Anja Ahola (EK), Kari Nissinen, Jaana Lustig 23.3.2006 1( 5) TIETOJEN SIIRTO ESIJÄRJESTELMISTÄ COMMUNITYYN SISÄLTÖ 1 Yleistä 2 Tiedoston rakenne 2.1 Yhteenvetotietue 2.2 Laskun otsikkotietue 2.3 Laskutustapahtuman tietue 1 Yleistä Esijärjestelmä muodostaa laskutustapahtumia sisältävän peräkkäistiedoston, jossa tietuepituus on vakio ja tiedosto on kohdan 2 kuvauksen mukainen. Aakkosnumeeriset kentät (AN) täytetään vasemmasta laidasta lukien. Numeeriset kentät (N) täytetään etunollilla. Positiiviset arvot ilman etumerkkiä. Negatiiviset arvot etumerkillä, esim. 123456. Numeeriset arvot aina ilman desimaalierotinta, pituus-sarakkeessa kerrottu luvun sisältämien desimaalien määrä esim. pituus 10,2 tietueella 123456 -> 1234,56. Sarakkeeseen PAK on merkitty P pakollisten tietojen kohdalle. Asiakkaan tunnistetietojen kohdalla on jokin *:llä merkityistä pakollinen. 2 Tiedoston rakenne 2.1 Yhteenvetotietue KENTTÄ TIEDON NIMI MUOTO PITUUS PAK SISÄLTÖ 1 Tietuetyyppi N 1 P 1 = yhteenvetotietue 2 Järjestelmätunnus AN 4 P Esijärjestelmän tunnus KSA = Kaisa päivähoito SAL = Salus FIN = Finstar TIM = Timmi tilanvaraus KUH = Kuha kurssihallinta JOU = Joukkoliik. Lippusovellus 3 Sopimuslaji N 3 P Sopimuslajin numero 20 = Päivähoito 22 = Terv.keskusmaksut/Salus/ Enfossa tulostetut 23 = Terv.keskusmaksut/Salus/ Saluksessa tulostetut 24 = Kotihoito/Salus 25 = Laitoshoito/Salus 26 = Terv.keskusmaksut/Finstar 27 = TK-kotihoito/Finstar 28 = TK-VOS/Finstar 32 = Työväenopisto 33 = Timmi/liikunta 34 = Timmi/nuoriso 41 = Joukkoliikenne 4 Tietueiden kappalemäärä N 6 P Samassa tiedostossa olevien tietueiden kappalemäärä 5 Laskurivien rahamäärä N 13 P Samassa tiedostossa olevien laskurivien rahamäärä yhteensä
Anja Ahola (EK), Kari Nissinen, Jaana Lustig 23.3.2006 2( 5) 6 Rahayksikön koodi N 1 P 1 = euro, 0 = markka 7 Laskun tulostustapa AN 1 P 8 Siirrettävän erän tunniste N 8 P 9 Siirtopäivä N 8 P VVVVKKPP YHTEENSÄ 45 2.2 Laskun otsikkotietue KENTTÄ TIEDON NIMI MUOTO PITUUS POS SISÄLTÖ 1 = tulostettu esijärjestelmässä 0 = tulostetaan Communityssä Tunnistetieto, jolla tunnistetaan siirrettävä erä, esim. juokseva numero 1 Tietuetyyppi N 1 P 2 = laskun otsikkotietue 2 Laskun tunnistenumero N 10 P Esijärjestelmän tuottama tieto, jolla voidaan tunnistaa, mitkä laskurivit liittyvät samaan laskuun. Jos lasku tulostettu esijärjestelmässä, esijärjestelmän laskun numero. 3 Tieto, käytetäänkö esijärjestelmän laskunumeroa AN 1 P K = käytetään esijärj. Laskunumeroa E = käytetään Communityn laskunumeroa 4 Asiakkaan henkilötunnus AN 11 (P)* Muodossa PPKKVV-NNNX, henkilöasiakkailla pakollinen 5 Asiakkaan ly-tunnus AN 9 (P)* Muodossa NNNNNN-X, Yritysasiakkailla pakollinen 6 Asiakkaan rekisterinumero AN 15 (P)* Yhdistyksellä pakollinen 7 ENFO:n asiakasnumero N 8 (P)* 8 Asiakkaan sukunimi AN 50 P Juridisen asiakkaan nimi 9 Asiakkaan etunimet AN 24 P Nimi- ja osoitetiedot pakollisia uudella asiakkaalla, jota ei ole perustettuna Communityyn 10 Asiakkaan lähiosoite AN 36 (P) 11 Asiakkaan postitoimipaikan numero 12 Asiakkaan postitoimipaikan nimi N 5 (P) AN 40 (P) 13 Asiakkaan yhteyshenkilö AN 40 14 Laskun saajan sukunimi AN 50 15 Laskun saajan etunimet AN 24 16 Laskutettavan lähiosoite AN 36 17 Laskutettavan postitoimipaikan numero 18 Laskutettavan postitoimipaikan nimi N 5 AN 40 19 Kielikoodi N 1 20 Kotipuhelinnumero AN 15 21 Fax-numero AN 15 22 Matkapuhelinnumero AN 15 Laskulle tulostettava yhteyshenkilön nimi (viedään Communityssä kohtaan osoitteen tarkenne) Laskutusnimi, ellei mainita, laskun saaja sama asiakas kuin kentässä 8 Asiakkaan kielikoodi, 1 = suomi, 2 = ruotsi, ellei ole annettu, käytetään Communityssä olevaa kielikoodia, uusille asiakkaille viedään koodiksi 1.
Anja Ahola (EK), Kari Nissinen, Jaana Lustig 23.3.2006 3( 5) 23 Sähköpostiosoite AN 50 24 Sopimusnumero N 12 Ei toistaiseksi käytössä 25 Laskun päiväys N 8 Laskun päivämäärä, muodossa VVVVKKPP (tieto pakollinen, jos lasku tulostettu esijärjestelmässä) Ellei tietoa tuoda, päivämäärä annetaan siirron yhteydessä) 26 Laskun eräpäivä N 8 Laskun eräpäivä, muodossa VVVVKKPP (tieto pakollinen, jos lasku tulostettu esijärjestelmässä) Ellei tietoa tuoda, päivämäärä lasketaan Communityn maksuehtojen mukaisesti. 27 Laskun tulostuspäivä N 8 Esijärjestelmässä tulostetun laskun tulostuspäivä, muotoa VVVVKKPP YHTEENSÄ 537 2.3 Laskutustapahtumatietue 1 Tietuetyyppi N 1 P 3 = laskutustapahtumatietue 2 Laskun tunnistenumero N 10 P Esijärjestelmän tuottava tieto, jolla voidaan tunnistaa, mitkä laskurivit liittyvät samaan laskuun, voi olla myös esijärjestelmän laskun numero 2 Rivinumero N 4 P Rivin järjestysnumero. Laskurivit tulostetaan laskulle rivinumeron mukaisessa järjestyksessä. 3 Tuotekokonaisuus AN 12 (P) Communityn tuotekokonaisuuden koodi, esim. päivähoitomaksun koodi Communityssä, tuotekoodilta löytyy kirjanpidon tili. Pakollinen riveillä, joille halutaan tulostaa rivisumma. 4 Tuotekomponentti AN 12 (P) Communityn liittymissä sama kuin tuotekokonaisuus. 5 Jakson alkupäivä N 8 P Jakson alkupäivämäärä, esim. vuokrajakso, muodossa VVVVKKPP 6 Jakson loppupäivä N 8 Jakson loppupäivämäärä, muodossa VVVVKKPP 7 Määrätieto N 8,2 (P) Laskurivin määrä, 8 kokonaista ja 2 desimaalia, pakollinen, mikäli halutaan käyttää tuotekoodilla olevaa hintaa 8 Hinta N 8,2 Laskurivin hinta, 8 kokonaista ja 2 desimaalia 9 Rivisumma N 10,2 P Laskurivin rahamäärä yhteenvetotietueen ilmoittamassa valuutassa, 10 kokonaista ja 2 desimaalia. Rahamäärä sisältää arvonlisäveron, jos palvelu on arvonlisäverollista. Mikäli kyseessä hyvitys, tulee luvun eteen miinus-merkki. 10 Rivin alv N 10,2 Rivin sisältämä arvonlisäveron määrä yhteenvetotietueen ilmoittamassa valuutassa. 11 Rivin teksti AN 60 P Laskutettavaa asiaa kuvaava rivin seliteteksti; huom! Tässä kentässä voidaan välittää laskulle tietoa vain
Anja Ahola (EK), Kari Nissinen, Jaana Lustig 23.3.2006 4( 5) 52 merkin verran! 12 Tili N 8 Tili, jolle tulokirjaus kohdistetaan. Ellei ole annettu, haetaan tuotteelta. Tietosisältö 4 merkkiä. 13 Kustannuspaikka AN 6 Kustannuspaikka, jolle tapahtumat Tietosisältö 5 merkkiä. Ellei kustannuspaikkaa ole annettu, kustannuspaikka otetaan perustetun tuotteen tiliöintitiedoista. 14 Alakp1 AN 4 Alakustannuspaikka1, jolle tapahtumat Tietosisältö 2 merkkiä. 15 Alakp2 AN 3 Alakustannuspaikka2, jolle tapahtumat Tietosisältö 3 merkkiä. 16 Hanke AN 8 Hanke, jolle tapahtumat kohdistetaan kirjanpitojärjestelmässä. Tietosisältö 4 merkkiä. 17 Toiminnan seurannan tuote AN 12 Littera1.Neljä ens. merkkiä. Littera2 viides merkki. YHTEENSÄ 200 Asiakastietojen käsittely: Asiakkaan kohdistuksessa käytetään henkilötunnusta (henkilöasiakkaiden ensisijainen kohdistustekijä), ly-tunnusta (yritykset), rekisterinumeroa (yhdistykset) tai Communityn asiakasnumeroa. Jokin näistä tiedoista on siis laskun otsikkotietueella pakollinen. Jos liittymästä tulee täydelliset asiakastiedot (hetu, ly-tunnus tai rekisterinumero + osoitetiedot), asiakas perustetaan liittymän kautta käyttäen Communityn automaattista asiakasnumerointia. Asiakkaan kielikoodin puuttuminen ei estä asiakkaan perustamista, mutta mikäli kielikoodi puuttuu, tulee tästä ilmoitus siirron tarkistuslistalle. Kielikoodi on sikäli tärkeä, että kielikoodin perusteella tulostetaan asiakkaan laskuriveille tietoja. Osalle laskuista haetaan teksti kielikoodin mukaan tuotteelta. Ellei kielikoodia tule liittymässä, käytetään Communityn olevaa kielikoodia. Jos asiakkaalta puuttuu henkilötunnus, voidaan toimia seuraavasti: - sekä esijärjestelmään että Communityyn päivitetään keinotekoinen henkilötunnus ja kohdistus suoritetaan tällä - kohdistetaan Communityn asiakasnumerolla.. Jos asiakas löytyy Communitystä, mutta asiakkaan osoite on erilainen (katuosoitteen nimi tai postinumero erilainen), tulee eroista ilmoitus laskutussiirron virhelistalle. Tämän jälkeen tarkistetaan manuaalisesti, kumman järjestelmän osoite on oikea ja päivitetään oikea osoite sekä Communiktyyn että esijärjestelmään. Jos asiakkaan nimi muuttuu, menetellään samalla tavalla. Huom! Communityssä on asiakkaan osoite ruotsinkielillä, siksi tiedostossa kannattaa välittää osoite ruotsinkielisille asiakkaille ruotsinkielellä. Tuotteen käsittely: Tuotteelta voidaan hakea laskulle - hintatiedot (ellei hintaa ole viety Communityyn, on esijärjestelmästä tultava valmiiksi hinnoitellut tapahtumat) - tuotteelta haetaan laskulle teksti kielikoodin mukaan joko suomeksi tai ruotsiksi
Anja Ahola (EK), Kari Nissinen, Jaana Lustig 23.3.2006 5( 5) - tuotteelta haetaan tilitiedot, debet-tiliöinti eli saatavatili sekä kredit-tiliöinti eli tulotili. Tulotili voidaan tuoda myös liittymätiedostossa. Myös muut laskentakohteet voidaan hakea tuotteelta, mikäli samaa tuotetta ei käytä esim. useampi kustannuspaikka. Suositeltavinta on kuitenkin hakea tili tuotteelta ja tuoda muut laskentakohteet liittymässä. Laskutustapahtumien käsittely: Laskutustapahtumarivit kootaan samalle laskulle laskun tunnistenumeron perusteella. Lasku käsitellään ENFOssa laskutussopimuksena. Laskulle lisätään vielä mahdolliset edellisen laskun liian myöhäisestä maksamisesta aiheutuneet viivästyskorot. Tämän perusteella Community muodostaa laskun loppusumman. Laskutustapahtumatietueilla voidaan tuoda tietueita, jotka sisältävät valmiiksi hinnoiteltuja tapahtumia (näillä tietueilla on oltava ne tiedot, jotka kuvaukseen on merkitty pakolliseksi). Jokaisella laskulla on oltava vähintään yksi laskutustapahtumatietue, joka sisältää pakolliseksi merkityt tiedot. Laskutustapahtumatietueet voivat olla myös pelkkiä tekstirivejä (sisältäen laskun tunnistenumeron, Rivinumeron ja rivin tekstin). Mikäli laskulle halutaan väliin pelkästään tyhjä rivi, tuodaan laskutustapahtumarivi, jolla on vain laskun tunnistenumero ja rivinumero. Virheellisten laskujen käsittely: Esijärjestelmän puolella on syytä tehdä tiettyjä tarkistuksia, jotta Communityyn ei tule täysin virheellisiä tietoja. Liittymässä on mm. syytä tarkistaa, että kaikissa Communityn pakollisiksi määrittelemissä tiedoissa on tietoa. Jos laskussa on kuitenkin virhe ja sitä ei pystytä siirtämään Communityyn, tulostetaan siirrossa laskun tiedot tarkistuslistalle. Lasku voidaan lisätä joko manuaalisesti Communityyn tai tehdään korjaus esijärjestelmän puolella ja siirretään lasku uudelleen. Siirrossa Communityssä tutkitaan, ettei sinne siirretä laskua, jos siirrettävän erän tunniste ja laskun tunnistenumero jo löytyy Communitystä. Jos Communitystä kuitenkin siirtyy virheellinen lasku, voidaan menetellä seuraavasti: - laskua ei ole vielä lähetetty asiakkaalle eikä hyväksytty: laskua voidaan korjata Communityn puolella - lasku on jo lähtenyt asiakkaalle ja hyväksytty: tehdään vastalasku (hyvityslasku) Communityyn ja joko tuodaan esijärjestelmästä uusi korjattu lasku tai tehdään uusi lasku Communityyn Laskujen siirto Communityyn: Laskujen siirron käynnistyksen yhteydessä annetaan seuraavat tiedot: - siirrettävän tiedoston nimi (Community ei siis aseta rajoituksia tiedostonimelle; koska käyttäjä kuitenkin antaa nimen siirrossa, kannattaa käyttää mahdollisimman yksinkertaista nimeä (esim. KSA1 = Leppävaaran päivähoito, KSA2 = Tapiolan päivähoito ) - laskun päivämäärä - laskun eräpäivä (ellei anneta, haetaan Communityyn määriteltyjen maksuehtojen perusteella) - laskun kirjauspäivä