SÄHKÖISTEN KUNTAPALVELUIDEN KUSTANNUSHYÖTYANALYYSI 2014 - Tietoa päätöksenteon tueksi -
SISÄLLYS 1 Johdanto.. 3 2 Julkishallinnon sähköiset palvelut esimerkkejä mahdollisuuksista 7 3 Kustannus-hyötyjen analysointi mitä, miten ja miksi? 11 4 Case-esimerkit.21 - Etäpalvelut - Verkkoasiointi - Verkko-osallistuminen 5 Mitä palvelujen käyttöönotto edellyttää? 44 2
1 JOHDANTO TAUSTA JA TAVOITTEET 3
SELVITYKSEN TAUSTA Valtioneuvosto teki 4.12.2008 periaatepäätöksen valtakunnallisesta laajakaistahankkeesta. Sen mukaan vuoden 2015 loppuun mennessä lähes kaikki (yli 99 prosenttia väestöstä) vakinaiset asunnot sekä yritysten ja julkishallinnon organisaatioiden vakinaiset toimipaikat ovat enintään kahden kilometrin etäisyydellä nopeudella 100 Mbit/s toimivan yhteyden mahdollistavasta valokuitu- tai kaapeliverkosta. Kuluttajat hankkivat tilaajayhteyden omalla kustannuksellaan valitsemaltaan teleyritykseltä. Taajamiin teleyritykset rakentavat nopeat yhteydet markkinaehtoisesti. Näin saavutetaan noin 95 % väestöpeitto. Väestöpeiton korottaminen tästä 99 %:iin edellyttää, että nopeat yhteydet rakennetaan noin 130 000 haja- asutusalueiden kotitalouteen osaksi julkisella tuella. Julkista tukea maksetaan ainoastaan niille hankkeille, jotka eivät ole kaupallisesti toteutettavissa ja nopeita yhteyksiä rakennetaan vain sinne, missä niille on kysyntää. Maakuntien liitot ovat laatineet ohjelmat niistä haja- asutusalueiden hankkeista, joihin valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaisesti käytetään julkista tukea. Tämän selvityksen tarkoituksena on kuvata hyötyjä joita laajakaistainvestoinneilla erityisesti harvaan asutut seudut voivat saada. Selvityksessä kuvataan sähköisten palveluiden tuomia mahdollisuuksia sekä niitä konkreettisia kustannushyötyjä joita sähköiset palvelut tuottavat niin kunnille, kuntalaisille kuin yrityksille. Selvityksen lähestymistavaksi valittiin Case- tarkastelut joilla havainnollistetaan ja konkretisoidaan laajakaistainvestointien mahdollistamia käytännön hyötyjä ja etuja. 4
TAVOITTEET JA TULOKSET Tavoitteet Selvityksen tavoitteena on: 1. Tukea maaseutumaisten kuntien ja muiden julkisten palveluntuottajien sähköisen palvelutuotannon strategista kehittämistä. 2. Määrittää sähköisen palvelutuotannon ja niiden käytön edellytysten kuten tietoliikenneyhteyksien ja rahoituksen tarpeita ja haasteita. Tulokset Selvitystyön tulokset tukevat kuntien päätöksentekoa, perustelevat laajakaistan rakentamista. Kohderyhmänä erityisesti kuntien valtuustot ja hallitukset. Selvityksessä painotetaan kustannus- hyöty näkökulmaa, taloudellisia hyötyjä Otetaan kantaa teknisiin ratkaisuihin Kuvataan etenemisvaihtoehtoja ja sitä mitä nämä kunnilta vaativat 5
SELVITYSTYÖN TARKASTELUKULMAT SAAVUTETTAVAT+HYÖDYT+ HYÖTYIHIN+ LIITTYVÄT+TEKIJÄT+ TUOTOKSET+ Kustannushyödyt+ Laadulliset+hyödyt+ Hyödyt&kunnille& Hyödyt&&muulle&hallinnolle& Hyödyt&&kuntalaisille& Hyödyt&&yrityksille& Hyötyjen&saavuttamisen&edellytykset& Hyötyjen&saavuttamiseen&liittyvät&riskit& Tietoliikenneyhteyksien&merkityksen&ja&vaatimusten&kuvaus& Selvitys&edellä&kuvatuista&hyödyistä&ja&hyötyihin&liittyvistä&tekijöistä& Katsaus&rahoituksen&mahdollisuuksista& Hyötyjen&analysoimisen&malli&jatkokehittämisen&tueksi& Selvitystyössä sähköisiä kuntapalveluja tarkastellaan kolmesta eri kulmasta: Palveluiden& yhteistoteuttami5 sesta&syntyvät& synergiahyödyt& PALVELUI5 DEN& TUOTTAJT& 1. Hyötyjen osalta selvityksessä tarkastellaan sekä kustannushyötyjä että laadullisia hyötyjä PALVELUI5 DEN& KÄYTTÄJÄT& 2. Hyötyjä tarkasteltaessa analysoidaan hyötyjä sekä palvelun tarjoajien (kunta ja muu hallinto) ja palvelujen käyttäjien (kuntalaiset ja yritykset) näkökulmista 3. Lisäksi tarkastellaan mitä tunnistettujen hyötyjen saavuttaminen edellyttää esimerkiksi verkkoyhteyksiltä ja minkälaisia muita vaatimuksia palveluiden käyttöönotto edellyttää.
2 JULKISHALLINNON SÄHKÖISET PALVELUT ESIMERKKEJÄ MAHDOLLISUUKSISTA 7
SÄHKÖISTEN PALVELUIDEN ERI MUODOT 1. Etäpalvelut. Uusien palvelumallien avulla asiakas voi saada palvelua etänä, esim. kotoaan, kun erilaisia asiantuntijapalveluita voidaan tarjota paikkariippumattomasti verkon kautta. 2. Verkkoasiointi. Palveluiden saatavuutta voidaan lisätä täydentämällä palveluverkostoa paikkariippumattomilla verkkoasioinnin palveluilla. Palveluaikoja voidaan laajentaa toteuttamalla aikariippumattomuutta itsepalveluasioinnin keinoin. 3. Verkko- osallistuminen. Osallisuus ja kuntalaisen aktiivinen vuorovaikutus voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti, kun asiakaspalvelumallia yhtenäistetään läpi toimialojen. Opetustoimessa digitaalisilla sisällöillä, oppimisympäristöillä ja sähköisillä vuorovaikutuksen ratkaisuilla voidaan tukea monipuolisesti oppimista. 4. Verkkoneuvonta. Neuvonnalla voidaan välttää turhia käyntejä ja asiakasportaali auttaa ja ohjaa kuntalaista hakemisessa ja asioiden vireillepanossa. 5. Automatisoidut prosessit. Palveluiden sähköistäminen mahdollistaa palveluiden ja palveluihin liittyvien prosessin osien automatisoinnin. Tästä esimerkkejä ovat automaattiset hälytykset, ilmoitukset ja tietojen automaattinen välittyminen asiakkaiden ja eri viranomaisten välillä. Tämän selvityksen kohteeksi valittiin erilaisia kategorioihin 1-3 kuuluvia palveluja. Palvelut valittiin siten että ne kattavat kuntien eri toimialoja. Valinta tehtiin yhdessä Lapin liiton kanssa ja valinnan pohjaksi haastateltiin Lapin kuntien johtoa. 8
ESIMERKKEJÄ JULKISHALLINNON SÄHKÖISISTÄ PALVELUISTA Julkiset palvelut siirtyvät verkkoon Seuraavassa on esitetty kuntien näkökulmasta kiinnostavampia Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmassa (SADe- ohjelma) kehitettyjä sähköisiä palveluja. Näiden ohella kunnille on tarjolla monia markkinalähtöisesti kehitettyjä palveluja. Kansalaisneuvonta Kansalaisneuvonta www.kansalaisneuvonta.fi avattiin 25.11.2013. Valtiokonttorin tuottama palvelu vastaa julkisia palveluita koskeviin yleisiin kysymyksiin, ohjaa oikean viranomaisen luokse sekä tukee sähköisen asioinnin tukipalveluidenkäytössä (Suomi.fi, Vetuma, Asiointitili ja lomake.fi). Ensimmäisen puolen vuoden aikana (25.11.2013 31.5.2014) palveluun on tullut yhteensä 5127 yhteydenottoa. Yhteydenotoista 48 % on tullut puhelimitse ja 52 % sähköisesti (sähköposti, sähköinen lomake, tekstiviesti). Suurin osa yhteydenotoista koskee neuvontaa (81,8 %). Suurin osa palveluun tulevista yhteydenotoista kyetään ratkaisemaan heti (87, 9 %). Tällä hetkellä kaikkiin puheluihin kyetään vastaamaan alle 30 sekunnissa ja sähköisistä yhteydenotoista lähes 100 % kyetään ratkaisemaan alle vuorokaudessa. Puheluiden kesto on keskimäärin hieman alle 5 minuuttia. Etäpalvelut Etäpalvelu kiinteillä videoneuvottelulaitteilla on käytössä 56 yhteispalvelupisteessä viidessä maakunnassa; Lapissa, Pohjois- Pohjanmaalla, Etelä- Pohjanmaalla, Keski- Suomessa ja Etelä- Savossa. Käyttöasteet vaihtelevat eri pisteissä riippuen palveluiden lukumäärästä ja asiakaskunnan laajuudesta sekä käyttöönoton tilanteesta. Volyymeiltaan suurimmat palvelut ovat Kelan ja TE- toimistojen tuottamat asiointipalvelut. 9
Lupapiste Lupapiste- palvelu on otettavissa käyttöön kaikkien lupatyyppien (noin 20) osalta. Lupapisteen neuvontapalveluosio on avattu koko maan laajuisesti ja on kaikkien vapaasti käytettävissä. Lupien haun osalta palvelu on käytössä noin 20 kunnassa ja yli 20 muuta kuntaa on sitoutunut ottamaan palvelun käyttöön tänä vuonna. Lupapiste- palvelun käyttöaste vaihtelee kunnittain. Niissä kunnissa, joissa palvelu on ollut käytössä jo useita kuukausia, tulee nyt 30-70 % lupahakemuksista sähköisesti. Kuntalaisaloite.fi Palvelu avautui 10.9.2013, kävijöitä on 30 000 + kuukaudessa, ja palvelussa on tähän mennessä tehty 412 aloitetta, joista kuntaan toimitettu 325. Kaikkiaan 180 kuntaa on jo liittynyt palvelun käyttäjiksi. Opintopolku.fi Sivusto julkaistiin 2.9.2013 ja sen sisältämä palvelukokonaisuus korvaa aiemmat Opetushallituksen ylläpitämät valtakunnalliset koulutustiedotusratkaisut ja yhteishaut sekä mahdollistaa myös yhteishakujen ulkopuolisten koulutusten hakujen järjestämisen. Ensimmäiseksi palvelussa on toteutettu ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishaku ja siihen liittyvät palvelut. Oma Yritys- Suomi Oma Yritys- Suomi on yritykselle tai yrityksen perustajalle tarkoitettu verkkopalvelu yrityksen asioiden hoitamiseen. Palveluun kootaan yrityksen tilanteeseen parhaiten sopivat tietosisällöt, työkalut ja sähköiset asiointipalvelut helposti yhdestä paikasta saavutettavaksi. Palkka.fi Palkka.fi on maksuton palkanlaskentaohjelma, joka on otettu käyttöön vuonna 2006. Se on kehitetty yhteistyössä Verohallinnon, työeläkeyhtiöiden ja tapaturmavakuutusyhtiöiden kanssa helpottamaan pientyönantajia palkanlaskentaan liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitamisessa. Tällä hetkellä palvelua ylläpitävät Verohallinto, työeläkeyhtiöt ja Työttömyysvakuutusrahasto. 10
3 KUSTANNUSHYÖTYJEN ANALYSOINTI MITÄ, MITEN JA MIKSI? 11
KUSTANNUS-HYÖTYJEN ARVIOINTI Kustannus- hyötyanalyysin tavoitteena on arvioida investoinnin kannattavuutta: ylittävätkö investoinnin hyödyt sen kustannukset. Kustannushyöty- analyysin avulla voidaan arvioida myös investoinnin takaisinmaksuaikaa. Tyypillisesti oleellisempaa on kuitenkin itse laskema kuin sen lopputulos, koska lopputulos on aina laskelmassa tehtyjen oletusten ja valittujen parametrien tulos. Laskelma kertoo hyötyjen ja kustannusten rakenteesta: kenelle hyödyt ja kustannukset tulevat ja missä muodossa. Hyödyt Kustannukset Rahalliset hyödyt Laadulliset hyödyt Käyttöönottokustannukset - = KANNATTAVUUS Ylläpitokustannukset 12
HYÖTYJEN MUODOSTUMINEN Sähköisten palvelujen hyödyt voidaan jakaa rahallisiin hyötyihin ja laadullisiin hyötyihin. Laadullisetkin hyödyt on kvantifioitavissa rahamääräisiksi hyödyiksi, mutta usein tämä pikemminkin hämärtää asiaa kuin selventää tarkastelua. Laadulliset hyödyt kannattaakin yleensä käsitellä omana kokonaisuutena ja on viimekädessä päätöksentekijästä kiinni minkä painoarvon saavutettaville laadullisille hyödyille laskelmassa antaa. HYÖTYJEN MUODOSTUMINEN Rahahyödyt Laadulliset hyödyt Suoritteiden kustannussäästöt Säästöt tulevista kustannuksista Asiakas Prosessit Henkilöstö Teknologia Suoritteiden tuottamisen tehostuminen hallinnon kustannus- säästöt kansalaisen kustannussäästöt säästö kun yksi tai yhdenmukainen ratkaisu korvaa erillisratkaisut Esim. nykyratkaisujen ylläpito, uusiminen tms. saatavuus nopeus käytettävyys, käytön helppous prosessien tehostuminen virheiden vähentyminen tuotantokustannusten väheneminen osaamisen kehittyminen henkilöstön jaksaminen henkilöstön motivointi ratkaisujen yhdenmukaistuminen teknologian tehokkuus IT- toiminan kustannussäästöt 13
SÄHKÖISTEN PALVELUIDEN HYÖDYT KUNTALAISEN NÄKÖKULMASTA Sähköiset palvelut tarkoittavat sujuvampaa, nopeampaa ja yksilöllisempää palvelua. Vähemmän matkustamista, jonottamista ja odottamista. Aikariippumattomuus Palvelu voidaan tuottaa ja asiakas voi asioida ajasta riippumattomasti esimerkiksi virka- ajan ulkopuolella Paikkariippumattomuus Palvelu voidaan tuottaa asiakkaalle paikasta riippumattomasti Kustannusten aleneminen Palvelun saaminen ei edellytä matkustamista vaan se voidaan toimittaa suoraan asiakkaan kotiin. Matkustamiseen liittyvät kustannukset poistuvat tai vähenevät Nopeampi saatavuus Palvelutarpeen ilmetessä palvelu on nopeasti saatavilla. Nopeampi palvelu Varsinainen palvelutapahtuma voidaan tuottaa asukkaalle nopeammin Sujuvampi vuorovaikutus Palvelu sisältää ja mahdollistaa laajemman tai tiheämmän vuorovaikutuksen palveluntuottajan ja asiakkaan välillä Vaivattomuus: Helpompi löytää ja asioida Mahdollistaa asiakasta löytämään tarkoituksenmukaisen palvelukanavan helposti ja nopeasti 14
SÄHKÖISTEN PALVELUIDEN HYÖDYT KUNNAN NÄKÖKULMASTA Sähköiset palvelut mahdollistavat kustannusten vähentämisen samalla kun palvelujen laatutasoa nostetaan Päällekkäisten tehtävien väheneminen Palvelun saaminen ei edellytä matkustamista vaan se voidaan toimittaa suoraan asiakkaan kotiin. Matkustamiseen liittyvät kustannukset poistuvat tai vähenevät Palvelujen tasapuolisuuden turvaaminen Palvelu voidaan tuottaa ja asiakas voi asioida ajasta riippumattomasti esimerkiksi virka- ajan ulkopuolella Paikkariippumattomuus Palvelu voidaan tuottaa asiakkaalle paikasta riippumattomasti Parantunut tiedonkulku Palvelutarpeen ilmetessä palvelu on nopeasti saatavilla. Prosessivirheiden väheneminen Varsinainen palvelutapahtuma voidaan tuottaa asukkaalle nopeammin Vähentynyt tilantarve Palvelu sisältää ja mahdollistaa laajemman tai tiheämmän vuorovaikutuksen palveluntuottajan ja asiakkaan välillä. Rutiinitehtävien väheneminen Mahdollistaa asiakasta löytämään tarkoituksenmukaisen palvelukanavan helposti ja nopeasti 15
KUSTANNUSTEN MUODOSTUMINEN Sähköisten palvelujen kustannukset voidaan jakaa neljään kategoriaan: suunnittelun, toteutuksen, käyttöönoton ja ylläpidon kustannuksiin. Tässä selvityksessä ei ole tarkasteltu varsinaista sähköisten palvelujen kehitystyötä, joten tarkastelu kohdistuu yksinomaan käyttöönottoon ja ylläpitoon. KUSTANNUSTEN MUODOSTUMINEN Määrittely, suunnittelu Toteutus Käyttöönotto Ylläpito Toiminnallinen ja tekninen määrittely Systeemisuunnittelu Tietomallityö Kilpailutukset Alustan toteutus Räätälöintityöt Parametrointityöt Pilotointi (kokeilutesti) Integrointityöt Asennustyöt Datamigraatiot Tuotantoonvienti Vanhojen ratkaisujen alasajo Käyttäjätuki Alustan käyttöpalvelut Tietoliikennepalvelut Sovelluksen ylläpito Tarkastelun fokus tässä selvityksessä 16
SOVELLETTU LASKENTATAPA Laskentatapana sovelletaan ns. SCM- mallia (Standard Cost Model). Laskentamallissa arvioidaan kuntalaiselta ja hallinnolta prosessin erivaiheisiin kuluva aika (H), joka kerrotaan ajan hinnalla (T) ja toimenpiteiden määrällä vuodessa (Q). Tähän lisätään prosessin kiinteät kustannukset, kuten erilaiset maksut (M). Prosessin kustannus saadaan siis kaavalla H x T x Q + M. Vertaamalla uuden ja vanhan prosessin kustannuksia voidaan arvioida saavutettuja kustannushyötyjä ja takaisinmaksuaikaa. Sovellettua laskentatapaa on havainnollistettu alla olevassa kuviossa. Vanha prosessi Uusi prosessi Vanhan prosessin kustannukset KUNTA KUNTALAINEN MUUTOKSET 2 Tarkistus 3 1 Lupahakemus Hakemuksen täydentäminen Automaattinen tietojen tarkistus Asiointivaiheiden poistuminen Kunta Kuntalainen MIINUS X % 4 Käsittely ja päätös Lomakkeen täyttämisen poistuminen 5 Toisen viranomaisen lausunto 6 Valitus Lausuntomenettelyn yksinkertaistuminen Uuden prosessin kustannukset 7 Päätöksen muuttaminen 8 Lopullinen päätös Tietojen sähköinen siirto viranomaisten välillä Kunta Kuntalainen 17
LASKENTAPARAMETRIT Lähtötietoina laskelmissa tarvitaan 1. Suoritteiden lukumäärä vuodessa (n) (esim. rakennuslupien määrä) 2. Kuntalaiselta/yritykseltä suoritteeseen kuluva aika (min) (esim. hakemuksen tekemiseen kuluva aika) 3. Kuntalaisen/yrityksen ajan kustannus ( ) (mikä on menetetyn ajan hinta) 4. Kuntalaiselle/yritykselle tulevat kustannukset tai maksut ( ) (esim. matkalipun hinta, verkkoyhteyskulut) 5. Hallinnolta kuluva aika (min) (esim. hakemuksen kirjaamiseen kuluva aika) 6. Hallinnon ajan kustannus ( ) (työkustannus sivukuluineen) 7. Hallinnolle tulevat kustannukset tai maksu ( ) (esim. asiakirjojen lähetyskulut, lisenssimaksut) 18
ESIMERKKI LASKENTAMALLISTA Suoritteiden lukumäärä vuodessa (V) Lähtötilanne Kpl (n) Sähköinen toteutus Kpl (n) Kuntalaiselta kuluva aika (Tk) Min per suorite Min per suorite Kuntalaiselle tulevat kustannukset tai maksut (Ck) per suorite per suorite Hallinnolta kuluva aika (Th) Min per suorite Min per suorite Hallinnolle tulevat kustannukset tai maksut (Ch) per suorite per suorite Kuntalaisen kustannus vuodessa K (Tk x /min + Ck) x V (Tk x /min + Ck) x V Halllinnon kustannus vuodessa H (Th x /min + Ch) x V (Th x /min + Ch) x V Kustannukset yhteensä T K + H K + H Kustannussäästö Lähtötilanne T - sähköinen toteutus T 19
PAREMPI OLLA SUUNNILLEEN OIKEASSA KUIN TÄSMÄLLEEN VÄÄRÄSSÄ 20
4 CASE-ESIMERKIT ESIMERKKILASKELMIA 21
CASE-ESIMERKIT ETÄPALVELUT 22
ETÄPALVELUT Etäpalvelulla tarkoitetaan viranomaispalvelua videoneuvottelulaitteiden tai työasemien videoneuvotteluohjelmistojen välityksellä. Kuntalainen voi joko kotoaan tai kunnan palvelupisteessä asioida toisella paikkakunnalla sijaitsevan viranomaisen kanssa videoitse. Tämä säästää asiakkaalta matkustamistarvetta sekä aikaa. Kaikki dokumentit, kuten asiakirjat ja lomakkeet, voidaan etäpalveluissa siirtää sähköisesti kuntalaisen ja viranomaisen välillä. Mukaan voidaan ottaa myös esimerkiksi etätulkki ja toinen viranomainen. Esimerkkejä etäpalvelun muodoista Etäasiointi asiantuntijan kanssa Etäopetus Kotihoidon etäpalvelut Etäkokoukset Keskeiset hyödyt Paikkariippumattomuus Matkustamiseen liittyvien kustannusten aleneminen Palvelun parempi ja nopeampi saatavuus Harvaan asuttujen seutujen näkökulmasta suurimmat hyödyt liittyvät paikkariippumattomuuteen, joka vähentää merkittävästi kuntalaisten matkustamisen tarvetta ja matkustamiseen liittyviä kustannuksia ja aikaa 23
VIRTU-PALVELUPISTE JA -KOTIREPPU Virtu- palvelupiste on sähköisen asioinnin paikka, jossa voi käyttää kuvapuhelinpalveluita, internetissä olevia palveluita sekä kopioida ja skannata asiakirjoja. Virtu- palvelupiste sijaitsee kunnan tiloissa ja se on käytettävissä ilman ajanvarausta tilan ollessa vapaana tai sen voi varata omaan käyttöönsä. Virtu- kotireppu on tarkoitettu erityisen tuen tarpeessa oleville asiakkaille tai asiakasperheille, jotka hyötyvät kuvapuhelinpalvelun käyttämisestä kotona. Virtu- kotireppu sisältää tietokoneen, kuvapuhelinohjelman, internet- liittymän, modeemin ja lisäantennin. Virtu- kotilisenssi on sosiaali- ja terveyspalveluiden kotikäyttöön tarkoitettu maksuton kuvapuhelinohjelma Lapin kuntalaisille. Se mahdollistaa kuntalaisen asioiden hoitamisen kotoa tietoturvallisesti 24
CASE VIRTU-PALVELUPISTE Esimerkkitapauksen kuvaus Rovaniemellä asuvalla toisen asteen opiskelijalla on ollut ongelmia koulunkäynnin kanssa. Opiskelijan tilanteen tueksi opiskelijaterveydenhuollon terveydenhoitaja haluaa tavata opiskelijan yhdessä hänen vanhempiensa kanssa. Opiskelija on kotoisin Enontekiöltä, jossa hänen vanhempansa myös asuvat. VAIHTOEHTO 1 VAIHTOEHTO 2 Palvelun järjestäminen ilman etäosallistumista Vanhemmat matkustavat Enontekiöltä Rovaniemelle esim. linja- autolla Kahden aikuisen meno- paluu on yhteensä noin 23o ja matka- aika yli 12 tuntia. Edellyttää vanhemmilta yhden päivän poisjääntiä töistä. Palvelun järjestäminen Virtu- palvelupisteessä Terveydenhoitaja varaa vanhemmille Virtu- palvelupisteen Enontekiöltä ja ohjaa heidät sinne etätapaamista varten. Yhteistyötapaamiseen osallistuu vanhemmat Virtu- palvelupisteestä ja Rovaniemeltä terveydenhoitaja ja opiskelija osallistuvat perhepalvelukeskuksen virtu- ammattilaislaitteiden kautta. 25
CASE VIRTU-PALVELUPISTE Henkilökohtainen tapaaminen vs. Palvelupiste Yksi tapaaminen 700 600 500 635 Virtu- palvelupisteen kustannus on 150 /kk. Laskelmassa on oletettu, että palvelupisteen käyttöaste olisi vain 25 % ja tämän perusteella laskettu tuntihinta palvelupisteelle. Tuntihinnassa on huomioitu myös tilakustannukset. Laskelman keskeiset oletukset 400 300 200 100 0 Matkakustannukset Ansionmenetykset Työkustannukset 1 2-86% 87 Kaksi linja-autolippua 230 Menetetyn työajan arvo 25 /h Menetetty työaika (2x7,5 / 2x1) 15h / 1h Palvelupisteen tuntikustannus 7 /h Tapaamisen kesto 1h Työtunnin kustannus 30 /h 26
CASE VIRTU-KOTIREPPU Henkilökohtainen tapaaminen vs. Kotireppu Kustannukset vuodessa 4500 4000 3500 3000 4 160-40% Virtu- kotireppu mahdollistaa tapaamisten järjestämisen videoyhteydellä suoraan asiakkaiden kotoa (esimerkiksi erilaisiin sosiaali- ja terveydenhuollon palveluihin liittyvät tapaamiset jotka eivät edellytä fyysistä yhteyttä) Esimerkkilaskelmassa asiakas asuu Posiolla ja hänellä on viikottaiset tapaamiset Rovaniemellä olevan sosiaali- ja terveysalan ammattihenkilön kanssa. 2500 2000 1500 1000 500 0 2 522 Matkakustannukset ICTkustannukset Työkustannukset Työkustannukset * Tässä laskelmassa ei ole huomioitu ajan säästymisen arvoa kuntalaiselle; tämän huomioiminen kaksinkertaistaisi hyödyn (oletuksella ajan arvo 25 /h) Laskelman keskeiset oletukset Linja-autolippu (yksi suunta) 25 Matka-aika 2h Kotireppu, lisenssi ja 4G tikku 80/kk Tapaamiset 1/vko Tapaamisen kesto 1h Työn kustannus 30 /h 27
CASE KOULUN ETÄOPETUS Sallan kunnan esimerkki Sallan kunta on tarjonnut yhdelle ekaluokkalaiselle mahdollisuuden käydä koulua osittain etäyhteyden avulla. Koululainen on etäyhteyden päässä 2 päivää viikossa ja koulussa 3 päivää viikolla. Koululaisen tukena etäpäivinä toimii kouluavustaja (olemassa oleva koulun resurssi, ei erikseen tätä varten palkattu) Koulun ei ole tarvinnut tehdä hankintoja etäopetuksen takia, koska käytettävä älytaulu ja verkkoyhteydet olivat opetuksen tukena jo valmiiksi. Oppilaalle hankittiin mikrofoni ja etäyhteys. Opettajan työmäärä ei ole lisääntynyt etäopetuksen myötä. 28
CASE KOULUN ETÄOPETUS Ei-etäopetusta vs. Etäopetusta Säästö vuosikustannuksissa kun etäopetusta 2 päivää viikossa 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 45 600-39% 27 828 Ei etäopetusta 1 2 pv etäopetusta/vko 2 * Laskemassa on otettu huomioon vain ne kustannusparametrit joissa tapahtuu muutosta eli esimerkiksi opetuksen kustannuksia ei ole kuvattu Kustannus jos koulunkäyntiavustajan kustannukset huomioitaisiin etäopetuspäiviin kustannuksina Koululainen on etäyhteyden päässä 2 päivänä viikossa eli 40 % koulupäivistä tapahtuu etäyhteydellä ja matkakustannukset vähenevät samassa suhteessa Laite ja yhteysinvestoinnit olivat Sallan tapauksessa vähäiset. Vaikka kaikki olemassa olevat laiteinvestoinnit allokoitaisiin etäopetuksen kustannuksiksi, ei kokonaiskuva muuttuisi oleellisesti. Koulunkäyntiavustajan resurssin allokoiminen etäopetukselle muuttaa kokonaiskuvaa, mutta siinäkin tapauksessa etäopetus on halvempi Laskelman keskeiset oletukset Älytaulut kouluun Olivat valmiina Mikrofoni oppilaalle 50 Etäyhteys oppilaalle 39 /kk Koulumatkan kulut (75km suunta) 240 /päivä Opetustyön kustannukset Ei muutosta Myöskään koulunkäyntiavustajasta ei aiheutunut suoria lisäkuluja 29
CASE KOULUN ETÄOPETUS Edellytykset Kokemukset Avustaja on välttämätön. On hyvä että löytyy sopiva teknologiaan myönteisesti suhtautuva henkilö tukemaan opiskelijaa. Oppilaan ja hänen perheensä tulee nähdä etäopetuksessa hyötyjä ja innostua tästä. Toimiva tietoliikenneyhteys. Saadut kokemukset ovat erittäin positiivisia ja etäopetuksen piiriin halutaan uusia oppilaita jatkossa. Taloudellisen hyödyn lisäksi merkittävä hyöty on oppilaan matkustamisen väheneminen. Nuori oppilas saa levätä kaksi kertaa viikossa pitkän matkustamisen sijaan. Etäopetus tarjoaa yksilöllisen ratkaisun esim. välimatkojen ja terveydellisten tekijöiden tukemiseksi. 30
CASE MUSIIKIN ETÄOPETUS Rovaniemen musiikkiopisto Rovaniemen musiikkiopistolla on tällä hetkellä 15 oppilasta etäopetuksen piirissä. Opiston rehtorin arvion mukaan etäopetusta voisi hyvin olla noin tuplasti nykyisen verran. Musiikkiopistolla on omat sivutoimipisteet Sodankylässä ja Ranualla. Posiolla ja Pellossa musiikkiopiston etäopetusta annetaan koulujen tiloissa. Musiikinopetus yhdelle oppilaalle koostuu kahdesta tunnista viikossa. Näistä etäopetuksena annetaan 1 tunti viikossa. Koskaan kokonaan opetusta ei voida antaa etänä. Musiikkiopiston periaatteena on että opettaja matkustaa sivutoimipisteisiin. Oppilaat tulevat aina lähimpiin sivu- tai etäpisteisiin. Eli oppilaiden matka lähitunneille vaihtelee asuinpaikan mukaan. Koulujen tiloissa oleville etäopetustunneille oppilaiden ei tarvitse koulupäivän jälkeen matkustaa erikseen mihinkään. Perusopetuksen lisäksi oppilaat voivat suorittaa muutaman ensimmäisen tasosuorituksen niin, että lautakunta on Rovaniemellä ja opiskelija jossain sivu- tai etäpisteessä. 31
CASE MUSIIKIN ETÄOPETUS Ei etäopetusta vs. Puolet etäopetusta Kustannukset vuodessa 14000 12000 10000 12 642-49% Oheisessa laskelmassa on havainnollistettu etäopetuksen kustannussäästöjä tilanteessa jossa opettajalla on oppilaat sekä Posiolla että Ranualla. Oppilailla on kaksi viikkotuntia joista toinen pidetään etäopetuksena. ICT- investointien kustannus per oppilas on laskettu 15 oppilaan mukaan, ts. Kustannukset on allokoitu viidelletoista etäopetusta saavalle oppilaalle 8000 6000 4000 2000 0 6 471 Matkakustannukset Matkakustannukset 1 2 Laskelman keskeiset oletukset Matka Posiolle 260 km Matka Ranualle 160 km Opetuspäivät etäpisteissä 1 /vko Etäopetusta 1/vko Oppilaita 2 ICT investointi per oppilas 150 /v 32
CASE-ESIMERKIT VERKKOASIOINTI 33
VERKKOASIOINTI Verkkoasioinnilla tarkoitetaan perinteistä asiointia täydentävää, korvaavaa tai uudistavaa julkisten palveluiden tuottamista, jakelua, käyttöä ja niihin liittyvää vuorovaikutusta, joka perustuu tietoverkkojen hyödyntämiseen. Verkkoasioinnilla palveluiden saatavuutta voidaan lisätä täydentämällä palveluverkostoa paikkariippumattomilla verkkoasioinnin palveluilla. Palveluaikoja voidaan laajentaa aikariippumattomalla itsepalveluasioinnilla. Esimerkkejä verkkoasioinnin muodoista Ajanvarausjärjestelmät (esim. lääkärin vastaanotto, hammashoito) Verkkohakemukset (esim. Rakennusluvat, päivähoito) Verkkoilmoitukset (esim. Vesimittarilukema, meluilmoitus) Tilavarausjärjestelmät (esim. Liikuntatilat, kokoustilat) Keskeiset hyödyt Paikkariippumattomuus Aikariippumattomuus. Mahdollistaa prosessin vaiheiden automatisoinnin Harvan asuttujen seutujen näkökulmasta suurimmat hyödyt liittyvät paikkariippumattomuuteen, joka vähentää merkittävästi kuntalaisten matkustamisen tarvetta ja matkustamiseen liittyviä kustannuksia ja aikaa 34
SÄHKÖINEN RAKENNUSLUPA Keskitetty sähköinen palvelu, johon kunnat ja ELYt voivat liittyä 24/7 asiointipalvelu Kattaa noin 20 lupatyyppiä Vuorovaikutteinen (ei pelkkä lomake) Kattaa koko asiointiprosessin (rakennus)hankkeen päättymiseen asti Organisaatioriippumaton Taustajärjestelmäriippumaton Kaksikielinen (suomi, ruotsi) Kartta keskeisessä roolissa https://www.youtube.com/watch?v=j0ijrzpmrty#t=18 35
LUPATYYPIT Rakennusvalvonta Rakennuslupa Toimenpidelupa ja - ilmoitus Rakentamisen aikainen muutoslupa Purkamislupa Poikkeamislupa ja suunnittelutarveratkaisu Vastaavan työnjohtajan hakemus/ ilmoitus Suunnittelijoiden ilmoitus Aloittamisoikeus Jatkolupa Maisematyölupa Ympäristötoimi Ympäristöilmoitukset Rekisteröinnit Ympäristönsuojelulain mukaisen luvat, ilmoitukset ja määräykset Haja-asutuksen jätevesiasiat Maa-aineslupa ja kotitarveotto Vesilain mukaiset asiat (ojitus, ruoppaus) Vesihuoltolaki (vapautukset) Jätelain mukaiset asiat (jätehuoltomääräykset) Kunnallistekniikka Sijoituslupa Kaivulupa / katutyölupa Yleisen alueen käytön hakemus 36
CASE SÄHKÖINEN RAKENNUSLUPA 900 800-15% 700 600 500 400 Kunnan säästö per rakennuslupa 300 200 100 0 Lupahakemuksen laadinta ja vastaanottaminen Lupahakemuksen käsittely Valvonta ja käyttöönottotarkastus Ennakkoneuvottelut ja -tarkastus Naapurien kuuleminen Hakemuksen laatiminen Hakemuksen vastaanottaminen Lupahakemuksen käsittely Luvan myöntäminen Arkistointi Katselmusten sopiminen Valvonta/katselmukset Käyttöönottotarkastus 37
CASE SÄHKÖINEN RAKENNUSLUPA TOP 5 hyödyt kuntalaiselle 100 SÄHKÖISTÄ RAKENNUSLUPAA TUO KUNNALLE 20 000 EURON SÄÄSTÖT Keskikokoisessa kunnassa rakennuslupien määrä on noin 400-500 kappaletta vuodessa 1. Lupapiste on aina auki, asioi silloin kun se on helpointa 2. Tarve virastovierailuille ja matkustamiselle vähenee 3. Palvelussa voi seurata hankkeen etenemistä 4. Lisätietojen ja täydennysten toimittaminen on nopeaa, tiedon saa suoraan palvelusta ja tiedot voi toimittaa heti viranomaiselle ilman lähetykseen tai matkustamiseen kuluvaa viivettä 5. Voit kysyä palvelussa myös neuvoja jo ennen hankkeen käynnistymistä TOP 5 hyödyt kunnalle 1. Aineisto saadaan suoraan kunnan järjestelmiin sähköisesti 2. Hankkeen ohjaaminen on helpompaa ja sitä pääsee tekemään aikaisemmassa vaiheessa, jolloin hakemusten laatu paranee 3. Hankkeen seuranta ja lupaehtojen toteutumisen seuranta helpompaa 4. Sähköposti- ja puhelinkyselyt voidaan ohjata lupapisteeseen: työskentely tehostuu 5. Prosessi sujuvoituu ja siihen liittyvät hallinnolliset kustannukset vähenevät 38
CASE-ESIMERKIT VERKKO-OSALLISTUMINEN 39
VERKKO-OSALLISTUMINEN Verkko- osallistumisella voidaan merkittävästi lisätä kuntalaisten osallisuutta ja aktiivisen vuorovaikutuksen mahdollisuuksia liittyen kunnan päätöksentekoon ja oman elinympäristön kehittämiseen. Verkko- osallistumista voidaan hyödyntää myös päätöksentekijöiden keskinäisessä vuorovaikutuksessa. Esimerkkejä verkko-osallistumisen muodoista Palautejärjestelmät Sähköinen kuntalaisaloite Vuorovaikutteinen palvelukehitys Sähköiset kokoukset Keskeiset hyödyt Paikkariippumattomuus Aikariippumattomuus. Mahdollistaa prosessin vaiheiden automatisoinnin Harvaan asuttujen seutujen näkökulmasta myös verkko- osallistumisen suurimmat hyödyt liittyvät paikkariippumattomuuteen, joka vähentää merkittävästi kuntalaisten matkustamisen tarvetta ja matkustamiseen liittyviä kustannuksia ja aikaa 40
CASE KUNTALAISALOITE.FI Palvelun kuvaus Kuntalaisaloite.fi on kuntalaisille suunnattu palvelu, joka mahdollistaa kuntalain mukaisen kuntalaisaloitteen tekemisen sähköisesti. Keskeisiä toimintoja ovat kannatuslistan kerääminen ja kytkeytyminen aloitteiden käsittelyprosessiin. Palvelu tarjoaa jäsennellyn alustan aloitteen tekemiselle, sekä vastaa aloitteen tekemiseen ja lähettämiseen vaadittavista muodollisista tehtävistä. Kuntalaisaloite.fi- palveluun liittyminen ja palvelun käyttö on kunnille maksutonta. Kunnat, jotka käyttävät kuntalaisaloite.fi- palvelua, saavat palvelussa tehdyt aloitteet kunnan kirjaamon sähköpostiin tai muuhun kunnan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. MIKSI KUNTALAISALOITE? Kuntalain mukaan kunnan asukkailla ja muilla jäsenillä on oikeus tehdä kunnalle aloitteita sen toimintaa koskevissa asioissa. Kunnan on ilmoitettava aloitteen tekijälle aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet. Lisäksi kunnan valtuuston tietoon on saatettava vähintään kerran vuodessa sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet. Jos vähintään kaksi prosenttia kunnan äänioikeutetuista asukkaista tekee aloitteen valtuuston toimivaltaan kuuluvassa asiassa, on aloite otettava käsiteltäväksi valtuustossa kuuden kuukauden kuluessa aloitteen vireille tulosta. Kuntalaisaloite on suoran vaikuttamisen väline. Sen avulla kuntalainen voi nostaa esiin jonkin ajankohtaisen asian tai ongelman, sekä herätellä päättäjiä kiinnittämään siihen huomiota. Kuntalaisaloite.fi palvelun tuottaa oikeusministeriö. 41