23.6.2014 1 (30) Sonera Mobiilivaihde Vaihteenhoitajan opas Company information TeliaSonera Finland Oyj Teollisuuskatu 15, 00510 HELSINKI, FI Registered office: Helsinki Business ID 1475607-9, VAT No. FI14756079
23.6.2014 2 (30) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 1.1 Yleiskatsaus palveluun... 3 1.2 Mobiilivaihteen välittäjä... 3 1.3 Mobiilivaihteen pääkäyttäjä... 3 1.4 Puhelinnumeron muoto... 3 1.5 Typografiset käytännöt... 3 2 Aloitus... 4 2.1 Järjestelmävaatimukset... 4 2.2 Sisäänkirjautuminen... 4 2.3 Välittäjän käyttöliittymän puhelinluettelonäkymä... 6 2.4 Sovelluksessa navigoiminen... 9 2.5 Uloskirjautuminen... 9 3 Käyttöasetukset... 11 4 Puhelinluettelo... 12 4.1 Yleistä... 12 4.2 Puhelinluettelohaku... 13 4.3 Yhteystiedot... 14 4.4 Tavoitettavuuden hallinta... 14 4.4.1 Yleistä... 14 4.4.2 Profiilit... 15 4.5 Puhelimen tilatieto... 20 5 Puheluiden käsittely... 21 5.1 Puhelunvälittäjätehtävän avaaminen... 21 5.2 Puhelunvälittäjätehtävän sulkeminen... 21 5.3 Saapuvat puhelut... 22 5.3.1 Yleistä... 22 5.3.2 Puheluun vastaaminen... 22 5.3.3 Puhelun asettaminen pitoon... 23 5.3.4 Puhelun siirtäminen... 24 5.3.5 Soitonsiirtojen ohittaminen... 25 5.4 Lähtevät puhelut... 25 5.4.1 Yleistä... 25 5.4.2 Puhelinluettelosta soittaminen... 25 5.4.3 Manuaalisesti soitetut puhelut... 25 5.5 Vuorottelu kahden puhelun välillä... 25 5.6 Kolmen osallistujan puhelu... 26 5.7 Puhelun katkaiseminen... 26 5.8 Tekstiviestien vastaanottaminen... 26 5.9 Tekstiviestien lukeminen ja edelleenlähetys... 27 Vastuuvapautuslauseke Tämän asiakirjan, sen otteiden tai sen sisältämän tiedon kopiointi tai levitys ilman TeliaSonera Finland Oyj:n lupaa on kielletty. Kaikki asiakirjassa kuvatut ja mainitut tekniset ja muut tiedot ja tuotetiedot perustuvat asiakirjan julkaisupäivän tilanteeseen. TeliaSonera Finland Oyj varaa oikeuden tehdä teknisistä muutoksista ja parannuksista johtuvia muutoksia ja parannuksia tuotteisiin ja niitä koskevaan dokumentaation ilman ennakkoilmoitusta.
23.6.2014 3 (30) 1 Johdanto 1.1 Yleiskatsaus palveluun Mobiilivaihteen alusta tarjoaa yritykselle mahdollisuuden siirtyä paikallisesta puhelunvälitysympäristöstä virtuaaliseen ympäristöön langattomine yhteyksineen ilman, että menetetään tärkeitä välitystoimintoja. Mobiilivaihteen käyttäjä voi näin käyttää matkapuhelimessaan samoja toimintoja kuin yrityksen puhelinvaihteeseen liitetyllä kiinteällä yhteydellä. 1.2 Mobiilivaihteen välittäjä Välittäjän ensisijaisia tehtäviä ovat saapuviin puheluihin vastaaminen ja niiden välittäminen eteenpäin. Tämä edellyttää tietoa sekä vaihteenhoidon ja puhelunvälityksen toimintojen erinomaista tuntemusta. Välittäjille suositellaan kuulokkeiden käyttöä parhaan mahdollisen työskentely-ympäristön takaamiseksi. 1.3 Mobiilivaihteen pääkäyttäjä Mobiilivaihteen pääkäyttäjällä on oikeus päivittää ja hallinnoida sisäistä puhelinluetteloa tekemällä siihen muutoksia ja lisäämällä siihen käyttäjätietoja. Ulkoista puhelinluetteloa eli yrityksen yhteistä puhelinluetteloa, hallinnoi niin ikään yrityksen pääkäyttäjä, jolla on oikeus päästä hakemistoon sekä poistaa ja muokata sen tietoja yrityksen puolesta. 1.4 Puhelinnumeron muoto Puhelinnumerot tulee kirjoittaa tähän palveluun alla määritellyssä muodossa: kansainvälinen: [plus-merkki (+) ulkomaansuunta] [maatunnus] [suuntanumero] [puhelinnumero], esim. +358401242947 sisäiset lyhytnumerot Huom. Puhelinnumerot ovat eripituisia eri maissa, joten tämän oppaan kuvat ovat vain esimerkkejä. Huom. Soittaminen suoraan numeroa klikkaamalla -toiminto tunnistaa myös kotimaannumerot graafisessa verkkokäyttöliittymässä. 1.5 Typografiset käytännöt Tässä asiakirjassa noudatetaan typografisia käytäntöjä, joiden tarkoitus on helpottaa ohjeen luettavuutta ja ymmärrettävyyttä. Näitä typografisia käytäntöjä ovat: Käyttöliittymän objektit graafisen käyttöliittymän valikkojen, kenttien ja painikkeiden nimet kirjoitetaan lihavoituna, kuten esimerkiksi seuraavassa esimerkissä: Vahvista muutokset napsauttamalla VAHVISTA-painiketta.
23.6.2014 4 (30) 2 Aloitus 2.1 Järjestelmävaatimukset Mobiilivaihde-sovelluksen käyttö edellyttää ohjelmistoversioita Internet Explorer 6.0 (Java 1.5) tai Firefox 1.0 tai niitä uudempia versioita. 2.2 Sisäänkirjautuminen Käynnistä Mobiilivaihde web-osoitteessa www.sonera.fi Omat t. Kirjaudu tunnuksillasi ja valitse linkki Mobiilivaihde. Näet käytössäsi olevat roolit. Jos roolin teksti näkyy harmaana, se ei ole sinun käytettävissäsi. Valitse Välittäjä-rooli kirjautuaksesi sisään välittäjänä. Valitse välittäjäryhmä, mikäli olet mukana useammassa välittäjäryhmässä Huom. Jos olet ryhmänumeron jäsen ja kirjautunut sisään ryhmään, roolisi ryhmän jäsenenä pysyy aktiivisena samanaikaisesti aktiivisen välittäjäroolin kanssa. Jos et pysty hoitamaan kumpaakin tehtävää samanaikaisesti, kirjaudu ulos joko ryhmänumerosta tai välittäjän roolista. Huom. Jos yrityksellä on useita vaihdenumeroita, yksi numeroista määritellään ensisijaiseksi vaihdenumeroksi. Ensisijaista vaihdenumeroa käytetään kaikkiin sovelluksessa tehtäviin ohjauksiin vaihdenumeroon.
23.6.2014 5 (30) Välittäjän sovelluksen päänäkymä avautuu, ja siinä ovat omat käyttöasetuksesi.
23.6.2014 6 (30) 2.3 Välittäjän käyttöliittymän puhelinluettelonäkymä Puhelinluettelonäkymä avataan valitsemalla navigointikehyksestä Puhelinluettelo. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 1. Hakukenttä tähän syötetään hakuehdot, jotka voivat olla nimiä tai numeroita. 2. Jonotiedot 3. Päänäkymä työskentelyalue, jossa näkyy valitun aiheen sisältö, esim. puhelinluettelot tai ryhmänumeroiden tiedot. 4. ETSI -painike tätä napsauttamalla käynnistät hakutoiminnon. 5. Anna numero -kenttä tähän syötetään numero tai lyhytnumero soitettaessa ulos. 6. SOITA -painike tätä napsauttamalla soitat Anna numero -kentässä näkyvään numeroon. 7. Automaattinen vastaus -kuvake, kuvakkeen saa päälle (vihreä) ja pois (punainen) napsauttamalla sitä. Toiminto näyttää automaattisesti jonon ensimmäisen saapuvan puhelun vasemmanpuoleisessa puheluikkunassa ja ilmoittaa puhelusta välittäjän matkapuhelimeen. 8. Vasen puheluikkuna puhelun aikana tässä näkyvät puhelun tiedot. Väri vaihtuu, kun puhelu aktivoidaan. Kolmen osallistujan puheluissa sekä vasen että oikea puheluikkuna ovat aktivoituneina. 9. TYHJENNÄ VASEN -painike (vasemmassa puheluikkunassa näkyvä puhelu katkaistaan).
23.6.2014 7 (30) 10. NYKYINEN PUHELU / PUHELU VASEN -painike ja ASETA PUHELU PITOON -painike. Kun vasemman puheluikkunan puhelu on aktivoituna, painike muuttuu Aseta puhelu pitoon -toiminnoksi, jota käyttämällä välittäjä voi jättää aktiivisen puhelun odottamaan. 11. Käyttäjän nimi, käyttäjän rooli, yrityksen nimi ja ryhmän nimi, eli nimesi, rooli, jolla kirjauduit sisään, yrityksesi nimi ja ryhmä, johon kirjauduit. 12. OHITA PUHELUNSIIRTO -painike ei ole palvelussa käytössä (välittäjän työpöydältä käynnistetyt puhelut ohittavat aina alaliittymän soitonsiirrot) 13. Välittäjän tiedot tästä näet sisäänkirjautuneiden välittäjien ja jonossa olevien puhelujen määrät. 14. SIIRRÄ PUHELU -painikkeella voit siirtää puheluja. 15. PUHELU OIKEA -painike (aktivoi oikean puheluikkunan, jos puhelu on asetettu pitoon) 16. TYHJENNÄ OIKEA -painike (oikeassa puheluikkunassa näkyvä puhelu katkaistaan). 17. Oikea puheluikkuna puhelun aikana tässä näkyvät puhelun tiedot. Väri vaihtuu, kun puhelu aktivoidaan. Kolmen osallistujan puheluissa sekä vasen että oikea puheluikkuna ovat aktivoituneina. 18. Avaa/sulje saapuvien puhelujen välittäjä -rooli: Auki vihreä vapaa, aktivoituna. Kiinni punainen poissa: punainen valo palaa, kun et hoida välittäjän tehtäviä tai kun vaihdenumero on yöohjauksessa eli kun vaihdenumero on suljettu tai kukaan välittäjistä ei ole kirjautuneena sisään. 19. SULJE -painike tästä käyttäjä kirjautuu ulos sovelluksesta. 20. Yhteyssymboli vihreä nuoli osoittaa yhteyden Mobiilivaihteen puhepalvelimelle, keltainen, että yhteyttä muodostetaan, ja punainen, että yhteyttä Mobiilivaihteen puhepalvelimelle ei ole muodostettu. 21. OHJE -painike avaa palveluun integroidun ohjeistuksen (vain suomenkielinen). 22. Aiheet valittavissa olevat vaihtoehdot. Valitse haluamasi aihe saadaksesi siihen liittyvät tiedot päänäkymään. 23. Valitse kaikki käyttäjät -ruutu valitse ruutu, kun haluat valita kaikki yrityksen käyttäjät ja ulkoiset kontaktit. 24. Valintaruutu rastita haluamasi käyttäjät tai kontaktit. 25. Tilatieto-kuvake kertoo puhelimen tilan, jota on kysytty TILATIETO-painikkeella. 26. TILATIETO -painike ilmoittaa valitun käyttäjän puhelinlinjan tilan läsnäolokuvakkeiden vasemmalla puolella olevassa sarakkeessa (ks. nro 27). Käytettävissä ovat seuraavat tilatietovaihtoehdot: Tavoitettavissa Ei tavoitettavissa
23.6.2014 8 (30) Varattu Tuntematon 27. Läsnäolotieto-kuvake ilmoittaa kunkin käyttäjän läsnäolo- ja soitonsiirtotilan. Kuvakevaihtoehdot ovat: Tavoitettavissa Tavoitettavissa, välitön soitonsiirto käytössä Ei tavoitettavissa Ei tavoitettavissa, välitön soitonsiirto käytössä Ulkoinen kontakti Myös vaihdenumeroihin, ryhmänumeroihin ja automaattivälittäjiin liittyvät kuvakkeet näkyvät tässä sarakkeessa: Avoin vaihdenumero, kirjautuneita välittäjiä Avoin vaihdenumero, ei kirjautuneita välittäjiä Suljettu vaihdenumero Avoin ryhmänumero, ryhmässä kirjautuneita jäseniä Avoin ryhmänumero, ei kirjautuneita jäseniä Suljettu ryhmänumero Avoin automaattivälittäjä Suljettu automaattivälittäjä 28. LÄSNÄOLOVAIHTOEHDOT -painike kertoo käytettävissä olevat läsnäolovaihtoehdot. 29. ASETA LÄSNÄOLOTIETO -painikkeella voit asettaa läsnäolotiedon tai ajastaa läsnäolotiedon myöhempään ajankohtaan. 30. ASETUKSET -painike näyttää valitun käyttäjän asetusnäkymän. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 31. TEKSTIVIESTI -painike avaa tekstiviestinäkymän. 32. MULTIMEDIAVIESTI painike avaa multimediaviestinäkymän.
23.6.2014 9 (30) 33. Yhteystietoikkunasta saat näkyviin valittujen käyttäjien tai kontaktien tarkemmat tiedot. Tiedot saa näkyviin napsauttamalla etu- tai sukunimeä. Tiedot saa piiloon napsauttamalla uudelleen etu- tai sukunimeä. 34. SOITTOKETJUT -painike näyttää valitun käyttäjän kutsunsiirtonäkymän. 35. TAVOITETTAVUUSPALVELU -painike näyttää valitun käyttäjän tavoitettavuuspalveluasetukset. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 36. Napsauttamalla numeroa voit soittaa suoraan käyttäjälle tai kontaktille. 37. PUHELUIDEN SUODATUS -painike näyttää valitun käyttäjän puheluiden suodatusnäkymän. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 38. Napsauttamalla työnumeroa voit soittaa suoraan käyttäjälle tai kontaktille. 39. Soita vastaajaan -kuvaketta napsauttamalla voit soittaa suoraan käyttäjän vastaajaan. 40. TYÖAJAT -painike näyttää valitun käyttäjän työajat. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 41. Muuta-kuvake tästä saat auki Omat tiedot -näkymän, jossa voit muuttaa käyttöasetuksiasi. Huom. Omat tiedot -aiheesta pääset samaan näkymään. 2.4 Sovelluksessa navigoiminen Napsauta haluamaasi aihetta navigointinäkymässä saadaksesi näkyviin aiheen sisällön. Käytä sovelluksessa näkyviä painikkeita ja aktivoituja linkkejä. 2.5 Uloskirjautuminen Sulje mahdollisesti avoinna oleva välittäjärooli napsauttamalla AUKI/KIINNI -painiketta. Sovellus suljetaan napsauttamalla KIRJAUDU ULOS -painiketta päänäkymän oikeassa yläkulmassa. Jos olet työvuorossa, näet seuraavan ikkunan, jossa sinua pyydetään poistumaan työvuorosta ennen kuin voit kirjautua ulos.
23.6.2014 10 (30) Jos et ole työvuorossa, näet vahvistusikkunan. Valitse OK kirjautuaksesi ulos ja sulkeaksesi sovelluksen. Sovelluksen sulkeuduttua avautuu sisäänkirjautumisikkuna ja toinen käyttäjä voi nyt kirjautua sisään.
23.6.2014 11 (30) 3 Käyttöasetukset Välittäjänä voit määritellä itsellesi samat käyttöasetukset kuten muutkin käyttäjät, eli sinun ei tarvitse kirjautua sisään käyttäjänä muokataksesi henkilökohtaisia asetuksiasi. Voit määritellä ja päivittää seuraavat tiedot: henkilökohtainen puhelinluettelo omat kontaktiryhmät neuvottelupuheluihin ja teksti- ja multimediaviestien lähettämiseen Voit myös tehdä seuraavat asetusmuutokset kaikkien yrityksesi käyttäjien puolesta: käyttäjien tavoitettavuusasetusten muuttaminen käyttäjien henkilökohtaisten mallipohjien muuttaminen käyttäjien henkilökohtaisten soittoketjujen asetusten muuttaminen käyttäjien tavoitettavuuspalveluasetusten muuttaminen käyttäjien puheluiden suodatusasetusten muuttaminen käyttäjien muiden asetusten, kuten kieliasetusten, muuttaminen käyttäjän palveluaikojen muuttaminen teksti- ja multimediaviestien lähettäminen käyttäjille ja kontakteille Kaikkia näitä asetuksia voi muuttaa suoraan puhelinluettelosta valitsemalla käyttäjä(t) ja napsauttamalla toimintoa vastaavaa painiketta. Huom. Vain yhden käyttäjän asetuksia voi muuttaa kerrallaan tavoitettavuusasetuksia eli soitonsiirto- ja läsnäolotietoasetuksia lukuun ottamatta.
23.6.2014 12 (30) 4 Puhelinluettelo Välittäjillä, jotka käyttävät Mobiilivaihdetta, on asennetuista toiminnoista riippuen pääsy yrityksen kaikkien käyttäjien puhelinluetteloihin ja tavoitettavuuden hallintaan liittyviin asetuksiin. Välittäjä hoitaa myös kaikkia Mobiilivaihteen puhelintoimintoja ja käytettävissäsi on erilaisia välitysominaisuuksia, kuten kolmen osallistujan puhelut tai siirrot vastaajaan. 4.1 Yleistä Puhelinluettelo on jaettu kolmeen kansioon: Sisäinen yrityksen työntekijät. Ulkoinen ulkoiset kontaktit, joiden yhteystiedot ovat kaikkien yrityksen käyttäjien käytössä. Yrityksen pääkäyttäjä luo nämä yhteystiedot. Henkilökohtainen - omat henkilökohtaiset kontaktit. Toiset käyttäjät eivät pääse näkemään näitä kontakteja (nämä ovat käytössäsi myös silloin, kun olet kirjautunut sisään käyttäjän ominaisuudessa). Puhelinluetteloihin siirrytään seuraavasti: Valitse Puhelinluettelo-aihe siirtyäksesi puhelinluettelonäkymään, jossa näkyvät kaikki käyttäjät ja kontaktit. Voit tehdä hakuja kaikista puhelinluetteloista.
23.6.2014 13 (30) Saadaksesi näkyviin tietyn puhelinluettelon käyttäjät tai kontaktit, valitse suoraan kyseinen puhelinluettelo. Esimerkki: valitse Sisäinen nähdäksesi yrityksen kaikki käyttäjät mukaan lukien vaihdenumerot, ryhmänumerot ja automaattinumerot. 4.2 Puhelinluettelohaku Voit hakea käyttäjää tai kontaktia puhelinluettelosta seuraavasti: Syötä hakuehdot hakukenttään ja käynnistä sitten haku napsauttamalla ETSI-painiketta. Huom. Haku suoritetaan avoinna olevasta puhelinluettelosta (Puhelinluettelo = kaikki tiedot Sisäinen-, Ulkoinen- tai Henkilökohtainen -kansiossa). Puhelinluettelohaun ohjeet: o Voit syöttää hakukenttään joko nimiä tai numeroita. Huom. Haku voidaan tehdä hakuehdolla, jonka edessä tai jäljessä on välilyönti. Kun hakuehdon edessä (jäljessä) on välilyönti, haku suoritetaan niistä käyttäjistä ja kontakteista, joiden sukunimi (etunimi) alkaa hakuehdolla. Etunimi (sukunimi) voi olla mikä tahansa. Esimerkki: hakuehto a hakee kaikki käyttäjät tai kontaktit, joiden sukunimi alkaa a- kirjaimella, ja nimen perässä ilmoitetaan mahdollinen etunimi, kun taas hakuehto a hakee kaikki käyttäjät tai kontaktit, joiden etunimi alkaa a-kirjaimella, ja nimen perässä ilmoitetaan mahdollinen sukunimi. Huom. Haku voidaan tehdä myös kahdella hakuehdolla, joiden välissä on välilyönti. Tällöin haku suoritetaan niistä käyttäjistä tai kontakteista, joiden etunimi alkaa ensimmäisellä hakuehdolla ja sukunimi toisella hakuehdolla. Esimerkki: hakuehdolla mar aal saadaan haettua kaikki käyttäjät tai kontaktit, joiden etunimi
23.6.2014 14 (30) alkaa mar ja sukunimi aal tai joiden etunimi alkaa aal ja sukunimi mar. Huom. Numerohaku suoritetaan koko numerosarjan perusteella. Hakutulos näkyy puhelinluettelonäkymässä. 4.3 Yhteystiedot Napsauta haluamaasi kontaktia nähdäksesi kontaktin tarkemmat tiedot yhteystietoikkunassa heti valitun kontaktin alla. Huom. Ainoastaan yrityksen pääkäyttäjä voi muuttaa käyttäjien ja ulkoisten kontaktien yhteystietoja. Puhelinluetteloissa (Sisäinen, Ulkoinen ja Henkilökohtainen) on kontakteille käytettävissä seuraavat toiminnot: Kontaktille voi soittaa napsauttamalla jotakin hänen puhelinnumeroistaan. Käyttäjän vastaajaan voi soittaa suoraan napsauttamalla valitun käyttäjän kohdalla Soita vastaajaan (vain yrityksen sisäiset käyttäjät). Sähköpostia voi lähettää napsauttamalla kontaktin sähköpostiosoitetta yhteystietonäkymässä (jos sähköpostiosoite on annettu). Voit myös muuttaa yrityksesi käyttäjien puolesta heidän asetuksiaan. Tekstiviestien ja multimediaviestien lähettäminen Huom. Voit järjestellä puhelinluettelon nimiä ja numeroita. Napsauta sarakkeen otsikkoa (Läsnäolotiedot, Etunimi, Sukunimi, Lyhytnumero, Matkapuhelinnumero tai Työnumero) järjestääksesi kontaktit aakkos- tai numerojärjestykseen tai läsnäolokuvakkeiden mukaan. 4.4 Tavoitettavuuden hallinta 4.4.1 Yleistä Välittäjänä voit määrittää yrityksen käyttäjien asennetuista ominaisuuksista riippuvat tavoitettavuudenhallinta-asetukset alla kuvatulla tavalla. Kun saapuvaan puheluun pätevät useat eri ehdot, puhelujen suodatukset ja kutsunsiirrot noudattavat seuraavaa tärkeysjärjestystä: 1. Sallitut puhelut
23.6.2014 15 (30) 2. Estetyt puhelut 3. Läsnäolotieto- ja profiiliasetukset 4.4.2 Profiilit Profiiliominaisuus sisältää käyttäjien läsnäolo- ja soitonsiirtoasetukset. Valitse käyttäjä tai käyttäjät valitsemalla vastaavat valintaruudut.
23.6.2014 16 (30) Napsauta ASETA LÄSNÄOLOTIETO-painiketta saadaksesi näkyviin Aseta läsnäolotieto -näkymän. Mikäli valitset vain yhden käyttäjän, näet kyseisen käyttäjän voimassaolevat asetukset sekä ajastukset Profiilin asettaminen: Valitse käyttäjille uusi läsnäoloprofiili valitsemalla läsnäolovaihtoehto Ota käyttöön oma pohja -alasvetovalikosta ja paina ASETA.
23.6.2014 17 (30) Määrittele kesto: käytä joko oletusarvoa tai syötä päivämäärä ja kellonaika manuaalisesti valitsemalla Loppuu-alasvetovalikosta kohta määrä. Aseta soitonsiirto. Soitonsiirroksi voidaan asettaa: soitonsiirto kaikille puheluille soitonsiirto, jos numero on varattu soitonsiirto, jos numerosta ei vastata soitonsiirto, jos henkilö ei ole tavoitettavissa. Soitonsiirrot voidaan määritellä seuraavasti: Ei valintaa, ei soitonsiirtoa. Vaihdenumero, puhelut siirretään ensisijaiseen vaihdenumeroon. Vastaaja, puhelut siirretään käyttäjän vastaajaan. Henkilökohtaiset soittoketjut, (Soittoketju 1, Soittoketju 2 ja Soittoketju 3), puhelut siirretään käyttäjän omien soittoketjujen mukaisesti. Puhelinnumero, puhelut siirretään syötettyyn puhelinnumeroon. Tavoitettavuuspalvelu, mahdollinen vain silloin kun soitonsiirtovaihtoehto soitonsiirto, jos varattu on valittu. Tavoitettavuuspalvelun avulla käyttäjä voi tarjota soittajalle mahdollisuutta automaattiseen takaisinsoittoon tai asettumisen pitoon henkilökohtaiseen jonoon. Huom. Jos valitset Soitonsiirto kaikki -alasvetovalikosta Ei valintaa -vaihtoehdon, muut soitonsiirtovaihtoehdot ovat käytössä. Kirjoita viesti, jos haluat antaa lisätietoja. Viesti näytetään kaikille käyttäjille, jotka avaavat yhteystietoikkunan. Valitse, missä muodossa haluat lähtevien numeroiden näkyvän. Voit rastittaa kohdan Tiedote, mikäli haluat, että soittajalle ilmoitetaan, milloin henkilö on seuraavan kerran tavoitettavissa. Tiedote on valittavissa, mikäli henkilö ei ole tavotettavissa ja soitonsiirto on asetettu kaikille puheluille Napsauta ASETA-painiketta aktivoidaksesi läsnäoloprofiilin valituille käyttäjille. Profiili astuu voimaan välittömästi.
23.6.2014 18 (30) Profiilinen ajastaminen: Määritä käyttäjille uusi profiilitapahtuman kesto valitsemalla läsnäolotyyppi Ota käyttöön oma pohja - alasvetovalikosta ja paina AJASTA. Syötä tapahtumalle alkuaika. Määrittele kesto: käytä joko oletusarvoa tai syötä päivämäärä ja kellonaika manuaalisesti valitsemalla Loppuu-alasvetovalikosta kohta määrä. Aseta soitonsiirto. Soitonsiirroksi voidaan asettaa: soitonsiirto kaikille puheluille soitonsiirto, jos numero on varattu soitonsiirto, jos numerosta ei vastata soitonsiirto, jos henkilö ei ole tavoitettavissa. Soitonsiirrot voidaan määritellä seuraavasti: Ei valintaa, ei soitonsiirtoa. Vaihdenumero, puhelut siirretään ensisijaiseen vaihdenumeroon. Vastaaja, puhelut siirretään käyttäjän vastaajaan. Henkilökohtaiset soittoketjut, (Soittoketju 1, Soittoketju 2 ja Soittoketju 3), puhelut siirretään käyttäjän omien soittoketjujen mukaisesti. Puhelinnumero, puhelut siirretään syötettyyn puhelinnumeroon. Tavoitettavuuspalvelu, mahdollinen vain silloin kun soitonsiirtovaihtoehto varattu on valittu. Tavoitettavuuspalvelun avulla käyttäjä voi tarjota soittajalle mahdollisuuden automaattiseen takaisinsoittoon tai asettumisen pitoon henkilökohtaiseen jonoon. Huom. Jos valitset Soitonsiirto kaikki -alasvetovalikosta Ei valintaa -vaihtoehdon, muut soitonsiirtovaihtoehdot ovat käytössä.
23.6.2014 19 (30) Kirjoita viesti, jos haluat antaa lisätietoja. Viesti näytetään kaikille käyttäjille, jotka avaavat yhteystietoikkunan. Valitse, minkä numeron haluat näkyvän puhelun vastaanottajalle, kun soitat ulkoisen puhelun. Huom., numeron näyttö riippuu myös puhelun vastaanottajan verkon ominaisuuksista. Joissakin puhelinverkoissa vastaanottaja näkee matkapuhelinnumeron riippumatta käyttäjän asetuksista. Jos tapahtuma on luonteeltaan toistuva, voit käyttää määrittelyssä seuraavia vaihtoehtoja: o Ei toistoa, kertaluonteinen tapahtuma. o Maanantai perjantai, tapahtuma voimassa joka arkipäivä samaan aikaan, esim. lounas. o Päivittäin, tapahtuma voimassa joka päivä samaan aikaan. o Viikoittain, tapahtuma voimassa joka viikko samana viikonpäivänä. Voit rastittaa kohdan Tiedote, mikäli haluat, että soittajalle ilmoitetaan, milloin henkilö on seuraavan kerran tavoitettavissa. Tiedote on valittavissa, mikäli henkilö ei ole tavotettavissa ja soitonsiirto on asetettu kaikille puheluille Napsauta AJASTA-painiketta tallentaaksesi läsnäoloprofiilille määrittelemäsi keston. Profiili aktivoidaan valituille käyttäjille syötettynä alkuaikana.
23.6.2014 20 (30) 4.5 Puhelimen tilatieto Puhelimen tila ilmoittaa yrityksen käyttäjien tavoitettavuuden verkossa. Valitse käyttäjät ja napsauta TILATIETO -painiketta (ks. painikkeen sijainti kohdasta 2.3). Puhelimen tilasta kertova kuvake löytyy puhelinluettelonäkymän Tilatieto-sarakkeesta läsnäolotietojen vierestä. Kuvakkeet on kuvattu kohdassa 27 luvussa 2.3. Huom. Puhelimen tilatiedon ilmestyminen saattaa kestää jopa 20 sekuntia.
23.6.2014 21 (30) 5 Puheluiden käsittely 5.1 Puhelunvälittäjätehtävän avaaminen Kirjautuessasi sisään puhelunvälittäjätehtävä on suljettu, eikä saapuvia puheluita tule käsiteltäväksi. Avaa välittäjätehtävä napsauttamalla AUKI/KIINNI -painiketta päänäkymän oikeassa yläkulmassa. Painike muuttuu välittömästi vihreäksi, kun sitä napsauttaa, ja tehtävä aktivoituu (jos yhteys puhepalvelimeen on toiminnassa). Nyt voit käsitellä saapuvia puheluja. AVAA/SULJE -painikkeen väri ilmoittaa välittäjätehtävän tilan: Vihreä ilmoittaa, että olet avannut välittäjätehtävän ja olet paikalla valmiina vastaanottamaan saapuvia puheluja. Punainen ilmoittaa, että et hoida välittäjän tehtäviä tai että vaihdenumero on päivystysohjauksessa eli kun vaihdenumero on suljettu tai kukaan välittäjistä ei ole kirjautuneena sisään. 5.2 Puhelunvälittäjätehtävän sulkeminen Kun olet sulkenut välittäjätehtävän, kaikki välittäjälle saapuneet puhelut pysyvät jonossa, kunnes ne on hoidettu, mutta uusia saapuvia puheluita ei ohjaudu jonoon. Mahdolliset uudet saapuvat puhelut ohjataan toisille välittäjille, jotka ovat kirjautuneina sisään ja joilla on välittäjätehtävä aktivoituna. Jos muita välittäjiä ei ole kirjautuneena sisään, uudet saapuvat puhelut ohjataan automaattisesti vaihteen päivystysnumeroon tai vastaajaan. Napsauta AUKI/KIINNI -painiketta sulkeaksesi tehtävän. Huom. Viimeisenä välittäjätehtävän sulkevan välittäjän näytölle ilmestyy seuraava ponnahdusikkuna: Napsauta KYLLÄ, jos haluat sulkea välittäjätehtävän.
23.6.2014 22 (30) 5.3 Saapuvat puhelut 5.3.1 Yleistä Ajankohtaiset puhelut näkyvät saapuvien puhelujen jonossa. Jonossa olevat puhelut voidaan jakaa seuraavasti: Ulkoiset ja sisäiset puhelut yrityksen vaihdenumeroon Edelleenohjaukset vaihdenumeroon, esim. käyttäjän soitonsiirtojen tai estolistojen kautta Aktiivisen välittäjän alanumeroon soitetut puhelut (jos alaliittymällä ei ole välitöntä soitonsiirtoa) Vaihteeseen palautuneet yhdistetyt puhelut, joihin alaliittymä ei ole vastannut Työpöydältä pitoon asetetut puhelut Puhelut ovat jonossa saapumisjärjestyksessä. Jonotiedoissa näkyy normaalisti jonon nimi, soittajan numero sekä vaihdenumero, johon on soitettu tai johon puhelu on ohjattu. Jonon nimi ei näy kuitenkaan seuraavissa tapauksissa: Työpöydältä pitoon asetettujen puheluiden nimi-kentässä lukee Pidossa Vaihteeseen palautuvan puhelun nimi-kenttä on tyhjä Jonotietojen yläpuolella olevassa alasvetovalikossa ovat kaikki vaihdenumerot, jotka kuuluvat sille välittäjäryhmälle, johon olet kirjautunut. Huom. Saapuvat puhelut, joissa on soittajan numeron näytön esto, on merkitty jonossa merkillä * ja puheluikkunassa joko merkillä * tai +. 5.3.2 Puheluun vastaaminen Puheluun vastataan Napsauttamalla NYKYINEN PUHELU / PUHELU VASEN -painiketta TAI Valitsemalla jonosta minkä tahansa puhelun kaksoisnapsauttamalla haluttua puhelua. Matkapuhelimesi alkaa soida.
23.6.2014 23 (30) Huom. Puhelu hylätään ja siirretään takaisin jonoon valitsemalla matkapuhelimesta HYLKÄÄ. Vastaa puheluun. Puhelu on nyt muodostettu. Vasemman puheluikkunan väri vaihtuu, kun puheyhteys saapuvaan puheluun on muodostettu. Voit siirtää puhelut jonosta matkapuhelimeesi myös automaattisesti. Voit asettaa automaattisen vastaanoton päälle alempana näkyvästä kuvakkeesta. Kuvakkeen väri on vihreä, kun automaattinen vastaanotto on päällä Kun toiminto on aktiivinen, ensimmäinen jonoon saapuva puhelu näkyy automaattisesti vasemmassa puheluikkunassa ja matkapuhelimesi hälyttää. Mikäli haluat, että automaattinen vastaanotto on oletuksena päällä, kun kirjaudut välittäjän työpöydälle, rastita Muut asetukset näkymästä kohta Automaattinen vastaus. 5.3.3 Puhelun asettaminen pitoon Puhelun voi tarvittaessa asettaa pitoon, jolloin puhelu siirtyy taas jonoon. Käytä ASETA PUHELU PITOON -painiketta, kun sinulla on puhelu aktiivisena vasemmassa puheluikkunassa. Huom. ASETA PUHELU PITOON -painike on aktiivinen, kun sinulla on puhelu aktiivisena vasemmassa puheluikkunassa. Kaikissa muissa tilanteissa se on NYKYINEN PUHELU / PUHELU VASEN -painike Huom. Pitoon asetettu puhelu löytyy jonotietojen nimikentästä nimellä Pidossa. Huom. Varmista, ettei sinulla ole vasemmassa puheluikkunassa puhelua, kun uudelleen yhdistät pidossa olleen puhelun.
23.6.2014 24 (30) 5.3.4 Puhelun siirtäminen Huom. Puhelunvälittäjänä ohitat aina käyttäjän soitonsiirtoasetukset Kun olet vastannut saapuvaan puheluun, voit siirtää puhelun käyttäjälle tai kontaktille seuraavasti: Päivitä puhelinluettelo saadaksesi näkyviin käyttäjän voimassaolevat asetukset. Napsauta matkapuhelin- tai työnumeroa soittaaksesi ulos. TAI Syötä käyttäjän puhelinnumero, matkapuhelinnumero tai lyhytnumero käsin. Siirrä sitten saapuva puhelu seuraavasti: Puhu käyttäjän tai kontaktin kanssa ennen kuin siirrät puhelun. Jos hän hyväksyy puhelun, napsauta SIIRRÄ PUHELU -painiketta siirtääksesi puhelun käyttäjälle tai kontaktille. Puheluikkunat tyhjenevät ja ovat valmiina seuraavaa saapuvaa puhelua varten. TAI Napsauta SIIRRÄ PUHELU -painiketta ennen kuin käyttäjä tai kontakti vastaa siirtääksesi puhelun suoraan hänelle puhumatta ensin hänen kanssaan. Puheluikkunat tyhjenevät ja ovat valmiina seuraavaa saapuvaa puhelua varten. Huom. Jos saapuva puhelu siirretään ja se katoaa vasemmasta puheluikkunasta mutta sitä ei saada yhdistettyä, puhelu ohjautuu takaisin saapuvien puhelujen jonoon. Puhelun Nimi-kenttä jonossa on tällöin tyhjä. Jos käyttäjä tai kontakti ei ole tavoitettavissa tai on varattu, napsauta SOITA VASTAAJAAN-painiketta valitun käyttäjän kohdalla siirtääksesi saapuvan puhelun vastaajaan.
23.6.2014 25 (30) Huom. Kun siirrät puhelun suoraan vastaajaan kyseistä toimintoa käyttäen, puhelu siirtyy välittömästi ja puheluikkunat tyhjenevät ja ovat heti valmiina vastaanottamaan seuraavaan saapuvan puhelun. Näin käy myös silloin, kun soitat johonkin numeroon sitä suoraan napsauttamalla ja käyttäjä on määritellyt puhelun siirron vastaajaan. 5.3.5 Soitonsiirtojen ohittaminen Kun soitat käyttäjälle, puhelusi ohittaa aina käyttäjän läsnäoloasetukset. Työpöydällä näkyvä OHITA SOITONSIIRTO painike ei ole palvelussa käytössä. 5.4 Lähtevät puhelut 5.4.1 Yleistä Kun olet kirjautunut sisään puhelunvälittäjänä, voit soittaa lähteviä puheluja milloin tahansa riippumatta siitä, onko välittäjätehtävä sinulla aktivoituna vai suljettuna. Ensimmäinen lähtevä puhelu näkyy vasemmassa puheluikkunassa ja toinen oikeassa puheluikkunassa. Puheluihin vastaaminen, niiden siirtäminen ja puheluiden ohittaminen toimivat samalla tavalla kuin saapuvissa puheluissa. Kun olet aktivoinut lähtevät puhelut, välittäjän puhelin alkaa soida. Kun välittäjä on vastannut, puhelu yhdistyy haluttuun numeroon. Huom. Lähtevän ja siirretyn numeron näyttö määrittyvät vaihdenumeron asetusten mukaan. 5.4.2 Puhelinluettelosta soittaminen Lähtevän puhelun voi soittaa puhelinluettelosta löytyvälle käyttäjälle tai ulkoiselle kontaktille seuraavasti: Valitse kontakti puhelinluettelonäkymästä. Muodosta puhelu napsauttamalla käyttäjän tai ulkoisen kontaktin matkapuhelin- tai työnumeroa. Järjestelmä soittaa valitulle käyttäjälle tai kontaktille automaattisesti. 5.4.3 Manuaalisesti soitetut puhelut Lähtevä puhelu voidaan soittaa manuaalisesti seuraavalla tavalla: Syötä koko numero tai lyhytnumero SOITA-painikkeen vieressä olevaan kenttään. Soita puhelu napsauttamalla SOITA-painiketta. 5.5 Vuorottelu kahden puhelun välillä Kun sinulla on kaksi puhelua (toinen vasemmassa ja toinen oikeassa puheluikkunassa), voit vuorotella puhelujen välillä niin monta kertaa kuin on tarpeen. Saat aktivoitua haluamasi puhelun napsauttamalla kyseistä puheluikkunaa tai napsauttamalla PUHELU VASEN-painiketta aktivoidaksesi vasemman ikkunan
23.6.2014 26 (30) tai PUHELU OIKEA -painiketta aktivoidaksesi oikean ikkunan. Aktivoituvan puheluikkunan tunnistaa siitä, että sen väri vaihtuu. 5.6 Kolmen osallistujan puhelu Palvelussa on myös mahdollista muodostaa kolmen osallistujan puhelu, jolloin sinä puhelunvälittäjän ominaisuudessa ja kaksi muuta puheluun osallistujaa voitte puhua keskenänne. Kun puheyhteys molempiin osapuoliin on muodostettu, aktivoi kolmen osapuolen puhelu napsauttamalla aktiivista puheluikkunaa tai PUHELU-painiketta sen mukaan, kumpi ikkuna on aktiivinen. Molempien puheluikkunoiden väri vaihtuu, ja puheyhteys muodostuu kaikkien kolmen osallistujan välille. Puhuaksesi taas vain yhdelle osallistujalle, napsauta kyseisen osallistujan puheluikkunaa (tai vastaavaa PUHELU-painiketta). Toisen osapuolen puhelu siirtyy pitoon. Huom. PUHELU-painikkeiden on oltava aktiivisina, jotta kolmen osapuolen puhelu voidaan muodostaa. 5.7 Puhelun katkaiseminen Puhelu voidaan katkaista ja puheluikkuna tyhjentää napsauttamalla ikkunan TYHJENNÄ -painiketta. Jos toinen osapuoli katkaisee puhelun, puhelu päättyy automaattisesti ja puhelu häviää puheluikkunasta. 5.8 Tekstiviestien vastaanottaminen Välittäjänä saat tekstiviestejä yrityksesi käyttäjiltä. Saapuneet viestit on merkitty viestikuvakkeella, joka on AVAA/SULJE -painikkeen vasemmalla puolella. Huom. Viestikuvake on näkyvissä niin kauan kun viestejä on lukematta. Saapuneet viestit kootaan Viestit-osion alle. Kaikki lukemattomat viestit löytyvät Uudet -kansoista ja sinun tai jonkun toisen välittäjän lukemat viestit Luetut-kansiosta. Voit merkitä viestin luetuksi napsauttamalla MERKITSE LUETUKSI-kuvaketta viestin oikealla puolella. Sinä ja muut välittäjät voitte poistaa luetun viestin napsauttamalla kyseisen viestin kohdalla POISTAsarakkeessa olevaa X-merkkiä.
23.6.2014 27 (30) 5.9 Tekstiviestien lukeminen ja edelleenlähetys Napsauta viestiä lukeaksesi sen kokonaan. Viesti lähetetään eteenpäin napsauttamalla LÄHETÄ ETEENPÄIN -painiketta, jolloin näkyviin ilmestyy LÄHETÄ TEKSTIVIESTI- näyttö. Syötä vastaanottaja ETSI- ja LISÄÄ-painikkeiden avulla ja valitse LÄHETÄ lähettääksesi viestin eteenpäin.
23.6.2014 28 (30) LIITE Sonera Mobiilivaihde, Tekstiviestitoiminteet 1) Läsnäoloprofiilin muuttaminen Voit muuttaa läsnäoloprofiiliasi hyödyntämällä tekstiviestitoimintoja. Käytettävissäsi ovat seuraavat toiminnot: TYÖ, KOTI, KOKOUS, LOMA, VARATTU ja POISSA. Tekstiviestit lähetetään numeroon 15576. Esim. 1) Lähtiessäsi lounaalle voit asettaa profiilin koodilla KOKOUS. Voit määritellä profiilille myös keston lisäämällä viestiin aikaparametrit, esim. KOKOUS 1400 lähtiessäsi lounaalle, joka päättyy klo 14:00. Kirjoita tekstiviesti KOKOUS 1400 ja lähetä tämä viesti numeroon 15576. 2) Mikäli paluu tapahtuu seuraavana tai myöhempänä päivänä, viestiin pitää lisätä myös päiväys. Esim. POISSA 1102 0800. Tällöin paluu on 11.2 klo 8.00 mennessä. Jos asetus onnistuu, saat vastineeksi viestin Olet vaihtanut käyttöösi profiilin Kokous. Mikäli asetus ei onnistu, saat vastineeksi viestin Profiilinmuutos ei onnistunut, ole hyvä ja yritä uudelleen. 2) Työaikojen muuttaminen Voit myös määritellä palveluaikasi tekstiviestitse lähettämällä avainsanat numeroon 15576, esim. TYÖAIKA 0900-1700 ). Tällöin palveluaikasi on maanantaista perjantaihin yhdeksästä viiteen. Yksittäisten päivien aikoja ei voi määritellä tekstiviestitse. Jos asetus onnistuu, saat vastineeksi viestin Työaikasi on asetettu. Mikäli asetus ei onnistu, saat vastineeksi viestin Työaikasi asetus ei onnistunut, yritä myöhemmin uudelleen..
23.6.2014 29 (30) 3) Ryhmäkutsun muuttaminen Voit muuttaa kirjautumistasi ryhmänumeroon hyödyntämällä tekstiviestitoimintoja. Käytettävissäsi ovat seuraavat toiminnot: LIITY ja POISTU. Tekstiviestit lähetetään numeroon 15576. Esim. Kirjautuessasi ryhmänumeroon lähetä viesti LIITY ja haluamasi ryhmänumero (esimerkiksi LIITY 358400874403) numeroon 15576. Huom! Viestissä tulee olla maan suuntanumero ilman +merkkiä. Jos kirjautuminen ryhmänumeroon onnistuu, saat vastineeksi viestin Liittymäsi on kirjautunut ryhmänumeroon 358400874403. Mikäli kirjautuminen ryhmänumeroon ei onnistunut, saat vastineeksi viestin Liittymäsi kirjautuminen ryhmänumeroon ei onnistunut, yritä myöhemmin uudelleen. 4) Tekstiviesti vaihteen hoitajalle Voit myös lähettää tekstiviestin vaihteen hoitajalle. Tässä tilanteessa lähetä viesti VAIHDE ja viestin sisältö numeroon 15576. Viestin pituus voi olla yhteensä 160 merkkiä (sis. tekstin VAIHDE). Esim. Lähetä viesti: VAIHDE Puhelintani huolletaan numeroon 15576. Jos viestin lähettäminen onnistuu, saat vastineeksi viestin Viestisi on toimitettu vaihteenhoitajalle. Mikäli viestin lähetys epäonnistui, saa vastineeksi viestin Viestiäsi ei voitu toimittaa vaihteenhoitajalle, yritä myöhemmin uudelleen.
23.6.2014 30 (30) LIITE Sonera Mobiilivaihteen kuvakkeet Läsnäolotieto Seuraavassa on kuvattu läsnäolotieto-kuvakkeet, jotka kertovat kunkin käyttäjän läsnäolo- ja soitonsiirtotilan. Tavoitettavissa Tavoitettavissa, välitön soitonsiirto käytössä Ei tavoitettavissa Ei tavoitettavissa, välitön soitonsiirto käytössä Ulkoinen kontakti Vaihdenumeroihin, ryhmänumeroihin ja automaattivälittäjiin liittyvät kuvakkeet ovat seuraavat: Avoin vaihdenumero, kirjautuneita välittäjiä Avoin vaihdenumero, ei kirjautuneita välittäjiä Suljettu vaihdenumero Avoin ryhmänumero, ryhmässä kirjautuneita jäseniä Avoin ryhmänumero, ei kirjautuneita jäseniä Suljettu ryhmänumero Avoin automaattivälittäjä Suljettu automaattivälittäjä Tilatieto Seuraavassa on kuvattu tilatieto-kuvakkeet, joita on kysytty TILATIETO-painikeella ja jotka kertovat valittujen käyttäjien puhelinlinjojen tilan. Tavoitettavissa Ei tavoitettavissa Varattu Tuntematon