Lions Clubs International Piiri 107-L, Finland Kansainvälinen teema Kotimainen teema Puheenjohtajan teema Piirin teema We Serve Monta tapaa tehdä hyvää Me Palvelemme Sydämellä Me Palvelemme Yhdessä PIIRIHALLITUKSEN KOKOUS PÖYTÄKIRJA Aika 10.11.2018 klo 12.00 Paikka Hotel Kievari, Alkkulanraitti 67, Ylitornio 1. Kokouksen avaus Tuomo Romakkaniemi avasi kokouksen 12.00 toivottaen sekä piirihallituksen, puolisot, PDG:t ja kaikki lionit tervetulleiksi kokoukseen. 2. Leijonahenki Kokouksen avauksen jälkeen laulettiin yhdessä Leijonahenki. 3. Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin toteaminen L-piirin ohjesääntö, kohta 4: Hallituksen puheenjohtajana toimii piirikuvernööri ja sihteerinä toimii piirisihteeri. Puheenjohtajaksi valitaan Tuomo Romakkaniemi ja sihteeriksi Tiina Pesola. Päätös: Päätettiin esityksen mukaan. 4. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Päätös: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jouni Hilke ja Jarmo Rastas. 5. Läsnäolijoiden toteaminen LIITE 1 Piirihallituksen jäsenistä oli 17 läsnä (muut ilmoittaneet poissaolostaan), 9 PDG:tä, 10 puolisoa. Yhteensä 42 henkilöä. Huomionosoitukset Piirikuvernööri luovutti viirit neljälle PDG:lle. Puoliso-ohjelmaan Övertorneån kirkko siirrytään omilla autoilla klo 13.00. Oppaana toimii Auvo Rahtu LC Ylitorniosta.
6. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen L-piirin ohjesääntö, kohta 4: Kokouskutsu on toimitettava piirihallituksen läsnäolo-oikeutetuille jäsenille kirjallisesti (posti tai faksi) tai sähköpostitse jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen tai henkilökohtaisesti vähintään neljätoista (14) päivää ennen kokousta. Hallitus on päätösvaltainen, kun piirikuvernööri tai varapiirikuvernööri ja vähintään puolet hallituksen äänivaltaisista jäsenistä ovat paikalla. Kokouskutsut on lähetetty sähköpostitse em. ohjesäännön mukaisesti 25. lokakuuta 2018. Paikalla on piirikuvernööri ja 16 piirihallituksen jäsentä. Päätös: Kokous on laillinen, kutsu laitettu 25.10.2018, ja laillinen. Paikalla oli piirikuvernööri ja 16 piirihallituksen jäsentä. 7. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin esitetyllä tavalla. 8. Piirikuvernööri Tuomo Romakkaniemen ajankohtaiskatsaus LIITE 2 Piirikuvernööri keskittyi ajankohtaiskatsauksessa korostamaan GAT:in käyttöönottoa sekä piirissä ja varsinkin klubeissa. Klubien raportointi saatava ajantasaiseksi. Hän korosti virkailijoiden kouluttautumista ja osallistumista piirin järjestämiin koulutuksiin, klubin omaa sisäistä apua, klubien välistä apua sekä lohkon ja piirin apua. Kolmantena hän toi esille; miksi piiri on olemassa ja mikä on sen tarkoitus? Hän korosti piirin toimivan klubien yhdyssiteenä ja neuvovana keskuselimenä. Toisaalta myös kannustaa klubeja niiden palvelutyössä sekä avustaa klubeja toteuttamaan kansainvälisiä ja valtakunnallisia palveluaktiviteetteja. 9. 1. varapiirikuvernööri Raimo Torvelan puheenvuoro 1.varapiirikuvernööri Raimo Torvela toi esiin puheenvuorossaan olemmeko pysyneet asetetuissa tavoitteissa, kun noin puolet kaudesta on mennyt. Ehkä ei aivan esimerkiksi jäsenkehityksessä, joka ei tällä hetkellä ole isoja lukuja miinuksella. Hän kertoi saamastaan palautteesta kuten alueen puheenjohtajien poistosta ja kaikkien piirikuvernöörien kiertämisestä klubeissa koettiin huonoksi. Mutta hän on saanut hyvän vastaanoton ja uutta ei koeta negatiivisena. Hän toi esille Haku päällä kampanjan ja jäsenhankinnan. Myös hän korosti raportoinnin merkitystä ja koulutusta MyLCI:n käyttöön Hän rakentaa seuraavaa kautta ja valmistelee toimintasuunnitelmaa. 10. 2. varapiirikuvernööri Arto Harju-Auttin puheenvuoro 2.varapiirikuvernööri Arto Harju-Autti herätteli kokousväkeä kysymyksillä voiko leijona huonosti, onko leijona makaava ja miksi me tätä tehdään? Vastauksina kysymyksiin hän totesi, että me teemme tätä auttaaksemme. Hyvä klubi on sellainen, jossa on selkeä tavoite; ketä ja mitä autetaan. Jäsenillä on mielekkäät tehtävät oman kiinnostuksen ja halun mukaan ja tavoite tiedossa. Hän korosti myös jäsenten välistä yhteistyötä.
11. Hyväksytään toiminta- ja tilikertomus kaudelta 2017 2018 Toimintakertomuksen esittely Eino Majava LIITE 3 Tilikertomuksen esittely Ahti Massa LIITE 4 Toimita- ja tilikertomus hyväksytään. Päätös: Toiminta- ja tilikertomus hyväksyttiin muutoksilla: toimintakertomukseen sivulle 5: Rauhanjuliste piirustuskilpailu 10-13 vuotiaille, sivulle 6: Jäsentilanne piirissä on 20 yhteisklubia ja 13 miesklubia, sivulle 9: otsikko Piirikuvernöörin myöntämät ansiomerkit. Tilikertomukseen loppuun lisätään sääntöjenmukaiset vaaditut allekirjoitukset hallituksen jäseniltä. 12. Rahastonhoitajan ja toimikuntien puheenjohtajien raportit Rahastohoitaja Ahti Massa LIITE 5 Rahastonhoitaja Ahti Massa esitti piirin käyttötilin saldon 9.11.2018 tilanteessa sekä piirin leiritilin saldon 9.11.2018 tilanteessa. Piirikuvernöörien ja GATkoordinaattoreiden vierailulla muistutettava klubeja sekä leirirahasta että Lion Lehden maksusta, jos klubi ei osallistu ilmoitusmyyntiin. GST-koordinaattori Jarmo Rastas ehdotti, että Quest-tili puretaan ja tilin rahat käytetään Lions Quest koulutukseen kokonaisuudessaan. Koulutus on suunnattu valmentajille. Ehdotusta kannatettiin ja piirin vuosikokoukseen viedään esitys, jossa Quest-tilillä olevat varat käytetään valmentajille suunnattuun Quest-koulutukseen kaudella 2019-20120. Sen jälkeen tili lopetetaan. GLT -koordinaattori Matti Alanärä LIITE 6 Piirisihteeri esitteli GLT-koordinaattori Matti Alanärän raportin. Kevään koulutukset neljällä paikkakunnalla ensi kauden toimihenkilöille. GST-koordinaattori Jarmo Rastas esitti, että ennen kevään vuosikokousta olisi lyhyt koulutus presidenteille, sihteereille ja taloudenhoitajille. Tärkeämpänä kuitenkin todettiin, että syksyllä olisi parempi pitää koulutus, jos kevään asiat on unohtuneet. GMT -koordinaattori Liisa Isomaa LIITE 6 GMT-koordinaattori Liisa Isomaa esitteli jäsenkehityksen piirissä, joka ei ole hälyttävä, vaikka tavoitteessa ei vielä olla. Hän kertoi myös Rovaniemellä olleet Haku päällä kampanjan kaksi tempausta. Tempaukseen tehdyt materiaalit jaettiin kaikkien klubien käyttöön. GST -koordinaattori Jarmo Rastas LIITE 6 GST-koordinaattori Jarmo Rastas puheenvuorossaan toi julki, että kaikki GAT toimintatiimin jäsenet ja lohkon puheenjohtajat vievät klubeihin viestiä, että lisäävät MyLCI-jäsenrekisteriin palvelujohtajan, jäsenjohtajan ja LCIF-koordinaattorin. Koulutusjohtajana toimii päämajan mukaan 1.varapresidentti automaattisesti. PVH Rastas on tiedottanut Pellon, Simon, Kemijärven ja kahdessa Rovaniemen lohkofoorumeissa klubien edustajille Hyvän mielen Joulukorteista sekä Hyvän onnen Arvoista. LCIF -koordinaattori Matti Mälkiä LIITE 6 LCIF-koordinaattori Matti Mälkiä totesi Kampanja 100 etenevän hyvin. Kampanja 100 on meidän kaikkien yhteinen asia. Käytetään nyt hyväksi Punainen sulkakampanjan varainkeräys tapoja ja tilaisuuksia: konsertit, teatterit ym.
Hän myös kehotti, että kannustetaan klubeja hankkimaan ansioituneille jäsenilleen Melvin Jones jäsenyyttä. Sihteeri Tiina Pesola LIITE 7 Piirisihteeri Tiina Pesola totesi, että pyrkii toimittamaan viestit ja muut postit ajantasaisesti. Haasteena hän koki, että meneeko postit jokaiseen klubiin. Tehtyään testauksen asiaan, hän totesi viestien kulkevan klubeille. Nuorisotoiminta Aki Niemitalo LIITE 7 Aki Niemitalo kertoi, että nuorisovaihdosta on laadittu tiedote klubeille. Piirin nettisivut on päivitetty, seuraava tiedote ja päivitys tehdään, kunhan saadaan tämän vuoden haku- ja isäntäperhelomakkeet terävästä päästä julkaisukelpoisena. Piirin leirin 2020 vastuuklubin etsintä on edelleen käynnissä. Vapaehtoiset klubit voivat ilmoittautua allekirjoittaneelle tai piirikuvernöörille. Leo-toiminta Pauli Havukainen LIITE 7 Lions Quest ja Rauhanjuliste Terttu Alavuokila LIITE 7 Piirisihteeri esitteli piirihallitukselle Alavuokilan raportin.elämisentaitoja-lions Quest koulutus käytännön työkaluja valmentajan ja valmennettavan kohtaamiseen pidetään Keminmaassa Lassilan koululla ti12.3. ja ti19.3.2019. Lähinnä opettajille suunnattu Lions Quest täydennyskoulutus peruskurssin suorittaneille pidetään Rovaniemellä lauantaina 2.2.2019. Koulutus kestää yhden päivän ja hinta on ainakin tällä hetkellä 200. Rauhanjulistekilpailu: Työt tulee lähettää piirikuvernööri Tuomo Romakkaniemelle, os. Kantolantie 7, 96300 Rovaniemi viimeistää 15.11.2018. Kuluvalla kaudella piirihallitus valitsee raadin, joka päättää mikä töistä on paras. Kriteereinä ovat: omaperäisyys, taiteellinen taso ja teeman Ystävälliset teot ovat tärkeitä tulkinta. Arne Ritari -säätiö Hilkka Paloniemi LIITE 7 Piirisihteeri esitteli piirihallitukselle Paloniemen raportin. Adresseja on myyty lokakuun loppuun mennessä 95 kpl, tavoite 400 kpl eli 23,7 %. 5 klubia on ostanut adresseja, joka on 12 % klubien määrästä. Jäseniä piirissä n. 1092, eli 11,5 adressia jäsentä kohden. Uusia Ritareita ei vielä tällä kaudella yhtään. Tavoite 3 kpl. Apuraha-anomuksia odottelen klubeilta. Ohjeet löytyvät säätiön että piirin sivuilta sekä minuun voi olla yhteydessä täytellään yhdessä. Lapin Leijona Kari Heikkilä LIITE 7 Lapin Leijona ilmestyy keväällä 2019. Lehteen toivotaan juttuja ja ilmoitusmyyntiä. Klubien kannattaa pitkin kautta miettiä, mitä haluavat lehteen laittaa. Aiheena esim. Mitä leijona tekee? Lehdessä on aina ollut teema ja nyt pitääkin mitettiä, misä se nyt on. Piirin nettisivuilla ohjeet ja piirisihteeri lähettää ne myös vielä klubeille. Viestintä Helena Tuulaniemi LIITE 7 13. Lohkojen puheenjohtajien raportit LIITE 8 I ALUE 1. lohko Osmo Aulamo
2. lohko Olli Malmivaara Piirisihteeri esitteli raportin. Lohkofoorumi pidetty ja toinen tulossa tammikuussa Pelkosenniemellä. GST Rastas ollut vieraana. Seuraava ponnistus on 1.12.2018 Joulumyyjäiset. II ALUE 1. lohko Sirkka Lankila Kaksi lohkofoorumia pidetty yhdessä 3. lohkon kanssa. Ensimmäisessä foorumissa kaikki klubit paikalla ja silloin käytiin läpi toimintasuunnitelmia. Yhteistyön tekeminen klubien välillä korostui. Toisessa lohkofoorumissa käytiin läpi palveluaktiviteetteja ja mihin avustuksia annetaan ja niistä tehdään vielä yhteenveto. Tammikuussa kolmas foorumi. 2. lohko Esko Viitala Kohta kaksi lohkofoorumia pidetty, jäsenhankinta aktiivisesti käynnissä. Virkailijakoulutuksessa käymättömyys vaikeuttanut toimintaa, klubissa ei oltu huolehdittu uusien virkailijoiden lähettämisestä koulutukseen. Nuorisovaihto Pudasjärvellä ja Taivalkoskella hyvällä mallilla 3. lohko Jouni Hilke Lohkofoorumeissa olisi hyvä keskittyä enemmän kuuntelevaan ja klubeja osallistavaan kohtaamiseen kuin ohjaavaan työskentelyyn (ainakin useamman klubin paikkakunnilla). Ohjaavat toimet voisivat olla klubivierailujen antina. Tämä vaikutelma syntyi runsaan keskustelun ja yhteisen kanssakäymisen keskellä 2. lohkofoorumissa. 4. lohko Aimo Ollila Uusi palveluaktiviteetti digikummi kohdistuu sekä ikäihmisiin että nuoriin. Kummin roolia nukkuvan jäsenen aktivoinnissa mietittävä. Kohta kaksi lohkofoorumia pidetty. III ALUE 1. lohko Pauli Halttu Kohta kaksi lohkofoorumia pidetty. Vierailua klubeissa tehtynä ja tiedottamisen koen tärkeäksi. Päätavoitteena Diabetes asioiden eteenpäin vieminen. 2. lohko Matti Puolakanaho Kohta kaksi lohkofoorumia pidetty, jäsentilanne hyvä; uusia +7. 3. lohko Risto Anunti 14. Muut asiat Edellisessä piirihallituksen kokouksessa tehtyjen päätösten tilanne 1. Rauhanjulistekilpailun järjestäminen. Päätettiin, että 10.11. piirihallituksessa valitaan raati, joka valitsee voittajatyön. Valitaan voittajatyön valitseva raati. Päätös: Raatiin valittiin Terttu Alavuokila, Tuomo Romakkaniemi, Raimo Torvela ja Tiina Pesola.
15. Ilmoitusasiat 2. Raimo Torvelan johdolla aletaan tekemään yhtäläiset säännöt piirin golf mestaruuskilpailuihin. Raimo Torvela yhdessä Markku Kylmälän kanssa alkavat tekemään yhtäläiset säännöt piirin golf-kilpailuihin. 3. Lohkon puheenjohtaja Matti Puolakanahon ehdotuksesta järjestetään piirin lentopalloturnaus. Hän miettii, miten toimitaan. Matti Puolakanaho kertoi, että Pellon Ponnen sali vuokrataan ja kisat järjestetään. 4. Keilailun piirinmestaruuskisoja alkaa lohkon puheenjohtaja Pauli Halttu miettimään. Pauli Halttu kertoi, että L-piirin keilamestaruuskisojen järjestäminen Kemissä on edelleen ohjelmassa kaudella 2018-2019 toteutuu kevään 2019 aikana. L-piirin ohjesääntö, kohta 5: Klubin on ilmoitettava piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaansa tai asiansa, jonka se haluaa käsiteltäväksi piirikokouksessa kirjallisesti (posti tai faksi tai sähköpostin liitteenä lähetetty käsin allekirjoitettu skannattu teksti) piirinsä toimivalle piirikuvernöörille viimeistään tammikuun 15. päivänä. Ehdokkaiden on täytettävä Liiton ja järjestön sääntöjen ja ohjesäännön mukaiset vaatimukset. Hallitus antaa asiasta lausuntonsa piirikokoukselle. Hallituksen aloitteet vuosikokoukselle tulee esittää viimeistään helmikuun kokouksessa. Piirikuvernöörin tehtävään valittavan täytyy toimia tällä hetkellä piirin 1. varapiirikuvernöörinä. Vain siinä tapauksessa, että nykyinen 1. varapiirikuvernööri ei asetu ehdokkaaksi tai jos 1. varapiirikuvernöörin virka on avoin vuosikokouksen aikaan, 2. varapiirikuvernööri voi asettua ehdokkaaksi. 1. varapiirikuvernöörin tehtävään valittavan täytyy toimia tällä hetkellä piirin 2. varapiirikuvernöörinä. Vain siinä tapauksessa, että nykyinen 2. varapiirikuvernööri ei asetu ehdokkaaksi tai jos 2. varapiirikuvernöörin virka on avoin vuosikokouksen aikaan, kuka tahansa piirin jäsenklubin hyvässä asemassa oleva toimiva jäsen, joka on toiminut vähintään kaksi vuotta tai suurimman osan niistä piirihallituksen jäsenenä, voi asettua ehdolle. 2. varapiirikuvernööri valitaan vuorovuosin piirin eri alueilta. Mikäli ehdokasta 2. varapiirikuvernööriksi ei löydy vuorossa olevalta alueelta, ehdokkuus siirtyy seuraavalle vuorossa olevalle alueelle. Tällaisessa tapauksessa aikaa ehdokkaan ilmoittamiseksi on 28.2. saakka. 2. varapiirikuvernöörin tehtävään valittavan täytyy täyttää kansainvälisessä ohjesäännössä esitetyt vaatimukset. Tehtäviin vaadittava klubin antama kannatustodistus on voimassa ainoastaan hakuilmoituksessa mainittua tehtävää haettaessa. Henkilö voi asettua ehdolle samanaikaisesti vain yhteen avoimeen virkaan.
Kokouksessa selvitettiin, miltä alueelta on 2.VDG:n valinnan vuoro ja todettiin sen olevan III alueelta. Klubeilta esitykset piirikuvernööri Tuomo Romakkaniemelle 15.1.2019 mennessä. Veteraanikeräys järjestetään 16.3.2019. 16. Seuraavat kokoukset Piirihallitus 16.2.2019 Kuusamo, Kuusamo-opisto 17. Kokouksen päättäminen Piirikuvernööri päätti kokouksen 15.45 Tuomo Romakkaniemi Piirikuvernööri Tiina Pesola Piirisihteeri Jouni Hilke Pöytäkirjantarkastaja Jarmo Rastas Pöytäkirjantarkastaja