TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO- OHJE 2015 Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)
SISÄLLYSLUETTELO 1. Talousarvion sitovuus 1 2. Käyttösuunnitelmat 1 3. Yksikköhintatulot 2 4. Erityisopetus ja nivelvaiheen koulutus 2 5. Aikuiskoulutus 2 5.1. Ammatillinen lisäkoulutus 2 5.2. Työvoimapoliittinen koulutus 3 5.3. Oppisopimuskoulutus 3 6. Koulutusalojen maksullinen palvelutoiminta 3 7. Hankkeet 4 8. Henkilöstömenot 4 9. Hankinnat 4 10. Laskujen hyväksymiskäytännöt 5 11. Investoinnit 5 12. Seuranta ja raportointi 5 13. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 6
Itä-Savon koulutuskuntayhtymä Talousarvio 2015 Taloussuunnitelma 2015 2017 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE VUODELLE 2015 Itä-Savon koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuusto on kokouksessaan 3.12.2014 hyväksynyt koulutuskuntayhtymän talousarvion vuodelle 2015 sekä taloussuunnitelman vuosille 2015 2017. Lisäksi yhtymähallitus on päättänyt tilivelvollisista, jotka sitovien tavoitteiden osalta vastaavat vastuualueidensa tavoitteiden toteutumisesta. Tilivelvollisia viranhaltijoita ovat: kuntayhtymän johtaja / rehtori talousjohtaja apulaisrehtori koulutuspäälliköt palvelupäällikkö henkilöstöpäällikkö kiinteistöpäällikkö ruokahuoltopäällikkö SAMIn laatu- ja tuloskortin tavoitteet on kuvattu talousarviossa ja niiden toteutumista seurataan välitilinpäätösten yhteydessä kolmannesvuosittain. Talouden tunnuslukujen toteutumista seurataan kuukausittain. 1. TALOUSARVION SITOVUUS Talousarvio sisältää käyttötalous-, tuloslaskelma-, investointi- ja rahoitusosan. Yhtymävaltuustoon nähden sitovat tulosalueet ovat yhtymäpalvelut ja koulutuspalvelut, joiden sitovuustasona on toimintakate. Tuloslaskelmaosan sitova taso on vuosikate, joka osoittaa tulorahoituksen riittävyyden käyttömenoihin ja poistoihin. Investointiosan sitovuustaso on nettoinvestoinnit ja rahoitusosa puolestaan osoittaa miten investoinnit rahoitetaan ja sen sitovuustasona pidetään rahoituksen vaikutusta maksuvalmiuteen. Kuntalaki, kirjanpitolaki ja kuntayhtymän hallintosäännön taloutta koskevat määräykset velvoittavat hoitamaan kuntayhtymän taloutta hyväksytyn talousarvion toimintakatteen mukaisesti, joten talousarvio on sitova ohje kuntayhtymän yhtymähallitukselle, toimielimille sekä viran- ja toimenhaltijoille, jotka osallistuvat määrärahojen käyttöön. 2. KÄYTTÖSUUNNITELMAT Talousarvio on laadittu toimialoille/klustereille/tulosyksiköille nettobudjettina. Yhtymähallitus on hyväksynyt toimialojen käyttösuunnitelmat ja tilivelvolliset vastaavat yhtymävaltuustolle toimialojensa /tulosyksikköjensä toimintakatteiden toteutumisesta. Tilivelvolliset seuraavat tavoitteiden toteutumista kuukausittain ja informoivat taloushallintoa/henkilöstöhallintoa tarvittavien muutosten tekemisestä (esim. erityisopetukseen, aikuiskoulutukseen ja hankkeille kohdennetut henkilöstöresurssit). Keskeinen tekijä käyttötaloudessa on opiskelijamäärä. Toimintaohje: Tammikuun opiskelijamäärän selvittyä tilivelvolliset tarkistavat ennusteen syyskuun tilastointipäivän opiskelijamäärästä. Mikäli näin laskettu rahoituksen perusteena oleva opiskelijamäärä olennaisesti poikkeaa talousarviosta, tilivelvollinen laatii riskiselvityksen ja toimenpide-ehdotukset riskin poistamiseksi/pienentämiseksi. Nämä selvitykset käydään läpi johtoryhmässä ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. Myös muihin mahdollisiin riskeihin on reagoitava välittömästi niiden ilmaannuttua. 1
3. YKSIKKÖHINTATULOT Opetus- ja kulttuuriministeriö on vahvistanut Itä-Savon koulutuskuntayhtymän ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijakohtaiseksi yksikköhinnaksi vuodelle 2015 10 316,22. Se on 2,85 % edellisvuoden hintaa pienempi sekä n. 126 euroa pienempi kuin talousarviossa käytetty yksikköhinta. Yksikköhinnan vaikutus vuoden 2015 yksikköhintatuloihin on -173 410,80 euroa olettaen, että opiskelijamäärä toteutuu talousarvion mukaisesti (1380). Ennakollinen rahoitus vuodelle 2015 määräytyy vuoden 2014 painotetun opiskelijamäärän ja vuodelle 2015 vahvistetun yksikköhinnan mukaisesti. Näin ollen ennakollista rahoitusta saadaan vuodelle 2015 13 804 134 euroa (1338,1*10316,22), mikä on n. 606 000 euroa talousarviossa käytettyä vähemmän. Koska vahvistettu yksikköhinta on pienempi kuin talousarviossa käytetty painopiste siirtyy opiskelijamäärän seurantaa ja ennakointiin. Toimintaohje: Talousarvion yksikköhintatulojen toteutuminen edellyttää, että vuositason opiskelijamäärä on vähintään 1397, joten opiskelijamäärän seuranta on entistäkin tärkeämpää. Opiskelijamäärät raportoidaan ja ennusteita tarkistetaan kuukausittain johtoryhmässä. 4. ERITYISOPETUS JA NIVELVAIHEEN KOULUTUS Erityisopetuksen tuloja ja menoja seurataan klustereittain omilla kustannuspaikoilla, jolloin voidaan helposti todeta resurssien käytön kohdentuminen. Nivelvaiheen koulutus toteutetaan omilla kustannuspaikoilla SOTE-toimialan alla. Valmentavaan ja kuntouttavaan opetukseen ja ohjaukseen on myönnetty harkinnanvaraista yksikköhinnan korotusta n. 136 000 euroa, jonka käyttöä seurataan omalla kustannuspaikalla. Toimintaohje: Tilivelvolliset valvovat ja vastaavat, että erityisopetuksen resurssit tulevat käytetyiksi ja myös kirjatuiksi ao. kustannuspaikoille kuukausittain. Erityisoppilaaksi nimeämisessä ja nimeämisen perusteissa noudatetaan toiminnasta laadittua prosessikuvausta. (IMS) 5. AIKUISKOULUTUS Aikuiskoulutuksella tarkoitetaan tässä oppilaitosmuotoista ammatillista lisäkoulutusta sekä työvoimapoliittista koulutusta. Näillä opiskelijamäärillä on keskeinen vaikutus kokonaisopiskelijamäärän tavoitteen saavuttamiseen. 5.1. Ammatillinen lisäkoulutus Ammatilliseen lisäkoulutukseen koulutuksen järjestäjälle myönnetty valtionosuusrahoitus tulee käyttää kokonaisuudessaan myöntämisvuonna. Sitä ei palauteta, mutta seuraavan vuoden rahoitus määräytyy edellisten vuosien käytön mukaisesti. Opetus- ja kulttuuriministeriö on vahvistanut Itä-Savon koulutuskuntayhtymän käyttöön vuodeksi 2015 157,8 opiskelijatyövuotta. Tätä vastaava rahoitus on 1 358 180 euroa. Ammatillisen koulutuksen volyymit säilyvät näin ollen edellisen vuoden tasolla ja talousarvioon verrattuna rahoitusta saadaan n. 108 000 euroa enemmän. Valtionosuuden käytön toteutumista seurataan kuukausiraporteissa ja välitilinpäätöksissä. Toimintaohje: Opetus- ja kulttuuriministeriön päätös tulee huomioida suunniteltaessa vuoden 2015 koulutuksia ja niihin varattuja resursseja. Toimialojen tilivelvolliset seuraavat ja raportoivat koulutusten volyymien toteutumisesta ammattiopiston johtoryhmässä. 2
5.2. Työvoimapoliittinen koulutus Työvoimapoliittisen koulutuksen tuotot perustuvat koulutuksesta tehtyihin sopimuksiin ja ne laskutetaan sopimuksissa sovituin määräajoin ja perustein. Vuoden 2015 talousarviossa on pudotettu työvoimapoliittisen koulutuksen volyymiä edellisvuodesta 230 000 euroa. Arvioitu kokonaisrahoitus on 1 450 000 euroa. Toimialojen tilivelvolliset seuraavat ja raportoivat koulutusten volyymien toteutumisesta. Toimintatulot ja -menot käyvät ilmi välitilinpäätöksistä. Työvoimapoliittisen koulutuksen laskuihin lisätään arvonlisävero (KHO:2013:140 6.9.2013). Työvoimapoliittisen koulutuksen maksatus siirtyy vuoden 2015 alussa keskitetysti valtakunnalliseen KEHA-keskukseen. Muutos merkitsee entistä tarkempaa sopimuksen ja siihen kirjattujen päivämäärien ehdotonta noudattamista, sillä automatisoitu maksatus ei hyväksy myöhässä tulleita laskutuksia. Toimintaohje: Tarjouksissa ja laskutuksissa koulutuksen hintaan lisätään lain mukainen arvonlisävero. Vastaavasti työvoimapoliittisen koulutuksen menoista voidaan tehdä arvonlisäverovähennys. Laskutuksissa on jatkossa entistä tarkemmin noudatettava sopimukseen kirjattuja päivämääriä. Tvp-koulutuksen hankintasopimuksia ja opiskelijatyövuosia seurataan ammattiopiston johtoryhmässä. 5.3. Oppisopimuskoulutus Oppisopimuskoulutus sisältyy Yhtymäpalvelut tulosalueen Aikuiskoulutus- ja kehittämispalvelujen toimialaan omana klusterinaan (Oppisopimusklusteri). Oppisopimuksen opiskelijamääriä ja toimintakatetta seurataan osana kuukausi- ja välitilinpäätösraportointia sekä tilinpäätöstä. 6. KOULUTUSALOJEN MAKSULLINEN PALVELUTOIMINTA Kunkin toimialan/klusterin/tulosyksikön palvelujen hinnoittelusta vastaa tilivelvollinen. Henkilöstölle tehtävistä asiakastöistä ja palveluista peritään sama korvaus kuin muiltakin asiakkailta ellei koko henkilöstölle ole ilmoitettu ns. henkilökunta-alennuksesta. Asiakastyölle avataan aina työkortti, johon merkitään asiakkaan tiedot, tilattu työ sekä siihen käytetyt aineet ja tarvikkeet, työveloitus sekä muut mahdolliset menot. Työkortti tulee aina olla sekä asiakkaan, että työn vastaanottajan allekirjoittama ja siitä täytyy ilmetä myös kirjanpitotili, kustannuspaikka ja toiminto. Laskutusta varten tulee taloushallintoon toimittaa kirjalliset laskutustiedot, jotka toimivat laskutusmääräyksenä. Laskutuksessa on osittain siirrytty web-laskutukseen, jolloin osastoilla laaditaan laskutuspohjat valmiiksi laskutusjärjestelmään. Suuremmistä työkokonaisuuksista (mm. rakennustyöt) laaditaan pienurakkasopimus, jossa on määritelty mm työn sisältö, ostajan ja myyjän velvoitteet ja laskutusperiaatteet. Henkilökunnan/eläkkeelle kuntayhtymän palveluksesta jääneiden tilaamat työt/hinnoittelun hyväksyy toimialan koulutuspäällikkö. Koulutuspäällikön tilaamat työt/hinnoittelun hyväksyy koulutuspäällikön esimies. Henkilökunta maksaa tilaamansa työt kuntayhtymän kassalle (ei laskuteta). Toimintaohje: Koulutuskuntayhtymän asiakastöissä noudatetaan pääsääntöisesti käteismaksun periaatetta. Mikäli asiakastyötä ei makseta käteisellä, toimitetaan allekirjoitettu työkortti välittömästi laskutettavaksi, jolloin maksuaika on 14 pv netto. Henkilökunta maksaa tilaamansa työt kuntayhtymän kassalle (ei laskuteta). Huom. kilpailuneutraliteettia koskevan kuntalain 1.9.2013 voimaan tullut muutos ja säännös (626/2013 2a ) edellyttävät, että osastojen maksullinen palvelutoiminta on kiinteästi opetukseen liittyviä oppilastöitä. 3
7. HANKKEET Osa hankerahoituksesta (OPH:n hankkeet) maksetaan etukäteen ja ne kirjataan tasetilille, josta ne tuloutetaan toteutuneiden hankekustannusten perusteella. EU-hankkeisiin rahat saadaan jälkikäteen kustannuksiin perustuvien maksatushakemusten perusteella. Hankkeiden osalta noudatetaan hanketoiminnan ohjeistusta. Niiden mukaisesti projektin vastuuhenkilö (projektin johtaja) kantaa pääasiallisen vastuun projektista. Hanketoimintaa seurataan kuukausittain ns. hankesalkulla, josta käy ilmi voimassa olevat hankkeet sekä niiden kautta saatava rahoitus sekä toimijalle jäävä omarahoitusosuus. Lisäksi taloushallinnon toimesta raportoidaan kuukausittain hankkeille kirjatut kustannukset. Toimintaohje: Hankkeelle nimetään hankkeen käytännön toiminnasta ja taloudesta vastaava henkilö, joka vastaa mm. projektin kustannusten kertymisestä, raportoinnista ja tilitysten hoitamisesta ajallaan ja siitä, että tunti-ilmoitukset toimitetaan kuukausittain taloushallintoon. Hankesalkun ylläpidosta vastaa kehittämissuunnittelija. 8. HENKILÖSTÖMENOT Talousarvion henkilöstömenot perustuvat laadittuun henkilöstösuunnitelmaan. Henkilöstön määrä on mitoitettu talousarvion opiskelijamäärän ja koulutusten mukaisesti. Henkilöstön rekrytoinnissa ja virkojen/toimien täyttölupamenettelyssä noudatetaan Itä-Savon koulutuskuntayhtymän hallintosääntöä sekä henkilöstöhallinnon ohjeistusta. Esimiehet vastaavat siitä, että asianmukaisesti laaditut tuntisuunnitelmat toimitetaan henkilöstöhallintoon hyvissä ajoin ennen palkanmaksua. Myös lisämääräyskirjat on tehtävä heti, kun niistä on työntekijän kanssa sovittu. Toimintaohje: Vuoden 2015 henkilöstösuunnitelmaan sisältymättömät rekrytoinnit ja sopimusten jatkot on aina käsiteltävä joko johtotiimissä (kuntayhtymän johtaja/rehtori, apulaisrehtori, henkilöstöpäällikkö, palvelupäällikkö ja talousjohtaja) tai johtoryhmässä. 9. HANKINNAT Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista 348/2007 sekä koulutuskuntayhtymän hankintaohjetta (Yh 12.2.2014). Myös hankintalain kynnysarvot alittavista hankinnoista tulee pääsääntöisesti täyttää Pienhankintalomake, jossa toimittajan valinta on perusteltu. Ensisijaisesti noudatetaan niitä Seudullisen hankintatoimen tai kuntahankintojen kilpailuttamia sopimuksia, joissa koulutuskuntayhtymä on mukana. Kaikki hankintoihin liittyvät lomakkeet löytyvät SAMINETin taloushallinnon sivuilta. Hankinnan prosessit on kuvattu IMS-järjestelmässä. Hankintojen käsittelyä on automatisoitu ottamalla syksyllä 2014 käyttöön Cloudia-hankintaohjelmisto. Vuoden 2015 alusta lähtien kaikki kynnysarvon ylittävät hankinnat, jotka tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti sekä julkaista julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA), valmistellaan tällä ohjelmistolla (tarjouspyyntö, vertailuperusteet, saadut tarjoukset, avauspöytäkirja, tarjousten vertailu jne) 4
Hankintavaltuudet, omien vastuualueidensa osalta Hankinnan arvo euroa (alv 0 %) Hankintapäätöksen tekijä 100 000 yhtymähallitus < 100 000 kuntayhtymän johtaja/rehtori, talousjohtaja < 50 000 apulaisrehtori < 10 000 koulutuspäällikkö, palvelupäällikkö, henkilöstöpäällikkö, kiinteistöpäällikkö, ruokahuoltopäällikkö Investointimenot ( > 10 000) talousjohtaja 10. LASKUJEN HYVÄKSYMISKÄYTÄNNÖT Toimintaohje: Kaikki laskut tulee olla osoitettu Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle. Käytössä on sähköinen ostolaskujen käsittelyohjelma, jonka avulla ostolaskut lähetetään tiliöitäväksi, tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Laskuun on pyydettävä merkitsemään tilaaja, kustannuspaikka ja/tai hanke, minkä perusteella lasku voidaan ohjata ao. henkilöille asiatarkastukseen ja hyväksyttäväksi. Laskut on kirjattava sille kirjanpitotilille, mihin ne luonteensa mukaisesti kuuluvat. Mikäli jonkin yksittäisen menotilin saldo ylittää talousarvion käyttösuunnitelmaan kirjatun summan, vastaava säästö on haettava joltakin muulta menotililtä tai vastaava ylitys tulotililtä (vrt. nettobudjetointi). Asiatarkastuksen yhteydessä on myös tarkistettava, että laskussa on oikea alv-kanta. (Huom! rakentamispalvelut). Laskut on asiatarkastettava ja hyväksyttävä niin nopeasti, että ne saadaan maksuvalmiiksi kaksi päivää ennen eräpäivää. Tositteiden tarkastajista ja hyväksyjistä pidetään luetteloa taloushallinnossa. Sitä päivitetään organisaatiossa tehtyjen muutosten perusteella. Mikäli mahdollista, laskujen hyväksyjän tulisi olla virkavastuussa toimiva viranhaltija. Järjestelmästä voidaan ajaa listat laskujen asiatarkastajista ja hyväksyjistä. 11. INVESTOINNIT Rakennusinvestoinnilla tarkoitetaan uudisrakentamista tai peruskorjausta. Sen sijaan vuosikorjaukset, joilla rakennusten alkuperäinen taso pyritään säilyttämään, kirjataan aina käyttötalouteen. Irtaimistohankinnoissa investointiraja on 10 000 euroa ja sitä pienemmät hankinnat ovat käyttötalousmenoja. Investointeihin liittyvät laskut hyväksyy pääsääntöisesti talousjohtaja. Toimintaohje: Talousarvioon tulevat investointiesitykset on tilivelvollisten esiteltävä kuntayhtymän johtoryhmässä, jossa päätetään talousarvioon mukaan tulevat investoinnit. Ks. talousarvion laadintaprosessi (IMS). 12. SEURANTA JA RAPORTOINTI Toimintaohje: Talousarvion tavoitteiden toteutumista seurataan kolmannesvuosittain tehtävillä välitilinpäätöksillä ja kuntayhtymän johtoryhmän kokouksissa kuukausittain. Mikäli näyttää siltä, että asetettuja tavoitteita ei saavuteta, ero on perusteltava. Lisäksi perusteluissa on selvitettävä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tilanteen korjaamiseksi ja miksi pyrkimyksessä ei ole onnistuttu, mikäli tavoite on jäämässä vuositasolla saavuttamatta. Johtoryhmässä sovitaan tarvittaessa toimenpiteistä, joilla kokonaisuus säilyy suunnitellulla tasolla. 5
Klusterirakenteen mukainen kustannusten seuranta Klusterien kustannusseuranta pohjautuu koulutusalakohtaisiin kustannuspaikkoihin. Mikäli halutaan tarkempaa seurantaa, se on mahdollista toteuttaa projektinumeroita käyttäen, jolloin ko. projektinumeroa on käytettävä kaikissa tulojen ja menojen tiliöinneissä. Yhtymähallitukselle raportointi tapahtuu toimialatasolla. 13. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLLINTA Itä-Savon koulutuskuntayhtymän valtuusto on hyväksynyt kokouksessaan 27.5.2014 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Sisäisen valvonnan osalta noudatetaan Sisäisen valvonnan ohjetta (yh 19.4.2007). Ohjeen mukaisesti koulutuskuntayhtymän hallintoa ja toimintaa ohjaavien sääntöjen ja ohjeiden lisäksi toimintaa ja taloutta ohjaa talousarvio ja taloussuunnitelma. Toimintaperiaatteena on mm, että: toiminnot ja tehtävät on hoidettava siten, että yhtymävaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan toiminnot hoidetaan taloudellisesti ja tuloksellisesti vastuu kunkin toimialan toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä toiminnallisten, taloudellisten ja muiden riskien olemassaolo selvitetään ja niihin varaudutaan niin, etteivät ne aiheuta vakavia häiriötä toiminalle ja taloudelle Tilinpäätöksen toimintakertomuksessa tulee vuosittain antaa selvitys, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, mitä puutteita on havaittu ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää. Selonteko perustuu tilivelvollisten vastuualueiltaan syksyisin antamaan sisäisen valvonnan raporttiin. Sisäiseen valvontaan sisältyy talouden ja toiminnan ohella myös pedagogisten prosessien toiminnan valvonta ja opiskelijatietojen rekisteröinnin tarkastukset. Tilivelvollisten toimesta tulee määräajoin tarkastaa, että tiedot ovat järjestelmissä ajan tasalla ja tarvittaessa käyttäjiä on ohjeistettava. Myös entistä enemmän on sisäisessä valvonnassa kiinnitettävä huomioita siihen, että ns. pienhankinnoissa noudatetaan hankintaohjetta. Toimintaohje: Sisäinen valvonta on osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja operatiivista toimintaa. Sen tavoitteena on varmistaa, että Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle asetetut tavoitteet saavutetaan. Lisäksi sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että johtaminen, toiminnan suunnittelu ja päätöksenteko perustuvat oikeaan ja riittävään tietoon. Lisätietoja ja ohjeita täytäntöönpanoon liittyvissä asioissa antavat talousjohtaja, apulaisrehtori ja henkilöstöpäällikkö. 6