SOPIMUSTYÖNANTAJAN TYEL-VUOSI-ILMOITUKSET TIEDOSTONA

Transkriptio

1 1 (7) SOPIMUSTYÖNANTAJAN TYEL-VUOSI-ILMOITUKSET TIEDOSTONA Eteran sopimustyönantaja voi tehdä TyEL-työsuhde- ja vuosi-ilmoituksen tiedostomuodossa. Kuvauksen mukaisen tiedoston voi lähettää Eteran vakuutuspalvelussa sekä ItellaTYVI-palvelun, Personec linkin tai CGI TYVI-palvelun kautta. Eläkeyhtiöt ovat yhdessä laatineet nämä sähköiset ilmoitustekniikkakuvaukset, ja ne ovat voimassa kaikissa työeläkeyhtiöissä. Mitä tietoja ilmoitetaan Vakuutuksenottaja, joka on valinnut ilmoitustavakseen vuosi-ilmoittamisen, käyttää tämän tietuekuvauksen mukaista tiedostoa TyEL-palkkailmoituksissa. Tiedostolla ilmoitetaan: - vakuutustiedot - työntekijän henkilötiedot - työsuhteen alkamispäivä - työsuhteen päättymispäivä ja -syykoodi - ansiotiedot - siirto vakuutuksesta, eläkeryhmästä ja/tai osastosta toiseen Työsuhdeilmoitus Työsuhdeilmoituksella ilmoitetaan työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä. Päättyneistä työsuhteista ilmoitetaan myös ansiot. Työsuhdeilmoitukset tehdään neljännesvuosittain siten, että kunkin kalenterivuosineljänneksen tiedot ilmoitetaan seuraavan kalenterikuukauden aikana. Vuosi-ilmoitus Vuosi-ilmoituksella ilmoitetaan vuoden lopussa jatkuvien työsuhteiden vuosiansiot. Vuosi-ilmoituksella annetaan myös työsuhdetiedot päättyneistä työsuhteista, jos niitä ei ole erikseen ilmoitettu työsuhdeilmoituksella kalenterivuoden aikana. Vuosi-ilmoitus tehdään seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Lisäksi vuosi-ilmoituksella voidaan ilmoittaa siirtoja vakuutuksesta toiseen tai osastosta ja/tai eläkeryhmäsiirtoja. Vakuutuksen siirtyessä toiseen vakuutukseen kesken vuotta, ilmoitetaan aiempaan vakuutukseen ne ansiot, jotka on maksettu sen vakuutuksen voimassaolo aikana. Uuteen vakuutukseen ilmoitetaan ne ansiot, jotka on maksettu uuden vakuutuksen voimassaoloaikana.

2 2 (7) TyEL on maksuperusteinen Ansiotiedot ilmoitetaan maksuperusteen mukaan, ei ansainta-ajankohdan mukaan. Esimerkiksi kun työntekijälle maksetaan palkka , mutta työ on tehty joulukuussa 2011, kuuluu ansio vuoden 2012 TyEL-ilmoitukseen. Eteran sähköiset ilmoitustavat Vuosi-ilmoituksen voi lähettää tiedostona Eteran vakuutuspalvelun, ItellaTyvi-palvelun, Personec linkin sekä CGI TYVI-palvelu kautta. Etera lähettää ennakkomaksusta laskun asiakkaalle. Vakuutusmaksuennakot erääntyvät maksettavaksi sovittujen eräkuukausien 20.päivä. Ennakkomaksu voi erääntyä 1-4,6 tai 12 erässä. Eteran vakuutuspalvelussa asiakas voi tarkistaa, korjata ja tulostaa lähettämiään TyELilmoituksia. Ilmoitustekniikan muuttaminen Eteran asiakkaat voivat valita vuosi- tai kuukausi-ilmoitustekniikan. Vakuutuksenottaja voi muuttaa ilmoitustekniikkaa ilmoittamalla siitä Eteran asiakaspalveluun marraskuun loppuun mennessä. Muutos tulee voimaan seuraavan kalenterivuoden alusta ja on aina vakuutuskohtainen. Eteran sähköisissä palveluissa neuvoo asiakastuki Tiedoston lähettämisessä ja muissa Eteran sähköisissä palveluissa neuvoo asiakastuki arkisin klo 8 16, sähköposti asiakastuki@etera.fi tai puhelin

3 3 (7) VUOSI-ILMOITUSTEKNIIKAN TIETUEKUVAUS Yleistä Puuttuva tieto Tiedostossa yhtä henkilöä koskevien tietueiden tulee olla peräkkäin ja tietuelajin mukaan nousevassa järjestyksessä. Tietue A aloittaa aina uuden henkilön. Tietueet A ja B ovat pakollisia tietueita jokaisessa ilmoituksessa. Sen sijaan tietue D voi puuttua. C-tietue on poistunut kokonaan vuoden 2012 alusta. Jos samasta henkilöstä on tarvetta tehdä useampi ilmoitus, tehdään uudesta ilmoituksesta aina uusi tietue A, tietue B ja niin edelleen. Tiedostoissa tulee käyttää ISO merkistöä. Mikäli johonkin tietueen kenttään ei tule tietoa, jätetään se tyhjäksi (= blanko). HUOM! Nolla (= 0) ei merkitse tyhjää merkkiä. Tietue A Tällä tietueella ilmoitetaan vakuutustiedot ja työntekijän henkilötiedot. Pakollinen tietue kaikissa ilmoituksissa. 1 1 Tietueen tunnus = A Pakollinen tieto Vakuutusnumero Pakollinen tieto. Tiedon muoto: nn-nnnnnnnt. Vakuutusnumero tulee täyttää etunollilla esimerkiksi vakuutusnumero 90-xxxx esitetään sähköisessä muodossa xxxx. Vakuutusnumeron maksimipituus on 11 merkkiä. Se voi olla myös muotoa nnnnn-nnnnt, jos on kyse säätiöstä tai kassasta Henkilötunnus Pakollinen tieto. Tiedon muoto: pvkkvu-nnnt. Mikäli tiedossa on vain syntymäaika, sen muoto on pvkkvu-x, jossa x on sukupuoli: M = mies, N = nainen Eläkeryhmän numero Kenttä jätetään tyhjäksi, jos vakuutuksessa ei ole eläkeryhmä-jakoa. Tiedon muoto on nn (esim. 01). Sallitut arvot ovat blanko, Työnantaja ja eläkeyhtiö sopivat eläkeryhmäjaosta Osaston numero Kenttä jätetään tyhjäksi, jos vakuutuksessa ei ole osastojakoa. Tiedon muoto on nnn (esim. 001). Sallitut arvot ovat blanko, Työnantaja ja eläkeyhtiö sopivat osastojaosta. VERSIO (8)

4 4 (7) Sukunimi ja etunimet Pakollinen tieto. Sukunimi ja etunimi erotetaan pilkulla. Etunimet erotetaan toisistaan yhdellä tyhjällä merkillä. Jos sukunimessä on etuliite, annetaan ensin etuliite, sitten sukunimi yhdellä tyhjällä merkillä erotettuna ja lopuksi etunimet. Esim. Von Virtanen, Ville. Tietue B Tällä tietueella ilmoitetaan vuosi-ilmoitustekniikkaan perustuvat työsuhde- ja ansiotiedot. Pakollinen tietue kaikissa ilmoituksissa. 1 1 Tietueen tunnus = B Pakollinen tieto. 2 1 Toimenpidetunnus Pakollinen tieto. Sallitut arvot ovat: 1, 2, 5. Ilmoituksen laatu: 1 = alkamisilmoitus 2 = vuosiansioilmoitus 5 = päättymisilmoitus tai samanaikainen alkamis- ja päättymisilmoitus Alkamispäivä Pakollinen tieto. Työsuhteen alkamispäivä tai työsuhteen siirtyminen tämän vakuutuksen piiriin. Tiedon muoto: pvkkvu Työansion kohdevuosi Tieto annetaan, jos ansiotietokentässä on annettu vuosiansio. Pakollinen tieto, jos ilmoitettu ansiotietoja. Ilmoitetaan se kalenterivuosi, jonka aikaisesta vuosiansioista on kyse. Tiedon muoto: 20vu Työansio Kentässä ilmoitetaan kohdevuoden työansio. Päättymisilmoituksen yhteydessä kentässä annetaan päättymisvuoden työansio. Kenttä täydennetään etunollilla yhdeksän (9) merkin mittaiseksi Esim. 9000,22 euroa esitetään muodossa Jos ansiota ei ilmoiteta, kenttä jätetään tyhjäksi Varatila

5 5 (7) Työsuhteen päättymispäivä Tieto annetaan päättymisilmoituksen yhteydessä tai työntekijän siirtyessä toiseen vakuutukseen, osastoon tai eläkeryhmään. Tiedon muoto: pvkkvu. Tieto on pakollinen jos toimenpidetunnus on 5 muutoin blanko Päättymisen syy Tieto on pakollinen päättymisilmoituksen yhteydessä: 1 = normaali työsuhteen päättyminen 2 = siirto toiseen vakuutukseen O = osastosiirto E = eläkeryhmäsiirto Päättymisvuotta edeltävän tai seuraavan vuoden työansio Päättymisvuotta edeltävän vuoden ansio annetaan vain päättymisilmoituksen yhteydessä. Toimenpidetunnus on 5. Kenttä jätetään tyhjäksi, jos ansiot kohdistuvat vain yhdelle kalenterivuodelle tai ansio on aikaisemmin ilmoitettu. Seuraavan vuoden työansio. Jos ansio ilmoitetaan päättymisilmoituksen yhteydessä, niin toimenpidetunnus on 5. Jos päättymisilmoitus on jo aiemmin ilmoitettu, seuraavan vuoden työansio ilmoitetaan toimenpidetunnuksella 2. Kenttä jätetään tyhjäksi, jos ansiot kohdistuvat vain yhdelle kalenterivuodelle tai ansion on aikaisemmin ilmoitettu Päättymisvuotta edeltävän tai seuraavan vuoden työansion kohdevuosi Pakollinen tieto, jos tavuissa on tieto annettu Varatila Varattu eläkeyhtiöiden käyttöön 80 1 Ilmoitustekniikka = 1 Vuosi-ilmoitustekniikka, pakollinen tieto

6 6 (7) Tietue D Tällä tietueella ilmoitetaan työsuhteen katkeamatta tapahtuviin siirtoihin liittyviä tietoja. Tietuetta ei käytetä, jos yhteenkään sen kenttään ei anneta tietoa. Siirtoa ilmoitettaessa annetaan tietueen A ja B lisäksi tietueella D uuden vakuutuksen numero, uusi osasto ja/tai uusi eläkeryhmä. Siirto vakuutuksesta (eläkeryhmästä, osastosta) toiseen Kun työsuhde siirtyy vakuutuksesta toiseen D-tietueella ilmoitetaan uuden vakuutuksen numero. Jos uudessa vakuutuksessa on eläkeryhmä- ja/tai osastojako, ilmoite-taan myös uusi eläkeryhmän numero sekä uusi osaston numero. B-tietueella toimenpidetunnus on 5 ja päättymisen syy on 2. Työsuhteen päättymispäivänä ilmoitetaan päivämäärä, jona kuuluminen edelliseen vakuutukseen/eläkeryhmään ja osastoon päättyi. Ansiotietona ilmoitetaan ansiot päättymispäivään asti. Siirto eläkeryhmästä toiseen samassa vakuutuksessa Kun työsuhde siirtyy eläkeryhmästä toiseen, D-tietueella ilmoitetaan vakuutusnumero ja uusi eläkeryhmän numero. B-tietueella toimenpidetunnus on 5 ja päättymisen syy on E. B-tietueella työsuhteen päättymispäivänä ilmoitetaan päivä, jona kuuluminen edelliseen eläkeryhmään päättyi. Ansiotietona ilmoitetaan ansiot päättymispäivään asti. Vuosi-ilmoituksella ilmoitetaan loppuvuoden ansiot. Siirto osastosta toiseen samassa vakuutuksessa Kun työsuhde siirtyy osastosta toiseen, D-tietueella ilmoitetaan vakuutusnumero ja uusi osastonumero. B-tietueella toimenpidetunnus on 5 ja päättymisen syy on O. B-tietueella työsuhteen päättymispäivänä ilmoitetaan päivä, jona kuuluminen edelliseen osastoon päättyi. Ansiotietona ilmoitetaan ansiot päättymispäivään asti. Vuosiilmoituksella ilmoitetaan loppuvuoden ansiot. Vapaamuotoinen tieto Tietueen tavuissa voidaan antaa vapaamuotoista tietoa. 1 1 Tietueen tunnus = D Uuden vakuutuksen numero Tiedon muoto: nn-nnnnt tai nnnnn-nnnnt tai blanko Uuden vakuutuksen osasto Tiedon muoto: nnn. Sallitut arvot , blanko Uuden vakuutuksen eläkeryhmä Tiedon muoto: nn. Sallitut arvot 01-99, blanko

7 7 (7) Varatila Vapaamuotoinen tieto Muutoshistoria Tietue C palkattomat poissaoloajat, poistettu kokonaan. Työeläkeyhtiöiden järjestelmissä ei enää käytetä C-tietueen tietoja vuoden 2012 ansio- ja työsuhdetiedoissa. Tietue B kohta 37 Työsuhteenpäättymisen syyt, 5 = vanhuuseläkkeelle 9 = muu syy on myös poistettu Tarkennettu vakuutusnumeron muodostussääntöjä tietue A tavut Tarkennettu tietueen B tavujen sisältöä