Tilauksesta perintään -prosessi

Valtiokonttori Ohje 1 (13) 30.10.2015 Dnro VK/956/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Tilauksesta perintään -prosessi Voimaantulo Valtion taloushallinnonstrategia 2020 edellyttää, että taloushallinnon prosesseja kehitetään ja työnjakoja selkeytetään. Tässä ohjeessa kuvataan tilauksesta perintään -prosessin osa-alueisiin liittyviä tehtäviä. Ohje on laadittu yhteistyössä Valtiokonttorin ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä yhtenäistämään toimintatapoja tilauksesta perintään -prosessin osa-alueiden sisällä. Ohjeessa on myös selkiytetty Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välistä työnjakoa. Kirjanpitoyksikön tulee selvittää, mitkä ohjeessa kuvatut hyvät käytännöt se voi ottaa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista sen omassa toimintaympäristössä. Ohje tarkentaa lisäksi Valtiokonttorin 30.10.2015 tositteiden hyväksymisestä antamaa määräystä VK/926/00.01/2015. Tämä ohje tulee voimaan välittömästi, pois lukien tositteiden hyväksymistä koskeva ohjeistusta, jota on kohdissa 2.2 Nimikerekisteri, 3.4 Laskutus ja tulotositteiden hyväksyminen, 4 Suoritusten käsittely ja 6.1.2 Viivästyskorko. Tositteiden hyväksymistä koskeva ohjeistus tulee voimaan samanaikaisesti tositteiden hyväksymisestä annetun määräyksen kanssa eli 1.1.2016 lukien. Lisätiedot Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvissä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta, puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi. Apulaisjohtaja Maileena Tervaportti Taloushallintoasiantuntija Ville Hänninen Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 18, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 744, www.valtiokonttori.fi

Valtiokonttori Ohje 2 (13) Sisällysluettelo 1 Yleistä... 3 2 Perustietojen ylläpito... 3 2.1 Asiakasrekisteri... 3 2.2 Nimikerekisteri... 3 3 Myyntilaskujen käsittely... 4 3.1 Laskutuspyynnön toimittaminen Palkeisiin... 4 3.2 Laskun sisältövaatimukset... 4 3.3 Verkkolaskujen lähettäminen... 5 3.4 Laskutus ja tulotositteiden hyväksyminen... 5 3.5 Maksumuistutuksen perintäkulut laskulla... 7 3.6 Laskutettava minimieuromäärä... 7 3.7 Maksuehto... 7 4 Suoritusten käsittely... 7 4.1 Pankkiviitteen muoto... 8 4.2 Ylisuoritusten käsittely... 8 4.3 Alisuoritusten käsittely... 8 4.4 Alisuoritusten poistaminen kirjanpidosta.... 9 5 Saatavien valvonta... 9 5.1 Maksuajan myöntäminen... 9 6 Perintä... 9 6.1 Vapaaehtoinen perintä... 9 6.1.1 Maksumuistutus... 9 6.1.2 Viivästyskorko... 10 6.1.3 Maksuvaade... 10 6.2 Ulosotto... 10 6.2.1 Alarajat oikeudelliseen perintään siirtymiselle... 10 6.2.2 Julkisoikeudellinen saatava... 11 6.2.3 Muut saatavat... 11 6.3 Ulosotto... 13 6.4 Passiivirekisteri... 13 7 Tulojenkäsittelyn kaudenvaihde... 13

Valtiokonttori Ohje 3 (13) 1 Yleistä Ohjetta sovelletaan maksuperustelain (21.2.1992/150) alaisiin suorituksiin. Ohjetta tulee soveltaa myös muihin suorituksiin, saataviin ja niitä koskeviin sopimusehtoihin, ellei erityislaeista, asetuksista tai voimassaolevista sopimuksista muuta johdu. Ohjeet ja määräykset koskevat koko prosessia, siihen liittyviä alaprosesseja ja muita prosessiin liittyviä yksityiskohtia. Ohjeet ja määräykset on tarkoitettu koskemaan, soveltuvin osin, kaikkia järjestelmäympäristöjä sekä kaikkia kirjanpitoyksikköjä riippumatta siitä, kuinka suuri osa tilauksesta perintään prosessista on siirretty Palkeiden hoidettavaksi. Tilauksesta perintään -prosessialue muodostuu seuraavista kokonaisuuksista: 1. Perustietojen ylläpito 2. Myyntilaskujen käsittely 3. Suoritusten käsittely 4. Saatavien valvonta 5. Perintä 2 Perustietojen ylläpito 2.1 Asiakasrekisteri 2.2 Nimikerekisteri 6. Tulojenkäsittelyn kaudenvaihde Kirjanpitoyksikön tulee noudattaa tulojen käsittelyssä vastuunjakotaulukkoa, joka on sovittu Palkeiden ja Valtiokonttorin kesken. Kirjanpitoyksikkö vastaa siitä, että substanssijärjestelmän tai laskutusjärjestelmän asiakasrekisterissä on verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus kaikille niille asiakkaille, joilla on valmius vastaanottaa verkkolaskuja. Asiakasrekisteriä on päivitettävä säännöllisesti. Siltä osin, kun asiakasrekisteri hoidetaan Palkeissa, Palkeiden on huolehdittava kyseessä olevista päivityksistä kirjanpitoyksikön tekemän erillisen pyynnön perusteella. Verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset voi tarkistaa Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n (jäljempänä Tieke) verkkolaskuosoitteistosta http://www.tieke.fi/display/verkkolasku/verkkolaskuosoitteisto. Verkkolaskuosoitteita voi hakea asiakkaan nimellä tai y-tunnuksella. Tieken verkkolaskuosoitteisto on mahdollista ladata myös kokonaisuudessaan Exceliin. Tunnuksen osoitteiston lataamiseen saa Valtiokonttorista. Kirjanpitoyksiköllä on oltava myytäviin suoritteisiin liittyvä hinnasto ja tästä tulee olla maininta taloussäännössä. Taloussäännössä tulee hinnaston osalta olla tieto siitä, kuka ylläpitää ja hyväksyy hinnaston. Hinnaston tulee sisältää suoritteen tai tuotteen/palvelun nimi, hinta, tiliöintitiedot ja ALV-kanta. Tämä

Valtiokonttori Ohje 4 (13) 3 Myyntilaskujen käsittely koskee kaikkia niitä kirjanpitoyksiköitä, joilla on säännöllistä laskutusta tai muuta ennalta tiedettävää laskutusta. Palkeiden laskutusjärjestelmää käyttävä kirjanpitoyksikkö toimittaa hyväksytyn hinnaston Palkeisiin, joka vie hinnaston Rondo arkistoon. Hinnaston nimiketiedot viedään myös laskutusjärjestelmään. Kirjanpitoyksikön laskutuksen tulee perustua hyväksyttyyn hinnastoon Valtiokonttorin antaman määräyksen VK/926/00.01/2015 mukaisesti. Kirjanpitoyksikkö vastaa siitä, että hinnastossa olevat tiedot ovat aina ajan tasalla. Jos kirjanpitoyksikkö laskuttaa kertaluonteisesti tuotteesta tai palvelusta, joka ei perustu hyväksyttyyn hinnastoon, tulee suoritteen hinta ja tiliöintitiedot hyväksyä kirjanpitoyksikössä ennen laskutusta. 3.1 Laskutuspyynnön toimittaminen Palkeisiin Kirjanpitoyksikkö voi toimittaa laskutuspyynnön Palkeiden laskutusjärjestelmään: myyntitilauksena tallentamalla tiedot suoraan järjestelmään, myyntitilauksena Excel-lomakkeella (suoraan sisäänluettavassa muodossa) tai viraston substanssijärjestelmän tuottamilla laskutiedoilla (suoraan sisään luettavassa muodossa). 3.2 Laskun sisältövaatimukset Mikäli virasto ei tallenna laskutuspyyntöä suoraan Palkeiden laskutusjärjestelmään, toimitetaan tiedot tiedonsiirtokanavaa käyttäen. Lisätietoja aineiston toimittamisesta tiedonsiirtokanavaa pitkin on saatavissa Palkeilta. Kirjanpitoyksikön on huomioitava laskutuksessa Verohallinnon ohje Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa (A23/200/2014, 15.5.2014). Linkki ohjeeseen: http://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet/ Verohallinnon_ohjeet/Laskutusvaatimukset_arvonlisaverotuksess(33169). Lisäksi laskun on täytettävä verkkolaskulle määritelty vähimmäistietosisältö. Kuvaus vähimmäistietosisällöstä löytyy Finanssialan keskusliiton sivustolta osoitteesta http://www.fkl.fi/ajankohtaista/tiedotteet/ Sivut/Taloushallinto.aspx. Edellä kuvatut vaateet on huomioitu Palkeiden tarjoamissa laskutusjärjestelmissä. Valtiolla on käytössään yhtenäinen malli valtion laskun tietosisällöstä ja ulkoasusta. Laskun tietosisällössä on huomioitu edellä mainitut laskuvaatimukset ja vähimmäistietosisältö. Malli valtion laskun ulkoasusta löytyy Laskujenvälityksen palvelukäsikirjasta, osasta 5. Myyntilaskut. Palvelukäsikirja on julkaistu maksuliikkeen ekstranetpalvelussa osoiteessa https://tunnistus.valtiokonttori.fi.

Valtiokonttori Ohje 5 (13) 3.3 Verkkolaskujen lähettäminen Laskulla tulee välittää tilausnumero, sopimusnumero ja tiliöintiviite, jos asiakas sitä edellyttää. Kirjapitoyksikön on varauduttava välittämään laskulla myös työmaatieto, jos kirjanpitoyksikön tuottama palvelu kuuluu asiakkaalla rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Finvoice 2.0 formaattiin on määritelty elementit vaadituille tiedoille. Sopimusnumerolla käytettävä elementti on AgreementIdentifier, tilausnumerolla OrderIdentifier, tiliöintiviitteellä AccountDimensionText ja työmaatiedolla Delivery- SiteCode. Vastaavat elementit löytyvät myös toisesta Suomessa yleisesti käytetystä verkkolaskun sanomamuodosta TEAPPS:sta. Jos elementtiä ei löydy laskutusjärjestelmästä, voi tiedon välittää poikkeustapauksessa ostajan viite/viitteenne -kentässä (Finvoicessa BuyerReferenceIdentifier). Ostajan viite/viitteenne -kentän käytöstä on sovittava erikseen asiakkaan kanssa. Jos oikeat tietoelementit eivät ole tällä hetkellä käytettävissä kirjanpitoyksikön laskutusjärjestelmässä, tulee kirjanpitoyksikön huolehtia, että järjestelmän toimittaja päivittää puuttuvat elementit laskutusjärjestelmään seuraavan versionvaihdon yhteydessä. Kaikissa valtion myyntilaskuissa on oltava pankkiviite. Laskuissa on oltava lisäksi kehotus pankkiviitteen käytöstä maksamisen yhteydessä, esimerkiksi: Maksun yhteydessä käytettävä pankkiviitettä. Lisäksi laskuilla tulee olla viittaus maksuperusteeseen esimerkiksi: Valtion maksuperustelaki (21.2.1992/150) sekä kirjanpitoyksikköä mahdollisesti koskeva asetus maksuperusteesta. Jos kirjanpitoyksikön maksuperuste liittyy erityislakiin, tulee tästä olla maininta laskulla. Tällöin laskulla ei viitata maksuperustelakiin. Laskulla ei tarvitse olla viittausta maksuperusteeseen, jos laskun mukana toimitetaan päätös tai muu dokumentti, jossa kyseessä oleva tieto on esitetty. Kirjanpitoyksikkö ilmoittaa asiakkailleen verkkolaskun lähetysmahdollisuudesta. Ilmoitus voidaan tehdä esimerkiksi laskulomakkeella olevana lisätietona. Kirjanpitoyksikön, jolla on säännöllisesti laskutettavia kuluttaja-asiakkaita, tulee ottaa käyttöön kuluttajaverkkolasku ja suoramaksu. Käyttöönotosta sovitaan erikseen Palkeiden kanssa. Kirjanpitoyksiköiden välinen laskutus hoidetaan aina verkkolaskutuksena. Mikäli kirjanpitoyksikön omassa laskutusjärjestelmässä ei ole verkkolaskun lähetysvalmiutta, voi kirjanpitoyksikkö tuottaa verkkolaskun joko myyntitilauksena Excel-liittymällä Palkeisiin tai Postin Verkostopalvelun kautta. Verkostopalvelun käyttöönotto on ohjeistettu Laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa osassa 14 Verkostopalvelu. 3.4 Laskutus ja tulotositteiden hyväksyminen Laskutus tulee järjestää kirjanpitoyksikössä keskitetysti.

Valtiokonttori Ohje 6 (13) Valtion maksuperusteasetuksen 2 :n mukaan maksut on perittävä suoritteen tilauksen yhteydessä, suoritetta luovutettaessa tai välittömästi suoritteen tuottamisen jälkeen tapahtuvana laskutuksena. Talousarvioasetuksen 39 :n 1 momentin mukaan viraston ja laitoksen on varmistauduttava, että valtiolle kuuluvat tulot peritään asianmukaisesti ja oikeamääräisinä. Kirjanpitoyksikkö on vastuussa siitä, että suoritteiden laskutus toteutetaan oikein tiedoin, asianmukaisesti ja viivytyksettä. Palkeet tekee kirjanpitoyksiköstä tulleiden myyntitilausten (Excel) tai substanssiliittymän tietojen perusteella sisäänluvun Palkeiden laskutusjärjestelmään. Sisäänluvun yhteydessä Palkeet täsmäyttää tiedot kirjanpitoyksikön ilmoittamiin lukuihin. Kirjanpitoyksikön Kieku- järjestelmään tallentamat, Excel-taulukolla toimitetut sekä substanssiliittymistä tulevat aineistot saavat Kiekussa myyntitilausnumeron. Laskunnumerot ja kirjanpidon tositenumerot muodostuvat vasta laskutusajon yhteydessä. Substanssiliittymillä tulevien suoraan reskontraan sisäänluettavien aineistojen laskunnumerot ovat muodostuneet substanssijärjestelmässä ja kirjanpidon tositenumerot muodostuvat reskontraan sisäänluvun yhteydessä. Tallennusten ja sisäänlukujen jälkeen Palkeet ajaa laskutusajon. Laskutusajossa muodostuu laskuluettelo, joka siirtyy Rondoon kierron kansioon. Palkeet lisää laskuluettelon liitteeksi Rondoon muut laskutukseen liittyvät dokumentit. Mikäli aineiston sisäänluvussa Palkeiden laskutusjärjestelmään ilmenee virheitä, pyytää Palkeet kirjanpitoyksikköä korjaamaan virheet ja toimittamaan aineiston uudelleen korjattuna. Jos virhe ilmenee kirjanpitoyksikön tallentamalla myyntitilauksella, pyytää Palkeet kirjanpitoyksikköä korjaamaan virheen ja tallentamaan myyntitilauksen korjattuna. Mikäli virhe on vähäinen voi Palkeet tehdä korjauksen kirjanpitoyksiköltä saadun ohjeen mukaisesti. Ohje viedään laskuluettelon liitteeksi Rondoon. Palkeet toimittaa laskuaineistot edelleen OpusCapitalle, joka välittää laskut asiakkaille. OpusCapita lähettää Palkeille raportin vastaanottamastaan laskuaineistosta. Palkeet täsmäyttää raportilla olevat laskujen kappalemäärät ja laskun numerot edellisenä päivänä laskutettuun aineistoon. Mikäli laskujen välityksessä on ilmennyt virheitä, Palkeet selvittää ja korjaa virheet yhteistyössä kirjanpitoyksikön kanssa. OpusCapita muodostaa laskuaineistosta visuaaliset kuvat ja välittää laskut edelleen vastaanottajille. OpusCapita palauttaa laskujen arkistoaineiston (laskun kuva ja siihen liittyvät liitteet sekä Finvoice xml) Rondoon. Palkeet tarkistaa, että Rondo-arkistoon on siirtynyt laskuluettelon mukaiset laskujen kuvat. Tämän jälkeen Palkeet voi hyväksyä Valtiokonttorin antaman määräyksen VK/926/00.01/2015 mukaisesti Rondon kierrossa olevan laskuluettelon liitteineen (kirjanpidon tosite). Tässä hyväksymisellä tarkoitetaan kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta varmistautumista. Tositteen kierrättämistä erillisessä asiatarkastuksessa ei suoriteta, vaan tositteen hyväksyjä

Valtiokonttori Ohje 7 (13) vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviomenon, on asiallisesti ja numerollisesti oikea. 3.5 Maksumuistutuksen perintäkulut laskulla 3.6 Laskutettava minimieuromäärä Valtion viranomaisen on maksun perinnässä otettava huomioon perimisestä valtiolle aiheutuvat kustannukset ja perimisen todennäköinen onnistuminen. Laskulla on oltava maininta perintäkuluista. Perintäkulu on 5 euroa, ellei erityislaeista tai asetuksista muuta johdu. Laskulla oleva teksti voi olla esimerkiksi muotoa: Jos suoritusta ei ole maksettu eräpäivään mennessä, veloitamme maksumuistutuksen yhteydessä 5 euron perimiskulun. Lisäksi veloitamme erikseen viivästyskorot, vähintään 10 euroa. Valtion maksuperusteasetuksen (211/1992) 1 :n mukaan suoritteen omakustannusarvoon eli suoritteen tuottamisesta aiheutuneisiin kokonaiskustannuksiin luetaan suoritteen tuottamisesta aiheutuvien erilliskustannusten lisäksi suoritteen tuottamisen aiheuttama osuus hallinto-, toimitila- ja pääomakustannuksista sekä muista valtion viranomaisen yhteiskustannuksista. Maksuperusteasetuksen 2 :n mukaan maksut on perittävä suoritteen tilauksen yhteydessä, suoritetta luovutettaessa tai välittömästi suoritteen tuottamisen jälkeen tapahtuvana laskutuksena. Maksu tulee ensisijaisesti periä suoritteen luovuttamisen yhteydessä ja laskuttaminen on vasta toissijainen vaihtoehto. Asiakkaan asioidessa kirjanpitoyksikön kassapisteellä, korvaus suoritteen luovuttamisesta peritään luovutuksen yhteydessä ja vain poikkeustapauksissa lähetetään erillinen lasku. Suoritusta luovutetusta hyödykkeestä vastaanotettaessa tulee suosia ennakkomaksua, maksukorttien käyttöä sekä verkkokaupan yhteydessä tapahtuvaa e-maksua. Laskun käsittelykulut valtiolla ovat keskimäärin 10 euroa. Valtiokonttori suosittelee, että pienin laskutettava erä olisi 10 euroa, jolloin laskutuksesta aiheutuvat kustannukset, kuten laskun lähettäminen ja laskun käsittelykulut tulevat huomioiduiksi. Alle 10 euron erät tulisi lähtökohtaisesti veloittaa suoritetta tilattaessa tai suoritteen luovuttamisen yhteydessä. 3.7 Maksuehto Maksuperusteasetuksen 3 :n mukaan maksu on suoritettava 14 päivän kuluessa siitä, kun lasku on toimitettu suoritteen tilaajalle tai suoritteen vastaanottajalle. Postitse toimitettu lasku katsotaan toimitetuksi tilaajalle tai vastaanottajalle seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun lasku on annettu postin kuljetettavaksi. Edellä olevasta johtuen valtion myyntilaskuilla tulee käyttää maksuehtoa 21 päivää netto, ellei erillislaissa, asetuksessa tai sopimusehdoissa muuta määrätä. 4 Suoritusten käsittely Viitesuoritusten ja tulotapahtumien nouto pankista on toteutettava konekielisillä linjayhteyksillä. Laskuilla on oltava pankkiviite, joka yksilöi maksutapahtuman ja mahdollistaa suorituksien konekielisen käsittelyn ja automaattisen

Valtiokonttori Ohje 8 (13) 4.1 Pankkiviitteen muoto kohdistumisen myyntireskontrassa. Palkeet täsmäyttää reskontraan kohdistuneet suoritukset viitesuorituslistaan ja voi hyväksyä kirjanpitoyksikön puolesta tulotiliotteet, mikäli tiliotteella ei ole talousarviomenokirjauksia. Tässä hyväksymisellä tarkoitetaan kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta varmistautumista. Tositteen kierrättämistä erillisessä asiatarkastuksessa ei suoriteta, vaan tositteen hyväksyjä vastaa myös siitä, että asiakirja, joka todentaa muun kuin talousarviomenon, on asiallisesti ja numerollisesti oikea. Kohdistumattomat suoritukset Palkeet kohdistaa manuaalisesti, jos viitenumeron, maksajan ja summan perusteella suoritus voidaan kohdistaa oikealle laskulle. Kirjanpitoyksikön tulee selvittää epäselvät suoritukset niiltä osin, kun Palkeet ei ole voinut selvittää suorituksen alkuperää. Pankkiviitteen ensimmäisinä merkkeinä tulee olla kirjanpitoyksikön tunnus. Kirjanpitoyksikön tulee siirtyä kirjanpitoyksikön tunnuksen sisältävän pankkiviitteen käyttöön viimeistään siinä yhteydessä kun valtio ottaa käyttöön kansainvälisen RF-viitteen. Kansallinen pankkiviite on esimerkiksi muotoa: 301 123 4 Kirjanpitoyksikön tunnus Pankkiviitteen tarkistenumero Vastaava kansainvälinen viite olisi muotoa: RF66 3011 2340 4.2 Ylisuoritusten käsittely Valtio ottaa käyttöön RF-viitteen erikseen ilmoitettavana ajankohtana. Todennäköinen käyttöönotto on vuosien 2017 2018 aikana. Asiakkaan maksaessa enemmän kuin laskun loppusumman mukaisen määrän, palautetaan ylisuoritus asiakkaalle asiakkaan sitä erikseen pyytämättä aina kun ylisuoritus on suurempi kuin 5 euroa, ellei laissa tai asetuksessa erikseen toisin mainita tai ylisuoritus perustuu maksumuistutuksen perintäkuluun. Alle 5 euron ylisuoritukset palautetaan asiakkaalle pyydettäessä. Alle 5 euron ylisuoritus ja perintäkulu kirjataan korkotuottoihin lkp-tilille 50000000. Toistuvaislaskutuksessa ylisuoritus voidaan kirjata seuraavan laskun hyvitykseksi. 4.3 Alisuoritusten käsittely Maksuperusteasetuksen 4 :n mukaan valtion viranomaisen on maksun perinnässä otettava huomioon perimisestä valtiolle aiheutuvat kustannukset ja perimisen todennäköinen onnistuminen. Viranomainen voi tarvittaessa valtion kokonaisetu huomioon ottaen luopua julkisoikeudellisten suoritteiden osalta

Valtiokonttori Ohje 9 (13) vähäisen maksun perimisestä. Jos avoimeksi jäänyttä osuutta maksusta ei peritä, on se poistettava kirjanpidosta. 4.4 Alisuoritusten poistaminen kirjanpidosta. 5 Saatavien valvonta 5.1 Maksuajan myöntäminen 6 Perintä 6.1 Vapaaehtoinen perintä 6.1.1 Maksumuistutus Viranomainen voi tarvittaessa valtion kokonaisetu huomioon ottaen luopua vähäisen maksun perimisestä julkisoikeudellisten suoritteiden osalta. Tileistäpoistamispäätöksen jälkeen tappio kirjataan siihen tuottojen ryhmään oikaisuksi, johon tuotto on alun perin kirjattu. Edelliseen tilikauteen kohdistuvat poistot kirjataan kuluvan tilikauden tapahtumiksi, jos edellinen tilikausi on päätetty. Laskutuksen on tapahduttava laskutusjärjestelmän kautta ja myyntisaatavien valvonnan myyntireskontrassa. Laskutuspyynnöt tehdään kirjanpitoyksikössä ja myyntisaatavien valvonta ja perintätoimet tulee pääsääntöisesti keskittää Palkeisiin. Viranomainen voi myöntää saatavalleen maksuaikaa. Maksuaikaa ei yleensä tule myöntää yli vuodeksi. Kirjanpitoyksikön tulee määritellä Palkeiden kanssa tehdyssä vastuunjakotaulukossa Palkeiden oikeus maksuajan myöntämiseen. Valtiokonttori suosittelee, että kirjanpitoyksikkö antaa Palkeille oikeuden kirjanpitoyksikön asiakkaan saatavan maksuajan pidentämiseen, enimmillään yhdellä kuukaudella. Vapaaehtoisella perinnällä tarkoitetaan toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on saada velallinen vapaaehtoisesti suorittamaan erääntynyt velkojan saatava. Jollei valtiolle perittävää maksua suoriteta viimeistään eräpäivänä, on viranomaisen ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin maksun saamiseksi. Palkeet lähettää maksumuistutukset niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, joiden myyntireskontra on Palkeiden hoidossa. Jos maksumuistutusta ei saa kirjanpitoyksikön toiveesta lähettää, tähän on oltava hyvät perusteet. Tällöin on laskulle laitettava estokoodi reskontrassa(a = ei muistutusta, B = konkurssi tai C = reklamaatio). Asiakkaalle lähetetään enintään kaksi (2) maksumuistutusta. Viimeisessä muistutuksessa tulee asiakkaalle tiedottaa maksamatta jättämisestä aiheutuvista seurauksista. Muistutukseen voi liittää esimerkiksi tekstin: Jos erääntynyttä saatavaa ei ole maksettu eräpäivään mennessä, siirrämme saatavan oikeudelliseen perintään ja tästä aiheutuu teille maksuvelvollisuus perintäkulusta korkoineen sekä maksuhäiriömerkintä.

Valtiokonttori Ohje 10 (13) 6.1.2 Viivästyskorko 6.1.3 Maksuvaade Valtion myyntilaskuilla käytetään viivästyskorkona korkolain 12 :n mukaista viitekorkoa lisättynä korkolain 4 :n mukaisella lisäkorolla ellei erityislailla asiasta erikseen säädetä. Viivästyskoron sijasta kirjanpitoyksikön tulee käyttää julkisoikeudellisten suoritteiden osalta 10 euron suuruista viivästysmaksua, jos viivästyskorko on alle 10 euroa. Viivästyskorot ja viivästysmaksut tulee periä vähintään neljännesvuosittain. Valtiokonttorin antaman Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa -määräyksen (VK/926/00.01/2015) mukaisesti Palkeiden asiakasvirastojen viivästyskorkoehdotusraporttia ei tarvitse enää hyväksyä kirjanpitoyksikössä. Palkeet ajaa viivästyskorkolaskutuksen raportilla olevien tietojen perusteella. Laskutuksesta muodostuva tosite voidaan hyväksyä Palkeiden toimesta. Jos jonkin asiakkaan osalta viivästyskorkoa ei peritä, tulee tästä olla estokoodi reskontrassa (A = ei viivästyskorkoa, B = konkurssi ja C = reklamaatio). Jos kirjanpitoyksikkö käyttää maksujen perintään perintätoimistoa, voi perintätoimisto lähettää kirjanpitoyksikön puolesta asiakkaalle kirjallisen maksuvaateen. Maksuvaade on mahdollista lähettää kuluttajille vasta, kun maksumuistutuksen lähettämisestä on kulunut 14 päivää (Laki saatavien perinnästä, 5 ). Maksuvaateelle on lisäksi olemassa muita tietosisältövaatimuksia, kuten esimerkiksi maininta saatavan perusteista ja alkuperäisestä velkojasta. Kirjanpitoyksikön tulee ottaa huomioon perintätoimeksiantoa koskeva rajoitus: Toimeksisaajan perittäväksi ei saa antaa sellaisia valtion saatavia tai lainvastaisen menettelyn vuoksi määrättyjä julkisoikeudellisia maksuseuraamuksia, jotka voidaan periä ulosottotoimin ilman tuomiota tai päätöstä siten kuin verojen ja maksujen perimisestä ulosottotoimin annetussa laissa säädetään (laki saatavien perinnästä, 9 ). Maksuvaateesta peritään saatavien perinnästä annetun lain (513/1999) mukaan kuluttajavelalliselta enintään: 14 euroa, jos pääoma enintään 100 euroa 24 euroa, jos pääoma on 100,01 1000 euroa 50 euroa, jos velan pääoma on yli 1000 euroa Samoja euromääriä sovelletaan myös yrityksiin ja yhteisöihin. 6.2 Ulosotto Perintätoimenpiteet määräytyvät sen mukaan, onko kyseessä julkisoikeudellinen saatava vai muu saatava. 6.2.1 Alarajat oikeudelliseen perintään siirtymiselle Ulosottoon siirretään saatavat, joiden suuruus on julkisoikeudellisten saatavien osalta vähintään 10 euroa ja muiden saatavien osalta vähintään 20 euroa. Mikäli saatavaa ei siirretä perintään, tulee laskulle laittaa perintälukitus.

Valtiokonttori Ohje 11 (13) 6.2.2 Julkisoikeudellinen saatava 6.2.3 Muut saatavat 6.2.3.1 Haastehakemukset 6.2.3.1.1 Laaja haastehakemus Julkisoikeudellinen saatava on lakiin perustuva saatava. Tällainen saatava voidaan siirtää suoraan ulosottoon maksumuistutuksen erääntymisen jälkeen. Ulosottohakemus laaditaan sähköisesti oikeushallinnon asiointipalvelussa. Muiden kuin julkisoikeudellisten saatavien ulosottoon siirto vaatii käräjäoikeuden tuomion saatavien ulosottokelpoisuudesta. Asia tulee vireille haastehakemuksen toimittamisella tuomioistuimeen. Suppean haastehakemuksen laatiminen suositellaan tekemään käräjäoikeuksien Santra-järjestelmässä. Oikeushallinnon sähköisiin palveluihin pääsee kirjautumaan sivulla asiointi.oikeus.fi. Käsittelyajat tuomioistuimissa vaihtelevat 1 6 kuukautta. Haastehakemus laaditaan joko laajana tai suppeana. Jos kirjanpitoyksikkö olettaa asian olevan riitainen, tulee haastehakemus laatia laajana. Jos kirjanpitoyksikön asia koskee esim. tietyn määräistä saamista eikä asia kirjanpitoyksikön käsityksen mukaan ole riitainen, voidaan haastehakemus laatia suppeana (oikeudenkäymiskaaren 5 luvun 3 ). Jos kirjanpitoyksikkö olettaa asian olevan riitainen, tulee haastehakemus laatia laajana. Kirjanpitoyksikön on laajassa haastehakemuksessaan ilmoitettava yksilöity vaatimus sekä seikat, joihin vaatimus perustuu. Vaatimus on esitettävä siten, että siitä selviää, mihin lopputulokseen tuomioistuimen on asiassa kantajan mielestä päädyttävä ja millä oikeudellisilla perusteilla tähän lopputulokseen tullaan. Oikeudellisesti merkittävät asiat eli oikeustosiseikat on ilmoitettava siten, että tuomioistuimen jäsenet saavat selkeän kuvan tapahtumainkulusta sekä oikeudellisesti merkittävien faktojen olemassa olosta. Kantajan on myös ilmoitettava mahdollisimman tarkasti, mitä todisteita, esimerkiksi asiakirjoja tai henkilötodisteita, hän tulee vaatimustensa tueksi esittämään ja mitä näillä todisteilla pyritään näyttämään toteen. Haastehakemukseen on lisäksi liitettävä se sopimus, sitoumus tai muu kirjallinen todiste, johon kirjanpitoyksikkö vetoaa. Haastehakemuksessa on myös tehtävä vaatimus oikeudenkäyntikulujen korvaamisesta sekä selvitettävä, mihin tuomioistuimen toimivalta perustuu, jollei se muutoin käy ilmi haastehakemuksesta tai sen liitteistä. Haastehakemuksessa on ilmoitettava tuomioistuimen nimi, asianosaisten nimet ja kotipaikat sekä heidän laillisen edustajansa tai asiamiehensä yhteystiedot sekä postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon asiaa koskevat kutsut, kehotukset ja ilmoitukset voidaan lähettää. Asianosaisten sekä todistajan tai muun kuultavan puhelinnumero ja muut yhteystiedot on myös soveltuvalla tavalla ilmoitettava käräjäoikeudelle. Jos kirjanpitoyksikkö ei tiedä vastaajan yh-

Valtiokonttori Ohje 12 (13) 6.2.3.1.2 Suppea haastehakemus 6.2.3.1.3 Haastehakemuksesta perittävät kulut teystietoja, tulee kirjanpitoyksikön kuvata, mitä se on tehnyt niiden selvittämiseksi. Jos jokin tieto myöhemmin muuttuu, kirjanpitoyksikön tulee viipymättä ilmoittaa siitä käräjäoikeudelle. Haastehakemus on kirjanpitoyksikön nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden (kaksi yhdessä) tai, jollei kirjanpitoyksikkö itse ole sitä laatinut, hakemuksen laatijan allekirjoitettava. Allekirjoittajien on samalla ilmoitettava ammattinsa ja asuinpaikkansa. Jos kirjanpitoyksikön asia koskee esim. tietyn määräistä saamista eikä asia kirjanpitoyksikön käsityksen mukaan ole riitainen, voidaan haastehakemus laatia suppeana. Suppea haastehakemus tehdään sähköisesti oikeushallinnon asiointipalvelun kautta. Suppeassa haastehakemuksessa kirjanpitoyksikkö voi esittää vaatimustensa perusteeksi ainoastaan ne seikat, joihin vaatimus välittömästi perustuu. Asiat tulee kuitenkin ilmoittaa niin, että vastaaja voi antaa niihin vastauksen, ja että tuomioistuin voi antaa asiassa ratkaisun niiden pohjalta, mikäli vastaaja ei anna vastaustaan. Haastehakemuksessa on myös täsmällisesti yksilöitävä se sopimus, sitoumus tai muu kirjallinen todiste, johon kirjanpitoyksikkö vetoaa. Suppeassa haastehakemuksessa ei tarvitse ilmoittaa muita todisteita, kuin mitä haastehakemukseen on liitetty. Palkeet voi laatia kirjanpitoyksikön puolesta haastehakemuksen käräjäoikeuteen riidattomien saatavien osalta, jos niin on sovittu kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välisessä palvelusopimuksessa. Oikeudenkäyntikulut on lisättävä velan määrään. Oikeudenkäyntikulut voivat olla kuluttajille enintään (Oikeusministeriön asetus vastapuolen maksettavaksi tuomittavista oikeudenkäyntikuluista oikeudenkäymiskaaren 21 luvun 8 c :ssä tarkoitetuissa asioissa, 3 ): velka alle 300 euroa, perustaksa 50 euroa ja korkea taksa 80 euroa velka 300 1000 euroa, perustaksa 80 euroa ja korkea taksa 120 euroa velka yli 1000 euroa, perustaksa 110 euroa ja korkea taksa 160 euroa. Perustaksan tai korkean taksan määräytymiseen vaikuttaa haastehakemuksen edellyttämä tarpeellisen työn määrä, saatavan suuruus ja välttämättömät kulut. Lisäksi käräjäoikeus perii asian käsittelystä oikeudenkäyntimaksun: 60 euroa, jos tiedot toimitettu käräjäoikeudelle sähköisesti (tähän tulee pyrkiä) 80 euroa, jos tiedot toimitettu käräjäoikeudelle kirjallisesti.

Valtiokonttori Ohje 13 (13) 6.3 Ulosottohakemuksen laatiminen 6.4 Passiivirekisteri Kirjanpitoyksikön tai Palkeiden saatua saatavan vahvistavan käräjäoikeuden tuomion, toimitetaan se ulosottoon täytäntöönpanoa varten oikeushallinnon asiointipalvelun kautta. Ulosottohakemukset tulee laatia Palkeiden toimesta keskitetysti. Julkisoikeudellinen saatava on suoraan ulosottokelpoinen. Mikäli velalliselta ei löydetä ulosmitattavaa omaisuutta tai tuloa, ulosottoasian vireilläolo päättyy normaalisti varattomuustodistuksen antamiseen. Velkoja voi kuitenkin pyytää, että mahdollisen varattomuus- tai varattomuus- ja tuntemattomuusesteen jälkeen hänen saatavansa merkitään passiivirekisteriin. Passiivirekisterissä olevassa asiassa ei tehdä aktiivisia perintätoimia eikä asia rekisteröinnin aikana ole ulosotossa vireillä. Jos velalliselle kuitenkin rekisteröintiajan kuluessa ilmaantuu ulosmitattavaa omaisuutta (esim. veronpalautus), se ulosmitataan sellaisen saatavan hyväksi, joka on passiivirekisterissä. Passiivirekisteröinti on voimassa kaksi vuotta estetodistuksen päivämäärästä. Valtiokonttori suosittelee, että passiivirekisterimerkintää pyydetään vain tapauksissa, joissa ulosmitattava suoritus ylittää passiivirekisterisiirrosta aiheutuvat kulut vähintään 10 eurolla (passiivirekisterisiirtopyyntöön menevä työ euroissa). 7 Tulojenkäsittelyn kaudenvaihde Tilauksesta perintään -prosessialueen kokonaisuus Tulojenkäsittelyn kaudenvaihde ohjeistetaan tarvittaessa myöhemmin.