THE INTERNATIONAL ASSOCIATION OF LIONS CLUBS Piiri 107- E Suomi District 107- Finland Piirikuvernööri 2013-2014 District Governor Antti Hynnä (Anneli Mäkelä) Puh. 040 849 0048 antti.hynnä@lions.fi Kauden 2013-2014 teemat Kansainvälinen Kotimainen E-piiri Me palvelemme Seuraa unelmaasi (Follow your dream) Palvelulla hyvinvointia Kotiseutu isänmaan sydän 107-E PIIRIHALLITUKSEN 1. KOKOUS 2013 2014 Aika Torstai 29.08.2013 klo 18.00 Paikka Bistro Pannu & Huone, Haarlankatu 1, 33230 Tampere Pöytäkirja 1. Piirikuvernööri Antti Hynnä avasi kokouksen. Avauksen jälkeen laulettiin Leijonahenki. 2. Piirikuvernöörin puheenvuoro Piirikuvernööri Antti Hynnä toivotti osanottajat tervetulleeksi. Puheenvuorossaan hän esitteli alussa lyhyesti Liiton yhteisiä aktiviteeteja. Liiton varainhankinta-aktiviteeteilla on tavoitteena kerätä liiton nuorisotyölle 100 000 EUR tämän kauden aikana. Tästä merkittävä osa käytetään nuorisovaihtoon ja leireihin. Joulukorttien myynnin trendi on ollut laskeva vuodesta 2009. E-piirissä vuonna 2012 myynti oli 3,28 korttia/jäsen. Tällä sijoituttiin pronssitilalle piirin välisessä vertailussa. Piirikuvernööri muistutti, että joulukortit ovat klubeille hyvä varainhankintakeino, sillä kortin hinnasta klubi saa puolet. Anna tukesi arvat piti postittaa klubeille elokuun loppuun mennessä, mutta johtuen siitä, että poliisi ei ole ehtinyt käsitellä arpajaislupaa ajoissa, postitus on myöhässä ja tapahtunee syyskuun aikana. Arpajaisten pääpalkintona on 20 matkaa Lions-järjestön vuosikokoukseen 2014 Torontoon. Nenäpäivää vietetään 8.11. Lions-liitto tulee osallistumaan nenäpäivään näyttävästi. E-piirin kampanjapäällikkö Anne Lindroos-Matintalo kertoi, että asiasta saadaan lisätietoa lähiaikoina.
Invalidiliiton ja Lions-liiton välisestä yhteistyöhankkeesta on myös E-piirin piirivastaavan Seppo Airaksisen mukaan tulossa lisäinfoa piakkoin. Esityksensä lopuksi piirikuvernööri painotti tärkeimpiä painopistealueita piirin kuluvan kauden toiminnassa. - 2 % kasvu jäsenmäärässä, eli 40:nen jäsenen nettolisäys - Uusien naisklubien perustaminen - Klubityytyväisyys - Syrjäytymisvaarassa olevien nuorten auttaminen - Yhteistyö yritysten kanssa, esimerkkinä LC Tampere Pyynikki/ Elixia Toimintakauden merkittävin haaste piirissämme on jäsenkehityksen kääntäminen positiiviseksi. Suomen Lions-liiton jäsenmäärä on tällä hetkellä pudonnut alle 25000 jäsenen. Kaikkien on panostettava uusien jäsenten saamiseen, klubien nuorentamiseen ja uusien klubien perustamiseen. Erityisen tärkeässä roolissa on nykyisten jäsenten pitäminen klubeissa. Jos viidesosa eroavista jäsenistä saataisiin pidettyä klubeissa, jäsenmäärän pieneneminen olisi estettävissä. E-piirissä jäsenmäärä on ollut laskeva vuodesta 1995 lähtien, mutta piireissä kuten C-, A- ja N-piiri jäsenmäärä on pysynyt suhteellisen vakiona tai kasvanut. Tavoitteena on myös naisten osuuden kasvattaminen jäsenistöstä nykyisestä noin 16 %:sta 23 %:iin. 3. Todetaan läsnäolijat Kokouksessa läsnä 24 piirihallituksen jäsentä, 2 PDG:tä ja 2 puolisoa. Lisäksi 7 puolisoa osallistui puoliso-ohjelmaan liikuntakeskus ELIXIA Onkiniemessä. He poistuvat kokouksesta kohdan 2 jälkeen. Liite 1 (läsnäolijat). 4. Todetaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri Kokouksen puheenjohtajana toimi piirikuvernööri Antti Hynnä ja sihteerinä piirisihteeri Pekka Siitonen. 5. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin sääntöjen mukaisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouskutsut on lähetetty 12.08.2013 sähköpostilla hallituksen jäsenille sekä 12.08.2013 20 PDG:lle eli vähintään 14 päivää ennen kokousta. Piirikuvernöörin lisäksi paikalla oli vähintään puolet äänioikeutetuista jäsenistä. Liite 2 (kokouskutsu). 6. Valitaan pöytäkirjan tarkastajat ja äänten laskijat Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Rauno Sulonen sekä Tapani Matintalo ja he toimivat ääntenlaskijoina tarvittaessa. 7. Hyväksyttiin asialista kokouksen työjärjestykseksi. Liite 3 (asialista). 8. Todettaan puhe- ja äänioikeudet piirihallituksen kokouksissa Piirikuvernööri totesi, että läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus on piirikuvernöörillä, edellisellä piirikuvernöörillä, varapiirikuvernööreillä, lohkojen puheenjohtajilla, piirisihteerillä, piirin rahastonhoitajalla sekä toimikuntien puheenjohtajilla. Läsnäolo- ja puheoikeus on Leoedustajalla ja PDG:eillä sekä kuvernöörin kutsumilla asiantuntijoilla. Lisäksi piirihallituksen jäsenten ja PDG:eitten puolisoilla on läsnäolo-oikeus.
9. Todettiin piirikokouksessa tehdyt päätökset kaudelle 2013 2014 Todetaan Tampereen piirikokouksessa tehdyt tätä toimikautta koskevat päätökset: Piirikuvernööriksi valittiin Antti Hynnä LC Lempäälä 1. varapiirikuvernööriksi valittiin Esko Hietanen LC Lempäälä/Kanava 2. varapiirikuvernööriksi valittiin Erkki Voutilainen LC Valkeakoski Vuoden 2014 piirikokouksen pitopaikaksi todettiin Lempäälä, järjestäjinä LC Lempäälä, LC Lempäälä/Kanava ja LC Lempäälä/Sääksjärvi. Kokouspäiväksi todettiin 12.04.2014. Vuoden 2015 piirikokouksen pitopaikaksi valittiin Ikaalinen. Hyväksyttiin Lions-piirin 107-E ohjesääntö. Liite 4 (Lions-piirin 107-E ohjesääntö) 10. Talousarvio kaudelle 2013 2014 Todettiin, että talousarvio kaudelle 2013-2014 on käsitelty ja hyväksytty edellisessä piirin vuosikokouksessa. Liite 5 (talousarvio kaudelle 2013-2014). Piirikuvernööri totesi, että talousarviosta poiketen Suomen Lions-liitto ry:n piirirahan olevan 7215 EUR 5050 EUR sijaan. Korotus on seurausta jäsenmaksun korotuksesta Lions Liitto ry:n vuosikokouksen päätöksellä. 11. Toimikauden 2013-2014 piirin pankkitilit ja niiden käyttöoikeudet Todettiin piirin tilit: FI63 1277 5000 1954 15 Piirin tili FI32 1277 3000 1049 58 LCIF- tili FI86 1277 3000 1052 11 Nuorisoleiritili FI60 1158 3500 1058 06 Piirileijona-lehden tili FI24 1165 3000 1102 99 Quest-tili Piirin tili: Poistetaan käyttäjältä Tapani Matintalolta ja Pertti Tihveräiseltä kaikki käyttöoikeudet tiliin. Myönnetään laaja käyttöoikeus tilille piirikuvernööri Antti Hynnälle tai rahastonhoitajalle Pertti Mäkelälle. He käyttävät tiliä käyttöoikeudella. LCIF tili: Poistetaan käyttäjä Tapani Matintalolta kaikki käyttöoikeudet tiliin. Käyttöoikeus tiliin on piirikuvernööri Antti Hynnällä tai toimikunnan puheenjohtajalla Heidi Rantalalla. He käyttävät tiliä käyttöoikeudella. Nuorisoleiritili: Poistetaan käyttäjä Tapani Matintalolta kaikki käyttöoikeudet tiliin. Käyttöoikeus tiliin on piirikuvernööri Antti Hynnällä tai toimikunnan puheenjohtajalla Erkki Voutilaisella. He käyttävät tiliä käyttöoikeudella. Piirileijonatili: Poistetaan käyttäjä Tapani Matintalolta kaikki käyttöoikeudet tiliin. Käyttöoikeus tiliin on piirikuvernööri Antti Hynnällä tai toimikunnan puheenjohtajalla Jorma Pylväällä. He käyttävät tiliä käyttöoikeudella.
Quest tili: Poistetaan käyttäjä Tapani Matintalolta kaikki käyttöoikeudet tiliin. Käyttöoikeus tiliin on piirikuvernööri Antti Hynnällä tai toimikunnan puheenjohtajalla Päivi Myllymaalla. Lisäksi poistetaan asiakastunnuksella 414 194 henkilökohtaiset verkkopankkioikeudet tapani Matintalolta ja Pertti Tihveräiseltä ja myönnetään henkilökohtaiseen verkkopankkikäyttöön tileittäin seuraavasti: Piirin tili Pertti Mäkelä, henkilötunnus ja Antti Hynnä, henkilötunnus LCIF-tili Entinen Heidi Rantala, uusi Antti Hynnä, henkilötunnus Nuorisoleiritili Entinen Erkki Voutilainen, uusi Antti Hynnä, henkilötunnus Piirileijonatili Entinen Jorma Pylväs, uusi Antti Hynnä, henkilötunnus Quest tili Entinen Päivi Myllymaa, uusi Antti Hynnä, henkilötunnus Keskusteltiin piirin tilien lukumäärän mahdollisesta vähentämisestä ja tilintarkastuskäytäntöjen yhtenäistämisestä. Puheenjohtajan ehdotuksesta päätettiin Heidi Rantalan vetämän työryhmän valmistelevan asiasta ehdotuksen kauden viimeiseen piirihallituksen kokoukseen, jossa asiasta päätetään. Heidi kutsuu työryhmän muut jäsenet. Puheenjohtaja muistutti toimikuntapuheenjohtajia siitä, että piirin tilit käsitellään piirihallituksen seuraavassa kokouksessa 26.11. Tilinpäätökset on toimitettava lokakuun loppuun mennessä puheenjohtajalle ja sihteerille. Piirikuvernöörin syyskuun tiedotteessa on koottuna piirin klubien yhteiset aktiviteettimaksut kuluvalta kaudelta. Erkki Voutilainen esitti sähköisten laskujen käyttöä paperisten pankkisiirtolomakkeiden käytön sijaan. Heidi Rantala oli pankkisiirtojen kannalla. Todettiin, että toimikuntapuheenjohtajat päättävät oman toimikuntansa laskutuskäytännöstä. Puheenjohtaja esitti tilioikeuden muutosten käsittelyn siirtämistä vanhan piirihallituksen viimeiseen kokoukseen keväällä, koska nykyisellä käytännöllä, jossa tilioikeuksien muutokset käsitellään vasta uuden piirihallituksen ensimmäisessä kokouksessa syksyllä, uudet tilinkäyttäjät saavat tilinkäyttöoikeudet vasta yli kaksi kuukautta toimikautensa alkamisen jälkeen. Kokous päätti yksimielisesti kaikkien tilioikeuden muutosten käsittelyn siirtämistä esityksen mukaisesti vanhan piirihallituksen viimeiseen kokoukseen, siten, että muutokset tulevat voimaan toimikauden vaihtuessa 1.7.
12. Toimikauden 2013-2014 laskujen hyväksyminen Päätettiin, että piirin laskujen hyväksyjinä toimivat piirikuvernööri Antti Hynnä sekä piirin rahastonhoitaja Pertti Mäkelä. Heillä on laskujen hyväksymisoikeus erikseen. Toimikuntien varojen käytöstä vastaa piirikuvernööri ja laskut hyväksyy toimikunnan puheenjohtaja. 13. Piirileijonalehden mainosmyynti Jorma Pylväs esitteli asian: Viimekauden mainostulot olivat noin 4000 EUR, josta 2000 EUR saatiin Pauli Impolan ja Hämeenkyrön Kyröttärien (Leena-Maija Lindquist) toimesta ja puolet piirikuvernööri Tapani Matintalon ja Jorman itsensä toimesta. Impolan palkkio oli 20 % ja Kyröttärien progressiivinen, jääden kuitenkin 10 %:iin. Pauli Impola lahjoitti oman palkkionsa hyväntekeväisyyteen. Klubeilta lehteen saatiin viimekaudella vain kaksi mainosta. Päätettiin, että kuluvalla kaudella palkkio ammattimyyjille on kiinteä 20 %. Palkkio on sama myös muille klubeille kuin Kyröttärille, mikäli nämä mainoksia myyvät. Päätettiin, että klubeille mainosmyynnistä tilitettävät palkkiot maksetaan klubin hallintotilille ja ne käytetään lions toiminnan kehittämiseen. Piirilehtien tukiraha on haettavissa päämajasta lokakuun loppuun mennessä. Puheenjohtaja hoitaa hakemuksen Jorman toimittaman aineiston pohjalta. 14. Hyväksytään toimintasuunnitelma kaudelle 2013 2014 Päätösehdotus: Hyväksyttiin toimintasuunnitelma kaudelle 2013-2014 ja osana toiminnan suunnitelmaa merkitään tiedoksi toimikuntien ja lohkojen puheenjohtajien laatimat toimintasuunnitelmat. Toimintasuunnitelma kokouspöytäkirjan liitteenä. (Liite 6. E-piirin toimintasuunnitelma 2013-2014) 15. Edellisen piirikuvernöörin puheenvuoro. Tapani Matintalo kiitti kaikkia edellisen kauden piirihallituksen jäseniä hyvin tehdystä työstä. Piirin jäsenmäärän väheneminen saatiin pysäytettyä. Samalla hän totesi jäsenistön ikääntymisen tuovan haasteen kauden 2013-2014 jäsenkehitykselle. Uusien jäsenten hankkimiseksi Lions-toiminnan olisi oltava entistä näkyvämpää. Tehty työ kertoo enemmän klubien toiminnasta kuin rahalliset avustukset. Palveluaktiviteettien lisääminen on paluuta Lions-toiminnan juurille. Jatkossa Tapani toimii seuraavat 3 vuotta Aarne Ritari säätiön hallituksessa. Säätiön adresseja on totutusti saatavilla piirifoorumissa klubien ARS-asiamiehille edelleen klubeissa myytäviksi. 16. Varapiirikuvernöörien puheenvuorot. I varapiirikuvernööri Esko Hietanen toivotti tarmoa sekä tämän, että ensi kauden piirihallitukselle. Ensikauden piirihallitus on jo hahmottumassa. Toimintasuunnitelma on haasteellinen ja sen toteuttaminen vaatii sekä omien roolien hoitamista, että kaikkien yhteistyötä asioiden viemiseksi yhteisesti päätettyyn suuntaan. JOVA koulutuksen avulla klubit saavat työkaluja, joilla ne vastaavat haasteisiin. Tärkeää jäsenmäärän säilyttäminen, uusien klubien perustaminen ja naisjäsenien osuuden lisääminen.
II varapiirikuvernööri Erkki Voutilainen oli ollut Quest koulutuksessa. Koulutus oli ollut antoisa ja hän totesi sen kannustavan viemään nuorten asioita tarmolla eteenpäin. Suositteli lämpimästi kaikille, jotka koulutuksessa ei vielä ole ollut. 17. Piirisihteerin puheenvuoro. Piirisihteeri Pekka Siitonen totesi tehtävän olevan haasteellinen lyhyen aikaa Lionstoiminnassa mukana olleelle. Tiedotettavaa riittää niin klubeille kun piirihallitukselle. 18. Piirin rahastonhoitajan puheenvuoro. Ei puheenvuoroa. 19. Vieraiden tervehdykset. Kokouksessa ei vieraita. 20. Pyydetyt puheenvuorot (Lohkojen puheenjohtajat ja toimikuntapuheenjohtajat), Marja Sundstöm-Pullinen, ajankohtaiset jäsenkuulumiset Viimekauden nollakasvusta vara parantaa tällä kaudella. Lähtevien määrää saatava pienemmäksi. Jäsenviihtyvyyttä parannettava aktiivisella toiminnalla. Lohkojen puheenjohtajien seurattava klubien tilannetta. Jos jonkin klubin toiminta uhkaa loppua, ottakaa yhteys Marjaan. Sastamalan uuden naisklubin charter night 14.9. Klubissa aktiivisia nuoria jäseniä. Vesilahdella 24.9 infotilaisuus naisklubin perustamisesta. Lempäälän liitännäisklubin tavoitteena saada riittävä jäsenmäärä itsenäisen klubin statukseen. Esitys : Piirin tilaisuuksissa ei peritä osallistumismaksua uusien lionien koulutuksesta. Päätös: Uusien jäsenien koulutustilaisuudet ovat maksuttomia. Voimassa jo piirifoorumissa 14.9. Sihteeri tiedottaa klubeille. Erkki Voutilainen, Nuorisotyötoimikunnan puheenjohtajan puheenvuoro Nuorisovaihtoleiri 10-18.8 onnellisesti ohi. Nuorilta ympäri maailmaa runsaasti kiitosta leirin jälkeen. Leiri järjestelyt hoiti pieni aktiivimäärä. Erityisesti Sääksmäen klubi oli merkittävällä panoksella mukana sekä rahallisesti, organisoinnissa, että tapahtumissa. Valkeakosken ja Rapolan klubit osallistuivat organisointiin, yövalvontaan ja kuljetuksiin. Apian klubista oli yövalvojia. Seurakunnasta ohjaajina oli isäntänuoria 7 kappaletta, joille leiri oli osa koulutusta, eikä siitä aiheutunut leirille kustannuksia. Lisäksi seurakunnasta 3 päätoimista viranhaltijaa. Leirin tulot olivat hieman budjetoitua suuremmat ja kun menot johtuen seurakunnan panoksesta, klubien osallistumisesta kustannuksiin ja tarkasta taloudenpidosta jäivät arvioitua pienemmiksi, leirin tuottojäämä on 12 924 EUR. Jorma Pylväs esitti Sääksmäen klubin huomioimista panostuksesta nuorisoleiriin. Päätös: Piirikuvernööri palkitsee Sääksmäen klubin piirin vuosikokouksen yhteydessä. Timo Ikkala, Sri Lankan ystävien seuran piirivastaava Sri Lankan ystävien seura on rekisteröimätön yhdistys. Seuran jäseninä on lioneja, toimintaa tukevat henklöitä, Lions klubeja ja yrityksiä. Tukimaksu 30 EUR/vuosi henkilöjäsenet, 100 EUR/vuosi klubit ja 200 EUR/vuosi yritykset. E-piiristä 30-40
jäsentä. Avustukset käytetään Ratnapuran silmäklinikan rakentamiseen, laitehankintoihin ja henkilöstön koulutukseen. Sairaalan rakennus on valmiina, vihkiäisissä viimevuonna oli seurasta 5 hengen delegaatio. Timo pyysi lohkojen puheenjohtajia tiedottamaan klubeille seuran toiminnasta. Jorma Pylväs tiedotti Piirileijona-lehden aikataulusta: 15.9 aineiston deadline. Tavoitteena 76 sivuinen lehti, noin 130 kuvaa. Lehteen toivotaan juttuja klubien aktiviteeteista ja ajankohtaisista asioista. Lohkojen puheenjohtajat piirimyyjinä klubeille, jotta aineistoa klubeista saadaan. Lehti jaetaan seuraavassa piirihallituksen kokouksessa. 21. Leo-edustajan puheenvuoro. Ei ollut puheenvuoroa, koska Leo-edustajaa ei ole valittu 22. Saapunut posti Ei postia 23. Ilmoitusasiat Piirihallituksen kokoukset kaudella 2013 2014 21.11.2013 Tampere, TTY Materiaaliopin laitos 20.02.2014 Tampere 27.03.2014, Tampere 25.05.2014 Piirikuvernöörin vaihtotilaisuus, Lempäälä Piirin urheilu- ja kilpailutoiminta 2013 2014 Piirissä on ollut lohkojen ja alueiden välistä kilpailutoimintaa mm. pilkki-, golf-, curling-, ja lentopallokilpailujen muodossa. Kilpailutapahtumista tiedotetaan erikseen. Piirin muu toiminta 2013 2014 14.09.2013 Piirifoorumi (SuurPNAT), Hakkarin koulu, Lempäälä 21.9.2013 Viestintäkoulutus (www-sivujen luominen ja päivitys) 29.09.2013 Koko perheen ulkoilupäivä, Birgitan polku, Lempäälä 28.09.2013 Shakin XVII lions-mestaruuskilpailut, järjestäjänä Tampere/Tohloppi 13.10.2013 Kirkkopyhä, Pyhän Birgitan kirkko, Lempäälän kirkko 26.10.2013 JOVA I 31.12.2013 Uuden vuoden tanssiaiset, Hotelli Ellivuori 12-18.01.2014 Lions-viikko 19.01.2014 Seppeleenlasku sankarihaudoille, Kalevankankaan hautausmaa, Tampere 11.01.2014 Melvin Jones juhla, Tampere 06.03.2014 ARS-juhla, Tampere 15.03.2014 JOVA II 5/2014 Puolisopäivä 24. Piirin strategia PDG-koulutuksen osana tulevat piirikuvernöörit saivat tehtäväksi oman piirinsä strategian työstämisen. E-piirin strategia on koostettu piirikuvernöörin kokoaman työryhmän toimesta viime keväänä. Piirikuvernööri pyysi piirihallitusta perehtymään
strategiaan. Strategiaa käsitellään seuraavassa kokouksessa, ja käsittelyn tuloksena muokattu strategia hyväksytään piirin vuosikokouksessa. Muutosehdotukset strategiaan kirjallisena ennen seuraavaa kokousta piirikuvernöörille ja piirisihteerille. (Liitteenä 7 ja 8 E-piirin strategia, Strategia yhteenveto). 25. Seuraava kokous Seuraava kokous 21.11.2013, klo 18:00, paikkana Tampereen Teknillinen Yliopisto, Materiaaliopin laitos. 26. Muut asiat Tapani Matintalo esitti harkittavaksi piirin oman ansiomerkin teettämistä. Merkki myönnettäisiin piirihallituksen päätöksellä klubin anomuksesta. Hinta voisi olla esim. 150 EUR ja tuotto ohjattaisiin esim. perustettavaan piirin katastrofirahastoon. Todettiin, ettei Lions-ansiomerkkiohjeessa ei ole mainintaa piirien omista kunniamerkeistä. Sen oikean arvoasemasta olisi oltava Lions-liiton päätös. Piirikuvernööri lupasi ottaa asian esille kuvernöörineuvostossa ja tarvittaessa selvittää asiaa liiton kanssa. 27. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 20.59 Lempäälä 10.09.2013 DG Antti Hynnä puheenjohtaja CS Pekka Siitonen sihteeri Rauno Sulonen pöytäkirjan tarkastaja Tapani Matintalo pöytäkirjan tarkastaja