossa. Toimialoilla on kaikissa kunnissa vahva rooli toimialakohtaisten ICT-ratkaisuiden hankinnassa, joskin tietohallinnon konsultoivaa roolia on pyritty viime aikoina vahvistamaan. Tietohallinnon avainhenkilö vastaa kaikissa kunnissa toimialariippumattomien ja yhteisten ratkaisuiden hankinnasta.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 18 (37) Kuntien tietohallinnon organisointi Tietohallintomalli Hollola Kärkölä* Hämeenkoski Tietohallintopäällikkö Talousjohtaja Kunnan sihteeri Kunnanjohtaja Kunnanjohtaja LIIKETOIMINTA- YHTEISTYÖ Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista Konsernipalveluiden johtaminen Vastaa tietohallinnon eri osaalueista Kunnan ja hallinnon johtaminen Kunnan ja hallinnon johtaminen STRATEGIA JA HALLINTO Kunnan Johtoryhmä Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista HANKINNAT JA TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi PROJEKTIEN JOHTAMINEN Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista PALVELUIDEN JOHTAMINEN ATK-vastuuhenkilö ICT-palvelutuotanto * Hollolan kunta vastaa suurelta osin Kärkölän kunnan ICT-palveluiden tuotannosta Kuva 10. Hollolan, Kärkölän ja Hämeenkosken kuntien ICT:n organisointi. Kuntien tietohallinnon organisointi Tietohallintomalli Nastola Iitti LIIKETOIMINTA- YHTEISTYÖ Hallintojohtaja Kunnan ja hallinnon johtaminen Kunnanjohtaja Kunnan ja hallinnon johtaminen STRATEGIA JA HALLINTO IT-asiantuntija Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista Hallinto- ja talousjohtaja Vastaa tietohallintomallin eri osa-alueista HANKINNAT JA TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ PROJEKTIEN JOHTAMINEN Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista Toimialat Vastaavat omista hankinnoistaan, tietohallinto konsultoi Tietohallinto vastaa yhteisistä hankinnoista PALVELUIDEN JOHTAMINEN IT-tuki (2 hlö) Työasemapalvelut ATK-vastuuhenkilö ICT-palvelutuotanto Kuva 11. Nastolan ja Iitin kuntien ICT:n organisointi.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 19 (37) Oheinen kaavio kuvaa Lahden kaupungin tietohallinnon ja Lahden tietotekniikan välistä työnjakoa tavoitetilassa. Tällä hetkellä toiminta ei täysin vastaa kaavion kuvausta. Kuntien tietohallinnon organisointi Tietohallintomalli LIIKETOIMINTA- YHTEISTYÖ Tietohallintojohtaja Tietohallinnon johtaminen ja tietoturva Lahti Konsernipalvelu -johtaja Hallinnon ja tukipalveluiden johtaminen LTT Toimitusjohtaja Palvelupäälliköt Toimialat STRATEGIA JA HALLINTO HANKINNAT JA TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ PROJEKTIEN JOHTAMINEN Tietohallintosuunnittelija KA-mallin kehittäminen ja KA-työn ohjaaminen ICT-laadun määrittäminen ja mittareiden toteutus Kustannusseuranta Tietohallintosuunnittelija Tietotekniikkapalveluiden johtaminen ja tuottaminen Toimialojen tukeminen ICT-asioissa Määrittävät omat tarpeensa ICT-palveluille ja toiminnan kehittämiselle, Tietohallinto ja Lahden tietotekniikka tukevat kehittämistyötä ja lisäksi hoitavat Sitossa ja Tekyssä ICT-palvelutuotantoa PALVELUIDEN JOHTAMINEN Tietotekniikka -päällikkö Konesalipalvelut Tietoliikennepalvelut Suunnittelupäällikkö Helpdeskpalvelut Järjestelmäpalvelut Puhelinvaihde Palveluhenkilöstö Helpdesk Konesali-, tietoliikenneja järjestelmäpalvelut Puhelinvaihde Kuva 12. Lahden ICT:n organisointi 2.6 TOIMINNAN PÄÄPROSESSIT Työryhmä listasi kuntien pääprosessit erilliseen taulukkoon. Kuntien päätoimintojen jaottelu oli hyvin samankaltainen pieniä terminologisia eroja lukuun ottamatta. Ainoa merkittävämpi eroavaisuus oli siinä, että ateria-, siivous-, tila- ja kiinteistönhoitopalvelut oli luokiteltu joko hallintoon/keskitettyihin tukitoimintoihin tai teknisen toimen palveluihin. Projektissa kuvattiin kuntien toiminnan pääprosessit ja ne ovat jatkossa käytettävissä Salpausselän kuntien kehittämisessä. 2.7 PROJEKTISALKKU Työryhmä kokosi eri vaiheissa olevat kehitysprojektit ja projekti-ideat projektisalkuksi. Projektisalkku sisältää yhteensä 60 projektia, jotka jakautuvat eri vaiheisiin seuraavasti:

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 20 (37) 13 ideointi 21 valmistelu tai suunnittelu 25 toteutus 8 tuotantoonsiirto 1 jäädytetty 1 siirretty Lähes kaikki projektit olivat Lahdesta ja Hollolasta. Muissa kunnissa ei juuri ollut tunnistettuja projekteja. Tilanne kuvaa selkeästi kehittämisinvestointien painottumista suurempiin kuntiin. Muissa kunnissa tietohallinnon painopiste on palvelutuotannon johtamisessa ja hankinnoissa kehittämisen jäädessä vähäisempään rooliin. Kun työryhmä tunnisti kehittämiskohteita työpajassa, heitä pyydettiin nostamaan kehityskohteiden joukkoon projektisalkusta yhteisen kunnan kannalta tärkeimmät asiat. Kuntakohtaisesti projektissa kuvattiin ja analysoitiin projektisalkun tiedot tarkemmin ja ne ovat jatkossa käytettävissä Salpausselän kuntien kehittämisessä. 2.8 SOPIMUSSALKKU JHS179 mukainen sopimussalkkuun koottiin osallistuvien kuntien tärkeimmät ICT-sopimukset. Sopimusten vuosiarvot toimivat keskeisenä tietolähteenä ICT-kustannusten analyysissä. Kuntakohtaisesti projektissa kuvattiin ja analysoitiin ICT-sopimussalkku ja -kustannukset tarkemmin ja ne ovat jatkossa käytettävissä Salpausselän kuntien kehittämisessä. 2.9 JÄRJESTELMÄKARTTA Työryhmä kokosi listan kuntien tärkeimmistä tietojärjestelmistä. Tietojen pohjalta koottiin ICTympäristön kokonaiskuva (aiempi luku), jonka tarkoituksena oli ensisijaisesti auttaa tunnistamaan järjestelmiin liittyviä kehityskohteita. Kuntakohtaisesti projektissa listattiin ICT-järjestelmien tiedot ja ne ovat jatkossa käytettävissä Salpausselän kuntien kehittämisessä. 2.10 KOKONAISARKKITEHTUURIKUVAUKSET Kunnilla ei ollut kattavia ja ajantasaisia kokonaisarkkitehtuurin kuvauksia. Työryhmä tunnisti tarpeen kokonaisarkkitehtuurin ohjaamiselle kehityskohteena. 2.11 TIETOTURVAPERIAATTEET Lahden kaupungilla, Nastolalla, Hämeenkoskella ja Hollolalla oli tietoturvaohjeistusta, joka koottiin yhteen. Tarve uuden kunnan yhtenäiselle tietoturvapolitiikalle ja ohjeistukselle nousi esiin kehityskohteena. Tietoturvaperiaatteet koottiin yhteen.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 21 (37) 2.12 ICT-JOHTAMISEN TYÖKALUJEN TILANNE Oheinen kuva esittää Tietohallintomallin 10 tärkeimmän työkalun tilanne seudullisen ICTjohtamisen näkökulmasta. Uudessa kunnassa on suositeltavaa ottaa käyttöön yhteiset johtamisen työkalut ja kehittää pidemmälle tässä projektissa tuotettuja projekti-, sopimussalkku-, järjestelmäkartta- ja IT-budjettikuvauksia. Työryhmä nosti esiin tärkeimmät kehityskohteet, jotka löytyvät jäljempänä tästä dokumentista. Kuva 13. ICT-johtamisen kymmenen tärkeintä työkalua

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 22 (37) 3 ICT:N KEHITYSKOHTEET 3.1 YHTEENVETO SEUDUN ICT:N NYKYTILASTA Kuva 14. ICT:n nykytilan yhteenveto 3.2 TÄRKEIMMÄT KEHITYSKOHTEET Työryhmä tunnisti kehityskohteita työpajoissa sekä ICT Roundtable-työkalun avulla. Tärkeimmiksi valitut kehityskohteet on kuvattu tässä luvussa. Kaikki tunnistetut kehityskohteet sisältyvät seuraavaan lukuun.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 23 (37) 3. 2. 1 K e h i t y s k o h d e : S o t e - p e r u s j ä r j e s t e l m i e n k e h i t t ä m i n e n Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Lisätietoja Sote-sektorin perusjärjestelmät ovat kuntajakoselvityksen toiminta-alueella erilaiset. Kuntajakoselvityksessä joudutaan ottamaan kantaa sote-sektorin perusjärjestelmään, sillä perusjärjestelmiä on sekä selvityksessä mukana olevissa kunnissa (Lahti), Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymässä että Hollolan kunnan Oiva-liikelaitoksessa. Oiva liikelaitos tuottaa palveluita muillekin kuin selvityksessä mukana oleville kunnille. Sote-sektorin kustannukset ovat kokonaisuudessaan kasvussa ja muodostavat jo tällä hetkellä reilun puolet jokaisen kunnan talouden menoista. Lisäksi maakunnan tasolla perusjärjestelmät vaihtelevat perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä sekä järjestelmänimikkeiden (Pegasos ja Effica) että samojen järjestelmien (eri organisaatioiden Efficat) installaatioiden välillä. Tämä aiheuttaa hankaluutta tietojen näkyvyydessä ja tietojen siirtymisessä eri organisaatioiden välillä. Nykyiset järjestelmät ovat lisäksi elinkaarensa loppuvaiheessa, joten järjestelmien kokonaisuudistaminen on lähivuosina ajankohtainen. Taloudellisesti merkittävin kehityskohde, jota ei kuitenkaan voida toteuttaa kiireellisesti. Tehokkuuden kasvaminen, organisaatioiden välisten toimintojen tehostuminen, päällekkäisen työn väheneminen Palvelun parantuminen, tietojen hyvin järjestetty ja joustava yhteiskäyttö parantaa asiakaskokemusta Hanke on erittäin laaja, vaativa ja ajallisesti pitkäkestoinen Sopimuksellisesti kaikilla toimijoilla on oma sopimus omien ohjelmistotuottajiensa kanssa. Sopimusten laajentamista koskemaan uutta kuntaa ei ole tutkittu. Keskeisimmät riskit tämän hankkeen osalta ovat 1) rahallisen panostuksen riittävyys, 2) Laajan järjestelmähankkeen läpivientiin liittyvän osaamisen riittävyys sekä laadullisesti että määrällisesti. Asiaan vaikuttavat lisäksi valtakunnallisen Kanta-ratkaisun toiminnallisuus sekä juuri tehdyn valtakunnallisen Sote-alueratkaisun toteutuminen. Lisäksi alueella käytävä ERVA-keskustelu (HUS vs. TAYS) vaikuttaa asiaan. Käynnissä oleva ns. Kiila-hanke, joka tuottaa vaatimusmäärittelyn sote-sektorin tietojärjestelmäratkaisusta.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 24 (37) 3. 2. 2 K e h i t y s k o h d e : J ä r j e s t e l m ä k e n t ä n y h t e n ä i s t ä m i n e n Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Lisätietoja ICT-esiselvityksen perusteella kuntarakenneselvityksessä mukana olevien kuntien järjestelmäkartassa on jossain määrin eroavaisuuksia. Työryhmän linjaus järjestelmäkartan yhtenäistämiseksi on, että ensimmäisenä toteutetaan parhaiden käytäntöjen levittäminen uuden kunnan toimintoihin ja kiireellisyysjärjestyksessä toisena on järjestelmien konsolidointi yhtenäiseksi kokonaisuudeksi so. samanmerkkisten eri järjestelmäasennusten yhdistäminen yhteen asennukseen. Kolmantena kokonaisuutena on kokonaan uusien järjestelmien hankinta ja niiden järjestelmien, jotka ovat vain osittain käytössä, levittäminen koko uuden kunnan alueella. 1) Hyvät käytännöt Lahden dokumenttien ja asianhallintajärjestelmäratkaisu sekä sähköinen arkistointi 2) Järjestelmien konsolidointi Teknisen toimen järjestelmien yhdistäminen, tietojen yhdistäminen ja tietojen laadun parantaminen Intranet-järjestelmän yhtenäistäminen Opetustoimen tietojärjestelmien yhdistäminen Kirjastojärjestelmien yhdistäminen Sopimusten yhdistämien 3) Osittain käytössä olevien järjestelmien käytön laajentaminen / uusien järjestelmien hankinta Uuden kunnan www-sivusto Lisäksi merkittävä määrä yksittäisiä tietojärjestelmiä, jotka ovat käytössä vain Lahdessa Kiireellinen, osittain oltava valmis jo uuden kunnan syntyessä. Toiminnallisten prosessien yhtenäistyminen Palveluiden yhdenvertaisuus mahdollistuu koko uuden kunnan alueella Toteutuksen vaativuutta kasvattaa toiminnan prosessien yhtenäistäminen ja sen muutoshallinta/johtaminen. Jokaisella kunnalla on omat sopimuksensa tietojärjestelmistä. Merkittävimmät riskit ovat resurssien riittävyys (raha, henkilöt), järjestelmien keskinäisten riippuvuuksien tunnistaminen sekä muutosjohtamisen onnistuminen Toteutus edellyttää yhteisen tietoteknisen infrastruktuurin olemassaoloa

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 25 (37) 3. 2. 3 K e h i t y s k o h d e : Y h t e i s e n I C T - i n f r a s t r u k t u u r i n r a k e n t a m i n e n Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Lisätietoja Työryhmä on määritellyt yhteiset ICT-peruspalvelut: Tietoliikenne Palvelinkapasiteetti Työasemien elinkaaripalvelut (hankinta, hallinta, ylläpito) Mobiilipäätelaitteet (hankinta, hallinta, ylläpito) Käyttäjien hallinta Käyttäjien tukipalvelu (Helpdesk ja lähitukipalvelut) Perusohjelmistot Tietoturva ICT-peruspalvelut ovat toimiala- ja kuntariippumattomia, jolloin niiden yhteinen ja yhtäläinen käyttö on perusteltua. Suunnittelu ja toteutus aloitettava välittömästi, kun on tieto uuden kunnan syntymisestä, koska oltava valmiina uuden kunnan syntyhetkellä Päällekkäisyydet saadaan karsittua pois (taloudellinen hyöty). Voidaan tukea yhtenäisiä toimintatapoja uudessa kunnassa. Mahdollistetaan henkilöstön liikkuvuus (samat työkalut käytössä). Kustannushyödyt ja asiointipalveluiden yhdenmukaisuus Vaativa tekninen projekti, hallinnollisesti vaativa. Vaatii vahvan johdon tuen ja hyvän muutosjohtamisen. Hankkeen toteutuminen on edellytyksenä muiden järjestelmähankkeiden toteuttamiselle. 3. 2. 4 K e h i t y s k o h d e : T a l o u s j a h e n k i l ö s t ö y h t e i n e n t o i m i t t a j a j a j ä r j e s t e l m ä Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Lisätietoja Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palveluiden käyttöönotto (CalPro Oy ja PäijätTili Oy). CalPro tuottaa tällä hetkellä palveluita Lahden kaupungille ja Päijät-Tili Hollolalle, Hämeenkoskelle, Kärkölälle ja Nastola. Iitti tuottaa palvelut itse. Calpro Oy ja Päijät-Tili Oy fuusiotuvat vuoden 2014 aikana. Nykyisten suunnitelmien mukaisesti vuoden 2014 aikana. Toimintatapojen yhdenmukaistuminen talous- ja henkilöstöpalveluiden alueella. Välilliset. Keskeisinä riskeinä on tunnistettu työnjaon onnistuminen palvelukeskusyhtiön ja sen asiakkaiden välillä sekä palvelukeskuksen sisäisten järjestelmien konsolidoinnin onnistuminen. Calpron toimitusjohtaja vastaa hankkeen toteutumisesta.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 26 (37) 3. 2. 5 K e h i t y s k o h d e : U u d e n k u n n a n t i e t o h a l l i n n o n j a I C T - p a l v e l u t u o t a n n o n o r g a n i s o i n t i j a t o i m i n t a t a v a t Kuvaus Kiireellisyys Hyödyt kunnan toiminnalle Hyödyt kuntalaisille Toteutuksen vaativuus Lisätietoja Työryhmä on tunnistanut ICT-henkilöstön työn jakautumisen tietohallintotyöhön ja ICT-palvelutuotantotyöhön kaikissa Salpausselän seudun kunnissa. Uudessa kunnassa on perusteltua hakea tehokkainta tapaa organisoida tietohallinto ja ICT-palvelutuotanto heti liikkeellelähdössä. Mahdolliset rakennejärjestelyt tulisi tehdä nyt samassa yhteydessä kun uutta kuntaa muodostetaan, jotta ICT:n hyödyntäminen ei jää kiinni nykyisten resurssien sijainnista ja osaamisista. Kohdassa 4 on analysoitu eri vaihtoehtoja. Mikäli ollaan valmiita ulkoistamaan ICT-palvelutuotanto, voidaan sillä saada merkittäviä säästöjä uuden kunnan toimintaan. Laadullisesti uusi kunta ja kuntalaiset hyötyvät ulkoistuksesta siinä, että henkilöriskit vähenevät ja voidaan ottaa käyttöön valmiiksi tuotteistettuja kaupallisesti toimivan ICT-toimittajan toteuttamia standardiratkaisuja Keskeisinä riskeinä on ammattitaitoisen hankinnan kilpailutuksen onnistuminen samalla aikataululla kun uusi kunta on tarkoitus muodostaa (vuosien 2015-2017 aikana). Koska uuden kunnan tietohallinnolla ei ole aiempaa kokemusta laajoista ulkoistuksista, tarvitaan kilpailutuksessa ulkoista osaamista. Organisoinnin toteuttaminen edellyttää johdon linjausta ainakin palveluiden tuottamisen suhteen (ulkoistus vs. oma toiminta). Koska kyse on laajavaikutteisesta asiasta, joka koskee sekä henkilöstöä, tietohallintoa ja taloutta, on asian läpikäyntiä varten haastateltu suurimpien kuntien Lahti, Hollola ja Nastola virkamiesjohtoa sekä käsitelty asia yhdessä kuntajohtajien kokouksessa 14.5.2014.

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 27 (37) 3.3 KAIKKI KEHITYSKOHTEET Kehityskohteet on seuraavassa kuvattu ICT-ympäristön osa-alueittain kiireellisyyden ja toteutuksen vaativuuden perusteella. Isot taistelut (kiireellinen, työläs toteuttaa) Talous ja henkilöstö: yhteinen toimittaja ja järjestelmä Nopeat voitot (kiireellinen, helppo toteuttaa) Uuden kunnan www-sivusto Yhteinen intra-/ekstranet Dokumenttien- ja asianhallinta: Lahden ratkaisuiden ja prosessien laajentaminen yhteiseen käyttöön (edellytyksenä sähköiselle asioinnille) Yhteinen sähköisen asioinnin ratkaisu Toiveiden tynnyri (ei kiireellinen, työläs toteuttaa) Mahdollisuudet (ei kiireellinen, helppo toteuttaa) Työvuorojen suunnittelu: yhteinen työkalu (suunnittelun tehostaminen ja itsepalvelu) Työajan seuranta: yhteinen ratkaisu, Lahden projektin lykkääminen Taulukko 13. Toimialariippumattomien sovellusten kehityskohteet. Isot taistelut (kiireellinen, työläs toteuttaa) Nopeat voitot (kiireellinen, helppo toteuttaa) Sote-järjestelmien kehittäminen (Kiila-hanke) Vanhojen sote-tietojärjestelmien tietojen arkistointi (vanhat Effica ja Pegasos kannat) Soten sähköinen asiointi Tekninen toimi: yhteinen järjestelmä, tietojen yhtenäistäminen ja laatujen parantaminen (edellytyksenä sähköiselle asioinnille) Opetus: koulujen yhtenäinen perustietotekniikka ja sähköiset YO-kirjoitukset (2016) Toiveiden tynnyri (ei kiireellinen, työläs toteuttaa) Kirjastot: yhteinen järjestelmä käyttöön Iitissä ja Hämeenkoskella Tekninen toimi: yhteinen vesihuollon toimittaja, yhteiset tietojärjestelmät Mahdollisuudet (ei kiireellinen, helppo toteuttaa) Varhaiskasvatus: yhteinen järjestelmä Ruokahuolto: yhteinen järjestelmä, Lahden Aterian projektin lykkääminen Opetus: arviointi Peda.net-ratkaisun soveltuvuudesta laajempaan käyttöön Taulukko 14. Toimialakohtaisten sovellusten kehittämiskohteet. Siivouspalveluiden yhteinen järjestelmä

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 28 (37) Infrapalveluiden osalta työryhmä totesi, että toimintatapoihin liittyvät kehityskohde Uuden kunnan ICT-palvelutuotannon organisointi ja toimintatavat ja siihen liittyvät poliittiset valinnat ovat edellytyksenä sille, että infrapalveluille voidaan kuvata yksityiskohtaisempi tavoitetila ja etenemispolku. Isot taistelut (kiireellinen, työläs toteuttaa) Yhteiset käyttäjäsovellukset Käyttövaltuushallinta ja kertakirjautuminen, Nopeat voitot (kiireellinen, helppo toteuttaa) Yhteinen puhelinvaihde ja tietoliikenneratkaisu (kilpailutuksessa) Yhteinen henkilöstötiedon master-järjestelmä Yhteiset kapasiteetti- ja konesalipalvelut Toiveiden tynnyri (ei kiireellinen, työläs toteuttaa) Työasemien ja palvelinten virtualisointi ja hallinta Mahdollisuudet (ei kiireellinen, helppo toteuttaa) Päätelaitteiden hallinta (Iitti ja Hämeenkoski mukaan) ICT-palvelunhallinta: yhteinen työkalu ja prosessit Taulukko 15. Infrapalveluiden kehityskohteet. 3. 3. 1 K e h i t y s k o h t e e t t o i m i n t a t a v o i s s a Toimintatapoihin liittyvät kehityskohteet tunnistettiin Tietohallintomallin pohjalta. Oheinen kuvio osoittaa, mihin tietohallintomallin osa-alueisiin kehityskohteet liittyivät. Kuva 15. Toimintamallien kehittämiskohteiden kohdistuminen Tietohallintomallin osa-alueisiin

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 29 (37) Kehityskohteet on alle jaoteltu nelikenttään kiireellisyyden ja toteutuksen vaativuuden perusteella. Isot taistelut (kiireellinen, työläs toteuttaa) Uuden kunnan ICT-palvelutuotannon organisointi ja toimintatavat Muutoksen johtaminen Toimintaprosessien kehittäminen ICT:n ja sähköisen asioinnin avulla Nopeat voitot (kiireellinen, helppo toteuttaa) ICT-johtaja kaupungin johtoryhmään, tietohallinnon merkityksen kasvattaminen luottamushenkilöiden keskuudessa ICT:n päätöksentekomalli, kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Tietohallinnon painopiste palvelutuotannosta toiminnan kehittämiseen Toiveiden tynnyri (ei kiireellinen, työläs toteuttaa) Varautumisen ja kriisiviestinnän suunnitelma Mahdollisuudet (ei kiireellinen, helppo toteuttaa) Palvelupäälliköt kehittäjiksi toimialojen ja ICT:n väliin Tietotekniikan käyttötaitojen vahvistaminen Taulukko 16. Toimintatapojen kehityskohteet

Salpausselän seudun kunnat Valtiovarainministeriö 30 (37) 4 ICT-PALVELUIDEN ORGANISOINTI UUDESSA KUNNASSA Oheinen taulukko esittää Tietohallintomallin avulla kuvattuna työryhmän näkemyksen ICThenkilöstön tehtävien jakaantumisesta Tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon tehtäviin. Tietohallinnon tehtävät kattavat kaikki Tietohallintomallin osa-alueet painottuen liiketoimintayhteistyöhön, ICT-palvelutuotannon tehtävät keskittyvät ICT-palveluiden toteuttamiseen sekä järjestelmien kehittämiseen. Tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon tehtävät - ICT työryhmän tunnistamat avaintehtävät jaettuna Tietohallintomallin mukaan Tietohallinto ICT-palvelutuotanto LIIKETOIMINTA- YHTEISTYÖ Konseptien kehittäminen (Hankinnat) Projektisalkun hallinta (Projektien johtaminen) Prosessien kehittäminen (Projektien johtaminen) Varautumis- ja jatkuvuussuunnittelu (Palv. joht.) STRATEGIA JA HALLINTO ICT-strategia Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus ICT-taloussuunnittelu HANKINNAT JA TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ ICT-hankinnat ja kilpailutukset PROJEKTIEN JOHTAMINEN Laajojen muutosten johtaminen Projektien johtaminen Järjestelmien kehittäminen Järjestelmien ylläpito Järjestelmien testaus PALVELUIDEN JOHTAMINEN Palvelupäällikkötehtävät ICT infra Puhelinvaihde Tietoverkot ja tietoliikenne Käyttäjien ja käyttövaltuuksien hallinta Työasemien hallinta Konesalit Palvelimet ja kapasiteettipalvelut Helpdesk (1. tason työt) Tekninen käyttäjätuki (2. tason työt) Päätelaitteet Infran valvonta ja hallinta Taulukko 17. Tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon tehtävät Alla olevassa taulukossa on kuvattu Salpausselän seudun kuntien ICT-henkilöstön työn jakaantuminen tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon välillä. Kuten taulukosta käy ilmi, Tietohallintotyötä on Lahdessa myös Lahden Tietotekniikan sisällä ja ICT-palvelutuotantoa myös Lahdessa eri toimialoilla (Sito ja Teky). Tavoitetilassa tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon työ eriytetään toisistaan, jotta tilaaja-tuottajamalli toteutuu tehokkaasti. Salpausselän ICT-henkilöstöstä on nykyisin 70 %:ia ICT-palvelutuotannossa pienten kuntien sisällä jopa yli 90%:ia. Kaikki taulukon ICT-henkilöstö on tällä hetkellä kuntien palveluksessa.