Monesta säikeestä yhdeksi köydeksi Helsingin yliopiston kirjastojen valmistautuminen auditointiin Yliopistokirjastojen laadun varmistus: kokemukset ja näkemykset jaossa 3.12.2008 Päivi Lammi ja Matti Hjerppe Helsingin yliopisto
Haasteena organisaatiorakenne Helsingin yliopiston organisaatiorakenne HY:n kirjastolaitos neljällä kampuksella 9 HY:n kirjastoa + kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö - 18 toimipistettä - Henkilöstöä n. 250 Kansalliskirjasto Yliopistolaisia asiakkaina n. 46 000 + muut käyttäjät Kirjastojen laaturyhmä kokoamaan laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatiota Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 2
Köydenpunomista taustaa Takana pitkäjänteinen kehittämistyö v. 1993-1994 yliopiston sisäiset arvioinnit v. 2000 kansainvälinen arviointi, v. 2004 seuranta-arviointi Kirjasto- ja tietopalvelustrategia vuosille 2004-2006 Kirjastojen käyttötutkimushanke v. 2004-2006 Helsingin yliopiston kirjasto- ja tietopalvelujen rakenteellinen kehittäminen v. 2007-2015 Kirjastojen yhteisten työryhmien vakiintuminen Yksittäisiä prosessikuvauksia laadittu useita vuosien varrella Laaturyhmän tehtäväksi yhteisen toimintakäsikirjan kokoaminen ja prosessikuvausten valmistelu Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 3
Kirjasto- ja tietopalveluiden tarjoaminen yliopiston perustehtävien edistämiseksi Johtaminen PALAUTE PALAUTE Käyttöpalvelut Tietoaineistopalvelut Kokoelmien ylläpito Käyttökuntoon saattaminen Sisällönkuvailu Luettelointii Hankintaprosessi Valintaprosessi Kokoelman muodostus Tyytyväinen asiakas Tiedonhankinnan koulutus Neuvonta- ja tietopalvelut Aineistojen käyttö Painetut ja elektroniset tietoaineistot Asiakastarpeet Asiakas tutkii,opettaa, opiskelee,etsii tietoa PALAUTE PALAUTE Voimavarat ja tukipalvelut Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 4
Prosessikuvaukset Kirjastojen asiantuntijaryhmät laativat/hyväksyivät kuvaukset Kuvattu vuokaavioina, lisäksi sanallinen kuvaus Jatkuva kehittäminen ja prosessien laadun seuranta sekä arviointi Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 5
Kirjastojen yhteinen toimintakäsikirja Noudattaa yliopiston toimintakäsikirjan rakennetta A. Johtaminen B. Perustehtävät C. Voimavarat D. Tukipalvelut E. Kirjastojen kehittämiskohteet ja hankkeet QPR-versio: https://prosessipankki.csc.fi/ (lukuoikeus rajattu) PDF: http://www.helsinki.fi/kirjastot/esittely/arviointi.htm Wiki: https://wiki.helsinki.fi/display/laatukirjastot Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 6
Köysi on mitäs nyt? Apuna uuden kirjasto-organisaation suunnittelussa Kehittämiskohteita Palautejärjestelmä Mittarit ja indikaattorit Vaikuttavuus Laatujärjestelmä itsestään selvä osa perustoimintaa Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 7
KKA:n nimeämä auditointiryhmä Kansleri Eero Vuorio (LKT), TuY (pj.) Puheenjohtaja Tapio Huttula (FT), Erityisalojen toimihenkilöliitto Akatemiaprofessori Jussi Kukkonen (FT), JoY Professori Kyösti Kurtakko (KT), Lapin Y Dosentti Kaj Malm (FT), ARENEN ent. pääsihteeri Fil. yo Anne Mikkola, SYL ry. Osastopäällikkö Maire Mäki (FT), P-Pohjanmaan TEkeskus Hallintojohtaja emerita Eila Rekilä (HTT) Projektipäällikkö Anu Yanar (PhD), TKK Sihteerit: FT Helka Kekäläinen; Projektisuunnittelija Sirpa Moitus; Suunnittelija Kirsi Mustonen Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 8
Mitä auditointihaastattelussa tulee tietää? (koonnut Aimo Virtanen ja Helena Immonen) Että laadunvarmistuksen tärkein rooli on oman toiminnan kehittäminen Että laadunvarmistusjärjestelmä on sisäänrakennettuna kaikkeen toimintaan Että minä olen vastuussa oman työni laadunvarmistuksesta Että yliopisto panostaa juuri nyt voimakkaasti laadunvarmistuksen toimivuuteen Että laadunvarmistusjärjestelmä on tuki eikä taakka Että laadunvarmistuksessa on kyse mm. prosessien hallinnasta Että laadunvarmistuksessa toimitaan yhteistyössä sidosryhmien kanssa Päivi Lammi ja Matti Hjerppe 03.12.2008 9