12.8.2011 TUKIKELPOISET KUSTANNUKSET HANKKEISSA, JOISSA VÄLILLISET KULUT KORVATAAN PROSENTTIMÄÄRÄISENÄ (NS. FLAT RATE) Keski-Suomen liitto myöntää tukea EAKR- ja ESR -hankkeille. Tuen käyttöä ja päätöksentekoa ohjaavat kansalliset ja Euroopan unionin säädökset ja ohjeet. Tässä ohjeessa kuvataan, mitkä ovat tukikelpoiset kustannukset ns. flat rate a noudattavissa hankkeissa. Näissä hankkeissa yleiskustannukset korvataan prosenttiosuutena hyväksyttävistä palkkakustannuksista. Yleiskuluja ei tarvitse eritellä tai todentaa hankkeen kirjanpidossa. Rahoituspäätös perustuu - lakiin eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009) - valtioneuvoston asetukseen eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1695/2009) Muita hankkeen toteuttamista ohjaavia kansallisia ohjeita ja säädöksiä ovat - hallintoviranomaisena toimivan työ- ja elinkeinoministeriön ohje 2/2010 22.12.2010 - hallintoviranomaisen ohje 12.5.2011 prosenttimääräisenä korvattavista välillisistä kustannuksista - valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettujen menojen tukikelpoisuudesta (1079/2007) - valtionavustuslaki (688/2001) - valtioneuvoston asetus rakennerahastoista (311/2007) - rakennerahastolaki (1401/2006) Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja sitä tarkentavaa hankinta-asetusta (614/2007) noudatetaan kaikissa säädösten soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. Euroopan unionin säädöksiä ovat - täytäntöönpanoasetus (1828/2006) - EAKR -asetus (1080/2006) - ESR -asetus (1081/2006) - yleisasetus (1083/2006) Säädökset ja ohjeet löytyvät Keski-Suomen liiton osoitteesta www.keskisuomi.fi Hankerahoitus Ohjeet. Lisätietoja myös työ- ja elinkeinoministeriön osoitteesta www.rakennerahastot.fi.
2 TUKIKELPOISUUDEN YLEISET PERUSTEET Tukikelpoisia ovat menot, jotka - sisältyvät hankesuunnitelmaan - ovat Keski-Suomen liiton rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä - aiheutuvat hankkeen toteuttamisesta - syntyvät hankkeen toteutusaikana - ovat tuensaajan tosiasiallisesti maksamia (poikkeuksena poistot, yleiskustannukset ja luontoissuoritukset) - ovat hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisia - ovat määrältään kohtuullisia - johtuvat hanketyyppisestä, organisaation tavanomaisesta toiminnasta poikkeavasta työstä. Kustannusten tukikelpoisuus voi alkaa aikaisintaan, kun rahoitushakemus on jätetty viranomaiskäsittelyyn EURA tietojärjestelmässä. Ennen hakemuksen jättämistä syntyneitä kustannuksia ei voida korvata tukikelpoisina. Kehittämishankkeissa hyväksyttäviä ovat seuraavat, kohtuulliset kustannukset: - henkilöstön palkkakustannukset - asiantuntijapalvelujen hankinnat - sisällölliseen toteuttamiseen tarvittavat koneet ja laitteet tai vaihtoehtoisesti niiden poistot - EAKR -hankkeissa käyttöomaisuuden osuus voi olla enintään puolet hankkeen hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista - ESR -hankkeissa vain poistot ovat hyväksyttäviä - Huom. Hankkeen hallinnointiin tarvittavat laitteet (tietokone, matkapuhelin, tulostin yms.) kuuluvat välillisiin kustannuksiin, jotka tulevat katetuksi flat rate lla. - luontoissuoritukset, esim. talkootyö - arvonlisävero, jos tuen saaja ei saa hyvityksenä arvonlisäveroa takaisin omassa verotuksessaan - kuntien palautusmenettelyn kautta takaisin saatavat arvonlisäverot ovat tukikelpoisia. Opetusministeriön ja sosiaali- ja terveysministeriön toimialan investointihankkeissa hyväksyttäviä kustannuksia lisäksi ovat: - rakennuksen, rakennelman tai rakenteen rakentamisessa, korjaamisessa tai laajentamisessa tarvittavat - aineet ja tarvikkeet - rakennuksiin tai rakenteisiin kiinteästi liittyvien laitteiden hankkiminen - suunnittelukustannukset, työpalkat ja urakkakustannukset - koneen, laitteen tai aineettoman oikeuden hankkiminen - tietoverkkojen ja vastaavien verkkojen suunnittelu, rakentaminen ja laitehankinnat sekä verkkojen rakentamiseksi ja käyttämiseksi välttämättömien käyttöoikeuksien hankinta. Yleiskustannukset lasketaan prosenttina hankkeen hyväksyttävistä palkkakustannuksista. Prosentti on EAKR hankkeissa 20 ja ESR hankkeissa 17. Tällä ns. flat rate osuudella korvataan hankkeen matkakustannukset, tilavuokrat, tietokoneen ja puhelimen hankinta, toimistokulut, kokousten ja neuvotteluiden tarjoilut, työterveysmaksut, taloushallinto, tietoliikenne ja muut yleiskulut. Yleiskuluja ei tarvitse eritellä tai todentaa hankkeen kirjanpidossa.
3 Kustannusten tukikelpoisuuden arviointi on harkinnanvaraista. Rahoittaja arvioi kustannusten tukikelpoisuuden suhteessa hankesuunnitelmaan ja rahoituspäätökseen. Ohjausryhmä yksin ei voi tehdä päätöksiä hankkeelle kuuluvista kustannuksista. HENKILÖSTÖN PALKKAKUSTANNUKSET Tukikelpoisia palkkakustannuksia ovat hankkeeseen tehdystä työstä aiheutuvat välittömät ja välilliset lakisääteiset kustannukset: - henkilön varsinainen palkka - palkkaan liittyvät lakisääteiset menot kuten - sosiaali- ja eläketurvakustannukset - henkilövakuutukset - lomapalkka - lomaraha tai sen varaus - sairausajan palkka Kelan maksama korvaus vähennettynä. Tehtävien tulee olla yksilöity hyväksytyssä projektisuunnitelmassa. Palkkojen on oltava tarpeellisia hankkeen toteuttamiseksi ja määrältään kohtuullisia. Kohtuullisuus perustuu työhön sovellettavaan virka- tai työehtosopimukseen tai vastaavasta työstä yleensä maksettavaan palkkaan. Henkilöstökuluissa lähtökohtana on normaali työaika. Ylityö voi olla tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua esimiehen antamaan ylityömääräykseen. Hankkeeseen palkatulla kokoaikaisella ja osa-aikaisella henkilöstöllä on oltava kirjalliset tehtävänkuvaukset hankkeelle kuuluvista työtehtävistä. Hankkeessa kokoaikaisesti työskentelevän henkilön toimenkuvaan ei voi kuulua muita kuin hankkeeseen liittyviä tehtäviä. Jos vain osa henkilön työpanoksesta liittyy hankkeeseen, on palkan tukikelpoisuuden ehtona työaikakirjanpito. Osa-aikaisesti työskentelevän henkilön työajan käytöstä on pidettävä työajanseuranta, josta selviää sekä kokonaistyöaika että hankkeelle tehdyt päivittäiset työtunnit työselostuksineen. Esimies varmentaa tuntikirjanpidon allekirjoituksellaan. Työajan seurantatiedot liitetään aina maksatushakemukseen. Palkkakustannuksiin ei voi sisältyä - toteuttajaorganisaation vastaavasta työstä yleisesti maksaman palkan yli menevän palkan määrää - tulospalkkioita, luontoisetuja tai bonuksia - ulkopuolisille maksettuja palkkioita, jotka voivat olla joko arvonlisäverollisia tai verokortilla maksettuja (nämä kulut kuuluvat ostopalveluihin) - organisaation johdon kustannuksia - organisaation yhteisiä tukipalveluja: taloushallinto, tietohallinto, maksuliikenne, ATK-tuki jne. - työterveysmaksuja.
4 HANKINNAT Kaikissa hankinnoissa hinnan on oltava kohtuullinen. Kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydettävä riittävä määrä tarjouksia. Julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) ja hankinta-asetusta (614/2007) noudatetaan säädösten soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan ensisijaisesti toteuttajaorganisaation omia hankintaohjeita. Jos hankkeen toteuttajan ohjeet ovat yleispiirteisemmät tai omia ohjeita ei ole, noudatetaan Keski-Suomen liiton ohjetta. Hankintojen kilpailuttamisesta on erillinen ohje. Palvelujen ostot Hyväksyttäviä ovat hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät ostopalvelut: - markkinointi, mainonta ja tiedotus - selvitykset ja tutkimukset - kohderyhmälle järjestettävät koulutukset, seminaarit, teemapäivät yms. - suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot mukaan lukien matkakustannukset - koneiden ja laitteiden asennus ja korjaus. Muut kustannukset Muita kustannuksia ovat hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät aineelliset ja aineettomat hankinnat: - rakentamisen materiaalikustannukset - tutkimukseen, tuotekehitykseen tai opetukseen tms. liittyvät raaka-aineet ja puolivalmisteet - tilintarkastuskustannukset, jos Keski-Suomen liitto on edellyttänyt hankkeen tarkastusta. Koneet ja laitteet Hyväksyttäviä ovat hankkeen sisällöllistä toteuttamista varten tarvittavat koneet ja laitteet tai niiden vuokra, leasing tai poistot. Hankkeen hallinnointiin tarvittavat laitteet (tietokone, matkapuhelin jne.) kuuluvat välillisiin, flat rate lla katettaviin kustannuksiin. Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset hyväksytään vain poikkeustapauksissa. Hankintahinta ei saa ylittää koneen tai laitteen käypää arvoa. Koneen tai laitteen tai sen jäljellä olevan käyttöiän on oltava riittävä investoinnin tavoitteeseen nähden. Koneen tai laitteen tulee olla teknisiltä ominaisuuksiltaan asianmukainen suunniteltuun käyttöön. Koneen tai laitteen hankintaan viiden edellisen vuoden aikana saadusta julkisesta tuesta on toimitettava selvitys tukikelpoisuuden arviointia varten. VÄLILLISET KUSTANNUKSET FLAT RATE Välilliset kustannukset korvataan prosenttimääräisenä eikä niitä eritellä projektisuunnitelmassa eikä maksatushakemuksessa. EAKR -hankkeissa välillisiksi kustannuksiksi hyväksytään 20 % hyväksyttävistä palkkakustannuksista. ESR hankkeissa prosentti on 17. EURA tietojärjestelmä laskee summan automaattisesti. Kustannuksia ei tarvitse yksilöidä tai todentaa laskujen tai kirjanpitotositteiden avulla.
5 Välillisiin kustannuksiin kuuluvat - hankehenkilöstön tai sidosryhmien kotimaan ja ulkomaan matkakustannukset - kaikki ohjausryhmän kustannukset, esimerkiksi tarjoilut, tilat, matkakulut tai palkkiot - muut kokous- ja neuvottelukulut (vain kohderyhmälle järjestettävien tilaisuuksien kulut voivat sisältyä ostopalveluihin) - henkilöstön toimitilat ja niistä aiheutuvat erilaiset menot - hankkeen hallinnointia varten tarvittavat laitteet, kalusteet ja materiaalit (hankintahinta, vuokra, leasing tai poistot) - toimistokulut ja palvelut kuten kopiointi, postitus tai aulapalvelut - taloushallinto - tietohallinto - puhelin- ja tietoliikennekulut ja ohjelmistot - työterveysmaksut - hankehenkilöstön koulutus ja TYKY-toiminta. ARVONLISÄVERO Arvonlisävero on tukikelpoinen, jos tuensaaja on maksanut veron ja se on jäänyt hänelle lopulliseksi kustannukseksi. Arvonlisäverolain 10 luvun nojalla vähennyskelpoinen arvonlisävero ei voi olla hyväksyttävä kustannus, vaikka tuensaaja ei veroa tosiasiassa olisi vähentänyt. Kuntien arvonlisäveron tukikelpoisuus vaihtelee hyvitys- ja palautusmenettelyn mukaan: - Kun kunta harjoittaa verollista liiketoimintaa, noudatetaan arvonlisäverolain mukaista vähennysoikeutta. Silloin hyvityksenä saatu arvonlisävero ei ole tukikelpoinen. - Kunnan lakisääteisestä toiminnasta aiheutuva arvonlisävero jää kunnan lopulliseksi kustannukseksi, huolimatta siitä, että kunta saa arvonlisäveron palautuksena takaisin. Silloin arvonlisävero on tukikelpoinen meno. TULOT Hankkeen rahoitus koostuu tuesta, osallistujien rahoitusosuuksista ja mahdollisesti tuloista. Hankkeelle voi syntyä tuloa esim. kehitettyjen palvelujen tai tapahtuman pääsylippujen myynnistä. Hankkeeseen yksityisiltä yrityksiltä laskutetut osallistumismaksut eivät ole tuloa vaan yksityistä rahoitusosuutta hankkeelle. Hankkeen tuloja seurataan, jotta voidaan estää hankkeen mahdollinen ylirahoittaminen. Rahoitushakemuksessa hankkeen toteuttaja esittää arvion tuloista. Hankkeen menoista vähennetään aina hankkeeseen välittömästi kohdistuvat tulot, jonka jälkeen lasketaan tuen osuus. Jokaisessa maksatushakemuksessa on esitettävä ko. ajanjakson toteutuneet tukikelpoiset kustannukset eli kustannukset vähennettyinä hankesuunnitelmaan sisältyneistä ja sisältymättömistä tuloista. Tuloja tuottavien hankkeiden viiden vuoden erityisseuranta koskee EAKR -hankkeita, joihin liittyy palvelujen suorittaminen maksua vastaan tai infrastruktuuri-investointeja, joiden käytöstä syntyy tilan käyttäjien maksettavaksi tulevia maksuja. Seuranta koskee EAKR hankkeita, joiden kokonaiskustannukset ovat yli 1 milj. euroa. Tuensaaja on velvollinen ilmoittamaan hankkeen päättymispäivää seuraavina viitenä vuotena hankkeesta syntyneet nettotulot Keski-Suomen liitolle. Jos tuloja ei pystytä objektiivisesti arvioimaan rahoitussuunnitelmassa ja hankkeen maksatuksissa, toteuttajan on tilitettävä viiden vuoden ajanjaksolla hankkeen päättymisestä saadut nettotulot Keski-Suomen liitolle.
6 LUONTOISSUORITUKSET Luontoissuorituksia ovat esim. talkootyö tai hankkeelle luovutettu tuotantopanos. Suosituksena on, että luontoissuorituksia käytetään vain hyvin harkiten. Näin kevennetään hallinnollista työtä niin hankkeeseen osallistuvien, hankkeen hallinnoijan kuin rahoittavan viranomaisen hyödyksi. Luontoissuorituksen rahallinen arvo tai laskentaperusteet hyväksytään rahoituspäätöksessä. Luontoissuorituksen arvoksi hyväksytään enintään aiheutuneet kustannukset tai vastaavasta työstä maksettu palkka. Tuotantopanosten arvoksi huomioidaan palvelun tai tuotteen käypä arvo tai aiheutuneet kustannukset. Luontoissuorituksen kertymisestä on tehtävä selvitys. Työajasta on pidettävä työaikakirjanpitoa. Hankkeelle tehdyn työn määrä, jonka ajalta työntekijälle on maksettu normaalia palkkaa, on voitava todentaa. Palkattomasta talkootyöstä, joka ei vaadi erityistä ammattitaitoa, tuntipalkkana voidaan käyttää 10 /h. Talkoona tehdyn konetyön arvo on 30 /h. Luontoissuoritukset lasketaan hankkeelle sekä menoksi että rahoitukseksi. Hankkeen omarahoitusosuudesta enintään puolet voi olla luontoissuoritusta. Loput on oltava rahaa. Omarahoitusosuus tarkoittaa kaikkea hankkeen kirjanpitoon avustuksen lisäksi tulevaa rahoitusta. Omarahoitusosuus on yleensä vähintään 30 % hankkeen hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista. Luontoissuorituksiin projekti ei voi saada tukea. Kustannukset muodostavat kuitenkin osan projektin tukikelpoisista kokonaiskustannuksista ja ovat myös tulopuolella osa omarahoitusosuutta. Tuki ei koskaan voi ylittää tukikelpoisten menojen kokonaismäärää luontoissuoritusten arvolla vähennettynä. ESR -HANKKEIDEN ERIKSEEN RAPORTOITAVAT KUSTANNUKSET ESR hankkeissa ns. erikseen raportoitavat kustannukset muodostavat osan hankkeen kokonaiskustannuksista ja ovat omarahoitusosuutta, joka näkyy hankkeen rahoitussuunnitelmassa. Kustannukset on raportoitava Keski-Suomen liitolle maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeella. Erikseen raportoitaviin kustannuksiin hanke ei saa tukea. Kustannuksista on pidettävä kirjanpitoa ja niiden arvo on voitava riippumattomasti todeta ja tarkastaa. - osallistujien palkka- ja matkakustannukset koulutusajalta - koulutukseen, ohjaukseen ja neuvontaan jne. osallistuvien palkat ja palkkiot sivukuluineen - matka- ja majoituskulut osallistuttaessa ulkopuolisiin kursseihin, mikäli ne on hakemuksessa merkitty kunnan, muun julkisen tai yksityisen organisaation maksettaviksi - matkakustannukset hyväksytään verohallituksen vuosittain vahvistamien verovapaiden matkakustannusten mukaisesti - talkootyö ja muut luontoissuoritukset - palkaton vapaaehtoistyö (talkootyö), jonka arvo määritellään käytetyn ajan ja tehdystä työstä yleisesti maksettavan tunti- tai päiväpalkan mukaan (esim. TES:n mukaisesti) - työstä, joka ei vaadi erityistä ammattitaitoa, tuntipalkka voi olla 10 /h - talkoona tehdyn konetyön arvo on 30 /h. - esim. tutkimus-, opetus- tai muu ammattitoiminnan kustannukset, mikäli ne on hakemuksessa merkitty kunnan, muun julkisen tai yksityisen organisaation maksettaviksi - kustannuserät, jotka muodostuvat työpanoksen, koneiden, laitteiden tai raaka-aineiden luovuttamisesta hankkeen käyttöön.
7 ESIMERKKEJÄ TUKIKELVOTTOMISTA KUSTANNUKSISTA - toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuvat menot - kustannukset, jotka eivät perustu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan tai rahoituspäätökseen tai niistä ei ole Keski-Suomen liiton kanssa sovittu neuvotteluissa - ennen hankkeen toteutusaikaa aloitettujen toimenpiteiden kustannukset - hankkeen päättymisen jälkeiseen aikaan kohdentuvat menot - tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät - yleinen henkilöstökoulutus - ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot - sakot, rangaistusmaksut ja oikeudenkäyntikulut - rahoituskulut: velan korot, rahoitustapahtumiin liittyvät maksut, valuutanvaihtopalkkiot, kurssitappiot, vuokraleasingkorot, luottokortin käyttömaksut ja muut puhtaasti rahoitukseen liittyvät kustannukset - arvonlisävero, josta saa hyvityksen tai joka korvataan jollain muulla tapaa - edustuskulut - tilintarkastuksen kustannukset silloin, kun Keski-Suomen liitto ei ole tarkastusta edellyttänyt