LIITE 1 TARJOUSPYYNNÖN LIITE I TARJOUSERITELMÄ Palveluiden tarjoaminen EUROOPAN KOMISSION SUOMEN-EDUSTUSTON JA EUROOPAN PARLAMENTIN SUOMEN TIEDOTUSTOIMISTON YHTEISEN EUROOPPASALIN AVUSTAJAPALVELUT AVOIN TARJOUSPYYNTÖ PO/2014-15/HEL 1
SISÄLLYSLUETTELO 2. TARJOUSPYYNNÖN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS...3 3. SOPIMUKSEN KOHDE...3 3.1. Vaadittavat palvelut...3 3.1.1. Tapahtumien järjestäminen...3 3.1.2. Kysymyksiin vastaaminen tapahtumien aikana...4 3.1.3. Julkaisujen/tiedotusmateriaalin saatavuuden varmistaminen...4 3.1.4. Tehtävien yksityiskohtainen kuvaus...4 3.1.5. Toimintojen kustannuslaskenta...6 3.2. Raportit...6 4. SOPIMUKSEN KOKO...6 5. SOPIMUSPUITTEET...6 6. TARJOUSTEN ESITTÄMINEN...7 7. TEKNINEN TARJOUS...7 8. HINTATARJOUS...7 9. POISSULKEMISPERUSTEET...8 9.1. Valaehtoinen vakuutus ja asiakirjanäyttö...8 9.2. Yritysten yhteenliittymien esittämät tarjoukset sekä tarjoukset, joihin sisältyy alihankintaa...8 10. VALINTAPERUSTEET...9 10.1. Tarjoajan valmiudet...9 10.2. Yhteistarjouksia koskevat lisävaatimukset...11 10.3. Alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset...12 11. MYÖNTÄMISPERUSTEET...12 11.1. Tekninen arviointi...13 11.2. Rahoituksen arviointi...13 11.3. Hankintasopimuksen tekeminen...13 2
1. TARJOUSPYYNNÖN NIMI Euroopan komission Suomen-edustuston ja Euroopan parlamentin Suomen tiedotustoimiston yhteisen Eurooppasalin avustajapalvelut 2. TARJOUSPYYNNÖN TARKOITUS JA ASIAYHTEYS Euroopan komission Suomen-edustustolla, jäljempänä edustusto, on tiedotusja viestintätehtävänsä hoitamiseksi toimitiloissaan kansalaisia palveleva tila, ns. Eurooppasali, jonka se jakaa Euroopan parlamentin Suomen tiedotustoimiston, jäljempänä tiedotustoimisto, kanssa. Yksi edustuston ja tiedotustoimiston tärkeimmistä tehtävistä on tiedottaa kattavasti Euroopan unionin toiminnasta yleisölle, poliittisille päättäjille ja tiedotusvälineille. Osana tiedotus- ja viestintätoimintaansa Eurooppasalin koordinaattori auttaa luomaan suoran yhteyden kansalaisiin ja täyttämään heidän tiedonsaantitarpeensa paikan päällä. Eurooppasalin henkilöstönä on Eurooppasalin koordinaattori, jonka valintaa tämä menettely koskee. Edustusto hakee toimijaa, jolla on tarvittava pätevyys ja kokemus Eurooppasalin koordinaattorin palvelujen tarjoamiseksi. 3. SOPIMUKSEN KOHDE Edustusto vastaa sopimuksesta ja on ainoa yhteyspiste sopimuksen hallinnointiin ja päivittäisiin tehtäviin liittyvissä asioissa. Sopimuksen kohteena on Eurooppasalin koordinaattorin palvelujen tarjoaminen Eurooppasalin tiloissa ja niiden ulkopuolella. Edellä mainittuja tehtäviä suoritetaan koko vuoden ajan keskimäärin 150 tuntia kuukaudessa maanantaista perjantaihin (klo 8.00 20.00) ja/tai lauantaina (klo 9.00 18.00). Eurooppasali on avoinna tarvittaessa lauantaina (enintään kaksi lauantaita kuussa). Toimeksisaajan on taattava palvelun jatkuvuus (myös sijaisjärjestelyt lomien ja muiden poissaolojen aikana) 11 kuukauden ajan vuodessa. Eurooppasali on suljettuna heinäkuun ajan. Henkilövaihdoksiin vaaditaan edustuston etukäteissuostumus. 3.1. Vaadittavat palvelut Toimeksisaajan on tuotettava seuraavia palveluja: 3.1.1. Tapahtumien järjestäminen Eurooppasalin koordinaattori järjestää Eurooppa-aiheisia tapahtumia konferensseja, seminaareja, debatteja, keskustelutilaisuuksia, kilpailuja, elokuvaesityksiä ja kulttuuri- ja taidetapahtumia. Tapahtumat voivat olla: 3
Eurooppasalin koordinaattorin järjestämiä: tapahtumat, jotka järjestetään Eurooppasalissa yksin tai yhteistyössä muiden kumppaneiden, kansalaisjärjestöjen tai sidosryhmien kanssa. Tapahtumat toteutetaan joko tiedotustoimiston tai edustuston (eli sopimusvastaavan) johdolla. Eurooppasalin koordinaattori huolehtii kuitenkin siitä, että ulkomaailmalle välittyy toiminnasta yhtenäinen kokonaiskuva. Eurooppasalin isännöimiä: kolmansien osapuolten kokonaan järjestämät tapahtumat. Eurooppasali tarjoaa tilat niiden käyttöön, mutta koordinaattori osallistuu vain vähäisessä määrin tapahtumien sisällön kehittämiseen ja rahoitukseen. Eurooppasalin koordinaattori vastaa kaikkien Eurooppasalissa (Malminkatu 16, 00100 HELSINKI) järjestettävien tapahtumien yhteydessä konferenssisalin valmistelusta ja tarvittavista laitteista, mukaan lukien istumajärjestelyt, tekniset laitteet (kannettava tietokone, projektori, mikrofonit, kaiuttimet, ilmastointi, edustuston puhujille tarjoamat virvokkeet yms.). Koordinaattori toimii kaikissa tapauksissa yhteistyössä tapahtumasta vastaavan edustuston virkamiehen kanssa. Eurooppasalin koordinaattori järjestää tapahtumia myös Eurooppasalin ulkopuolella. Tapahtumien sisällöstä vastaa edustusto ja/tai tiedotustoimisto. Toimeksisaaja laatii menetelmän kunkin tapahtuman arvioimiseksi ja valitsemiseksi etukäteen Eurooppasalin ohjeiden ja sääntöjen perusteella. Tapahtumat, jotka eivät täytä vahvistettuja tavoitteita, jätetään toteuttamatta. 3.1.2. Kysymyksiin vastaaminen tapahtumien aikana Eurooppasalin koordinaattori(t) eivät ole tekemisissä tiedotusvälineiden kanssa, he eivät vastaa poliittisiin tai arkaluonteisiin kysymyksiin eikä heidän odoteta olevan EU-politiikan asiantuntijoita. Tämän luonteiset kysymykset siirretään edustuston ja/tai tiedotustoimiston osoittamille henkilöille. 3.1.3. Julkaisujen/tiedotusmateriaalin saatavuuden varmistaminen Eurooppasalin koordinaattorin on varmistettava, että tapahtumien aikana on aina saatavilla riittävä määrä komission ja Euroopan parlamentin julkaisuja ja tiedotusmateriaalia. 3.1.4. Tehtävien yksityiskohtainen kuvaus - Eurooppasalin yleisestä imagosta huolehtiminen (noin 5 % työajasta) Eurooppasalin tulisi aina olla ulkoasultaan edustava ja viihtyisä. - Edustuston ja/tai tiedotustoimiston tarjoamien Eurooppasalin tilojen (kokoushuoneet, keittiöt, koordinaattorin toimisto jne.) hallinnointi (noin 10 % työajasta) Koordinaattori valmistelee tilat ja varmistaa, että ne ovat kunnossa Eurooppasalin käyttöä kuten kokouksia, näyttelyjä ja julkisia tilaisuuksia varten. 4
Hän huolehtii myös siitä, että tilat täyttävät eri kohderyhmien tarpeet. Pyynnöstä koordinaattori avustaa hallinnollisissa tehtävissä (esim. kopiointi, tietojen syöttäminen tapahtumien sisäiseen raportointivälineeseen) edustuston virkamiehen valvonnassa. - Eurooppasalin tilojen varaaminen (noin 5 % työajasta) Koordinaattori vastaa tilavarauksista ja niiden koordinoinnista riippumatta siitä, liittyvätkö toiminnot suoraan Eurooppasalin toimintaan vai muihin edustuston tai tiedotustoimiston järjestämiin toimintoihin. Käytössä on tietokonepohjainen varausjärjestelmä. - Tietoisuuden lisääminen Eurooppasalin käyttömahdollisuuksista (noin 20 % työajasta) Koordinaattorin tehtävänä on hakea mahdollisia uusia kumppaneita Eurooppasalista tiedottamiseksi nykyisissä verkostoissa sekä etsiä uusia tiedotuskanavia ja ehdottaa niitä edustustolle. Edustusto kuitenkin tekee päätöksen ehdotettujen kanavien mahdollisesta käyttöön ottamisesta. Koordinaattori tiedottaa Eurooppasalin tapahtumista sosiaalisessa mediassa ennen tapahtumia, niiden aikana ja niiden jälkeen, kun se on mahdollista. Hän myös laatii Eurooppasalin sosiaalista mediaa koskevan strategian yhdessä tiedottamisesta sosiaalisessa mediassa vastaavan henkilön kanssa. - Suhteiden ylläpitäminen kohderyhmiin ja uusien kohderyhmien hakeminen (noin 15 % työajasta) Koordinaattori pitää yhteyttä nykyisiin kohderyhmiin (toimeksisaajalle toimitetaan luettelo kohderyhmistä, kun sopimus allekirjoitetaan) ja kerää järjestelmällisesti tietoja ja palautetta (edustuston toimittamien arviointivälineiden perusteella) kokemuksista, joita kohderyhmillä on Eurooppasalin käytöstä ja toiminnasta. Koordinaattori hakee Eurooppasalille toiminnan painopisteiden kannalta sopivia uusia kohderyhmiä ja kumppaneita. - Avustaminen Eurooppasalin tapahtumien koordinoinnissa ja isännöinnissä: yhteistyö tapahtuman vastuuhenkilön kanssa, yhteyspisteenä toimiminen, edustuston tai tiedotustoimiston johtamista tapahtumista vastuussa olevan henkilön avustaminen ja tarvittavien tausta-asiakirjojen järjestäminen jaettavaksi. (noin 40 % työajasta) Koordinaattori vastaa Eurooppasalin sääntöjen mukaisesti kumppaneiden ja tapahtumien valinnasta edustuston virkamiehen valvonnassa. Koordinaattori lausuu joskus myös tervetulosanat tilaisuuden alussa. 5
- Eurooppasalissa vierailevien kansalaisten avustaminen (noin 5 % työajasta) Koordinaattori auttaa kansalaisia löytämään EU:ta koskevia tietoja ja neuvoo heille muita tietolähteitä ohjaten erityisesti käyttämään samassa rakennuksessa sijaitsevan tiedotuspisteen palveluja. 3.1.5. Toimintojen kustannuslaskenta Muut Eurooppasalin toimintoihin, kuten ateriapalveluihin, tiedotusmateriaalin painamiseen ja konferenssien tulkkaukseen, liittyvät kustannukset katetaan Euroopan komission Suomen-edustuston talousarviosta. 3.2. Raportit Toimeksisaajan on toimitettava joka kuukausi edustustolle yhdessä kuukausittaisen laskun kanssa suomenkielinen raportti edellisen kuukauden aikana tarjotuista palveluista. Raportin on sisällettävä kuvaus tehdystä työstä tuloste edustuston sisäisestä raportointivälineestä, johon koordinaattori on syöttänyt tiedot muut Eurooppasalin toimintaa koskevat kommentit. 4. SOPIMUKSEN KOKO Sopimus tehdään aluksi yhdeksi vuodeksi, ja se voidaan uusia automaattisesti enintään kolme kertaa vuodeksi kerrallaan liitteenä olevan sopimusluonnoksen määräysten mukaisesti. Tarjouspyynnön alustava budjetti on 55 000 57 500 euroa vuodessa ilman arvonlisäveroa. 5. SOPIMUSPUITTEET Edellä kuvatuista palveluista tehdään suora palveluhankintasopimus Euroopan komission, jota edustaa Suomen-edustusto, ja valitun tarjoajan välillä. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteessä II. Tarjousta laatiessaan tarjoajan on otettava huomioon sopimusluonnoksen määräykset, etenkin sen seuraavat kohdat: I.4 Maksujärjestelyt 6
I.8 Tulosten hyödyntäminen II.10 Tulosten omistusoikeus Teollis- ja tekijänoikeudet II.15 Raportointi ja maksut 6. TARJOUSTEN ESITTÄMINEN Tarjouksessa on oltava seuraavat asiakirjat: Poissulkemisperusteita koskeva valaehtoinen vakuutus eli tarjouspyynnön liitteessä III oleva lomake täytettynä ja allekirjoitettuna. Kaikki asiakirjat, jotka liittyvät kohdassa 10 lueteltuihin valintaperusteisiin Tekninen tarjous, jonka on oltava kohdan 7 ja kohdassa 3 esitetyn eritelmän mukainen Kohdan 8 mukainen hintatarjous, joka täyttää kaikki tarjouseritelmän vaatimukset ja joka on tehty käyttäen liitteessä IV olevaa taulukkoa, jonka tarjoaja on täyttänyt ja allekirjoittanut. 7. TEKNINEN TARJOUS Tarjoajien on sisällytettävä tarjoukseensa kaikki tarjouseritelmän vaatimukset täyttävä tekninen tarjous, jossa eritellään, miten sopimuksen mukaiset tehtävät suoritetaan. Teknisen tarjouksen on noudatettava sopimuksen kohteen jäsentelyä (ks. kohta 3) ja täytettävä seuraavat vaatimukset: Teknisessä tarjouksessa esitetään yksityiskohtainen kuvaus siitä, miten tarjoaja aikoo suorittaa sopimuksen mukaiset tehtävät. Tekninen tarjous sisältää myös palvelua koskevat vastaukset tarjouseritelmän liitteessä b esitettyihin kahteen case-tehtävään. Tekniseen tarjoukseen ei sisällytetä asiakirjoja, jotka on mainittu poissulkemisja valintaperusteiden yhteydessä, eikä siinä viitata seikkoihin, jotka on jo käsitelty poissulkemis- ja valintaperusteissa. Tekninen tarjous arvioidaan kohdassa 11 esitettyjen laatua koskevien ratkaisuperusteiden mukaisesti. 8. HINTATARJOUS Hintatarjous on esitettävä liitteessä IV olevalla lomakkeella, joka on allekirjoitettava ja päivättävä asianmukaisesti. 7
Hinnan tulee olla kokonaishinta, joka sisältää kaikki edellä kuvatulla tavalla sopimuksen toteuttamiseen liittyvät kustannukset. 9. POISSULKEMISPERUSTEET Tarjouksia tarjoajilta, jotka eivät täytä varainhoitoasetuksen 1 106 ja 107 artiklassa tarkoitettuja poissulkemisperusteita, ei arvioida. 9.1. Valaehtoinen vakuutus ja asiakirjanäyttö Tarjoajien on toimitettava asianmukaisesti allekirjoitettuna ja päivättynä tarjouspyynnön liitteessä III olevan mallin mukainen valaehtoinen vakuutus, jossa todetaan, että mikään poissulkemiseen johtavista tilanteista ei koske niitä. Tarjoajan, jolle sopimus ollaan myöntämässä, on hankintaviranomaisen antamaan määräaikaan mennessä ja ennen sopimuksen allekirjoittamista toimitettava tarvittavat asiakirjat vakuutuksensa tueksi. Näiden asiakirjojen on oltava lainvoimaisia tarjouksen jättämisen määräaikana, ja ne saavat olla korkeintaan 12 kuukautta vanhoja. Asiakirjanäyttöä koskevia vaatimuksia sovelletaan tarjoajan sijoittautumismaan kansallisen lainsäädännön mukaisesti oikeushenkilöihin ja luonnollisiin henkilöihin sekä, jos hankintaviranomainen katsoo sen tarpeelliseksi, yritysjohtajiin tai muihin henkilöihin, joilla on valtuudet edustaa tarjoajaa tai tehdä päätöksiä tämän puolesta tai valvoa tätä. Jos tällainen asiakirjanäyttö on jo toimitettu jonkin toisen hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen päiväyksestä on kulunut enintään vuosi ja ne ovat edelleen voimassa, tarjoajan on annettava valaehtoinen vakuutus siitä, että asiakirjat on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ja vahvistettava, että sen tilanne ei ole muuttunut. 9.2. Yritysten yhteenliittymien esittämät tarjoukset sekä tarjoukset, joihin sisältyy alihankintaa Jos tarjouksen esittää yritysten yhteenliittymä tai palveluita tarjoava ryhmittymä, kaikkien tarjoukseen osallistuvien talouden toimijoiden on päivätyllä ja allekirjoitetulla valaehtoisella vakuutuksella (liite III) osoitettava, ettei mikään tarjouskilpailun tai hankintamenettelyn ulkopuolelle sulkemiseen johtava peruste päde niihin. 1 Ks. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/fi/txt/?qid=1404928005963&uri=celex:32012r0966. 8
Tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaiselle tämän asettamaan määräaikaan mennessä ja ennen sopimuksen allekirjoittamista edellä mainitut todisteet, joilla varmistetaan yritysten yhteenliittymän tai palveluita tarjoavan ryhmittymän jokaisen jäsenen valaehtoinen vakuutus. Jos tarjoukseen sisältyy alihankintaa, tarjoajan on hankintaviranomaisen sitä pyytäessä toimitettava hankintaviranomaiselle suunnitellun alihankkijan antama valaehtoinen vakuutus, jonka mukaan tämä ei ole missään varainhoitoasetuksen 106 ja 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista. Jos hankintaviranomainen epäilee tätä valaehtoista vakuutusta, sen on pyydettävä varainhoitoasetuksen 143 artiklan 3 ja 4 kohdassa tarkoitetut todisteet. Tarvittaessa sovelletaan varainhoitoasetuksen 143 artiklan 5 kohtaa. 10. VALINTAPERUSTEET 10.1. Tarjoajan valmiudet Tarjoajan on osoitettava riittävä vakavaraisuutensa, luottokelpoisuutensa sekä tekninen suorituskykynsä ja ammatillinen pätevyytensä, joita tämän tarjouseritelmän 3 kohdassa määriteltyjen tehtävien suorittaminen edellyttää. Talouden toimija voi tarvittaessa ja tietyn hankinnan osalta tukeutua muiden organisaatioiden resursseihin riippumatta siitä, millaiset oikeudelliset siteet sillä on niihin. Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on hankinnan suorittamiseksi tarvittavat resurssit, esittämällä esimerkiksi kyseisiltä organisaatioilta saamansa sitoumukset, joiden mukaan se saa tarvittavat resurssit käyttöönsä (ks. jäljempänä kohdat 10.2. ja 10.3). Hankintaviranomainen voi vaatia, että talouden toimija ja edellä tarkoitetut organisaatiot ovat yhdessä vastuussa sopimuksen täyttämisestä. Tarjoajien on todistettava ammatilliset valmiutensa, vakavaraisuutensa, luottokelpoisuutensa sekä tekniset valmiutensa liittämällä tarjoukseensa seuraavat tiedot ja asiakirjat. Jos luottokelpoisuus perustuu kokonaan tai hyvin suurelta osin kolmanteen osapuoleen, hankintaviranomainen voi vaatia, että kyseinen organisaatio allekirjoittaa sopimuksen tai että se antaa yhteisvastuullisen first demand -takuun siinä tapauksessa, että sopimus myönnetään tarjoajalle. Tarjoajan on todistettava vakavaraisuutensa, luottokelpoisuutensa sekä tekniset ja ammatilliset valmiutensa liittämällä tarjoukseensa seuraavassa mainitut tiedot ja asiakirjat. Hankintaviranomainen voi päättää olla vaatimatta tarjoajalta kohdissa 10.1.a 10.1.c tarkoitettuja asiakirjatodisteita, jos tällaiset todisteet on jo toimitettu sille muun hankintamenettelyn yhteydessä ja jos ne täyttävät edelleen kohdassa 10.1 asetetut vaatimukset. 9
a) Oikeudellinen asema ja pankkitilitiedot Tarjoajan on toimitettava asianmukaisesti täytettynä ja allekirjoitettuna oikeushenkilöllisyyttä koskeva lomake sekä tilitietolomake, joissa on mukana tarvittavat liitteet. Lomakkeet ovat saatavilla seuraavissa osoitteissa: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal _entities_en.cfm http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financi al_id_en.cfm b) Luottokelpoisuus ja vakavaraisuus Luottokelpoisuus ja vakavaraisuus on todistettava seuraavilla asiakirjoilla: taseet tai otteet niistä kahdelta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta, jos talouden toimijan sijoittautumisvaltion yhtiölainsäädännössä edellytetään taseen julkaisemista tarjouspyynnön liitteessä VII olevat taulukot I ja II, joihin on merkitty kaikki taseista otetut asianmukaiset tiedot, täytettyinä, allekirjoitettuina ja päivättyinä. Taulukot on toimitettava myös CD/DVD-levyllä tai USB-tikulla. Jos tarjoaja ei voi toimittaa vaadittuja asiakirjoja hankintaviranomaiselle poikkeuksellisesta syystä, jota hankintaviranomainen pitää perusteltuna, tarjoaja saa osoittaa vakavaraisuutensa ja luottokelpoisuutensa jollain muulla hankintaviranomaisen hyväksymällä tavalla (pankkitakauksella, ammattivastuuvakuutuksella jne.). c) Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Tarjoajan on osoitettava vakuuttavalla tavalla, että sillä on valmiudet suorittaa tarjouspyynnön kohteena olevat tehtävät. Ammattikokemus vastaavanlaisten palvelujen tuottamisessa: Tarjoajan on todistettava kokemuksensa tiedotus- ja avustajapalvelujen tarjoamisesta kansainvälisille tai monikansallisille organisaatioille tai yrityksille. Todisteena tarjoajan on esitettävä vähintään kahden (2) kooltaan vertailukelpoista sopimusta (55 000 euroa) julkisten ja/tai yksityisten organisaatioiden kanssa kolmen (3) viime vuoden ajalta ja ilmoitettava asiakkaiden nimet, tarjotut palvelut ja sopimusten kestot. Näiden sopimusten on osoitettava tarjoajan valmiudet tarjota tiedotus- ja avustajapalveluja sekä asiaankuuluvaa hallinnollista ja teknistä tukea. Tarvittavat henkilöstöresurssit sopimuksen täyttämiseksi parhaiden ammattikäytänteiden mukaisesti: 10
Tarjoajan on osoitettava vakuuttavalla tavalla, että sillä on valmiudet suorittaa tarjouspyynnön kohteena olevat tehtävät. Tarjoajan on tarjottava koordinaattori ja sijaiset, joilla on vaadittava pätevyys ja seuraavat taidot ja kokemus: toisen asteen tutkinto vähintään kolmen vuoden kokemus työskentelystä viestinnän ja asiakaspalvelun alalla kokemusta tapahtumien järjestämisestä sujuva suomen, ruotsin ja englannin kielen taito palvelujen suorittamisesta vastaavilla henkilöillä on oltava erinomaiset viestintätaidot ja heidän on oltava erittäin vastuuntuntoisia ja aloitekykyisiä heidän on oltava palvelusuuntautuneita ja pystyttävä työskentelemään paineen alla heillä on myös oltava tekniset valmiudet käyttää av-laitteita kuten projektoreja, tietokoneita, televisioita ja dvd-soittimia, ja heidän on hallittava perusteellisesti Microsoft Office -ohjelmisto, erityisesti Power Point, ja tunnettava sosiaalinen media. Todisteena tarjoajan on toimitettava koordinaattorin yksityiskohtainen ansioluettelo ja sijaisten henkilökuvat, joissa ilmoitetaan koulutus, työkokemus ja muu osaaminen ja pätevyys. 10.2. Yhteistarjouksia koskevat lisävaatimukset Jos tarjouksen tekee yhteenliittymä tai ryhmittymä, kunkin sen jäsenen vakavaraisuus ja luottokelpoisuus on todistettava (ks. kohta 10.1.b). Lisäksi tarjouksen mukana on toimitettava seuraavat asiakirjat: asiakirja, jossa ilmoitetaan yhteenliittymää edustamaan nimetyn yrityksen nimi, sopimuksen allekirjoittajaksi yhteenliittymän puolesta valtuutetun ja/tai yhteyshenkilönä komissioon päin toimivan henkilön valtakirja sekä tiedot pankkitilistä, jolle yhteenliittymälle osoitetut maksut suoritetaan (pankkitilin on oltava sama kuin kohdassa 10.1.a) asiakirja, jossa kuvataan selkeästi ryhmän tai vastaavan kokonaisuuden (yhtiö/tilapäinen yhteenliittymä jne.) kokoonpano ja rakenne sekä se, missä oikeudellisessa muodossa niiden yhteistyö toteutetaan siinä tapauksessa, että ne voittavat tarjouskilpailun, jos oikeudellisen muodon muuttaminen on tarpeen sopimuksen asianmukaisen täytäntöönpanon kannalta kultakin jäseneltä allekirjoitettu kirje, jossa sitoudutaan toimittamaan tarjouksessa esitetyt palvelut ja jossa kuvataan jäsenen rooli, pätevyys ja kokemus. 11
10.3. Alihankintaa sisältäviä tarjouksia koskevat lisävaatimukset Jos tarjoukseen sisältyy alihankintaa, tarjoajan on esitettävä todisteet kaikkien alihankkijoiden vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta (ks. kohta 10.1.b), jos alihankkijoille osoitetut tehtävät muodostavat vähintään 20 prosenttia sopimuksen arvosta. Lisäksi tarjouksen mukana on toimitettava seuraavat asiakirjat: asiakirja, jossa ilmoitetaan selkeästi kunkin alihankkijan henkilöllisyys, rooli, tehtävät ja velvollisuudet, eritellään kullekin alihankkijalle annettujen tehtävien laajuus/osuus sekä kuvataan suunniteltu menetelmä kunkin alihankkijan tekemien töiden laadun seuraamiseksi; kultakin alihankkijalta sitoumuskirje, jossa alihankkija yksiselitteisesti sitoutuu tekemään yhteistyötä tarjoajan kanssa, jos tämä voittaa tarjouskilpailun, ja jossa todetaan, missä määrin alihankkija asettaa resurssejaan tarjoajan käytettäväksi sopimuksen toteuttamista varten. Jos alihankintaa ei käytetä, on toimitettava asiakirja, jossa tarjoaja toteaa, että alihankintaa ei ole tarkoitus käyttää ja että komissiolle ilmoitetaan, jos tilanne muuttuu. Komissio pidättää itsellään oikeuden päättää, hyväksyykö se tällaisen muutoksen. 11. MYÖNTÄMISPERUSTEET Tarjouksia tarjoajilta, jotka eivät täytä poissulkemis- tai valintaperusteita, ei oteta huomioon tarjouskilpailua ratkaistaessa. Poissulkemis- ja valintaperusteet läpäiseviä tarjoajia arvioidaan myöntämisperusteiden mukaisesti. Menettelyssä valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous seuraavin perustein: 12
Laatu nro Arviointiperuste Pisteitä enintään 60 % pisteistä 1 - teknisen tarjouksen laatu, asianmukaisuus ja kattavuus, millä osoitetaan, että tarjoaja suorittaa tehtävät noudattaen kaikkia tarjouseritelmän vaatimuksia (enintään 30 pistettä) - ansioluettelo (enintään 30 pistettä) 2 Case-tehtäviin annettujen vastausten asianmukaisuus, kattavuus, luovuus ja vakuuttavuus 50 30 50 30 Pisteitä yhteensä 100 Hinta 11.1. Tekninen arviointi Tarjouksen osana toimitettu tekninen tarjous (ks. kohta 7) arvioidaan kohdissa 1 ja 2 esitettyjen arviointiperusteiden perusteella (ks. kohta 11). Teknisen arvioinnin tulos on kunkin laatuperusteen arvioinnin tuloksena saatujen pisteiden summa. Tarjouskilpailua ratkaistaessa otetaan huomioon ainoastaan tarjoukset, jotka ovat saaneet vähintään 60 prosenttia kunkin arviointiperusteen enimmäispistemäärästä ja yhteensä vähintään 70 pistettä. 11.2. Rahoituksen arviointi Hintatarjouksen tekemisessä on käytettävä liitteessä IV olevaa taulukkoa. Jos alkuperäistä taulukkoa muutetaan tai siitä jätetään pois jotakin, tarjous hylätään. 11.3. Hankintasopimuksen tekeminen Sopimus myönnetään sen tarjouksen tekijälle, joka saa seuraavan kaavan mukaisesti laskettuna korkeimman pistemäärän: Tarjouksen X saamat pisteet Edullisin hinta = Tarjouksen X hinta * Tarjouksen X laatupisteet yhteensä (enintään 100) kaikkien kriteerien osalta 13