6 Ostotilausjärjestelmää käytetään ulkopuolisille toimittajille tehtävien tilausten käsittelemiseen. Ostojen käsittelyn rungon muodostavat tilausten syöttö ja tavaran saapumisen kirjaus. Näiden lisäksi voidaan tulostaa ostotilauskirjeet vaaka- tai pystytulosteina sekä luoda raportteja eri kriteerein. Ostosuunnitelmalla voidaan hahmotella uutta tilausta vertaamalla nykyistä varastotilannetta ja toimittamattomia tilauksia ihannevarastoon. Ostotilaussuunnitelmien pohjalta voidaan muodostaa ns. päämiestilauksia. Ostobudjetit voidaan luoda hankintasuunnitelma-ohjelmalla, jossa niistä voidaan luoda myöhemmin varsinaiset ostotilaukset. Hankintasuunnitelmassa olevat tiedot näkyvät tuotevarastokyselyn suunnitelma-välilehdellä. Ostotilaukselle voidaan kerätä yhteen myyntitilauksia omalla ohjelmallaan. Mikäli ostotilaus on tehty myyntitilauksesta voidaan ostojen saapumisen yhtydessä luoda myös lähetysluettelot Yksittäisestä myyntitilausrivistä voi myös muodostaa ostotilauksen suoraan myyntitilausohjelmassa. Ostotilausten käsittelyn pohjana on useita eri perustietoja. Tilauslajitiedoissa määritellään mm. käytettävät numerosarjat, tulosteet, näytetäänkö varaston saldoja ja miten toimitusaikaa käsitellään. Toimittajan perustietoihin määritellyt maksu- ja toimitusehdot sekä vakioalennukset tuodaan tilausten syötössä näyttöön, mikä nopeuttaa ja helpottaa kirjausta. Vastaavasti tuotteiden taustalta on löydettävissä värit, tyypit ja hintaryhmät sekä valuuttakohtaiset hinnastot. Ostotilauksista voidaan tulostaa toimittajalle lähetettävät kirjeet joko pysty- tai vaakatulosteena. Laajemmat yhteenvedot saadaan ostotilauskantaraportilla joko tuotteittain tai toimittajittain. Saapuvan tilauksen kirjauksessa päivitetään otsikko- ja rivitietojen lisäksi tuotteiden varastoja, viikkotilastoja ja yleisparametreissa määritellyn valinnan mukaan joko välittömiä kustannuksia tai inventaarihintaa. Päivitys tapahtuu painotetusti eli siinä huomioidaan nykyinen varastosaldo ja hinta sekä tuleva määrä ja sen hinta. 9-versiosta lähtien on hankittavissa uusi erillinen Dafon raportointimoduli, jossa voidaan saada yhteenvetoja ja kausivertailuja ostoista. 6 1 31.10.2004
6.1 Ostotilausten syöttö 32Ostila.exe 6.1.1 Yleistä Ohjelmalla kirjataan tuotteiden uusia ostotilauksia tai tehdään muutoksia olemassa oleviin tilauksiin. 6.1.2 Parametrit Ostotilausten syöttö on riippuvainen monesta ennakkoon määriteltävästä ja tallennettavasta tiedosta. Jo syötön aloitusvaiheessa pyydetään valitsemaan luettelosta tilauslaji, jonka tilaustyypiksi on valittu Osto. Tilaustyyppi on tärkeä, koska tilauslajeissa käsitellään samalla myös myyntitilausten tilauslajeja. Jos ostotilauslajia ei löydy, ohjelma ei jatka eteenpäin. Tilauslajin perustiedoissa määritellään myös käytettävät numerosarjat. Jos numerosarjoja ei määritelty, on numero annettava itse. Yleisparametreissa on mahdollisuus merkitä Ostaja pakolliseksi kentäksi ( 06. Ostotilauksen pakolliset kentät ). Ostajat perustetaan myyjätietojen ylläpito-ohjelmalla. Ne henkilöt, jotka on merkitty ostajiksi, tuodaan ostotilausostikon alasvetovalikkoon. Tämän lisäksi ohjelman toimintaan vaikuttaa joukko yleisparametreja, jotka toimivat yleisesti läpi koko Dafo-järjestelmän. Tälläisiä ovat mm 00. Termien muutos mahdollista 00. Tyyppikoodin pituus 00. Värikoodin pituus 01. Oletuslaatuluokka 01. Laatuluokka valinnassa <ei arvoa> 01. Nimen muutos tilauksilla ja työmääräimellä 01. Vakiolajitelmat käytössä 05. Tilaussyöttö: tyyppien perustaminen estetty 05. Tilaussyöttö: värien perustaminen estetty Sen sijaan toimitusaikaan liittyvät parametrit eivät ole toiminnassa 05. Tilaussyöttö: Toimitusaika päivä 05. Tilaussyöttö: toimitusajan oltava perustettuna 05. Toimitusviikko ei kuluvaa pienempi 6 2 31.10.2004
6.1.3 Aloitusruutu Kun ohjelma on käynnistetty, on ensimmäiseksi valittava ostotilauksen laji. Kaikki tilaustyypin Osto sisältävät lajit näkyvät valintalistassa. Jos kyseisen tyyppisiä tilauslajeja ei ole perustettu, oheisen kuvan kentät ovat tyhjiä ja vain peruuta toiminto on käytettävissä. Tilauslajin teksti näytetään työasemassa viimeiseksi valitulla kielellä. Numerosarjat on määritelty tilauslajilla ja tässä näytetään seuraavaa vapaata numeroa. Numero on muutettavissa tilausten syötön yhteydessä. Samoin tilauslaji voidaan vaihtaa myöhemmin. Ruudun toimintonapit OK Peruuta Hyväksytään valinnat ja siirrytään otsikkotietoihin Lopetetaan ohjelma Kenttien kuvaukset Tilauslaji Seur.nro/kotimaa Seur.nro/vienti Ostotilauslaji, jolle halutaan syöttää tilauksia Tilauslajilta alustettu kotimaan numerosarjan seuraava vapaa numero Tilauslajilta alustettu viennin numerosarjan seuraava vapaa numero 6 3 31.10.2004
6.1.4 Otsikkoruutu Ylävalikoista voidaan mm. virkistää ruudun tiedot (Tiedosto-Virkistä), vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Rivit Uusi Tallenna Poista Lopeta Ohje Tilauslaji Toim.oso Dok.oso Selailunäppäimet tilauslajin otsikkotiedoissa: Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen Siirry ruudulla olevan tilauksen rivitietoihin Uuden tilauksen syöttöön Tallennetaan tilausotsikon tiedot. Näppäin tulee aktiiviseksi, kun jotain tilauksen otsikkotietoa muutetaan. Jos ostotilauksesta yritetään poistua tässä vaiheessa, kysytään: tietoa on muutettu, tallennetaanko. Poistetaan ruudulla oleva ostotilaus ja kaikki sen rivit. Poiston yhteydessä voidaan määritellä syykoodi, jolla tilaus poistetaan. Jos syykoodi annetaan, jää tilaus tilauskantaan poistomerkinnällä varustettuna. Näin poistetuista tilauksista saadaan esim. tilauskantaraportti ja rivit saadaan tulostettua asiakkaan tilauskirjeelle. Lopetetaan ohjelma Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Tilauslajin vaihto Poikkeavan toimitusosoitteen syöttö Poikkeavan dokumenttiosoitteen syöttö Tilausnumerokentän vieressä selailu tilauksiin ja toimittajanumeron vieressä selailu toimittajiin. Selailut on uudistettu. Toimittajaselailun toiminta on kerrottu toimittajatietojen ylläpidossa ja tilausselailun toiminta myöhemmin tässä ohjeessa. 6 4 31.10.2004
Näillä näppäimillä päästään ostotilauksiin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia ostotilauksiin liittyviä muistioita ovat tilauksen, toimittajan ja tuotteen muistiot. Kenttien kuvaukset Tilausnumero Ruudulla olevan ostotilauksen numero DAFOssa Toimittaja Toimittajan numero, nimi ja osoite Laskutus Kenttään voidaan antaa asiakasnumero, joka tulostetaan ostotilauskirjeelle (vaakatuloste) kohtaan Laskutus. Tilauspvm Tilauksen päivämäärä. Uutta tehtäessä ehdotetaan kuluvaa päivämäärää. Vahvistuspvm Informatiivinen tieto. Ylläpidetään ja näytetään vain tällä ruudulla. Lähtövpm Lähtöpäivä toimittajalta. Tietoa voidaan käyttää rajaustekijän ostotilauskantaraportilla. Voi olla myös tyhjä tai nolla eli yleensä syöttövaiheessa ei anneta (ei tiedetä). Toimituspvm Otsikkotasolla voidaan muuttaa toimitusaikaa siten, että muutettaessa toimituspäivämäärää ohjelma kysyy, tehdäänkö sama muutos ostotilauksen riveille. Uusi toimituspäivämäärä (ja -viikko) viedään kaikille riveille. Jos päivämäärän muutos aiheuttaa viikon muuttumisen päivitetään myös tuotevko-taulun Tulossa-määriä. Alennukset Alennusprosentit, jotka koskevat koko ostotilausta. Riveittäin voidaan kuitenkin kieltää otsikon alennukset Hyväksyjä Jos ostajan perustiedoissa (yhdistetty myyjätietojen ylläpitoon) on ostajalle merkitty hyväksyjä, niin uudelle ostotilaukselle viedään hyväksyjäksi ko. tieto. Hyv.pvm Uudelle tilaukselle viedään hyväksymispäivä nollana. Jos ostajalla on hyväksyjä, niin hyväksyjän on käytävä hyväksymässä ostot. Jos vanhalla tilauksella on jo hyväksymispäivä ja sitä yritetään muuttaa, niin siitä annetaan ilmoitus. Tällöin muutos voidaan kuitenkin haluttaessa tehdä. Asiakk.tilaus Toimittajalle välitettävä viitetieto. Maksuehto Maksuehdon teksti ruudun kielellä. Tuodaan toimittajan ehtotiedoista. Toimitustapa Toimitustavan teksti ruudun kielellä. Tuodaan toimittajan ehtotiedoista. Toimitusehto Toimitusehdon teksti ruudun kielellä. Tuodaan toimittajan ehtotiedoista. Ostaja Ostajan nimi. Valittava alasvetovalikosta. Pakollinen, jos parametreissa on niin määritelty. Katso kohta 6.1.2 Parametrit. Koska toimittajan tiedoista puuttuu ostajatieto on tässä oletuksena <ei arvoa>. Arvopvm Jos laskun arvopäivämäärä tiedetään jo tilausvaiheessa, voidaan se antaa. Maksuehto lähtee liikkeelle laskun arvopäivämäärästä. Järjestelmä jättää kentän tyhjäksi. Arvopäivien lkm Laskun arvopäivämäärän muodostusta varten päivien lukumäärä, joka lisätään laskun päivään. Laskun maksuehto lähtee liikkeelle laskun arvopäivästä. Tilauskirje Jos tässä on rasti, voidaan tilauksesta tulostaa tilauskirje. Alustus tilauslajin perustietojen mukaan. Toimitusajan muutos Tällä toiminnolla voidaan muuttaa kaikkien rivien toimitusaika tässä annetuksi. Disketin kuvalla aktivoidaan tallennus. Voidaan käyttää esim. silloin kun on muutettu toimituspvm kaikille riveille, mutta halutaan viikon olevan eri kuin toimituspäivästä johdettu. Tilaus yhteensä Tilauksen yhteensä summat: kappalemäärä ja summa valuutassa. Valuutta on muutettavissa. Ohjelma ehdottaa toimittajan perustiedoissa olevaan valuuttatunnusta. Hinnasto Tilauksella käytetty hinnasto. Tuodaan toimittajalta, mutta voidaan tilauskohtaisesti muuttaa. 6 5 31.10.2004
Ohjelma tuo automaattisesti toimittajan perustiedoista osoitteen, toimittajan alennukset (2 kpl), maksuehdon, toimitustavan, toimitusehdon, valuutan ja hinnaston, mikäli ne on sinne täytetty. Nämä tiedot ovat tilauskohtaisesti muutettavia tietoja. Muuttaminen tapahtuu valitsemalla alasvetovalikosta haluttu vaihtoehto. Mikäli mieleistä vaihtoehtoa ei ole valikossa, käydään sellainen perustamassa perusparametreihin. Alennukset tulostuvat ostotilauskirjeelle. Tilauspäivämääräksi ehdotetaan kuluvaa päivää, mutta se on vaihdettavissa joko suoraan kenttään kirjoittamalla tai selailuvalikosta valitsemalla. Asiakkaan tilaus -kenttään voit kirjata viitetietoa, jonka haluaa välittyvän toimittajalle. Kenttä tulostuu tilauskirjeelle kohtaan Viitteemme tilausnumeroiden perään. 6.1.4.1 Uusi tilaus Uuden tilauksen syöttö aloitetaan painamalla otsikko-tiedoissa Uusi-näppäintä, minkä jälkeen näytöön tulee oheinen ikkuna. Ikkunaan syötetään tai haetaan selailun kautta toimittaja. Kun toimittajakentästä siirrytään seuraavaan kenttään, tulee näyttöön toimittajan nimi. Jos nimeä ei ilmesty, on syytä tarkistaa syötetty toimittajanumero. Samassa yhteydessä haetaan myös tilauslajin perustietojen mukaisesta numerosarjasta seuraava vapaa numero. Tilausnumero voidaan tässä yhteydessä muuttaa. Ruudun toimintonapit OK Peruuta Meno toimittajaselailuun. Muodostetaan uusi ostotilausotsikko ja palataan otsikkoruutuun. Samalla otsikon tiedot täytetään automaattisesti toimittajan tiedoilla. Palataan takaisin lähtöikkunaan tekemättä ostotilausotsikkoa. Kenttien kuvaukset Toimittaja Ostotilauksen toimittajan numero. Nimi haetaan poistuttaessa syöttökentästä. Tilausnumero Uuden tilauksen numero, joka alustetaan tilauslajin numerosarjan viimeksi käytetystä numerosta lisäämällä siihen yksi. Numeron voi vaihtaa, jolloin numerosarjan viimeksi käytettyä ei päivitetä. Samaa numeroa ei voi enää käyttää toisen toimittajan tilauksella. 6 6 31.10.2004
6.1.4.2 Poikkeava toimitusosoite Toimittajalle voidaan ilmoittaa tilauskohtaisesti normaalista poikkeavat nimi ja osoitetiedot painamalla otsikkoruudulta Toim.oso-näppäintä. Tiedot tulostuvat tilauskirjeelle. Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Sulje Tallentaa poikkeavat nimi- ja osoitetiedot. Poistaa tietueen Palataan otsikkotietoihin ilman muutoksia. Kenttien kuvaukset Nimi Osoite Maa Kaksi ensimmäistä kenttä on varattu nimelle ja sitä mahdollisesti tarkentavalle muulle tiedolle kuten esimerkiksi osasto tai henkilö. Kolmeen seuraavaan kenttään syötetään osoitetiedot lähi- ja postiosoitteet. Osoitteeseen voidaan lisätä tarpeen mukaan myös maan nimi. 6.1.4.3 Dokumenttien osoite 6 7 31.10.2004
Ostotilaukselle voidaan poikkeavan toimitusosoitteen lisäksi antaa normaaliosoitteesta poikkeava dokumenttiosoite, jonka tarkoituksena on ohjata toimittajan lähettämät viestit oikeaan paikkaan. Tähän ikkunaan päästään painamalla otsikkoruudulta Dok.oso-näppäintä. Tiedot tulostetaan vain tilauskirjeelle, joka tulostetaan vaakasuoralle lomakkeelle. Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Sulje Tallentaa poikkeavat nimi- ja osoitetiedot. Poistaa tietueen Palataan otsikkotietoihin ilman muutoksia. Kenttien kuvaukset Nimi Osoite Maa Kaksi ensimmäistä kenttä on varattu nimelle ja sitä mahdollisesti tarkentavalle muulle tiedolle kuten esimerkiksi osasto tai henkilö. Kolmeen seuraavaan kenttään syötetään osoitetiedot lähi- ja postiosoitteet. Osoitteeseen voidaan lisätä tarpeen mukaan myös maan nimi. 6.1.5 Tilausselailu Rekisterissä olevan ostotilauksen (valitun tilauslajin sisällä) saa tuotua ruudulle kirjoittamalla sen numeron Tilausnumero kenttään ja painamalla ALT+Enter. Sen voi selailla ruudulle ruudun alareunassa olevista nuoliselailunapeista tai sen voi etsiä selailun kautta painamalla Tilausnumero kenttän sivussa olevaa nuolinäppäintä, joka avaa uuden selailuikkunan: 6 8 31.10.2004
1.Tiedot-välilehti (Alt 1) Selailu on uudistettu niin, että käyttäjä pystyy itse valitsemaan, mitä kenttiä tilaustiedoista tuodaan ruudulle. Erilaisia selailuja voidaan tallentaa ja valita niistä aina sopiva käyttöön. Ikkunassa näkyvät tiedot voidaan myös siirtää Exceliin ja tulostaa sitä kautta paperille. Selailut ovat yritys ja käyttäjäkohtaisia eikä niitä voi kopioida eri käyttäjien välillä. Tiedot selailuista tallennetaan selaaja-alkuisiin tietokannan tauluihin. Ruudulle valittuja tietoja voidaan lajitella minkä tahansa ruudulla näkyvän sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Sarakkeiden leveyttä voidaan muuttaa hiirellä sarakkeen otsikon oikeanpuoleisesta reunaviivasta. Sarakkeiden paikkaa voidaan vaihtaa raahaamalla sarake hiirellä otsikosta oikeaan kohtaan. Ruudun alareunasta voidaan valita, kuinka monta ensimmäistä riviä tuodaan näyttöön. Rinnalla näkyy, kuinka monta riviä valintaan todella tuli. Jos luvut ovat samat, on syytä kasvattaa maksimiarvoa, jotta kaikki ehdon täyttävät rivit saadaan näkymään selailuikkunaan. Ruudun toimintonapit Valitse (Alt-V) Hae (Alt-H) Palauta (Alt-P) Aktiiviseksi valittu rivi tuodaan tilausylläpitoruutuun Kun rajauksia on muutettu, niin rajausten mukaiset tilaukset haetaan ruutuun tällä toiminnolla Kun rajaustietoja on muutettu, niin alkupäiset rajaukset palautetaan ruutuun Lisää rajaus (Alt-L) Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa uusia rajaustietoja. Sulje (Alt-S) Palataan takaisin ylläpito-ruutuun. Klikkaamalla jonkin sarakkeen kohdalla hiiren kakkospainiketta (normaalisti oikeanpuoleinen) saadaan valikko, jossa on seuraavat rivit: Nimi Rajaa Rajaa Rajaa sisältää Poista rajaus Sisältö Lisää sarake Piilota sarake Sarakkeen nimi, jossa ollaan parhaillaan (harmaana) Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on sama arvo kuin ko. rivillä. Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa rajauksia Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on arvo jo sisältää ko. rivin arvon. Poistetaan ko. sarake rajaustiedoista Joissakin kentissä voidaan valita näytetäänkö koodi, nimi vai molemmat (esim. toimittajan numero, nimi tai molemmat). Saadaan luettelo niistä kentistä, jotka on lisättävissä sarakkeeksi selailuun Poistetaan kyseinen sarake selailunäytöstä Selailuun voidaan valita seuraavia tietoja: Aakkostus, Alennus1-%, Alennus2-%, Asiakk.tilaus, Hinnasto, Hyv.pvm, Hyväksyjä, Lähtöpäivä, Maksuehto, Ostaja, Poissyy, Tilauslaji, Tilausnumero, Tilauspvm, Toimittaja, Toimitusehto, Toimituspvm, Toimitustapa, Vahv.päivä, Valuutta, Yht, Yht.val 6 9 31.10.2004
2.Rajaus-välilehti (Alt 2) Ensimmäisessä sarakeessa valitaan mitkä tiedot toimivat rajaavina. Kaikki em. selailuun valittavat tiedot voivat olla myös rajaavia. Toisessa sarakeessa valitaan rajaustapa. Näitä voi olla seuraavat: Alkaa(vain aakkosnumeerisissa kentissä), Erisuuri, Pienempi, Pienempi tai yhtäsuuri, Puuttuu, Sisältää, Suurempi, Suurempi tai yhtäsuuri, Välisssä, Yhtäsuuri. Valinta <ei arvoa> jättää ko. rajauksen pois. Kolmannessa (ja neljännessä) sarakkeessa valitaan arvo,johon kakkossarsakkeen ehtoa verrataan. Lisää rajaus-napilla saadaan lisää rajausrivejä. Hae-napilla haetaan rajauksen mukaiset tiedot ykkösvälilehdelle. 6 10 31.10.2004
3-Menuvalinnat Uusi Ylläpito Käytä oletuksia Tallenna suljettaessa Selailut Tallennetaan uusi selailuvalinta: rajaukset ja sarakkeet. Selailulle annetaan numero ja nimi, jolla se löytyy myöhemmin menuvalikosta. Tuodaan näkyviin perustetut selailut, joista voidaan valita jokin selailu muutettavaksi, poistettavaksi tai oletukseksi. Käytetään yleisiä selailuoletuksia Kun selailuun tehdään muutoksia, niin muutokset voidaan tallentaa oletusarvoksi, kun ohjelma suljetaan. Oletusarvoa käytetään kun seuraavan kerran mennään selailuun. Kun uusia selailuja tallennetaan, niin ne tulevat valintalistaan. Niistä voidaan valita kulloinkin haluttu selailu käyttöön. Valitse Hae Lisää rajaus Palauta Exceliin Exceliin Sulje Aktiiviseksi valittu rivi tuodaan tilausylläpitoruutuun Kun rajauksia on muutettu, niin rajausten mukaiset tilaukset haetaan ruutuun tällä toiminnolla Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa uusia rajaustietoja. Kun rajaustietoja on muutettu, niin alkupäiset rajaukset palautetaan ruutuun Siirtää ruudulla näkyvät tiedot excel-tiedostoksi, jonka nimi ja sijainti kysytään tallennuksen yhteydessä. Siirtää ruudulla näkyvät tiedot excel-ohjelmaan, josta ne voidaan esim. tulostaa tai jatkojalostaa ja tallentaa Sulkee selailun 6 11 31.10.2004
6.1.6 Ostotilauksen rivien käsittely Toinen rivinäyttö Ylävalikoista voidaan mm. virkistää ruudun tiedot (Tiedosto-Virkistä), vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Otsikko Siirry ruudulla olevan ostotilauksen otsikkotietoihin Näyttö Vaihdetaan rivien näyttöosaan joko kokokohtaiset määrät tai toimitusaika/hinta näyttö. Oletuksena kokokohtaiset määrät. Varasto Avataan tuotteen varastokysely-ohjelma. Ruutuun tuodaan riville valitun tuotteen/värin tiedot. Välilehti näkyvissä vain jos tilauslajin tiedoissa valittu varaston näytöksi jokin arvo. Uusi Uuden tilausrivin syöttöön 6 12 31.10.2004
Tallenna Poista Sulje Ohje Tallennetaan tilausrivin tiedot. Näppäin tulee aktiiviseksi, kun jotain rivin tietoa muutetaan. Jos riviltä yritetään poistua tässä vaiheessa, kysytään: tietoa on muutettu, tallennetaanko. Poistetaan alaosassa oleva tilausrivi. Poiston yhteydessä voidaan määritellä syykoodi, jolla rivi poistetaan. Jos syykoodi annetaan, jää rivi tilauskantaan poistomerkinnällä varustettuna. Näin poistetuista riveistä saadaan esim. tilauskantaraportti ja rivit saadaan tulostettua asiakkaan tilauskirjeelle. Poiston yhteydessä hävitetään myös linkki mahdollisiin myyntitilauksiin, jos ostotilaus on luotu niiden pohjalta. Suljetaan riviruutu ja palataan otsikkotietoihin Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Näillä näppäimillä päästään tilauksiin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia ostotilauksiin liittyviä muistioita ovat tilauksen, toimittajan ja tuotteen muistiot. Ensimmäinen nuoli lähtee tuotteiden selailuun. Kun tuote on valittu päästää toisella nuolella tuotteen värin valintaikkunaan. Kolmas nuoli tuo näyttöön lajitelmien selailun. Toimintonapilla siirrytään tuotetilanneselailuun. Kenttien kuvaukset Tilaus Toimittaja Tilaus yht.yks Val Ruudulla olevan ostotilauksen numero DAFOssa Toimittajan nimi Tilauksen kappalemäärä yhteensä Tilauksen valuuttasumma yhteensä. Jos hinnoissa ei ole veroa mukana, myös kokonaissumma on ilman veroa. Rivitaulukko 1: Rivi Tilauksen rivit näkyvät taulukossa. Tässä sarakkeessa rivinumerot. Tuote Tilausriviin syötetty tuotetunnus Väri Tuotteen värikoodi Yhteensä Rivin tilausmäärä yhteensä 1 20 Rivin kokokohtaiset määrät. Sarakkeita on näkyvissä niin monta kuin tuotekoodin rakenteessa on ilmoitettu kokoja olevan käytössä. Rivitaulukko 2: Rivi Tilauksen rivit näkyvät taulukossa. Tässä sarakkeessa rivinumerot. Tuote Tilausriviin syötetty tuotetunnus Nimi Tuotteen nimi Väri Tuotteen värikoodi Tyyppi Jos tyyppi on käytössä, näkyy tilausrivin tyyppi tässä sarakkeessa Hr Jos hintaryhmät ovat käytössä, näkyy rivillä oleva hintaryhmätunnus tässä sarakkeessa Yhteensä Rivin tilausmäärä yhteensä Toimitusaika Tilausrivin toimitusaika lyhyessä muodossa VVTTTT, missä VV=vuoden kaksi viimeistä numeroa ja TTTT=toimitusajan tunnus joko 2 tai 4 merkkiä pitkänä Hinta Lajitelma kpl Kollit 1 Määrät välilehti: Rivi Pika Tilausrivin a-hinta Tuotteen lajitelman tunnus. Lajitelmien kappalemäärä. Tilausrivistä muodostuvien kollien lukumäärä. Ostotilausrivin yksilöivä rivinumero Jos tuotteella on pikakoodit käytössä (tuotekoodin ylläpito), niin tuote 6 13 31.10.2004
Tuote Toimituspvm Vuosi T.aika Väri Tyyppi Hr Laatuluokka Lajitelma Yhteensä A-hinta <ei otsaketta> Tili Kustannuspaikka Koko Kollit voidaan hakea ruutuun pikakoodin avulla. Pikakoodi voi olla joko tuotetai värikohtainen Tuotteen koodi jaoteltuna tuotekoodin rakenteen mukaisiin osiin. Osien otsikkotiedot tuodaan myös tuotekoodin rakenteesta. Tilausrivin toimituspäivämäärä. Jos otsikolle on annettu toimituspäivä, alustetaan se tähän kenttään. Jos toimitusaikaa ei haeta tuotteelta (määritetään tilauslajin perustiedoissa), niin toimitusaika muodostetaan toimituspäivämäärän mukaan. Toimituspäivämäärä tallentuu ostotilausriveille aina. Jos sitä ei anneta, se haetaan toimitusajan perustiedoista (Loppupvm). Toimitusajan vuosiosa. Toimitusaika on muuten vapaasti muotoiltavissa, mutta alussa on aina oltava vuosi kokonaisuudessaan. Toimitusajan loppuosa. Toimitusajat ovat yleensä viikkoja, kuukausia tai kuukauden alku/loppuosia. Toimitusaika tuodaan joko tuotteelta tai edelliseltä riviltä. Rivin tuotteen väritunnus. Jos tuotteella on vain yksi väri, tuodaan se oletuksena uudelle tilausriville. Jos tyyppi on käytössä, näkyy tässä riville valittu tuotteen tyyppi. Jos hintaryhmät ovat käytössä, näkyy rivin hintaryhmätunnus tässä. Eri hintaryhmien määrät on syötettävä eri riveille. Mikäli tuotekoodin ylläpidossa on määritelty, että laatuluokat ovat käytössä, syötetään tilausriville myös laatuluokka. Laatuluokat perustetaan perustietojen nimitiedoissa. Parametrilla 01. Oletuslaatuluokka määritellään laatuluokka, joka tulee oletuksena uudelle tilausriville. Mikäli vakiolajitelmat tai tuotekohtaiset lajitelmat ovat käytössä, voidaan riville syöttää tilattu lajitelma. Jos tuotteelle on annettu oletuslajitelma, tuodaan se oletuksena uudelle riville. Kentän vieressä olevalla nuolinäppäimellä päästään lajitelmien selailuun, josta poiminta voidaan tehdä. Tilausrivin tilausmäärä yhteensä. Jos kyseessä on kokolajitelmaton tuote, annetaan tilattu määrä tähän. Silloin määrä voi sisältää myös desimaaliosan. Kokolajitelmallisille tuotteille voidaan yhteensä määrä joko syöttää tai se lasketaan kokokohtaisista määristä. Myös tämä määritys tehdään tilauslajien perustiedoissa. Jos tuote on kokolajitelmallinen, mutta kokokohtaisia määriä ei vielä tiedetä, voidaan antaa pelkkä yhteensä määrä. Jos kokokohtaisia määriä annetaan, on niiden yhteen laskettu määrä vastattava Yhteensä -kenttään. Tuotteen yksikköhinta ostotilauksen (toimittajan) valuutassa. Tuotteen nimi on mahdollista muuttaa tai täydentää. Yleisparametreissa oleva kohta "01. Nimen muutos tilauksilla ja työmääräimellä" sallii nimen muutoksen. Muutettu nimi talletetaan Ostrivit taulun kenttään TuoteNimi. Muut ohjelmat eivät käytä tätä nimeä toistaiseksi. Ostotilauksen ostotilitunnus. Tuodaan oletuksena toimittajalta. Ostotilausrivin kustannuspaikkatunnus. Tuodaan oletuksena toimittajalta. Jos lajitelmat on käytössä, lajitelman koko kappaleissa. Tuodaan suoraan lajitelmien perustiedoista ja näytetään ruudulla, eikä voida muuttaa. Jos lajitelmat on käytössä, pakettien lukumäärä. Kiinteille paketeille syötetään, muille pakettityypeille lasketaan. Laskettua arvoakin voidaan haluttaessa muuttaa. Kun syötetään sekapakkaus, kollit lasketaan jakamalla Yhteensä -määrä pakkauksen lukumäärällä ylöspäin pyöristäen. Kokokohtaisissa paketeissa vain yhtä kokoa voidaan laittaa samaan kolliin. Kokokohtaiset määrät muutetaan seuraavaan suurempaan paketin 6 14 31.10.2004
Koot 1 20 koon monikertaan, ja kollit lasketaan näistä määristä. Muuttuva 1: kollit = Yhteensä -määrä = pakettien lukumäärä. Muuttava 2: Yhteensä -määrään syötetään pakettien lukumäärä, ja kollit saadaan jakamalla kokonaiskappalemäärä paketin koolla. Muuttuva 3: yhteensä-määrään syötetään pakettien lukumäärä, ja jokaisen koon kappaleet jaetaan paketin koolla. Ruutuun tuodaan kokolajitelmalliselle tuotteelle tuotteen kokolajitelman ja valmistettavan kokovälin mukaiset kokotunnukset. Kunkin koon alle syötetään tätä kokoa vastaava tilattu määrä. Jos tilauslajin perustiedoissa on määritelty varaston näyttö, tuodaan koon alapuolella tuotteen ko. varastossa tällä hetkellä oleva saldo. Kun tyypit on käytössä, voidaan kokolajitelman tietoihin kertoa tyypeittäin sallitut koot. Tällöin määriä saa syötettyä vain näille sallituille koille. Vastaavasti kokolajitelmat ja kokovälit voivat olla tyyppikohtaiset. Tuotetilanneikkuna Kenttien kuvaukset Myyty Toimittamattomien (varastosta vähentämättömät) tilauksien määrä. Varastossa Myytävissä olevien varastojen yhteensä-määrä. Tulossa / Tilaukset Leikattujen työmääräinten tilauksilta tulevat määrät (vain jos uusi varastotaulu käytössä). Tulossa Leikattujen työmääräinten tai saapumattomien ostotilausten määrä. Jos uusi varastotaulu käytössä työmääräimiltä vain ylimääräiset. Suunniteltu/Tilaukset Suunniteltujen työmääräinten tilauksilta tulevat määrät (vain jos uusi varastotaulu käytössä). Suunniteltu Suunniteltujen työmääräinten määrä. Jos uusi varastotaulu käytössä työmääräimiltä vain ylimääräiset. Vapaana varastossa Laskennallinen luku: myytävissä olevien varastojen yhteismäärä - toimittamattomien(varastosta vähentämättömät) tilauksien määrä Vapaana tulossa Laskennallinen luku: Vapaana varastossa + leikattujen työmääräinten tai saapumattomien ostotilausten määrä Vapaana suunniteltu Laskennallinen luku: Vapaana tulossa + suunniteltujen työmääräinten määrä 6 15 31.10.2004
Määrä Ostotilattava määrä. Määriä voidaan muutella. Palauttaa ostotilausriville muutetun määrän. 6.1.6.1 Tilausrivi välilehti 2 Alennus-%, yms Kenttien kuvaukset Alennus-% Alennus1kielto Alennus2kielto Agen.prov% Kust.paikka Tilastojakso Huomautus Varasto Verokanta Riville annettu alennusprosentti. Tätä alennusta ei tuoda automaattisesti mistään perustiedoista. Tulostuu mm. tilauskirjeelle. Tilauksen otsikolla olevat alennukset voidaan rivikohtaisesti kieltää. Tämä on vastaava kenttä kuin edellinen, ja tämä vaikuttaa toisen alennuksen laskemiseen. Toimittajan agentin provisioprosentti agentin perustiedoista. Infotietoa. Ei pakollinen. Poistettu versiossa 9. käytetään ykkössivun kustannuspaikkaa. Tilastojaksoa käytetään tuotteen hinnan määrittelyssä sekä erilaisten raporttien muodostuksessa. Uutta tilausta tehtäessä haetaan tilastojakso riville rivin toimitusajan ja tuotteen malliston perusteella. Mikäli jaksoa halutaan muuttaa, voidaan se tehdä syötön yhteydessä. Tilauskirjeelle tulostuvat infokenttä. Varastopaikka, johon tuote kirjataan tavaran saapuessa. Tilauslajin perustietojen mukaan varastoksi voidaan tuoda tuotteen tai edellisen rivin varasto. Varasto on pakollinen vasta saapumisen kirjauksessa. Tilausrivin verokanta tuodaan Toimittajan maatietojen mukaisesti riville. Sitä voidaan kuitenkin rivikohtaisesti muuttaa. 6.1.6.2 Varastot-välilehti Kenttien kuvaukset Tuote Väri Tilausriville valitun tuotteen tunnus Värisarakkeessa näkyvät kaikki tuotteen värit, joita on myytävissä oleviksi varastoiksi merkityissä varastoissa 6 16 31.10.2004
Tyyppi Kaikki väri/tyyppi -yhdistelmät, joita on varastossa Varasto Varastotunnus, jossa tuotetta on Yhteensä Tuotteen yhteissumma varastossa 1 20 Tuotteen kokokohtaiset määrät varastossa Jos tilauslajin tiedoissa on merkintä, että ruudulla näytetään varastomäärät, näkyy tilausten syötössä silloin välilehti 3, jossa on rivitietoina kaikki käsiteltävänä olevan tuotteen varastotiedot. Jos jotain varastoriviä tupla-klikataan, vaihdetaan ko. väri/tyyppi/varasto silloin rivin tiedoiksi. 6.1.6.3 Vakiolajitelmat ja tuotekohtaiset lajitelmat Jos yleisparametrilla 01. Vakiolajitelmat käytössä on arvo Kyllä tai tuotekohtainen, tulee ruutuun kolme uutta kenttää: Lajitelma, Koko, Kollit. Tilattavia tuotteita voidaan tällöin käsitellä yhteen kuuluvina kokonaisuuksina eli pakettina eli lajitelmina. Lajitelmat voivat olla kiinteitä valmiiksi pakattuja kokonaisuuksia tai niiden sisällön voi ilmoittaa tilaussyötön yhteydessä. Kiinteät paketit voivat koostua useammasta eri tuoterivistä eli väri/tyyppi yhdistelmästä. Rivillä oleva hinta on aina yhden tuoteyksikön hinta ja se kerrotaan pakettiin kuuluvien tuotteiden lukumäärällä paketin arvoa laskettaessa. Uutta riviä syötettäessä tuotteelle mahdollisesti annettu oletuspaketti haetaan oletukseksi tilausrivisyöttöön. Vakiolajitelmat ja tuotekohtaiset lajitelmat eroavat toisistaan siinä, että niillä on eri perustiedot. Vakiolajitelmat perustetaan ilman tuotetietoa ja tuotelajitelmat tuotteittain. Vakiolajitelmat: Syötön yhteydessä eri pakettityypit erovat toisistaan seuraavasti: Kiinteä: Ainoastaan pakettien lukumäärä annetaan kenttään yhteensä. Ohjelma muodostaa tilauskantaan niin monta tilausriviä kuin vakiolajitelmassa on Värejä / Tyyppejä. Rivin muutos ja poisto pitää aina tehdä ensimmäiselle lajitelman riville. Ainoastaan yhteensä määrää voidaan muuttaa. Jos paketti halutaan muuttaa toiseksi paketiksi, pitää rivi poistaa ja syöttää uudelleen. Sekapakkaus: Kokokohtaiset kappalemäärät annetaan kuten normaalissa tilauksen syötössä. Kollien lukumäärä lasketaan. Kokokohtainen: Kokokohtaiset kappalemäärät annetaan kuten normaalissa tilauksen syötössä. Kollien lukumäärä lasketaan. Erona sekapakkaukseen on se, että ohjelma muuttaa kokokohtaiset määrät seuraavaan suurempaan paketin monikertaan ja antaa siitä ilmoituksen. Muuttuvat: Kokokohtaiset määrät eli paketin sisältö syötetään. Pakettien lukumäärä annetaan yhteensä kenttään. Kollien lukumäärän laskenta vaihtelee eri tyypeille yllä kerrotun mukaisesti. Lajitelmia käsiteltäessä silloin, kun pakettikenttään annetaan tunnus, jota ei löydy, ohjelma kysyy: Pakettia ei löydy, tehdäänkö asiakaspaketti. Vastauksella Kyllä, toiminta jatkuu. Kolli-kenttään syötetään pakettien määrä, kokolajitelmariville paketin sisältö ja paketin koko on lajitelmarivin summa. Kokonaismäärä on paketin koko * pakettien lukumäärä. Useampirivisiä vakiolajitelmia käytettäessä rivin muutos menee automaattisesti oikealle riville. Kiinteille paketeille voidaan syöttää pakettien lukumäärä kollit-kenttään, jolloin yhteensä määrä lasketaan = paketin sisältö kpl * pakettien lukumäärä. Toisaalta voidaan myös antaa kokonaistuotemäärä Yhteensä -kenttään, jolloin pakettien lukumäärä lasketaan = Yhteensä - 6 17 31.10.2004
määrä/paketin koko. Saatu luku pyöristetään ylöspäin kokonaisiksi. Näin yhteensä määrä voi myös muuttua, jos pyöristys joudutaan tekemään (= pakettien lkm * paketin koko). Tuotelajitelmat: Tuotelajitelmien tyypit ovat vapaa, rivikohtainen väri, rivikohtainen tyyppi, rivikohtainen väri + tyyppi, kiinteä väri, kiinteä tyyppi, kiinteä väri + tyyppi. Vapaan lajitelman väri, tyyppi ja määrät annetaan kaikki riviä syötettäessä. Rivikohtaiset lajitelmat muodostavat kukin vain yhden rivin tilaukselle. Jos kyseessä on värilajitelma, voidaan tyyppi valita vapaasti tilausriville (jos tyypit käytössä). Vastaavasti tyyppilajitelmalle valitaan väri syötön yhteydessä. Väri + tyyppilajitelmalle annetaan vain lukumäärä, montako tilataan. Kiinteät lajitelmat voivat kukin muodostaa useita rivejä tilaukselle. Kiinteälle värilajitelmalle voidaan valita tyyppi tilaukselle, ja tilaukseen muodostuu kaikki lajitelmassa olevat värit omiksi riveikseen. Vastaavasti tyyppi lajitelmalle valitaan väri ja väri + tyyppi lajitelmalle vain tilattu kappalemäärä. 6.1.7 Ohjelman tekemät päivitykset Ostotsikot Ostrivit Ostomemo Osttoimoso Ostdocoso Tuotevko Tuovari Nrosarjat Ostotilauksen otsikkotiedot. Ostotilauksen rivien tiedot. Otsikon muistiot tallentuvat tilausriville nolla ja rivien muistiot vastaavalle riville ostomemo-taulussa. Poikkeava toimitusosoite Dokumenttien toimitusosoite Tilatut määrät kirjataan tuotekohtaiseen viikkotilastoon tulossa oleviin määriin. Jos tilattavaa tuoteväriä ei ole perustettu, voidaan se tehdä syötön yhteydessä Jos ostotilauksella on määritelty oma numerosarja (tilauslajitiedoissa), sen viimeksi käytettyä numeroa ylläpidetään uuden tilauksen teon yhteydessä. 6 18 31.10.2004
6.2 Ostot myynneistä 32Ostmyy 6.2.1 Yleistä Ohjelman tarkoitus on helpottaa ostotilausten tekemistä. Kun myyntitilaukset on tallennettu, voidaan niiden pohjalta muodostaa ostotilauksia ilman aikaa vieviä manuaalisia yhdistelyjä. Ohjelman ensimmäisellä välilehdellä annetaan ostotilaukselle muutamia yhteisiä perustietoja ( ruudun yläosa ) ja myyntitilauksia rajaavat tekijät (alaosa). Ennen varsinaisen ostotilauksen muodostamista voidaan rajausten mukaisesta myyntitilausaineistosta poistaa rivejä tai valita niistä vain osa. 6.2.2 Parametrit Erillisiä yleisparametreja ei ole. Huomaattava, että ostajaa sekä lähtö- ja toimituspäivää ei voi tässä kiinnittää, vaan ne on tehtävä normaalilla ostotilausten ylläpidolla tilauksen muodostuksen jälkeen. Myöskään rivikohtaisia kpl-määriä tai a-hintoja ei tässä voi muuttaa, vaan ne on tehtävä normaalilla ostotilausten ylläpidolla tilauksen muodostuksen jälkeen. Toimittajan oltava tuotteen perustiedoissa. Muilta toimittajilta tuotetta ei voi tilata. Tilauksen oltava toimittamatta(tilakoodi =1 ) Ei huomioi jo tehtyjä, tulossa olevia ostotilauksia vähennyksenä 6 19 31.10.2004
6.2.3 Myyntitilausten rajaus Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Meno toimittaja-, tuote- tai asiakasselailuun Toim.Oso Meno poikkeavan toimitusosoitteen syöttöön. Jatka Siirrytään suoraan ostotilausvälilehdelle, josta voi palata tilausvälilehdelle tekemään lisärajauksia. Lopeta Lopetetaan ohjelma. Ohje Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Ostotilauslaji Toimittaja Toimituspvm (Osto)tilauslaji, jolle syntyvät ostotilaukset kirjataan. Toimittajan koodi voidaan joko syöttää tai valita toimittajaselailusta. Huom! Toimittajan oltava kiinnitetty tuotteelle. Toimitusaika päivämäärämuodossa.. 6 20 31.10.2004
Laskutus Laskutusasiakas. Toimitusaika Toimitusaika viikkona ilmaistuna. Tilauslaji Myyntitilauslaji, jonka tilauksia käsitellään. Agenttiväli Myyntitilauksilla olevan agenttitiedon mukainen rajaus. Toimitusaikaväli Myyntitilausten toimitusajat (-viikot), jotka otetaan mukaan ostotilaukselle. Tuoteväli Tuoteväli rajaa vielä edellistä massaa. Asiakasväli Asiakasvälillä voidaan vielä edelleen rajata myyntitilausmassaa. Muodostetut Ohjelmalla voi generoida peräkkäin useita ostotilauksia erilaisin pyyntöparametrein sulkematta ohjelmaa välillä. Generoitujen tilausten numerot näytetään ruudulla listan muodossa. Rajausten jälkeen voi joko siirtyä hiirellä kakkos-välilehdelle valitsemaan tilausrivejä ostotilaukselle tai jatka-napilla suoraan 3-välilehdelle kaikki rivit valittuna. Rivien sisältöön ei ole mahdollista tehdä muutoksia. 6.2.4 Myyntitilausten valinta Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). 6 21 31.10.2004
Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Valitse Kaikki Lopeta Ohje Siirtää aktiivisen rivin ostotilausehdotukseen (Ostotilausvälilehdelle). Siirtää kaikki näytössä olevat tilausrivi ostotilausvälilehdelle. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Toimittaja Toimittajan nimi. Tuote Tilausrivin tuotetunnus. Lajitelma Tuotteen paketin tunnus (lajitelman tunnus). Väri Tuotteen väri Tyyppi Tuotteen tyyppi Laatuluokka Laatuluokan tunnus. kpl Pakettien kappalemäärä Yht Kokokohtainen yhteismäärä. Pakettimäärä huomioitu. 1 2 3 4. Kokokohtaiset määrät. 6 22 31.10.2004
6.2.5 Ostotilausten muodostaminen Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Poista Osto Lopeta Ohje Palauttaa aktiivisen rivin tilausvälilehdelle. Muodostaa ostotilaukset. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Toimittaja Tilaus yht. yks. Tuote Lajitelma Väri Tyyppi Laatuluokka Toimittajan nimi. Ostotilauksen kokonaiskappalemäärä. Tilausrivin tuotetunnus. Tuotteen paketin tunnus (lajitelman tunnus). Tuotteen väri Tuotteen tyyppi Laatuluokan tunnus. 6 23 31.10.2004
kpl Pakettien kappalemäärä Yht Kokokohtainen yhteismäärä. Pakettimäärä huomioitu. 1 2 3 4. Kokokohtaiset määrät. 6.2.6 Muodostetut Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Lopeta Ohje Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Luettelossa näytetään muodostetut ostotilaukset. 6 24 31.10.2004
6.2.7 Ohjelman tekemät päivitykset Ostotsikot Ostrivit Ostoimoso Tilrivit Tuotevko / Tuoteviikko Luo ostotilausotsikot annettujen pyyntöparametrien ja toimittajan perustietojen avulla. Luo ostotilauksen rivit yhdistelemällä myyntitilauksien määrät. Poikkeavat toimitusosoitteet Tilausriville viedään muodostetun ostotilauksen numero. Tilatut määrät lisätään tuotekohtaiseen viikkotilastoon tulossa oleviin määriin. 6 25 31.10.2004
6.3 Ostotilauskirje / pysty 6.3.1 Yleistä 32Ostvah Kun ostotilaus on tallennettu tilauskantaan, voidaan siitä tulostaa tilauskirje toimittajalle. Tilauskirje voi olla joko pysty- tai vaakatuloste. Pystylista on tekstiltään pienempää kuin vaakalista, eli siihen mahtuu enemmän rivejä sivulle. Yhdelle riville mahtuu tulostumaan 10 kokoa rinnan, joten lista on käyttökelpoisempi, jos yrityksessä on vain 10 kokoa käytössä. Vaakatulosteesta lisää seuraavassa luvussa. 6.3.2 Parametrit Tilauslajilla on perustiedoissaan valinta, tulostetaanko tämän ostotilauslajin tilauksista tilauskirje vai ei. Merkintää voidaan tilauskohtaisesti muuttaa otsikolla Tämä tilauskirjeen tulostus merkintä tallentuu myös tilauksen otsikolle. Käyttäjäkohtaiset tulostusmääritykset annetaan Parametrien ylläpidolla. Listojen joukosta valitaan lista OSTOVAHV. Määritys on tehtävä, jos raportin halutaan tulostuvan jollekin muulle kuin työaseman oletuskirjoittimelle. Mikäli raportin rivien lukumäärän kanssa on ongelmia, voidaan myös tulostettavien rivien lukumäärää pienentää DAFOn oletusarvoista. Ostotilauskirjeelle voidaan tulostaa tilauksen otsikkoon ja tilausriville kirjoitettuja muistioita. Muistiotyyppien perustiedoissa (tekstistatukset) on kerrottu, onko ko. muistio sellainen, joka tulostuu ostotilauskirjeelle. 6 26 31.10.2004
6.3.3 Tulostuksen pyyntöruutu Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tulosta Logo Lopeta Ohje Meno toimittajaselailuun. Suoritetaan rajausten mukainen tulostus joko ruudulle tai kirjoittimelle Tulosteen vasempaan yläkulmaan voida valita mikä tieto sinne tulostetaan. Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen. Lopetetaan ohjelman suoritus DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tilauslaji Valitaan tulostukseen tilauslaji. Listassa ehdotettuna vain ostotilauslajit. Tällä hetkellä valinta <ei arvoa> puuttuu Tilausnumeroväli Annetaan tilausnumeroväli, jonka kirjeet halutaan tulostaa. Jos numeroväliä ei anneta, tulostetaan kaikki tilaukset, jotka toteuttavat muut kriteerit. Tilauspvmväli Tulostus voidaan rajata tilausotsikolla olevan tilauspäivämäärän mukaan. Päiväys annetaan muodossa pp.kk.vv. Tulostuskerta Tilausotsikolle on merkitty, onko ko. tilauksesta tulostettu jo tilauskirje vai ei. Tällä valinnalla voidaan valita esim. kaikki tulostamattomat tilauskirjeet. 6 27 31.10.2004
Kieli Ostaja Toimittaja Teksti Rivitaso Ruudulle Kirjoittimelle Kieli, jonka mukaisena tilauskirjeet halutaan tulostaa. Jos kieleksi valitaan <ei arvoa>, tulostetaan kirjeet toimittajan perustiedoissa olevalla kielellä. Tulostus voidaan rajata tietyn ostajan tekemiin tilauksiin. Valinnalla <ei arvoa> saadaan kaikkien ostajien tilaukset. Tulostus voidaan rajata tietyn toimittajan tilauksiin. Toimittaja voidaan valita ruutuun selailuikkunasta. Kun valinta on suoritettu, näytetään ruudulla toimittajan nimi ja tarkentava nimi. Voidaan kielittäin, maittain ohjata tulostuvaksi joitain vakiotekstejä ostotilaustulosteen loppuun. Tekstit perustetaan perustiedoissa 2 kohdassa laskun tekstit. Valinnalla kokoväli tulostetaan kaikki koot otsikkoon, riippumatta siitä onko niillä tilattuja määriä. Valinnalla Kokokoht. Tiedot tulostetaan vain ne koko-otsikot, joille on tilattuja kappaleita. Tilauskirje tulostetaan ruutuun. Kun tuloste on valmis, on se klikattavissa näkyviin ruudun alalaidasta. Kirjoittimelle-napilla voidaan ruudulla näkyvä tilaus tulostaa oletuskirjoittimelle. Tulostus tapahtuu kirjoittimelle. Parametrien ylläpidossa voidaan valita kirjoitin, johon tulostus tapahtuu. 6.3.3.1 Logo-ikkuna Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen. Ohjelmakohtaisuus toteutuu tallennettaessa ikkunan sisältö ensimmäisen kerran 10-versiossa. Esimerkiksi yrityksen yhteystietojen vaihtuessa se on päivitettävä. Päivitys tapahtuu helpointen siten, että laitetaan valintatäppä hetkeksi toiseen kohtaan ja sitten takaisin yritystiedoista kohtaan, jolloin uudet yhteystiedot haetaan kannasta. Ruudun toimintonapit Logo Kun tulosteelle on valittu tulostuvaksi yrityksen logo, voidaan kuvatiedoston nimi hakea ruutuun selailu-näppäimellä. Selailu menee 6 28 31.10.2004
Lopeta normaaliin windowsin avaa-ikkunaan. Suljetaan ruutu ja palataan tulostuksen rajaustietoihin. Ruudun tiedot tallentuvat käyttäjäkohtaisesti. Kenttien kuvaukset Ei Yritystiedoista Logo Nimi Osoite Puhelin Tulosteen yläosaan ei tulosteta lainkaan yritystietoja. Tätä valintaa käytetään esim. silloin jos tuloste otetaan esipainetulle lomakkeelle. Tulostettavat tiedot haetaan ruutuun yrityksen osoitetiedoista. Tekstejä voidaan tämän jälkeen muuttaa ja tulostus käyttää näitä muutettuja tietoja. Tulosteen yläosan vasempaan nurkkaan tulostetaan yrityksen logo jostakin kuvatiedostosta. Kun tämä valinta on tehty, kerrotaan viereiseen kenttään kuvatiedoston nimi polkuineen. Tiedoston nimi voidaan hakea vieressä olevan selailunapin avulla. Tulosteelle tulevat kaksi ensimmäistä nimikenttää. Tulosteelle tulevat kaksi seuraavaa osoitekenttää. Osoiteosan viimeinen rivi, johon voidaan laittaa esim. puhelin ja faxnumerot. 6.3.4 Ostotilauskirje ruudulle 6 29 31.10.2004
Kun tulostusvaihtoehdoksi on valittu ruudulle, voidaan tilauskirjettä katsoa ruudulla ilman paperille tulostusta. Tulosteen muodostuksen aikana ruutu ei ole näkyvillä, vaan kun tuloste on valmis saadaan se näkyville klikkaamalla kuvaketta ruudun alapalkista. Ruututuloste ei ole tarkka kopio paperille tulostuvista tiedoista mm otsikkotason muistio ja valittu vakioteksti puuttuvat. Ruudun toimintonapit Kirjoittimelle Sulje Ohje Selailunäppäimet annetuilla pyyntöparametreilla tulostettuihin tilauskirjeisiin. Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen Lista voidaan tulostaa ruudulta edelleen paperille. Palataan tulostuksen rajausikkunaan. DAFOn käyttöohjeisiin 6.3.5 Tilauskirje kirjoittimelle Raportti katsottavissa tarkemmin nimellä Pystykirje.pdf. Listan kentät Otsikkotiedot: Yrityksen tiedot Tilausnumero Viitteemme Ostaja Maksuehto Logo-näppäimen perusteella tulostetaan yrityksen osoitetiedot, logo, agentin tiedot tai ei mitään. Määrittely on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen Ostotilauksen numero ja tilauspäivämäärä Toimittajalle välitettävä viitetieto. Tilauksen ostajan nimi Maksuehdon tekstit tilauskirjeen kielellä. 6 30 31.10.2004
Toimitusehto Toimitusehdon teksti tilauskirjeen kielellä. Toimitustapa Toimitustavan teksti tilauskirjeen kielellä. Toimittaja Toimittajan numero, nimi ja osoite. Jos toimittajalla on annettu kirjeosoite, tulostetaan se. Toimitus Tilaajan nimet ja osoitteet. Rivitiedot: Rivi Ostotilauksen rivinumero Tuote Tuotteen tunnus Selite Tuotteen nimi Väri Tuotteen väritunnus Taika Tilausrivin toimitusaika muodossa vuosi (2 mrk) + toimitusaika (2 mrk). Tyyp Tuotteen tyyppitunnus * Kokolajitelmariville tulostetaan * tähän sarakkeeseen erotukseksi kappalemääristä. 1 10 Kokokohtaiset tilatut määrät. Ensimmäisellä rivillä 10 ensimmäisen koon kappalemäärät ja toisella mahdolliset seuraavat koot. Tilauksen mahdolliset alennusprosentit: otsikon alennukset 1 ja 2 sekä rivikohtainen alennus-% tulostetaan sarakkeisiin 6, 7 ja 8. Hinta Tilausrivin tuotteen yksikköhinta tilauksen valuutassa. Yht Tilausrivin tilatut määrät yhteensä. Toimittajan tuotekoodi, tuotenimi Toimittajan väri Summa Kpl Haetaan tuotteen perustietojen Vienti/Tuontilehdeltä, mikäli annettu Haetaan tuotteen perustietojen väritaulukosta, mikäli annettu Tilauksen arvo yhteensä valuutassa. Summasta on vähennetty ne alennukset, joista toimittajan kanssa on sovittu. Tilauksen tilatut määrät yhteen laskettuna. Mahdollisesti valittu vakioteksti tulostetaan viimeisen sivun alareunaan. Tilauskirjeen alareunassa oikeassa laidassa näkyvät tilausnumero ja sivunumero. Jos tilauskirje on useampi sivuinen, ei tilauksen otsikkotietoja toisteta muilla sivuilla. 6.3.6 Ohjelman tekemät päivitykset Otsotsikot Yriotsikko Merkitään ostotilauskirje tulostetuksi Yritystietojen tulostusvalinnat tallennetaan käyttäjäkohtaisesti 6 31 31.10.2004
6.4 Ostotilauskirje / vaaka 6.4.1 Yleistä 32Ostkir Kun ostotilaus on tallennettu tilauskantaan, voidaan siitä tulostaa tilauslomake toimittajalle. Vaakalista tulostaa kaikki mahdolliset 20 kokoa rinnakkain, joten se on selkeämpilukuinen kuin pystyversio listasta, jos kokoja on yli 10 käytössä. Lisäksi tulosteen kirjainkoko on suurempi kuin pystylistalla. 6.4.2 Parametrit Tilauslajilla on perustiedoissaan valinta, tulostetaanko tämän ostotilauslajin tilauksista tilauskirje vai ei. Merkintää voidaan tilauskohtaisesti muuttaa otsikolla. Tämä tilauskirjeen tulostus merkintä tallentuu myös tilauksen otsikolle. Käyttäjäkohtaiset tulostusmääritykset annetaan Parametrien ylläpidolla. Listojen joukosta valitaan lista OSTOKIRJ. Määritys on tehtävä, jos raportin halutaan tulostuvan jollekin muulle kuin työaseman oletuskirjoittimelle. Ostotilauskirjeelle voidaan tulostaa tilauksen otsikkoon ja tilausriville kirjoitettuja muistioita. Muistiotyyppien perustiedoissa (tekstistatukset) on kerrottu, onko ko. muistio sellainen, joka tulostuu ostotilauskirjeelle. 6.4.3 Tulostuksen pyyntöruutu 6 32 31.10.2004
Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tulosta Logo Lopeta Ohje Toimittajaselailuun Suoritetaan rajausten mukainen tulostus kirjoittimelle tai ruudulle Tulosteen vasempaan yläkulmaan voida valita mikä tieto sinne tulostetaan. Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen Lopetetaan ohjelman suoritus. DAFOn käyttöohjeisiin. Kenttien kuvaukset Tilauslaji Valitaan tulostukseen tilauslaji. Listassa ehdotettuna vain ostotilauslajit. Tällä hetkellä valinta <ei arvoa> puuttuu Tilausnumeroväli Annetaan tilausnumeroväli, jonka kirjeet halutaan tulostaa. Jos numeroväliä ei anneta, tulostetaan kaikki tilaukset, jotka toteuttavat muut kriteerit. Tilauspvmväli Tulostus voidaan rajata tilausotsikolla olevan tilauspäivämäärän mukaan. Päiväys annetaan muodossa pp.kk.vv. Tulostuskerta Tilausotsikolle on merkitty, onko ko. tilauksesta tulostettu jo tilauskirje vai ei. Tällä valinnalla voidaan valita esim. kaikki tulostamattomat tilauskirjeet. Kieli Kieli, jonka mukaisena tilauskirjeet halutaan tulostaa. Jos kieleksi valitaan <ei arvoa>, tulostetaan kirjeet toimittajan perustiedoissa olevalla kielellä. Ostaja Tulostus voidaan rajata tietyn ostajan tekemiin tilauksiin. Valinnalla <ei arvoa> saadaan kaikkien ostajien tilaukset. Toimittaja Tulostus voidaan rajata tietyn toimittajan tilauksiin. Toimittaja voidaan valita ruutuun selailuikkunasta. Kun valinta on suoritettu, näytetään ruudulla toimittajan nimi ja tarkentava nimi. Teksti Voidaan kielittäin, maittain ohjata tulostuvaksi joitain vakiotekstejä ostotilaustulosteen loppuun. Tekstit perustetaan perustiedoissa 2 kohdassa laskun tekstit. Ruudulle Tilauskirje tulostetaan ruutuun. Kun tuloste on valmis, on se klikattavissa näkyviin ruudun alalaidasta. Kirjoittimelle-napilla voidaan ruudulla näkyvä tilaus tulostaa oletuskirjoittimelle. Kirjoittimelle Tulostus tapahtuu kirjoittimelle. Parametrien ylläpidossa voidaan valita kirjoitin, johon tulostus tapahtuu. Värin nimi Valinnalla voidaan tulostaa tuotteen värin nimi värikoodin alapuolelle. Nimi haetaan tuotteen perustietojen väritaulukosta, mikäli annettu, muutoin värin perustiedoista. Toimittajan väri tulostetaan, mikäli se on tuotteen perustietojen väritaulukkoon annettu, riippumatta ko. ruksista 6.4.3.1 Logo-ikkuna Tämä valinta on käyttäjäkohtainen ja ohjelmakohtainen. Ohjelmakohtaisuus toteutuu tallennettaessa ikkunan sisältö ensimmäisen kerran 10-versiossa. Esimerkiksi yrityksen 6 33 31.10.2004
yhteystietojen vaihtuessa se on päivitettävä. Päivitys tapahtuu helpointen siten, että laitetaan valintatäppä hetkeksi toiseen kohtaan ja sitten takaisin yritystiedoista kohtaan, jolloin uudet yhteystiedot haetaan kannasta. Ruudun toimintonapit Logo Lopeta Kun tulosteelle on valittu tulostuvaksi yrityksen logo, voidaan kuvatiedoston nimi hakea ruutuun selailu-näppäimellä. Selailu menee normaaliin windowsin avaa-ikkunaan. Suljetaan ruutu ja palataan tulostuksen rajaustietoihin. Ruudun tiedot tallentuvat käyttäjäkohtaisesti. Kenttien kuvaukset Ei Yritystiedoista Logo Agenttitiedoista Nimi Osoite Puhelin Tulosteen yläosaan ei tulosteta lainkaan yritystietoja. Tätä valintaa käytetään esim. silloin jos tuloste otetaan esipainetulle lomakkeelle. Tulostettavat tiedot haetaan ruutuun yrityksen osoitetiedoista. Tekstejä voidaan tämän jälkeen muuttaa ja tulostus käyttää näitä muutettuja tietoja. Tulosteen yläosan vasempaan nurkkaan tulostetaan yrityksen logo jostakin kuvatiedostosta. Kun tämä valinta on tehty, kerrotaan viereiseen kenttään kuvatiedoston nimi polkuineen. Tiedoston nimi voidaan hakea vieressä olevan selailunapin avulla. Vasempaan yläkulmaan voidaan valita myös agentin tiedot. Agentin perustiedot luodaan Myyjä-perustietoihin. Tulosteelle tulevat kaksi ensimmäistä nimikenttää. Tulosteelle tulevat kaksi seuraavaa osoitekenttää. Osoiteosan viimeinen rivi, johon voidaan laittaa esim. puhelin ja faxnumerot. 6 34 31.10.2004
6.4.4 Ostotilauskirje ruudulle Kun tulostusvaihtoehdoksi on valittu ruudulle, voidaan tilauskirjettä katsoa ruudulla ilman paperille tulostusta. Tulosteen muodostuksen aikana ruutu ei ole näkyvillä, vaan kun tuloste on valmis saadaan se näkyville klikkaamalla kuvaketta ruudun alapalkista. Ruututuloste ei ole tarkka kopio paperille tulostuvista tiedoista mm otsikkotason muistio puuttuu. Samoin valittu vakioteksti Ruudun toimintonapit Kirjoittimelle Sulje Ohje Selailunäppäimet annetuilla pyyntöparametreilla tulostettuihin tilauskirjeisiin. Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen Lista voidaan tulostaa ruudulta edelleen paperille. Palataan tulostuksen rajausikkunaan. DAFOn käyttöohjeisiin 6 35 31.10.2004
6.4.5 Tilauskirje kirjoittimelle Raportti katsottavissa tarkemmin nimellä Vaakakirje.pdf. Listan kentät Otsikkotiedot: Yrityksen tiedot Logo-näppäimen perusteella tulostetaan yrityksen osoitetiedot, logo tai ei mitään. Määrittely on käyttäjäkohtainen. Tilauksemme Tilauksen numero ja tilauspäivämäärä Viitteemme Toimittajalle välitettävä viitetieto Edustaja Ostajan nimi Maksuehto Maksuehdon tekstit tilauskirjeen kielellä. Toimitusehto Toimitusehdon teksti tilauskirjeen kielellä. Toimitustapa Toimitustavan teksti tilauskirjeen kielellä. Huolitsija Toimittajan perustiedoissa määritellyn huolitsijan nimi VAT-Numero Yrityksen tai agentin VAT-numero Toimituspvm Ostotilauksen otsikolle syötetty toimituspäivämäärä. Toimittaja Toimittajan numero, nimi ja osoite. Jos toimittajalla on annettu kirjeosoite, tulostetaan se. Laskutus Nimi- ja osoitetiedot yritystiedoista. Dokumentti Tilaukselle annettu erillinen osoite erilaisten asiakirjojen toimitusosoitteeksi, jos se on annettu. Muuten normaalit nimi- ja osoitetiedot yritystiedoista. Toimitus Poikkeava toimitusosoite, jos se on annettu. Muuten normaalit nimi- ja osoitetiedot yritystiedoista. Rivitiedot: Rivi Tilauksen rivinumero Tuote Tuotteen tunnus. Nimi Tuotteen nimi. Väri Nimi Koostumus Tyyppi T.aika Tuotteen värin tunnus. Värin nimi. Voidaan valita tulostettavaksi valintaruudusta. Nimi haetaan tuotteen perustietojen väritaulukosta, mikäli annettu, muutoin värin perustiedoista Tuotteen perustietoihin tallennettu koostumus. Tuotteen tyyppitunnus. Tilausrivin toimitusaika. Jos toimitusajan tilalla käytetään toimituspäivää, 6 36 31.10.2004
tulostetaan se. Jos yleisparametrilla on merkitty, niin toimitusajan tunnuksen tilalle kirjoitetaan toimitusajan teksti. * Kokolajitelmariville tulostetaan * tähän sarakkeeseen erotukseksi kappalemääristä. Tuotenimirivillä tähän sarakkeeseen tulostetaan tuotteen paino (tuotetiedot, välilehti 4 ). 1 20 Ensin tulostetaan tuotteen kokotunnukset näihin sarakkeisiin. Niiden alapuolelle tulostetaan kokokohtaiset tilatut määrät. Sarakkeita voi olla 17 tai 20 yrityksen kokojen lukumäärästä riippuen. Yhteensä Tilausrivin tilatut määrät yhteensä. Hinta Tilausrivin tuotteen yksikköhinta tilauksen valuutassa. Hintaa ei tulosteta, jos asiakkaan tiedoissa on merkintä, ettei hintoja tulosteta tilauskirjeelle. Yhteensä Tilausrivin tilatut määrät yhteensä. Tuloviikko Tilausriville kirjattu toimitusviikko Ale Vierekkäisissä kentissä ovat tilauksen otsikon kaksi alennusprosenttia ja rivikohtainen alennusprosentti. Toimittajan Haetaan tuotteen perustietojen Vienti/Tuontilehdeltä, mikäli annettu tuotekoodi, tuotenimi Toimittajan väri Haetaan tuotteen perustietojen väritaulukosta, mikäli annettu Yhteensä-rivi: Valuutta Ostotilauksen valuuttatunnus Yht. Tilauksen tilatut määrät yhteen laskettuna. Hinta Tilauksen arvo yhteensä valuutassa Summasta on vähennetty alennukset. Summaan ei lisätä mahdollisia veroja. Mahdollisesti valittu vakioteksti tulostetaan viimeisen sivun alareunaan. Tilauskirjeen alareunassa oikeassa laidassa näkyvät tilausnumero ja sivunumero. Jos tilauskirje on useampi sivuinen, ei tilauksen otsikkotietoja toisteta muilla sivuilla. 6.4.6 Ohjelman tekemät päivitykset Otsotsikot Yriotsikkot Merkitään tilauskirje tulostetuksi Yritystietojen tulostusvalinnat tallennetaan käyttäjäkohtaisesti 6 37 31.10.2004
6.5 Ostotilauskantaraportti 6.5.1 Yleistä 32OKanta Kun ostotilaukset on tallennettu DAFOon, voidaan niistä tulostaa raportteja erilaisilla kriteereillä rajattuna. Järjestys-vaihtoehdot ovat tuotteittain tai toimittajittain. 6.5.2 Parametrit Riippuen siitä kuinka paljon tuotteitta on ryhmitelty eri tekijöillä, saadaan raportti rajattua tulostumaan näiden perustella. Jos valmiit tuotteen ryhmittelytekijät eivät ole riittäviä, voidaan tuotteet lisäksi ryhmitellä omilla seurantatasoilla. Käyttäjäkohtaiset tulostusmääritykset annetaan Parametrien ylläpidolla. Listojen joukosta valitaan lista OSTKANTA. Määritys on tehtävä, jos raportin halutaan tulostuvan jollekin muulle kuin työaseman oletuskirjoittimeacer-t120lle. 6.5.3 Ostotilauskanta tuotteittain Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. 6 38 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Tulosta Lopeta Ohje Muodostetaan rajausten mukainen raportti joko ruudulle tai kirjoittimelle. Meno toimittajaselailuun. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin. Kenttien kuvaukset Tilauslaji Tilastojaksot Toimitusaikaväli Tilauspvmväli Lähtöpvmväli Mallisto Tuoteryhmä Teema Seurantataso Ostaja Toimittaja Tuoteväli Ruudulle Kirjoittimelle Ostotilauslaji, jonka tilauksista raportti halutaan tulostuvaksi. Voidaan valita <ei arvoa>, jos halutaan raportti kaikkien ostotilauslajien tilauksista. Valittavaksi tuodaan vain tilauslajit, joissa tyyppi on Osto. Tällä hetkellä valinta <ei arvoa> puuttuu Tulostus voidaan rajata halutulle tilastojaksovälille. Jos jätetään tyhjäksi, niin otetaan mukaan kaikki tilastojaksot. Tilastojakso löytyy tilausriviltä. Toimitusaikaväli, johon tulostus halutaan rajata. Toimitusaika on syötettävä muodossa VSVVTTTT, missä VS = vuosisata, VV = vuosi ja TTTT on toimitusajan tunnus joko 2 tai 4 merkkiä. Ostotilausten kirjauksen päivämääräväli. Jos jätetään tyhjäksi, tulostetaan tilaukset ostotilauspäivästä välittämättä. Käytetään muotoa pp.kk.vv eli esimerkiksi 15.10.00 Ostotilauksen toimittajalta lähdön päivämääräväli. Kyseinen päiväys on kirjattavissa ostotilausotsikolle. Jos kentät jätetään tyhjiksi, tulostetaan tilaukset lähtöpäivästä välittämättä. Tulostus voidaan rajata johonkin mallistoon. Rivin mallisto määräytyy tuotteen perustietojen mukaan. Jos rajausta ei haluta tehdä, valitaan mallistoon <ei arvoa>. Tulostus voidaan rajata johonkin tuoteryhmään. Rivin tuoteryhmä määräytyy tuotteen perustietojen mukaan. Jos rajausta ei haluta tehdä, valitaan tuoteryhmään <ei arvoa>. Tulostus voidaan rajata johonkin teemaan. Rivin teema määräytyy tuotteen perustietojen mukaan. Jos rajausta ei haluta tehdä, valitaan teemaan <ei arvoa>. Omiin rajauksiin voidaan käyttää seurantataso-rajausta. Seurantatasot ja niitten arvot perustetaan Perustieto-ohjelmalla. Tuotteelle valitaan seurantatasolle arvo, ja tulostus voidaan rajata niihin tuotteisiin, jotka toteuttavat tietyn seurantatason arvo. Jos tulostus halutaan rajata yhden ostajan tilauksiin, valitaan ostaja listasta. Arvolla <ei arvoa> tulostetaan kaikkien ostajien tilauksia. Tulostukseen voidaan valita vain yhden toimittajan tilaukset. Kenttä jätetään tyhjäksi, jos halutaan, ettei toimittajarajausta huomioida. Tuotetunnusväli, jonka ostotilaukset tulostetaan. Jos kentät jätetään tyhjäksi, tulostetaan kaikki tuotteet. Raportti tulostetaan näyttöruutuun. Kun tuloste on valmis, on se klikattavissa näkyviin ruudun alalaidasta. Tulostus kirjoittimelle. Parametrien ylläpidossa voidaan valita kirjoitin. Raportin alkuun tulostetaan kansilehti, jossa näkyy tulosteen nimi, käyttäjä, tulostuspäivämäärä sekä rajausruudussa annetut valinnat. Tulostusperuste Tällä valinnalla päätetään, mitkä määrät raportille tulostetaan. Vaihtoehtoina ovat Tilattu = ostotilauksen tilatut määrät, Toimittamatta = määrät, joita ei vielä ole kirjattu varastoon, Peruutettu = määrät, jotka on poistettu ostotilauskannasta jollakin syykoodille. Tulostustarkkuus Tulostustarkkuuden valinnalla voidaan raportin rivejä vähentää ja laskea 6 39 31.10.2004
Värisummat Tyyppisummat Tullaustiedot määriä yhteen. Valinnalla Tilaus tulostetaan jokainen rivi erikseen. Toimitusaika-valinnalla lasketaan yhden tuote-väri-tyyppi-yhdistelmän tilaukset toimitusajoittain yhteen. Väri-valinnalla lasketaan vielä kaikki toimitusajatkin yhteen ja Tuote-valinnalla myös eri värit. Kun tulostustarkkuus on Tilaus tai Toimitusaika, saadaan tällä rastilla raportille välisumma tuotteen värin vaihtuessa. Kun tulostustarkkuus on Tilaus tai Toimitusaika, saadaan tällä rastilla raportille välisumma tuotteen tyypin vaihtuessa. Jos rasti laitetaan päälle, niin tulostukseen lisätään seuraavat tiedot (uudet rivit): Tullinimike: Tuotteet-taulu / Tullinim Alkuperämaa: Tuotteet/Alkupmaa ja Maat-taulusta vastaava maan nimi Paino: Tuotteet/Paino sekä samalle riville yhteensä kappaleet * Paino Hinta: Ohjelmassa lasketaan jo kokonaissummaa / lista, mutta nyt tieto halutaan sekä tuotteelle että värille Yllä olevat rivit tulostetaan tuote-yhteensä rivin alla. Jos tuotteella ei ole kuin yksi väri, niin väri yhteensä rivin jälkeen. 6.5.3.1 Tilauskanta tuotteittain ruututuloste Kun tulostusvaihtoehdoksi on valittu ruudulle, voidaan raporttia katsoa ruudulla ilman paperille tulostusta. Tulosteen muodostuksen aikana ruutu ei ole näkyvillä, vaan kun tuloste on valmis saadaan se näkyville klikkaamalla kuvaketta ruudun alapalkista. Ruudun toimintonapit Kirjoittimelle Sulje Ohje Tulostetaan raportti kirjoittimelle. Palataan tulostuksen rajausikkunaan. DAFOn käyttöohjeisiin 6 40 31.10.2004
6.5.3.2 Tilauskanta tuotteittain raportti Raportin alkuun tulostetaan kansilehti, jossa näkyy tulosteen nimi, käyttäjä, tulostuspäivämäärä sekä rajausruudussa annetut valinnat. Raportti katsottavissa tarkemmin nimellä OkantaTuo.pdf. Listan kentät Otsikkotiedot: Tilauslaji Tulostusperuste Rajaukset Jos raportille on valittu joku ostotilauslaji, näytetään sen nimi otsikossa. Otsikossa näkyy tekstinä, mitkä määrät raportille on valittu: Tilattu, Toimittamatta tai Peruutettu Lisäksi otsikossa näkyy, jos tulostus on rajattu tiettyyn mallistoon, toimitusaikaväliin tai seurantatasoon. Rivitiedot: Tuote Tuotteen tunnus ja nimi Väri Tuotteen väri Tyyppi Tuotteen tyyppi Kokolajitelma Tuotteen perustiedoissa määritelty lajitelma kahdelle riville tulostettuna. Tilaus Tuotetunnuksen alle tulostetaan tilausrivikohtaiset tiedot niistä ostotilauksista, joissa tuote esiintyy. Näitä tietoja ei näytetä, jos on valittu jokin muu tulostustarkkuus kuin Tilaus. Rivi Toimittaja Taika Ostotilauksen rivinumero. Ei näytetä, jos valittu joku muu taso kuin Tilaus. Tilauksen toimittajan numero ja nimi. Ei näytetä, jos valittu joku muu taso kuin Tilaus. Sarakkeessa on tilausrivin toimitusaika. Toimitusaika on lyhyessä muodossa VVTTTT, missä VV = vuoden kaksi viimeistä numeroa ja TTTT = toimitusajan tunnus joko 2 tai 4 merkkiä pitkänä. Huo Tilausriville mahdollisesti annettu huomautuskoodi. Yt Ei käytössä. 1 10 Kokokohtaiset määrät. Määrät ovat mahdollisesti kahdella rivillä alakkain, jos kokoja on käytössä enemmän kuin 10. Yhteensä Rivin määrä yhteensä. A-hinta Väri-, tuotetasolla Summat: Listalle voidaan valita tulostuvaksi välisummia väri/tyyppi/tuotekoodinosa-tasoilla. Lisäksi listan loppuun tulostuu koko 6 41 31.10.2004
Hinta Määrät raportin summat. Listalla olevat rivit yhteensä kotivaluutaksi muutettuna. Summista on vähennetty ne alennukset, jotka tilauksella on voimassa. Listalla olevat rivit yhteensä. 6.5.4 Ostotilauskanta toimittajittain Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tulosta Lopeta Ohje Muodostetaan rajausten mukainen raportti joko ruudulle tai kirjoittimelle. Meno toimittajaselailuun. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin. Kenttien kuvaukset Tilauslaji Tilastojaksot Tilauslajiväli, jonka tilauksista raportti halutaan tulostuvaksi. Voidaan valita <ei arvoa>, jos halutaan raportti kaikkien tilauslajien tilauksista. Tulostus voidaan rajata halutulle tilastojaksovälille. Jos jätetään tyhjäksi, 6 42 31.10.2004
Toimitusaikaväli Tilauspvmväli Lähtöpvmväli Mallisto Tuoteryhmä Teema Seurantataso Ostaja Toimittaja Tuote Ruudulle Kirjoittimelle niin otetaan mukaan kaikki tilastojaksot. Tilastojakso löytyy tilausriviltä. Toimitusaikaväli, johon tulostus halutaan rajata. Tilauspäivämääräväli, jonka mukaiset tilaukset halutaan tulostaa. Jos jätetään tyhjäksi, tulostetaan tilaukset tilauspäivästä välittämättä. Ostotilauksen toimittajalta lähdön päivämääräväli. Kyseinen päiväys on kirjattavissa ostotilausotsikolle. Jos kentät jätetään tyhjiksi, tulostetaan tilaukset lähtöpäivästä välittämättä. Tulostus voidaan rajata johonkin mallistoon. Rivin mallisto määräytyy tuotteen perustietojen mukaan. Jos rajausta ei haluta tehdä, valitaan mallistoon <ei arvoa>. Tulostus voidaan rajata johonkin tuoteryhmään. Rivin tuoteryhmä määräytyy tuotteen perustietojen mukaan. Jos rajausta ei haluta tehdä, valitaan tuoteryhmään <ei arvoa>. Tulostus voidaan rajata johonkin teemaan. Rivin teema määräytyy tuotteen perustietojen mukaan. Jos rajausta ei haluta tehdä, valitaan teemaan <ei arvoa>. Omiin rajauksiin voidaan käyttää seurantataso-rajausta. Seurantatasot ja niitten arvot perustetaan Perustieto-ohjelmalla. Tuotteelle valitaan seurantatasolle arvo, ja tulostus voidaan rajata niihin tuotteisiin, jotka toteuttavat tietyn seurantatason arvo. Jos tulostus halutaan rajata yhden ostajan tilauksiin, valitaan ostaja listasta. Arvolla <ei arvoa> tulostetaan kaikkien ostajien tilauksia. Toimittajanumeroväli, jolle kohdistetut ostotilaukset halutaan mukaan listalle. Jättämällä tyhjäksi tulostetaan kaikki muuten sopivat tilaukset. Raportti voidaan tulostaa vain yhdestä tuotteesta antamalla tuotetunnus. Raportti tulostetaan ruutuun. Kun tuloste on valmis, on se klikattavissa näkyviin ruudun alalaidasta. Tulostus tapahtuu kirjoittimelle. Parametrien ylläpidossa voidaan valita kirjoitin, johon tulostus tapahtuu. Raportin alkuun tulostetaan kansilehti, jossa näkyy tulosteen nimi, käyttäjä, tulostuspäivämäärä sekä rajausruudussa annetut valinnat. Tulostusperuste Tällä valinnalla päätetään, mitkä määrät raportille tulostetaan. Vaihtoehtoina ovat Tilattu = tilauksen tilatut määrät, Toimittamatta = määrät, joita ei vielä ole vähennytty varastosta, Peruutettu = määrät, jotka on poistettu tilauskannasta jollakin syykoodille. Tulostustarkkuus Järjestys Toimittajasummat Tuotteen nimi Toimittaja-tarkkuus on tällä hetkellä ainoa valinta. Tilauskanta tulostetaan tällöin jokainen rivi erikseen Listan tulostusjärjestys on kiinnitetty toistaiseksi toimittajanumeroon. Tulostetaanko yhteensä -summat toimittajan vaihtuessa. Tulostetaanko tuotteen nimi numeron sijasta/lisäksi 6 43 31.10.2004
6.5.4.1 Ostotilauskanta toimittajittain ruututuloste Kun tulostusvaihtoehdoksi on valittu ruudulle, voidaan raporttia katsoa ruudulla ilman paperille tulostusta. Tulosteen muodostuksen aikana ruutu ei ole näkyvillä, vaan kun tuloste on valmis saadaan se näkyville klikkaamalla kuvaketta ruudun alapalkista. Jos myös paperituloste halutaan, suljetaan ikkuna, vaihdetaan tulostusvalinta kirjoittimelle ja tehdään tulostus uudelleen. Ruudun toimintonapit Sulje Ohje Palataan tulostuksen rajausikkunaan. DAFOn käyttöohjeisiin 6.5.4.2 Ostotilauskanta toimittajittain raportti Raportin alkuun tulostetaan kansilehti, jossa näkyy tulosteen nimi, käyttäjä, tulostuspäivämäärä sekä rajausruudussa annetut valinnat. Raportti katsottavissa tarkemmin nimellä OKantaToim.pdf. Listan kentät Otsikkotiedot: Tilauslaji Tulostusperuste Rajaukset Jos raportille on valittu joku tilauslaji, näytetään sen nimi otsikossa. Otsikossa näkyy tekstinä, mitkä määrät raportille on valittu: Tilattu, Toimittamatta vai Peruutettu Lisäksi otsikossa näkyy, jos tulostus on rajattu tiettyyn mallistoon, toimitusaikaväliin ja seurantatasoon. 6 44 31.10.2004
Rivitiedot: Toimittaja Toimittajan numero ja nimi. Tilaus Toimittajan alle tulostetaan tilausrivikohtaiset tiedot niistä tilauksista, jotka toimittajalle on tehty. Rivi Tilauksen rivinumero. Tuote Tuotteen tunnus. Väri Tuotteen väri. Tyyppi Tuotteen tyyppi. Taika Toimitusaika on lyhyessä muodossa VVTTTT, missä VV = vuoden kaksi viimeistä numeroa ja TTTT = toimitusajan tunnus joko 2 tai 4 merkkiä pitkänä. 1 10 Kokokohtaiset määrät. Määrät ovat mahdollisesti kahdella rivillä alakkain, jos kokoja on käytössä enemmän kuin 10. Yhteensä Rivin määrä yhteensä. Summat: Listalle voidaan valita tulostuvaksi välisumma toimittajittain. Lisäksi listan loppuun tulostuu koko raportin summat. Hinta Listalla olevat rivit yhteensä kotivaluutaksi muutettuna. Summista on vähennetty ne alennukset, jotka tilauksella on voimassa. Määrät Listalla olevat rivit yhteensä. 6 45 31.10.2004
6.6 Ostotilausten eräajomuutokset 6.6.1 Yleistä 32OstEra Eräajomuutokset ohjelman tarkoituksena on muuttaa tai poistaa annetut tiedot täyttäviä ostotilauksia ja niiden rivejä tekemättä muutoksia yksittäisiin ostoriveihin. Ohjelma käy kunkin muutospyynnön kohdalla ostotilauskantaa läpi ja tekee tarvittavat muutokset. Ohjelmalla voidaan suorittaa toiminnot: Syöttää muutospyyntöjä (välilehti 1), jotka toteutetaan myöhemmin haluttuna ajankohtana. Tulostaa (välilehti 2, Tulosta-nappi), tarkastaa ja mahdollisesti korjata (välilehti 1) syötetyt muutospyynnöt Suorittaa Testiajo, jos halutaan ennakkoon nähdä ne ostotilausrivit, joita halutut muutokset koskevat. Tämä toimenpide ei tee muutoksia tilauskantaan. Testiajo listaa muutoksen kohteeksi tulevat ostotilausrivit. Suorittaa syötettyjen muutospyyntöjen toteutusajo (välilehti 2, Hyväksy). Hyväksyminen listaa muutetut ostotilausrivit Ohjelmalla voidaan tehdä yhdellä muutospyynnöllä koko ostotilauskantaa koskevia muutoksia. Mahdollisia muutettavia tietoja ovat: toimittaja, laskutus, tuote, tuotteen väri, tuotteen tyyppi, toimitusaika sekä hinta. Ostoja voidaan myös poistaa annetuilla kriteereillä. Ostotilausten tulee olla vastaanottamattomia ( ei saavutettu varastoon). Tällä hetkellä hintaryhmä ja laatuluokkamuutokset eivät ole mahdollisia. Koska tällä ohjelmalla on mahdollista tehdä sellaisia muutoksia, jotka koskevat hyvin suurta ostorivien määrää, on muutospyyntöjen tietosisältö tarkastettava huolella ja erittäin suositeltavaa on tulostaa Testiajon kautta lista ostoista, jotka muuttuvat Hyväksynnän yhteydessä. Myyntitilauksissa olevaa prosentuaalista hinnan korotusta ei ole toteutettu ostopuolelle, ja pakettien muutos ostopuolelle hoituu jo myyntitilauspuolen ohjelmalla eli sitäkään ei toteutettu tähän ohjelmaan. Jos ostotilaukset on muodostettu myyntitilausten perusteella, on myyntitilaukselle kirjattu syntyneen ostotilauksen numero. Ostotilauksen poiston yhteydessä tämä linkki hävitetään ja myyntitilaus voidaan poimia uudelle ostotilaukselle. Ostotilauksen muutos ei vaikuta myyntitilauksiin. 6.6.2 Parametrit Ohjelmasta saadaa tulosteina itse pyynnöt, testiajo sekä varsinainen muutosajo. Käyttäjäkohtaiset tulostusmääritykset annetaan Parametrien ylläpidolla. Pyyntöjen listaus tallennetaan tunnuksella OSTERAPY ja testi/muutosajo tunnuksella OSTERAMU. 6 46 31.10.2004
6.6.3 Pyynnöt -ruutu Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Selaa Uusi Tallenna Poista Lopeta Ohje Näillä näppäimillä päästään muutospyynnön muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Kun pyynnöt hyväksytään, viedään jokaiselle muutetulle ostoriville pyynnön muistio. Tällä saadaan mm. automaattisesti ostojen perumisen yhteydessä ostoriveille vietyä muistioteksti perumisen syystä. Toimittajanumerokentän vieressä selailu toimittajiin, laskutusnumerokentän vieressä selailu asiakkaisiin, tuotekoodin vieressä selailu tuotteisiin, värin vieressä tuotteen väreihin/tyyppeihin. Selailunäppäimet muutospyyntöihin: Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen Näytetään pyyntöjen selailu-ikkuna. Tehdään uusi muutospyyntö. Tallennetaan ruudulla oleva pyyntö. Poistetaan muutospyyntö. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin. 6 47 31.10.2004
Kenttien kuvaukset Muutosnro Tilauslaji Toimittaja Mallisto Tuoteryhmä Seurantataso Tilausväli Tilastojakso Ostokirje Poistetaan Vanhat tiedot / Uudet tiedot Toimittaja Laskutus Tuote Väri Tyyppi Hinta Toimitusaikaväli Toimituspvmväli Muutospyynnöille annetaan kullekin oma numeronsa (esim. juokseva perättäinen tai 5:n numeron välein, jos halutaan lisätä väliin). Numerointi voidaan aloittaa seuraavalla kerralla alusta, mikäli edellisen kerran mukaiset muutospyynnöt on kaikki jo käsitelty. Muutospyynnön numeroa käytetään myöhemmin mahdollisesti korjattaessa syötettyjä muutospyyntöjä tai rajattaessa välilehden 2 Tulostusta, Testiajoa tai Hyväksymistä. Muutokset rajataan tiettyyn ostotilauslajiin. Valinnalla <ei arvoa> tehdään kaikille tilauslajeille. Osto-otsikkotason rajaus. Muutokset rajataan tiettyyn toimittajaan. Osto-otsikkotason rajaus. Muutokset rajataan tiettyyn mallistoon. Valinnalla <ei arvoa> tehdään kaikille muuten sopiville ostoriveille. Rivitason rajaus. Muutokset rajataan tiettyyn tuoteryhmään. Valinnalla <ei arvoa> tehdään kaikille muuten sopiville ostoriveille. Rivitason rajaus. Muutokset rajataan tietyn seurantatason tietylle arvolle. Valinnoilla <ei arvoa> tehdään kaikille muuten sopiville ostoriveille. Rivitason rajaus. Muutos voidaan rajata koskemaan tiettyä ostotilausnumeroväliä. Muutokset rajataan tiettyyn jaksoon. Rivitason rajaus. Jos tähän laitetaan rasti, niin muutetuille ostotilauksille merkitään, että niistä halutaan ostokirje, ja että kirjettä ei vielä ole tulostettu. Tällöin menemällä Ostokirjeen tulostukseen ja valitsemalla Ottamattomat saadaan muutetuista ostoista Ostokirjeet. Merkintä siitä, että rajauksiin sopivat ostorivit / osto-otsikot poistetaan. Jos poiston yhteydessä annetaan poiston syy, niin ostorivit jäävät kantaan kuten ostotilausten ylläpidon yhteydessäkin poistosyyllä poistettaessa. Kun näihin tietoihin annetaan jotain on kyseessä ostotiedon muutos. Otsikkotason muutos: ostotilauksen toimittaja muutetaan toiseksi. Otsikkotason muutos: ostotilauksen laskutusasiakas muutetaan toiseksi. Rivitason muutos: Ostorivin tuote muutetaan / rivi poistetaan. Rivitason muutos: Ostorivin tuotteen väri muutetaan / rivi poistetaan. Rivitason muutos: Ostorivin tuotteen tyyppi muutetaan / rivi poistetaan. Rivitason muutos: Ostorivin hinta muutetaan / rivi poistetaan. Rivitason muutos: Ostorivin toimitusaika muutetaan / rivi poistetaan. Rivitason muutos: Ostorivin toimituspvm muutetaan / rivi poistetaan. Jos pvm-väli annetaan, niin samalla ehdotetaan, että toimituspäivästä muodostettu viikko vaihdetaan uutta pvm:ää vastaavaksi. Pyyntöjä voidaan selailla, muuttaa ja poistaa niin kauan kuin niitä ei vielä ole ajettu Hyväksymisen kautta. Välilehdellä 2 tehtävä pyyntöjen hyväksyntä käy läpi annetun numerovälin muutospyynnöt ja tekee halutut muutokset/poistot ostotilauskantaan ja poistaa pyyntötiedon. Itse muutos voi myös koskea joko koko ostotilausta tai yksittäisiä ostorivejä. Koko ostotilausta koskevia muutoksia ovat toimittajan ja laskutusasiakkaan muutos. Ostorivitason muutoksia ovat tuotteen, värin, tyypin, toimitusajan ja hinnan muutokset. Yhdellä pyynnöllä voi tehdä vain joko koko ostotilausta koskevia tai vain yksittäisiä Ostorivejä koskevia muutoksia. Ts. samaan muutospyyntöön ei voida ilmoittaa sekä toimittajan että tuotteen (värin, toimitusajan tai hinnan) muutoksia. Vastaavasti toimittajamuutosta ei voi tehdä, jos rajauksissa on annettu esim. tuotteen muutoksia. Poiston rajauksena voi myös olla otsikkotason tai rivitason rajaus, ja kerralla saa tehdä vain jomman kumman. 6 48 31.10.2004
Ohjelma tekee siis seuraavat tarkistukset: Mikäli annetaan Vanha toimittaja, pitää antaa myös Uusi; näiden lisäksi voidaan ruudulla ilmoittaa vain tilauslaji. Mikäli Vanhoihin tietoihin annetaan jokin tiedoista Tuote, Väri, Tyyppi, Toimitusaika, Hinta, täytyy Uusiin tietoihin antaa myös vastaava tieto, jos kyseessä ei ole poistotapahtuma. Vastaavasti, jos Vanhoista tiedoista jätetään antamatta jokin em. tiedoista, sitä ei voi myöskään antaa Uusiin tietoihin. Jättämällä Vanhoista tiedoista pois haluttuja tietoja, tarkoitetaan tällä sitä, että muutosten teossa ohjelma jättää kyseisen tiedon muuttamatta ja että muutoksessa käytetään ostoriville aiemmin syötettyä tietoa. Mikäli muutospyyntöön laitetaan Poistetaan-merkintä, Uusia tietoja ei voida syöttää Mikäli rivistä on yksin kpl toimitettu, ei rivi ilmesty testiajon listalle. Mikäli tilauksesta on yksikin kpl toimitettu eivät otsikkotason muutokset ilmesty testilistalle. 6.6.4 Hyväksyntä -välilehti Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Ruudukkoon voidaan muodostaa peräkkäisiä numeroita antamalla ruudun 6 49 31.10.2004
alaosaan numeroväli ja painamalla Jako -nappulaa. Näppäimen painaminen vie annetun välin numerot ruudukkoon auki purettuna. Tämän jälkeen ruudukkoa voi ylläpitää, eli lisätä tai poistaa numeroita. Taulukkoon voi myös jäädä tyhjiä paikkoja. Tulosta Tulosta-näppäimellä tulostetaan kirjoittimelle taulukossa olevien pyyntöjen sisältö (esimerkki alla). Tämä kannattaa aina ottaa dokumentiksi ajettavista muutoksista. Testiajo Näppäimellä Testiajo saadaan raportti siitä, mitkä kaikki ostorivit muuttuisivat/poistuisivat taulukon muutospyyntöjen ajon yhteydessä. Raportista näkyy myös tieto muutoksen sisällöstä: vanha tieto / uusi tieto. (esimerkki alla). Hyväksy Varsinainen ostotilauskannan muutos tapahtuu näppäimellä Hyväksy. Napin painamisen jälkeen pyydetään käyttäjää vielä hyväksymään muutosajo, koska muutos kohdistuu koko tilauskantaan käyttäjän ilmoittamin ehdoin. Tästä tulostuu samanlainen raportti kuin Testiajosta (esimerkki alla). Kun muutospyynnön mukaiset muutokset on tehty ostotilauskantaan, poistuu itse muutospyyntörivi. Peruuta Tyhjentää ruudukkoon syötetyt muutosnumerot. Kenttien kuvaukset Ruudukko Muutosnroväli Ruudulla annetaan muutospyyntöjen numerot, joita halutaan käsitellä. Taulukkoon syötetään halutut numerot (ylärajaa lukumäärälle ei ole). Muutospyyntöjen numerot voidaan antaa kukin erikseen ruudukkoon. Tai sinne voi muodostaa peräkkäisiä numeroita antamalla ruudun alaosaan numeroväli ja painamalla Jako -nappulaa. Ostoriville tehdään Tuotetunnuksen, Värin ja Tyypin muutoksia tai se poistetaan vain siinä tapauksessa, että kyseinen ostorivi on pelkästään ostotilauskannassa. Siitä ei saa olla yhtään toimitettuna. Koko ostotilauksen poistoa ei suoriteta tilaukselle, vaikka se kuuluisi poistettavien ostotilausten joukkoon, jos jokin tilauksen riveistä on toimitettu. Muutospyyntöjen Testiajo huomauttaa, mikäli muutospyyntö aiheuttaisi ostotilauskantaan sellaisia tuotteita, joita tuotetietokannasta ei löydy. Tällainen tulisi kyseeseen silloin, kun esim. muutoksessa annetaan vain Tuotetunnus eikä Väriä (tällä tarkoitetaan kaikkia vanhan tuotteen värejä) ja Uudella tuotteella ei ole perustettuna kaikkia Vanhan tuotteen väriä. Hyväksyntäajo jättää tekemättä tällaiset muutokset. Esimerkki muutospyyntölistasta Tulosta-napin kautta. Tämä lista on tarkasteltavissa ja tulostettavissa CD:ltä nimellä Ostotilaustenerämuutos_lista_1.pdf. Tarkastelu vaati Adobe Reader-ohjelman. 6 50 31.10.2004
Listan otsikossa yritys, ajopvm ja sivunro Kenttien kuvaukset Muutosnro Laji Jakso Mallisto Tuoteryh Poisto Seurantataso Vanha/Uusi Toimittaja Laskutus Tuote Väri Tyyppi Viikko Hinta Muutospyynnölle annettu numero, jolla se löytyy Tilauslajirajaus, 0=kaikki Tilastojaksorajaus, tyhjä=kaikki Mallistorajaus, tyhjä=kaikki Tuoteryhmörajaus, tyhjä=kaikki K=poisto, tyhjä=muutos Seuranapisterajaus, tyhjä=kaikki Vanhalla rivillä näytetään mitä muutetaan ja uudella miksi muutetaan, Jos poisto niin uudet tiedot tyhjiä Toimittajanumero; Otsikkotason muutos/poisto ; tyhjä=ei muutosta Laskutusasiakasnumero; Otsikkotason muutos/poisto; tyhjä=ei muutosta Tuotekoodi; Rivitason muutos; tyhjä=ei muutosta Värikoodi; Rivitason muutos; tyhjä=ei muutosta Tyyppikoodi; Rivitason muutos; tyhjä=ei muutosta Toimitusviikko; Rivitason muutos; tyhjä=ei muutosta a-hinta; Rivitason muutos; tyhjä=ei muutosta Esimerkki muutospyyntölistasta Testaa-napin kautta. Tämä lista on tarkasteltavissa ja tulostettavissa CD:ltä nimellä Ostotilaustenerämuutos_lista_2.pdf. Tarkastelu vaati Adobe Reader-ohjelman. Esimerkki muutospyyntölistasta Hyväksy-napin kautta. Tämä lista on tarkasteltavissa ja tulostettavissa CD:ltä nimellä Ostotilaustenerämuutos_lista_3.pdf. Tarkastelu vaati Adobe Reader-ohjelman 6 51 31.10.2004
6.6.5 Muutospyyntöjen selailu Muutospyyntöjä voidaan selailla numerojärjestyksessä. Selailu vastaa toiminnaltaa normaalia selausta rajaus- ja selailuikkunoineen. Kenttien kuvaukset Nro Laji Jakso Mallisto Ryhmä Poisto Toimittaja Tuote Väri Tyyppi Muutoksen numero Tilauslajin numero. Tilausjakso, jota muutos koskee. Mallistotunnus, jota muutos koskee. Tuoteryhmä. jota muutos koskee. 0, jos kyseessä muutos; 1, jos kyseessä poisto. Toimittaja, jota muutos koskee. Tuotetunnus, jota muutos koskee. Tuotteen väri, jota muutos koskee. Tuotteen tyyppi, jota muutos koskee. 6 52 31.10.2004
6.6.6 Ohjelman tekemät päivitykset OstoMuutos Muistiot Ostotsikot Ostrivit Ostomemo Tuotevar / Tuotevarala Tuotetap Tuotevko/ Tuoteviikko Tilrivit Pyynnöt tallennetaan tähän tauluun. Pyyntöjen muistiot, jotka sitten viedään ostoriveille, tallennetaan tähän tauluun. MemoType on OrderChange ja ID1 on muutoksen numero. Ostomuutoksissa voi käyttää samaa memo-tyyppiä kuin myyntipuolelle, jotta ei tarvitse tehdä uusia kuvakkeita jne. Jotta myyntipuolen mahdolliset samannumeroisen muutospyynnön muistiot eivät sekoitu ostojen muistioihin, laitetaan kenttää ID2 jokin tunnus (esim. vakio 2 = ostotilauslajin tilaustyyppi). Ostotilausotsikon muutokset. Ostotilauksen rivien muutokset. Muutosmuistiot viedään muutetuille riveille. Jos ostotilauslajilla on merkintä, että tilaussyöttö lisää tai vähentää varastoja, tehdään varastopäivitykset heti. Vastaavia päivitysrutiineita voi katsoa ohjelmasta OSTOTILA. Jos tuotteen varastoa muutetaan, viedään tieto tuotteen varastotapahtumatiedostoon. Vastaavia päivitysrutiineita voi katsoa ohjelmasta OSTOTILA. Jos ostotilaus ei tee varastomuutosta, lisätään ostotilauksen määrät tuotteen toimitusajan tulossa oleviin määriin. Vastaavia päivitysrutiineita voi katsoa ohjelmasta OSTOTILA. Poiston yhteydessä ostotilausnumero nollataan. 6 53 31.10.2004
6.7 Ostokirjaus saapuneeksi 6.7.1 Yleistä 32OstSaa Kun ostotilausten toimittajalta saapuu lähetys, sen sisältämät tuotemäärät kirjataan varastoon tilauskohtaisesti lähetysasiakirjoissa olevien tietojen perusteella. Toimittajan kanssa olisi hyvä sopia menettelystä, jolla saapunut toimitus voidaan kohdistaa DAFO:ssa olevaan ostotilaukseen. Tässä voidaan käyttää apuna mm. ostotilauskirjeelle tulostettua viitettä. Ohjelmaan on liitetty mahdollisuus käsitellä tuotepaketteja. Saapumisruudulla voidaan kirjata tilattuihin paketteihin toimittajan tekemät muutokset. Pakettijako-välilehdellä jaetaan saapuneet määrät ostotilaukseen liitetyille asiakkaiden myyntitilauksille kokonaisina paketteina. Vapaajakovälilehdellä käsitellään muut kuin pakettipohjaiset tilaukset. Kun saapuneet määrät on jaettu voidaan käsiteltyjen myyntitilausten pohjalta muodostaa lähetteet. Jaon pohjalta voidaan tulostaa jakolista varastotoimintojen avuksi. Myös kangasrullien käsittely on mahdollista kun ne on perustettu tuotteina. 6.7.2 Parametrit Ostotilausten käyttämiä yleisparametreja on ainoastaan yksi eli kohdassa 06. Ostosaapuminen päivittää on määriteltävä, lasketaanko ostojen aiheuttama painotettu hintamuutos inventaarihintaan, välittömiin kustannuksiin tai molempiin edellä mainittuihin vai suoritetaanko päivitystä ollenkaan (vaihtoehto Ei). Parametri "01. Lisäkulut ostosaapumisissa" mahdollistaa ostotilauksen lisäkustannusten huomioimisen edellämainittujen hintojen päivityksessä. Kun parametri on päällä muutosruudulle ilmestyy valuuttakurssi-, välittömiin kustannuksiin vaikuttava lisäkulu-%-, valuuttakurssi- ja inventaarihintaan vaikuttava lisäkulu-%. Varasto voidaan pakottaa antamaan aina. Tätä ohjataan yleisparametrillä "09. Varastopaikka pakollinen". Vaatii uuden varastotaulun käyttöönoton (parametri: 01. tuotevarastot lajitelmittain). Tällöin tulee ilmoittaa sekä varasto että varastopaikka(hyllypaikka). Kun käsitellään saapuvia kangaspakkoja, on määriteltävä arvo parametrille 14. NEULOS: Saapumisen numerosarja. Numerosarjaa käytetään kangasrullien tunnisteen muodostamiseen. 6.7.3 Ostotilausten saapuminen (1. välilehti) Saapumisen kirjaus aloitetaan rajaamalla ostotilausmassaa. Rajaustapoja on pääsääntöisesti kaksi. Nopeampi tapa on antaa DAFO:n ostotilausnumero, jos se on tiedossa, ja painaa Enter tai klikata hiirellä Tilaus-välilehteä. Jos ostotilausnumeroa ei tiedetä, voidaan rajaus tehdä toimittajan numerolla ja tilauslajilla. Tällöin tilaus-välilehdelle kerätään kaikki kyseisen toimittajan ostotilaukset. Jos ostotilauksille on kirjattu tai on kirjaantunut tuoteperustiedoista varastopaikka, saadaan sen avulla rajattua pois ne ostotilaukset, joissa on eri varastopaikka tai sitä ei ole määritelty. 6 54 31.10.2004
Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tallenna Lopeta Ohje Meno toimittajaselailuun. Tulostaa kollilapun, jonka tietosisältönä on ostotilausnumero, toimittaja, toimituspäivä ja sisältö. Tulostuksen alussa kysystään toimituksen sisältöä, johon voi antaa vapaamuotoista tekstiä.tämä tulostetaan kollilapun kohtaan sisältö. Esimerkki alla. Päivitetään viite- ja päivämäärätiedot ostotilauksen otsikoille. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin. Kenttien kuvaukset Tilausnumero Toimittaja Tilauslaji Varasto Jos DAFO:ssa määritelty tilausnumero on tiedossa, saadaan ostotilaus haettua nopeimmin. Tilausnumero ei ole pakollinen, jos annetaan toimittajan numero ja tilauslaji. Syöttötietona on toimittajan numero. Sen viereen ilmestyy toimittajan nimi ja nimen lisäosa, jos sellainen on toimittajan perustiedoissa annettu. Ostotilauslaji on annettava yhdessä toimittajanumeron kanssa, jos tilausnumeroa ei ole syötetty. Valittavaksi tuodaan vain tilauslajit, joissa tyyppi on Osto, Käsiteltävät ostotilaukset voidaan rajata DAFO:n ostotilaukselle kirjatun 6 55 31.10.2004
varastopaikan avulla. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, niin otetaan mukaan kaikki tilaukset varastomäärityksestä riippumatta. Viite Oston kirjaamisessa on varattu mahdollisuus antaa kyseiselle saapumiselle ns. keikkanumero eli tunniste. Viitettä käytetään jatkossa mm. lähetteiden muodostuksessa välilehdellä 6. Tieto päivitetään ostotilausotsikolle. Lähtö toimittajalta Kirjataan päivämäärä, jolloin ostotilaus on lähtenyt tavaran toimittajalta. Tieto kirjautuu ostotilausotsikolle. Tulopäivä Päivämäärä, jolloin ostotilaus on saapunut. Tieto kirjautuu ostotilausotsikolle. EU-toimitus Merkinnän avulla voidaan ilmoittaa EU-maiden välisen kaupan tietoja. Avaa näyttöön lisäkenttiä. 6.7.3.1 Kollilappu Ensimmäisen sivun kirjoitin-nappulasta voidaan tulostaa A4-koossa ns. kollilappu (käytetään esim kangaspakkojen saapumisessa) kun tilausnumero on annettu. Kenttien kuvaukset Tehdas Toimituspäivä Sisältö Odottaa Ostotilausnumero tosi suurella, jotta se näkyy korkealta varastohyllyltä alas asti. Dafon toimittajatieto Saapumisen kirjauspäivä koneen kellosta Tulostuksen alussa annettu vapaamuotoinen teksti Kangasrullan tila 6 56 31.10.2004
6.7.3.2 EU-Toimitus lisänäyttö Näytön avulla voidaan kirjata saapuneet määrät EU-Tapahtumat tilastoon. Jokainen syöttötieto kirjataan omaksi tapahtumakseen. Kyseisestä tilastoa voidaan ylläpitää erillisellä ohjelmalla (32eutap.exe). Ruudulla näkyvien lähtö- ja alkuperämaatietojen, kuljetustavan ja määrien lisäksi tapahtumiin viedään ostohinta, tapahtumapäivä, kirjauksen tekijä (=käyttäjä) ja tosite (= ostotilausnumero / rivinumero) sekä merkintä DAFO. EU-sisäkaupan ostotilasto on Impromptu-raportti tullin lomakkeelle. Kenttien kuvaukset Alkuperämaa Lähetysmaa Merikuljetus Rautatie Maantie Lento Postilähetys Kenttään valitaan maa, josta tuote on alun alkaen lähtenyt. Lähetysmaaksi valitaan maa, josta tuote on tullut viimeksi. Tavara toimitettu laivarahtina. Tavara toimitettu junalla. Tavara toimitettu autolla. Tavara toimitettu lentopostina. Tavara toimitettu normaalina postilähetyksenä. 6.7.4 Saapuneiden tilausten valinta (2.välilehti) Toimittajan tilaukset -näyttö Yksittäiset tilausrivit -näyttö 6 57 31.10.2004
Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Valitse Kaikki Lopeta Ohje Poimitaan aktiivinen rivi tai useampi maalattu rivi jatkokäsittelyyn. Valinnan jälkeen rivi poistuu näytöstä ja siirtyy Saapuneet -välilehdelle. Siirretään kaikki ruudulla olevat (myös mahdolliset näkymättömissä olevat) tilausrivit Saapuneet -välilehdelle. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tilaus Toimittaja Tilaus yht.yks Val Rivitaulukko 1: Tilaus Rivi Tuote Lajitelma kpl Väri Tyyppi Yht. Val. Ruudulla on ostotilauksen numero DAFO:ssa, jos käsitellään yksittäistä aloitusruudulla annettua tilausta. Jos rajauksissa on annettu toimittajan ja tilauslaji, on tässä nolla. Toimittajan nimi Ostotilauksen yhteiskappalemäärä. Ostotilauksen valuuttasumma yhteensä. Jos hinnoissa ei ole veroa mukana, myös kokonaissumma on ilman veroa. Tilauksen numero DAFO:ssa, jos käsitellään useita tilauksia samalla kerralla. Saraketta ei näytetä, jos käsitellään yhtä tilausta. Tilauksen rivit näkyvät tässä sarakkeessa Tilausriviin syötetty tuotetunnus Lajitelman tai paketin tunnus Lajitelman kappalemäärä Tuotteen värikoodi Tuotteen tyyppi, jos se on käytössä Rivin tilausmäärä yhteensä Rivin yhteismäärä valuutassa. 6 58 31.10.2004
1 20 Rivin kokokohtaiset määrät. Sarakkeita on näkyvissä niin monta kuin tuotekoodin rakenteessa on ilmoitettu kokoja olevan käytössä. Jos ohjelma halutaan lopettaa siinä vaiheessa, kun tilauksia on jo valittu Saapuneet-välilehdelle, ennen ohjelman lopetusta tulee ohjeinen ilmoitus. Tähän on vastattava OK. Peruuta-vaihtoehto palauttaa kontrollin takaisin ohjelmaan. 6.7.5 Saapuneiden tilausten kirjaus (3. välilehti) Seuraavalla ruudulla käsitellään Tilaus-välilehdeltä valittuja ostotilausrivejä. Jos riveillä on toimituksessa tapahtunut muutoksia, ne poimitaan tässä yksitellen käsittelyyn. Muutosten jälkeen kokoaineisto voidaan hyväksyä kerralla. Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. 6 59 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Rullat Siirrytään kirjaamaan rullakohtaisia tietoja Paketti Siirrytään kirjaamaan paketin kokonaismääriä. Kirjaa Tallennetaan ruudulla näkyvät tilausrivien määrät varastoon, merkitään rivit toimitetuiksi ja vähennetään tuotetasoisesta viikkotilastosta tulossa määriä. Palataan Tilaus-välilehdelle valitsemaan rivit käsittelyyn. Muuta Siirrytään muutosruudulle käsittelemään valittua riviä yksityiskohtaisemmin. Poista Poistetaan välilehdelle valittu tilausrivi ja siirretään se takaisin tilausvälilehdelle. Rivi on edelleen toimittamatta eikä Lopeta Lopetetaan ohjelma. Ohjelma huomauttaa, jos kirjausta ei ole suoritettu loppuun. Ohje Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tilaus Toimittaja Lähetys yht. yks Val Rivitaulukko 1: Tilaus Ruudulla on ostotilauksen numero DAFO:ssa, jos käsitellään yksittäistä aloitusruudulla annettua tilausta. Jos rajauksissa on annettu toimittajan ja tilauslaji, on tässä nolla. Toimittajan nimi Ostotilauksista valittujen rivien yhteiskappalemäärä. Valittujen tilausrivien valuuttasumma yhteensä. Jos hinnoissa ei ole veroa mukana, myös kokonaissumma on ilman veroa. Tilauksen numero DAFO:ssa, jos käsitellään useita tilauksia samalla kerralla. Saraketta ei näytetä, jos käsitellään yhtä tilausta. Rivi Tilauksen rivit näkyvät tässä sarakkeessa Tuote Tilausriviin syötetty tuotetunnus Lajitelma Lajitelman / paketin tunnus. kpl Lajitelma alkuperäinen tilausmäärä. Ehjät Paketti-toiminnon kautta syötetty kokonaisten pakettien lukumäärä. Väri Tuotteen värikoodi Tyyppi Tuotteen tyyppi, jos se on käytössä Yht. Rivin tilausmäärä yhteensä Val. Rivin yhteismäärä valuutassa. 1 20 Rivin kokokohtaiset määrät. Sarakkeita on näkyvissä niin monta kuin tuotekoodin rakenteessa on ilmoitettu kokoja olevan käytössä. 6 60 31.10.2004
6.7.5.1 Rullatoiminnot Ruudun toimintonapit Lisää Uusi Sulje Tallennetaan syöttökenttiin tehdyt muutokset yllä olevaan taulukkoon. Hakee uuden rullaid:n numerosarjasta ja alustaa syöttökentät. Palataan Saapuneet välilehdelle. Taulukossa olevat arvot on tallennettu. Kenttien kuvaukset Tilaus Ostotilauksen numero. Rivi Ostotilauksen rivinumero. Saapuu Tilausrivin saapuvaksi ilmoitettu määrä. Rullilla Tähän mennessä rullille kirjattu määrä. Jäljellä Rullille kirjaamatta oleva määrä. RullaID Kangaspakan (rullan) tunniste. Numerosarja on määriteltävä yleisparametreissa ( 14. NEULOS: Saapumisen numerosarja). Tätä ennen on muodostettava kyseinen numerosarja perustietoihin. Laatuluokka Tuotteen laatuluokka on valittavissa neulostuotannon perustiedoissa luoduista laatuluokista. Pituus Pakan pituus. Paino Pakan paino. Rullatoiminnolla ilmoitetaan saapunut määrä erillisiin neulostauluihin, joiden käsittely vaatii, että neulosjärjestelmä on käytössä. Lisäksi yllä olevalla ruudulla voidaan käsitellä vain varastoja, jotka on määritelty rullavarastoiksi. Toisaalta tuotteella ei voi olla myöskään kokolajitelmaa. 6 61 31.10.2004
6.7.5.2 Pakettitoiminnot Ruudun toimintonapit Tallenna Tallennetaan ruudulla tilausriville tehdyt muutokset. Palataan Saapuneet - välilehdelle. Sulje Palataan Saapuneet välilehdelle muutoksia tekemättä. Kenttien kuvaukset TR MALLI LAATU Lajitelma Väri Tyyppi Yhteensä XS - XL Lopputoimitus Ehjät Tuotekoodi. Koodia ei voi muuttaa. Tuotteen lajitelman tunnus. Ei voi muuttaa tässä. Tuotteen värikoodi. Ei voi muuttaa tässä. Tuotteen tyyppi. Ei voi muuttaa tässä. Kokojen yhteismäärä. Lasketaan uudelleen kokokohtaisia määriä muutettaessa. Tuotteen kokolajitelma. Kappalemääriä voidaan muuttaa. Merkinnällä voidaan ilmoittaa tilauksen saapuneen kokonaan. Kun tilaus kirjataan alkuperäisten määrien mukaisena tai suurempana, merkintää ei tarvitse tehdä. Jos tilausrivi jää vajaaksi eikä sitä ole myöhemminkään tulossa, merkintä on tehtävä. Lopputoimitetun rivin toimittamatta olevat määrät nollataan eikä rivi tule enää näkyviin Tilaus välilehdelle. Kokonaisten pakettien lukumäärä. Tämän perusteella suoritetaan pakettijako. Ehjien pakettien määrä näytetään Saapumisruudulla omassa sarakkeessaan. Tällä väliruudulla siis mahdollistetaan ostotilauksen vastaanotossa rivikohtaiset muutokset. Jos kyseessä on paketti, voidaan uudella näppäimellä tuoda koko paketti omaan ikkunaansa, johon voi tehdä määrämuutokset suoraan solutasolla. Soluihin tehtyjen muutosten jälkeen on lisäksi ilmoitettava mikä on maksimimäärä ehjiä paketteja. 6 62 31.10.2004
6.7.6 Yksityiskohtaisten muutosten käsittely Muutosruudulla voidaan tehdä vastaanottovaiheessa määriin kohdistuvia muutoksia. Muut kuin hinta ja kappaleet ovat toistaiseksi näyttökenttiä. Varastoa voidaan muuttaa ja riville ilmoitetut määrätiedot viedään muutettuun varastoon. Tilausriville jää kuitenkin alkuperäinen varastopaikka. Ruudun toimintonapit Tallenna Tallennetaan ruudulla tilausriville tehdyt muutokset. Palataan Saapuneet - välilehdelle. Peruuta Palataan Saapuneet välilehdelle muutoksia tekemättä. Ohje Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tilaus Rivi Pikakoodi TR MALLI LAATU Lopputoimitus Väri Tyyppi Ostotilauksen numero DAFO:ssa. Tilauksen rivit näkyvät tässä sarakkeessa Pikakoodi näytetään. Muutos ei päivity. Tuotekoodi. Koodin muuttaminen ei vaikuta tietojen päivitykseen. Koodin oikealla puolella on tuotteen nimi. Merkinnällä voidaan ilmoittaa tilauksen saapuneen kokonaan. Kun tilaus kirjataan alkuperäisten määrien mukaisena tai suurempana, merkintää ei tarvitse tehdä. Jos tilausrivi jää vajaaksi eikä sitä ole myöhemminkään tulossa, merkintä on tehtävä. Lopputoimitetun rivin toimittamatta olevat määrät nollataan eikä rivi tule enää näkyviin Tilaus välilehdelle. Tuotteen väri. Muutos ei päivity. Tuotteen tyyppi, jos sellainen on käytössä. Muutos ei päivity. 6 63 31.10.2004
Hr Hintaryhmä, jos hintaryhmät käytössä. Muutos ei päivity. Laatuluokka Jos laatuluokat on käytössä (määrittely tuotekoodin muodostusohjelmassa), on mahdollista määritellä tuotteelle laatuluokka. Lajitelma Tuotteen lajitelma, mikäli lajitelmaa on käytetty tilauksella. Lajitelman tyyppi vaikuttaa huomattavasti tämän ruudun ulkoasuun. Yhteensä Tilausrivin kokonaismäärä. A-hinta Tuotevärille tuoteylläpito-ohjelmassa tallennettu ostohinta. Hinnalla voidaan päivittää tuotteen välittömiä kustannuksia ja/tai inventaarihintaa. Määritys päivityksestä on tehtävä yleisparametreihin. (06. ostosaapuminen päivittää) Kurssi Hinnoittelukurssi valuuttatiedoista. Sitä voidaan muuttaa ja tieto tallennetaan tapahtumalle. Vaikuttaa välittömien kustannusten laskentaan. Lisäkulu-% Lisäkuluprosentti tuodaan tuotteen perustiedoista ( tuoteylläpidon 2. välilehti väritaulukko) ehdotuksena. Sitä voidaan muuttaa ja se kirjautuu tapahtumalle. Lisäkulu huomioidaan, jos ohjelma päivittää tuotteen väritason välittömiä kustannuksia. Kurssi Saapumisajankohdan ostokurssi. Sitä voidaan muuttaa ja tieto tallennetaan tapahtumalle. Vaikuttaa inventaarihinnan laskentaan. Lisäkulu-% Lisäkuluprosentti tuodaan tuotteen perustiedoista ( tuoteylläpidon 2. välilehti väritaulukko) ehdotuksena. Sitä voidaan muuttaa ja se kirjautuu tapahtumalle. Lisäkulu huomioidaan, jos ohjelma päivittää tuotteen väritason inventaarihintaa. Koko Vakiolajitelmissa käytetty pakkauskoko. kpl Kollien kappalemäärä 1 20 Rivin kokokohtaiset määrät. Sarakkeita on näkyvissä niin monta kuin tuotekoodin rakenteessa on ilmoitettu kokoja olevan käytössä. Alennus-% Rivin alennusprosentti. Alennus1kielto Otsikon ensimmäisen alennuksen kielto. Muutos ei päivity. Alennus2kielto Otsikon toisen alennuksen kielto. Muutos ei päivity. Kust.paikka Kustannuspaikka. Muutos ei päivity. Huomautus Huomautus-kenttää voidaan koodata kolme merkkiä. Muutos ei päivity. Verokanta Verokanta. Muutos ei päivity. Varasto Varastopaikka, johon tilausrivin tuotemäärät kirjataan. Alkuperäinen rivin varastopaikka ei muutu. Varastopaikka Tilastojakso Hyllypaikka tai muu lisäselvennys tuotteen sijainnista varastossa. Toimitusajan ja tuotteen malliston avulla määräytyvä tilastojakso. Muutos ei päivity. Parametri "01. Lisäkulut ostosaapumisissa" mahdollistaa ostotilauksen lisäkustannusten huomioimisen välittömien kustannusten ja/tai inventaarihinnan päivityksessä. Kun parametri on päällä muutosruudulle ilmestyy hinnoittelukurssi, välittömiin kustannuksiin vaikuttava lisäkulu-%, ostokurssi ja inventaarihintaan vaikuttava lisäkulu-%. Hinnoittelukurssin näkyminen valuutan ylläpidossa vaatii parametrille 04. hinnoittelulle omat valuuttakurssit* arvon kyllä. Kenttien lukumäärä riippuu parametrin 06. ostosaapuminen päivittää arvosta. Arvolla ei kaikki neljä kenttää ovat piilossa. Arvolla Välitt.kust näkyy 2 ensimmäistä kenttää( kurssi, lisäkulu%) ja arvolla Invent.hinta 2 viimeistä kenttää (kurssi ja invent lisäkulu%). Arvolla molemmat näkyy kaikki 4 kenttää. 6 64 31.10.2004
6.7.7 Pakettijako (4. välilehti) Tiedot näkyvät tällä välilehdellä vain mikäli pakettien ostotilaus on muodostettu ohjelmalla ostot myynneistä. Ne pitää myös kirjata varastoon 3-välilehdellä ennen jakoa. Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tulosta Tulostetaan jaon tulos paperille varastotoimintoja varten. Tallenna Tallennetaan ruudulla tilausriville tehdyt muutokset. Palataan Saapuneet - välilehdelle. Normalisoi Alataulukossa on mahdollista normalisoida Kiinteä paketti eli liittää määrät värikohtaisiin saldoihin ja purkaa erilliset pakettinäytöt. Kopioi Voidaan kopioida lisätieto ja seurantataso useammalle riville nopeasti. Maalataan kopioitava rivi ja haluttu määrä rivejä siitä alaspäin. Nappia painaessa ylimmän valitun rivin tiedot kopioituvat kaikille muille valituille riveille. Lopeta Ohje Lopetetaan ohjelma Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tilaus Toimittaja Viite Ylempi taulukko PakettiID Ostotilauksen numero Dafossa. Toimittajan nimi Ostotilaukselle ensimmäisellä välilehdellä annettu viitetieto. Ostotilauksen tuotteen paketin tunnus. 6 65 31.10.2004
Väri Tyyppi Tuote Asiakas Nimi Ostettu/Tilattu Tilattu Toimitettu Toimitetaan Toimituskielto Lopputoimitus Kartonki Paino Tilavuus Laatikko LIsätieto Seurantataso Jos kyseessä on rivikohtainen väripaketti tai väri/tyyppipaketti, näytetään värin tunnus. Muuten tyhjä. Jos kyseessä on rivikohtainen tyyppipaketti tai väri/tyyppipaketti, näytetään tyypin tunnus. Muuten tyhjä. Tuotekoodi. Koodin muuttaminen ei vaikuta tietojen päivitykseen. Asiakkaan numero. Asiakkaan nimi. Ostotilauksen yhteismäärä erotettuna kauttaviivalla myyntitilausten kokonaismäärästä Asiakkaan tilaama pakettien kokonaismäärä. Toimitettujen pakettien määrä. Nyt toimitettava määrä. Ehdotetaan tilatun ja toimitetun erotusta, jos tilausta ei ole aiemmin merkitty lopputoimitetuksi. Merkintä haetaan asiakkaan perustiedoista. Toimitusta ei voi tehdä ennen kuin merkintä on asiakkaalta poistettu. Merkintä aiheuttaa myyntitilausrivin toimittamatta olevien määrien nollautumisen. Käytetään silloin, kun tuotetta ei jatkossakaan ole saatavilla. Pakkauskartongin tunniste. Tieto välittyy jakolistalle. Pakkauksen paino. Tieto välittyy jakolistalle. Pakkauksen tilavuus. Tieto välittyy jakolistalle. Pakkauksessa olevan laatikon tunniste. Lisätiedon koodi. Tieto välitetään John Nurmiselle Huomautukset kentässä. Ylläpito erillisessä ikkunassa. Lisätiedot perustetaan Nimitiedoissa Aktiivisten seurantatasojen koodit. Tieto välitetään John Nurmiselle Huomautukset kentässä. Ylläpito erillisessä ikkunassa, jossa valitaan tuotteen aktiiviset seurantatasot Alempi taulukko Tuote Tuotekoodi Väri Tuotteen värin tunnus Tyyppi Tuotteen tyypin tunnus PakettiID Lajitelman tunnus Yhteensä Rivin yhteismäärä 1-20 Kokokohtaisen kappalemäärät Jaon tallennuksen jälkeen taulukko lajitellaan asiakasjärjestykseen, jolloin nähdään asiakkaan toimitukseen tulevien pakettien määrät ja painot (järjestys ainakin aluksi asiakas-pakettitunnus) peräkkäisillä riveillä. Asiakkaalle jaettaessa annetaan samalla kartongin tunnus, paino, tilavuus ja laatikon numero. Jakoruudulle on lisätty tulosta-toiminto, joka listaa asiakas-paketti -järjestyksessä pakettijaon ja vapaan jaon ruuduilla olevan tilanteen. Raporttia käytetään varastossa lähetettävän tavaran keruussa / paketoinnissa. Tälle raportille on tulostettava otsikkotietoihin kaikkein keikassa mukana olevien pakettien peruskoonpanot (lajitelmatiedoista). Raportille tulostetaan myös jakamaton osuus eli se mitä jää omaan varastoon. Vajaana saapuva kiinteä paketti halutaan säilyvän yhtenäisenä alaruudussa. Esimerkiksi, jos alkuperäisen tilauksen määrä oli 5 pakettia, saapuneiden määrien perusteella tehty laskennallinen tulos voi olla 4 pakettia (olisi siis yksi vajaa paketti). Mutta fyysisesti täysien pakettien lukumäärä (Ehjät) on kolme, niin alaruutuun viedään jaettavaksi kaksi vajaata pakettia. 6 66 31.10.2004
Lisätty sarakkeet Lisätieto ja Seurantatasot. Näihin saadaan tunnisteita puolipisteellä eroteltuna. Tupla-klikkaamalla seurantataso-ruutua päästään tietojen syöttöikkunaan, jossa lisätieto valitaan pudotusvalikosta ja seurantatasojen aktiivisuutta voidaan vaihtaa. Tiedot välitetään John Nurmiselle Huomautukset kentässä. Syöttöikkuna huomauttaa, jos valittujen tietojen yhteenlaskettu pituus ylittää 70 merkkiä, mutta sallii kuitenkin tallennuksen, jos käyttäjä niin valitsee. 6.7.7.1 Jako alemmasta taulukosta 6 67 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Ok Peruuta Jako muodostettu ja se hyväksytään. Jaettu määrä siirtyy jako ikkunassa ylempään taulukkoon. Palataan takaisin jakoruutuun hyväksymättä nyt tehtyjä jakoja. Kenttien kuvaukset Asiakas Myytävissä Väri Tyyppi Yhteensä XS - XL Ostotilauksen taustalla oleva asiakas. Jako voidaan kohdistaa vain asiakkaille, jotka ovat olleet mukana ostotilausta muodostettaessa myyntitilauksilta. Asiakashaku voidaan suorittaa myös nimen perusteella. Valinta rajaa haun vain niihin asiakkaisiin, joilla on tähän ostotilaukseen liitettyjä myyntitilauksia. Tuotteen värikoodi. Ei voi muuttaa tässä. Tuotteen tyyppi. Ei voi muuttaa tässä. Kokojen yhteismäärä. Lasketaan uudelleen kokokohtaisia määriä muutettaessa. Tuotteen kokolajitelma. Kappalemääriä voidaan muuttaa. Jakojen alataulukossa paketit käsitellään tuplaklikkaamalla kyseistä riviä, jolloin nykyisen jakoruudun sijaan paketin kokokohtaiset määrät näytetään taulukkona. Taulukkoon annetaan asiakkaalle lähetettävät kappaleet omalle riville, joka on alkuperäisen rivin alla. Seuraavassa jaossa, joka kohdistuu tähän pakettiin, tuodaan jäljelle jääneet määrät. Jos kyseessä ei ole paketti, ruudun ulkoasu muuttuu hieman. Taulukkoa ei käytetä vaan määrät esitetään lajitelmana, jossa kukin koko on omassa lokerossaan. Väri- ja tyyppisarakkeita ei näytetä ja yhteimäärä on oman kenttänään. Kokolajitelma alapuolella näyteään alkuperäinen tilanne ennen tälle ruudulle tuloa ja valitulle asiakkaalle toimitettavat määrät kirjataan alimmalle riville. 6 68 31.10.2004
6.7.8 Vapaajako (5.välilehti) Tiedot näkyvät tällä välilehdellä vain mikäli tuotteiden ostotilaus on muodostettu ohjelmalla ostot myynneistä. Ne pitää myös kirjata varastoon 3-välilehdellä ennen jakoa. Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Tulosta Tulostetaan jaon tulos paperille varastotoimintoja varten. Tallenna Tallennetaan ruudulla tilausriville tehdyt muutokset. Palataan Saapuneet - välilehdelle. Normalisoi Alataulukossa on mahdollista normalisoida Kiinteä paketti eli liittää määrät värikohtaisiin saldoihin ja purkaa erilliset pakettinäytöt Kopioi Voidaan kopioida lisätieto ja seurantataso useammalle riville nopeasti. Maalataan kopioitava rivi ja haluttu määrä rivejä siitä alaspäin. Nappia painaessa ylimmän valitun rivin tiedot kopioituvat kaikille muille valituille riveille. Lopeta Ohje Lopetetaan ohjelma Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tilaus Toimittaja Viite Ostotilauksen numero Dafossa. Toimittajan nimi Ostotilaukselle ensimmäisellä välilehdellä annettu viitetieto. Ylempi taulukko 6 69 31.10.2004
Tuote Tuotekoodi. Väri Tuotteen värikoodi. Tyyppi Tuotteen tyyppi Asiakas Asiakkaan numero. Nimi Asiakkaan nimi. Toimituskielto Merkintä haetaan asiakkaan perustiedoista. Toimitusta ei voi tehdä ennen kuin merkintä on asiakkaalta poistettu. Lopputoimitus Merkintä aiheuttaa myyntitilausrivin toimittamatta olevien määrien nollautumisen. Käytetään silloin, kun tuotetta ei jatkossakaan ole saatavilla. Kartonki Pakkauskartongin tunniste. Tieto välittyy jakolistalle. Paino Pakkauksen paino. Tieto välittyy jakolistalle. Tilavuus Pakkauksen tilavuus. Tieto välittyy jakolistalle. Laatikko Pakkauksessa olevan laatikon tunniste. LIsätieto Lisätiedon koodi. Tieto välitetään John Nurmiselle Huomautukset kentässä. Ylläpito erillisessä ikkunassa. Lisätiedot perustetaan Nimitiedoissa Seurantataso Aktiivisten seurantatasojen koodit. Tieto välitetään John Nurmiselle Huomautukset kentässä. Ylläpito erillisessä ikkunassa, jossa valitaan tuotteen aktiiviset seurantatasot Yhteensä Jaossa asiakkaalle ehdotettava yhteismäärä. 1-20 Kokokohtaiset kappalemäärät Alempi taulukko Tuote Tuotekoodi Väri Tuotteen värin tunnus Tyyppi Tuotteen tyypin tunnus PakettiID Lajitelman tunnus Yhteensä Rivin yhteismäärä 1-20 Kokokohtaisen kappalemäärät Lisätty sarakkeet Lisätieto ja Seurantatasot. Näihin saadaan tunnisteita puolipisteellä eroteltuna. Tupla-klikkaamalla seurantataso-ruutua päästään tietojen syöttöikkunaan, jossa lisätieto valitaan pudotusvalikosta ja seurantatasojen aktiivisuutta voidaan vaihtaa. Tiedot välitetään John Nurmiselle Huomautukset kentässä. Syöttöikkuna huomauttaa, jos valittujen tietojen yhteenlaskettu pituus ylittää 70 merkkiä, mutta sallii kuitenkin tallennuksen, jos käyttäjä niin valitsee. 6 70 31.10.2004
6.7.9 Jakolista Lista jakaantuu neljään osaan joista ylimmäisenä on otsikko ja peruspaketin tiedot, toisessa osassa kokonaisten pakettien jako, kolmannessa osassa vapaan jaon tulokset ja lopuksi erittely siitä mikä on jakamatta. Listan kentät Otsikkotiedot: Ostotilaus Pakettien tiedot Paketti Tuote Väri Tyyp Yht. M L XL XXL Jaetut paketit kiinteät lajitelmat Asiakas Nimi Paketti Ostotilaus, jonka käsittelyn yhteydessä lista on tulostettu. Lajitelman tunnus. Tuotteen koodi Tuotteen väri Tuotteen tyyppi Lajitelman eri kokojen yhteenlaskettu määrä. Tuotteen perustiedoissa määritelty lajitelma. Asiakkaan numero Asiakkaan nimi Lajitelman (paketin) tunnus 6 71 31.10.2004
Tuote Väri Tyyp Määrä Kartonki Paino Til. Laatikko Jaetut vapaat määrät Asiakas Nimi Tuote Väri Tyyp Karton Paino Til. Laatik Yht. M L XL XXL Jakamattomat määrät Paketti Tuote Väri Tyyppi Määrä Tuotteen tunnus Tuotteen väri Tuotteen tyyppi Asiakkaalle jaettujen kokonaisten pakettien kappalemäärä Jaon yhteydessä mahdollisesti annettu kartonki, jossa paketti sijaitsee. Paketin paino Paketin tilavuus Pakkauslaatikon tunnus Asiakkaan numero Asiakkaan nimi Tuotteen tunnus Tuotteen väri Tuotteen tyyppi Jaon yhteydessä mahdollisesti annettu kartonki, jossa paketti sijaitsee. Paketin paino Paketin tilavuus Pakkauslaatikon tunnus Lajitelman eri kokojen yhteenlaskettu määrä. Tuotteen perustiedoissa määritelty lajitelma. Lajitelman (paketin) tunnus Tuotteen tunnus Tuotteen väri Tuotteen tyyppi Asiakkaalle jaettujen kokonaisten pakettien kappalemäärä 6 72 31.10.2004
6.7.10 Lähetys (6.välilehti) Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Jos parametrissa 10. Huolintasiirto käytössä on arvo Kyllä, voidaan tällä näppäimellä siirtyä muodostamaan jaetusta aineistosta (=lähetteistä) ilmoitusta logistiikasta vastaavalle huolitsijalle (John Nurminen Oy). Kutsuttava ohjelma on nimeltään 32John.exe. Tulostetaan alla olevassa taulukossa näkyvät lähetyslistat kirjoittimelle. Lähetä Lopeta Ohje Muodostetaan viitteen yksilöimän ostotilauksen ja sen taustalla olevien myyntitilausten avulla lähetyslistat. Määrät on annettu jakoruuduilla. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Viite Lähete Asiakas Nimi Ostotilauksen saapumisen yhteydessä annettava tunniste (keikkanumero). Muodostetun lähetteen numero. Toimitusasiakkaan numero. Asiakkaan nimi. 6 73 31.10.2004
6.7.11 Aineiston siirto huolitsijalle (32John.exe) Ohjelmalla muodostetaan määrämuotoinen ASCII-tiedosto, jolla välitetään tieto saapuneesta tavarasta ja sen jakelusta huolitsijalle, joka on tässä tapauksessa John Nurminen Oy. Ohjelma käyttöönotto edellyttää sopimusta edellä mainitun huolitsijan kanssa. Lisäksi on määriteltävä kaikki 10. Huolin alkuiset yleisparametrit. Parametreistä lisää kohdassa Järjestelmä / Yleisparametrit. Lähetetiedoston ja palautetiedoston nimen tulee loppua nollaan, muuten muodostuksessa tulee virheilmoitus: Huolin-tiedoston nimessä oltava nollia. Nollat korvataan numerosarjan vapaalla numerolla siirron muodostuksessa. Siirrot toimivat molempiin suuntiin. Dafosta välitetään huolitsijalle läheteaineisto, joka muokataan John Nurmisella heidän sisäisen järjestelmän mukaiseksi. Kun toimitukset on tehty huolitsijalla, palautuu Dafoon aineisto, jolla lähetteet kuitataan automaattisesti. Ruudun toimintonapit Siirrä Lopeta Ohje Muodostetaan lähetyslistaväliltä toimitettavaksi aiottu aineisto. Lopetetaan ohjelma. Palataan takaisin ostosaapumisten kirjausohjelmaan, mikäli ohjelma on käynnistetty sieltä. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Hakemistopolku Varasto Hakemisto, jossa sijaitsee siirrettävä tiedosto tai, jos tiedostoa ei ole, minne se luodaan. Polku alustetaan yleisparametreista. Varasto, josta tavarat toimitetaan. 6 74 31.10.2004
Tulostus Tarkistuslistan tulostus, malli alla Käsilajitelma Jos lähetteen pakettitunnus alkaa vakiolla 'Käslaj', on kyseessä purkautumaton paketti, jonka määrät ovat tiettyjä monikertoja. Pakettitunnus voidaan ilmoittaa myös tässä. DAFO Huolinta Lähetyslistaväli Lähetenumerot, miltä väliltä siirtoaineisto kerätään. Kaikki Siirretään kaikki lähetevälin lähetykset riippumatta kuittauksesta. Tiedosto Siirtotiedoston nimi. Lopulliseksi nimeksi alustetaan \IN\ + yleisparametreista tiedoston nimi, jossa nollat (oltava vähintään yksi nolla) korvataan yleisparametrien numerosarjan seuraavalla vapaalla numerolla + yleisparametreista tiedoston loppuosa. Vanhan perään Huolinta DAFO Tiedosto Alustaa kenttään hakemistopolun + siirtotiedoston nimen. Hakemistopolku + \OUT\ + yleisparametreista tiedoston nimi, jossa nollat (oltava vähintään yksi nolla) korvataan yleisparametrien numerosarjan seuraavalla vapaalla numerolla + yleisparametreista tiedoston loppuosa. 6 75 31.10.2004
6.7.12 Lopputoimita (7.välilehti) Tällä välilehdellä voidaan lopputoimittaa edellisellä sivulla muodostettuja lähetteitä. Valinta tehdään viitteellä, joka on ostotilauksen saapumisen yhteydessä annettava tunniste Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. Ruudun toimintonapit Lopputoimita Lopeta Ohje Muodostetaan viitteen yksilöimän ostotilauksen ja sen taustalla olevien myyntitilausten avulla lopputoimituslähetyslistat.. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Viite Ostotilauksen saapumisen yhteydessä annettava tunniste (keikkanumero). Lähete Asiakas Nimi Lopputoimituksesta muodostetun lähetteen numero. Toimitusasiakkaan numero. Asiakkaan nimi. 6 76 31.10.2004
6.7.13 Ohjelman tekemät päivitykset Lahepyyn Ostotsikot Ostrivit Tuotevar Tuotevko Tuovari Tuotetap EUTap Ostojako Laheotsi Laherivi Lahepyyn Tilrivit NRullat Nrullavar Saapumisen kirjauksessa käytettävä aputaulu, johon kerätään tilausrivien tiedot. Kun saapuminen kirjataan, väliaikaiset tiedot poistuvat. Jos tilauksia on jo valittu ja ohjelma lopetetaan kesken ilman Kirjaa toimintoa, varmistetaan lopetus kysymyksellä Lähetyspyyntöjä on muodostettu, poistetaanko ne. OK poistaa ja palauttaa tilaukset ennalleen. Peruuta valinnalla palataan takaisiin. Päivitetään mm. viitetiedot Ostotilauksen rivien toimitettu ja toimittamatta olevat määrät. Tuotevarastoon lisätään saapuneeksi ilmoitetut. Toimitetut määrät vähennetään tuotekohtaiseen viikkotilastoon tulossa olevista määristä. Päivitetään hintakenttiä, jos yleisparametreissa on määritelty, että saapuminen päivittää niitä. Tuotetapahtumiin kirjataan saapuneet määrät. Kenttään Tosite viedään numero 7, Taplaji kenttään tilausnumero ja Selite kenttään rivinumero. Jos kyseessä on EU-toimitus, EU-tapahtuma päivitetään. Paketti- ja vapajaon tulokset. Muodostetut lähetteet Muodostetut lähetyslistarivit. Aputiedosto, jota käytetään lähetysten muodostuksessa. Tilausriville viedään mm. syntyneet lähetenumerot ja -päivämäärät Saapuneiden kangasrullien tiedot Rullavaraston kokonaistilanteen ylläpito 6 77 31.10.2004
6.8 Eu-tapahtumat 6.8.1 Yleistä Ostokirjauksen saapumisen yhteydessä luotuja EU-tapahtumia voidaan ylläpitää tällä ohjelmalla. Myös uusien tapahtumien syöttö on mahdollista. 6.8.2 Parametrit Ei erillisä parametreja 6.8.3 Ylläpitoruutu Ohjelmalla voidaan muuttaa EU-tuontitapahtumia. Tapahtuman avain tiedot (tuote, väri, tyyppi, tapahtuma-aika) näytetään ruudun yläreunassa. Lisäksi näyttöön tuodaan tuotenimi, värin nimi sekä ostotilaus- ja rivinumero (tosite-kenttä). Tuonti-merkintä on aina päällä. Tapahtuma-aika esitetään siinä muodossa kuin se on tapahtumatietueella (vsvvkkpp.hhmmss). Muutettavissa olevat kentät ovat ruudulla vaaleampina. Oikean alareunan sigma-merkillä lasketaan kokokohtaiset määrät yhteen. Tapahtumat voidaan hakea näyttöön joko Selaa toiminnolla tai nuolinäppäimillä. Uuden tapahtuman syöttö aloitetaan Hae komennolla. 6 78 31.10.2004
6.9 Ostosuunnitelma 32OstoSu 6.9.1 Yleistä Ohjelmalla muodostetaan viikkotilastojen ja tämän hetkisen varastotilanteen sekä ihannevaraston avulla ostosuunnitelmia, joiden perusteella jatkossa muodostetaan päämiestilauksia. 6.9.2 Parametrit Ihannevarastokertoimet tallennetaan tuotetasolla tuotteiden ylläpito-ohjelmalla 'Hälytysraja'-kenttään. Ihannevarastot koottain annetaan 'Tuote-väri-tyyppi'-tasolla erilliselle varastolle. Varasto avataan perustiedoista normaalisti, mutta sille ei merkitä 'Myytävissä'- eikä 'Sekunda'-ominaisuuksia. Myöskään osoitetietoja ei tarvitse antaa. Avattu ihannevarasto on tämän jälkeen vielä kiinnitettävä järjestelmän tuntemaksi ihannevarastoksi Dafon yrityskohtaisten yleisparametrien kautta. 6.9.3 Ostosuunnitelma syöttö Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. 6 79 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Lopeta Ohje Meno tuotteen ja väritietojen selailuun Tallennetaan ostosuunnitelma. Poistetaan ostosuunnitelma Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Tuote Väri Tyyppi Viikko Ostohinta Taulukko Myynti Myynti % Varastossa Ihannevarasto Erotus Vapaana tulossa Myyntibudjetti Ostobudjetti Tuotekoodi ja tuotteen nimi. Koodi voidaan syöttää tai hakea selailulla. Kun viimeisestä tuotekoodin kentästä poistutaan, hakee ohjelma esille tuotteen nimen - samalla tulee tarkistettua tuotteen olemassaolo. Tuotten värikoodi ja nimi. Koodi voidaan syöttää tai hakea selailulla. Tähän selailuun tuodaan vain tuotekentässä annetulle tuotteelle avatut väri/tyyppi-kombinaatiot. Värin nimi ilmestyy valinnan jälkeen, jos koodi on oikein. Tuotteen tyyppi, jos tyyppi on käytössä. Tyyppi voidaan valita väriselailussa. Ostotilauksen toimitusviikko. Toimitusaika annetaan muodossa, joka on määrätty perustietojen toimitusajoissa. Tarkistus tehdään tämän muodon oikeellisuudesta. Yleisimmin toimitusajat ovat muotoa, jossa ensimmäinen osa on vuosiluku ja jälkimmäinen on viikko. Tuotteen ostohinta yrityksen perustiedoissa olevassa valuutassa. Ostohintaa ei pääse tässä yhteydessä muuttamaan. Jos ostosuunnitelma on kertaalleen tallennettu ja tuotteen hintaa muutetaan, näytetään tallennetun ostosuunnitelman mukainen hinta, eikä muutettua tuotehintaa. Sarakkeina yhteismäärä ja kokokohtaiset kappalemäärät Riville tuodaan 'Tuotevko'-taulusta avaintiedoissa valitun toimitusajan mukainen myynti. Riville lasketaan kokojen myynti prosentteina koko viikon myynnistä kunkin koon osalta. Riville tuodaan varastossa olevat määrät. Määrät ovat kaikkien myytäviksi merkittyjen varastojen määrien summa. Värikohtaisesti annettu ihannevarasto tai tuotekohtaisella kertoimella myynnistä laskettu ihannevarasto. Varasto - Ihannevarasto Varasto + tulossa olevat määrät annettuun viikkoon asti - myynti annettuun viikkoon asti. Edellisen vuoden myyntibudjetti annetulla viikolla. Jos ostosuunnitelma on jo kertaalleen tallennettu, tuodaan tämä rivi tältä tietueelta. Jos ostosuunnitelmaa ei ole annettu, eikä edellisen vuoden tietoja ole saatavilla, pääsee arvon syöttämään avautuvaan kenttään. Ruudun alimmainen osa on tarkoitettu ostosuunnitelman syöttämiseen. Alustetaan siten, että Ostobudjetti = vapaana tulossa ihannevarasto, missä vapaana tulossa = varasto + tulossa - toimittamaton tilauskanta. Pitkillä lajitelmilla taulukko seuraa ylemmän taulukon liikkeitä. Vastaavasti, jos ostosuunnitelmassa liikutaan nuolinäppäimin ruudulla näkymättömään kohtaan, seuraa ylempi taulukko mukana. 6 80 31.10.2004
Aluksi budjetoidaan kokonaismäärä. Lajitelman syöttäminen vähentää vähentää tätä viikon kokonaismäärää. Yhteensä kentässä näkyy siis tällä rivillä poikkeuksellisesti viikon kokonaisbudjetista ilman lajitelmaa oleva määrä. Rivillä pääsee syöttämään arvoja joko tuplaklikkaamalla haluttua solua, painamalla halutussa solussa 'ENTER'-näppäintä tai aloittamaan suoraan uuden numeroarvon syöttämisen näppäimistöltä. Viimeisessä tapauksessa arvot korvaavat heti entisen arvon; kaksi muuta sallivat entisen luvun editoinnin. Jos jotakin ostosuunnitelman määristä muutetaan, aktivoi ohjelma 'Tallenna'-napin. Jotta muutokset tulisivat voimaan on ostosuunnitelma aina tallennettava tällä napilla. Tallennetun ostosuunnitelman voi poistaa 'Poista'-napista. Poistoa ennen ohjelma pyytää vielä varmistuksen käyttäjältä. Ostosuunnitelma tuodaan näytölle, mutta sitä ei enää pääse muuttamaan tai poistamaan, jos ostosuunnitelman pohjalta on jo tehty päämiestilaus. Tästä osoituksena ruudun alaosassa on merkintä : 'Päämiestilaus tehty'. 6 81 31.10.2004
6.10 Päämiestilaukset 32Ospmti 6.10.1 Yleistä Ohjelmalla luodaan ostosuunnitelman mukaiset päämiestilaukset. Ostosuunnitelma, joka otetaan mukaan ostotilaukselle, merkitään mukaan otetuksi. Näin sama suunnitelma ei tule usealle tilaukselle, mutta ostosuunnitelmaa pääsee vielä katsomaan, vaikkei muuttamaan. 6.10.2 Parametrit Ohjelmaa varten on jokin ostotilauslajeista kiinnitettävä päämiestilaukseen. Tämä tapahtuu yrityksen yleisparametrien kautta ( 16. Päämiestilauksen tilauslaji). Jos päämiestilauksille halutaan oma tilauslajinsa, on se avattava ennen em. kiinnittämistä. 6.10.3 Ohjelman kuvaus Ylävalikoista voidaan vaihtaa ruudun kieli, aktivoida samoja toimintoja kuin allaolevilla toimintonapeilla ja tarkista ohjelman versio ja päivämäärä (Ohje-Tietoja ohjelmasta). Ylävalikot ja toimintonapit voidaan aktivoida myös näppäimistöltä yhdistelmällä Alt+alleviivattu kirjain. 6 82 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Muodosta Lopeta Ohje Meno toimittajaselailuun Luodaan ostosuunnitelman mukaiset päämiestilaukset Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen Dafon käyttöohjeisiin Kenttien kuvaukset Toimittaja Toimitusaikaväli Tuoteväli Toimitusaika Tilauspvm Muodostetut Toimittajan koodi voidaan joko syöttää tai valita toimittajaselailusta. Toimitusaikavälillä rajataan ne viikot, joiden ostosuunnitelmia halutaan käydä läpi. Tuoteväli rajaa vielä edellistä massaa. Ylläolevasta esimerkistä poiketen tuotekoodin ei tarvitse olla olemassa, jotta se olisi rajaava. Tästä syystä ei tuoteselailua ole ohjelmaan liitetty. Toimitusaika on ostotilaukselle sovittu toimitusaika. Tilauspäivämäärä on ostotilaukselle kirjattava tilausajankohta. Ohjelmalla voi generoida peräkkäin useita ostotilauksia erilaisin pyyntöparametrein sulkematta ohjelmaa välillä. Generoitujen tilausten numerot näytetään ruudulla listan muodossa. 6.10.4 Ohjelman tekemät päivitykset Ostotilauksen otsikolle saadaan haettua tietoja sekä toimittaja- että tuotetiedoista. Seuraavaan on merkitty, mitä on pystytty oletuksilla täyttämään. Ostotilaus on normaalisti muutettavissa Dafon ostotilausten käsittelyohjelmalla, jos jokin löydetyistä oletuksista ei aina ole sopiva. Kustakin ostosuunnitelmasta generoidaan oma tilausrivinsä - tuotekohtaista summausta riville ei tehdä eri viikkojen ostosuunnitelmista. 6.10.4.1 Otsikkotiedot: Yritys Ohjelman suoritusaikainen yritysnumero Tilaus Seuraava vapaa numero tilauslajin mukaisesta numerosarjasta Tilaji Yleisparametreissa kiinnitetty tilauslaji Asiakas Toimno Pyyntöruudulla annettu Laskutus Tilauspvm Pyyntöruudulla annettu Arvopvm 0 Arvolkm 0 Astilaus Maehto Toimittajan perustiedoista Toehto Toimittajan perustiedoista Totapa Toimittajan perustiedoista Myyja Hinnasto Toimittajan perustiedoista Tkirje 0, jos tilauslaji sallii, muuten 1 Mstili Kirtulos 0 6 83 31.10.2004
Muutulos 0 Pliskayt 0 Poissyy 0 Yhtmra Tilausriveiltä laskettu yhteensä määrä Yhtmk Tilausriveiltä laskettu yhteensä määrä valuutassa Muuttaja Viimeisen muuttajan tunnus Muutosaika Viimeisen muutoksen aika Ale1 Toimittajan perustiedoista Ale2 Toimittajan perustiedoista Siirto 0 Valuutta Toimittajan perustiedoista LisaAle 0 Lisatieto 6.10.4.2 Ostotilauksen rivitiedot Yritys Otsikon mukainen yritysnumero Tilaus Otsikon mukainen tilausnumero Rivi Rivit numeroidaan nousevaan järjestykseen Agepro 0 Alepro 0 Alkie1 False Alkie2 False Toimno Pyyntöruudulla annettu Hinryh 0 Hinta Tuotteen hinnastosta haettu ostohinta Huom Kustp Poissyy 0 Tjakso Toimaika Pyyntöruudulla annettu Tuote Ostosuunnitelmalta Vari Ostosuunnitelmalta Tyyppi Ostosuunnitelmalta Varasto Tuotteen perustiedoista Verokanta Tuotteen perustiedoista Ytimra Ostobudjetin yhteensämäärä Ytomra 0 Ytotta 0 Ylamra 0 Tilmra1-20 Ostobudjetin lajitelma Toimra1-20 0 Ttamra1-20 0 Lanro1 0 Lapvm1 0 Lhnro1 0 Lhpvm1 0 Muuttaja Viimeisen muuttajan tunnus Muutosaika Viimeisen muutoksen aika Siirto 0 6 84 31.10.2004
Lisatieto Vahvttu 0 6 85 31.10.2004