Hallitus 126 06.06.2019 Valtuusto 34 13.06.2019 Asiakas- ja potilastietojärjestelmän (APTJ) hankinta; yhteistyöorganisaatioon liittyminen ja yhteiseen hankintaan sitoutuminen 286/07.03.02.00/2017 Hallitus 06.06.2019 126 Asian valmistelijat johtava sosiaalityöntekijä Antti Mäkelä, vt. terveyspalvelujen johtaja San te ri Seppälä, tietohallintojohtaja Merja Ikäheimonen ja johtava lakimies Markus Hä mä läi nen. Asian aikaisempi käsittely Asian valmisteleva käsittely oli hallituksessa 30.3 2017 ( 64) ja päätös asia na asia oli hallituksessa 09.11 2017 ( 235), lisäksi asiaa on käsitelty hallituksen iltakouluissa 28.3 2019 ja 16.5 2019. Asiaa on myös esittely hallitus- ja valtuustoseminaarissa 23.5 2019. Yleiskuvaus hankinnasta Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän (APTJ) hankinta on ol lut käynnissä Keski-Suomen sairaanhoitopiirin (myöhemmin KSSHP) aloitteesta. Hankinta toteutetaan kilpailullisella neu vot te lu me net te lyllä, jossa hankintaprosessista vastaa KL-Kun ta han kin nat Oy. Kilpailutuksessa on Keski-Suomen sai raan hoi to pii rin lisäksi Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kun ta yh ty mä SiunSote, Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kun ta yh ty mä, Vaasan sairaanhoitopiiri sekä Itä-Savon sai raan hoi to pii ri Sosteri. Hankinnassa on mukana myös kuntia se kä Kes ki-suo men että Vaasan sairaanhoitopiirin alueilta. Sos te ri il moit ti keväällä 2019 vetäytyvänsä han kin nas ta eri kois sai raan hoi don ulkoistamisprosessin vuoksi. Kuntayhtymän lähdettyä mukaan Keski-Suomen aloittamaan APTJ-kil pai lu tuk seen, aloitettiin samantapaisen kilpailutuksen valmis te lu UNA-or ga ni saa ti on toimesta. Alkuvaiheessa tähän kil pai lutuk seen liittyi myös muita saman kokoisia organisaatioita kuin kuntayhtymä. Essoten, KSSHP:n ja SiunSoten kuuluminen yh tei seen er va-alu ee seen tuki kuitenkin kuntayhtymän mukaan läh te mis tä KSSHP:n aloittamaan kilpailutukseen. Hankintalain pe rus teel la vaihtaminen suoraan toiseen kilpailutukseen ei ole mah dol lis ta, jos lopputuloksena on sama tavoite kuin jo aloi te tus sa kilpailutuksessa. APTJ-kilpailutuksessa hankintayksikkönä toimiva KL-kun ta han kin nat Oy tekee hankintapäätöksen ja tarvittaessa myös pää tök sen
hankinnan keskeyttämisestä, minkä on pe rus tut ta va han kin ta lain mukaisille keskeytymiskriteereille. Tämän het ken ai ka tau lun mukaan lopullinen tarjouspyyntö APTJ-jär jes tel mäs tä pys ty tään lähettämään kesäkuussa tai viimeistään hei nä kuun alussa. Var si nai nen APTJ-järjestelmien tuotevertailu si joit tuu syyskuulle ja päätös hankittavasta järjestelmästä tehdään lo ka kuus sa tai vii meis tään marraskuussa. Ennen lopullisen tarjouspyynnön jättämistä jokainen han kin nas sa mukana oleva organisaatio vie hankinnan hallitus- ja val tuus to kä sitte lyyn touko- ja kesäkuun aikana. Mukana olevien ti laa ja or ga ni saatioi den tekemän hankintapäätöksen jälkeen KL-kun ta han kin nat allekirjoittaa hankintaa koskevan puitesopimuksen va li tun toimittajan kanssa. Tämän jälkeen kaikki neljä hankinnassa mu ka na olevaa sairaanhoitopiiriä tai sote-kuntayhtymää al le kir joit ta vat omalta osaltaan tietojärjestelmän toimitussopimuksen se kä omalta osaltaan valitun toimittajan kanssa tehtävän pal ve lu so pi muk sen. Hankinnan tavoitteet Hankinnan tavoitteena on korvata toiminnan kannalta kes kei set asiakas- ja potilastietojärjestelmät sekä niihin liittyen han kin ta ko ko naisuu den kannalta merkittävät lii tän näis jär jes tel mät. Jär jes tel män hankinnassa, suunnittelussa ja ke hit tä mi ses sä huo mioi daan koko sote-toimialue ja mukana olevan or ga ni saa tion toi min nal li nen palvelutuotanto julkisen ter vey den huol lon, eri kois sai raan hoi don ja sosiaalihuollon tarpeita vastaavana ko ko nai suu te na. Hankintakokonaisuus kattaa sosiaali- ja terveydenhuollon am mat tilais ten päivittäisen tietojärjestelmäkokonaisuuden uu dis ta mi sen. Vaikka kyse on laajasta ICT-uudistuksesta, on han kin nan pääpainopisteenä sosiaali- ja terveydenhuollon toi min ta pro ses sien uudistamisessa ja toiminnan yhtenäistämisessä so te-in teg roi tu neessa palvelurakenteessa. Tältä osin hankintaa ei voi da käsitellä vain tietojärjestelmähankintana, vaan ennen kaikkea toi min nan muutosohjelmaan liittyvänä ke hit tä mis ko ko nai suu te na. Hankinnan päämääränä on uudistaa ja ajanmukaistaa käytössä olevat päätietojärjestelmät, joiden avulla luodaan edel ly tyk set di gi ta lisaa tion laajamittaiselle hyödyntämiselle jul ki sis sa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa. Sosiaali- ja ter vey den huol lon asia kaspro ses sit ovat tulevaisuudessa varsin pit käl le yh te ne väi set ja prosessien suunnittelun ja toteutuksen läh tö koh ta na ovat ai na asiakas ja hänen yksilölliset tarpeensa. So si aa li- ja ter vey den huol lon ammattilaisten on pystyttävä toi mi maan yhdessä se kä asiakkaan kanssa että keskenään asiak kaan parhaaksi, su ju vas ti ja toiminnan vaikuttavuus sekä kus tan nus te hok kuus huo mioi den. Sosiaali- ja terveydenhuollon yh tei nen asiakas- ja po ti las tie to jär jes tel mä (APTJ)
mahdollistaa tä män tehokkaan yh teis toi min nan, johon liittyy muuan muassa kan sa lais ten digitaaliset asioin ti pal ve lut, koko väestön hy vinvoin nin ja terveyden ana ly soin ti sekä sen mukainen palveluiden suun nit te lu, järjestäminen ja kohdistaminen. Yhteistyösopimus Vaikka kukin sairaanhoitopiiri tai kuntayhtymä on tilaajana suo ras sa sopimussuhteessa toimittajaan hankinnan laajuus ja komp lek si suus huomioiden, on perusteltua muodostaa tilaajien yh tei nen asiakasorganisaatio. Yhteistyöorganisaation rooli ja teh tä vät liittyvät tietojärjestelmän hankinta- ja käyt töön ot to vai hee seen sekä yhteisesti toteutettavien osakokonaisuuksien koor di noin tiin ja toimittajan suuntaan tehtävän yhteistyön to teut ta mi seen. Hankintakonsortion kilpailutusvaiheen yhteistyön ohjausryhmä on ehdottanut ja Keski-Suomen sairaanhoitopiiri hyväksynyt ko kouk sessaan 18.4.2019, että yhteistyömuoto käyttöönoton ai kai sel le yhteistyölle on ns. vastuuyksikkömalli. Vastuuyksikkönä toimii KSSHP, jolla on pääasiassa organisoiva rooli. Yhteiselle hankkeelle perustetaan projektitoimisto, joka on yh teistyö or ga ni saa tion perusratkaisu ja jota täydennetään mu ka na olevien organisaatioiden ammattilaisilla tarpeen mu kai ses ti. Ammattilaiset osallistuvat yhteistyöorganisaation koor di noi maan työskentelyyn tarkentuvan suunnitelman mukaisesti. Vaikka KSSHP toimii yhteistyöorganisaationa ja asiakkaan roo lis sa toimittajaan päin, ei muiden organisaatioiden toiminnan vas tuu ta siirretä sen vastuulle. Kukin mukana oleva or ga ni saa tio vas taa omalta osaltaan lisenssien hankinnasta sekä käyt töön otos ta aiheutuvista kuluista ja palvelumaksuista suoraan toi mit ta jal le. Yhteistyöorganisaationa toimiva asiakas vastaa han kin nan yhteisistä kustannuksista, jotka jakautuvat yh teis työ so pi muk ses sa sovitulla tavalla aiheuttamisperusteen tai väes tö mää rään suhteutettuna. Kustannusten jaosta sovitaan tar kem min liit tee nä olevan yhteistyösopimuksen mukaisesti. Yh teis työ so pi muk ses sa määritellään myös muut osapuolten väliset vas tuut ja vel voit teet. Hankinnassa mukana olevat organisaatiot sitoutuvat vas taa maan järjestelmän hankinnasta ja ylläpidon kustannuksista yh teis vas tuul lises ti yhteistyösopimuksen, puitesopimuksen sekä pal ve lu so pi muksen ehtojen edellyttämällä tavalla. Samalla kaik ki osapuolet sitoutuvat tarjouspyynnössä määritetyn mi ni mi ko koon pa non hankintaan. Minimikokoonpanolla tarkoitetaan jär jes tel män ja siihen välittömästi liittyvien palvelujen vä him mäis laa juut ta, jonka osapuolet ovat sitoutuneet hankkimaan.
Mukana olevien organisaatioiden keskinäistä yhteistyötä varten asete taan neuvottelukunta, johon kullakin osapuolella on oikeus ni mit tää jäsen ja varajäsen. KSSHP:n asettama jäsen toimii neu vot te lu kunnan puheenjohtajana. Neuvottelukunta ei ole kun ta lais sa tarkoitettu toimielin eikä sillä ole sellaista päätösvaltaa kuin kuntien mahdollisella yhteisellä toimielimellä voisi olla, mut ta neuvottelukunnan linjaukset voivat vaikuttaa mukana olevien or ga nisaa tioi den oman toiminnan suunnitteluun. Muita yh teis työ eli miä ovat ohjausryhmät, jotka ohjaavat käyttöönotto- ja pal ve lu toi mi tuk sia (tarkempi kuvaus liitteessä Yhteistyön hal lin ta mal li). Yhteistyösopimus tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen hyväk sy neet ja allekirjoittaneet, yhteistyösopimus on voimassa tois taisek si. Sopimus voidaan irtisanoa päättymään aikaisintaan kah deksan vuoden kuluttua palvelusopimuksen al le kir joit ta mi ses ta. Yhteistyösopimuksen liitteinä ovat: 1. hallintamalli 2. investointilaskelmat ja tilaajien työn resurssiarviot (salassa pi det tä vä) 3. tarjouspyyntöluonnos (salassa pidettävä) 4. väestömäärät (31.12.2018), joiden pohjalta väestömäärän pe rus teel la jaettavat kustannukset eri tilaajille määräytyvät (yh teis työ so pi muk sen ollessa määräaikaisena voimassa). Asiakkaan ja tilaajien vastuut ja velvoitteet Asiakkaan roolissa toimiva KSSHP vastaa yhteistyön koor di noin nista, yhteisestä suunnittelusta ja toimitusprojektin lä pi vien nin käy tännön koordinoinnista. Tämän lisäksi kuntayhtymä hy väk syy, et tä yhteinen asiakas vastaa mm. yh teis työ or ga ni saa tion re surs sien hallinnasta ja yhteisestä taloudenpidosta, toi mit ta ja hal lin nas ta ja ohjauksesta sekä yhteisten ja yhdessä han kit tu jen pal ve lu jen sekä mahdollisten jatkokehitystarpeiden ja toi mek si an to jen koordinoinnista palvelusopimuksen päättymiseen saak ka. Vastaavasti tilaajaorganisaationa kuntayhtymä vastaa osaltaan sii tä, et tä asiakas pystyy huolehtimaan hankintaa koskevista vel voit teis ta. Tämä tarkoittaa, että kuntayhtymä antaa osaltaan asiak kaal le tarvittavat tiedot, valtuudet ja resurssit joita APTJ han kin ta ko ko naisuu des sa tarvitaan. Kuntayhtymän vastuulla on osal taan luo da sellaiset toiminnalliset edellytykset omassa or ga ni saa tios saan, että toimitus- ja käyttöönottoprojektin läpivienti se kä han kin taan liittyvien sitoumusten täyttäminen on mah dol lis ta. Lisäksi kuntayhtymän on osaltaan vastattava riittävästä hen ki lös tö- ja ta lous re surs sien osoittamisesta so pi mus vel vol li suuk sien täyt tä mi sek si sekä osallistumisesta yhteiseen suunnitteluun se kä yh teis työ elin ten
työskentelyyn. Kustannukset ja niiden jakautuminen Hankintaprosessin kustannukset kilpailutuksen toteuttamisesta ovat jakautuneet viiden osallisen kesken. Sosteri vastaa osal taan kustannuksistaan kilpailutusprosessin ajan. Kuntayhtymän osuus kilpai lu tus kus tan nuk sis ta on noin 14 %. Kilpailutuksen al ku vai hees sa Essote ja Sosteri valmistelivat yhteisesti maa kun nal li sen APTJ-ratkai sun toteutusta ja tätä varten osa val mis te lu kus tan nuk sis ta saatiin hyväksytetyksi maakuntauudistukseen va ra tuis ta varoista aina maaliskuulle 2019 saakka. Hankinnan kustannukset voidaan jakaa uuden järjestelmän ko ko naisuu den investointikustannuksiin ja käyttöönoton yh tey des sä toteutettavan alueellisten toimintaprosessien kehittämisen kus tannuk siin. Kuntayhtymän osuus käyttöönottokustannuksista on yh teensä noin 20 miljoonaa euroa. Erikoissairaanhoidon ja pe rus ter vey denhuol lon kustannukset tästä kokonaisuudesta ovat noin 13 miljoonaa euroa ja sosiaalihuollon osalta noin 7 mil joo naa euroa. Tämän lisäksi järjestelmän ylläpidosta ai heu tuu kus tan nuk sia seuraavan kymmenen vuoden aikana yh teen sä noin 25 mil joo naa euroa. Ylläpitovaiheessa kustannusten ar vioi daan ole van nykyisten järjestelmäkokonaisuuksien ko ko luok kaa tai hie man vähemmän. Uuden APTJ-järjestelmän edellyttämän alueellisen toi min ta pro ses sin muutoksen suunnittelu ja muutoksen johtaminen APTJ-hank keen yhteydessä tulee kuntayhtymän alueella suun ni tel la osa na muutosohjelmaa. Alueella tulee ottaa käyttöön so si aa li- ja terveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon yh dis tä vät asia kas keskei set toimintaprosessit. Tästä työstä aiheutuu ar vion mu kaan noin neljän miljoonan euron kustannukset, jotka koos tu vat lähes kokonaan hankkeeseen osallistuvien am mat ti lais ten työ ajan kustannusten korvauksista. Kus tan nuk siin tulee tar ken nus sen jälkeen, kun viralliset tarjoukset APTJ-ko ko nai suu des ta tu le vat KL-kuntahankintojen tietoon. Alla ole vas ta taulukosta käy ilmi alus tava arviolaskelma kustannusjakaumasta mukana ole vien or ga ni saatioi den kesken. Taulukko 1. Kustannusarvio.
Kustannustenjaon perusperiaatteena on, että tilaajat vastaavat yh teisis tä toimitus- ja käyttöönottovaiheen kustannuksista yh tei ses ti, väestömääriensä mukaisessa suhteessa. Kustannukset koos tu vat projektisuunnitelman mukaisista maksuposteista ja yh teis työ or ga nisaa tion kustannuksista. Lisäksi kukin tilaaja vas taa omasta käyttöönotostaan sekä tilaajakohtaisista muu tok sis ta aiheutuvista kustannuksista. Tarkempi projektisuunnitelma työstetään pui te so pi muk sen al le kir joitta mi sen jälkeen, osana or ga ni saa tio koh tai sia pro jek ti suun ni tel mia. Suunnitelmat ovat valmiita ennen toi mi tus so pi muk sen ja palvelusopimuksen allekirjoittamista vuoden 2019 lopussa tai viimeis tään alkuvuodesta 2020. Yh teis työ so pi muk ses sa on mää ri tel ty myös laskutus- ja maksuehdot (etu pai not tei ses ti) se kä mahdollisen maksuviivästyksen seuraamukset. Riskien hallinta, sopimusrikkomukset ja sen seuraamukset Yhteistyösopimuksen sisältämien maksuehdoin pyritään tur vaa maan asiakkaan maksuvalmius. Taloudellisia riskejä pyritään so pi muk sessa hallitsemaan myös määrittelemällä olennainen so pi mus rik ko mus ja sen seuraamukset: sopimussakko ja va hin gon kor vaus sekä sopimuksen purkumahdollisuus. Asiakokonaisuuden liitteinä ovat luonnos maakunnallisten osa puolten väliseksi yhteistyösopimukseksi sekä sopimuksen liit tee nä 1 oleva Yhteistyöorganisaation hallintamalli. Yhteistyösopimuksen liitteenä 2 oleva Investointilaskelmat ja Ti laajien työnresurssiarvio sekä liitteenä 3 oleva Tar jous pyyn tö luon nos ovat salassa pidettäviä. Salassapidon peruste on laki vi ran omais ten toiminnan julkisuudesta 24.1 17-kohta. Kuntayhtymän johtaja: Hallitus esittää, että valtuusto 1. hyväksyy APTJ-hankkeen investoinnin ja sitoutumisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan KL-kun ta han kinnal le annetun sitoumuksen mukaisesti ja edellä esitetyllä taval la 2. hyväksyy yhteistyöorganisaatioon liittymisen ja APTJ:n vastuu or ga ni saa tio mal lin sekä kuntayhtymän toiminnan osana yh teis työ or ga ni saa tio ta 3. hyväksyy maakunnallisten osapuolten välisen yh teis työ so pi-
muk sen luonnoksen ja valtuuttaa kuntayhtymän hallituksen hy väk sy mään luonnoksessa mahdollisesti tarvittavia vä häisiä ja teknisluonteisia korjauksia. Päätös: Hallitus hyväksyi päätösesityksen yksimielisesti. Valtuusto 13.06.2019 34 Merkittiin, että vastuualuejohtaja Santeri Seppälä ja johtava sosiaalityöntekijä Antti Mäkelä selostivat asiaa ja poistuivat sen jälkeen kokouksesta klo 14.45. Merkittiin, että Risto Salminen saapui kokoukseen klo 14.07 ja Seija Kuikka klo 14.14 ennen päätöksentekoa. Merkittiin, että valtuuston puheenjohtaja Eero Aho poistui kokouksesta klo 14.36 ennen päätöksentekoa. Päätös: Kokouksessa pidettiin neuvottelutauko klo 14.51-15.00. Keskustelun aikana valtuutettu Esko Ripaoja esitti pontta, että Keski-Suo men sairaanhoitopiirin ja Etelä-Savon sosiaali- ja ter veys palve lu jen kuntayhtymän liikelaitoskuntayhtymän val mis te lus sa pidetään puolen vuoden tauko. Pontta ei kannatettu, joten se raukesi. Valtuusto hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.