PÖYTÄKIRJA 5/2010 1 Toimistotiimi Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 25 Kokouksen sihteerin valinta 3 26 Mobiilivaihde 4 27 Opistojen ja tiimien kuulumiset 5 28 Kpedun vallitseva tilanne tehtäväluokituksen ja tiedonhalllinnansuunnitelmien 7 osalta sekä muut ajankohtaiset asiat se- kä jatkotoimenpiteistä päättäminen 29 Sairauslomatodistusten käsittely 8 30 Toimisto- ja tukipalvelujen kehittäminen 9 31 Markkinointi- ja viestintätavoitteet 10 32 Tupakkalaki 11 33 Aloitetoiminta 12 34 Jouluvalmistelut 13 35 Muut asiat 14
PÖYTÄKIRJA 5/2010 2 Toimistotiimi Aika 06.10.2010 klo 14:00-15:45 Paikka Ypan neuvotteluhuone Läsnä Nylund Eija hallintosihteeri, esittelijä Björkskog Arja taloussihteeri Brandt Anne toimistosihteeri Haapala Marianne markkinointisihteeri Kantola Kaija toimistosihteeri Kauppinen Paula kiinteistösihteeri Niemi Soile taloussihteeri Silvennoinen Sanna toimistosihteeri Takalo Liisa taloussihteeri Poissa Häivälä Terhi taloussihteeri Wiirilinna Jussi tietohallintosihteeri Käsitellyt asiat 25-35 Allekirjoitukset Eija Nylund puheenjohtaja Anne Brandt sihteeri
PÖYTÄKIRJA 5/2010 3 Toimistotiimi 25 06.10.2010 Kokouksen sihteerin valinta TSTORYHM 25 Ehdotus Toimistotiimin esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan Dynasty-ohjel malla si ten, et tä esi tyslistat laaditaan yhteistyössä ja jokaiselle kokoukselle vali taan sihteeri, jonka teh tävänä on pöytäkirjan laadinta Dynastylla. Valitaan kokoukselle sihteeri. Kokouksen sihteeriksi valittiin Anne Brandt.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 4 Toimistotiimi 26 06.10.2010 Mobiilivaihde TSTORYHM 26 Koulutusyhtymässä ollaan siirtymässä kokonaisuudessaan matkapuhelintekniikkaan perustuvaan puhelinjärjestelmään. Nykyisistä lankapuhelimista luovutaan ja jokaisella työntekijälle tulee yksi puhelinnumero ja yksi puhelinlaite. Eija Muhonen RegiOnlinelta tulee kertomaan missä tässä asiassa mennään tällä hetkellä. Kuultiin Eija Muhosen selvitys puhelinjärjestelmämuutoksen aikataulusta. Tavoite on, että uuteen järjestelmään siirrytään marraskuun 2010 aikana.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 5 Toimistotiimi 27 06.10.2010 Opistojen ja tiimien kuulumiset TSTORYHM 27 Ehdotus Toimistotiimin huhtikuun kokouksessa sovittiin, että joka kokouksessa käsi tel lään va kiopykälänä yksiköiden ja tiimin kuulumiset. Kuullaan yksiköiden ja tiimin jäsenten kuulumiset sekä yhteisten tiimien kuulumiset: Sanna Silvennoinen/kv-tiimi Jussi Wiirilinna/viestintätiimi Eija Nylund/IT-pääkäyttäjätiimi Soile Niemi ja Anne Brandt/opiskelijahallintotiimi Yksiköiden ajankohtaiset asiat: Sote: Talossa eläkkeelle siirtymisiä ja sen myötä henkilömuutoksia. Kipa: Henkilöstölle järjestetty koulutuksia (sähköposti, turvapassi, EA-kurssi), yli 10 rakennushanketta meneillään, kiirettä riittää. Mso: Toivomuksena ypa:n henkilöstön vierailuja ja eri toimintojen esittelyä. Rehtorin sairausloman sijaisuudet hankaloittaneet toimintoja. Hankkeet työllistävät. Kao: 50-vuotis juhlien merkeissä mennyt syyslukukauden alku. Kpko: Opistolla asiat järjestyksessä, paljon opiskelijoita tällä hetkellä. Tilastointipäivä työllisti. Akk: Rakennusurakasta aiheutunut meteliä, pölyä ja pysäköintiongelmia. Koulutuskalenteri teettää töitä ja tupakointikielto aiheuttaa närää. Pietarsaareen avataan uusi toimipiste ja avajaisia vietetään 25.10. Opso: Paljon uusia sopimuksia, töitä riittää. Regionline: Tiedonohjausjärjestelmä tullut, palvelinongelmia. Primus-päivitys tulossa, moodlessa uusi visuaalinen ilme. Pääjärjestelmä tullaan uusimaan vuonna 2011, tästä ei aiheudu vaikutuksia käyttäjille.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 6 Toimistotiimi 27 06.10.2010 Tiimien terveiset: Kv-tiimi/Sanna Silvennoinen Strategia käännetty englanniksi, löytyy intrasta. Japani-verkostoyhteistyö käynnistynyt. Matka-avustuksiin tulossa yhtenäinen linjaus ja käytänteet syksyn aikana. Matkatavaravakuutuksen korvaussummaa on nostettu tuhanteen euroon. Kv-valmennuskurssi on lisätty moodleen. Viestintätiimi/Jussi Wiirilinna Uusi viestintäsuunnittelija Eeva Huotari aloittaa 10.11.2010. Yh teishakukampan jan suunnittelu on hyvässä vauhdissa. Johtoryhmä tulee hyväksymään yhteisöil meen osittaisen uudistamisen. Mitään suuria muutoksia ei ole lu vassa. Kpe du-lehti, nimi uupuu vielä, juostaan kokoon pikavauhdilla. Keski-Poh janmaan lii ton NYT 2 -hankkeesta saadaan apuja. Vastaava menettely on ollut Medi-leh des sä. Tarkoitus on runtata kasaan myös Kpedun ja alueen lukioiden yh teinen esi te Toisen asteen yhteys -hankkeen merkeissä.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 7 Toimistotiimi 28 06.10.2010 Kpedun vallitseva tilanne tehtäväluokituksen ja tiedonhalllinnansuunnitelmien osalta sekä muut ajankohtaiset asiat sekä jatkotoimenpiteistä päättäminen TSTORYHM 28 Jussi Wiirilinna: Käydään läpi vallitseva tilanne Kpedun tehtäväluokituksen ja tiedonhallinnansuunnitelmien osalta. Li säksi ruoditaan muita ajankohtaisia asioita edelliseen liittyen sekä päätetään jatkotoimenpiteistä. Jussi Wiirilinnan sähköpostiterveiset: Tehtäväluokituksen osalta olen työstämässä intran arkistotyöryhmän työtilaan koottuja eri tehtäväluokituksia yhteen. Kiitos niistä kaikille! Tehtäväluokituksen laatiminen on kaiken perusta.li säksi olen päivittä mässä Kpedun arkistotoimen, tiedonhallinnan ja asiakirjahallin non toimintaohjet ta Maaret Botskan antamin ko konaisvaltaisin evästyksin. Tule van kommenttikier roksen jälkeen ko. toimintaoh je lähtee yhtymähallituksen hy väksyttäväksi. Olemme tavanneet Micaelan kans sa kerran THS- ja LaTo-mielessä. Vaikka lähes tyskulma on erilainen, myös yhteisiä nimittäjiä löytyy. Yksi relevantti mahdolli suus on se, että käyn informoimassa La Ton ohjausryhmää tehtäväluoki tuksen, THS:n näkövinkkelistä. KJY:n perinteinen asianhallintaverkoston tapaami nen jär jestetään 24.11. - 25.11 Helsingissä. Ohjel ma on sinettiä vaille valmis.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 8 Toimistotiimi 29 06.10.2010 Sairauslomatodistusten käsittely TSTORYHM 29 Ehdotus Sairauslomatodistusten käsittelyssä näyttäisi olevan eroavaisuuksia yksiköittäin. Palkka-asiamies on ottanut asian esille ja laatinut oheisaineistona jaettavan kartoituspohjan, jota on jo osin käsitelty palkkatiimissä. Yksiköt kuvaavat taulukkoon sairauslomatodistusten käsittelyn nykytilan, jonka pohjalta yhdenmukaistetaan yhtymän käytäntöjä tietosuoja huomioiden. Samalla saadaan tuotettua myös tiedonhallinnan suunnitelma tämän teh tä vän osal ta. Siirretään asian käsittely Heke-tiimille.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 9 Johtoryhmä 103 09.09.2010 Toimistotiimi 30 06.10.2010 Toimisto- ja tukipalvelujen kehittäminen JRYHM 09.09.2010 103 Talouspäällikkö: Yhtymän nykyisen ja tulevan talousarvion tavoitteissa on tuottavuuden ja henkilöstön osaamisen kehittäminen. Tuottavuuden kehittämisen osalta yhtenä toimenpiteenä on tukipalvelujen kehittäminen, johon kuuluvat talousja henkilöstöhallinnon palvelut sekä opiskelijapalvelut, kiinteistöpalvelut ja it-palvelut. Osaamisen kehittämisen kannalta on tärkeää varmistaa sijaistamiset sekä osaamisen kehittäminen, jotta prosessien tehostaminen ja tietojärjestelmien tehokkaampi hyödyntäminen on mahdollista. Toimintojen ja tietojärjestelmien kehittyminen muuttaa työn luonnetta ja vaatii erikoisosaamista. Parhaiten osaamisen ylläpitäminen se kä toimintojen kehittäminen onnistuu keskitetyssä palvelujen tuottamisessa. Yksiköiden osalta kehittämiskohteena taas ovat asiakaspalveluun liittyvät toiminnot. Toimisto- ja tukipalvelujen osalta on suunnitelmallisesti selkeytettävä yhteisten palvelujen ja yksiköiden välistä työnjakoa. Opistojen toimistoissa on oltavat seuraavat palvelut: - opiskelijapalvelut (mm. KELA-asiat, opiskelijakortit yms.) - aikuiskoulutukseen liittyvät koulutusjärjestelyt (asiakaspalve lu, markkinointi yms.) - tahe-palvelut (webtallennus, matkalaskut, tuntilistat, laskutus yms.) - hallintopalvelut (asianhallinta, arkistointi, sisäinen viestintä yms.) Muiden toimintojen osalta on järkevintä kehittää yhteisiä palveluja opistoille sekä selvitettävä myös alueellisesti tuotettujen palvelujen mahdollisuuksia. Suu rin osa pal ve luis ta voi ol la ko ko yh ty män yh tei siä, mut ta osit tain on har kit tava myös teh tä vä alueiden mu kaan jär jes tetty jä pal velu ja. Johtajan ehdotus Talouspäällikkö on kartoittanut yksiköiden tämän hetkisiä rekrytointi- ja kehittämistarpeita toimistopalvelujen osalta ja esittelee raportin tarkemmin kokouksessa. Merkittiin tässä vaiheessa tiedoksi talouspäällikön esittely kokouksessa jaetun liitteen mukaisesti. TSTORYHM 30 Ehdotus Merkitään tiedoksi tavoitteet toimisto- ja tukipalvelujen kehittämiseksi. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 10 Johtoryhmä 121 30.09.2010 Toimistotiimi 31 06.10.2010 Markkinointi- ja viestintätavoitteet JRYHM 30.09.2010 121 Asiaa on aikaisemmin käsitelty johtoryhmässä ja viestintätiimissä. Esillä on myös ollut yhteisöilmeen ja brändäysten uudistaminen. Johtajan ehdotus Talouspäällikkö esittelee painotukset. www-sivuja uudistetaan parhaillaan. Yhteishakusivusto on tehty ja sitä uudistetaan v. 2011 varten. Projektisivusto-työkalu on otettu käyttöön, aikuiskoulutuksen koulutuskalenteri otetaan käyttöön 1.10.2010 http://koulutuskalenteri.kpedu.fi Yhteishakua varten multimedia-esitys opojen käyttöön valmistuu marraskuussa 2010. Keskustelussa on ollut esillä myös yhteinen esite. Tavoiteaikatauluna pidetään syksyä 2012. Yrittäjyysesite on työn alla. Intraa lähdetään uudistamaan laatu- ja toimintajärjestelmä huomioiden. Kpedu-asiakaslehteä ryhdytään laatimaan NYT-hankkeen kautta teemalla "Mitä ammatillinen koulutus on tänä päivänä ja tällä alueella". Keskusteltiin aiheista ja sovittiin, että viestintätiimi käsittelee asiaa seuraavassa kokouksessaan. Keskusteltiin markkinoinnin linjauksista vuonna 2011. Yhteisöilmeen kirkas ta mi sesta sovittiin ja päätettiin käsitellä yksityiskohtaisesti seuraavassa ko kouk sessa. TSTORYHM 31 Merkitään tiedoksi. Käsitellään yhteisöilmeen uudistaminen uudelleen sen jälkeen, kun johtoryhmä on sen hyväksynyt. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 11 Toimistotiimi 32 06.10.2010 Tupakkalaki TSTORYHM 32 Johtoryhmä käsitteli uudistunutta tupakkalakia kokouksessaan 30.9.2010 ja päätti noudattaa lain velvoitteita ja kieltää tupakointi 1.10.2010 alkaen kaikissa koulutusyhtymän omistamien kiinteistöjen sisätilossa ja kiinteistöjen ulkoalueilla. Tupakkalain velvoitteet tarkistetaan koulutusyhtymän järjestyssääntöihin, jotkä käsitellään hallituksen kokouksessa 14.10.2010. Ehdotus Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 12 Toimistotiimi 33 06.10.2010 Aloitetoiminta TSTORYHM 33 Ehdotus Henkilöstön uudeksi vaikuttamiskeinoksi on luotu toimintamalli henkilöstön aloitetoiminnasta. Henkilöstöllä on ollut mahdollisuus keväästä saakka tehdä aloitteita intran etusivulla olevan sähköisen lomakkeen kautta. Saapuneet aloitteet on vä li tet ty tie doksi niil le ta hoille, jo ta aloi te kos kee. Aloi tetoimikunnan en sim mäi nen ko kous on pidetty syyskuussa ja siellä on käyty lä pi saa pu neet aloit teet ja mi ten niihin on reagoitu. Aloitetoimikuntaan kuuluvat Liisa Sadeharju, Mikko Heikkilä, Elina Seppä-Jokela, Dieter Heiermann, Leila Keski-Oja ja Pirjo Ström. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 13 Toimistotiimi 34 06.10.2010 Jouluvalmistelut TSTORYHM 34 Pikkujoulut: ei yhteisiä Kpedu-pikkujouluja vaan järjestetään yksiköittäin Joulutervehdykset: lähetetään joulukortit Henkilöstön ja luottamushenkilöiden joululahjat: tilattu, henkilömäärät ilmoitetaan Sanna Silvennoiselle. Luottamushenkilöillallinen 15.12.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 14 Toimistotiimi 35 06.10.2010 Muut asiat TSTORYHM 35 Yrityspäätteen uudet ominaisuudet - Soneran tiedote oheisaineistona Tiedonohjausjärjestelmän koulutus 11.10. klo 10.00 alkaen suurluokassa - Documentan esite oheisaineistona Hotellien virkamieshinnat - virkamieshinnat ovat voimassa myös Restel Hotel Groupin hotelleissa Dynasty - pöytäkirjojen laadinnan periaatteiden tarkistus Toimistotiimin seuraava kokous päätettiin pitää Kannuksessa 5.11.2010.